Estas son las instrucciones completas para instalar y configurar una nueva implementación del producto Adobe Sign en Microsoft Dynamics CRM.

Información general

Adobe Sign ofrece una solución de integración lista para usar con Microsoft Dynamics CRM. Esta integración proporciona las siguientes ventajas:

  • Acelera el proceso de presupuestar y facturar enviando acuerdos, como contratos y documentos de venta, desde Dynamics con un solo clic.
  • Combina automáticamente los datos de entidades de Dynamics, como cuentas y contactos, en los acuerdos y vuelve a introducir los datos recopilados de los firmantes durante el proceso de firma.
  • Permite a los destinatarios firmar fácilmente en cualquier momento y lugar y con cualquier dispositivo.
  • Permite rastrear los documentos enviados para su firma desde Dynamics.
  • Elimina los pasos manuales en todo el proceso.

 

Esta versión (v7) del paquete solo está disponible para Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 y versiones superiores.

Consulte la guía de instalación versión 6 si está utilizando:

  • Dynamics CRM 2016 en línea y local                                                             
  • Actualización 2 de Dynamics 2015                                                                                
  • Actualización 4 de Dynamics 2013 Service Pack 1            

 Puede obtener el paquete de Adobe Sign para MS Dynamics versión 6 aquí.

 

El ámbito de este documento se centra en una instalación nueva de la solución de Adobe Sign. Si la solución ya está instalada y quiere actualizarla a la versión más reciente, consulte la guía de actualización.


Requisitos previos

  • Comprobar que el userID correcto (la dirección de correo electrónico) está designado como administrador en el sistema de Adobe Sign.
  • Incluya todos los dominios en propiedad que los usuarios podrían utilizar en las direcciones de correo electrónico (excluyendo los dominios públicos, como gmail.com, yahoo.com, etc.).
  • Use sus dominios en propiedad para obtener una lista de todos los usuarios que hay en el sistema de Adobe Sign.
    • Una vez hecho, es posible que deba solicitar a los usuarios válidos que se trasladen a su cuenta de Adobe Sign vinculada con CRM
    • Es muy importante que la dirección de correo electrónico del usuario que se usa en Adobe Sign coincida con la dirección principal del usuario de CRM. Si no es así, hay que cambiar el valor de correo electrónico de Adobe Sign.

 

En el entorno de Dynamics, hay que tener en cuenta dos aspectos:

  • Licencia: los usuarios y los administradores de Adobe Sign deben tener asignadala licencia CRM Cal delectura/escritura.
  • Limitaciones de archivos: el límite de tamaño para la carga de archivos se puede configurar en CRM (el valor predeterminado es de 5 MB). Los usuarios verán un error si intentan adjuntar un archivo cuyo tamaño sea superior al configurado.
    • Si el tamaño del PDF firmado supera el valor configurado, Dynamics impide que el archivo se adjunte a la entidad principal (o asignada).

Obtención del paquete

Para obtener el paquete actual de Adobe Sign para MS Dynamics 365 Online de la Tienda Microsoft.

El paquete Adobe Sign for MS Dynamics On-Premises se puede descargar desde la página de integraciones de Adobe Sign.

En la página de integraciones de Adobe Sign también podrá revisar las notas de la versión, los problemas conocidos e información de instalación o guías del usuario adicionales. Si le surge alguna pregunta o preocupación acerca del proceso de instalación o durante el mismo, póngase en contacto con el administrador de satisfacción del cliente.

Instalación del paquete

Instalación del paquete Microsoft Dynamics On-Premises

Inicie sesión en el entorno de Dynamics CRM como administrador.

  • Vaya a Configuración > Soluciones.
Vaya a Inicio > Configuración > Soluciones.

Se carga la página Todas las soluciones:

  • Haga clic en el icono Importar.
El icono Importar

Se carga la página Seleccionar paquete de solución:

  • Examinar el archivo .zip descargado de la versión 7 de Adobe Sign.
  • Haga clic en Siguiente.
Busque el binario v5 de Adobe Sign

Se carga la página Información sobre la solución:

  • Haga clic en Siguiente.
La página Información sobre la solución

Se carga la página Opciones de importación:

  • Asegúrese de que la opción Habilitar los pasos de procesamiento de mensajes del SDK… esté marcada.
  • Haga clic en Importar.
La página Opciones de importación

Se carga la página Importando solución y el paquete se importa. 

Este proceso puede tardar unos minutos. Cuando finalice, verá un mensaje donde pone que se ha realizado correctamente.

