業務で効率的な共同作業が果たす役割を理解する

4人の手が互いの間でPDFを渡し、文書の共同作業の概念を示している

現在のデジタル世界は、オフィスや都市にまたがって広がり、国境さえも越えています。提案書、契約書、および共同作業プロジェクトは、電子メール、クラウド、P2P送信を利用してシームレスに進められています。ただし、その道筋のあらゆる段階で、これらのシステムに誤解や障壁が発生する可能性があります。Acrobatでは、コミュニケーションと共同作業のための明確かつ直接的な方法が提供され、このような潜在的な危険の多くを回避できます。

ノートPC画面上のサンプル間取り図面にAcrobatの注釈ツールを使用した文書のマークアップや注釈が表示されている

取引をまとめる

ある地域の工業不動産会社の資産管理者は、40件を超える資産を管理しています。会社では、毎日、間取り、面積、賃貸条件などについて見込み客と連絡を取っています。通常、これらは電子メールを何度もやり取りしておこないます。1つの契約書が繰り返し電子メールスレッドに添付されて、管理者、顧客、他の関係者の間で送信されます。取引がまとまるまでこのプロセスが数週間続くこともあります。 

資産管理者がAcrobatを使用すれば、この取引をまとめるプロセスを次のように簡潔に進めることができます。

  • Document Cloudに格納されている1つのPDFに注釈を付ける
  • 間取りの変更について誤解を避けるため、マークアップツールを使用して見取り図に直接フィードバックを書き込む
  • PDF内で音声ファイルを添付ツールを使用した音声注釈を許可する(場合によってはノートを読むよりも変更の依頼を聞く方がわかりやすいため)
  • レビュー用に送信」自動通知を使用して契約の締結を早める
  • 「文書の監査レポート」 を使用して過去の変更依頼を参照する
タブレットデバイス上で文書にデジタルで署名する

究極の共同作業

広告代理店のワークフローは複雑になることがあります。一般的な代理店では、チームに担当クライアントを割り当て、ストーリーボードを作り、コンテンツの草稿を作成し、クライアント向けに最終プレゼンテーションを提供します。また、このプロセスには、上級デザイナー、キャンペーンマネージャー、さらに最終的にはクライアントからのフィードバックも関係します。通常は、草稿、変更依頼、タイムライン、クライアントによる最終承認を管理するだけでも1つのタスクです。

広告代理店は、次のようにすればクリエイティブな開発プロセスを効率よく管理できます。

  • 草稿をDocument Cloudにアップロードして提供する
  • 使い慣れた注釈マークアップのツールを使用し、アートワークの草稿について明確な指示を出す
  • @mentionを使用して特定のチームメンバーにいち早く知らせ、途中で必要になる会議の回数を減らす
  • 読み取り専用または低解像度の校正オプションを利用して、文書に対する権利が損なわれないようにする
  • クリエイティブなプロセスを合理化し、厳しい期限に間に合うように、承認のための電子サインを用意する
1人がもう1人に書類の束(保護されたファイルを示す錠のアイコンがある)を渡している

効果的なコミュニケーション

フリーランスの場合には、クライアントとのコミュニケーションが、要件変更や誤解、貴重な時間の浪費を引き起こす労力を伴うタスクに変化することがあります。承認のための最終作品のプレゼンテーションは、油断できないプロセスです。コミュニケーションが効果的かどうかが、プロジェクトの成果に直接影響します。最後に請求書を発行するまで、草稿や最終版のアートワークの提供には細心の注意が必要になります。 

フリーランスの方々は、次のようにすると自信を持ってデザインプロセスを進めることができます。

  • レビュー用に送信」で契約書を作成する
  • デバイスに関係なくすばやくダウンロードできる圧縮ファイルを送信する
  • 文書のアクセスと印刷の権限レベルを制御する
  • 文書に署名してもらうために匿名リンクまたは公開リンクを送信する
  • 最終承認のために複数の人に電子サインを依頼する

Acrobatを使用すると、間違いが減って、生産性が上がり、文書の作成側と受取側に信頼感をもたらします。日常的なワークフローでツールを効果的に活用することで、デジタルコミュニケーションプロセスを簡略化でき、余分なソフトウェアをダウンロードしたり、不慣れなツールの使用方法を身に付けようと苦労する必要はありません。

Adobe Stock提供元

Creativika Graphics

 Togrul Babayev

アドビのロゴ

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