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Adobe Sign per Dropbox è un’integrazione basata su web che è stata certificata per le seguenti combinazioni di browser e versioni:

  • IE 11 - 11.0.9600.19180, aggiornamento versione 11.0.95
  • Edge - 42.17134.1.0
  • Firefox - 63.0.3
  • Safari - 12.0.2
  • Chrome - 69
     

Connessione di Dropbox ad Adobe Sign

Per collegare un account Dropbox ad Adobe Sign è sufficiente un rapido processo di autenticazione una tantum con cui si stabilisce una relazione tra i due servizi.

Una volta stabilita la relazione, puoi inviare i documenti per la firma tramite il servizio Adobe Sign, senza doverti autenticare di volta in volta.

Se non disponi di un account Adobe, puoi crearne uno completamente gratuito e, in tal caso, puoi utilizzare il tuo Adobe ID esistente.

Per i nuovi utenti del servizio Adobe Sign viene creato un account gratuito, mentre per gli utenti esistenti la connessione avviene tramite il proprio account esistente.

 

La relazione viene impostata solo la prima volta che si utilizza l’integrazione:

 

  • Accedi a Dropbox.
  • Passa il mouse su un documento e fai clic sul menu Apri con.
  • Seleziona Adobe Sign nella sezione INVIA PER FIRMA del menu.
open_with_menu

Viene caricata la pagina introduttiva, con quattro opzioni di autenticazione:

Dopo aver fatto clic sul pulsante Registrazione gratuita, la pagina si aggiorna e visualizza il modulo di registrazione con Adobe ID

Le informazioni del tuo profilo Dropbox vengono inserite automaticamente.

Verifica e, se necessario, modifica le informazioni richieste:

  • Nome e cognome
  • Indirizzo e-mail
  • Password
  • Data di nascita

Quindi fai clic su Registrati.

new_user_-_sign_up

La pagina si aggiorna di nuovo e viene visualizzata la finestra di dialogo Verifica indirizzo e-mail.

Apri la tua casella e-mail, trova il messaggio ricevuto da Adobe e fai clic sul collegamento per completare la verifica dell’indirizzo e-mail.

new_user_-_verifyyouremail

 

Si apre quindi una nuova scheda in cui viene confermata l’avvenuta verifica dell’indirizzo e-mail:

new_user_-_emailverified

 

Torna alla pagina Verifica indirizzo e-mail e fai clic sul pulsante Controlla di nuovo e continua:

new_user_-_checkagain

 

L’operazione viene completata.

A questo punto viene caricata la pagina Invia, con il documento allegato nella sezione File.

Se al momento intendi solo impostare la connessione, senza inviare alcun accordo, chiudi questa scheda e torna a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-free

Nota:

Per gli utenti con account gratuiti, nell’angolo in alto a destra della finestra viene visualizzato un banner blu in cui è riportato il numero di transazioni ancora disponibili.

Le transazioni vengono conteggiate dopo che viene premuto il pulsante Invia, per confermare la transazione. Se poi il processo viene interrotto sulla pagina Invia, la transazione non viene conteggiata.

Dopo aver fatto clic sul collegamento Accedi, la pagina si aggiorna e viene visualizzata la pagina per l’accesso con Adobe ID.

  • Inserisci il nome utente e la password del tuo Adobe ID. 
  • Fai clic su Accedi.
adobe_id_sign_in

 

L’operazione viene completata.

A questo punto viene caricata la pagina Invia, con il documento allegato nella sezione File.

Se al momento intendi solo impostare la connessione, senza inviare alcun accordo, chiudi questa scheda e torna a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-adobe

Nota:

Per gli utenti con account gratuiti, nell’angolo in alto a destra della finestra viene visualizzato un banner blu in cui è riportato il numero di transazioni ancora disponibili.

Le transazioni vengono conteggiate dopo che viene premuto il pulsante Invia, per confermare la transazione. Se poi il processo viene interrotto sulla pagina Invia, la transazione non viene conteggiata.

In alternativa, continua con:

Dopo aver fatto clic sul pulsante Facebook, la pagina si aggiorna e viene visualizzata la pagina di autenticazione Facebook.

  • Inserisci il nome utente e la password del tuo account Facebook.
  • Fai clic su Accedi.
facebook_authentication

 

Facebook presenta quindi un avviso.

