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サーバー設定ページから、forms ワークフローの様々な設定にアクセスできます。

  • 電子メールの設定:電子メールの送信に加えて、それらのメールに使用される電子メールサーバーを設定することができます(電子メールの設定を参照)。

  • タスク通知の設定:エンドユーザーおよびグループに、タスクに関する電子メール通知で送信されるメッセージを有効化、無効化または変更することができます(ユーザーおよびグループへの通知の設定を参照)。

  • 管理者通知の設定:管理タスクについての電子メール通知で送信されるメッセージを有効化、無効化または変更することができます(管理者への通知の設定を参照)。

電子メールの設定

Forms サーバーの電子メールアカウントを指定できます。この電子メールアカウントを通じて、AEM Forms ユーザーおよび管理者に電子メールメッセージの送信が行われます。これらの電子メールは、完了する必要があるタスクをユーザーに通知したり、タスクが期限切れになったことをユーザーに通知したり、発生したプロセスエラーを管理者に通知したりする際に使用されます。

AEM Forms とユーザーの間で電子メールメッセージを送信できるようにするには、電子メールの設定ページで送信メールの設定を行います。送信メールは、SMTP サーバーを使用する必要があります。

AEM forms でユーザーからの電子メールメッセージを受信して処理するには、タスクの完了サービスの電子メールエンドポイントを作成します。(Complete Task サービス用の電子メールエンドポイントの作成を参照)。

設計および実装するプロセスで電子メールが不要な場合は、電子メールの設定ページのオプションを設定する必要はありません。

送信電子メールの設定

  1. 管理コンソールで、サービス/forms ワークフロー/サーバー設定/電子メールの設定をクリックします。

  2. 「送信メッセージを有効化」を選択します。

  3. 「SMTP サーバー」ボックスに、電子メールサーバーの名前または IP アドレスを入力します。forms ワークフローからのすべての電子メール通知メッセージが、この電子メールサーバーから送信されます。

  4. 「ユーザー名」ボックスと「パスワード」ボックスに、SMTP サーバーが認証を要求する場合に使用するログイン名とパスワードを入力します。匿名ログインを許可する場合は、これらを空白のままにします。

  5. 「電子メールアドレス」ボックスに、forms ワークフローが送信する電子メールの返信者アドレスとして使用する電子メールアドレスを入力します。

    注意:

    Micfosoft Exchange Server を使用していて、電子メールアドレスが無効なアドレスの場合、Micfosoft Exchange Server は電子メールを配信リストに送信できません。この問題を解決するには、Microsoft Exchange Server 上の配信リスト毎に「外部コミュニケーションを有効化」オプションを選択します。

  6. 「保存」をクリックします。

注意:

間違った情報を入力した場合は、「キャンセル」をクリックして、前に表示したページに戻ります。

AEM Forms Workspace を使用するための電子メールの設定

注意:

AEM forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。

デフォルトでは、AEM forms によって送信される電子メールは Flex Workspace(JEE 上の AEM forms では廃止されています)へのリンクを含みます。AEM forms によって送信される電子メールが AEM Forms Workspace へのリンクを含むように設定できます。Flex Workspace(JEE 上の AEM forms では廃止されています)を上回る AEM Forms Workspace のメリットについて詳しくは、こちらの記事を参照してください。

  1. 管理コンソールで、ホーム/サービス/forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. タスクの割り当てテンプレートを開きます。

  3. タスク通知のテンプレートを次のとおりに設定します。 http://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@

    http://@@notification-host@@:8080/lc/libs/ws/index.html?taskId=@@taskid@@

ユーザーおよびグループへの通知の設定

タスク通知ページでは、forms ワークフローがユーザーとグループに送信する電子メール通知を生成する際に使用するテンプレートを設定できます。forms ワークフロー変数を使用して、通知をカスタマイズおよび書式化できます。

