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企業は、膨大な数のフォーム、様々なバックエンドシステム、オンラインやオフラインのデータソースからデータを収集します。また、状況に応じて様々なユーザーがレビューや承認プロセスを繰り返し実施する必要があります。 

内部および外部オーディエンスのレビューや承認プロセスと併せて、大規模な組織や事業では反復タスクを実施しています。例えば、PDF ドキュメントの別フォーマットへの変換などを行います。これらのタスクは、手動で行うと多くの時間とリソースを要します。企業には、ドキュメントに電子署名する法的要件が課せられます。またフォームのデータを今後使用するために事前に定義されたフォーマットでアーカイブする必要があります。

OSGi 上の Forms 中心のワークフローの導入

AEM ワークフローを使用することで、アダプティブフォームベースのワークフローをすばやく構築することができます。これらのワークフローをレビューや承認、ビジネスプロセスフローに使用して、ドキュメントサービスを開始したり、Adobe Sign 署名ワークフローと統合したり、また類似の操作を行うことができます。例えば、クレジットカードの申し込み処理や従業員の休暇申請の承認ワークフローを実行し、フォームを PDF ドキュメントに保存できます。さらに、これらのワークフローは組織内やネットワークファイアウォール全体で使用することができます。

OSGi 上の Forms 中心のワークフローにより、OSGi スタック上の様々なタスクに対するワークフローをすばやく作成してデプロイすることができます。完全な Process Management 機能を JEE スタックにインストールする必要はありません。ワークフローの開発と管理では、従来の AEM ワークフロー機能と AEM インボックス機能が使用されます。ワークフローにより、複数のソフトウェアシステム、ネットワーク、部門、組織にわたる実際のビジネスプロセスを自動化するための基礎が構築されます。 

これらのワークフローは一度設定すると、手動でトリガーして定義済みプロセスを完了することも、ユーザーによるフォームまたは Correspondence Management レターの送信時にワークフローをプログラムで実行することもできます。この拡張 AEM ワークフロー機能により、2 つの類似した機能を AEM Forms で使用することができます。デプロイメントを計画する際に、どちらの機能を使用するかを決める必要があります。OSGi での Forms 中心の AEM ワークフローと JEE での Process Management の比較を参照してください。さらに、デプロイメントトポロジーについては、「AEM Forms のアーキテクチャとデプロイメントトポロジー」を参照してください。

OSGi 上の Forms 中心のワークフローは、AEM インボックスを拡張し、AEM ワークフローエディターに追加のコンポーネント(ステップ)を提供することで、AEM Forms 中心のワークフローをサポートします。拡張 AEM インボックスは、AEM Forms ワークスペースと同様の機能を持ちます。人間中心のワークフロー(承認やレビューなど)とともに AEM ワークフローを使用して、ドキュメントサービスに関する操作(PDF の生成など)と、Adobe Sign による電子署名処理を自動化することができます。

次の図は、OSGi 上の Forms 中心のワークフローを作成、実行、監視するためのエンドツーエンドの手順を示します。

Introduction-to-aem-forms-workflow

事前準備

  • ワークフローは、実世界のビジネスのプロセスを表すものです。実世界のビジネスプロセスを維持し、そのビジネスプロセスの参加者のリストを準備しましょう。また、ワークフローの作成を開始する前にコラテラル(アダプティブフォーム、PDF ドキュメントなど)を準備しましょう。
  • ワークフローには複数のステージが含まれることがあります。これらのステージは、AEM インボックスに表示され、ワークフローの進捗のレポートに役立てられます。ビジネスプロセスを論理ステージに分割します。
  • AEM ワークフローのタスクの割り当て手順で、電子メール通知をユーザーまたは担当者に送信するように設定することができます。これにより、電子メール通知を有効にすることができます。
  • ワークフローでは、電子署名に Adobe Sign も使用することができます。ワークフローで Adobe Sign を使用する予定がある場合、ワークフローで使用する前に AEM Forms 用の Adobe Sign の設定を行う必要があります。