Ti viene segnalato che il tuo profilo pubblico e indirizzo e-mail verranno inviati ad Adobe allo scopo di creare l’Adobe ID.

  • Fai clic su Continua come….
facebook_verification

 

Viene visualizzata la pagina di registrazione Benvenuto in Adobe per l’Adobe ID.

  • L’indirizzo e-mail viene importato dal tuo profilo Facebook.
  • Immetti la tua data di nascita.
  • Fai clic su Fine.
welcome_to_adobe

 

L’operazione viene completata.

A questo punto viene caricata la pagina Invia, con il documento allegato nella sezione File.

Se al momento intendi solo impostare la connessione, senza inviare alcun accordo, chiudi questa scheda e torna a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-facebook

Nota:

Per gli utenti con account gratuiti, nell’angolo in alto a destra della finestra viene visualizzato un banner blu in cui è riportato il numero di transazioni ancora disponibili.

Le transazioni vengono conteggiate dopo che viene premuto il pulsante Invia, per confermare la transazione. Se poi il processo viene interrotto sulla pagina Invia, la transazione non viene conteggiata.

Dopo aver fatto clic sul pulsante Google, la pagina si aggiorna e viene visualizzata la pagina di autenticazione Google.

  • Inserisci il nome utente e la password del tuo account Google.
  • Fai clic su Avanti.
sign_in_with_google

 

Viene visualizzata la pagina di registrazione Benvenuto in Adobe per l’Adobe ID.

  • L’indirizzo e-mail viene importato dal tuo profilo Google.
  • Immetti la tua data di nascita.
  • Fai clic su Fine.
welcome_to_adobe-gmail

 

L’operazione viene completata.

A questo punto viene caricata la pagina Invia, con il documento allegato nella sezione File.

Se al momento intendi solo impostare la connessione, senza inviare alcun accordo, chiudi questa scheda e torna a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-google

Nota:

Per gli utenti con account gratuiti, nell’angolo in alto a destra della finestra viene visualizzato un banner blu in cui è riportato il numero di transazioni ancora disponibili.

Le transazioni vengono conteggiate dopo che viene premuto il pulsante Invia, per confermare la transazione. Se poi il processo viene interrotto sulla pagina Invia, la transazione non viene conteggiata.

create_an_accountorlogin


Disconnessione dell’account Dropbox da Adobe Sign

In qualsiasi momento puoi scollegare la relazione tra Dropbox e Adobe uscendo dall’applicazione nella schermata di Adobe Sign.

Per disconnettere i servizi:

  • Passa il cursore sull’icona più a sinistra, nell’angolo in alto a destra.
  • Fai clic sull’opzione Esci.
sign_out

Con la disconnessione viene solo eliminata la relazione tra i due servizi. Ciò significa che:

  • la prossima volta che vorrai utilizzare Adobe Sign, sarà necessario autenticare di nuovo la relazione;
  • poiché la relazione viene dimenticata, eventuali documenti firmati completati dopo che è stata eliminata la relazione non vengono automaticamente inviati a Dropbox.

Inoltre:

  • Le transazioni esistenti non vengono perdute o eliminate. Tutte le transazioni inviate tramite Adobe Sign saranno ancora disponibili per l’account.
    • L’elaborazione delle transazioni ancora “in corso” continuerà normalmente nel sistema Adobe Sign. Nulla viene annullato in automatico.
    • Le notifiche e-mail continueranno normalmente poiché vengono inviate dal servizio Adobe Sign e non dipendono dalla connessione con Dropbox.


L’autenticazione dell’account diventa “inattiva” dopo 30 giorni di inattività.

La relazione tra Dropbox e Adobe si aggiorna finché continui a utilizzare l’integrazione.

Dopo 30 giorni di inattività, la relazione verrà considerata inattiva e “dimenticata”. 

Ciò significa che:

  • la prossima volta che vorrai utilizzare il servizio, sarà necessario autenticare di nuovo la relazione;
  • poiché la relazione viene dimenticata, eventuali documenti completati dopo 30 gironi di inattività non vengono automaticamente inviati a Dropbox.

Non significa che le transazioni esistenti vengono perdute o eliminate. Tutte le transazioni inviate tramite Adobe Sign saranno ancora disponibili per l’account.

