Crear una plantilla de biblioteca

Una plantilla de biblioteca es un objeto reutilizable. Puede elegir crear una capa de campos de formulario, que se pueden aplicar a cualquier documento cargado, o puede crear un documento reutilizable para compartir con otros usuarios de su cuenta. Como creador de la plantilla de biblioteca, puede elegir qué usuarios tienen acceso a la plantilla y solo usted podrá editar o eliminar la plantilla.

Nota:

El usuario que crea la plantilla es el único que puede editarla o ajustar el Nivel de permiso.

Pasos rápidos

  1. En la página inicio, haga clic en Añadir plantilla a biblioteca.
  2. Asigne un nombre a la plantilla.
  3. Seleccione un documento para utilizar.
  4. Marque la casilla Crear como documento reutilizable.
  5. Seleccione los permisos.
  6. Haga clic en Previsualizar o agregar campos.
  7. Coloque los campos en el documento.
  8. Haga clic en Guardar.

Paso a paso

  1. Para crear una plantilla de biblioteca, haga clic en la ficha Tablero. A continuación, en la sección de funciones adicionales, haga clic en Añadir plantilla a biblioteca.

  2. Introduzca el nombre de la plantilla en este campo. Si no introduce explícitamente un nombre para la plantilla, el campo adoptará el nombre del primer documento que haya añadido.

  3. Arrastre y suelte sus archivos en la sección Archivos o haga clic en el vínculo Agregar archivos situado en la esquina superior derecha del campo Archivos para navegar por el sistema.

  4. Configurar el tipo de plantilla:

    • Documento reutilizable: esta opción guarda el documento completo, así como los campos de formulario y contenido
    • Capa de campo de formulario reutilizable: esta opción guarda únicamente la capa de campo de formulario que se debe aplicar a un documento diferente (distinto contenido con el mismo diseño)
    • Ambos: ambos tipos de plantillas estarán disponibles

    Nota:

    Puede cambiar el tipo de plantilla en cualquier momento editando las propiedades de la plantilla.

  5. Configurar Usuarios que pueden usar esta plantilla

    Esta configuración garantizará el acceso a la plantilla en función del usuario que realice la carga:

    • Solo yo: esta opción limitará la disponibilidad de la plantilla al usuario que realice la carga
    • Cualquier usuario de mi grupo: al configurar la plantilla al nivel grupal, se creará una asociación lógica entre la plantilla y el grupo del que forme parte actualmente el usuario que realiza la carga. Todos los miembros del grupo tendrán acceso a la plantilla
      • Si el usuario que ha cargado la plantilla se mueve a otro grupo, no se romperá esta asociación de plantilla y grupo
    • Cualquier usuario de mi organización: cualquier usuario de la cuenta tendrá acceso al uso de la plantilla.

    Nota:

    En todos los casos, únicamente el usuario que carga la plantilla puede editarla o eliminarla.

    Otros usuarios pueden manipular la plantilla una vez que se haya aplicado un acuerdo al seleccionar la opción Vista previa y agregar campos de firma durante el proceso de envío. Esta opción edita las propiedades de la plantilla para el acuerdo y no modifica la plantilla original.

  6. Haga clic en Vista previa y agregar campos de firma para enviar la plantilla en el entorno de creación

  7. Se abre el entorno de creación Arrastrar y soltar. Arrastre archivos desde la sección derecha hasta los lugares deseados en su documento.

    Nota:

    Todos los campos que se han colocado se asignan al primer destinatario, de forma predeterminada. Puede cambiar a quién se asignan los campos colocados al acceder a la lista desplegable Destinatarios y modificar el destinatario seleccionado.

  8. Cuando haya terminado de agregar campos, haga clic en Guardar.

Consejos de soporte

  • Si la plantilla tiene muchos campos, recuerde guardar con frecuencia. Al hacer clic en Guardar, se le redirigirá a la página Administrar, pero es mejor que perder el trabajo.
  • La asignación inteligente de nombres a los campos del documento puede serle de ayuda a largo plazo. Si planea exportar los datos que introdujeron los usuarios, asignar nombres a los campos puede facilitar que esta información esté organizada y sea mucho más legible.

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