Navegadores compatibles

Adobe Sign para Dropbox es una integración en Internet que se ha certificado en los siguientes navegadores/versiones:

  • IE 11 - 11.0.9600.19180 Versión de actualización:11.0.95
  • Edge - 42.17134.1.0
  • Firefox - 63.0.3
  • Safari - 12.0.2
  • Chrome - 69
     

Conectar Dropbox a Adobe Sign

Conectar su cuenta de Dropbox a Adobe Sign es un proceso de autenticación rápido que deberá realizar solo una vez y que establece una relación entre los dos servicios.

Una vez establecida la relación, puede enviar los documentos para firmar mediante el servicio Adobe Sign, sin necesidad de autenticarse cada vez.

Si no dispone de cuenta de Adobe, puede crear una de forma totalmente gratuita, y si ya la tiene, utilice su Adobe ID.

Los nuevos usuarios del servicio de Adobe Sign tendrán una cuenta gratuita creada y los usuarios existentes se conectarán a su cuenta ya existente.

 

Solo tendrá que establecer la relación la primera vez que utiliza la integración:

 

  • Inicie de sesión en Dropbox
  • Pase el ratón sobre cualquier documento y haga clic en Abrir con
  • Seleccione Adobe Sign en la sección ENVIAR PARA FIRMAR del menú
open_with_menu

Se carga la página “Primeros pasos” y se le ofrece cuatro opciones para autenticarse:

Cuando haga clic en el botón Regístrese gratis , la página se actualiza con el formulario para obtener un Adobe ID

Su información de perfil de Dropbox se insertará automáticamente.

Compruebe / edite la información necesaria:

  • Nombre y apellidos
  • Dirección de correo electrónico
  • Contraseña
  • Fecha de nacimiento

A continuación, haga clic en Registrarse

new_user_-_sign_up

La página se actualiza de nuevo para mostrar el cuadro de diálogo Verifique su correo electrónico.

Abra el correo electrónico, busque en los mensajes enviados recientemente de Adobe y haga clic en el vínculo para verificar su dirección de correo electrónico.

new_user_-_verifyyouremail

 

Al hacerlo, se abre una nueva pestaña con un mensaje de confirmación que indica que se ha verificado la dirección de correo electrónico:

new_user_-_emailverified

 

Vuelva a la página Verificar su correo electrónico y seleccione el botón Volver a comprobar y continuar:

new_user_-_checkagain

 

Mensaje “Operación correcta”

La página Enviar debería cargarse con su documento adjunto en la sección Archivos.

Si solo quiere establecer la conexión y pretende enviar ningún acuerdo esta vez, puede cerrar la pestaña y volver a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-free

Nota:

Los usuarios gratuitos no verán una franja azul situada en la esquina superior derecha de la ventana que realiza el seguimiento del número de transacciones que su cuenta tiene disponible.

Las transacciones se cuentan una vez que pulse el botón Enviar y realice la transacción. Anular el proceso en la página de Envío no consume una transacción.

Una vez que haga clic en el enlace Iniciar sesión, la página se actualizará a la de Inicio de sesión de Adobe ID.

  • Introduzca su nombre de usuario y contraseña de Adobe ID 
  • Haga clic en Iniciar sesión
adobe_id_sign_in

 

Mensaje “Operación correcta”

La página Enviar debería cargarse con su documento adjunto en la sección Archivos.

Si solo quiere establecer la conexión y pretende enviar ningún acuerdo esta vez, puede cerrar la pestaña y volver a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-adobe

Nota:

Los usuarios gratuitos no verán una franja azul situada en la esquina superior derecha de la ventana que realiza el seguimiento del número de transacciones que su cuenta tiene disponible.

Las transacciones se cuentan una vez que pulse el botón Enviar y realice la transacción. Anular el proceso en la página de Envío no consume una transacción.

O continúe con:

Una vez que haga clic en el botón de Facebook, actualice a una página de autenticación de Facebook.

  • Introduzca su contraseña y correo electrónico de Facebook
  • Haga clic en Iniciar sesión
facebook_authentication

 

A continuación Facebook le preguntará si está seguro.

Esto es para informarle de que su perfil y correo electrónico públicos se enviarán a Adobe con el fin de crear su Adobe ID

  • Haga clic en Continuar como…
facebook_verification

 

La página de registro Bienvenido a Adobe aparecerá para el Adobe ID.

