Salesforce 用 Adobe Sign の電子メールコンポーネントは、Microsoft Outlook Web App(OWA)、Outlook 2016 および Outlook for Mac 2016 と互換性があります。

概要

まず Salesforce 管理者が、Salesforce 側でコンポーネントを設定する必要があります。この設定後にエンドユーザーがすることは、電子メールアドインを有効にし、Salesforce に対する認証をおこない、電子メールをクリックすることだけです。

Salesforce 用 Adobe Sign アドインを使用すると、ユーザーは電子メールクライアント内の任意の電子メールをクリックして、選択した電子メールに関連する電子メールアドレスに基づき、関連のある契約書の一覧を生成できます。

また、ユーザーは、電子メールクライアントから、新規契約書の送信、リマインダーの送信、契約書のキャンセルなどを直接おこなうこともできます。

電子メールクライアントの有効化

ユーザーは、各自の電子メールクライアントで Salesforce アドインを有効にしておく必要があります。デスクトップの電子メールクライアントと Web ベースの電子メールクライアントを両方使用している場合は、それぞれの環境で有効にする操作が必要になります。

OWA(Web ベース)クライアントのアドインの有効化

1. 365 Outlook アカウントにログインして、「メール」オプションを選択します。

2. 画面の右上隅にある歯車アイコンをクリックします。

3. 「統合の管理」オプションを選択して、Outlook 用アドインページを読み込みます。

Manage Integrations

 

4. 左上の検索ボックスに「Salesforce」と入力して、検索アイコンをクリックします。

5. 「Salesforce Lightning for Outlook」オプションの右側で、ボタンをクリックして、統合を「オン」にします。

  • 完了すると、統合の下に「正常に追加されました」と表示されます。
365 Plugin

 

6. アドインページを閉じます。

7. 任意の電子メールをクリックすると、電子メール本文上部に小さい Salesforce のアイコンが表示されます。

Outlook Email-marked

 

8. Salesforce のアイコンをクリックしてアドインパネルを開くと、「Log in to Salesforce」ボタンが表示されます。

OWA Authentication

 

9. 「Log in to Salesforce」ボタンをクリックします。

  • Salesforce の資格情報の入力を求める認証のポップアップが表示されます。

10. Salesforce の認証資格情報を入力して、「Log In」をクリックします。

OWA Credentials

 

11. ポップアップが更新され、確認ウィンドウが表示されます。「Confirm」をクリックして、統合を完了します。

OWA Confirmation

設定が終わると、電子メール本文上部の Salesforce アイコンをクリックして Salesforce パネルを開くことができます。

デスクトップ Outlook クライアントの電子メールアドインの有効化

1. デスクトップ Outlook アプリケーションを開きます。

2. 「ストア」アイコンをクリックして、Outlook 用アドインページを表示します。

Add in store

 

3. 左上の検索ボックスに「Salesforce」と入力して、検索アイコンをクリックします。

4. 「Salesforce Lightning for Outlook」オプションの右側で、ボタンをクリックして、統合を「オン」にします。

  • 完了すると、統合の下に「正常に追加されました」と表示されます。
  • Salesforce アドインのリボンに、新しく「View」アイコンが追加されます。
desktop Plugin

 

5. アドインページを閉じます。

6. Outlook のリボンの「Salesforce」グループの「View」アイコンをクリックします。

MS Desktop Log in button

 

7. 「Log in to Salesforce」ボタンをクリックします。

  • Salesforce の資格情報の入力を求めるポップアップが表示されます。
MS Desk Credentials

8. Salesforce に対して認証をおこないます。

  • ポップアップが更新されて、確認を求める画面が表示されます。

9. 「Confirm」をクリックして、統合を完了します。

desktop Confirmation

設定が終わったら、Outlook のリボンの「Salesforce」グループの「View」アイコンをクリックして、Salesforce パネルを開くことができます。

アドインウィンドウでの契約書の管理

アドインを有効にすると、任意の電子メールをクリックして、その電子メールスレッドの参加者に関連する契約書を確認できます。

注意:

アドインには、電子メールで特定されたすべての電子メールアドレスの契約書が含まれています。これには、電子メールの To や CC の宛先となっているすべての関係者が含まれます。

(電子メール本文上部または Outlook リボンにある)Salesforce アイコンをクリックすると、アドインのパネルが開き、契約書が表示されます。

Outlook SFDC Panel-marked-rebranded

 

パネルの上部に、見つかった契約書の数が表示されます(Agreements(6)など)。

デフォルトで最大 5 件の契約書が表示されます。6 件以上ある場合は、リストの下部に「View All」リンクが表示されます。「View All」リンクをクリックすると、ウィンドウをスクロールしてすべての契約書の一覧を確認できます。

View All Link-rebranded

契約書の一覧は、契約書のステータスに基づいて並べ替えられています。以下の順で並べ替えられています。

  • 送信前/ドラフト
  • 署名用に送信/承認用に送信/副署、承認待ち
  • 承認済み/署名済み
  • 取り消し済み/拒否済み/期限切れ

それぞれのセクション内では、契約書は送信日時で並べ替えられ、新しいものが上に表示されます。

契約書名をクリックすると、Salesforce の新しいタブが開き、契約書全体が表示されます。


可能な操作

アドインパネルでは、契約書を一覧表示できるだけではありません。メニュー方式のインターフェイスを使用することで、新規契約書の作成をはじめ、よく使うタスクを実行できます。

Send New Agreement」ボタンに目がいきますが、契約書名の右側にある矢印をクリックするとメニューリストが表示され、その他の操作をおこなうことができます。

メニューリストには、使用できるメニュー項目のみが表示されます。例えば、ドラフトステータスの契約書には、オプションとして「Edit」と「Delete」のみが表示されます。

警告:

「よろしいですか?」という確認は表示されません。メニューリストで選択した操作はすぐに実行されます。

Outlook Menu items-rebranded

Send New Agreement

Send New Agreement」ボタンをクリックすると、Salesforce の新しいタブが表示され、新規の契約が開始されます。電子メール送信者のアドレスが契約テンプレートに自動的に取り込まれます。

普段どおりに契約書を設定します。

メニューオプション:Edit

メニューリストの「Edit」オプションをクリックすると、新しいタブが開き、Salesforce で契約書が表示されます。

メニューオプション:Delete

メニューリストの「Delete」オプションをクリックすると、以下の 2 つのタスクが実行されます。

  • Adobe Sign で契約書が取り消されます。
  • Salesforce から契約書レコードが削除されます。

メニューオプション:Sign

Sign」オプションは、契約書に署名する順番が回ってきたときにのみ表示されます。

Sign」をクリックすると、契約書が表示されるので、確認して署名できます。

メニューオプション:Remind

メニューリストの「Remind」をクリックすると、即時に現在の署名者にリマインダーが送信されます。

メニューオプション:Cancel

メニューリストの「Cancel」オプションをクリックすると、Adobe Sign および Salesforce でトランザクションが取り消されます。

Delete」とは異なり、Salesforce レコードは、Salesforce 契約書リストに「取り消し済み」のステータスでそのまま残ります。

メニューオプション:View

View」オプションをクリックすると、新しいウィンドウが開き、現在の状態の契約書が表示されます。

注意:

Salesforce ウィンドウに移動しないすべてのメニュー方式のオプションでは、実行した操作が成功したかどうかが契約書リストの上部に表示されます。

Outlook Action Confirmation-rebranded

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