教室

概要

管理者は教室の場所のライブラリを設定することができます。 場所の名前や座席の上限のほかに、場所の URL などの情報を含むメタデータを、各教室の場所に対して設定することが可能です。 作成者と管理者は事前設定されたこれらの教室の場所を用いて、インストラクターによるトレーニングイベント(教室モジュール)を設定できます。

以下の 2 つの方法に沿って教室の場所を追加します。

UI を用いた教室の追加

UI を用いて教室の場所を追加することができます。

  1. 管理者アプリ(管理者の役割の UI)で、 「設定」 > 「教室の場所」をクリックします。

  2. 「さらに追加」ボタンをクリックします。

  3. 「教室の場所」 ダイアログボックスで、以下の情報を入力します。

    • 「教室の場所名」を入力します。 一意の名前を使用してください。 それ以外の場合は、Learning Manager でエラーメッセージが表示されます。
    • 場所の説明を「場所の情報」フィールドに入力します。 ただしこれは任意のフィールドです。
    • 「場所の URL」を入力します。 学習者はこの情報を教室の詳細で確認することができます。 必要に応じて URL をマップの場所の URL に設定することもできます。 ただしこれは任意のフィールドです。
    • 「座席の上限」フィールドに使用可能な席数を入力します。 これにより教室の座席数が示されます。 この値はインストラクターによる実際のトレーニングイベントを作成する際に変更することができます。
    教室の場所を追加
    教室の場所を追加

場所を追加すると、 「設定」 > 「教室の場所」 ページに会議室が一覧表示されます。

教室の場所リスト
教室の場所リスト

リストには以下のフィールドが表示されます。

場所名 - 教室の場所の名前

今後のセッション - 該当する場所で開催されるイベント数 番号をクリックすると、ダイアログボックスに詳細が表示されます。

予定されているセッションのリスト
予定されているセッションのリスト

このダイアログボックスには、セッション名、セッションを含むトレーニング名、セッションスケジュールなど、各セッションの詳細が表示されます。 表示される時間は、学習者のシステムタイムゾーンに応じて調整されます。

教室がどのセッションにも使用されていない場合、または教室が過去のセッションに関連付けられている場合は、「今後のセッション」フィールドにゼロと表示されます。

場所の URL - 教室の場所を作成する際に入力した URL

場所の情報 - 教室の作成時に入力した教室の情報

CSV を用いた教室の追加

教室の情報を含む CSV をインポートし、教室の場所を追加することも可能です。

「管理者アプリ」 > 「設定」 > 「教室の場所」で、「場所の CSV をインポート」ボタンをクリックします。 CSV ファイルが含まれている場所を参照し、ファイルを選択します。

CSV ファイルでは以下のフィールドを用いて、教室の場所に関する情報が保存されます。

  • 名前
  • 情報
  • URL
  • 座席の上限

ヘッダーはカスタマイズすることができます。

CSV ファイルには、すべての列をここで指定した順序で含めなければなりません。

CSV ファイルがシステム上でインポートされると、場所がライブラリに追加されます。

教室の検索

作成者または管理者は場所の名前を入力することで、表示される結果を適宜確認することができます。 また表示された結果から場所を選択することも可能です。 タイプアヘッドの結果に場所が表示されない場合でも、ユーザーは新しい教室の場所名を追加することができます。 セッション作成ワークフローを用いて作成された場所の名前は、管理者が作成した場所のライブラリには追加されません。

教室が追加されると、所定期間における教室の予約状況が学習プラットフォームに表示されます。 また別の時間枠が候補として提示されるため、 作成者は同じ教室の場所を使用するにあたり、ミーティングの時間を調整することができます。

教室の検索
教室の検索

所定のインストラクターリストに限定

教室またはバーチャル教室セッションを作成するにあたり、現在は登録ユーザーであれば誰でもインストラクターとして追加することができます。 この機能については本リリースでも変更はありません。