ユーザーとグループには、次の種類の通知を設定できます。

  • リマインダー

  • タスクの割り当て

  • デッドライン

グループへの電子メール通知を生成するには、User Management でそのグループの電子メールアドレスを指定します(ユーザーの設定および編成を参照)。forms ワークフローによって電子メール通知がグループに送信されると、そのグループ内の、電子メールアドレスが指定されている各メンバーがその電子メール通知を受け取ります。電子メール通知を受信したグループのメンバーがタスクを要求する場合、その電子メール通知に記載されている要求リンクをクリックして、Workspace のタスクの詳細ページを開く必要があります。メンバーは、このページから、作業項目を要求または要求して開くことができます。

注意:

AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。

ユーザーまたはグループへのリマインダーの設定

タスク完了のデッドラインが近づいてきたら、割り当てられているユーザーまたはグループにリマインダー通知を送信することができます。リマインダー通知の正確な送信時刻を決定するルールは、プロセス開発者が決定します。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「リマインダー」(ユーザーの場合)または「グループ - リマインダー」(グループの場合)をクリックします。

  3. 「リマインダーを有効化」または「グループ - リマインダーを有効化」を選択します。

  4. (ユーザー通知のみ)リマインダーの電子メールに、フォームとそのデータの添付ファイルを含めるには、「フォームデータを含める」を選択します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  8. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  9. 「保存」をクリックします。

ユーザーまたはグループへのタスクの割り当て通知の設定

ユーザーまたはグループにタスクが割り当てられたときに、それぞれにタスクの割り当て通知を送信することができます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、ユーザーにタスクの割り当て通知を送信する場合は「タスクの割り当て」、グループに送信する場合は「グループ - タスクの割り当て」をクリックします。

  3. ユーザーにタスクの割り当て通知を送信する場合は「有効にする タスクの割り当て」、グループに送信する場合は「有効にする グループ - タスクの割り当て」を選択します。

  4. (ユーザー通知のみ)タスクの割り当ての電子メールメッセージに、フォームとそのデータの添付ファイルを含めるには、「フォームデータを含める」を選択します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  8. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  9. 「保存」をクリックします。

ユーザーまたはグループへのデッドライン通知の設定

割り当てられたタスクの実行デッドラインを過ぎた場合、ユーザーおよびグループにデッドライン通知を送信することができます。ユーザーは割り当てられたタスクを実行できないので、デッドライン通知は情報を提供するためのものに過ぎません。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/タスク通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「デッドライン」(ユーザーの場合)または「グループ - デッドライン」(グループの場合)をクリックします。

  3. 「デッドラインを有効化」または「グループ - デッドラインを有効化」を選択します。

  4. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  5. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  7. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  8. 「保存」をクリックします。

すべての電子メールの DO NOT DELETE タグを非表示

人間中心のプロセスで送信されたすべての電子メールで、DO NOT DELETE 追跡タグを非表示にするよう電子メールを設定できます。詳しくは、「How to hide the 'DO-NOT-DELETE' tag with CSS」を参照してください。

管理者への通知の設定

forms ワークフローが、管理者に送信される電子メール通知を生成する際に使用するテンプレートを設定できます。

管理者には、次の種類の通知を設定できます。

  • 停止したブランチ

  • 停止した操作

停止したブランチの通知の設定

ブランチが停止した場合(意図的またはエラーが原因で停止した場合)、管理者または問題を調査できる別のユーザーに電子メール通知を送信することができます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/管理者通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「停止したブランチ」をクリックします。

  3. 「停止したブランチを有効化」を選択します。

  4. 「電子メールアドレス」ボックスに、ブランチが停止したときに通知するユーザーのアドレスを入力します。アドレスは、user@domain.com の形式で入力します。また、各アドレスはコンマで区切ります。通常は、管理者の電子メールアドレスを入力します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「メッセージの形式」リストで、電子メールメッセージの送信形式(「HTML」または「テキスト」)を選択します。デフォルトの形式は HTML です。

