Creación de índices de PDF

Puede acortar el tiempo necesario para buscar en un archivo PDF grande incrustando un índice de las palabras del documento. Acrobat puede buscar en el índice mucho más rápido que en el documento. El índice incrustado se incluye en las copias distribuidas o compartidas del PDF. Los usuarios buscan en los archivos PDF con índices incrustados exactamente igual que en los que no los tienen; no hay que hacer nada especial.

Agregar un índice a un PDF

Actualizar o quitar el índice incrustado de un PDF

Acerca de la función Catálogo (Acrobat Pro)

Puede definir un grupo específico de documentos PDF como un catálogo y crear un índice unificado para el grupo entero de documentos. Cuando los usuarios buscan información específica en los documentos PDF catalogados, el índice permite que el proceso de búsqueda sea más rápido.

Al distribuir el grupo en un CD, puede incluir el índice con los documentos PDF.

Puede catalogar documentos escritos en caracteres latinos, chinos, japoneses o coreanos. Es posible catalogar texto de documentos, comentarios, marcadores, campos de formulario, etiquetas, metadatos de objetos y documentos, archivos adjuntos, información sobre el documento, firmas digitales, metadatos XIF (formato de archivo de imagen extendido) de imágenes y propiedades de documento personalizadas.

Preparación de documentos PDF para su inclusión en el índice (Acrobat Pro)

En primer lugar, cree la carpeta que contendrá los archivos PDF que desee incluir en el índice. Todos los documentos PDF deben estar completos en cuanto a contenido o funciones electrónicas, como vínculos, marcadores y campos de formulario. Si los archivos que va a incluir en el índice contienen documentos digitalizados, asegúrese de que el formato de texto permita realizar búsquedas. Divida los documentos en archivos más pequeños del tamaño de un capítulo para mejorar el rendimiento de la búsqueda. También puede agregar información a las propiedades de documento de un archivo para mejorar las funciones de búsqueda del archivo.

Antes de generar el índice de un grupo de documentos, es fundamental que configure la estructura de documentos en la unidad de disco o en el volumen del servidor de red y que verifique los nombres de archivo entre plataformas. Los nombres de archivo pueden truncarse y resultar difíciles de recuperar en una búsqueda entre plataformas. Para evitar este problema, tenga en cuenta estas directrices:

• Cambie el nombre de archivos, carpetas e índices utilizando la convención de nomenclatura de archivos MS-DOS (ocho caracteres o menos seguidos de una extensión de nombre de archivo de tres caracteres), particularmente si piensa entregar el grupo de documentos y crear un índice en un disco CD-ROM con formato ISO 9660.

• Elimine los caracteres extendidos, como los caracteres acentuados y caracteres que no sean ingleses, de los nombres de archivo y carpeta. (La fuente utilizada por la función Catálogo no admite los códigos de carácter 133 a 159.)

• No utilice carpetas excesivamente anidadas o nombres de ruta que superen los 256 caracteres para índices donde realizarán búsquedas usuarios de Mac OS.

• Si utiliza Mac OS con un servidor OS/2 LAN, configure IBM® LAN Server Macintosh (LSM) para aplicar las convenciones de nomenclatura de MS-DOS o indexe únicamente los volúmenes FAT (Tabla de asignación de archivos). (Los volúmenes HPFS [Sistema de archivos de alto rendimiento] pueden contener nombres de archivos largos e irrecuperables.)

  Si la estructura de documentos incluye subcarpetas que no desea indexar, puede excluirlas durante el proceso de indexado.

Adición de metadatos a propiedades del documento (Acrobat Pro)

Para facilitar la búsqueda en un documento PDF, puede agregar información de archivo, denominada metadatos, a las propiedades del documento. (Puede ver las propiedades del documento PDF actualmente abierto seleccionando Archivo > Propiedades y haciendo clic en la ficha Descripción).

Al agregar datos a las propiedades de documento, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Utilice un título descriptivo adecuado en el campo Título. El nombre de archivo del documento aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

• Utilice siempre la misma opción (o mismo campo) para información similar. Por ejemplo, no agregue información importante a la opción Asunto en unos documentos y la opción Palabras clave en otros.

• Utilice un término sencillo y coherente para la misma información. Por ejemplo, no utilice biología en algunos documentos y ciencias de la vida en otros.

• Utilice la opción Autor para identificar el grupo responsable del documento. Por ejemplo, el autor de un documento sobre la normativa de contratación podría ser el Departamento de recursos humanos.

• Si utiliza números de partes para el documento, agréguelos como palabras clave. Por ejemplo, la adición de Nºdoc=m234 a la opción Palabras clave puede indicar un documento concreto de una serie de varios cientos de documentos sobre un tema determinado.

• Utilice las opciones Asunto o Palabras clave, juntas o por separado, para clasificar los documentos por tipo. Por ejemplo, puede utilizar informe de estado como valor del campo Asunto y mensual o semanal como valor de la entrada Palabras clave de un mismo documento.

  Si ha recibido formación especializada sobre Adobe PDF, podrá definir campos de datos personalizados, como Tipo de documento, Número de documento e Identificador de documento, al generar el índice. Se recomienda que únicamente utilicen estas opciones los usuarios avanzados, ya que no se abordan en la Ayuda completa de Acrobat.

Crear un índice en un grupo (Acrobat Pro)

Al generar un nuevo índice, Acrobat crea un archivo con la extensión .pdx y una nueva carpeta de soporte, que contiene uno o varios archivos con extensiones .idx. Los archivos IDX contienen las entradas de índice. Todos estos archivos deben estar disponibles para los usuarios que deseen realizar búsquedas en el índice.