ただし管理者には、学習プラットフォームでインストラクターに指定されるユーザーを管理するためのオプションが別途付与されました。 これにより新しいインストラクターが、セッションの作成時に誤って追加されるのを防ぐことができます。

管理者

管理者は「インストラクターの管理」オプション(「管理アプリ」 > 「設定」 > 「一般」)を選択し、所定のインストラクターのみがセッションのインストラクターとして追加可能であることを確認できます。

インストラクターを設定するにあたり、管理者は「管理」 > 「ユーザー」を選択のうえ「ユーザー管理」ページを開き、インストラクターの役割を(「アクション」 > 「役割の割り当て」で)ユーザーに割り当てます。

作成者

管理者が「インストラクターの管理」オプションを選択した場合、作成者はインストラクターの役割を持つユーザーのみを検索し、教室セッション、バーチャル教室セッション、チェックリスト、およびファイル送信モジュールに追加することができます。

また作成者は以下の操作を実行することが可能です。

  • 既存セッションのインストラクターを追加および削除。
  • インストラクターが 1 人以上割り当てられている既存セッションにインストラクターを追加。

このため管理者が「インストラクターの管理」オプションを有効化した場合は、インストラクターの役割を持つユーザーのみをインストラクターとして追加することができます。

注:これは CSV ファイルを用いてセッションを移行する際には適用されません。 この場合はインストラクターの役割を持たないユーザーをインストラクターとして追加することが可能です。

既存セッションのキャンセル

概要

作成者または管理者は必要に応じてセッションをキャンセルし、スケジュールを再設定することができます。

ユーザーがセッションをキャンセルすると、ミーティングのキャンセルを通知する電子メールが、登録されているすべての学習者およびインストラクターにシステム上で送信されます。 電子メールには更新済みのセッション情報が記載されます。

セッションをキャンセルする際は、「セッションのキャンセル」テンプレートを用いるのが有効です。

「コースのインスタンス」 ページでは、コースのインスタンス下に表示されるすべてのセッションで、セッションのキャンセルオプションが使用できます。

セッションのキャンセル
セッションのキャンセル

「セッションのキャンセル」リンクをクリックすると、警告メッセージが表示されます。

警告メッセージのダイアログボックスで「続行」をクリックすると、システム上でセッションがキャンセルされます。

またセッションをキャンセルすると、システム上で以下の情報もクリアされます。

  • セッションの開始日
  • セッションの終了日
  • セッションの開始時間
  • セッションの終了時間
  • セッションに追加されたインストラクター
  • バーチャル教室の URL
  • セッションに追加された場所 / 会場
  • インストラクターが追加したキャンセル待ちの上限

管理者

管理者は「コースのインスタンス」 ページでセッションをキャンセルすることができます。 管理者がセッションをキャンセルすると、座席の上限を除くすべてのセッション情報がシステム上でクリアされます。

また管理者は以下の操作を実行することが可能です。

  • セッションに登録済みの学習者とキャンセル待ちの学習者を表示。
  • キャンセル済みのセッションを含むコースから学習者の登録を解除。
  • キャンセルされたセッションの出席を記録。
  • キャンセル済みのセッションを含むコースを完了としてマーク。
  • キャンセルされたセッションのスケジュールを再設定。
  • スケジュールの再設定時に、キャンセル済みのセッションにインストラクターを追加。

トレーニングのインスタンスに登録された学習者は、キャンセル後も引き続き登録が保持されます。 登録ステータス(登録確認済み、キャンセル待ち、マネージャ承認待ちなど)は変更されません。 これにより管理者は、キャンセル済みのセッションを後で設定およびスケジュールを再設定することができます。

作成者

作成者は「コースのインスタンス」 ページでセッションをキャンセルすることができます。 作成者がセッションをキャンセルすると、座席の上限を除くすべてのセッション情報がシステム上でクリアされます。

このため作成者は「セッションのキャンセル」リンクを通じて、同一または異なるコースのインスタンスで使用可能な、教室またはバーチャル教室セッションをキャンセルすることができます。

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