PDFとは？PDFのメリットとPCやスマホでの表示・作成方法を解説

PDFとは？

PDFとは、アドビが開発した「電子文書」のファイル形式です。

PDFの正式名称は「Portable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）」で、日本語に訳すと「携帯しやすい文書フォーマット」です。

なぜ「携帯しやすい」かというと、PDFファイルはデバイス（PC、スマホ、タブレットなど）やOS（Windows、macOSなど）といった環境に左右されず、紙に印刷したようなレイアウトで文書を保存・表示できるから。

つまり、文書をわざわざ紙に印刷しなくても、いつでもどこでも表示できるということです。また、メールやチャットなどでカンタンに共有できます。

ちなみにPDFファイルは赤と白のアイコン、そしてファイル名の後に付く「.pdf」の拡張子が目印です。

2．機密情報を含む文書を共有・管理する場合

契約書や請求書、発注書など、機密情報を含む文書の保管・共有はセキュリティに配慮しなければなりません。

4．Webサイト上の情報を速やかに更新したい場合

Webサイト内のプレスリリースやお知らせといった鮮度が求められる情報は、スピーディーに公開していくことが大切です。

【メリット1】どんな環境（デバイス・OS）でも表示できる

ファイルをPDFにする最大のメリットは、PCやスマホといったデバイスや、WindowsやmacOSといったOSを問わず、どんな環境でも基本的に元の書式どおりに正しく表示できることです。お客さま先への訪問や電車での移動中でも、スマホがあれば、PCで表示したときと同じ見栄えでサッと内容を確認できます。

（ただし、文書内で使用するフォントが表示先の環境にインストールされていない場合、別のフォントに置き換えられることがあります）

【メリット4】セキュリティ設定ができる

重要文書を電子化する際に、考慮したいのがセキュリティ面です。

PDFファイルはどんな環境でも表示・共有できる分、データの流出や不正アクセス、改ざんといったリスクが気になる方も多いのではないでしょうか。

しかしPDFファイルはパスワードを設定することで、ファイルの表示やコピーなどに制限をかけられます。

さらに、ファイルにデジタル署名をすれば、署名した本人が作成したファイルであることや、ファイルが改ざんされていないことを証明できます。

【メリット5】注釈（コメント）を入れて共有できる

PDFファイルは「確認する」だけの電子文書ではありません。

文書を確認し、変更・修正点があった場合は、無料のPDFリーダー「Adobe Acrobat Reader」で注釈（コメント）を入れたり、マーカーでハイライトしたりして、カンタンな校正ができます。

PDFファイルを表示する方法

ここからは、PDFファイルの表示方法を、PCとスマホ（iPhone、Android）に分けて解説します。

PCでの表示方法

PDFファイルは、Google ChromeやMicrosoft EdgeなどのWebブラウザーで表示、印刷することができます。

1． Adobe Acrobat Readerをダウンロードして表示する

無料のPDFリーダー「Adobe Acrobat Reader」をPCにダウンロードしておくと、通信環境が悪い場所でもPDFファイルの確認を行えます。

【手順1】Adobe Acrobat Readerのページにアクセスし、「Acrobat Readerをダウンロード」をクリックする

【手順2】ダウンロードが開始されるので、画面の指示に従う

Adobe Acrobat Readerをダウンロードできたら、以下のようなファイル名とアイコンのインストーラーファイルをダブルクリックし、画面の指示にしたがってインストールを完了してください。

●ファイル名の例

reader64_jp_xa_cra_mdr_install.exe

【手順3】Adobe Acrobat Readerを起動してPDFを開く

Adobe Acrobat Readerを起動して、表示したいPDFファイルを開きます。PC内に保存しているPDFファイルのほか、「Adobeクラウドストレージ」の任意の項目をクリックすれば、Adobe Document Cloudにアップしているファイルも表示できます。

また、PDFファイルのアイコンをダブルクリックしてファイルを開くことも可能です。その場合、自動的にAdobe Acrobat Readerが起動します。

なお、Adobe Acrobat Readerには、PDFファイルの表示だけでなく、注釈（コメント）を入れる機能もあります。

2．クラウドサービスのAdobe Document Cloudで表示する

Adobeのクラウドサービスである「Adobe Document Cloud」なら、PDFファイルの表示や注釈といったAdobe Acrobat Readerの機能をオンラインで無料で利用できます。