  • L’elaborazione delle transazioni ancora “in corso” continuerà normalmente nel sistema Adobe Sign. Nulla viene annullato in automatico.
  • Le notifiche e-mail continueranno normalmente poiché vengono inviate dal servizio Adobe Sign e non dipendono dalla connessione con Dropbox.

Una volta che la relazione diventa inattiva e viene dimenticata, la prossima volta che vorrai utilizzare Adobe Sign dovrai riautenticare la relazione seguendo lo stesso processo descritto in precedenza.


Invio di documenti per la firma

L’integrazione di Dropbox con Adobe Sign semplifica il processo di richiesta di una o più firme sui documenti, che richiederà solo un minimo di passaggi.

Il mittente deve fornire solo l’indirizzo e-mail di ciascun firmatario, nell’ordine in dovrà firmare il documento. Quando sono coinvolti più firmatari, le firme vengono ottenute tramite un processo sequenziale.

  • Se più firmatari firmano con lo stesso indirizzo e-mail, puoi aggiungere tale indirizzo e-mail più volte (una volta per ogni firmatario).

Esistono funzionalità opzionali per l’autenticazione a due fattori degli utenti, la protezione dei documenti firmati e l’invio di promemoria per le transazioni in sospeso.

Una volta raccolte tutte le firme, una copia del PDF firmato viene automaticamente inviata al tuo account Dropbox.

L’invio di un documento prevede i seguenti passaggi:

  1. Passa il cursore su un documento in Dropbox.
  2. Fai clic sul pulsante Apri con.
  3. Seleziona Adobe Sign.
select_adobe_signsignatureoption

Si apre la pagina Invia di Adobe Sign.

  • Il documento viene aggiunto automaticamente.
  • Per il nome dell’accordo viene usato il nome del file. Se necessario, puoi modificarlo.
  • Nel messaggio dell’accordo viene inserito il nome del documento allegato. Se necessario, puoi modificare anche questo.

4. Inserisci l’indirizzo e-mail dei destinatari.

  • Se l’accordo è destinato a più firmatari, inseriscili nello stesso ordine in cui devono firmare.
    • Tutti i firmatari firmeranno lo stesso documento. 
  • Per aggiungere te stesso al processo di firma, fai clic sul collegamento Aggiungimi (sopra l’elenco dei destinatari).
  • Trascina i destinatari per cambiarne l’ordine nell’elenco dei destinatari.
dropbox_send_page

5. Modifica il Messaggio in base alle tue esigenze.

  • Il campo superiore contiene il Nome dell’accordo, che verrà visualizzato come oggetto dell’e-mail (evidenziato in giallo qui sotto). 
  • La casella di testo multiriga contiene il Messaggio dell’accordo, che verrà visualizzato nel corpo dell’e-mail (evidenziato in verde qui sotto).
E-mail Rivedi e firma

6. Aggiungi eventuali file di documenti aggiuntivi.

add_files_from_yourcomputer

 

7. Fai clic su Invia.

 

Il documento viene inviato per la firma al primo destinatario e viene visualizzata la pagina post-invio. Sono disponibili tre opzioni:

  • Vai a Dropbox: per tornare alla pagina Dropbox.
  • Traccia accordo: per aprire la scheda Gestisci di Adobe Sign.
  • Cambia cartella di destinazione: per definire il percorso di ritorno del documento firmato della transazione corrente.

 

post_send_page

L’integrazione con Dropbox supporta una password come metodo di autenticazione a due fattori per i firmatari.

Per impostare l’opzione password, fai clic sull’icona E-mail a destra dell’indirizzo e-mail del destinatario, quindi seleziona Password dal menu a discesa.

Viene richiesto di inserire un valore alfanumerico contenente da un minimo di 3 a un massimo di 32 caratteri.

Nota:

Per visualizzare il documento, i firmatari dovranno immettere la password corretta.

authentication_method

Se intendi utilizzare l’autenticazione con password, tieni presente quanto segue:

  • Le password non vengono comunicate al destinatario tramite Adobe Sign. Dovrai quindi trasmettere la password ai destinatari fuori banda per garantirne la sicurezza.
  • Quando crei una password, usa uno schema che potrai ricreare in futuro (qualora il firmatario la dimentichi).
  • Le password non vengono archiviate nei record degli accordi di Adobe Sign. Se la password viene dimenticata, non potrà essere recuperata.
  • Dopo cinque tentativi non riusciti di autenticazione con password, l’accordo viene annullato e il mittente riceve una notifica in merito.

