ServiceNow 用 Adobe Sign は、ServiceNow のインスタンス内から Adobe Sign の強力なツールに簡単にアクセスできるように開発された、カスタムの統合機能です。文書の署名および保管プロセスをクラウドに移行するための、堅牢なワークフローおよびカタログアイテムを構築するためのツールを提供します。

ワークフローの作成

ワークフローについて

ワークフローとは、Adobe Sign カタログアイテムのバックボーンとなるものです。変数の追加やアイテムの作成によって、適切なフィールドを備えたフォームを作成できますが、フォームの情報を取得して Adobe Sign が契約書を送信できるようにするワークフローも作成する必要があります。

以下に、経費報告書用のサンプルのワークフローを作成する手順を示します。


ワークフローメニューへのアクセス

管理者として、フィルターバーに「Workflows」と入力し、「Orchestration」にある「Workflow Editor」オプションを検索します。

1Workflow Menu

 

Workflow Editor」をクリックして、以下の Workflow ページを開きます。

2Workflow page-new

 

右側のパネルで、ワークフロー検索フィールドの右側にある「+」記号をクリックします。

これにより、「New Workflow」テンプレートページが表示され、新しいワークフローを作成するプロセスが開始されます。

  • ワークフローの名前を入力します。
  • ワークフローをテーブルに関連付けます。
3New Workflow

 

この経費報告書では、ワークフローに「Test Expense Report」という名前を付け、「Requested Item」テーブルを選択して、「Submit」をクリックします。

5Workflow name

 

Begin」および「End」のポイントを持つ基本的なワークフローが表示されます。

次に、このワークフローに部品を追加して、目的のワークフローを定義します。

6Workflow Designer

 

ワークフローでは、各部品が矢印でつながれます。この基本的なワークフローのレイアウトでは、単純に開始から終了にフローが設定されています。この間に部品を追加するために、矢印をクリックして Delete キーを押し、「Begin」から「End」への矢印を削除します。

7Workflow Designer

 

経費報告書アイテムを作成しているので、ユーザーに経費報告書を添付してもらいます。そのために、添付情報を取得できる Adobe Sign パックを追加します。

右側のパネルで「Packs」タブを選択して、このパックにアクセスします。

7Select Packs

 

Adobe Sign - Get Attachment Data」パックを画面上にドラッグすると、次のようなポップアップ設定ウィンドウが表示されます。

9Get Attachment Pack

 

フィールドに入力します。

  • Name:このパックに選択する名前です。
  • Stage:後でこのワークフローを見たときに、アイテムがどのステージかがわかるように、ステージを設定することができます。
    • この場合は、添付データを受け入れると、要求が承認されたことになります。
  • Adobe Agreement Name:ここには、フォームのフロントエンドの契約書名が挿入されます。
  • Adobe Email Address:Adobe Sign では、ServiceNow ユーザーアカウントを使用して、提出者の電子メールアドレス、提出者の上司、コストセンターを自動的に検出し、示された構文を使用してそれらの宛先に契約書を送信できます。
  • Adobe Msg:ServiceNow で作成できる、あらかじめ設定されたメッセージです。
10 Get Attachment PAck

 

Submit」をクリックして、パックの設定を保存します。

次に、「Begin」オブジェクトの「Always」ボックスをクリックして、新しいパックオブジェクトにドラッグします。

11 Workflow Designer

注意:

ワークフローでは、個別のオブジェクトをクリックしてドラッグし、見やすく整理することができます。

 

このワークフローの次のステップでは、添付ファイルをプレビューせずに受信者に送信します。

右側のメニューで「Packs」タブを選択し、「Send Attachment, No Preview」パックをドラッグして、ウィンドウに追加します。

パックの設定ウィンドウが表示されます。

12 Activity Properties

 

表示されるフィールドに入力するには、2 つの方法があります。

  • 手動でフィールド値を入力できます。
  • 右側の「Data」タブから適切なラベルをドラッグして、フィールドに値を入力します。
    • 例えば、「Data」タブから、エンコードされた本文のアイテムを必要とする任意のフィールドに「encodedBody」アイテムをドラッグします。
12Data Objexcts

ワークフローに追加する他のパックでもこれと同じ手順に従います。画面にドラッグして、フィールドに入力します。

このサンプルの経費報告書では、以下のパックが設定されています。

パック:Set Values

14 Set Values

パック:Wait For Condition

15 Wait for Connection

パック:Attach Signed Agreement

16 Attach Signed Agreemen t

パック:Set Values

17 Set Values

 

