Obtenga información sobre cómo añadir usuarios o grupos de usuarios en la aplicación Captivate Prime.
Añadir usuarios
Vista aérea de la incorporación de usuarios

Información general

En Adobe Captivate Prime, puede asumir las funciones siguientes:

  • Administrador: define la estrategia de formación de la empresa. Un administrador puede agregar alumnos, buscar las aptitudes correspondientes para los alumnos, administrar y asignar cursos, crear planes de aprendizaje, certificaciones y programas de aprendizaje, y administrar informes para toda la empresa.
  • Autor: diseñador pedagógico y creador de contenido. Un autor puede agregar módulos y cursos a Captivate Prime.
  • Responsable: administra las actividades de aprendizaje de un equipo. Un responsable puede nominar integrantes del equipo para realizar un curso, aprobar solicitudes de integrantes del equipo y proporcionar comentarios sobre su rendimiento tras haber completado la formación. Los responsables también pueden ver informes de su equipo para controlar el rendimiento.
  • Alumno: los alumnos pueden tener acceso a los cursos, programas de aprendizaje y certificaciones que se les han asignado. Asimismo, pueden explorar todos los cursos disponibles mediante un catálogo e inscribirse en cursos, programas de aprendizaje o certificaciones.

Como administrador, puede añadir usuarios de tres maneras:

  • Interno
  • Externo
  • Grupos de usuarios

Agregar un único usuario

Para añadir usuarios:

  1. Inicie sesión como administrador en Adobe Captivate Prime. 

  2. En la página de inicio, haga clic en Añadir usuarios. En esta página, puede agregar un único usuario o varios a la vez mediante un archivo .csv. También puede crear un vínculo de registro automático para empleados internos o crear un perfil de alumno externo.

  3. Para agregar un único usuario, haga clic en Agregar en la esquina superior derecha; a continuación, elija la opción Usuario único.

    Seleccionar un único usuario
    Agregar un único usuario interno
  4. En el cuadro de diálogo Añadir usuario, indique los datos del alumno. En el campo Nombre del responsable, seleccione el nombre de un usuario que ya exista en el sistema.

    Añadir el nombre del responsable
    Cuadro de diálogo Añadir usuario
  5. Para añadir el usuario nuevo a Captivate Prime, haga clic en Agregar. Después de agregar el usuario, este recibe un correo de verificación. A continuación, el alumno activa la cuenta y empieza a utilizar Captivate Prime. Este flujo de trabajo es útil para añadir una cantidad limitada de alumnos a su cuenta de Captivate Prime. Ahora bien, si tiene previsto inscribir a todos los empleados de una empresa grande, los puede incorporar de una sola vez. Para obtener más información, consulte la sección siguiente.

Agregar usuarios en bloque

En general, las empresas utilizan sistemas de administración de recursos humanos con los cuales mantienen todos los registros de los empleados, por ejemplo denominación, ubicación, fecha de incorporación o jerarquía. Esta información se puede exportar a formato .csv. Para importar a un archivo .csv, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Haga clic en Agregar en la esquina superior derecha y elija la opción Cargar un CSV.

    Cargar un CSV
    Cargar archivo .csv para agregar usuarios en bloque
  2. El archivo .csv que se carga se compone de campos, como se muestra a continuación:

    CSV
    Estructura del archivo .csv
  3. Tras hacer clic en la opción Cargar un CSV, se muestra el cuadro de diálogo siguiente.

    Cargar un CSV
    Cuadro de diálogo Cargar un CSV
  4. Elija el archivo .csv, o arrástrelo y suéltelo. Tras seleccionar el archivo, asigne los campos de datos con los correspondientes al archivo .csv. Haga clic en el menú desplegable pertinente y elija el campo adecuado.

    Asignar campos de datos
    Asignar campos en .csv
  5. Para empezar a importar usuarios, haga clic en Guardar. Puede ver un mensaje de confirmación.

    Guardar archivo .csv
    Mensaje de confirmación sobre la carga correcta del archivo .csv
  6. Los nuevos usuarios ahora se incorporan a su cuenta de Adobe Captivate Prime. Para seleccionar los usuarios nuevos, marque la casilla de verificación junto a los nombres. 

    Seleccionar usuarios
    Usuarios nuevos agregados

Nota:

Para obtener más información, consulte las preguntas frecuentes y Agregar usuarios en bloque.

Tras haber seleccionado los usuarios, puede efectuar las acciones siguientes:

Registrar un usuario

Después de seleccionar el usuario, haga clic en Acciones en la esquina superior derecha y elija la opción Registrar.

