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この動画の流れ

共有レビューという機能を使うことによって、社内でPDFファイルを共有し、コメントを入れあうことができます。

手順

共有レビューは、3つの方法から選択することができます。

方法は、共有する相手の状況にあわせて選択します。

相手がアカウントを持っていない場合、「このファイルへのリンクを共有」が1番簡単でオススメの方法です。

手順

「このファイルへのリンクを共有」ボタンをクリックすると「リンクを取得」と表示されます。

「リンクを作成」をクリックすると、共有用のリンクが生成されます。

リンクが作成されたPDFは、Adobe Document Cloudに保存されます。

共有が完了するとアイコンが雲に白丸のマークから雲に緑丸のマークに変わります。

「共有リンクをコピー」をクリックし、アドレスをコピーします。

ブラウザのアドレスバーに共有リンクをペーストします。

共有されたリンクから開くことで、誰でも簡単にフィードバックのコメントをすることができます。

手順

「注釈を追加」をクリックし、Adobeのアカウントがある方はログインをします。

アカウントがない方はゲストとして名前を入力し、「ゲストとして続行する」をクリックしてください。

「描画ツールを使用」をクリックしてPDFファイル内にペンで書き込みをします。

書き込みをすると、その箇所についてのコメントを記入することもできます。

文字を選択して修正依頼をしたい場合は「テキストをハイライト表示 」を使用することで、文字を強調表示することもできます。

また、指摘したハイライト箇所にコメントをすることができます。

PDFファイルに追加された修正内容の一覧を作成し、印刷することができます。

手順

「オプション」をクリックしてメニューを表示し、「注釈の一覧を作成」を選択します。

「コネクタラインを含む文書と注釈を1つのページに表示」を選択します。

これにより、元のファイルとコメント部分を1つのページに表示することができるのでとても便利です。

「注釈の一覧を作成」をクリックすると、印刷のイメージが表示されます。

「ファイルを印刷」をクリックすると、注釈情報が掲載されたページを印刷することができます。

なお、共有レビュー中は、PDFファイルの編集等はできないのでご注意下さい。

「ファイルを印刷 」をクリックすると、注釈情報が掲載されたページを印刷することができます。

なお、共有レビュー中は、PDF ファイルの編集等はできないのでご注意下さい。

修正した箇所がある場合、元のファイルに対する変更箇所を調べることができます。

手順

「その他のツール」ツールをクリックします。

「ファイルを比較」から「開く」をクリックして、古いファイル、新しいファイルをそれぞれ選択し、「比較」をクリックします。

比較処理が完了すると比較結果の詳細が表示されます。

変更した箇所が分かりやすく色付きで示され、容易に確認することができます。

変更箇所を視覚的に分かりやすく表示することができます。

2つのファイルを素早く正確に比較したい場合には是非この機能をご活用下さい。

社内で共有されたファイルに対し、上司から承認の印鑑をもらいたい場合があるでしょう。スタンプ機能を使用すると、クリックするだけで簡単に印鑑を押すことができます。

手順

「コメント」ツールをクリックします。

上の欄にある「スタンプを追加」をクリックします。

電子印鑑の中からお好みのスタンプを選択します。

スタンプを押したい部分をクリックするだけで、簡単に電子印鑑で押印することができます。

スタンプ内に表示される名前を変更したい場合、「スタンプを追加」から「スタンプパレットを表示」を選択します。

編集したいスタンプを右クリックし、「ユーザー情報を編集」を選択して、ユーザー情報を入力します。

画像として保存してある印鑑の画像をPDFファイル内に使用するには、カスタムスタンプとして画像を取り込みます。

手順

「スタンプを追加」をクリックし、「カスタムスタンプ」「作成」を選択します。

印鑑の画像を選択して読み込み、「分類」と「名前」をそれぞれ設定します。

上司から承認印をもらいながらドキュメントを回覧したいときは、「承認レビュー」機能を使用します。

手順

「ツール」タブ内にあるカスタマイズの項目から「カスタムツールを作成」を開きます。

「レビュー」ツールから「承認用に電子メールで送信」を追加すると、カスタムツールの一覧に「承認用に電子メールで送信」が表示されます。

「承認用に電子メールで送信」をクリックして、ダイアログボックスを開きます。

はじめに、承認のために送信するPDFが自動的に選択されていることを確認します。

次に承認してもらいたい送信相手のメールアドレスを入力し、最後に「依頼メッセージ」欄で送信する文章内容を確認し、「承認依頼を送信」をクリックします。

電子メールを送信する際、Microsoft OutlookやGmailなどを使用している場合は、ログインすることで簡単に送ることができます。

Gmailを使用する場合は、Adobe AcrobatがGoogleアカウントへのアクセスを求める画面が表示されますので、それぞれの項目を選択します。

送信されたメールを確認すると、先程確認した文章とPDFファイルが添付されていますので、ダウンロードして開くことができます。

ファイルを開くと「スタンプ」ダイアログボックスが表示され、スタンプをドラックすることで押印することができます。

「承認」をクリックすると「承認して送信」ダイアログボックスが開き、承認してほしい相手のメールアドレスを入力します。

この一連の操作を繰り返していき、最後の承認者は「最終承認」をクリックします。

最後の承認者は、最初の方のメールアドレスを入力することで承認が完了します。

ポートフォリオ機能とは、Excel、Word、PowerPointなどのファイルを1つのPDFファイルにまとめて送信することができる機能です。

送信先によってはセキュリティの制限によりZIPファイルが送信できない場合があります。そのような場合に利用すると便利な機能です。

手順

「PDFを作成」をクリックします。

「複数ファイル」をクリックし、「PDFポートフォリオを作成」を選択後、「次へ」をクリックします。

送信したい複数のファイルをドラック&ドロップで追加し、「作成」をクリックします。

作成が完了すると自動でファイルが開きます。

ひとつのポートフォリオファイルにまとめられ、左側に選択したPDFやExcel、PowerPoint等のファイルの一覧が表示されます。

Excel、PowerPoint等のファイル形式は、「プレビュー」をクリックすることでファイルの内容をポートフォリオ内で確認することができます。

以上、金子晃之さんによる「PDFを社内で使うときの便利テクニック」いかがでしたか？

今回はPDFファイルを社内で使うときの便利なテクニックについて紹介しました。

今まで使ったことのない機能や、この機能を使うことで作業効率が上がるなと思った機能があれば、是非取り入れていただけるとより便利に使えるようになります。

Adobe Acrobatをご利用いただくために、大きく2つのプランを提供しています。

・Adobe Creative Cloudコンプリートプラン

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Adobe Acrobat単体プランでは、以下の2通りのプランを用意しています。

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Adobe Acrobat Proは、ファイルの比較や、印刷工程の細かい設定ができるため、DTP作業に関わる方にオススメのプランです。

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