  8. 「電子メールのエンコーディング」リストで、電子メールメッセージに使用するエンコーディング形式を選択します。デフォルトは UTF-8 です。日本以外のほとんどのユーザーはこれを使用します。日本のユーザーは、ISO2022-JP も選択できます。

  9. 「保存」をクリックします。

停止した操作の通知の設定

操作が停止した場合(意図的またはエラーが原因で停止した場合)、管理者または問題を調査できる別のユーザーに電子メール通知を送信することができます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/管理者通知をクリックします。

  2. 通知タイプで、「停止した操作」をクリックします。

  3. 「停止した操作を有効化」を選択します。

  4. 「電子メールアドレス」ボックスに、操作が停止したときに通知するユーザーのアドレスを入力します。アドレスは、user@domain.com の形式で入力します。また、各アドレスはコンマで区切ります。通常は、管理者の電子メールアドレスを入力します。

  5. 「件名」ボックスに、電子メールメッセージの件名行のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  6. 「通知テンプレート」ボックスに、電子メールメッセージの本文のテキストを入力します。このフィールドには、デフォルトのテキストが事前に入力されています。このフィールドのカスタマイズについて詳しくは、通知内容のカスタマイズを参照してください。

  7. 「保存」をクリックします。

通知内容のカスタマイズ

タスク通知ページと管理者通知ページには、次に示すような、通知メッセージをカスタマイズするための様々な機能があります。

  • リッチテキストエディター

  • 変数選択

  • URL 生成

リッチテキストエディター

通知テンプレート領域はリッチテキストエディターなので、これを使用して電子メール通知メッセージの HTML を生成することができます。「通知テンプレート」ボックスの下に、フォントと段落の書式設定オプションがあります。フォントタイプ、サイズ、スタイル、カラーのほか、段落の配置と箇条書きについてのオプションがあります。

URL 生成

タスク通知の場合のみ、Forms ワークフローには事前定義された 2 つの URL 設定が表示されます。これらの設定を URL 生成リストから「通知テンプレート」ボックスにドラッグしてカスタマイズすることができます。

  • OpenTask は、「リマインダー」と「タスクの割り当て」の通知タイプで使用できます。この URL は Workspace 内のタスクへのリンクで、ユーザーは電子メール通知からタスクに簡単にアクセスできます。OpenTask URL を「通知テンプレート」ボックスにドラッグすると、URL は次の形式で表示されます。

    http://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@

  • ClaimTask は、「グループ - リマインダー」および「グループ - タスクの割り当て」の通知タイプで使用できます。この URL は Workspace のタスクの詳細ページへのリンクです。このページから、ユーザーは作業項目を要求または要求して開くことができます。ClaimTask URL を「通知テンプレート」ボックスにドラッグすると、URL は次の形式で表示されます。

    http://@@notification-host@@:<PORT>/workpace/Main.html?taskId=@@taskid@@

注意:

AEM Forms のリリースでは Flex Workspace は廃止されています。

ソリューションをクラスター環境にデプロイする場合は、@@notification-host@@ をクラスターアドレスに置き換えます。

<PORT> は、アプリケーションサーバーの HTTP リスナーのポート番号です。サポートされるアプリケーションサーバーのデフォルトの HTTP リスナーポートは、以下のとおりです。

JBoss:

8080

Oracle WebLogic Server:

7001

IBM WebSphere:

9080

これらの URL を正しく機能させるには、<PORT> を、環境に適したポート番号に置き換えます。

注意:Forms 以外のカスタム Web アプリケーションを使用して、タスクへのアクセスをユーザーに提供する場合は、そのカスタムアプリケーションに適した URL 形式を使用する必要があります。

変数選択

変数選択リストには便利な変数があり、「件名」ボックスまたは「通知テンプレート」ボックスにドラッグアンドドロップできます。「件名」ボックスまたは「通知テンプレート」ボックスにドロップした変数は、名前の両端に 2 つの @ 記号が付いた、実際の forms ワークフローの変数名に変わります(「@@taskid@@」など)。