  • Haga clic en Cerrar.
El paquete importado

Instalación del paquete Microsoft Dynamics Online

La versión en línea del paquete se instala desde la tienda AppSource de Microsoft:

  • Inicie sesión en Dynamics como administrador de Dynamics.
  • Vaya a Configuración > Seguridad > Usuarios.
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  • Seleccione el usuario al que desea conceder acceso para instalar el paquete y, a continuación, haga clic en Ascender a administrador.
4Promote to Admin
  • Vaya a la opción Configuración > Soluciones > Catálogo de soluciones.
10_nav_to_marketplace
  • Busque Adobe en el cuadro de búsqueda en la parte superior derecha de la ventana de AppSource.
  • Haga clic en el vínculo Obtener ahora.
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Marque la casilla para dar permiso a Microsoft para utilizar o compartir la información de su cuenta y, a continuación, haga clic en Continuar.
    • Se le redirigirá a una nueva página de Condiciones y privacidad.
7one_more_thing_-rebranded
  • En la página Condiciones y privacidad:
    • Seleccione la organización de Dynamics a la que desea aplicar Adobe Sign (si tiene más de una).
    • Acepte las condiciones legales y la declaración de privacidad de Microsoft.
    • Haga clic en el botón Aceptar.
  • Se le redirigirá a la página de estado y la instalación comenzará de forma automática.
    • Es necesario actualizar la página para actualizar el estado.
  • Una vez instalado, el paquete aparece en Soluciones, dentro de Configuración.

Nota:

Si ya había instalado un paquete anterior de Adobe Sign for Dynamics, el paquete se actualiza a la nueva versión.

8Approve MS

Configuración posterior a la instalación (obligatoria)

Instalar la clave de integración

Las instalaciones nuevas requieren una clave de integración que se genera en Adobe Sign y luego se introduce en Dynamics. Se trata del token de acceso que autentica los entornos de Adobe Sign y Dynamics para que confíen uno en el otro y compartan contenido.

Para generar una clave de integración en Adobe Sign:

  • Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Adobe Sign.
  • Vaya a Cuenta > API de Adobe Sign > Información de API.
  • Haga clic en el vínculo Clave de integración en el centro de la página.
Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tokens de acceso.

Nota:

Si no ve el vínculo Clave de integración, póngase en contacto con su administrador de satisfacción o con el Soporte de Adobe Sign para que se aseguren de que está en el canal correcto. 

Se carga la interfaz Crear clave de integración:

Elija un nombre intuitivo para la clave (p. ej., Dynamics CRM).

La clave de integración debe tener los siguientes elementos activados:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
La interfaz Crear clave de integración
  • Haga clic en Guardar cuando haya configurado la clave.

 

En la página Tokens de acceso aparecen las claves diseñadas en su cuenta.

  • Haga clic en la definición de clave creada para Dynamics CRM.
    • El vínculo Clave de integración aparece en la parte superior de la definición.
  • Haga clic en el vínculo Clave de integración.
El vínculo Clave de integración

Se muestra la clave de integración:

  • Copie esta clave y guárdela en un lugar seguro para el siguiente paso.
  • Haga clic en Aceptar.
La clave de integración

Para instalar la clave de integración en Dynamics CRM:

Inicie sesión con el usuario administrativo de su entorno de Dynamics CRM.

  • Vaya a Inicio > Adobe Sign > Configuración de administración.
Vaya a Inicio > Adobe Sign > Configuración global.

Se carga la página Configuración de administración de Adobe Sign:

  • Pegue la clave en el campo Clave de integración.
  • Haga clic en Validar clave en la cinta.
La página Configuración de Adobe Sign

Tras unos momentos, la página se actualiza y aparecen el mensaje “Ha iniciado sesión con Adobe Sign” y la clave de integración que se está usando.

  • El campo Clave de integración se cerrará.
  • El botón Validar clave cambia a Quitar clave
La página Configuración de Adobe Sign


Comprobar si la representación de formularios heredados está desactivada

Para utilizar Adobe Sign, hay que desactivar la representación de formularios heredados. Para ello:

  • Vaya a Configuración > Administración.
Vaya a Inicio > Configuración > Administración.
  • Haga clic en Configuración del sistema.
Configuración del sistema

Se carga la página Configuración del sistema.

  • Asegúrese de que la opción Usar la representación de formularios heredados esté definida en No.
  • Haga clic en Aceptar.
La página Configuración del sistema

Activación de las fuentes de actividad en la entidad Adobe Agreement

Habilitar la fuente de actividad en el objeto adobe_agreement permite a Adobe Sign actualizar los eventos del acuerdo en la sección Publicaciones en el registro Acuerdo, así como los registros de CRM que eran el objeto principal del acuerdo (contactos, cuentas, etc.).

  • Vaya a Configuración > Configuración de las fuentes de actividad.
Vaya a Correo > Configuración > Configuración de las fuentes de actividad.

Se carga la página Configuraciones de publicación:

1. Haga clic en Actualizar para asegurarse de que se cargan todas las configuraciones.

2. Haga clic una vez en el registro adobe_agreement para seleccionarlo y luego en Activar.

La página Configuraciones de publicación

Aparece la ventana emergente Confirmar la activación de la configuración de publicación.

  • Haga clic en Activar.
La ventana emergente Confirmar la activación de la configuración de publicación

Aparece la notificación “Tiene que publicar…”.

  • Haga clic en Aceptar.
La notificación “Tiene que publicar…”

Volverá a abrirse la página Configuraciones de publicación.

