Obtenga información sobre cómo añadir usuarios o grupos de usuarios en la aplicación Captivate Prime.

Puede añadir alumnos, autores, administradores y usuarios externos. Solo los administradores designados de la empresa pueden realizar estas tareas.

Como administrador, puede añadir usuarios de tres maneras:

Interno

  • Como usuario único
  • Importación en bloque (mediante carga de CSV)

Externo

  • Mediante inscripción externa (añadir grupos)

También puede configurar perfiles de registro automático para que los propios usuarios puedan registrarse como tales en Captivate Prime. 

Añadir usuarios

Cree y administre cuentas de usuario para alumnos. Haga clic en Añadir para agregar uno o varios usuarios cargando un archivo .csv o para configurar perfiles de registro automático. Puede seleccionar uno o varios usuarios de la lista de alumnos y hacer clic en Acciones>Eliminar para eliminar alumnos.  Adobe Captivate Prime asigna funciones de responsable a los usuarios según las funciones o privilegios mencionados por su empresa en el archivo .csv.

Interno

Puede añadir usuarios internos haciendo clic en Importar en bloque y usuarios únicos. Haga clic en la ficha de registro automático para definir perfiles para alumnos a fin de que se registren ellos mismos. 

Añadir usuarios externos
Añadir usuarios externos

Importación en bloque

Añada varios usuarios a la vez cargando un archivo .csv ya creado. Haga clic en Importar, seleccione el archivo .csv en el escritorio y haga clic en Añadir.
Nota
Debe asignar el contenido de datos del archivo .csv a las etiquetas de la aplicación cuando carga el archivo .csv por primera vez. En las cargas posteriores, si la asignación no se realiza nuevamente, se tienen en cuenta las configuraciones anteriores.

Consulte Preguntas más frecuentes para obtener más información sobre el proceso de carga del archivo .csv. 

Registro automático

Al usar esta función, puede permitir que los empleados de su empresa se registren como alumnos en la cuenta de Captivate Prime.

  1. Elija la ficha Registro automático. Haga clic en Añadir grupo. Aparecerá un cuadro de diálogo emergente. 
  2. Indique el nombre del perfil y el nombre del responsable del empleado.
  3. Puede cargar la imagen de perfil del empleado haciendo clic en el icono Cargar imagen.
  4. Haga clic en Guardar.

También puede hacer clic en Añadir en la esquina superior derecha de la página y hacer clic en Registro automático. Proporcione los detalles en el cuadro de diálogo emergente como se menciona en los pasos anteriores.

Aparece una URL con una opción para copiar. Copie la URL y envíela por correo electrónico a los alumnos previstos. Los alumnos pueden registrarse accediendo a la URL.

Usuarios únicos
  1. Haga clic en Usuarios en el panel izquierdo.
  2. Haga clic en la ficha Usuarios únicos y, a continuación, haga clic en Añadir > Usuario único en la esquina superior derecha de la página. Aparece el cuadro de diálogo Añadir usuario. 
Añadir usuarios únicos
Añadir usuarios únicos

  1. Añada el nombre de usuario único/alumno, perfil/designación, ID de correo electrónico y el nombre del responsable del alumno. Si desconoce el nombre del responsable, puede elegir cualquier nombre de alumno que pueda considerarse responsable del nuevo alumno y hacer clic en Añadir.

Ver o editar información de usuario

Puede ver la lista de alumnos y las funciones que tienen asignadas. Haga clic en cada nombre de usuario para ver los detalles del usuario como se muestra en la captura de pantalla siguiente. 

Vista de la lista de alumnos y sus funciones asignadas
Vista de la lista de alumnos y sus funciones asignadas

También puede filtrar la lista de usuarios según sus funciones y el estado de registro. Haga clic en Función o en Usuarios para filtrar la lista, como se muestra en la captura de pantalla siguiente. 

