Transcripciones de alumnos

Descargue la transcripción de alumnos y administre los informes con Captivate Prime.

Adobe Captivate Prime permite a los administradores de una empresa generar transcripciones asociadas a los alumnos. 

Generar transcripciones de alumnos

1. Para generar transcripciones de alumnos, haga clic en Informes en el panel izquierdo del inicio de sesión del administrador.

El administrador accede a la ficha Informes de Excel dentro de la página Informes.

2. Haga clic en el vínculo Transcripciones de alumnos.

La página del historial de transcripciones de alumnos muestra el mensaje: Todavía no se han generado transcripciones de alumnos  o una lista de descargas que se han activado tras la implementación de la página del historial de transcripciones de alumnos.

Captura de pantalla de vínculo de informe de transcripción de alumnos

 4. Aparece un cuadro de diálogo con las transcripciones de los alumnos. Elija el intervalo de fechas para el que necesita la transcripción generada.

Nota: De forma predeterminada, la  fecha  "desde" es la fecha de registro del alumno y la fecha "hasta" siempre es la fecha actual. Solo puede modificar la fecha de inicio "desde" cuando necesita los datos.

5. Seleccione los nombres de los alumnos en el campo Seleccionar alumnos y haga clic en Generar.

6. Puede elegir un solo alumno o grupos de alumnos. Para añadir a más de un alumno, haga clic en Añadir más alumnos.

Añadir nuevos alumnos
Añadir nuevos alumnos

7. Puede elegir catálogos específicos habilitando la casilla de verificación. La transcripción solo se descarga para los catálogos especificados. Puede elegir catálogos específicos. Para ello, seleccione el catálogo en la lista desplegable "Seleccionar catálogos".

Seleccionar catálogos
Seleccionar catálogos

9. Al exportar transcripciones de alumnos, existe una opción, Estado de inscripción. Esta lista desplegable contiene las siguientes opciones:

  • Seleccionar todo
  • Completado
  • En curso
  • No iniciado
  • No inscrito
Añadir estado de inscripción
Añadir estado de inscripción

8. También puede descargar transcripciones de alumnos que se han eliminado de una cuenta.

Para descargar transcripciones de alumnos de usuarios eliminados, haga clic en la flecha Opciones avanzadas y marque la casilla de verificación Incluir datos de alumnos eliminados.

Incluir datos de alumnos eliminados
Incluir datos de alumnos eliminados

9. Puede optar por descargar información del nivel Módulo en la transcripción del alumno marcando la casilla de verificación "Habilitar información del nivel de módulo". En este caso, los nombres de los módulos y el tiempo empleado en cada módulo se extraen como parte de la transcripción si esta opción está habilitada.

10. Puede optar por descargar datos de aptitudes y fichas de resumen marcando la casilla de verificación "Incluir datos de aptitudes y fichas de resumen".

Las transcripciones se generan y se descargan en el equipo como archivos CSV cuando no se incluyen datos de aptitudes. Si la casilla de verificación Aptitudes está seleccionada, las transcripciones se generan y se descargan en el equipo como archivos XLS.

Historial de descargas de transcripciones de alumnos

En la página de descargas Transcripciones de alumnos, para generar un informe, al hacer clic en el botón Generar nuevo, se muestra el cuadro de diálogo Transcripciones de alumnos.

Cuadro de diálogo Transcripciones de alumnos
Cuadro de diálogo Transcripciones de alumnos

Haga clic en Opciones avanzadas y expanda el panel.

Elija los usuarios y el catálogo al que pertenecen. Después de hacer clic en el botón Generar, aparece un cuadro de diálogo que indica el tiempo aproximado que se tardará en descargar el informe. Para generar el informe, haga clic en Generar.

Descargar transcripciones de alumnos
Descargar transcripciones de alumnos

La transcripción se genera en segundo plano y puede continuar con sus tareas en Captivate Prime. Una vez que se genera la transcripción, puede descargar la transcripción de la lista.

Como administrador, puede ver todas las transcripciones generadas por cualquier persona en el sistema.

Historial de descargas
Historial de descargas

La lista de descargas muestra los atributos siguientes:

  • Alumnos: Los alumnos o grupos de alumnos cuyas transcripciones se van a descargar.
  • Datos adicionales incluidos: Depende de los datos adicionales que el administrador desee descargar de la opción Avanzadas en el modo Agregar transcripción de alumno.
  • Estado: Descargado, En Cola o En curso.
  • Desde y Hasta: Duración de las transcripciones que se van a descargar.
  • Filtros aplicados: Determina si ha aplicado los filtros del estado de inscripción.
  • Generado por: ID del usuario de Captivate Prime que ha solicitado la descarga.
  • Estado: Descargado, En Cola o En curso.

Puede cancelar la descarga en cualquier momento. Si el administrador cancela un trabajo, Captivate Prime envía una notificación integrada en la aplicación al usuario que activó la transcripción del alumno.

Estado de la solicitud en cola
Estado de la solicitud en cola

Puede cancelar la descarga en cualquier momento. Si se cancela un trabajo, Captivate Prime envía una notificación en la aplicación al usuario que ha cancelado el trabajo. 

Datos de alumnos eliminados

Puede incluir los datos de los alumnos eliminados en la lista Transcripciones de alumnos. En el cuadro de diálogo Transcripciones de alumnos, active la opción Incluir datos de alumnos eliminados.

Tras activar la opción y hacer clic en Generar, los datos de los alumnos eliminados figuran en la página de descargas Transcripciones de alumnos, como se muestra a continuación:

Estudiantes eliminados en la página de descargas
Estudiantes eliminados en la página de descargas

Personalizar columnas

Un administrador puede personalizar las columnas exportadas en un informe de transcripciones de alumnos. Los administradores, los administradores personalizados y los responsables pueden configurar las columnas antes de exportar el informe. 