  • Haga clic en los puntos suspensivos () para abrir las opciones ocultas.
  • Haga clic en Publicar todas las personalizaciones.
La página Configuraciones de publicación

Implementación de Adobe Sign en los usuarios mediante la asignación de funciones de seguridad

Todos los usuarios de Dynamics que vayan a utilizar la aplicación de Adobe Sign deberán tener la función de seguridad configurada en el entorno de Dynamics.

Las funciones de seguridad son:

  • Lector de Adobe Sign: concede al usuario un acceso de solo lectura a los registros del acuerdo.
  • Usuario de Adobe Sign: permite al usuario trabajar con acuerdos y otras entidades de la aplicación. Esta función permite al usuario ver solo sus propios registros y otorga el acceso de nivel Usuario en los registros incorporados de CRM, como contactos, cuentas, posibles clientes, oportunidades, pedidos, facturas y presupuestos.
  • Administrador de Adobe Sign: además de la función Usuario de Adobe Sign, esta función permite otros privilegios, como ajustar la configuración global, la migración de datos y permitir ver todos los acuerdos en la aplicación.

Para configurar las funciones de seguridad:

  • Vaya a Configuración > Seguridad.
Vaya a Inicio > Configuración > Seguridad.

Se abrirá la página Seguridad.

  • Seleccione Usuarios.
La página Seguridad

Se carga la página Usuarios habilitados.

  • Seleccione todos los usuarios a los que quiera asignar un tipo de función de seguridad.
  • Haga clic en Administrar funciones.
La página Usuarios habilitados

Aparece el cuadro Administrar las funciones de usuario.

  • Marque la función de seguridad que quiera otorgar a estos usuarios.
  • Haga clic en Aceptar.
El cuadro emergente Administrar las funciones de usuario

Configuraciones opcionales

Configuración del Administrador de Adobe Sign

La página Configuración del Administrador de Adobe Sign permite el acceso a las herramientas administrativas para crear plantillas y datos de asignación, así como crear flujos de trabajo personalizados. También está disponible una configuración opcional para personalizar la experiencia del usuario.  

Para acceder a la configuración:

  • Vaya a Adobe Sign > Configuración de administración.
Vaya a Inicio > Adobe Sign > Configuración global.

Se carga la página Configuración de administración de Adobe Sign, en que se identifican las cinco secciones individuales de herramientas funcionales:

A. Cuenta de Adobe Sign: la clave de integración que vincula el entorno de Dynamics a los servidores de Adobe Sign.

B. Lista de comprobación de inicio: una lista de comprobación de los pasos de la instalación.

C. Configuración de administración: las herramientas con que los administradores deberán interactuar frecuentemente.

D. Funciones opcionales: funciones automatizadas que se suelen establecer una vez y así se quedan.

E. Recursos: acceso en línea a los documentos que suelen necesitarse y acceso al sistema de tiques de asistencia.

admin_settings_page-marked

Cuenta de Adobe Sign

Esta sección está dedicada íntegramente al vínculo Clave de integración entre el entorno de Dynamics y los servidores de Adobe Sign.

La clave se puede eliminar en cualquier momento para desconectar los servicios de Adobe Sign.

 

Lista de comprobación de inicio

En esta sección se muestra el progreso de la instalación medido por los puntos de configuración clave:

  • Activar y configurar Adobe Sign: comprueba cuándo la clave de integración se ha instalado correctamente.
  • Configurar la primera asignación de datos: comprueba cuándo se guarda la primera asignación de datos.
  • Configurar la primera plantilla: comprueba cuándo se guarda la primera plantilla.


Configuración de administración

Herramientas que los administradores utilizan habitualmente para ampliar el valor del servicio de Adobe Sign:

  • Crear una nueva asignación de datos: abre la interfaz Nueva asignación de datos.
  • Crear una nueva plantilla de acuerdo: abre la interfaz Nueva plantilla de acuerdo.
  • Cambiar el acceso del usuario: un vínculo directo a la página Usuarios habilitados en que se administran las funciones de los usuarios.
  • Crear un nuevo flujo de trabajo: abre la interfaz Crear proceso.


Funciones opcionales

  • Activar la provisión automática de usuarios: si está activada, los usuarios nuevos que tengan acceso a la entidad Adobe Sign aprovisionarán automáticamente a un usuario en el sistema de Adobe Sign en el primer uso.  El aprovisionamiento se basa en la dirección de correo electrónico principal de los usuarios, no en el nombre de usuario, y se realiza en segundo plano sin que el usuario o el administrador de cuentas tengan que hacer nada.

Nota:

Los nuevos usuarios que se aprovisionan automáticamente en Adobe Sign tienen una contraseña elegida al azar. Como la integración funciona como una aplicación autenticada a través de la API, no hay ningún problema funcional en el entorno de Dynamics. Sin embargo, si el usuario quiere iniciar sesión directamente en Adobe Sign, primero tendrá que restablecer la contraseña usando el vínculo “Olvidé mi contraseña” que hay en la página principal de Adobe Sign. 