Per impostazione predefinita, i file PDF firmati sono “sigillati” per impedire che il contenuto del PDF possa essere manomesso.

Inoltre, il mittente può applicare una password per impedire che il PDF aperto possa essere visualizzato.

Questa password può contenere da un minimo di 3 a un massimo di 32 caratteri alfanumerici e viene impostata al momento della creazione dell’accordo:

set_pdf_password

Come la password di autenticazione, anche questa non viene archiviata nel record dell’accordo e non potrà essere recuperata qualora venisse perduta.

La password forza un’autenticazione all’apertura del PDF. Il contenuto del PDF potrà essere visualizzato solo dopo che la password sarà stata inserita correttamente.

pdf_secured

Una volta immessa la password corretta, è possibile leggere il contenuto PDF.

La protezione antimanomissione di base del PDF resta comunque valida e impedisce che il contenuto possa essere alterato.

Quando si invia un accordo, è possibile definire un promemoria per l’intero accordo. 

Questo significa che a ogni destinatario verrà assegnato un promemoria, che si attiva quando sarà il suo turno di firmare il documento. Solo il destinatario corrente riceve una notifica con un promemoria per l’accordo.

Quando un accordo con un promemoria viene inizialmente inviato, al primo destinatario viene recapitato un messaggio e-mail di Invito a firmare. Questo evento avvia il timer per il primo promemoria.

Se ad esempio il promemoria è configurato per essere inviato ogni tre giorni, il primo promemoria verrà attivato esattamente 72 ore dopo il recapito dell’e-mail Invito a firmare.

Quando il destinatario completa l’azione che gli è stata richiesta per l’accordo, il contatore di promemoria per tale destinatario viene terminato.

Se sono presenti più destinatari, il destinatario successivo nel flusso riceve un messaggio e-mail di Invito a firmare non appena il destinatario precedente avrà completato la sua azione. Il contatore di promemoria viene quindi avviato per il nuovo destinatario nel momento in cui gli viene recapitato il proprio messaggio e-mail di Invito a firmare (e non in base alla marca temporale iniziale).

Questo processo continua a ruota per tutti i destinatari dell’accordo, fino al completamento dell’accordo.

set_reminder

Impostazione di un promemoria dalla pagina Gestisci

I promemoria creati dopo il processo di invio vengono configurati nella pagina Gestisci.

L’interfaccia della pagina Gestisci contiene alcune opzioni in più rispetto alla pagina di invio:

  • Puoi selezionare i destinatari da includere nel promemoria. Progetta il promemoria per uno, alcuni o tutti i destinatari.
  • Puoi selezionare un processo di promemoria ciclico come nella pagina Invia.
    • Se un destinatario viene aggiunto a un promemoria ciclico dopo che ha già completato la sua azione sull’accordo, non riceverà alcun promemoria.
  • Puoi creare un promemoria una tantum (ad hoc) che verrà inviato “Adesso” o in una “Data specifica”.
    • I promemoria ad hoc possono essere configurati per i partecipanti che hanno completato la loro azione per l’accordo.
    • I promemoria ad hoc possono essere configurati dopo che l’accordo è stato chiuso/firmato o archiviato.
  • È possibile includere un messaggio facoltativo. 
Pagina Gestisci - Promemoria

Per informazioni più dettagliate sui promemoria, consulta questo articolo.

Per impostazione predefinita, il file PDF firmato verrà ritrasmesso alla cartella in cui si trovava il documento originale utilizzato per avviare il processo.

Quando invia l’accordo, il mittente può modificare l’indirizzamento predefinito impostandolo su qualsiasi altra cartella in Dropbox.

Nota: il reindirizzamento di un documento è applicabile solo a quello specifico accordo. Non altera in alcun modo il comportamento definito per i documenti futuri o precedenti.

Per reindirizzare il PDF firmato:

  • Fai clic sul pulsante Cambia cartella di destinazione nella pagina post-invio.
post_send_page_-redirect

 

  • Seleziona la nuova cartella in Dropbox per indicare dove inserire il documento firmato.
select_signed_documentfolder

 

La pagina post-invio verrà aggiornata con questo nuovo percorso.