また、PDFファイルの共有設定をしておけば、複数人でファイルを共同管理して、いつでも最新の状態を確認できるので、ぜひ活用してみてください。

【手順1】Adobeの公式サイトにアクセスし、Adobe アカウントにログインする

GoogleアカウントやSNSアカウント、メールアドレスを使って、Adobe アカウントにログインしてください。登録は無料で、30秒ほどで完了します。

【手順2】ログイン後、右上の四角いアイコンから「Document Cloud」をクリックする

【手順3】画面下部にクラウドストレージに保存されているファイルが一覧で表示されるので、任意のファイルをクリックする

Adobe Acrobat Readerと同様、Adobe Document CloudもPDFファイルの表示だけでなく、注釈やハイライトを入れて校正ができます。左のメニューからツールを選択できるので、ぜひ試してみてください。

なお、自分のPCに保存しているPDFファイルをAdobe Document Cloudにアップロードするには、ファイル一覧の右上にある「アップロード」をクリックしてください。

スマホでの表示方法

移動中やすぐにPCを開けない環境のときに、スマホでPDFファイルを表示したいことも多いでしょう。ここでは、スマホにダウンロードしたPDFファイルを表示する以下の方法を解説します。

1. iPhoneの「ファイル」アプリを使う

2. Androidの「Files by Google」アプリを使う

3. 無料の「Adobe Acrobat Reader」アプリを使う（iPhone・Android対応）

1．iPhoneの「ファイル」アプリを使う

iPhoneはPDFリーダーのアプリをインストールしなくても、メールやチャットに添付されたPDFファイルを表示可能です。PDFファイルをダウンロードした場合、iPhoneにデフォルトで入っている「ファイル」アプリを開き、任意のPDFファイルをタップすれば確認できます。

2．Androidの「Files by Google」アプリを使う

Androidでメールやチャットに添付されたPDFファイルを表示する場合、機種や設定によっては、使うアプリを選択する画面が出てくることがあります。その場合、PDFリーダーとして使用するアプリを選択しましょう。（Google ドライブやOneDriveで表示できます）

ダウンロードしたPDFファイルを表示するには、無料アプリ「Files by Google」をインストールしておきましょう。「Files by Google」アプリの「ドキュメント、その他」から任意のPDFファイルを選択してください。

3．無料の「Adobe Acrobat Reader」アプリを使う（iPhone・Android対応）

スマホでPDFファイルを表示するだけでなく、注釈やハイライトを入れたり、他のメンバーと共有したりしたい場合は、無料アプリ「Adobe Acrobat Reader」が便利です。以下のリンクからアプリをインストールし、アプリを起動してください。

【iOS版】Adobe Acrobat Readerをインストールする

【Android版】Adobe Acrobat Readerをインストールする

「ファイル」タブで任意の場所からPDFファイルを選択して表示します。

右下のペンマークをタップすると、注釈や署名の機能を利用できます。また、右上の共有マークから、他の人にファイルの共有を行えます。

Adobe Acrobat Readerの便利な機能

PCやスマホなど各デバイスに対応しているAdobe Acrobat Readerには、PDFファイルの表示以外にも様々な機能があり、業務の効率化に貢献します。ここでは、Adobe Acrobat Readerのよく使われている機能を3つご紹介します。

1. PDFファイルの校正がカンタンにできる

2. PDFファイルに電子サインを入れられる

3. PDFファイルをワンクリックでクラウドストレージに保存して、他の人と共有できる

1．PDFファイルの校正がカンタンにできる

Adobe Acrobat Readerは、PDFファイルにハイライトや打ち消し線を入れ、その箇所に注釈を追加できるほか、描画ツールで手書きのコメントを残すことも可能です。そのため、文書の確認や校正をスムーズに行えます。

ダウンロード版のAdobe Acrobat Readerの場合、右側の「コメント」をクリックすると、上部にハイライトや描画ツールなどのメニューが表示されます。

また、注釈入りのPDFファイルは、クラウドサービスのAdobe Document Cloudを経由して他の人に共有でき、返信機能を使ってやりとりすることも可能です。

2．PDFファイルに電子サインを入れられる

紙の書類の場合、内容を承認した証明を印鑑や手書きのサインで行うことが多いでしょう。しかし複数人で書類を確認するとなると、回覧するのに時間がかかります。

文書の回覧時間の短縮に活躍するのが、Adobe Acrobat Readerの「電子サイン」機能です。

Adobe Acrobat Readerの右側にある「入力と署名」をクリックすると、上部の「自分で署名」からPDFファイルに署名を入れられます。

また、他の人の署名が必要な場合、「電子サインを依頼」から、署名位置を指定してオンラインで署名を依頼できます。

なお、無料のAdobe Acrobat Readerの場合、電子サインの利用に回数制限がありますが、Adobe Acrobatの有料プラン「Adobe Acrobat Pro」「Adobe Acrobat Standard」なら回数無制限でご利用いただけます。

