サーバー設定ページから、Forms ワークフローの様々な設定にアクセスできます。

  • 電子メールの設定:電子メールの送信に加えて、それらのメールに使用される電子メールサーバーを設定することができます(電子メールの設定を参照)。

  • タスク通知の設定:エンドユーザーおよびグループに、タスクに関する電子メール通知で送信されるメッセージを有効化、無効化または変更することができます(ユーザーおよびグループへの通知の設定を参照)。

  • 管理者通知の設定:管理タスクについての電子メール通知で送信されるメッセージを有効化、無効化または変更することができます(管理者への通知の設定を参照)。

電子メールの設定

Forms サーバーの電子メールアカウントを指定できます。この電子メールアカウントを通じて、AEM Forms ユーザーおよび管理者に電子メールメッセージの送信が行われます。これらの電子メールは、完了する必要があるタスクをユーザーに通知したり、タスクが期限切れになったことをユーザーに通知したり、発生したプロセスエラーを管理者に通知したりする際に使用されます。

AEM Forms とユーザーの間で電子メールメッセージを送信できるようにするには、電子メールの設定ページで送信メールの設定を行います。送信メールは、SMTP サーバーを使用する必要があります。

AEM Forms でユーザーからの電子メールメッセージを受信して処理するには、タスクの完了サービスの電子メールエンドポイントを作成します。(Complete Task サービス用の電子メールエンドポイントの作成を参照)。

設計および実装するプロセスで電子メールが不要な場合は、電子メールの設定ページのオプションを設定する必要はありません。

送信電子メールの設定

  1. 管理コンソールで、サービス/forms ワークフロー/サーバー設定/電子メールの設定をクリックします。

  2. 「送信メッセージを有効化」を選択します。

  3. 「SMTP サーバー」ボックスに、電子メールサーバーの名前または IP アドレスを入力します。forms ワークフローからのすべての電子メール通知メッセージが、この電子メールサーバーから送信されます。

  4. 「ユーザー名」ボックスと「パスワード」ボックスに、SMTP サーバーが認証を要求する場合に使用するログイン名とパスワードを入力します。匿名ログインを許可する場合は、これらを空白のままにします。

  5. 「電子メールアドレス」ボックスに、forms ワークフローが送信する電子メールの返信者アドレスとして使用する電子メールアドレスを入力します。

  6. 「保存」をクリックします。

注意:

間違った情報を入力した場合は、「キャンセル」をクリックして、前に表示したページに戻ります。

HTML Workspace を使用するための電子メールの設定

注意:

AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。

デフォルトでは、AEM Forms によって送信される電子メールは Flex Workspace(JEE 上の AEM Forms では廃止されています)へのリンクを含みます。AEM Forms によって送信される電子メールが HTML Workspace へのリンクを含むように設定できます。Flex Workspace(JEE 上の AEM Forms では廃止されています)を上回る HTML Workspace のメリットについて詳しくは、こちらの記事を参照してください。

  1. 管理コンソールで、ホーム/サービス/forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. タスクの割り当てテンプレートを開きます。

  3. タスク通知のテンプレートを次のとおりに設定します。 http://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@

    http://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@

ユーザーおよびグループへの通知の設定

タスク通知ページでは、forms ワークフローがユーザーとグループに送信する電子メール通知を生成する際に使用するテンプレートを設定できます。forms ワークフロー変数を使用して、通知をカスタマイズおよび書式化できます。

ユーザーとグループには、次の種類の通知を設定できます。

  • リマインダー

  • タスクの割り当て

  • デッドライン

グループへの電子メール通知を生成するには、User Management でそのグループの電子メールアドレスを指定します(ユーザーの設定および編成を参照)。forms ワークフローによって電子メール通知がグループに送信されると、そのグループ内の、電子メールアドレスが指定されている各メンバーがその電子メール通知を受け取ります。電子メール通知を受信したグループのメンバーがタスクを要求する場合、その電子メール通知に記載されている要求リンクをクリックして、Workspace のタスクの詳細ページを開く必要があります。メンバーは、このページから、作業項目を要求または要求して開くことができます。

注意:

AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。

ユーザーまたはグループへのリマインダーの設定

タスク完了のデッドラインが近づいてきたら、割り当てられているユーザーまたはグループにリマインダー通知を送信することができます。リマインダー通知の正確な送信時刻を決定するルールは、プロセス開発者が決定します。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「リマインダー」(ユーザーの場合)または「グループ - リマインダー」(グループの場合)をクリックします。

  3. 「リマインダーを有効化」または「グループ - リマインダーを有効化」を選択します。

  4. (ユーザー通知のみ)リマインダーの電子メールに、フォームとそのデータの添付ファイルを含めるには、「フォームデータを含める」を選択します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  8. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  9. 「保存」をクリックします。

