Salesforce 用 Adobe Sign パッケージ(バージョン 18)の 2016 年 10 月更新に含まれる新機能と変更点を説明します。

概要

Salesforce の 2016 年春リリースで Lightning Experience が導入されたのに続き、Salesforce 用 Adobe Sign パッケージの最新の更新では「Lightning Ready」を導入します。Lightning Experience を有効にするかどうかはユーザー次第で、Lightning Experience を有効にした後も、Salesforce Classic にいつでも戻すことができます。

Lightning では、左側のナビゲーションメニューから Salesforce オブジェクトに素早くアクセスできます。アプリケーションランチャーを使用して、Adobe Sign 統合パッケージにアクセスできます。

詳しくは、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience での各項目の検索」を参照してください。

注意:

既存のアカウント設定とプロセスを保持するために、これらの新機能はご使用のアカウントで徐々に利用できるようになります。ご使用のアカウントでこれらの機能をすぐに利用したい場合は、クライアントサクセスマネージャーにお問い合わせください。

Lightning Experience

Lightning Experience の有効化

 Lightning Experience の有効化は簡単です。

  1. 設定」から、以下の操作をおこないます。
  2. ビューを切り替える前に、左側にあるナビゲーションメニューの「Lightning Experience」をクリックして、デフォルト設定を変更します。
  3. プロファイルメニューから「 Lightning Experience に切り替え」を選択して、Lightning ビューに変更します。
Lightening に切り替えるための SFDC 設定

詳しくは、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience の有効化」を参照してください。

 

Salesforce Classic に戻る

Lightning Experience から Salesforce Classic に戻るのも簡単です。右上隅にあるプロファイル画像をクリックし、メニューから「Salesforce Classic に切り替え」を選択するだけです。

右上隅にあるプロファイル画像をクリックし、「Salesforce Classic に切り替え」を選択します。

Adobe Sign 統合アプリケーションへのアクセス

Lightning を有効にした後は、アプリケーションランチャーをクリックして使用可能なアプリケーションを表示し、その中から「Adobe Sign」をクリックできます。

詳しくは、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience で別のアプリケーションを開く」を参照してください。

アプリケーションランチャー

Adobe Sign のメニューが表示されます。このメニューから、使い慣れた Adobe Sign のページや機能にすべてアクセスできます。契約を管理ページと Adobe Sign 管理者ページは、現時点では Salesforce Classic でのみ使用できます。

Adobe Sign のメニューの表示

Lightning Experience では、Adobe Sign のページがすっきりとした新しい外観になっています。

Adobe Sign Lightning Experience

拡張された契約書ページ

拡張された契約書ページは、Salesforce Classic と Lightning の両方で使用できます。この新しい契約書ページを使用するには、拡張された契約書ページスタイルを事前に有効にする必要があります。

拡張された契約書レイアウトエクスペリエンス

拡張された契約書ページレイアウトは、従来のレイアウトの機能だけでなく、いくつかの追加機能も提供します。このページは、Salesforce Classic と Lightning の両方で使用できます。

拡張された契約書ページに移動するには、Lightning ページのアイテムメニューから、または Classic ページの左側にあるナビゲーションメニューから「Agreements(契約)」を選択します。

拡張された契約書ページレイアウト

1. 上記のように、受信者に番号が付けられるようになりました。この番号を使用して受信者の順序を変更し、順次ルーティングとハイブリッドおよび並行ルーティングを作成できます。

2. 送信者は「自分を追加」を使用して、自分自身を受信者としてルーティング順序の先頭または最後だけでなく、任意の順序にすぐに追加できます。

3. グループを受信者として指定できます。

4.プライベートメッセージを追加できます。メッセージバブルアイコンをクリックすると、プライベートメッセージを追加ダイアログが表示されます。このアイコンは、メッセージがあると薄い灰色で表示されます。

5. ID を確認します。

トランザクションの詳細を定義します。

6.関連する契約を選択します。

受信者の電子メールアドレスを入力します。

7.文書ライブラリまたはオンラインストレージアカウントからファイルを選択します。「ファイルを追加」をクリックして、ファイルを選択ダイアログと有効なすべてのファイルソースにアクセスできます。

新しい受信者の役割:委任者

承認者と署名者に加えて、委任者を受信者ワークフローに追加できるようになりました。委任者は契約書を受信しますが、署名は求められません。  委任者は自分が選んだ承認者や署名者に契約書を転送します。

署名プロセスが進行するまで、署名者/承認者がわからない状況では、委任者を使用するのが適しています。この 2 つの新しい役割を使用して署名の収集をすぐに始めて、後工程における適切な受信者の識別は後ですることができます。

Salesforce の委任者の役割

プライベートメッセージ

署名用または承認用文書を送信する前に、署名プロセスに含まれる各受信者への固有のメッセージを作成できます。メッセージを追加するには、プライベートメッセージを追加アイコンをクリックします。

各受信者への固有のメッセージを作成します。

受信者は、署名プロセス中、プライベートメッセージをいつでも読むことができます。誰かが受信者の 1 人にメッセージを残していると、メッセージバブルの色が薄い灰色になります。