Los usuarios seleccionados reciben un correo electrónico de bienvenida. Si los alumnos ya tienen un Adobe ID, pueden hacer clic en este vínculo. Si todavía no lo tienen, pueden continuar en el vínculo de bienvenida para crear un Adobe ID y vincularlo a su cuenta de Captivate Prime. Es obligatorio que los alumnos hagan clic en uno de estos vínculos para que Captivate Prime verifique las cuentas de dicho alumnos.

Asignar una función

Tras agregar alumnos a la cuenta de Adobe Captivate Prime, si desea cambiarles las funciones, haga clic en Acciones en la esquina superior derecha de la página. Elija la opción Asignar función. Aquí puede decidir si otorga acceso de autor o de administrador al alumno. Después de haberle asignado una función, este alumno tiene acceso de autor a la cuenta; por lo tanto, dispone de permisos para agregar módulos y crear cursos. 

Asignar una función
Asignar una función a un usuario

Eliminar una función

También puede eliminar el acceso de autor o administrador a un usuario. Seleccione uno o más usuarios, haga clic en Acciones y elija Eliminar función. Seleccione una opción, por ejemplo Eliminar autor, y el acceso de autor se revoca para este alumno. 

Nota:

No es posible asignar manualmente la función de responsable en el sistema. Se tiene acceso automáticamente al tablero de responsable cuando se agregan a él uno o más empleados.

Eliminar un usuario

Para eliminar un usuario, haga clic en Acciones y elija Eliminar usuario. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en y el alumno se elimina.

Cuadro de diálogo de confirmación para eliminar una función
Mensaje de confirmación para eliminar un usuario

Editar un usuario

En la lista de usuarios, elija un usuario y haga clic en él. En los detalles del usuario, haga clic en el botón Editar (). En el cuadro de diálogo Editar usuario, efectúe los cambios correspondientes; para guardarlos, haga clic en Guardar.

Editar usuario
Cuadro de diálogo Editar usuario

Crear un registro automático

También puede permitir que los empleados de su empresa se registren como alumnos en la cuenta de Adobe Captivate Prime sin que usted intervenga en dicho proceso como administrador. El administrador puede crear un vínculo de registro automático y compartirlo con los empleados, quienes a su vez pueden registrarse en Captivate Prime con sus credenciales de Adobe.

En la esquina superior derecha de la página, haga clic en Agregar y elija Registro automático.

Registro automático
Crear vínculo de registro automático como alumno

Aparece el cuadro de diálogo Añadir perfil de registro automático. Asigne un nombre a este perfil. A continuación, indique el nombre del responsable. Es importante tener en cuenta que el responsable debe haberse registrado como alumno en Captivate Prime.

Añadir un perfil de registro automático
Añadir perfil para registro automático

Después de hacer clic en Guardar, se genera una URL que se puede compartir con los alumnos. Al hacer clic en ella, los alumnos se pueden registrar por su cuenta.

Inscribir alumnos externos

En Adobe Captivate Prime, también es posible crear vínculos de registro para empresas o socios externos con acceso limitado a su cuenta y proporcionarles material de aprendizaje.

Los registros internos y externos presentan algunas diferencias.

Usuarios internos

Usuarios externos

Inicio de sesión con Adobe ID o mediante credenciales de inicio de sesión único.

Inicio de sesión con cualquier ID de correo electrónico.

La interacción está disponible.

La interacción no está disponible.

Las jerarquías de alumno están disponibles.

Las jerarquías de alumno no están disponibles.

Para inscribir usuarios externos, siga los pasos que se indican continuación:

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Externo.

    Hacer clic en Externo
    Inscribir usuarios externos
  2. En la esquina superior derecha de la página, haga clic en Agregar.

  3. En el cuadro de diálogo Añadir perfil de registro externo, indique la información siguiente:

    a.      El nombre de perfil de la empresa asociada.

    b.      La dirección de correo electrónico del responsable de la empresa asociada.

    c.      El límite de puestos para inscripciones externas de este socio.

    d.      La fecha de caducidad para definir un plazo máximo de inscripciones nuevas a este grupo. Posteriormente a la fecha de caducidad, solo pueden acceder a esta formación los usuarios que ya se hayan registrado.

    Asignar los campos de datos
    Cuadro de diálogo Añadir perfil de registro externo

    e.      En la sección Configuración avanzada, indique los datos siguientes:

                 i.     Requisito de inicio de sesión: especifique un valor en días. Los alumnos se eliminan si no inician sesión durante el tiempo especificado.

                 ii.     Dominios permitidos: lista separada por comas de los nombres de dominio de correo electrónico incluidos en la lista blanca.

                 iii.     Verificación de correo electrónico requerida: seleccione esta opción para que un alumno verifique obligatoriamente el correo electrónico.