ユーザーまたはグループへのタスクの割り当て通知の設定

ユーザーまたはグループにタスクが割り当てられたときに、それぞれにタスクの割り当て通知を送信することができます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、ユーザーにタスクの割り当て通知を送信する場合は「タスクの割り当て」、グループに送信する場合は「グループ - タスクの割り当て」をクリックします。

  3. ユーザーにタスクの割り当て通知を送信する場合は「有効にする タスクの割り当て」、グループに送信する場合は「有効にする グループ - タスクの割り当て」を選択します。

  4. (ユーザー通知のみ)タスクの割り当ての電子メールメッセージに、フォームとそのデータの添付ファイルを含めるには、「フォームデータを含める」を選択します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  8. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  9. 「保存」をクリックします。

ユーザーまたはグループへのデッドライン通知の設定

割り当てられたタスクの実行デッドラインを過ぎた場合、ユーザーおよびグループにデッドライン通知を送信することができます。ユーザーは割り当てられたタスクを実行できないので、デッドライン通知は情報を提供するためのものに過ぎません。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「デッドライン」(ユーザーの場合)または「グループ - デッドライン」(グループの場合)をクリックします。

  3. 「デッドラインを有効化」または「グループ - デッドラインを有効化」を選択します。

  4. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  5. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  7. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  8. 「保存」をクリックします。

すべての電子メールの DO NOT DELETE タグを非表示

人間中心のプロセスで送信されたすべての電子メールで、DO NOT DELETE 追跡タグを非表示にするよう電子メールを設定できます。詳しくは、「How to hide the 'DO-NOT-DELETE' tag with CSS」を参照してください。

管理者への通知の設定

forms ワークフローが、管理者に送信される電子メール通知を生成する際に使用するテンプレートを設定できます。

管理者には、次の種類の通知を設定できます。

  • 停止したブランチ

  • 停止した操作

停止したブランチの通知の設定

ブランチが停止した場合(意図的またはエラーが原因で停止した場合)、管理者または問題を調査できる別のユーザーに電子メール通知を送信することができます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/管理者通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「停止したブランチ」をクリックします。

  3. 「停止したブランチを有効化」を選択します。

  4. 「電子メールアドレス」ボックスに、ブランチが停止したときに通知するユーザーのアドレスを入力します。アドレスは、user@domain.com の形式で入力します。また、各アドレスはコンマで区切ります。通常は、管理者の電子メールアドレスを入力します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  8. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  9. 「保存」をクリックします。

停止した操作の通知の設定

操作が停止した場合(意図的またはエラーが原因で停止した場合)、管理者または問題を調査できる別のユーザーに電子メール通知を送信することができます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/管理者通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「停止した操作」をクリックします。

  3. 「停止した操作を有効化」を選択します。

  4. 「電子メールアドレス」ボックスに、操作が停止したときに通知するユーザーのアドレスを入力します。アドレスは、user@domain.com の形式で入力します。また、各アドレスはコンマで区切ります。通常は、管理者の電子メールアドレスを入力します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「保存」をクリックします。

通知内容のカスタマイズ

タスク通知ページと管理者通知ページには、次に示すような、通知メッセージをカスタマイズするための様々な機能があります。

  • リッチテキストエディター

  • 変数選択

  • URL 生成

リッチテキストエディター

通知テンプレート領域はリッチテキストエディターなので、これを使用して電子メール通知メッセージの HTML を生成することができます。「通知テンプレート」ボックスの下に、フォントと段落の書式設定オプションがあります。フォントタイプ、サイズ、スタイル、カラーのほか、段落の配置と箇条書きについてのオプションがあります。

URL 生成

タスク通知の場合のみ、Forms ワークフローには事前定義された 2 つの URL 設定が表示されます。これらの設定を URL 生成リストから「通知テンプレート」ボックスにドラッグしてカスタマイズすることができます。

  • OpenTask は、「リマインダー」と「タスクの割り当て」の通知タイプで使用できます。この URL は Workspace 内のタスクへのリンクで、ユーザーは電子メール通知からタスクに簡単にアクセスできます。OpenTask URL を「通知テンプレート」ボックスにドラッグすると、URL は次の形式で表示されます。

    http://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@

  • ClaimTask は、「グループ - リマインダー」および「グループ - タスクの割り当て」の通知タイプで使用できます。この URL は Workspace のタスクの詳細ページへのリンクです。このページから、ユーザーは作業項目を要求または要求して開くことができます。ClaimTask URL を「通知テンプレート」ボックスにドラッグすると、URL は次の形式で表示されます。

    http://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@

注意:

AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。

ソリューションをクラスター環境にデプロイする場合は、@@notification-host@@ をクラスターアドレスに置き換えます。

<PORT> は、アプリケーションサーバーの HTTP リスナーのポート番号です。サポートされるアプリケーションサーバーのデフォルトの HTTP リスナーポートは、以下のとおりです。