エディターウィンドウですべての部品を配置したら、それぞれを矢印でつなぎ、各ステップがワークフローの終了まで順番につながるようにします。

Failure」ブランチを「End」オブジェクトにドラッグして、重要なステップのいずれかでエラーが発生した場合はワークフローが終了するようにします。

18 Workflow Designer

 

すべての部品を論理的につなげたら、「Publish」をクリックして、ワークフローを公開します。

19 MEnu Options

 

ワークフローを公開したら、ワークフローをカタログアイテムに追加できます。

  • ワークフローを編集する場合は、このページに戻って「Checkout」をクリックします。


承認ワークフローのアクティビティの追加

Adobe Sign のカスタムワークフローアクティビティが含まれるワークフローに承認またはその他の一時停止を追加する場合は、フロントエンドのカタログの変数を取得する方法を変更する必要があることがあります。  契約書の空白のフィールドで問題が起きた場合や、変数が見つからないというエラーが発生した場合は(「「objectname」プロパティが未定義なので読み取れません」など)、変数を取得するアクティビティの「workflow」を「current」に変更する必要があることがあります。 

次に例を示します。

アクティビティで次の変数を使用している場合:

${workflow.variables.adobe_email_address}

ユーザーの電子メールアドレスを取得するには、以下に変更することが必要な場合があります。

${current.variables.adobe_email_address}

エラーを解決するためです。

これは、アクティビティが完了するまでワークフローが一時停止したときに発生するタイミングの問題によるものです。  

workflow_variables

注意:

この変更は、タイマーや承認など、一時停止が発生するアクティビティを使用している場合にのみ必要です。 

ワークフローをプロダクション環境で使用する前に、十分にテストすることを強くお勧めします。

注意事項/よくある間違い

問題の診断方法

カタログアイテムの送信時に問題が発生した場合は、ワークフローの問題を特定することがエラーを発見する最適な方法です。そのためには、カタログアイテムを実行し、フィルターバーに「Requested Items」と入力します。

20 Self-service Menu

 

依頼アイテムの一覧が表示されます。

レコードを並べ替えるには、列ヘッダーを使用します。問題を示している「State」または「Document Status」を探します。

アイテムレコードをクリックして、ワークフローのインスタンスを開きます。

20Recent Items Error

 

ワークフローのページが表示されたら、エラーを示しているパックを見つけます(オブジェクトヘッダーが赤色になっています)。これをクリックすると、カタログアイテムが現在ワークフローのどのアクティビティに位置するかが表示されます。

一般的に、実際のエラーは、ヘッダーが赤色になっているパックの直前のパックに原因があります(不正な値が渡されたことを示しています)。

21Error in Workflow

 

適切なボックスにマウスポインターを合わせて、エラーを特定します。

契約 ID エラー:通常、「Get Attachment Data」パックに関連して発生し、「Send Attachment」パックでエラーが現れます。通常、このエラーは、「Adobe Email Address」フィールドに誤った値が入力されたときや、このフィールドに入力されたユーザーの電子メールアドレスが有効ではないときに発生します。

  • 現在のユーザー、現在のユーザーの上司、コストセンターのマネージャーの電子メールアドレスがすべて入力されていることを確認します。
  • 現在のユーザーに上司が関連付けられていることを確認します。

接続エラー:「Adobe Sign Administration」パネルで、フィルターパネルに「Adobe Sign」と入力して、Adobe Sign への接続を確認します。次に、「Connect to Adobe」をクリックします。

カタログアイテムの作成方法

基本的に、ServiceNow のカタログアイテムとは、管理者が作成し、1 つのクリック可能なアイテムにカプセル化できる、何らかのアクションを実行するオブジェクトです。

以下の例では、前の節で作成した経費報告書ワークフローを利用します。

 

カタログアイテムの作成

管理者として、メニューのフィルターバーで「Catalog Items」と入力します。

23 Catalog Menu

Adobe Sign Administration の下の「Catalog Items」をクリックします。

Adobe Sign で作成されているすべてのカタログアイテムの一覧が表示されます。

23Catalog Items short

 

New」をクリックして、新しいカタログアイテムを作成します。

NEw Button

新しいカタログアイテムのテンプレートページが表示されます。

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

フィールドに、カタログアイテムの内容を示す適切な値を入力します。

1. Name:カタログアイテムの名前。わかりやすいように、先頭に「Adobe Sign -」を付けます。

2. Workflow:拡大鏡のアイコンをクリックして、このアイテムに追加するワークフローを選択します。

3. Icon:アイテムを表すアイコンの画像をアップロードします。

4. Short Description:短い説明を 1 文で入力します。

5. Description:カタログアイテムのすべての機能を表す詳しい説明を入力します。

6. Submit:カタログアイテムの定義が完了したら、「Submit」をクリックして保存します。

 