  • Adjuntar documentos firmados a la entidad de acuerdos: esta opción inserta una copia en formato PDF del documento completado en Dynamics, que se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas). Esta es una copia del original auténtico que se conserva en los servidores de Adobe Sign.
  • Activar el seguimiento de auditoría combinado con los acuerdos firmados: al activar esta opción, el PDF del seguimiento de auditoría de Adobe Sign se adjunta al registro del acuerdo (en la sección Notas) una vez que el acuerdo se firma o se completa. El seguimiento de auditoría enumera de forma explícita los eventos (visto, firmado, delegado, etc.) del acuerdo, la línea de tiempo de estos eventos y la dirección IP en la que se produjeron.
  • Mostrar imágenes de vista previa de documento: esta opción adjunta una imagen del documento firmado/completado al registro para obtener una visualización rápida y evitar tener que descargar y abrir un archivo PDF. Esta imagen se instala en la parte inferior del registro del acuerdo.
  • Activar LinkedIn Sales Navigator: cuando está activado, en la página Nuevo acuerdo se muestra el panel de LinkedIn Sales Navigator. Esta interfaz permite que el usuario configure su cuenta individual de LinkedIn y muestra la información de LinkedIn para cualquier destinatario seleccionado agregado al acuerdo.

Para activar esta función, es necesaria la edición Team o Enterprise de LinkedIn Sales Navigator.

Nota:

LinkedIn Sales Navigator es un servicio independiente de Adobe Sign y no se incluye en la compra del servicio de Adobe Sign.

LinkedIn Sales Navigator es un servicio de pago premium, y si desea probarlo, está disponible una versión de demostración gratuita.


Recursos

Una lista de los recursos más habituales:


Eliminación o revocación de la clave de integración

Si necesita quitar la clave de integración actual de la instalación de Dynamics, puede hacerlo desde la página Configuración de Adobe Sign, en Configuración global. Al eliminar la clave, se rompe la relación de confianza entre Dynamics CRM y Adobe Sign, con lo que se detienen todas las transacciones nuevas y las actualizaciones de las transacciones existentes. Una clave eliminada se puede volver a aplicar en cualquier momento para reanudar la interacción entre los dos sistemas.

Para eliminar la clave:

  • Vaya a Adobe Sign > Configuración de administración.
  • Haga clic en Eliminar clave en la cinta.
El botón Eliminar clave

Eliminar la clave no es lo mismo que revocarla. Las claves se revocan en el sistema de Adobe Sign. Al hacerlo, la clave queda deshabilitada permanentemente y ya no se puede usar en Adobe Sign.

Para revocar una clave:

Inicie sesión con el usuario administrativo de su cuenta de Adobe Sign.

  • Vaya a Cuenta > Preferencias personales > Tokens de acceso.
  • Haga clic en la definición de la clave de integración que quiera revocar.
    • Aparecerá el vínculo Revocar.
  • Haga clic en Revocar.
El vínculo Revocar
  • Haga clic en cuando aparezca la pregunta.

Asignación de datos

Definición de asignaciones de datos para rellenar formularios y actualizar Dynamics

La asignación de datos puede mejorar notablemente el proceso de generación de acuerdos y garantizar que los documentos tengan el contenido adecuado en cada campo sin la posibilidad de error humano, ya que extrae los valores de campo directamente de Dynamics CRM.

Además, la asignación puede volver a insertar contenido nuevo de acuerdos completados en Dynamics, lo que permite realizar actualizaciones valiosas en CRM sin tener que manipular los datos de forma manual.  


Nota breve sobre los formularios y las etiquetas de texto

Una correcta asignación requiere tener formularios prediseñados con nombres de campo definidos para poder relacionar de forma lógica el campo de CRM con el campo del formulario de Adobe Sign. 

Abajo se muestra un formulario sencillo. Los campos están definidos en los pares de llaves que hay a cada lado (que indican el ancho del campo) y el nombre del campo (la cadena de caracteres que hay entre las llaves). 

Ejemplo de campos de formulario

Las etiquetas de texto pueden incluir otros argumentos aparte del valor de nombre, como validaciones, cálculos y expresiones regulares. Aquí explicamos en detalle la creación de formularios. Esta información puede ayudarle a mejorar de forma significativa la calidad de los datos que captura durante el proceso de firma.

Nota:

La función de acortamiento de etiquetas de texto puede ser muy útil para el diseño de formularios y la asignación de campos, ya que establece una convención para los nombres de los campos que se repiten en todos los documentos (y ahorra tiempo, ya que evita tener que volver a crear la etiqueta formal). Esto mejora la asignación de datos en varios formularios y genera un anclaje para los formularios futuros.

También es posible crear formularios en formato PDF.

 

Definición de una plantilla de asignación de datos

Existen dos puntos de acceso para configurar la asignación de datos.

La primera opción es ir a: Adobe Sign > Asignación de datos.

Vaya a Inicio > Adobe Sign > Asignación de datos.

De esta forma se carga la página Asignaciones de datos, una lista de todos los mapas de datos existentes que puede revisar, editar o eliminar.