Filtro Función y Usuario
Filtro Función y Usuario

Editar usuarios

Haga clic en el icono Editar en la esquina superior derecha de la ventana de la información del usuario para editar los detalles del usuario. Se abre un cuadro de diálogo emergente, como se muestra a continuación. 

Si añade campos adicionales mediante el flujo de trabajo Campos activos, también puede ver dichos campos en este cuadro de diálogo. 

En él, además puede cambiar el perfil de los usuarios como responsable, administrador, alumno y autor. 

Editar credenciales de usuario
Editar credenciales de usuario

Estados de usuario interno (usuarios de registro automático)

Los usuarios internos pueden tener uno de los estados siguientes: 

  • Activo: en este estado, los usuarios internos pueden registrarse ellos mismos e iniciar sesión en la aplicación Captivate Prime.
  • Pausa: en este estado, el proceso de registro está bloqueado para los usuarios de registro automático. Sin embargo, los usuarios ya existentes pueden seguir iniciando sesión. 

Externo

Adobe Captivate Prime le brinda la posibilidad de inscribir miembros de departamentos externos o empleados externos de su empresa en la aplicación.

  1. En el modo de administrador, haga clic en Usuarios en el panel izquierdo.
  2. Haga clic en Externos en el panel izquierdo. 
  3. Haga clic en Añadir
    Aparece el cuadro de diálogo Añadir usuario, como se muestra en la captura de pantalla siguiente. 
  4. Agregue el nombre del equipo o del grupo, el correo electrónico del responsable, la cantidad de alumnos que pueden inscribirse en los cursos y la fecha de vencimiento del grupo.
  5. En el campo Dominios permitidos, indique los nombres de dominio que desee. Los usuarios con los nombres de dominio especificados son los únicos que pueden registrarse en la cuenta.
  6. Si desea que se envíe una verificación por correo electrónico a los usuarios, seleccione la casilla Verificación de correo electrónico requerida.
  7. Cargue la imagen que representa el grupo externo haciendo clic en el campo Añadir imagen o arrastrando y colocando.
  8. Especifique la cantidad de días que tiene el usuario para iniciar sesión antes de que se le elimine automáticamente en el campo Límite de inactividad.
  9. Haga clic en Guardar. El administrador puede copiar la URL de registro y enviarla al grupo de inscripción externo.
Añadir usuarios externos en Captivate Prime
Añadir usuarios externos en Captivate Prime

Nota:

Los usuarios externos ya pueden registrarse siguiendo la URL de registro, y proporcionando la información básica y una contraseña. Los nuevos usuarios pueden iniciar sesión en Captivate Prime con su identificación de correo electrónico y la contraseña. Después de iniciar sesión, se les dirige a la página Catálogo.

Pausar el grupo de usuarios externos

Después de añadir un grupo de usuarios externos a Captivate Prime, también puede pausar el proceso de registro de usuarios externos. Al pausar, el proceso de registro de usuarios externos se bloquea. Sin embargo, este proceso solo funciona cuando los usuarios aún no se han registrado aceptando la invitación. 

Para pausar los grupos de usuarios externos, haga clic Acciones en la esquina superior derecha de la página y elija Pausar.

Reanudar

En cualquier momento, puede revocar el bloqueo (pausa) seleccionando la opción Reanudar. Haga clic en Acciones en la esquina superior derecha de la página y elija Reanudar

Estados de usuario externo

En Captivate Prime, los estados siguientes se aplican a los usuarios externos: 

  • Estado Inactivo: en este estado, el registro de usuarios externos ha caducado. Los administradores establecen la fecha de caducidad de los usuarios externos al incorporarlos mediante el flujo de trabajo Añadir usuario. 
  • Estado Activo: en este estado, los usuarios externos se pueden registrar en la aplicación Captivate Prime e iniciar sesión en la aplicación. 
  • Pausa: en este estado, el proceso de registro está bloqueado para los usuarios externos. Sin embargo, los usuarios ya existentes pueden seguir iniciando sesión. 

