데이터 보존 개요

Adobe Sign에서는 문서와 Adobe Sign에서 수집된 데이터를 삭제하도록 고객 계정에서 구성할 수 있는 사용자 지정 가능한 데이터 보존 정책을 지원합니다. 기본적으로 Adobe Sign에서는 서비스에 있는 모든 고객 문서를 안전하게 유지합니다. Adobe Sign은 PCI DSS 3.0, HIPAA, SOC 2 Type II, ISO 27001과 같은 데이터 보안 및 가용성에 대한 몇 가지 업계 표준을 준수합니다. 고객은 자동화된 데이터 보존 정책의 구성이 조직의 데이터 보존 요구 사항을 준수하고 해당 문서가 Adobe Sign에서 자동으로 삭제되도록 요청할 수 있습니다.

또는 요청 시 보존을 사용하도록 설정할 수 있습니다. 여기서는 고객이 [관리] 탭에서 사용자 수준 "임시" 보존을 사용하도록 설정할 수 있으며, Adobe Sign API를 사용하여 관리 제어에서 문서를 개별적으로 제거할 수도 있습니다.

데이터 보존 구성

구성 가능한 데이터 보존 정책은 Adobe Sign - BusinessAdobe Sign - Enterprise 플랜에 사용할 수 있습니다. Adobe Sign은 구성에 대해 세 가지 옵션을 지원합니다.

1. 자동화된 데이터 보존: 이 옵션을 사용하는 고객은 문서가 Adobe Sign에서 지정된 기간 동안 보존되도록 계정에서 자동화된 정책을 설정하는 것을 선택할 수 있습니다. 예를 들어 문서를 서명한 후 30일 동안 문서를 보존하도록 계정을 구성할 수 있습니다. 데이터 보존 기간 동안 구성할 수 있는 기간에 대한 제한은 없습니다. 보존 기간은 2-3초 정도로 짧거나, 수 년처럼 길 수 있습니다. 자동화된 데이터 보존 정책은 계정의 모든 계약이 동일한 정책을 갖도록 전체 계정에 대해 구성할 수 있습니다. 또는, 서로 다른 그룹은 보존 정책도 서로 다르도록 계정에 있는 특정 그룹에 대해 정책을 구성할 수 있습니다.

2. 요구 시 데이터 보존: 이 옵션을 사용하는 고객은 Adobe Sign API를 통해 언제든지 Adobe Sign에서 문서를 삭제할 수 있습니다. 이 옵션은 일반적으로 Adobe Sign이 보존 정책이 구성된 문서 관리 시스템, 레코드 관리 시스템, HR 시스템 등과 같은 외부 기록 시스템에 통합되어 있고, 이러한 외부 시스템 내에서 관리될 때 사용됩니다.

데이터 보존은 Adobe Sign의 다음 상태 중 하나에 있는 문서에만 적용됩니다.

  • 서명 또는 승인됨 - 모든 수신자가 문서를 완료했습니다(서명 또는 승인).
  • 취소/거절됨 - 서명자가 문서를 취소했거나, 서명자 또는 승인자가 문서를 거절했습니다.
  • 만료됨 - 서명 프로세스가 완료되기 전에 문서가 만료되었습니다. 상태가 다른 문서에는 데이터 보존이 적용되지 않습니다.

3. 사용자 수준 임시 보존: 계정, 그룹 또는 개인 수준에서 적용할 수 있는 설정입니다. 사용으로 설정된 경우, [관리] 페이지에 링크가 표시되어 원래 사용자가 시스템에서 원하는 문서를 삭제할 수 있습니다.

데이터 보존은 영구 작업입니다. Adobe Sign에서 삭제된 문서는 활성 상태 저장소나 데이터 백업의 어디에서든 소멸됩니다. 삭제된 문서는 Adobe에서 복구할 수 없으며, 법적 소환장의 경우에도 복구할 수 없습니다.