  • Haga clic en +Nuevo en la esquina superior izquierda para acceder a la página Nueva asignación de datos.
La página Plantillas activas de asignación de acuerdos

 

El segundo método es acceder al vínculo Crear nueva asignación de datos en la página Configuración de administración.

Este vínculo evita la lista de todos los mapas de datos y se abre directamente en la página Nueva asignación de datos.

 

La carga de la página Nueva asignación de datos puede tardar un momento; cuando el campo Entidad se amplíe, se habrá terminado la carga de la página.

1. Introduzca un nombre intuitivo para la asignación de datos.

2. Elija si quiere que se use como asignación predeterminada con esta entidad.

3. Seleccione la Entidad CRM en la lista desplegable.

  • Esto restringe los campos disponibles para la asignación a la entidad definida.
  • Una entidad puede tener varias asignaciones de datos.
  • Una vez establecido, el valor de Entidad no se puede cambiar.
Página de asignación de datos

 

Una vez establecido el valor de Entidad, se muestran las herramientas de asignación de datos:

data_mappings_tools


Vinculación de los campos de Dynamics CRM con los nombres de los campos de Adobe Sign

Ahora puede empezar a establecer relaciones entre los nombres de los campos de Dynamics CRM y los nombres de los campos de formulario de Adobe Sign que ha definido. Las asignaciones de datos se configuran en función delflujo de los datos:

  • ASIGNAR LOS DATOS DE CRM AL ACUERDO DE ADOBE SIGN: los campos se rellenan previamente en el formulario con valores de campo asociados a la entidad de Dynamics definida.
    • Se puede crear un “grupo de búsqueda” de valores de campo alternativos de CRM que rellenan el campo de formulario de Adobe Sign. Se probará cada miembro del grupo en orden hasta que se encuentre un valor que no sea nulo y se inserte. (Véase más abajo)
  • ASIGNAR LOS DATOS DEL ACUERDO DE ADOBE SIGN A LOS DATOS DE CRM: rellena los campos vacíos de la entidad de Dynamics utilizando valores de campo de formulario obtenidos mediante el proceso de firma (una vez que el acuerdo está completado).
    • De forma predeterminada, Adobe Sign no insertará un nuevo valor en un campo de CRM que tenga contenido.
    • Se puede definir la relación en la asignación de datos para omitir la protección de contenido y sustituir los valores de campo existentes por el contenido nuevo presente en el formulario firmado.


Respecto a los tipos de datos

La asignación de datos de Adobe Sign admite los siguientes tipos de datos:

  • Texto: los campos de formulario de texto se admiten en CRM como Texto de una sola línea.
  • Booleano (dos opciones): se admiten casillas de verificación para los campos booleanos de CRM.

○ Si en los campos booleanos de CRM se utilizan campos de formulario desplegables o de botones de opción, la asignación de CRM a Adobe Sign puede fallar. La asignación de Adobe Sign a CRM seguirá funcionando.

  • Conjunto de opciones: se admiten los campos de formulario desplegables o de botones de opción para los campos de conjunto de opciones de CRM.


Campos relacionados (de datos de CRM a acuerdo de Adobe Sign):

  • Seleccione el campo de CRM en la lista desplegable Atributo.
  • Escriba el nombre de campo del formulario de Adobe Sign en el cuadro de entrada Campo de acuerdo.
  • (Opcional) Marque la casilla Añadir asignación de dirección contraria si también quiere vincular estos campos de Adobe Sign a CRM.
  • (Opcional) Marque la casilla Omitir si quiere que esta plantilla ignore el contenido existente en el campo de CRM y rellene a la fuerza el campo con el contenido nuevo del campo Adobe Sign.
  • Haga clic en Agregar.

La nueva vinculación de campo se procesará durante unos segundos y luego verá que la vinculación aparece debajo de las opciones de configuración.

Los dos campos de asignación de datos visibles

Si eligió añadir la dirección contraria, verá que la nueva vinculación también aparece debajo de los campos de configuración De Adobe Sign a CRM.

Si eligió Omitir la protección de contenido, verá una indicación en el registro de la vinculación.


Campos relacionados (de acuerdo de Adobe Sign a datos de CRM):

El proceso para crear de forma discreta una asignación de Adobe a CRM es el mismo que el anterior, pero no existe la opción Añadir asignación de dirección contraria.


Eliminación de vinculaciones asignadas

Para eliminar cualquier vinculación asignada, pase el ratón sobre el registro de vinculación y haga clic en el icono Eliminar de la derecha.

Eliminación de una vinculación

Vinculaciones de asignación de campos alternativos (grupo de búsqueda)

Si define un campo en un formulario de Adobe Sign que se puede rellenar con varios campos de CRM, puede crear una lista ordenada (grupo de búsqueda) de atributos de CRM que intentarán rellenar el campo de Adobe Sign.

Por ejemplo, puede tener el campo de CRM. PrimeroNombre asignado a un campo de formulario denominado Nombre y, a continuación, asignar también el campo de CRM Nombre yomi a ese mismo nombre de campo de formulario. La aplicación intentará primero rellenar el campo con el contenido del campo Nombre y, si no se encuentra ningún contenido, Adobe Sign intentará utilizar el contenido del campo Nombre yomi. Si no se encuentra contenido en ningún elemento del grupo de búsqueda, el campo se deja vacío.

