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Forms ワークフローの電子メール通知のカスタム電子メールテンプレート

ユーザーまたはグループにタスクを作成して割り当てるには、タスクの割り当て手順を使用します。ユーザーまたはグループにタスクが割り当てられると、電子メール通知が指定されたユーザーまたは指定されたグループのメンバーに送信されます。一般的な電子メール通知には、割り当てられたタスクのリンクと、タスクに関連する情報が含まれています。次の画像は、サンプルの電子メール通知を示します。

初期設定済みテンプレートを使用した電子メール通知

電子メール通知では、外観をカスタマイズしてカスタムメタデータを使用することができます。AEM Forms には電子メール通知用の初期設定済みテンプレートが用意されています。初期設定済みテンプレートをカスタマイズするか、新しいテンプレートをゼロから作成することができます。

電子メール通知テンプレートは、HTML 形式の電子メールをベースにしています。これらの電子メールは、様々な電子メールクライアントや画面サイズに対応します。さらに、電子メールのスタイルはテンプレート内で定義されます。

次の画像は、カスタマイズされた電子メール通知を示します。

カスタムテンプレートを使用した電子メール通知

既存テンプレートのカスタマイズ

AEM Forms には電子メール通知用の初期設定済みテンプレートが用意されています。テンプレートには、タイトルの説明、期限、優先度、ワークフロー名、割り当てられたタスクのリンクが含まれています。テンプレートをカスタマイズして外観を変更することができます。次の手順を実行してテンプレートをカスタマイズします。

  1. 管理者アカウントで CRXDE にログインします。

  2. /libs/fd/dashboard/templates/email に移動します。

  3. htmlEmailTemplate.txt ファイルを開きます。これにはデフォルトのテンプレートが含まれています。

  4. htmlEmailTemplate.txt ファイルのコンテンツをカスタムのコンテンツと置き換えます。

    電子メール通知のテンプレートは、HTML 形式の電子メールです。既存の html コードをカスタムのコードで置き換えることで、テンプレートの外観を変更することができます。

  5. ファイルを保存します。これでカスタマイズされたテンプレートが使用できるようになります。

電子メールテンプレートの作成

AEM Forms には電子メール通知用の初期設定済みテンプレートが用意されています。テンプレートには、タイトルの説明、期限、優先度、ワークフロー名、割り当てられたタスクのリンクが含まれています。また、タスクの割り当て手順にカスタムの電子メールテンプレート(独自のテンプレート)を追加できます。次の手順を実行して、カスタムの電子メールテンプレートを追加します。

  1. 管理者アカウントで CRXDE にログインします。

  2. /libs/fd/dashboard/templates/email に移動します。

  3. .txt ファイルを作成します。例えば、EmailOnTaskAssign.txt のようにします。

  4. カスタムの HTML コードをファイルに追加します。

    電子メール通知のテンプレートは、HTML 形式の電子メールです。カスタムの HTML コードをファイルに追加して、新しいテンプレートを作成します。

  5. ファイルを保存します。テンプレートは、タスクの割り当て手順で使用することができます。

タスクの割り当て手順における電子メールテンプレートの使用

タスクの割り当て手順では、初期状態でデフォルトテンプレート htmlEmailTemplate.txt を使用するように設定されています。カスタムのテンプレートを使用するように選択できます。テンプレートの場所を変更するには:

  1. タスクの割り当て手順を開きます。

  2. 担当者/HTML 電子メールテンプレートに移動します。

  3. 新規作成された HTML 電子メールテンプレートを選択します。

  4. 「OK」をクリックします。テンプレートが変更されました。

電子メール通知では、メタデータも使用します。例えば、期限、優先度、ワークフロー名などです。また、テンプレートがカスタムのメタデータを使用するように構成することもできます。

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