ワークフローモデルの作成

ワークフローモデルは、ビジネスプロセスのロジックとフローで構成されます。これは、ステップの連続で構成されます。これらのステップは、AEM のコンポーネントです。必要に応じて、ワークフローステップをパラメーターやスクリプトを使用してさらに機能性や制御が高くなるように拡張することができます。初期状態で使用できる AEM ステップに加えて、AEM Forms はいくつかのステップを提供しています。AEM と AEM Forms のステップの詳細なリストについては、「AEM ワークフローステップのリファレンス」と「OSGi 上の Forms 中心のワークフロー - ステップのリファレンス」を参照してください。

AEM には、提供されているワークフローステップを使用してワークフローモデルを作成するための直感的なユーザーインターフェイスが用意されています。ワークフローモデルを作成するためのステップごとの手順については、「ワークフローモデルの作成」を参照してください。次の例では承認およびレビューワークフローでワークフローモデルを作成するためのステップごとの手順が示されています。

注意:

ワークフローモデルを作成または編集するには、workflow-editor グループのメンバーである必要があります。

承認およびレビューワークフローのモデルの作成

承認およびレビューワークフローは、判断に人間の介入を必要とするタスクに使用されます。次の例では、金融機関本部で記入される住宅ローン申し込み用のワークフローモデルを作成します。アプリケーションが記入されると、承認に送信されます。その後、承認されたアプリケーションは申込者に送信され、Adobe Sign を使用した電子署名が求められます。

サンプルは、下記に添付されたパッケージとしてご利用いただけます。パッケージマネージャーを使ってサンプルをインポートしてインストールします。また、申込みのワークフローモデルを手動で作成するには、次の手順を実行します。

ダウンロード

  1. ワークフローモデルコンソールを開きます。デフォルトの URL は http://[Server]:[port]/libs/cq/workflow/admin/console/content/models.html/etc/workflow/models です。

  2. 作成」を選択してから、「モデルを作成」を選択します。ワークフローモデルを追加ダイアログが表示されます。

  3. タイトル」と「名前」(オプション)を入力します。例えば、住宅ローン申し込みと入力します。「完了」をタップします。

  4. 新しく作成されたワークフローモデルを選択して「編集」をクリックします。これで、ワークフローステップを追加してビジネスロジックを構築できます。新しいワークフローモデルを初めて作成する場合、次のものが含まれます。

    • フローの開始ステップと終了ステップ。これらのステップは、ワークフローの始まりと終わりを表します。これらのステップは必須で、編集または削除できません。
    • サンプルの参加者ステップの名前は「手順 1」です。このステップは、作業項目を管理者ユーザーに割り当てるように設定されています。このステップを削除します。
  5. 電子メール通知を有効にします。OSGi 上の Forms 中心のワークフローのタスクの割り当て手順で、電子メール通知をユーザーまたは担当者に送信するように設定することができます。電子メール通知を有効にするには、以下の設定を実行します。

    1. AEM Configuration Manager(http://[server]:[port]/system/console/configMgr)に移動します。

    2. Day CQ 電子メールサービスの設定を開きます。「SMTP サーバーのホスト名」、「SMTP サーバーポート」、「送信元アドレス 」フィールドの値を指定します。「保存」をクリックします。

    3. Day CQ Link Externalizerの設定を開きます。「ドメイン」フィールドで、ローカルインスタンス、オーサーインスタンス、発行インスタンスの実際のホスト名 / IP アドレスとポート番号を指定します。「保存」をクリックします。

  6. ワークフローステージを作成します。ワークフローには複数のステージが含まれることがあります。これらのステージは、AEM インボックスに表示され、ワークフローの進捗をレポートします。 

    ステージを定義するには、 アイコンをタップしてワークフローモデルのプロパティを表示し、「ステージ」タブを開いてワークフローモデルのステージを追加して、「保存して閉じる」をタップします。住宅ローン申し込みのサンプルでは、ローン申請、ローン申請ステータス、署名予定ドキュメント、署名済みローンドキュメントのステージを作成します。

     