En el cuadro de diálogo Transcripciones de alumnos, haga clic en Opciones avanzadas. En la sección Configurar formato de exportación, elija las columnas que desea exportar.

Seleccionar columnas de transcripciones de alumnos
Seleccionar columnas de transcripciones de alumnos

Nota:

La personalización solo se permite cuando un usuario descarga la transcripción del alumno en formato .CSV. Cuando se descarga en formato .XLSX, la selección de preferencias de columna no se respeta y se exportan todas las columnas predeterminadas.

Contenido del archivo de transcripciones de alumnos

Un archivo de transcripciones de alumnos típico se compone de seis hojas de cálculo en un solo archivo. Las hojas de transcripciones de alumnos aportan una visión general de los datos, por ejemplo la cantidad de alumnos por curso, sus aptitudes, el porcentaje de finalización por curso o alumno, así como un tablero de cumplimiento. Estos son los tableros disponibles en las transcripciones de alumnos:

Transcripciones de alumnos

En la hoja de cálculo de transcripción de alumno, además de los datos sobre el alumno, se proporciona información sobre el consumo del objeto de aprendizaje como la fecha de inscripción, la fecha de inicio, la nota conseguida o la puntuación de las pruebas. Si los cursos forman parte de un programa de aprendizaje, se enumeran aparte de los detalles de consumo de cada curso. 

1- Tablero de actividades de aprendizaje

En este tablero específico de objetos de aprendizaje, puede ver la cantidad de alumnos de cada curso, programa de aprendizaje o certificación. Puede examinar la hoja de progreso de los alumnos respecto a un determinado objeto de aprendizaje. En esta hoja, se facilitan datos como la cantidad de alumnos que han completado el curso o el programa de aprendizaje, los alumnos que lo están realizando y las fechas de vencimiento de los alumnos.

El progreso de los usuarios del curso concreto se calcula a partir de los campos de Entrada en los que se especifican los umbrales de porcentaje de progreso y la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si especifica 7 días y un 70 % en los valores del campo Entrada, se muestra el progreso de los cursos que vencen dentro de 7 días y los cursos que tienen un progreso de más del 70 %. También puede cambiar el período de tiempo en esta hoja, donde se muestran automáticamente en el tablero los datos modificados.

2- Tablero de actividades de aprendizaje

En este tablero de aprendizaje, se facilitan datos de un usuario determinado. En este tablero, puede ver los cursos, los programas de aprendizaje o las certificaciones en que se ha inscrito un usuario determinado. Asimismo, la tabla ofrece datos sobre los objetos de aprendizaje completados por el usuario, los objetos de aprendizaje en curso y las próximas fechas de vencimiento para el usuario.

El progreso de los usuarios de cada curso se calcula en función de las entradas que haya especificado. Es decir, los valores de porcentaje de progreso y la fecha de vencimiento. Por ejemplo, si especifica 7 días y un 70 % en los valores del campo Entrada, se muestra el progreso del usuario en los diferentes cursos que vencen dentro de 7 días y en los cursos que tienen un progreso de más del 70 %.

Aptitud

En esta hoja, se proporcionan, entre otros, datos como el nombre y el nivel de la aptitud, los créditos necesarios y los obtenidos, y el porcentaje de finalización. A continuación se muestra una captura de pantalla de hoja de cálculo de aptitudes de ejemplo.  

1- Tablero de aptitudes

En este panel, podrá ver si su empresa está dotada de varias aptitudes. Para una aptitud concreta, puede consultar la cantidad de usuarios de una empresa que deben tener dicha aptitud frente a la cantidad que realmente la tienen. Este tablero también especifica los usuarios que podrían necesitar una actualización de sus aptitudes. Este valor se calcula en función de lo que se indique en el campo Entrada. Por ejemplo, si indica 50 días, el tablero proporciona información sobre los usuarios que podrían necesitar una actualización de sus aptitudes transcurridos 50 días.

2- Tablero de aptitudes

Este tablero de aptitudes es más específico del usuario. Puede filtrar uno o varios usuarios y ver su nivel de aptitud en forma de tablero. Con esta hoja, los responsables y los administradores realizan el seguimiento del nivel de aptitud de cada alumno en comparación con el nivel de aptitud que está previsto que adquieran. Asimismo, el tablero de aptitudes indica quiénes son los alumnos que deben poner al día sus aptitudes. La lista de actualización de alumnos se basa en el número de días que se especifican en el campo Entrada.

Tablero de cumplimiento

Este tablero tiene dos partes, el informe de cumplimiento de usuario y el informe de cumplimiento por formación. En el informe basado en usuario, el tablero de cumplimiento es válido para efectuar el seguimiento de los alumnos que tienen fechas de vencimiento inminentes relativas a iniciativas importantes de cumplimiento. En el caso del informe basado en formación, puede filtrar por programa de aprendizaje o certificación.

En los dos informes de cumplimiento, filtre por fecha de vencimiento para ver los datos correspondientes.

Columnas de fecha y hora en la transcripción

Los valores de las columnas siguientes tienen minutos redondeados al minuto más próximo y los segundos a 00:

  • Fecha de inscripción (zona horaria UTC)
  • Fecha de inicio (zona horaria UTC)
  • Fecha de finalización (zona horaria UTC)
Columnas de hora en la transcripción
Columnas de hora en la transcripción

Columnas de ID y duración del módulo en la transcripción

En la transcripciones de alumnos, se muestran también las columnas ID y Duración del módulo.

Columna Duración del módulo
Columna Duración del módulo

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