데이터 보존의 작동 방식

자동화된 기간 초과 데이터 보존

계정에 대해 구성된 보존 정책이 있는 조직의 경우, 문서가 최종 상태에 도달하면, Adobe Sign에서는 구성된 정책을 기반으로 계약서에 대한 보존 날짜를 설정합니다. 앞의 예(문서에 대해 구성된 30일 보존 정책이 있는 조직의 경우)를 사용하면, 앞으로 특정 문서가 서명되자마자 보존 날짜(및 시간)는 30일로 설정됩니다.

보존 날짜 및 시간에 도달하면, Adobe Sign 내 데이터 제거 프로세스에서는 서명된 문서의 모든 버전과 서명 작업 과정 프로세스 동안 수집된 모든 관련 양식 데이터를 삭제합니다. 데이터가 기본 시스템에서 삭제되면, 활성 데이터 중복은 DR 사이트나 백업에서 데이터가 삭제되도록 합니다. Adobe Sign에서 문서와 데이터가 삭제된 후에는, 명시적 이벤트를 특정 트랜잭션의 트랜잭션 기록에 추가하여 문서가 시스템에서 삭제된 때를 나타냅니다. 

Adobe Sign에서는 필요할 경우 트랜잭션과 관련한 컨텍스트를 제공하기 위해 트랜잭션에 대한 감사 추적을 계속 유지합니다.


API 기반 데이터 보존

이 구성에서, 외부 시스템이나 응용 프로그램은 특정 문서를 삭제하도록 API를 통해 Adobe Sign에 명시적으로 요청합니다. Adobe Sign은 요청을 받아, 유효성을 검사하고, 즉시 문서를 데이터 제거 프로세스에 보냅니다. 제거 프로세스에서는 서명된 문서, 모든 중간 버전 및 기본 작업 사이트와 보조 DR 사이트의 서명 작업 과정 동안 수집된 모든 관련 양식 데이터가 삭제됩니다. 데이터 삭제 이벤트는 트랜잭션 기록에 기록됩니다. Adobe Sign에서는 필요할 경우 트랜잭션과 관련한 컨텍스트를 제공하기 위해 트랜잭션에 대한 감사 추적을 계속 유지합니다.


사용자 수준 임시 데이터 보존

관리자는 필요한 경우 Adobe Sign 지원팀에 요청하여 사용자에게 시스템에서 파일을 제거할 권한을 부여할 수 있습니다.

설정이 활성화되면 해당 사용자가 보낸 각 계약에 대한 링크가 [관리] 탭에 표시됩니다.

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참고:

사용자 임시 프로세스를 통한 삭제는 계약의 원래 발신자 시작할 수 있습니다.

고객 의무

계정에 대해 데이터 보존을 활성화할 수 있으려면, 먼저 고객이 Adobe와의 데이터 보존 계약에 서명하여 고객이 문서와 Adobe Sign에서 영구적으로 삭제된 데이터를 보유할 의향이 있음을 나타내야 합니다. 구성을 완료하려면, 고객이 자동화된 데이터 보존을 원하는 경우 데이터를 보존해야 하는 기간과 같은 추가적 구성 정보가 있어야 합니다.

Adobe에서는 데이터 보존을 활성화한 조직은 최소한 조직 외부의 서명인/참가자에게 PDF 첨부 파일로 작성하고 서명된 문서의 사본을 제공하도록 요구하고 있습니다. 이 선택 사항은 [데이터 보존]이 활성화되면 변경할 수 없습니다.

원할 경우 조직은 서명된 계약서 사본을 내부 참가자에게 제공하도록 선택할 수 있습니다.

참고:

Workday Integration에 대한 문서 보존 -

Workday Integration은 문서가 Workday 시스템 내에 저장되면서 트랜잭션이 완료되면 서명 및 보관 전자 메일을 전송하지 않도록 구성됩니다.

보존 정책을 설치하면 서명 및 보관 전자 메일이 서명된 PDF가 첨부된 채로 전송되도록 해당 구성이 변경됩니다.


다운로드할 수 있는 버전

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