  7. タスクの割り当て」ステップブラウザーをワークフローモデルにドラッグアンドドロップします。これをモデルの最初のステップにします。

    タスクの割り当てコンポーネントは、ワークフローの作成したタスクをユーザーまたはグループに割り当てます。このコンポーネントにより、タスクの割り当てだけでなく、タスクで使用するアダプティブフォームや非インタラクティブ PDF を指定することもできます。アダプティブフォームはユーザーからの入力を受け付けるために必要であり、非インタラクティブ PDF または読み取り専用アダプティブフォームはレビュー専用ワークフローに使用されます。

    また、タスクの動作を制御するためにステップを使用することもできます。例えば、レコードのドキュメントの自動作成、特定のユーザーまたはグループへのタスクの割り当て、送信済みデータのパス、事前入力されるデータのパス、デフォルトアクションが対象になります。タスク割り当てのオプションについては、「OSGi 上の Forms 中心のワークフロー - ステップのリファレンス」を参照してください。

    WorkFlow-Editor

    住宅ローンのサンプルでは読み取り専用のアダプティブフォームを使用してタスクの割り当て手順を設定し、タスクの完了後に PDF ドキュメントを表示します。また、ローン申請を承認できるユーザーグループも選択します。「アクション」タブで、「送信」オプションを無効にします。ルート変数を指定します。例えば、actionTaken のように指定します。また、承認と拒否のルートを追加します。ルートは、AEM インボックスでは別のアクション(ボタン)として表示されます。ワークフローでは、ユーザーがタップした操作(ボタン)に基づいてブランチが選択されます。

    セクションの始めに示すサンプルパッケージを読み込むことにより、サンプルの住宅ローン申し込みに設定されているタスクの割り当て手順のすべてのフィールドの値セットを入手できます。

  8. OR 分割コンポーネントをステップブラウザーからワークフローモデルにドラッグアンドドロップします。OR 分割は、ワークフロー内に分割を作成し、以降は 1 つのブランチだけがアクティブになります。これを使用すると、ワークフローに条件付き処理パスを導入できます。必要に応じて、各ブランチにワークフローステップを追加できます。

    OR 分割のプロパティを開き、ブランチ 1 とブランチ 2 に次のコードスニペットを追加します。これらのコードスニペットにより、AEM インボックスのユーザーアクションに基づいてブランチを選択できるようになります。 

    ブランチ 1 のコードスニペット

    AEM インボックスで「承認」をタップすると、ブランチ 1 がアクティブになります。  

    function check(){
       var action = workflowData.getMetaDataMap().get("actionTaken","");
    log.info("action " + action);
       return action=="Approve";
    }

    ブランチ 2 のコードスニペット

    AEM インボックスで「拒否」をタップすると、ブランチ 2 がアクティブになります。   

    function check(){
       var action = workflowData.getMetaDataMap().get("actionTaken","");
    log.info("action " + action);
       return action=="Reject";
    }
  9. その他のワークフローステップを追加し、ビジネスロジックを構築します。

    住宅ローンのサンプルでは、以下の画像に示すように、1 つのレコードのドキュメント、2 つのタスクの割り当て手順、1 つのドキュメントの署名ステップをモデルのブランチ 1 に追加します。タスクの割り当て手順の 1 つは申請者の署名予定ローンドキュメントの表示と送信に使用し、もう 1 つは、署名済みドキュメントの表示に使用します。また、ブランチ 2 にタスクの割り当てコンポーネントも追加します。AEM インボックスで「拒否」をタップすると、ブランチ 2 がアクティブになります。  

    サンプルの住宅ローン申し込みに設定されているタスクの割り当て手順、レコードのドキュメント手順、ドキュメントの署名手順のすべてのフィールドの値セットは、セクションの始めに示す場所からダウンロードできます。

    ワークフローモデルが準備できました。ワークフローを様々な方法で起動することができます。詳しくは、「OSGi 上での Forms 中心のワークフローの起動」を参照してください。

    WorkFlow-Editor-mortgage

Forms ベースのワークフローアプリケーションの作成

アプリケーションは、ワークフローに関連付けられているアダプティブフォームです。インボックス経由でアプリケーションが送信されると、関連するワークフローが起動します。AEM インボックス および AEM Forms アプリケーションで、フォームワークフローをアプリケーションとして使用できるようにするには、以下の手順でワークフローアプリケーションを作成します。

注意:

ワークフローアプリケーションを作成して管理するには、fd-administrator グループのメンバーである必要があります。

  1. AEM オーサーインスタンスで、フォームワークフローアプリケーションを管理に移動し、「作成」をタップします。

  2. ワークフローアプリケーションの作成ウィンドウで、以下に示すフィールドの入力情報を指定して「作成」をタップします。新しいアプリケーションが作成され、ワークフローアプリケーション画面にリストされます。

     

    フィールド 説明
    タイトル タイトルは AEM インボックスに表示され、ユーザーがアプリケーションを選択するのに役立ちます。タイトルは、内容が分かりやすいものにしてください。例えば、預金口座開設アプリケーションのようにします。
    名前   アプリケーションの名前を指定します。英数字、ハイフン、アンダースコア以外の文字はすべてハイフンで置き換えられます。 
    説明 説明は、AEM インボックスに表示されます。アプリケーションに関する詳細な情報を説明フィールドに入力します。例えば、アプリケーションの目的を入力します。
    アダプティブフォーム

    アダプティブフォームのパスを指定します。ユーザーがアプリケーションを起動すると、指定したアダプティブフォームが表示されます。

    注意:ワークフローアプリケーションは、1 ページを超えたり Apple iPad でスクロールを必要としたりするフォームや PDF ドキュメントをサポートしません。アプリケーションを Apple iPad で開く際にアダプティブフォームや PDF ドキュメントが 1 ページを超える場合は、フォームのフィールドや 2 ページ目のコンテンツが失われます。

    アクセスグループ

    グループを選択します。アプリケーションは、選択されたグループのメンバーにのみ AEM インボックスで表示されます。アクセスグループオプションを使用すると、ワークフローユーザーグループのすべてのグループを選択することができます。 


    事前入力サービス アダプティブフォームの事前入力サービスを選択します。
    ワークフローモデル アプリケーションのワークフローモデルを選択します。ワークフローモデルは、ビジネスプロセスのロジックとフローで構成されます。
    データファイルのパス crx-repository のデータファイルのパスを指定します。パスは、アダプティブフォームのペイロードに対する相対パスとなり、データファイルの名前が含まれます。必ず拡張子を含む完全なファイル名を指定してください(該当する場合)。例えば、[payload]/data.xml のようになります。 
    添付ファイルのパス crx-repository の添付ファイルフォルダーのパスを指定します。添付ファイルのパスは、ペイロードの場所に対する相対パスです。例えば、[payload]/data.xml のようになります。 
    レコードのドキュメントのパス crx-repository のレコードファイルのドキュメントのパスを指定します。パスは、アダプティブフォームのペイロードの場所に対する相対パスです。必ず拡張子を含む完全なファイル名を指定してください(該当する場合)。例えば、[payload]/DOR/creditcard.pdf のようになります。

OSGi 上での Forms 中心のワークフローの起動

AEM インボックスからのアプリケーションの送信

作成したワークフローアプリケーションは、インボックスでアプリケーションとして使用できます。workflow-users グループのメンバーであるユーザーは、関連するワークフローをトリガーするアプリケーションを入力して送信できます。AEM インボックスを使用してアプリケーションを送信し、タスクを管理する方法について詳しくは、「AEM インボックスでの Forms アプリケーションとタスクの管理」を参照してください。

AEM Forms アプリケーションからのアプリケーションの送信

AEM Forms アプリケーションは、AEM Forms サーバーと同期されます。アカウントで AEM Forms アプリケーションを使用して、フォームデータ、タスク、ワークフローアプリケーション、保存済み情報(ドラフト、テンプレート)を変更することができます。詳しくは、「AEM Forms アプリケーション」と関連記事を参照してください。

アダプティブフォームの送信

アダプティブフォームの送信アクションを、アダプティブフォームの送信時にワークフローを開始するように設定することができます。アダプティブフォームでは、AEM ワークフローを起動送信アクションにより、アダプティブフォームの送信時にワークフローが開始するようにできます。送信アクションについて詳しくは、「送信アクションの設定」を参照してください。AEM Forms アプリケーションを使用してアダプティブフォームを送信するには、アダプティブフォームのプロパティで「AEM Forms アプリケーションと同期」オプションを有効にします。

