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PDF を作成、編集、共有
承認レビュー機能
このチュートリアルでは、従来、紙の文書でやりとりしていた契約書や承認作業をデジタル化する流れを紹介します。ここでは、複数人で利用する承認レビュー機能について紹介します。ぜひ動画とともにご覧ください。
Adobe Acrobat
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Adobe Acrobat のプランと比較
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この動画の流れ
Acrobat の承認レビュー機能について
Acrobatには、承認レビュー機能が搭載されています。
承認レビュー機能とは、電子メールを利用して一人ずつ署名をし、回覧していく機能です。
紙のプロセスでは、決裁間近の稟議書なのに、承認者が海外出張で不在だったり、テレワークで承認印がもらえなかったりなど、稟議書が途中で止まってしまうといったケースがあります。
その他、紙のプロセスで生ずる承認作業の課題を、Acrobat の承認レビュー機能が解決します。
次のPDFのサンプルには、承認ボタンとスタンプのメニューが組み込まれています。
このPDFのサンプルを例に、承認レビュー機能の利用方法を紹介します。
「承認用に電子メールで送信」カスタムツールの追加
ツールメニューから「カスタムツールを作成」を選択します。
「追加するツールを選択」の一覧から「承認用に電子メールで送信」を選択し、「+↑」ボタンをクリックします。これにより、ツールバーにツールが追加されます。
「保存」をクリックして、名前を入力します。
承認レビューの手順
ツールバーに追加された「承認用に電子メールで送信」を使用して、承認レビューを行います。
●レビューの依頼
「承認用に電子メールで送信」ツールのボタンをクリックします。
表示される画面で、以下の内容の確認と設定をおこない、承認依頼を送信します。
・承認のために送信するPDF
・最初の承認者の電子メールアドレス
・メールの件名
・依頼メッセージの内容
使用する電子メールアプリケーションの選択や、アカウントのメールアドレスの設定をおこないます。
以上の手順で、承認依頼メールが送信されます。
●レビューの実施と承認
承認を依頼された側には、承認依頼のメールが届きます。
添付されたPDFファイルを開くと、すでにスタンプメニューと承認ボタンが組み込まれた状態になっていることがわかります。これらを使用して、すぐにレビューと承認がおこなえます。
※スタンプの設定・利用方法に関しましては「Acrobat ことはじめ」の“ スタンプ機能 ”の回もあわせてご覧ください。
任意の場所にスタンプを配置し、承認ボタンを押すと、次の承認者の電子メールアドレスを入力するダイアログが開きます。
スタンプによる承認と承認依頼メール送信の手順を繰り返すことで、複数人での承認プロセスを簡単に行うことができます。
最終承認者が承認し、依頼担当者に電子メールを送ると、承認依頼者は承認プロセスが完了したことをメールで知ることができます。
PDFファイルを開くと、スタンプが捺印されて、最終承認が完了していることを確認できます。
このように承認レビューの機能を使用すれば、承認作業のスピードを格段にアップさせることができます。
Adobe Acrobatをご利用いただくために、大きく2つのプランを提供しています。
・Adobe Creative Cloudコンプリートプラン
・Adobe Acrobat単体プラン
Adobe Acrobat単体プランでは、2通りのプランを用意しています。
Adobe Acrobat Proは、ファイルの比較や、印刷工程の細かい設定ができるため、DTP作業に関わる方にオススメのプランです。
詳細は、 Adobe Acrobatのプランと価格 のページからご覧ください。
モバイル版アプリの操作性も益々進化し、格段に使いやすくなっています。是非お試しください。