Para definir un grupo de búsqueda:

  • Cree una vinculación de CRM a Adobe Sign entre el atributo principal de CRM y el nombre de campos del formulario de Adobe Sign.
  • Una vez creado el primer registro, cambie el atributo de CRM al atributo secundario de CRM y añada esa vinculación. 
  • Haga clic en Aceptar cuando se le pregunte si quiere realizar la asignación alternativa.

 

Después de que el registro se haya actualizado en el sistema, verá que los registros incluyen un prefijo antes del atributo de entidad:

  • Antes del atributo principal o predeterminado, aparece #.   Siempre se consultará primero este campo para ver si hay contenido.
  • Las vinculaciones siguientes se numerarán con la nomenclatura 1-N. La primera vinculación de campo alternativo tiene el número (1) y siempre será el primer campo alternativo que se consulte.  (2) sería el segundo campo alternativo y así sucesivamente. 
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Inclusión de archivos adjuntos en las entidades relacionadas

Una vez que un acuerdo está totalmente firmado y ejecutado, Adobe Sign genera una copia en PDF del documento y un seguimiento de auditoría del proceso de firma. Estos documentos se pueden adjuntar como archivos PDF a cualquier otra entidad de CRM que está vinculada a la entidad principal de la plantilla.

En la sección ASIGNAR EL ACUERDO FIRMADO Y EL SEGUIMIENTO DE AUDITORÍA A LA ENTIDAD DE CRM de la página de la plantilla, encontrará dos Tipos de documentos disponibles a través de una lista desplegable:

  • PDF firmado: el texto completo del documento firmado. Es una copia del original auténtico que se conserva en los servidores de Adobe Sign.
  • Seguimiento de auditoría: una enumeración completa de todos los eventos importantes (firmar, delegación, etc.) y de los metadatos asociados (hora/fecha, dirección IP, etc.).

Puede adjuntar uno o ambos archivos a cualquier entidad relacionada, pero debe asignarlos explícitamente por separado.

Para asignar un archivo adjunto:

  • Seleccione el Tipo de documento que quiera en la lista desplegable.
  • En la lista desplegable Adjuntar a registro de CRM, seleccione la entidad donde quiere insertar el documento.
    • Solamente aparecerán las entidades que tengan una vinculación definida con la entidad principal.
  • Haga clic en Agregar.

Las vinculaciones de archivos adjuntos se enumeraránenlas opciones de configuración.

Lista desplegable de opciones de entidad


Eliminación de un archivo adjunto

Para eliminar un registro, pase el ratón sobre él y haga clic en el icono Eliminar de la derecha.

Eliminación de un registro

Plantillas de acuerdo

Creación de plantillas personalizadas para las acciones comunes

Como administrador de Adobe Sign en el entorno de Dynamics, tiene autoridad para crear plantillas de acuerdo que pueden preconfigurar la mayor parte de los campos, adjuntar archivos y enlazar el acuerdo con datos relevantes mediante asignaciones.

Las plantillas se asocian a una entidad de Dynamics y, cuando están marcadas como activas, quedan disponibles para los acuerdos que se envían desde esa entidad.

21Pick Template-edited

Nota:

Las asignaciones de datos son el núcleo de las plantillas de acuerdo y deberían definirse antes de configurarlas. 

Al igual que en la Asignación de datos, hay dos puntos de acceso para configurar una nueva plantilla de acuerdo:

La primera opción es ir a: Adobe Sign > Plantillas de acuerdo

navigate_to_agreementtemplates

 

De esta forma se carga la página Plantillas de acuerdo, en que se mostrarán todas las plantillas existentes para que las pueda revisar, editar o eliminar.

  • Haga clic en +Nuevo en la esquina superior izquierda de la pantalla para iniciar una plantilla nueva.
agreement_templateslist

 

El segundo método es acceder al vínculo Crear nueva plantilla de acuerdo en la página Configuración de administración.

Este vínculo evita la lista de todas las plantillas de acuerdo y se abre directamente en la página Nueva plantilla de acuerdo.

 

Al abrir la página Nueva plantilla de acuerdo:

  • Asigne un nombre intuitivo a la plantilla, de manera que los usuarios sepan cuándo usarlo.
  • Identifique la entidad a la que la plantilla debe estar vinculada.
    • La entidad no se puede cambiar más adelante.
    • Una vez que se ha seleccionado la entidad, la plantilla se guardará y se cargará la plantilla de acuerdo completa.
new_agreement_template

 

La plantilla de acuerdo se divide en seis secciones que contienen valores editables que se pueden configurar cuando existe un patrón de uso predecible:

  • Detalles de la plantilla: define la relación entre los objetos principales y si la plantilla está activa.
  • Lista de destinatarios: permite que exista una ruta de firma previamente configurada para la plantilla.
  • Detalles del mensaje: el nombre del acuerdo y el mensaje global.
  • Adjuntar archivos: los archivos, o documentos, que desee enviar para su firma o aprobación.
  • Opciones del acuerdo: varias opciones de configuración que le permiten controlar el acuerdo.
  • Opciones de seguridad: la configuración de seguridad predeterminada.