ユーザーまたはグループへのリマインダー、タスクの割り当て、およびデッドラインの場合、「件名」ボックスと「通知テンプレート」ボックスで以下の変数を使用できます。

@@description@@

Workbench 内のプロセスのユーザー手順(開始ポイント、Assign Task 操作または Assign Multiple Tasks 操作)で定義される「説明」プロパティの内容。

@@指示@@

Workbench 内のプロセスのユーザー手順で定義される「タスクの手順」プロパティの内容。

@@notification-host@@

AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。

@@process-name@@

プロセスの名前。

@@operation-name@@

手順の名前。

@@taskid@@

現在のタスクに固有の ID。

@@actions@@

受信者がクリックできる有効なルート(例えば、「承認」、「拒否」)の番号付きリストを作成します。

また、グループリマインダー、グループタスクの割り当ておよびグループのデッドラインの場合、次の変数も使用できます。

@@group-name@@

作業項目に割り当てられているグループの名前。

注意:変数に値が設定されていない場合は、何も返されません。

停止したブランチの場合は、次の変数を「件名」ボックスおよび「通知テンプレート」ボックスで使用できます。

@@branch-id@@

ブランチ ID。

@@process-id@@

プロセスインスタンス ID。

@@notification-host@@

AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。

停止した操作の場合は、次の変数を「件名」ボックスおよび「通知テンプレート」ボックスで使用できます。

@@action-id@@

操作 ID。

@@branch-id@@

ブランチ ID。

@@process-id@@

プロセスインスタンス ID。

@@notification-host@@

AEM Forms アプリケーションサーバーのホスト名。

「件名」ボックスでの変数の使用

タスクの割り当て通知の「件名」ボックスに、次のテキストを入力するとします。

Please complete task @@taskid@@(タスク @@taskid@@ を実行してください。)

タスク 376 が割り当てられる場合、ユーザーは次の件名の電子メールを受け取ります。

Please complete task 376(タスク 376 を完了してください。)

「通知テンプレート」ボックスでの変数の使用

停止したブランチの通知の「通知テンプレート」ボックスに、次のテキストを入力するとします。

Branch @@branch-id@@ has stalled!(ブランチ @@branch-id@@ が停止されました。)You have received this notification from @@notification-host@@.(この通知は、@@notification-host@@ から受信されました。)

ブランチ番号が 4868 で、サーバー名が ServerXYZ の場合、管理者は次の内容の電子メールを受け取ります。

Branch 4868 has stalled!(ブランチ 4868 が停止されました。)You have received this notification from ServerXYZ.(この通知は、ServerXYZ から受信されました。)

Business Activity Monitoring 接続の設定

オプションで提供されるモジュールである Business Activity Monitoring(BAM)では、操作と主要なパフォーマンスインジケーターのリアルタイムでの表示を可能にする、一連の操作ダッシュボードを使用できます。

BAM の設定ページでは、BAM を実行するサーバーへの接続を設定して、プロセス関連のイベントを追跡し、そのサーバーに送信できます。

  1. 管理コンソールで、サービス/Forms ワークフロー/サーバー設定/BAM の設定をクリックします。

  2. 「BAM ホスト」ボックスに、BAM を実行するサーバーの名前を入力します。デフォルトは localhost です。

  3. 「BAM ポート」ボックスに、BAM を実行するサーバーに接続するときに使用するポートを入力します。デフォルトの BAM ポートは、JBoss で 8080、WebLogic で 7001、WebSphere で 9080 です。

  4. 「サーバーホスト」ボックスに、ホスト forms サーバーの名前または IP アドレスを入力します。デフォルト値は localhost です。

  5. 「サーバーポート」ボックスに、forms サーバーで使用されるポート番号を入力します。

  6. 「ユーザー名」ボックスおよび「パスワード」ボックスに、BAM サーバーにアクセスするための適切なユーザー ID とパスワードを入力します。デフォルトのユーザー名は「CognosNowAdmin」、デフォルトのパスワードは「manager」です。

  7. 「保存」をクリックします。

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