JBoss:

8080

Oracle WebLogic Server:

7001

IBM WebSphere:

9080

これらの URL を正しく機能させるには、<PORT> を、環境に適したポート番号に置き換えます。

注意:Forms 以外のカスタム Web アプリケーションを使用して、タスクへのアクセスをユーザーに提供する場合は、そのカスタムアプリケーションに適した URL 形式を使用する必要があります。

変数選択

変数選択リストには便利な変数があり、「件名」ボックスまたは「通知テンプレート」ボックスにドラッグアンドドロップできます。「件名」ボックスまたは「通知テンプレート」ボックスにドロップした変数は、名前の両端に 2 つの @ 記号が付いた、実際の forms ワークフローの変数名に変わります(「@@taskid@@」など)。

ユーザーまたはグループへのリマインダー、タスクの割り当て、およびデッドラインの場合、「件名」ボックスと「通知テンプレート」ボックスで以下の変数を使用できます。

@@description@@

Workbench 内のプロセスのユーザー手順(開始ポイント、Assign Task 操作または Assign Multiple Tasks 操作)で定義される「説明」プロパティの内容。

@@指示@@

Workbench 内のプロセスのユーザー手順で定義される「タスクの手順」プロパティの内容。

@@notification-host@@

AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。

@@process-name@@

プロセスの名前。

@@operation-name@@

手順の名前。

@@taskid@@

現在のタスクに固有の ID。

@@actions@@

受信者がクリックできる有効なルート(例えば、「承認」、「拒否」)の番号付きリストを作成します。

また、グループリマインダー、グループタスクの割り当ておよびグループのデッドラインの場合、次の変数も使用できます。

@@group-name@@

作業項目に割り当てられているグループの名前。

注意:変数に値が設定されていない場合は、何も返されません。

停止したブランチの場合は、次の変数を「件名」ボックスおよび「通知テンプレート」ボックスで使用できます。

@@branch-id@@

ブランチ ID。

@@process-id@@

プロセスインスタンス ID。

@@notification-host@@

AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。

停止した操作の場合は、次の変数を「件名」ボックスおよび「通知テンプレート」ボックスで使用できます。

@@action-id@@

操作 ID。

@@branch-id@@

ブランチ ID。

@@process-id@@

プロセスインスタンス ID。

@@notification-host@@

AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。

「件名」ボックスでの変数の使用

タスクの割り当て通知の「件名」ボックスに、次のテキストを入力するとします。

Please complete task @@taskid@@(タスク @@taskid@@ を実行してください。)

タスク 376 が割り当てられる場合、ユーザーは次の件名の電子メールを受け取ります。

Please complete task 376(タスク 376 を完了してください。)

「通知テンプレート」ボックスでの変数の使用

停止したブランチの通知の「通知テンプレート」ボックスに、次のテキストを入力するとします。

Branch @@branch-id@@ has stalled!(ブランチ @@branch-id@@ が停止されました。)You have received this notification from @@notification-host@@.(この通知は、@@notification-host@@ から受信されました。)

ブランチ番号が 4868 で、サーバー名が ServerXYZ の場合、管理者は次の内容の電子メールを受け取ります。

Branch 4868 has stalled!(ブランチ 4868 が停止されました。)You have received this notification from ServerXYZ.(この通知は、ServerXYZ から受信されました。)

Business Activity Monitoring 接続の設定

オプションで提供されるモジュールである Business Activity Monitoring(BAM)では、操作と主要なパフォーマンスインジケーターのリアルタイムでの表示を可能にする、一連の操作ダッシュボードを使用できます。

BAM の設定ページでは、BAM を実行するサーバーへの接続を設定して、プロセス関連のイベントを追跡し、そのサーバーに送信できます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/BAM の設定をクリックします。

  2. 「BAM ホスト」ボックスに、BAM を実行するサーバーの名前を入力します。デフォルトは localhost です。

  3. 「BAM ポート」ボックスに、BAM を実行するサーバーに接続するときに使用するポートを入力します。デフォルトの BAM ポートは、JBoss で 8080、WebLogic で 7001、WebSphere で 9080 です。

  4. 「サーバーホスト」ボックスに、ホスト forms サーバーの名前または IP アドレスを入力します。デフォルト値は localhost です。

  5. 「サーバーポート」ボックスに、forms サーバーで使用されるポート番号を入力します。

  6. 「ユーザー名」ボックスおよび「パスワード」ボックスに、BAM サーバーにアクセスするための適切なユーザー ID とパスワードを入力します。デフォルトのユーザー名は「CognosNowAdmin」、デフォルトのパスワードは「manager」です。

  7. 「保存」をクリックします。

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