Creación de formularios en Acrobat

La creación de formularios en Acrobat combina lo mejor de las etiquetas de texto y la posibilidad de arrastrar y soltar elementos en los servicios de eSign de Document Cloud. Mediante los campos de formulario de Acrobat y las herramientas de alineación, puede colocar los campos físicos en el documento. Una vez colocados, se usa una versión modificada de las etiquetas de texto para definir las propiedades de dichos campos.

Cuando el documento está cargado, el sistema lee la etiqueta y mira las dimensiones del campo de formulario para generar en su lugar un campo de servicios de eSign.

En esta guía se explica el uso de las distintas herramientas de Acrobat, así como las propiedades de etiqueta que se pueden utilizar.

Campos de formulario de Acrobat

Menú Formularios

  1. Abra Acrobat y haga clic en el botón Herramientas, en la esquina superior izquierda.

  2. Seleccione Preparar formulario y, luego, haga clic en Agregar.

    Haga clic en Seleccionar un archivo o Escanear un documento, dependiendo de si desea agregar campos de formulario a un PDF existente o comenzar escaneando un documento en papel.

    Acrobat busca en el documento espacios subrayados o cuadros vacíos y coloca automáticamente campos de formulario en estas ubicaciones. Este proceso también asigna a todos los campos el nombre del texto que aparece junto a cada uno de ellos. Por último, los nombres de todos estos campos se sustituyen por etiquetas. Sin embargo, si un campo no requiere etiqueta, sigue disponiendo de un nombre exclusivo a fin de evitar cualquier problema de relleno entre campos.

    El relleno entre campos es el proceso que los servicios de eSign de Document Cloud emplean para copiar datos de un campo a otro, en caso de que tengan nombres idénticos.

Tipos de campos

Al crear un formulario con Acrobat, tenga en cuenta los campos de formulario que utiliza. Únicamente los campos de formulario siguientes se transfieren a los servicios de eSign, y el uso de otros distintos puede causar problemas en el documento.

Campo de texto

El campo de texto es el campo de formulario que se utiliza con más frecuencia. En función de la etiqueta de PDF agregada, estos campos se pueden cambiar incluso por botones de selección o casillas de verificación.

Casilla de verificación

Las casillas de verificación transfieren a los servicios de eSign y deben utilizarse para situaciones del tipo “marque todas las opciones aplicables”.

Estos campos tienen dos estados: activado y desactivado. En las propiedades de campo, puede establecer el valor de exportación en caso de que la casilla esté activada. Este valor de exportación se utiliza en declaraciones condicionales o en el cálculo de ecuaciones de campo.

Botón de selección

Los botones de selección transfieren a los servicios de eSign y deben utilizarse para situaciones del tipo “elija una opción en un grupo”.

Un grupo debe tener al menos dos botones de selección. Para cada una de estas opciones se puede establecer un valor de exportación. Este valor de exportación se utiliza en declaraciones condicionales o en el cálculo de ecuaciones de campo.

Menú desplegable

Los menús desplegables transfieren a los servicios de eSign y deben utilizarse para situaciones del tipo “elija una opción en una lista”.

En las propiedades del campo de formulario, puede establecer las opciones disponibles en esta lista. Para cada opción debe indicarse el texto que se mostrará y su valor de exportación. Si hace clic en una de las opciones creadas, la convertirá en la opción predeterminada. Si no desea establecer una opción predeterminada, haga clic en algún espacio en blanco de la lista para no seleccionar nada.

Colocación de campos

  1. La barra de herramientas de Acrobat muestra tareas de creación y edición de campos de formulario. Haga clic en el botón Agregar un campo de texto de la barra de herramientas.

  2. El cursor cambia, como se muestra en la imagen siguiente. Un solo clic coloca el campo tal cual en la ubicación en la que se ha hecho clic. Si lo prefiere, puede hacer clic y arrastrar para establecer el tamaño del campo.

    Una vez colocado el campo en la página, aparece una pequeña ventana. En este cuadro puede cambiar el nombre del campo. Puede omitir este paso durante el proceso de agregar campos al documento y cambiar los nombres más tarde.

    Para ajustar el tamaño del campo, arrastre uno de los cuadros (o controladores) azules.

Herramientas de dimensionado y alineación de campos de formulario

Una vez que los campos se han colocado de forma aproximada en el documento, puede utilizar las herramientas de Acrobat para hacer su tamaño más uniforme y alinear su ubicación.

Si quiere que las dimensiones de dos campos de distinto tamaño coincidan, arrastre el cursor a su alrededor para seleccionarlos. También puede hacer clic en un campo y, luego, con la tecla Ctrl presionada, hacer clic en el otro.

Al establecer el tamaño y la alineación de varios campos, haga clic con el botón derecho en el campo con el tamaño o la alineación deseados y seleccione en el menú la acción correspondiente.

En este ejemplo, queremos que Text4 tenga el mismo tamaño que Text3, de modo que, con ambos seleccionados, hacemos clic con el botón derecho en Text3 y elegimos Definir campos al mismo tamaño > Ambos.

Ahora, Text4 tiene el mismo tamaño que Text3. Ahora nos gustaría que el lado izquierdo de Text4 se alineara con el lado izquierdo de Text3. Con ambos campos todavía seleccionados, hacemos clic con el botón derecho en Text3 y seleccionamos Alinear, distribuir o centrar > Alinear a la izquierda.

Uso de etiquetas en los campos de formulario

Las etiquetas PDF son lo mismo que las etiquetas de texto, pero, en lugar de colocarlas directamente en el documento, se emplean para asignar un nombre a los campos de formulario. Además, en las etiquetas PDF no se utilizan las llaves que encierran las etiquetas de texto.

Puede encontrar el artículo sobre las etiquetas de texto aquí.

Una vez que ha agregado al documento todos los campos de formulario, estos aparecen listados en la sección inferior del panel, a la derecha. Utilice esta lista para encontrar rápidamente cualquier campo de formulario y obtener acceso a él, sin necesidad de estar en la página.

Dado que aquí se muestra el nombre de los campos, es fácil cambiar o comprobar las etiquetas.

Cambiar el nombre de un campo de formulario por una etiqueta le permite aplicar cualquiera de las propiedades de campo reconocidas por los servicios de eSign sin sacrificar espacio en el documento, como sería el caso con una etiqueta de texto.

Para obtener acceso al menú de propiedades del campo de formulario, haga doble clic en el campo o haga clic con el botón derecho y seleccione Propiedades en el menú. Si lo prefiere, puede hacer doble clic o clic con el botón derecho en una opción del listado de campos de la derecha.

La pestaña General de la ventana Propiedades muestra los valores de Nombre, Información y Propiedades comunes del campo.

  • Nombre: donde se agrega la etiqueta del campo de formulario.
  • Información: texto que aparece cuando se sitúa el puntero sobre el campo.
  • Solo lectura: hace que no se pueda acceder al campo ni editarlo. Por lo general, se utiliza cuando la información del campo se transmite mediante la integración de un archivo CSV.
  • Obligatorio: marca el campo como necesario, de modo que el proceso de firma no se puede completar hasta haber escrito datos en él.

Para convertir un campo en multilínea, seleccione Campo multilínea en la pestaña Opciones.

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