「Submit」をクリックすると、すべてのカタログアイテムの一覧が表示されます。

作成したアイテムをクリックし、一番下までスクロールして、変数フィールドを確認します。 

33 Catalog Variables

ここでは、カタログアイテムに変数を入力できます。

経費報告書の例では、3 つの変数が入力されています。

  • Adobe_agreement_name:この変数には、契約書の名前が設定されます。
  • Cost_center:この変数には、経費報告書の適切なコストセンターが設定されます。
  • Adobe_attach_macro:この変数には、ユーザーがアップロードする必要がある添付ファイルが設定されます。

 

サンプルの変数作成 - Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

Type」フィールドで「Single Line Text」が選択されています。契約名は短い値だからです。

35 Catalog Type

 

Question」フィールドに、ユーザーに質問として表示する内容を入力し、「Update」をクリックします。

36 Catalog Question

 

他の変数(コストセンターおよび添付マクロ)についても同じ操作をおこないます。

以下に例を示します。

変数:コストセンター

37 Catalog page


変数:添付マクロ

38 Catalog Type

 

フォームのフロントエンドの作成が終了したら、右上の「Try It」をクリックして試してみます。

フィールドにテスト項目を入力してみて、アイテムが動作するかどうか確認します。

39 Try It

カタログアイテムで契約書を送信

カタログアイテムを作成したら、ユーザーは、「Service Catalog」または「Service Portal」からアイコンを使用してアイテムにアクセスし、署名可能な文書(契約書)を送信できます。

 

Service Catalog:

フィルターバーに「Service Catalog」と入力し、表示されるメニューで「Service Catalog」をクリックします。

33 Service Catalog

アイテムは、Service Catalog ページの「Top Requests」または「Adobe Sign」アイテムにあります。

35Adobe Sign Item-rebrand

契約書アイテムの送信のステータス

契約書アイテムを送信した後、フィルターバーに「requested items」と入力し、表示されるメニューで「Requested Items」リンクをクリックすると、アイテムのステータスを確認できます。

36RequestedItem

 

Requested Items」では、これまでに呼び出したすべての依頼カタログアイテムを一覧表示したページが表示されます。

44 Request Catalog Items

 

一覧の任意のアイテムレコードをクリックすると、そのアイテムの具体的な詳細を示す新しいウィンドウが表示されます。

45 More Details

「自分の契約書」アイテムへのアクセス

各ユーザーは、フィルターバーに「my documents」と入力し、表示されるメニューで「My Documents」リンクをクリックして、自分が送信した契約書アイテムのみを表示できます。

39 Accessing MyDocs

My Documents」アイテムをクリックすると、そのユーザーに関連付けられているすべての文書(そのユーザーが他のユーザーに送信した契約書や、そのユーザーが署名した契約書)が表示されます。

47 My Documents

いずれかのアイテムをクリックすると、依頼と添付文書のステータスを示すページが表示されます。このアイテムは、レコードの保管場所としての役割を果たし、契約書受信者からのすべての必要なアクション、および(ダウンロード可能な)署名された文書をリアルタイムで確認できます。 

48 Specific Items


Service Portal

Service Catalog と同様に、Service Portal からもアイテムにアクセスできます。

 

Service Portal ページの作成:

フィルターバーに「Service Portal」と入力し、表示されるメニューで「Pages」リンクをクリックします。

42Service Portal Menu

ページにタイトルと ID を指定します。

Submit」をクリックしてページを作成します。

50 page title and id

ページを作成したら、アイテムをクリックして開きます。

下にスクロールして、「Open in Designer」をクリックします。

51 Related Links

ページに「4-4-4」コンテナをドラッグします。

52 4-4-4 Container

コンテナ内に(Widgets メニューから)「Icon Link」を配置します。

53 Icon link

鉛筆アイコンをクリックして、アイコンリンクを編集します。

54 Pencil

必要に応じてアイテムに入力します。以下に例を示します。

注意:

添付マクロは、Service Portal と互換性がありません。ポータルでカタログアイテムを編集する場合は、指定するリンクが、事前にアップロードされた文書のみを使用するカタログアイテムを指していることを確認します。

55 Expense Report-small

ページを作成したら、ServiceNow に戻り、「Try It」をクリックして、新しいポータルページをテストできます。


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