Cuadro de diálogo Opciones de indexación

Seleccione esta opción para excluir del índice todos los números que aparezcan en el texto del documento. La exclusión de números puede reducir considerablemente el tamaño de un índice y acelerar las búsquedas.

Seleccione esta opción si el grupo incluye documentos PDF creados con una versión anterior a Acrobat 2.0, que no agregaba automáticamente números de identificación. Los números de ID son necesarios cuando se acortan los nombres de archivo largos de Mac OS al convertirlos en nombres de archivo de MS-DOS. Acrobat 2.0 y las versiones posteriores agregan automáticamente los identificadores.

Si esta opción no está activada, aparece un mensaje cuando se busca en documentos que han cambiado desde la última generación del índice.

Utilice esta opción para incluir las propiedades de documento personalizadas en el índice; sólo se indexan las propiedades de documento personalizadas que ya existen en los documentos PDF incluidos en el índice. Introduzca la propiedad, seleccione un tipo de propiedad en el menú Tipo y haga clic en Agregar. Estas propiedades aparecen como opciones de búsqueda en los menús emergentes de criterios adicionales de la ventana Buscar PDF al buscar en el índice resultante. Si, por ejemplo, introduce la propiedad personalizada Nombre del documento y elige la propiedad de cadena del menú Tipo, un usuario que efectúe búsquedas en el índice podrá buscar en la propiedad personalizada seleccionando Nombre del documento del menú Usar estos criterios adicionales.

Utilice esta opción para incluir los campos XMP personalizados. Estos campos se indexan y aparecen en los menús emergentes de criterios adicionales de modo que se puedan realizar búsquedas en ellos en los índices seleccionados.

Utilice esta opción para excluir palabras concretas (máximo 500) de los resultados de búsqueda del índice. Introduzca la palabra, haga clic en Agregar y repita el proceso si es necesario. La exclusión de palabras puede reducir el tamaño del índice en un 10% ó 15%. Una palabra vacía puede tener hasta 128 caracteres y distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

Utilice esta opción para que se pueden realizar búsquedas en nodos de etiquetas de elementos de hoja específicos en los documentos con una estructura lógica etiquetada.

Archivos Léame del catálogo (Acrobat Pro)

Con frecuencia, es conveniente crear una archivo Léame independiente y colocarlo en la carpeta con el índice. Este archivo puede facilitar a las personas detalles sobre el índice como:

• El tipo de documentos indexados.

• Las opciones de búsqueda admitidas.

• La persona de contacto o el número de teléfono al que se puede llamar en caso de duda.

• Una lista de números o palabras que se excluyen del índice.

• Una lista de las carpetas que contienen documentos incluidos en un índice basado en LAN, o bien una lista de los documentos incluidos en un índice basado en disco. También puede introducir una breve descripción del contenido de cada carpeta o documento.

• Una lista de los valores de cada documento si se han asignado valores en el campo Información de documento.

  Si un catálogo tiene una cantidad considerable de documentos, se recomienda incluir una tabla con los valores asignados a cada documento. La tabla puede formar parte del archivo Léame o de un documento independiente. Mientras elabora el índice, utilice la tabla para mantener la coherencia.

Revisar un índice (Acrobat Pro)

Los índices se pueden actualizar, volver a generar y depurar.

Preferencias de Catálogo (Acrobat Pro)

Es posible configurar las preferencias de indexación para que se apliquen de forma global a todos los índices que cree. También puede anular parte de estas preferencias para índices concretos seleccionando nuevas opciones al generarlos.

En el cuadro de diálogo Preferencias, en Categorías, seleccione Catálogo. Muchas de las opciones son idénticas a las descritas para el proceso de generación de índice.

Actualizaciones de índices programadas (Acrobat Pro)

Puede programar cuándo y con qué frecuencia se genera, se vuelve a generar, se actualiza y se depura automáticamente un índice mediante la función Catálogo y un archivo de catálogo por lotes PDX (.bpdx). Un archivo BPDX es un archivo de texto que contiene una lista de los indicadores y rutas de archivos de índice de catálogo dependientes de la plataforma. Utilice una aplicación de programación, como Windows Scheduler, para mostrar el archivo .BPDX en Acrobat. A continuación, Acrobat vuelve a crear el índice según los indicadores del archivo BPDX.

Desplazamiento de grupos y sus índices (Acrobat Pro)

Puede desarrollar y comprobar un grupo de documentos indexados en la unidad de disco duro local y, a continuación, mover el grupo terminado a un servidor de red o una unidad de disco. La definición de índice contiene las rutas relativas entre el archivo de definición de índice (PDX) y las carpetas que contienen los documentos indexados. Si estas rutas relativas no cambian, no es necesario volver a generar el índice después de mover el grupo de documentos indexados. Si el archivo PDX y las carpetas que contienen los documentos indexados se encuentran en la misma carpeta, podrá conservar la ruta relativa moviendo simplemente dicha carpeta.

Si cambia la ruta relativa, deberá crear un índice nuevo después de mover el grupo de documentos indexados. Sin embargo, podrá seguir usando el archivo PDX original. Para usarlo, mueva primero los documentos indexados. A continuación, copie el archivo PDX en la carpeta donde desee crear el nuevo índice y edite las listas para incluir y excluir los directorios y subdirectorios según corresponda.

Si el índice se encuentra en una unidad o un volumen de servidor distinto al de su grupo, se romperá al mover el grupo o el índice. Si desea mover un grupo de documentos a otra ubicación de red o a un CD, cree y genere el índice en la misma ubicación que el grupo.