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ポリシーで保護されたドキュメントは、Document Security ユーザーから受け取った場合、そのユーザーの組織に属していなくても使用できます。ポリシーで保護されたドキュメントを使用するには、Document Security に登録する必要があります。まだ登録の招待を受けていない場合は、次のイベントが発生すると Document Security によって登録の手続きが開始されます。

  • Document Security ユーザーによって、ポリシーで保護されたドキュメントの受取人となるユーザーがポリシーに追加された。

  • Document Security 管理者によって、ユーザーのアカウントが作成された。

    登録を済ませてアカウントをアクティベートすると、ポリシーによって使用を承認されていれば、ポリシーで保護されたドキュメントを使用できるようになります。Document Security 管理者が招待ユーザーに対して次の機能を有効にしていれば、これらの機能を利用したタスクを実行できます。

  • Document Security ポリシーを使用してドキュメントを保護します。

  • ユーザーのドキュメントに適用できる独自のユーザーポリシーを作成する。

  • ポリシーに他の外部ユーザーを追加することによって、ポリシーで保護されたドキュメントを使用できるようにそのユーザーを招待する。

    また、登録すると、ポリシーで保護された他のドキュメントを使用するために再度登録する必要はありません。アカウントは、ポリシーの管理者によって無効にされるか削除されるまで有効です。

注意:

ポリシーで保護されたドキュメントを受け取っただけで、登録用の招待電子メールを受け取っていない場合は、ドキュメントの送信者に問い合わせてください。

招待ユーザーとしての登録

招待され、登録の電子メールメッセージを Document Security から受け取った場合は、メッセージに指定された URL を使用し、オンライン登録ページを開くことで登録の手続きができます。登録後、アカウントのアクティベートに関する通知を受信します。

  1. Document Security 登録電子メールを開きます。メッセージに含まれる URL は、Document Security の外部ユーザー登録ページへのリンクです。

  2. URL をクリックするか、ブラウザーにコピー&ペーストします。外部ユーザー登録ページが表示されます。

  3. 各ボックスに名前、電話番号、住所、所属先およびパスワードを入力し、「パスワードの確認」ボックスにパスワードを再入力します。パスワードには、任意の 8 文字のテキストを使用できます。

  4. 「保存」をクリックします。歓迎のメッセージが表示され、アクティベート用の電子メールメッセージがユーザーに送信されたことが通知されます。次に、アカウントをアクティベートして登録手続きを完了する必要があります。

招待されたユーザーアカウントのアクティベート

登録後、Document Security からアクティベート用の電子メールが送信されます。メッセージで指定された URL を使用してアカウントをアクティベートする必要があります。その後、Document Security にログインすると、アクセスが許可された、ポリシーで保護されたドキュメントを使用できます。管理者が外部ユーザーに対して有効にした機能に応じて、ポリシーを作成したり、ポリシーをドキュメントに適用したり、他の外部ユーザーをポリシーに追加したりできます。

アカウントは、管理者によって無効にされるか削除されるまで有効です。

  1. Document Security 登録確認電子メールを開きます。

  2. メッセージに含まれる URL をクリックします。Document Security のアクティベートページが表示されます。

  3. 「ここ」をクリックしてログインページに移動します。

  4. 「ユーザー名」ボックスに、Document Security で登録した電子メールアドレスを入力します。この電子メールアドレスは、デフォルトの Document Security ユーザー名です。

  5. 「パスワード」ボックスに、登録時に作成したパスワードを入力し、「ログイン」をクリックします。

パスワードのリセット

パスワードを忘れた場合は、ポリシーの管理者にアカウントのリセットを依頼できます。パスワードをリセットすると、一時パスワードを使用してログインするように招待する電子メールが送信されます。ログイン後に、新しいパスワードを作成できます。

新しいパスワードを取得するために Document Security 管理者に連絡を取る方法については、アクティベート通知の電子メールか、登録招待元の組織から受け取った通知を参照してください。

  1. 新しいパスワードが必要なことをポリシーの管理者に連絡します。

  2. 受信した Document Security パスワード通知用電子メールを開き、新しい一時パスワードを取得します。

  3. 新しい一時パスワードを使用して Document Security にログインします。

  4. ページの右上隅にある「オプション」をクリックします。外部ユーザーページが表示されます。

  5. 「パスワードの変更」を選択し、「古いパスワード」ボックスに一時パスワードを入力します。

  6. 「新規パスワード」ボックスに新しいパスワードを入力し、「パスワードの確認」ボックスにパスワードを再入力します。

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