3．PDFファイルをワンクリックでクラウドストレージに保存して、他の人と共有できる

Adobe アカウントにログインしていれば、ダウンロード版のAdobe Acrobat Readerで表示したPDFファイルをクラウドストレージに保存するのもカンタンです。

Adobe Acrobat ReaderでPDFファイルを開き、左上の雲のアイコンをクリックするだけで、Adobe Document Cloudに保存できます。すべてのページを別々の画像ファイルに変換し、まとめてダウンロードすることが可能です。

Adobe Document Cloudに保存したPDFファイルは、スマホやタブレットなどほかのデバイスで、いつでもどこでも確認できます。

また、複数人でPDFファイルを共有し、コメントのやりとりもできるので、チームでの共同作業がスムーズに進むでしょう。

Adobe Document CloudでPDFファイルを共有するには、右上の人のアイコンをクリックし、共有相手のメールアドレスを入力して招待メールを送信するか、PDFファイルのリンクを取得して共有相手に知らせてください。

Adobe Acrobatの有料プランでさらに業務を効率化

PDFファイルを確認後、内容を編集したい場面も多いでしょう。PDFファイルを編集するには、WordやExcelなどPDFファイルの元データを編集し、再度PDFに変換する方法があります。

しかし、注釈入りのPDFファイルと元データを見比べながらの編集はミスが発生しやすく、時間も取られてしまいます。

編集作業を正確に、かつスピードアップさせたいときは、Adobe Acrobatの有料プラン「Adobe Acrobat Pro」「Adobe Acrobat Standard」でPDFファイルを直接編集するのがオススメです。

Adobe Acrobatの有料プランなら、PDFファイルの表示や編集のほかに、以下のような様々な機能も利用できます。

● 画像を含むほぼすべてのファイル形式をPDFファイルに変換

● スキャンした文書を検索・編集が可能なPDFファイルに変換

● 二つのPDFファイルを比較して変更箇所を検出

● PDFファイルを圧縮してデータサイズを軽量化

● パスワード設定で文書のセキュリティを強化

● 電子サインで契約の締結をオンラインで完結（回数無制限）

PDFファイルでできる作業の幅が広がるので、業務の能率を上げたい方はAdobe Acrobatの有料プランをぜひお試しください。

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なお、ブラウザー上ですぐに使える、無料のAcrobat オンラインツールの利用も便利です。PDFとWord・Excelなどの各種ファイル形式の変換や、PDFファイル同士の結合を含む、25以上の機能が用意されています。ぜひチェックしてみてください。

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PDFファイルを作成する方法

最後に、PDFファイルを作成する方法を解説します。PDFファイルの作成方法は、紙の書類をスキャンする以外にも複数あります。

ここでは、以下の4パターンを見ていきましょう。

1. OfficeソフトでPDFファイルに変換する

2. Adobe Acrobat オンラインツールで画像をPDFファイルに変換する

3. スマホで画像をPDFファイルに変換する

4. スマホで書類をスキャンしてPDFファイルに変換する

1．OfficeソフトでPDFファイルに変換する

契約書や申請書、営業資料などは、WordやExcel、PowerPointなどのOfficeソフトを使って作成することが多いでしょう。Officeソフトで文書を作成した後、保存形式を変えるだけでPDFファイルを作成できます。Word、Excel、PowerPointのいずれも同じ手順なので、ここではWordを例に解説します。

Wordで文書を作成して上書き保存したら、「ファイル」→「名前を付けて保存」をクリックしてください。ファイルの保存先を選び、任意のファイル名を付けたら、ファイル名の下部にある「ファイル形式」の選択肢から「PDF(*.pdf)」を選んで保存しましょう。

これで、Wordファイルとは別にPDFファイルを作成できました。

なお、どのようにPDFに変換されるのかを見たい場合は、「ファイル」→「印刷」でプレビュー画面を確認しましょう。

2．Adobe Acrobat オンラインツールで画像をPDFファイルに変換する

JPEG、PNG、TIFFなどの画像をPDFファイルに変換したい場合、Adobe Acrobat オンラインツールが便利です。

画像からPDFファイルに変換するには、まずAcrobat オンラインツールの「JPGをPDFに変換」にアクセスします。

PDFに変換したい画像を中央の枠線内にドラッグ＆ドロップします。すると、画像がPDFファイルに自動で変換され、ダウンロードできる画面に移ります。左上の「ダウンロード」をクリックし、PCにダウンロードしてください。