Se necessario, puoi cambiare nuovamente il percorso.

selected_new_destinationfolder

Nota:

Dopo aver chiuso la pagina post-invio, non è possibile modificare ulteriormente il percorso di ritorno del il PDF firmato.


Creazione di documenti

Per “creazione” (o “authoring”) si intende il processo di inserimento dei campi nei documenti caricati.

In genere questo avviene per inserire i campi firma.

  • L’inserimento esplicito dei campi firma non è obbligatorio, ma può migliorare l’aspetto complessivo del documento finale.
  • Se i campi firma non vengono inseriti in modo esplicito nel documento, verranno inseriti in automatico in fondo al contenuto del documento.
    • I campi firma occupano uno specifico “ingombro”, o spazio.  Se Adobe Sign determina che lo spazio non è sufficiente per inserire la firma in fondo all’ultima pagina, al documento viene aggiunta una nuova pagina per l’inserimento della firma.

Per la creazione di moduli di base sono disponibili altri tipi di campi, utili quando è necessario consentire ai firmatari di inserire informazioni.

Authoring

Nota:

Per i clienti che desiderano creare moduli riutilizzabili, la Guida sui tag di testo spiega come inserire nel documento degli indicatori di campo basati su testo, che vengono convertiti in campi dopo il caricamento in Adobe Sign.

Nell’esempio seguente viene inviato un accordo a quattro firmatari.

Nella pagina Invia abbiamo descritto i quattro destinatari nell’ordine in cui devono firmare:

  • “Io” e “Calliope” sono i clienti e firmano rispettivamente come primo e secondo firmatario.
  • “Casey” e “Jeanie” sono i due controfirmatari interni e firmano rispettivamente come terzo e quarto firmatario.

Una volta configurato l’accordo, seleziona la casella di controllo Anteprima e aggiungi campi firma.

  • Quando questa casella è selezionata, il pulsante Invia diventa Avanti.
  • Fai clic su Avanti.
send_to_authoring

Il documento viene elaborato brevemente, quindi viene riprodotta la pagina nell’ambiente di creazione.

Nella parte superiore sono disponibili gli strumenti standard per l’allineamento dei campi.

Sul lato destro si trovano l’elenco dei destinatari e le sezioni dei campi (contenenti singoli tipi di campo che è possibile trascinare sul documento).

Consulta questo articolo per una descrizione dettagliata dei tipi di campo.

authoring_overview

In questo esempio ci concentreremo solo sui campi firma.

In fondo al modulo di esempio viene descritto come acquisire le informazioni sulla firma.

Quando si inseriscono i campi, è fondamentale assegnare i campi ai destinatari corretti. A questo scopo, fai clic sul menu a discesa dei destinatari.

Tutti i destinatari sono elencati nell’ordine in cui dovranno firmare. Seleziona il primo destinatario.

  • Accanto a ciascun destinatario è presente un quadratino colorato univoco. Lo stesso colore è presente nei campi assegnati al relativo destinatario e consente di riconoscere facilmente come sono stati assegnati i campi.
  • Il destinatario selezionato dall’elenco viene assegnato a tutti i campi che verranno posizionati.
  • Una volta selezionato un destinatario, l’elenco si riduce nella barra a destra.
  • Il destinatario “attivo” è visualizzato nella sezione dei destinatari.
first_recipient

 

Fai clic sulla sezione Campi firma per visualizzare i singoli tipi di campo.

Fai clic sul tipo di firma che desideri utilizzare e trascinalo sul documento nel punto desiderato.

Trascina l’angolo in basso a destra del campo per regolarne la larghezza e l’altezza.

drag_the_feild_intoplace

 

In base al modello del documento, è necessario raccogliere il nome (per intero, non la firma), il titolo e la data della firma. Tutti questi campi si trovano nella sezione Dati firmatario.

Fai clic sulla sezione Dati firmatario per visualizzare i singoli campi.

Trascina i campi desiderati sulle righe appropriate e ridimensionali per adattarli al modulo.

place_the_other_fields

 

Una volta inseriti tutti i campi per il primo destinatario, fai clic sull’elenco dei destinatari e seleziona il secondo.

Quando il campo viene ridotto, il secondo destinatario è chiaramente identificato nella sezione dei destinatari.

recipeint_2

 

Con il secondo destinatario attivo, inserisci tutti i campi necessari seguendo la stessa procedura descritta per il primo destinatario.