ハイブリッドルーティング

順次および並行ルーティングを作成するほかに、新しい受信者の順序設定機能を使用して、新しい送信ページで並行および順次コンポーネントを含むハイブリッドルーティングを作成することができます。ドラッグアンドドロップまたは順序指定を使用して署名順序を定義することで、同時に(並行して)署名する必要がある参加者や、順次署名する必要がある参加者を指定できます。

ハイブリッドルーティングの作成

1. 受信者の電子メールアドレスを入力します。

受信者の電子メールアドレスを入力します。

2. 2 番目に署名する 2 人の受信者 (この例では severtonea@gmail.comkmaggerstein@gmail.com)を指定するには、両者のルーティング順序フィールドに「2」と入力します。

両者のルーティング順序フィールドに「2」と入力します。

契約書を保存すると、severtonea@gmail.com と kmaggerstein@gmail.com の電子メールアドレスが 2 番目の位置に並行受信者として表示されます。その後に続く受信者の順序は、新しいルーティング順序を反映して更新されます。

その後に続く受信者の順序は、新しいルーティング順序を反映して更新されます。

受信者グループ

複数のチームメンバーにグループ全体の代表として署名する権限を与えると、署名プロセスを効率化できます。最初に、受信者グループを追加します。その後、そのグループに複数の受信者を追加します。グループに追加されている受信者の誰かがグループを代表して署名できます。受信者グループは Salesforce グループに統合されます。

受信者グループを追加します。

契約書の変更

新しい契約書変更機能を使用すると、契約をキャンセルして作成し直すのではなく、契約書をその場で修正できます。「契約書を変更」を使用して、文書を追加、削除、置換(削除して追加)および並べ替えることができます。オーサリング環境を使用してフィールドを変更することもできます。

この契約書の変更機能は、新しい送信ページでのみ使用できます。ただし、トランザクションが「変更可能」と見なされる基準を満たしていることを条件に、この機能を使用して変更できる契約書は、2015 年 11 月リリースより前に開始された契約書に限られます。変更可能な文書を選択すると、契約を管理ページに「契約書を変更」リンクが表示されます。変更可能な契約書とは、以下の基準を満たす契約書を指します。

  • 契約書が、署名または承認されていないこと、あるいは割り当てられている委任者によって署名者や承認者に委任されていないこと
  • 契約書に電子サインまたは Fax 署名が含まれていないこと
  • 契約書がワークフローから開始されていないこと

 

契約書の変更の管理

契約書の変更機能は組織全体で有効にする必要があります。この機能を有効にすると、各ユーザーのアカウントの「送信設定」オプションの最後に「送信者が署名用に送信した後に契約書を変更することを許可」チェックボックスが表示されます。

アカウント管理者とグループ管理者は、「アカウント」にある送信設定パラメーターの「文書の添付」セクションで「送信者が署名用に送信した後に契約書を変更することを許可」のオン/オフを切り替えることで、署名用に送信された文書を可能にするかどうかを指定できます。

「送信者が署名用に送信した後に契約書を変更することを許可」

契約書の変更

組織やグループで契約書の変更設定を有効にしていると、「署名用に送信」または「承認用に送信」セクションにある契約書を変更できます(詳しくは、「契約書の変更」を参照してください)。

1. 「契約を管理」タブをクリックします。

2. 「署名用に送信」または「承認用に送信」セクションで変更可能な契約書をクリックして選択し、右上隅に表示される契約書の説明をクリックします。

右上隅に表示される契約書の説明をクリックします。

制限された編集モードで送信ページが表示されます。「受信者」セクションと「メッセージ」セクションは変更できません。

送信ページ

この送信ページで、文書を追加、削除、置換(削除して追加)、並べ替えることができます。

文書を追加するには、次のいずれかの操作をおこないます。

  • ファイルを追加」をクリックします。
「ファイルを追加」をクリックします。
  • または、コンピューターから「ここに追加のファイルをドラッグ」領域にファイルをドラッグアンドドロップします。
コンピューターから「ここに追加のファイルをドラッグ」領域にファイルをドラッグアンドドロップします。
  • 文書を削除するには、右側の削除アイコン(X)をクリックします。
右側の削除アイコン(X)をクリックします。
  • 文書を並べ替えるには、グラブバーをクリックして、文書を新しい位置にドラッグします。
グラブバーをクリックして、文書を新しい位置にドラッグします。

「送信」の設定によっては、「署名フィールドをプレビューおよび追加」オプションを使用して、変更する契約書の文書にフォームフィールドを追加できる場合があります。

注意:

契約書を変更すると、送信者がオーサリング環境を使用して追加した元のフォームフィールドは破棄されます。ライブラリ文書にその作成時に追加されたフォームフィールドと、文書にテキストタグと共に追加されたフォームフィールドは、自動的に再処理されます。

  • フォームフィールドを追加する必要がない場合や、「署名フィールドをプレビューおよび追加」オプションを選択できない場合は、「更新」をクリックして変更内容を保存します。
  • フォームフィールドを追加する必要がある場合は、必要に応じて「署名フィールドをプレビューおよび追加」チェックボックスをオンにし、「更新」をクリックして、オーサリング環境を開きます。オーサリング環境での作業が完了したら、「更新」をクリックします。