Asignar funciones de autor o de administrador a los usuarios

Cree y administre cuentas de usuario para autores o administradores. Para añadir a los usuarios como autores o administradores, siga los pasos que se indican a continuación:

  1. Comience a escribir el nombre del usuario al que desea asignar la función de autor o administrador en el campo de búsqueda (busque alumnos por Nombre, Perfil, etc.). 
  2. Seleccione el nombre en la lista desplegable que muestra los elementos a medida que se escribe.
  3. Haga clic en Acciones en la esquina superior derecha de la página y elija Asignar función > Convertir en autor o Convertir en administrador.

Para eliminar funciones de autor o administrador de usuarios, seleccione uno o varios usuarios en la lista de autores o administradores, y haga clic en Acciones > Eliminar función > Eliminar autor o Eliminar administrador.

Asignar la función de responsable a los usuarios

Puede asignar uno o varios usuarios a la vez como responsables mediante la carga del archivo .csv. Como requisito previo, un usuario debe tener al menos un empleado subordinado para que se le considere como responsable. En el archivo .csv, añada el ID del responsable a la columna principal del usuario como se indica en la captura de pantalla de muestra siguiente.

Consulte Preguntas más frecuentes para obtener más información sobre el proceso de carga del archivo .csv. 

También puede cambiar las funciones de los usuarios como responsables mediante el flujo de trabajo Editar usuarios, como se indicaba en la sección Usuarios internos anterior. 

Archivo .csv de muestra
Archivo .csv de muestra

Añadir grupos de usuarios

El grupo de usuarios es un conjunto de usuarios que pertenecen a una categoría definida. Los grupos de usuarios ayudan a los administradores a ubicar rápidamente a cualquier alumno de la empresa mientras asignan contenido de aprendizaje a los usuarios. Además, estos grupos de usuarios permiten a los administradores asignar logotipos y catálogos personalizados a los alumnos.

Captivate Prime consta de grupos de usuarios predeterminados y personalizados.

Grupos de usuarios generados automáticamente

De forma predeterminada, Captivate Prime crea algunos grupos de usuarios basados ​​en propiedades comunes. Por ejemplo: todos los alumnos,  todos los administradores y todos los autores.

Haga clic en Generado automáticamente en el panel izquierdo para ver la lista de todos los grupos de usuarios generados automáticamente proporcionados por la aplicación Captivate Prime. 

Grupos de usuarios generados automáticamente. Se añaden nuevos grupos generados automáticamente a Captivate Prime cada vez que se produce una acción correspondiente. Por ejemplo, creación de perfil de registro automático, creación de perfil de inscripción externo y carga del archivo .csv.

No puede editar el nombre y la descripción de los grupos generados automáticamente.

Grupos de usuarios personalizados

Además de los grupos de usuarios predeterminados, puede crear sus propios grupos de usuarios.

  1. Haga clic en Usuarios en el panel izquierdo después de iniciar sesión como administrador.
  2. En la página Grupos de usuarios personalizados, haga clic en Añadir en la esquina superior derecha.
Personalizar grupos de usuarios
Personalizar grupos de usuarios

  1. Escriba el nombre y la descripción del grupo. 
  2. Escriba el nombre o el perfil de usuario en el campo de búsqueda según se escribe y selecciónelo en la lista desplegable para añadir usuarios.
  3. Haga clic en Añadir más Usuarios para añadir más alumnos.
  4. Haga clic en Guardar.

Enviar correo electrónico de bienvenida

Los administradores pueden volver a enviar correos electrónicos de bienvenida a los alumnos en caso de que no los hayan recibido de sus administradores de cuentas. Los alumnos pueden iniciar sesión en la cuenta de Captivate Prime fácilmente marcando como favoritos el vínculo seguro y los vínculos de inicio de sesión en el correo electrónico de bienvenida.

Para enviar un correo electrónico de bienvenida a alumnos:

  1. Haga clic en Usuarios en el panel izquierdo.
  2. Elija cualquier alumno de la lista haciendo clic en la casilla de verificación junto al nombre del alumno.
  3. Haga clic en Acciones en la esquina superior derecha de la página.
  4. Haga clic en Enviar correo electrónico de bienvenida.