アダプティブフォームを設定して、ワークフローの同期、送信、トリガーを AEM Forms アプリケーションから実行することができます。詳しくは、「フォームの操作」を参照してください。

監視フォルダーの使用

管理者(fd-administrator グループのメンバー)はネットワークフォルダーを設定することにより、ユーザーがそのフォルダーにファイル(PDF ファイルなど)を配置すると、設定済みワークフローが実行されるようにすることができます。ワークフローが完了したら、結果のファイルを指定した出力フォルダーに保存できます。このようなフォルダーを監視フォルダーと呼びます。監視フォルダーがワークフローを起動するよう設定するには、以下の手順を実行します。

  1. AEM オーサーインスタンスで、フォーム/監視フォルダーの設定に移動します。 既に設定されている監視フォルダーのリストが表示されます。

  2. 新規」をタップします。フィールドのリストが表示されます。次のフィールドの値を指定して、ワークフローに監視フォルダーを設定します。

    フィールド 説明
    名前 監視フォルダーの名前を指定します。このフィールドは、英数字のみサポートします。
    パス 監視フォルダーの物理的な位置を指定します。クラスター環境では、AEM クラスターノードからアクセスできる共有ネットワークフォルダーを指定します。
    次を使用してファイルを処理 ワークフロー」オプションを選択します。
    ワークフローモデル ワークフローモデルを選択します。
    出力ファイルパターン 出力ファイルと出力ディレクトリのディレクトリ構造を指定します。出力ファイルと出力ディレクトリのパターンを指定することもできます。
  3. 詳細設定」をタップします。以下のフィールドの値を指定して「作成」をタップします。ワークフローを起動するように監視フォルダーを設定することができます。これで、監視フォルダーの入力ディレクトリにファイルが配置されるといつでも、指定されたワークフローがトリガーされます。

    フィールド 説明
    ペイロードマッパーフィルター 監視フォルダーを作成すると、crx-repository にフォルダー構造を作成します。このフォルダー構造はワークフローへのペイロードとして使用されます。AEM ワークフローをマッピングして監視フォルダー構造からの入力を受け入れるようにするスクリプトを記述することができます。初期設定済みの実装を使用することができ、ペイロードマッパーフィルターにリストされます。カスタムの実装がない場合は、デフォルトの実装を選択します。

    「詳細設定」タブには多数のフィールドが含まれています。これらのほとんどのフィールドにはデフォルトの値が指定されています。すべてのフィールドについて詳しくは、「監視フォルダーの作成または設定」の記事を参照してください。

インタラクティブ通信またはレターの送信

インタラクティブ通信またはレターを送信する際に、OSGi 上の Forms 中心のワークフローを関連付けて実行することができます。通信の管理では、ワークフローを使用して、インタラクティブ通信とレターの後処理が実行されます。例えば、最終的なレターの送信、印刷、Fax、アーカイブでワークフローが使用されます。詳しい手順については、「インタラクティブ通信とレターの後処理」を参照してください。

追加設定

電子メールサービスの設定

AEM ワークフローの「タスクを割り当て」ステップと「電子メールを送信」ステップを使用して、電子メールを送信することができます。電子メールを送信するために必要な電子メールサーバーと各種の設定を指定するには、以下の手順を実行します。

  1. AEM Configuration Manager(http://[server]:[port]/system/console/configMgr)に移動します。

  2. Day CQ 電子メールサービスの設定を開きます。「SMTP サーバーのホスト名」、「SMTP サーバーポート」、「送信元アドレス 」フィールドの値を指定します。「保存」をクリックします。

  3. Day CQ Link Externalizerの設定を開きます。「ドメイン」フィールドで、ローカルインスタンス、オーサーインスタンス、発行インスタンスの実際のホスト名 / IP アドレスとポート番号を指定します。「保存」をクリックします。

ワークフローインスタンスの削除

ワークフローインスタンスの数を最小限に抑えるとワークフローエンジンのパフォーマンスが向上します。このため、完了したまたは実行中のワークフローインスタンスをリポジトリから定期的に削除できます。詳しくは、「ワークフローインスタンスの定期的な削除」を参照してください。

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