Tieni presente due aspetti sui campi:

  • Il quadratino colorato accanto al destinatario è riportato anche nell’angolo in alto a destra di tutti i campi che gli sono stati assegnati.
  • I campi stessi sono di colore giallo brillante, mentre i campi assegnati al destinatario precedente sono grigi.
    • I campi assegnati al destinatario attivo sono sempre evidenziati in questo modo. Tutti gli altri campi sono grigi.
       
recipient_2_fields

 

Ripeti questa procedura per gli altri due destinatari. Il documento finale deve contenere tutti i campi correttamente inseriti.

authoring_four_signatures

 

Per modificare manualmente l’assegnazione di un campo:

  • Fai doppio clic su un campo per aprirne le proprietà.
  • Modifica il valore Assegnato a per impostarlo sul destinatario corretto.
  • Fai clic su OK.
manually_change_fieldassignment

 

Una volta inseriti correttamente tutti i campi, fai clic sul pulsante Invia in basso a destra. L’accordo viene inviato al primo destinatario.


Gestire gli accordi

La pagina Gestisci presenta tutti gli accordi caricati in Adobe Sign.

Per semplicità può essere suddivisa in tre aree funzionali:

A. Contenuto e filtri

B. Elenco degli accordi

C. Strumenti per gli accordi

Aree della pagina Gestisci

Filtri per il contenuto

La pagina Gestisci ha quattro opzioni per contenuto e filtri:

La sezione I tuoi accordi corrisponde al set di dati predefinito per il contenuto della pagina Gestisci

  • Quando è selezionata la sezione I tuoi accordi, la pagina contiene solo gli accordi in cui sei esplicitamente coinvolto (come mittente, firmatario, parte in Cc o tramite una condivisione esplicita dell’accordo).
  • Negli account in cui è stata configurata la condivisione dei contenuti tra più utenti viene visualizzata una freccia accanto a I tuoi accordi che consente di accedere a un menu a discesa in cui sono elencati tutti gli utenti e i gruppi con cui è stato condiviso l’account dell’utente.  
    • Se si seleziona un utente o gruppo, la pagina Gestisci viene popolata con il set di dati in cui l’utente o il gruppo è esplicitamente coinvolto.

È possibile caricare un solo set di dati utente/gruppo alla volta nella pagina Gestisci.

Filtri per il contenuto della pagina Gestisci

Lungo la barra a sinistra trovi un elenco degli stati degli accordi e tre tipi di modello. 

Tutti i contenuti del tuo account possono essere ordinati in una delle seguenti categorie:

  • In corso: accordi che ti riguardano per i quali è ancora in corso il ciclo di firma.
  • In attesa del tuo intervento: accordi in attesa di un tuo intervento.
  • Completati: accordi per i quali il ciclo di firma è stato completato correttamente.
  • Annullati: accordi abbandonati. Gli accordi possono risultare abbandonati per quattro motivi:
    • Il mittente ha annullato l’accordo.
    • Il destinatario ha rifiutato di eseguire la propria azione.
    • Il destinatario non si è autenticato correttamente.
    • Il sistema non può elaborare l’accordo per qualche motivo.
  • Scaduti: accordi che non sono stati completati entro il termine di scadenza.
  • Bozza: accordi parzialmente configurati e non ancora inviati.

I tipi di modello sono:

  • Modelli: questi sono i modelli contenuti nella Libreria documenti.
  • Moduli Web: i moduli Web sono moduli online che possono essere inviati come collegamenti URL o incorporati in pagine Web. Quando i firmatari accedono al modulo, viene generato un accordo figlio per acquisirne la firma in un proprio accordo univoco. Un esempio di moduli Web sono i moduli di registrazione sulle pagine Web.
  • Mega Sign: i modelli Mega Sign consentono al mittente di associare un documento a un elenco di destinatari. Ogni destinatario riceve la propria copia univoca dell’accordo da firmare, che potrà essere firmata solo dal destinatario in questione. Un esempio di moduli Mega Sign può essere un modulo aziendale per le spese di formazione annuale.

Nota:

Quando si esegue una ricerca, nella parte superiore della colonna Stato viene visualizzata una nuova opzione: Tutto.

Selezionando Tutto viene visualizzato tutto il contenuto di una tabella, a prescindere dallo stato degli accordi.