契約書が既に署名済みの場合は、送信者が「更新」をクリックすると、この契約書は署名済み、承認済みまたは委任済みであることを示すメッセージが表示されます。

「契約書を変更できません」メッセージ

契約書の変更機能を組織全体で有効にしていなくても、署名用に送信された契約書を修正する方法がいくつかあります。

契約書の説明を下にスクロールすると、契約書を変更する 3 つの方法が表示されます。

トランザクションメタデータの「署名者を置き換え」および「署名済みのコピーをアップロード」リンク

既存の契約書に対して、署名者の置き換え、署名済みコピーのアップロード、有効期限の追加などをおこなうことができます。

現在の署名者を置き換えるには、新しい署名者の電子メールアドレスと、署名者を置き換える理由を入力します。例えば、本来の署名者がしばらくオフィスを留守にするので代理を立てる場合などが考えられます。必要事項を入力したら、「署名者を置き換え」ボタンをクリックします。

「現在の署名者を置き換え」インターフェイス

署名済みのコピーをアップロードするには、契約書の説明にある「署名者を置き換え」リンクをクリックします。新しい署名者の電子メールアドレスと、元の署名者を置き換える理由を簡単に入力します。元の署名者は、新しい署名者が署名を追加するまでは文書に署名できます。

「署名済み文書をアップロード」インターフェイス

有効期限を追加するには、契約書の説明にある「追加」リンクをクリックします。次に、カレンダーアイコンをクリックして有効期限を選択します。受信者に有効期限を通知したい場合は、「現在の受信者に通知」チェックボックスをオンにします。

有効期限を追加ウィンドウ

変更された契約書の署名、承認または委任

変更された契約書の受信者には、契約書が変更されたことが、署名、承認または委任をおこなう前に通知されます。

「契約書が変更されました」通知メッセージ

受信者は「OK」をクリックして続行できます。署名、承認または委任のプロセスは、通常どおりに進行します。

ただし、受信者が eSign ページにいるときに契約書が変更された場合は、受信者に変更に関する通知が表示され、「更新」をクリックして続行するよう指示されます。

「契約書が変更されました」エラーパネル

変更された契約書の履歴と監査証跡の表示

文書の変更に固有のイベント情報(契約書が変更された、契約書の変更が承認されたなど)は、契約を管理ページから表示できます。

1. 「契約を管理」タブをクリックします。

2. 契約書をクリックして選択し、ページの右側にある「履歴」タブをクリックします。

Adobe Sign の「管理」タブ

契約書のイベント履歴は情報パネルに表示されます。送信者が加えた変更に関するトランザクションと、受信者の変更承認に関するトランザクションが表示されます。

Adobe Sign のイベント一覧

3. 「履歴」フレームの右上隅にある「監査レポート」リンクをクリックして、PDF 版監査レポートを開きます。送信者が加えた変更に関するトランザクションと、受信者の変更承認に関するトランザクションが表示されます。

Adobe Sign の監査レポート

Salesforce オブジェクトあたり複数のテンプレート

Salesforce Lightning を使用しているユーザーの場合、バージョン 18 の統合では、管理者が SFDC オブジェクトで複数のテンプレートを使用可能にすることができます。  これにより、ユーザーや管理者が適切なテンプレートを選択して送信プロセスを開始できるようになります。例えば、ユーザーは現在、SFDC アカウントオブジェクトから MSA またはパートナー契約書を送信できますが、Lightning コンポーネントでは必要に応じて両方の契約書を使用できます。

契約テンプレート

Salesforce Lightning コンポーネントのサポート

Lightning Experience を使用している管理者は、Adobe Sign を SFDC の標準ページとカスタムページに新しい方法で非常に簡単に追加できます。アドビは、Adobe Sign 送信コンポーネント、Adobe Sign 契約書コンポーネントおよび Adobe Sign 契約書リストの 3 つのコンポーネントを提供しています。管理者はこれらを使用して適切なページを柔軟に作成できます。

拡張された Adobe Sign の管理者ページ

管理者ページがすっきりとした新しい外観になり、このページだけですべての機能を使用できるようになりました。タブはなくなりました。Lightning Experience に切り替えると、この新しい Adobe Sign の管理者ページを使用できます。

拡張された Adobe Sign の管理者ページ

強化されたセットアップウィザード

強化されたセットアップウィザードを使用して、Adobe Sign アカウントと Salesforce アカウントをリンクします。このセットアップウィザードは、Classic および Lightning ユーザーインターフェイスの両方から使用できます。アカウントがまだリンクされていない場合は、Salesforce 内から Adobe Sign を選択すると、セットアップウィザードが表示されます。  

強化されたセットアップウィザードを使用して、Adobe Sign アカウントと Salesforce アカウントをリンクします。

アカウントがリンクされて自動ステータス更新が有効になると、成功メッセージが表示されます。

アカウントがリンクされて自動ステータス更新が有効になると、成功メッセージが表示されます。

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