Se obtiene el mensaje emergente de confirmación: El correo electrónico se ha enviado al alumno correctamente

Avanzado

Fuentes de datos

Puede usar esta función cuando desee importar o sincronizar usuarios, o aprender datos de la base de datos de su empresa en la aplicación Captivate Prime. También puede configurar la frecuencia de esta sincronización. 

Haga clic en Fuentes de datos en el panel de la izquierda bajo la sección Avanzado

Fuente de datos
Fuente de datos

Elija la fuente de datos en el menú desplegable Fuente, seleccione la frecuencia de actualización y haga clic en Sincronizar ahora si necesita sincronizar de inmediato, o haga clic en Guardar. Los tipos de fuentes de datos son SFDC, FTP, etc., para usuarios internos. 

Puede añadir varias fuentes de datos. 

Campos activos

Esta función permite a los administradores agregar más campos activos además de lo que se ha proporcionado durante el registro del usuario. 

Haga clic en Campos activos en la página de usuarios. Los alumnos solo pueden elegir entre los valores que se proporcionan en valores personalizados.

Campos activos
Campos activos

Añada cualquier campo que desee como parte de su información de usuario y haga clic en Guardar. Después de agregar los campos, también puede verificar la disponibilidad de estos campos activos en el cuadro de diálogo Editar usuarios

Después de añadir los campos, puede observar que los campos que llevan la marca de verificación se obtienen de la fuente de datos o del archivo .csv como se muestra en la captura de pantalla siguiente. El administrador puede editar estos campos de origen habilitando o deshabilitando los campos. 

Editar los campos de origen
Editar los campos de origen

Valores para campos activos en Captivate Prime

Los valores para los campos activos se obtienen de las siguientes maneras: 

  1. La aplicación Captivate Prime importa metadatos de fuentes de datos asociadas con su cuenta. 
  2. Metadatos capturados desde el archivo .csv importado manualmente. 
  3. Los alumnos rellenan los metadatos al iniciar sesión.
  4. El administrador proporciona los datos para los usuarios. 

La aplicación Captivate Prime crea automáticamente grupos de usuarios a partir de estos metadatos. 

Añadir valor personalizado

Puede añadir valores personalizados para campos de usuario en los campos de usuario Interno y Externo.

Para añadir valores  personalizados, siga estos pasos:

  1. Haga clic en Modificar valor en usuarioInternoo Externo. Se muestra el cuadro de diálogo Valores en campos personalizados.

  2. En el menú desplegable Campo seleccionado, seleccione el valor que añadir.

  3. Indique valores nuevos en el campo Nuevo valor.

  4. Haga clic en Listo Se cierra el cuadro de diálogo.

  5. En la esquina superior derecha, haga clic en Guardar para conservar los cambios.

Nota:

Los campos personalizados se pueden añadir y eliminar; son aplicables a todos los usuarios. Los campos CSV se pueden habilitar o deshabilitar; solo se aplican al cargar el archivo .csv tras efectuar las modificaciones en los campos activos. Todos los campos activos internos son aplicables a todos los tipos de usuarios internos. Los campos externos solo son aplicables a usuarios externos. Si un campo personalizado está presente en el archivo .csv , en la siguiente carga se convierte automáticamente a un campo CSV y queda habilitado. 

Valores de campos CSV

Los usuarios solo pueden elegir en campos predefinidos de campos CSV si se selecciona la casilla de verificación Restringir selección.

Casilla de verificación Restringir selección
Casilla de verificación Restringir selección

Importar registros

En este espacio, puede ver el historial de importación del archivo .csv para los usuarios que el administrador ha añadido mediante la función de importación en bloque. También puede hacer clic en Añadir en la esquina superior derecha de la página para incorporar usuarios mediante la función de carga del archivo .csv. 

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