Detalles de la plantilla

Los detalles de la plantilla muestran la relación entre la plantilla, la entidad y el mapa de datos para esta plantilla.

template_-_details

El nombre de la plantilla se expresa en fuente grande, arriba del todo.

  • Nombre de la plantilla: el nombre de la plantilla. Es idéntico al que aparece en la parte superior de la página.
  • Entidad principal: las plantillas se asocian a una única entidad dentro de Dynamics. La entidad declarada es la única que mostrará esta plantilla.
    • Una vez creado el acuerdo, este valor queda bloqueado.
  • Asignación de datos: este campo indica el nombre de la asignación de datos vinculada a la plantilla.

 

  • Activa: esta casilla de verificación dicta si los usuarios pueden seleccionar esta plantilla al enviar desde la entidad principal.
  • Envío con un clic: cuando esta opción está habilitada, la plantilla envía automáticamente el acuerdo en cuanto se la selecciona.
    • Porejemplo:tiene una plantilla de acuerdo de confidencialidad (NDA) diseñada con Contacto como entidad principal; la sección de destinatarios está configurada para importar el correo electrónico del contacto.
      • El remitente solo tiene que seleccionar la plantilla desde el contacto al que quiere enviar el acuerdo de confidencialidad. La fase de configuración se omite y el acuerdo se envía sin más interacción.
      • Si no hay configurado ningún destinatario, Un clic se ignora y el acuerdo se abre para su configuración manual.


La sección Destinatarios:

La sección Destinatarios contiene la lista y el orden de firma de los destinatarios que desea configurar previamente para la plantilla.

recipients_list

Destinatarios: puede incluir una lista de destinatarios dentro de una plantilla haciendo clic en el signo más (+) situado a la derecha de la ventana. Se abre un menú desplegable que muestra las opciones de configuración.

  • De forma predeterminada, la lista de destinatarios se deja en blanco para que el remitente la rellene manualmente al configurar su acuerdo.
  • Si se quiere añadir un destinatario predeterminado, debe hacerse de forma explícita haciendo clic en el signo más y guardando luego los valores predeterminados que se presentan, con la opción Crear a partir de entidad principal habilitada.
recipient_-_default
  • La opción Omitir verificación predeterminada permite evitar el método de verificación por omisión (establecido en la sección Seguridad) y aplicar un método distinto solo para este destinatario.
recipient_-_override
  • Si se desea añadir destinatarios adicionales (p. ej., un proceso interno de contrafirma) o destinatarios que no participen en el proceso de firma, solo hay que desmarcar la opción Crear a partir de entidad principal y, a continuación, definirlos. Es una opción excelente para poner en copia (CC) a personas cuyo cometido es gestionar los documentos finales.
recipient_-_new


Detalles del mensaje

La sección Detalles del mensaje contiene el nombre del acuerdo y el mensaje global.

templates_-_messagedetails
  • Nombre del acuerdo: el nombre del acuerdo aparece de forma destacada en el proceso de notificación, pues aparece en la línea del asunto del correo electrónico, en negrita en el cuerpo del mensaje y en una fuente más pequeña en la descripción que se repite (resaltado en amarillo en la ilustración de abajo).
  • Mensaje: el campo del mensaje es un campo abierto de texto sin formato donde se puede insertar cualquier nota o instrucción para el firmante (resaltado en verde en la ilustración de abajo).
email_pair-rebranded

Nota:

Los campos Nombre del acuerdo y Mensaje permiten insertar valores de campos de Dynamics para mejorar la personalización de la comunicación con el destinatario. Para abrir una lista de los valores posibles, escriba una llave de apertura: {


Adjuntar Archivos

Esta sección le permite preadjuntar un archivo al acuerdo. Por ejemplo, si crea una plantilla para un acuerdo de confidencialidad (NDA), puede adjuntar el archivo con el NDA de la empresa directamente en la plantilla, de modo que el remitente no tenga que hacerlo.

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Opciones de acuerdo:

template_-_agreementoptions
  • Ver y colocar las firmas antes de enviarlas: cuando se selecciona esta opción, el acuerdo abre automáticamente el entorno de autoría para que el remitente pueda colocar campos de formulario.
  • El acuerdo caduca: si se selecciona esta opción, el acuerdo establece una fecha de finalización, tras la cual caduca.
  • Días para queel acuerdocaduque: define el número de días durante los que el acuerdo se puede firmar cuando la opción El acuerdo caduca está activada.
  • Añadir página de redirección posterior a la firma: cuando se habilita esta opción, puede indicar a qué dirección URL se reenvía al destinatario tras completar su interacción con el acuerdo.
  • Página de redirección posterior a la firma: este campo contiene la dirección URL de la página a la que desee dirigir a los destinatarios cuando Añadir página de redirección posterior a la firma está habilitado.
  • Requiere firma en persona: si necesita que el firmante firme en la tableta o el sistema local del remitente sin mediar correos electrónicos, puede alojar la firma utilizando esta opción.
  • Requiere mi firma: se utiliza cuando el emisor formará parte del proceso de firma.
    • El emisor debe firmar el primero, el último o ser el único firmante.
    • El orden de firma será Orden de introducción.
template_-_agreementoptionsmenu
  • Orden de firma: elija entre dos flujos de trabajo para la firma del documento.
    • Cualquier orden: notifica a todos los firmantes al mismo tiempo y les permite firmar sin tener que esperar a nadie.
    • Orden de introducción: exige un estricto proceso secuencial de firma basado en el orden en que se definen los firmantes en el acuerdo.
  • Tipo de firma: seleccione el formato en el que desea firmar el documento.
    • FIRMA ELECTRÓNICA: envía los acuerdos que hay que firmar electrónicamente por correo y los destinatarios tienen que firmarlos electrónicamente.
    • ESCRITA: entrega el documento por correo electrónico y pide al firmante que lo imprima y lo firme físicamente. A continuación, se debe cargar el documento de vuelta en el sistema de Adobe Sign empleando el mismo vínculo de correo electrónico.
  • Programar recordatorios de destinatariosdefine un ciclo de recordatorios para la transacción. Los recordatorios se pueden configurar para que se envíen al destinatario actual de forma diaria o semanal.
  • Retraso en segundos previo a la redirección: este valor es obligatorio si se define Página de redirección posterior a la firma y dicta cuánto tiempo pasa entre la aplicación de la firma y la redirección del destinatario a la página designada.
  • Idioma de firma: esta opción indica el idioma que se usa cuando el acuerdo se envía al firmante. Todos los mensajes de correo electrónico y las instrucciones en pantalla dirigidas al firmante estarán en el idioma elegido.


Opciones de seguridad

En esta sección se define el método de verificación predeterminado para los destinatarios, así como la contraseña opcional para el documento PDF final.

template_-_securityoptions
  • Establecer contraseña para abrir el archivo PDF firmado: active esta opción si desea aplicar una contraseña al documento final para evitar el acceso no autenticado.
  • Verificación de la identidad: define la verificación de segundo factor para autenticar al destinatario.
    • Correo electrónico: no se aplica ninguna verificación de segundo factor.
    • Contraseña: campo de contraseña alfanumérica estándar. Cuando se utiliza, el remitente debe comunicar la contraseña al firmante fuera de banda.
    • Base de conocimientos: la autenticación basada en la base de conocimientos utiliza bases de datos públicas para formular al firmante varias preguntas sobre su pasado para verificar la identidad.
    • Identidad web: los medios sociales se utilizan para aplicar una segunda autenticación.

Adición de entidades de CRM personalizadas para Adobe Sign

Adición de entidades de CRM personalizadas para utilizar Adobe Sign

En el paquete de Adobe Sign se incluyen varias entidades integradas que se pueden vincular a los acuerdos:

  • Contactos
  • Cuentas
  • Posibles clientes
  • Oportunidades
  • Presupuestos
  • Facturas
  • Pedidos
  • Contratos

 

Para añadir su entidad de CRM personalizada (o cualquier otra entidad de CRM integrada) a este ámbito, hay que seguir varios pasos.

En este ejemplo, supongamos que hay una entidad de CRM personalizada denominada “Customer”.

  • Vaya a Configuración > Personalización.
Vaya a Inicio > Configuración > Personalización.

Se carga la página Personalización.

  • Haga clic en la opción Personalizar el sistema.
La página Personalización

La página Solución predeterminada se abre en otra ventana.

En el panel de la izquierda, debajo de Componentes:

  • Expanda la lista Entidades.
  • Busque la entidad personalizada (“Customer” en este caso) y expándala.
  • Haga clic una vez en el nombre de la entidad para mostrar los campos y controles.
La página Solución predeterminada
  • Copie el valor del campo Nombre (en este ejemplo, el valor es “new_customer”). 
    • Este es el nombre del sistema interno de la entidad personalizada.
  • Vaya a la opción Vinculaciones 1:N, debajo de la entidad personalizada.
    • Haga clic en el botón Nueva vinculación 1 a varios.
La opción Vinculaciones 1:N

Se abre una ventana de Vinculación nueva.

Cree la nueva vinculación:

  1. Seleccione Acuerdo en el campo Entidad vinculada.
    • El campo Nombre cambia y muestra {entityName}_adobe_agreement 
Relationship

     2. Pegue el nombre de la entidad personalizada (en nuestro ejemplo, “new_customer”) en el campo Nombre para mostrar.

  • El valor del campo Nombre pasa a ser “new_” + {entityName} + “Id”. (new_new_customerID)

    3. Haga clic en Guardar y cerrar.

  • La ventana Vinculación se cierra.
  • Haga clic en Publicar todas las personalizaciones en la parte superior de la página Vinculaciones 1:N.
Publicar todas las personalizaciones en la parte superior de la página Vinculaciones 1:N


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