    Verificación de correo electrónico requerida
    Configuración avanzada
  4. Tras hacer clic en Guardar, puede ver el mensaje de confirmación siguiente. Debe compartir la URL con su socio externo.

    Guardar y compartir URL con usuarios externos
    URL que compartir externamente

Activar un perfil externo

Después de crear un perfil externo, debe activar su estado. En la lista de perfiles externos, elija el perfil correspondiente y active el botón de estado.

Elegir el perfil externo y activar el botón de estado
Activar un perfil externo

De este modo, se activa el vínculo de inscripción externa. El socio recibe automáticamente un correo electrónico de bienvenida. También puede copiar el vínculo y compartirlo haciendo clic en el icono Copiar URL (); otra opción es reenviar el correo electrónico de bienvenida a la empresa asociada haciendo clic en el icono Correo ().

El responsable asociado puede compartir el vínculo con los empleados que deben realizar la formación en Captivate Prime. Al hacer clic en el vínculo, se pueden inscribir por su cuenta tras facilitar algunos datos a fin de crear su perfil en Captivate Prime. Estos usuarios no seleccionados no aparecerán en la Ficha Alumnos con los alumnos internos. Sus nombres figuran en la ficha Alumnos externos.

Pausar un perfil externo

Después de añadir un grupo de usuarios externos a Captivate Prime, también puede pausar el proceso de registro de usuarios externos. Al pausar, el proceso de registro de usuarios externos se bloquea. Sin embargo, este proceso solo funciona cuando los usuarios aún no se han registrado aceptando la invitación.

Para pausar los grupos de usuarios externos, elija uno o más grupos; a continuación, haga clic en Acciones en la esquina superior derecha de la página y seleccione Pausar.

Reanudar un perfil externo

En cualquier momento puede revocar el estado de pausa de un socio externo y reanudar los servicios normales. Haga clic en Acciones en la esquina superior derecha de la página y elija Reanudar.

Los estados siguientes se aplican a usuarios externos:

  • Estado Inactivo: en este estado, el registro de usuarios externos ha caducado. Los administradores establecen la fecha de caducidad de los usuarios externos al incorporarlos mediante el flujo de trabajo Añadir usuario.
  • Estado Activo: en este estado, los usuarios externos se pueden registrar en la aplicación Captivate Prime e iniciar sesión en la aplicación.
  • Pausa: en este estado, el proceso de registro está bloqueado para usuarios externos. Sin embargo, los usuarios que ya existen pueden seguir iniciando sesión.

Comprobar los puestos utilizados

En la lista de perfiles externos, haga clic en Puestos usados. Puede ver la cantidad de alumnos de la empresa asociada que se han agregado.

Puestos usados
Comprobar los puestos utilizados

Eliminar un usuario

Elija un usuario; a continuación, en la esquina superior derecha, haga clic en Acciones > Eliminar usuario.

Cambiar perfil

Para trasladar un usuario a otro perfil externo, elija un usuario; a continuación, en la esquina superior derecha, haga clic en Acciones > Cambiar perfil. En la lista de perfiles, elija un perfil y haga clic en Cambiar.

Asignar una función

Elija un usuario; a continuación, en la esquina superior derecha, haga clic en Acciones > Asignar función > Convertir en <role>. El usuario recibe una función nueva.

Eliminar una función

Elija un usuario; a continuación, en la esquina superior derecha, haga clic en Acciones > Eliminar función > Eliminar <role>. La función seleccionada se elimina de la lista de funciones que el usuario tenía asignadas.

Crear grupos de usuarios

Un grupo de usuarios es un conjunto de usuarios que se inscriben en una categoría determinada. Los grupos de usuarios permiten a los administradores seleccionar los alumnos de la empresa según sus atributos y, de este modo, asignarles contenido de aprendizaje. Además, estos grupos de usuarios permiten a los administradores asignar logotipos y catálogos personalizados a los alumnos, y mostrar informes personalizados sobre su progreso.

Para acceder a los grupos de usuarios, en el panel izquierdo haga clic en Grupos de usuarios.

Grupos de usuarios
Crear grupos de usuarios

Existen dos tipos de grupos en Adobe Captivate Prime: personalizados y generados automáticamente. Al agregar alumnos a su cuenta, algunos grupos se crean automáticamente a partir de sus propiedades comunes.

Para ver grupos que se han creado de manera automática, haga clic en la ficha Generado automáticamente.

Hacer clic en la ficha Generado automáticamente
Ver grupos generados automáticamente

Aquí existen diferentes grupos, por ejemplo Todos los usuarios internos o Todos los responsables, grupos que se basan en el centro de costes, en el departamento y en los equipos de los responsables.