Filtri Stato della pagina Gestisci

Per ridurre il set di dati presentato sulla pagina Gestisci, puoi eseguire una ricerca basata su testo e/o intervallo di tempo. 

Una ricerca testuale filtra gli accordi in base alla stringa di ricerca, rilevandone le corrispondenze nella maggior parte dei campi di metadati. I campi inclusi nei parametri di ricerca includono:

  • Nome del partecipante
  • Indirizzo e-mail
  • Titolo del partecipante
  • Azienda del partecipante
  • Nome dell’accordo
  • Note dell’accordo
  • Messaggio dell’accordo
  • Messaggio personale destinatario

L’icona del filtro apre le opzioni che consentono di filtrare il set di dati selezionando un intervallo di date:

  • Tutte le date
  • Ultime 24 ore
  • Ultimi 7 giorni
  • Ultimi 30 giorni
  • Ultimi 12 mesi
  • Intervallo date personalizzato

Nota:

Quando è selezionato un filtro, accanto all’icona del filtro viene visualizzato un tag.  Dopo che il set di dati è stato restituito, è possibile fare clic su un filtro per rimuoverlo.

Filtri di ricerca nella pagina Gestisci

Breve nota su come funziona la ricerca di testo:

Se si cerca la stringa "A simple fish"

  • Le virgolette non specificano un valore di stringa letterale.
  • La funzione di ricerca di Adobe Sign suddivide la stringa in singoli termini (tokenizzazione) utilizzando gli spazi come delimitatori. In questo esempio, la stringa viene suddivisa in tre token: A, simple e fish.
  • La distinzione tra maiuscole e minuscole viene rimossa dai token.
  • Viene quindi ricercata una corrispondenza full-text per qualsiasi token in qualsiasi campo su qui può essere eseguita la query.
  • Il set di dati restituito viene ordinato in base alla data dell’ultima modifica, a partire dal risultato più recente.

È disponibile un’opzione aggiuntiva per cercare nei contenuti nascosti, accessibile facendo clic sull’icona del filtro.

  • Quando si seleziona Cerca in contenuti nascosti, nel set di dati restituito vengono inclusi solo i contenuti nascosti.
Filtri per contenuti nascosti nella pagina Gestisci


Elenco degli accordi

L’elenco degli accordi visualizza i singoli accordi conformi al contenuto selezionato e in base ai filtri in uso.

Per ogni accordo vengono visualizzati i seguenti dati:

Destinatario: il destinatario corrente (per gli accordi in corso) o il primo destinatario (per gli accordi completati, annullati o scaduti).

  • Se è noto, viene visualizzato il nome del destinatario. Se il nome non è noto, viene visualizzato il suo indirizzo e-mail.

Mittente: il mittente dell’accordo.

Titolo: il nome dell’accordo.

Stato: lo stato corrente dell’accordo relativo al ciclo di firma. Nell’esempio seguente è stata utilizzata l’opzione Tutto, per visualizzare più stati.

Data di modifica: data dell’ultima modifica apportata all’accordo.

Elenco degli accordi

Per impostazione predefinita, gli accordi sono elencati in base alla Data ultima modifica.

Tuttavia, è possibile fare clic sull’intestazione di qualsiasi colonna per ordinare di conseguenza il set di dati.


Strumenti per gli accordi

Per visualizzare gli strumenti per gli accordi, fai clic su un singolo accordo o modello:

Strumenti per gli accordi

La barra a destra si apre per esporre gli strumenti che consentono di accedere all’accordo (o documento libreria/modulo Web/Mega Sign) o di manipolarlo:

Visualizza e firma: disponibile solo per gli accordi In attesa del tuo intervento.

Apri Accordo/Modello/Modulo Web/Mega Sign: apre l’oggetto per presentare una visualizzazione completa del documento.

  • Per gli accordi viene mostrato lo stato corrente, la fase in cui si trovano nell’ambito del ciclo di firma.
  • Per i modelli vengono mostrati i documenti di base con cui sono stati creati.    

Usa modello: solo per i modelli (documenti libreria).  Questa opzione avvia un nuovo accordo con il modello già allegato.

Ottieni codice: solo per i moduli Web. Questa opzione apre una pagina in cui l’utente può copiare il codice HTML o script del modulo Web.

Modifica modello/modulo Web: consente all’utente di modificare il modello.

Promemoria: consente all’utente di impostare un promemoria per il destinatario corrente.