なお、Adobe Acrobat オンラインツールでは、画像をPDFファイルに変換する以外にも、以下のような機能を使用できます。

● PDFから画像、Word、Excel、PowerPointへの変換

● Word、Excel、PowerPointからPDFへの変換

● PDFの編集（結合、分割、トリミング、ページ削除など）

● PDFの圧縮

● PDFの保護

● 署名

有料プランをご利用の方なら、オンラインツールの利用回数は無制限です。

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3．スマホで画像をPDFに変換する

ここからは、iPhoneとAndroidで画像をPDFに変換する方法を解説します。

スマホで撮影した写真やスクリーンショットをPDFファイルに変換すれば、スマホのデータ容量を軽くできます。また、PDFなら、旅やイベントで撮影した複数の画像をひとつのファイルにまとめて、ノートのようにメモを入れることも可能なので、上手く活用してみてください。

iPhone内の画像をPDFファイルに変換する

iPhone内の画像をPDFファイルに変換する際は、「写真」アプリ（カメラロール）で任意の画像を選択します。写真を選択したら、画面下部の「共有」アイコンをタップしてください。（写真一覧から、右上の「選択」を押して、複数枚の写真を選択することも可能です）

「プリント」を選択し、「プリントオプション」の下部にあるイメージ画像を、2本指を揃えてからピンチアウトしてください。すると、画像が拡大され、同時にPDFファイルが作成されます。「“ファイル”に保存」を選択すると、iPhone内にPDFファイルを保存できます。

Android内の画像をPDFファイルに変換する

Android内の画像をPDFファイルに変換するには、フォトギャラリー内の任意の画像を開き、右下の「︙（縦に・が3つ）」→「印刷」を選択してください。

「PDFとして保存」を選択した後、用紙のサイズや印刷の向きなどを設定し、右の黄色い「PDF」ボタンをタップします。保存先のフォルダを選択して「保存」をタップしたら、PDFへの変換が完了です。

4．スマホで書類をスキャンしてPDFファイルに変換する

最近では、紙の書類やホワイトボードをスマホで撮影しておく人も多いでしょう。しかし画像の場合、文字が読みにくかったり、カメラロール内で行方不明になって探しにくかったりします。

こうした画像はPDFファイルとして保存すると管理しやすく、すぐに見返せて便利です。

無料で使えるスキャンアプリ「Adobe Scan」なら、文書やホワイトボード、書籍、名刺など形式に合わせて高画質のPDFファイルに変換できます。スキャンした画像内のテキスト認識（OCR処理）が実行されるので、PDF上のテキストのコピーや検索も可能です。

Adobe ScanでPDFファイルを作成する手順は、以下のとおりです。

【手順1】スマホにAdobe Scanをインストールしてログインする

以下のリンクからAdobe Scanをインストールし、アプリを起動してください。

【iOS版】Adobe Scanをインストールする

【Android版】Adobe Scanをインストールする

Adobe Scanを利用するには、無料登録・ログインが必要です。GoogleやFacebookのアカウントや、Apple IDがあれば、すぐに利用できます。

【手順2】書類をスキャンする

アプリを開くと、自動でカメラが起動します。（起動しない場合は右下のカメラアイコンをタップしてください）

画面下部のメニューをスワイプし、書類の場合は「文書」を選択します。

該当する文章を検出すると自動的にシャッターが切られます。青いラインの位置を指で調整して書類の形を設定しましょう。

書類が複数ページある場合、「続行」を押すと引き続きスキャンできます。

読み込みが完了したら、右下の読み込み済みの画像アイコンをタップします。

【手順3】PDFファイルを保存する

必要に応じて影などの不要な要素を除去したり、「マークアップ」機能でメモなどを書き込んだりできます。右上の「PDFを保存」をタップすれば、Adobe クラウドストレージに保存されます。

【手順4】保存したPDFファイルを確認する

PDFファイルを保存した直後の画面で、Adobe Scanで作成したPDFファイルを一覧表示できます。保存したPDFファイルのサムネイルをタップして再度開きます。

ちなみに、Adobe ScanでスキャンしたPDFファイルはテキストをコピーできます。「テキストアクション」で全文を選択して「テキストをコピー」をタップしてください。（テキストの一部だけ選択・コピーすることも可能です）

Adobe Scanを使えば、文書やホワイトボード、名刺など形式に合わせてスキャンして、テキストコピーできるPDFファイルをカンタンに作成できます。

PDFファイルはAdobe クラウドストレージに保存され、オンライン環境があればどんなデバイスからも確認可能です。

【iOS版】Adobe Scanをインストールする

【Android版】Adobe Scanをインストールする