Además de los grupos generados automáticamente, puede crear grupos personalizados. Para añadir un grupo personalizado, en la esquina superior derecha haga clic en Agregar

Hacer clic en Agregar para añadir un nuevo grupo personalizado
Añadir grupo personalizado
  1. Escriba el nombre y la descripción del grupo.

  2. Escriba el nombre o el perfil de usuario en el campo de búsqueda según se escribe y selecciónelo en la lista desplegable para añadir usuarios.

  3. Para incorporar más alumnos, haga clic en Añadir usuarios.

  4. Para crear el grupo de usuarios, haga clic en Guardar.

Se crea este grupo personalizado y se incorpora al perfil. Los grupos de usuarios que crea son de naturaleza dinámica. Si se añaden usuarios con atributos similares, de manera automática se agregan al grupo de usuarios.

Configuración avanzada

Campos activos

Esta función permite a los administradores agregar más campos activos además de lo que se ha proporcionado durante el registro del usuario. 

Haga clic en Campos activos en la página de usuarios. Los alumnos solo pueden elegir entre los valores que se proporcionan en valores personalizados.

Campos activos
Campos activos

Configurar campos

Usuarios internos

Puede añadir valores personalizados para campos de usuario de usuarios internos.

Para añadir valores  personalizados, siga estos pasos:

  1. Haga clic en Modificar valores para un usuario interno. 

    Modificar valores para usuarios internos
    Modificar valores para usuarios internos
  2. Se muestra el cuadro de diálogo Valores en campos personalizados.

    Cuadro de diálogo Valores en campos personalizados
    Cuadro de diálogo Valores en campos personalizados
  3. En el menú desplegable Campo seleccionado, seleccione el valor que añadir.

  4. Indique valores nuevos en el campo Nuevo valor.

  5. Haga clic en Listo

  6. En la esquina superior derecha, haga clic en Guardar para conservar los cambios.

Usuarios externos

Añada valores personalizados similares a ese para usuarios internos.

Modificar valores para usuarios externos
Modificar valores para usuarios externos

Configuración

Visualización de usuario

Si está activada la opción Mostrar solo campos sin rellenar en el inicio de sesión del alumno, un usuario solo ve campos en blanco al iniciar sesión.

Mostrar campos sin rellenar
Mostrar campos sin rellenar

Con esta opción, un administrador puede decidir mostrar los campos u ocultarlos una vez que se hayan rellenado.

Funciones personalizadas

Añada cualquier campo que desee como parte de su información de usuario y haga clic en Guardar. Después de agregar los campos, también puede verificar la disponibilidad de estos campos en el cuadro de diálogo Editar usuarios

Después de añadir los campos, puede observar que los campos que llevan la marca de verificación se obtienen de la fuente de datos o del archivo .csv como se muestra en la captura de pantalla siguiente. El administrador puede editar estos campos de origen habilitando o deshabilitando los campos. 

Valores para campos activos en Captivate Prime

Los valores para los campos activos se obtienen de las siguientes maneras: 

  1. La aplicación Captivate Prime importa metadatos de fuentes de datos asociadas con su cuenta. 
  2. Metadatos capturados desde el archivo .csv importado manualmente. 
  3. Los alumnos rellenan los metadatos al iniciar sesión.
  4. El administrador proporciona los datos para los usuarios. 

La aplicación Captivate Prime crea automáticamente grupos de usuarios a partir de estos metadatos. 

Añadir valor personalizado

Puede añadir valores personalizados para campos de usuario en los campos de usuario Interno y Externo.

Para añadir valores  personalizados, siga estos pasos:

Nota:

Los campos personalizados se pueden añadir y eliminar; son aplicables a todos los usuarios. Los campos CSV se pueden habilitar o deshabilitar; solo se aplican al cargar el archivo .csv tras efectuar las modificaciones en los campos activos. Todos los campos activos internos son aplicables a todos los tipos de usuarios internos. Los campos externos solo son aplicables a usuarios externos. Si un campo personalizado está presente en el archivo .csv, en la siguiente carga se convierte automáticamente a un campo CSV y queda habilitado. 

Valores de campos CSV

Los usuarios solo pueden elegir en campos predefinidos de campos CSV si se selecciona la casilla de verificación Restringir selección.

Casilla de verificación Restringir selección
Casilla de verificación Restringir selección

Importar registros

En este espacio, puede ver el historial de importación del archivo .csv para los usuarios que el administrador ha añadido mediante la función de importación en bloque. También puede hacer clic en Añadir en la esquina superior derecha de la página para incorporar usuarios mediante la función de carga del archivo .csv. 

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