Annulla: consente di annullare l’accordo.

Scarica PDF: consente di scaricare una copia dell’accordo nel suo stato corrente.

  • Per i modelli padre viene scaricata una copia PDF dei documenti originali utilizzati per creare il modello.

Scarica report di audit: scarica il report di audit dell’accordo.

Scarica dati campo modulo: scarica un file .csv con il contenuto dei campi dei moduli completati.

  • Per gli oggetti modello padre viene scaricato un file .csv con il contenuto a livello di campo per tutti gli accordi figlio che sono stati completati.

Modifica accordo: consente all’utente di modificare i documenti di un accordo e/o i campi inseriti nel documento.

  • Questa opzione può essere usata solo prima che il primo destinatario esegua la propria azione.

Elimina: solo per i modelli (documenti libreria). Elimina il modello dal sistema. Questa azione non può essere annullata.

Nascondi Accordo/Modulo Web/Mega Sign: nasconde l’oggetto dalla visualizzazione dell’utente.  Questa azione rimuove semplicemente l’oggetto dalla visualizzazione, non esegue nessun’altra azione.

Condividi: consente all’utente di condividere l’oggetto in modo esplicito con un altro utente.  Questa azione non può essere annullata.

Note: consente all’utente di associare delle note personali all’oggetto.

Scarica singoli file: consente all’utente di scaricare i singoli file, se erano stati utilizzati più file per creare il modello o l’accordo.

Visualizza report attività: solo per Mega Sign. Questa opzione genera un riepilogo dell’avanzamento di una transazione Mega Sign, suddividendo l’elenco dei destinatari in categorie corrispondenti allo stato della firma dell’accordo.

Sostituisci destinatario corrente: disponibile solo per gli accordi inviati dall’utente. Consente all’utente di sostituire il destinatario corrente di un accordo.

Attività: elenco continuo degli eventi che hanno avuto luogo in relazione all’accordo. A partire dall’evento Creazione, vengono registrate le attività di ciascun destinatario, fino allo stato Completato/Annullato/Scaduto.


Firma del documento

La firma del documento è una procedura rapida per il destinatario.

Non è richiesto alcun account né la registrazione ad alcun servizio. 

La richiesta di firmare un accordo viene inviata alla casella e-mail del destinatario con un collegamento che consente di accedere al documento.

Per firmare, il destinatario deve solo eseguire questi semplici passaggi:

  • Fai clic sul collegamento nell’e-mail.
  • Fai clic sul campo per la firma.
  • Digita il tuo nome.
  • Fai clic su Applica
  • Fai clic sul pulsante Clicca per firmare.

Breve video sul processo di firma

apply_signature


Limiti di transazione e aggiornamento ad account di livello superiore

L’integrazione Adobe Sign per Dropbox è disponibile per tutti i livelli del servizio Adobe Sign.

Se ti connetti come utente definito di un account a pagamento, i limiti delle transazioni saranno uguali a quelli dell’accesso eseguito direttamente nel sito web.

I nuovi utenti che impostano un account gratuito possono consultare la riga "Gratuito" della tabella dei limiti delle transazioni.

Gli utenti con account gratuiti sono anche soggetti a un limite massimo sul numero di transazioni che possono inviare. Attualmente si tratta di cinque transazioni in un periodo di 30 giorni.

Man mano che passa il tempo, i primi accordi inviati non rientrano più nel periodo di 30 giorni ed è quindi possibile inviare nuovi accordi.

  • Un banner blu in alto a destra nella pagina Invia indica quante transazioni sono ancora disponibili. 

Ogni volta che invii un accordo, viene utilizzata una transazione.

  • Gli accordi Bozza non sono ancora stati inviati e pertanto non vengono conteggiati per tale limite.
  • Gli accordi annullati, invece, vengono conteggiati in quanto si tratta di accordi che erano stati inviati.
  • Vengono conteggiate tutte le transazioni inviate, che si tratti di un accordo inviato tramite DropBox o dal sito web di Adobe.
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Quando arrivi all’ultima transazione consentita, il banner include un collegamento per passare a un account di livello superiore, che guida l’utente nell’acquisto di un account a pagamento.

Una volta esaurite le transazioni, puoi passare a un livello di servizio a pagamento oppure puoi aspettare che alcune delle transazioni esistenti superino la soglia dei 30 giorni.

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