  • Su dirección de correo electrónico se importa de su perfil de Facebook
  • Introduzca su fecha de nacimiento
  • Haga clic en Listo
welcome_to_adobe

 

Mensaje “Operación correcta”

La página Enviar debería cargarse con su documento adjunto en la sección Archivos.

Si solo quiere establecer la conexión y pretende enviar ningún acuerdo esta vez, puede cerrar la pestaña y volver a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-facebook

Nota:

Los usuarios gratuitos no verán una franja azul situada en la esquina superior derecha de la ventana que realiza el seguimiento del número de transacciones que su cuenta tiene disponible.

Las transacciones se cuentan una vez que pulse el botón Enviar y realice la transacción. Anular el proceso en la página de Envío no consume una transacción.

Una vez que haga clic en el botón de Google, actualice a una página de autenticación de Google.

  • Introduzca su contraseña y correo electrónico de Google
  • Haga clic en Siguiente
sign_in_with_google

 

La página de registro Bienvenido a Adobe aparecerá para el Adobe ID.

  • Su dirección de correo electrónico se importa de su perfil de Google
  • Introduzca su fecha de nacimiento
  • Haga clic en Listo
welcome_to_adobe-gmail

 

Mensaje “Operación correcta”

La página Enviar debería cargarse con su documento adjunto en la sección Archivos.

Si solo quiere establecer la conexión y pretende enviar ningún acuerdo esta vez, puede cerrar la pestaña y volver a Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-google

Nota:

Los usuarios gratuitos no verán una franja azul situada en la esquina superior derecha de la ventana que realiza el seguimiento del número de transacciones que su cuenta tiene disponible.

Las transacciones se cuentan una vez que pulse el botón Enviar y realice la transacción. Anular el proceso en la página de Envío no consume una transacción.

create_an_accountorlogin


Desconectar sus cuentas de Dropbox y Adobe Sign

Puede desconectar en cualquier momento la relación entre el Dropbox y Adobe si cerra sesión en la aplicación en la pantalla de Adobe Sign.

Para desconectar los servicios:

  • Pase el cursor sobre el icono que se encuentra más a la izquierda en la esquina superior derecha
  • Haga clic en la opción Cerrar sesión
sign_out

Cerrar sesión solo elimina la relación entre los dos servicios. Esto significa que:

  • Debe autenticar la relación de nuevo la próxima vez que desee utilizar Adobe Sign
  • Al olvidar la relación, cualquier documento firmado completado después de eliminar la relación no se envía automáticamente a Dropbox

Esto no significa:

  • Que sus transacciones existentes se pierdan o se eliminen. Todas las transacciones enviadas a través de Adobe Sign seguirán estando disponibles para su cuenta
    • Las transacciones que siguen “en vuelo” continuarán procesándose normalmente en el sistema de Adobe Sign. No se cancela nada automáticamente
    • El correo electrónico funcionará como siempre, ya que estos se envían desde el servicio de Adobe Sign y no dependen de la conexión establecida en Dropbox


La autenticación de la cuenta se vuelve “inactiva” después de 30 días sin uso

La relación entre las actualizaciones de Dropbox y Adobe continúa mientras use la integración.

30 días de inactividad hará que la relación quede inactiva y sea “olvidada”. 

Esto significa que:

  • Debe autenticar la relación de nuevo la próxima vez que la utilice
  • Al olvidar la relación, cualquier documento completado tras 30 días de inactividad no se envía automáticamente a Dropbox

Esto no significa que las transacciones existentes se pierdan o se eliminen. Todas las transacciones enviadas a través de Adobe Sign seguirán estando disponibles para su cuenta

  • Las transacciones que siguen “en vuelo” continuarán procesándose normalmente en el sistema de Adobe Sign. No se cancela nada automáticamente
  • El correo electrónico funcionará como siempre, ya que estos se envían desde el servicio de Adobe Sign y no dependen de la conexión establecida en Dropbox

Una vez que la relación se desactive y se olvide, la próxima vez que desee utilizar Adobe Sign, tendrá que reautenticar la relación con el mismo proceso descrito anteriormente.


Enviar documentos para su firma

La integración de Dropbox con Adobe Sign agiliza el proceso de obtener una o varias firmas en sus documentos con pasos mínimos.

El emisor solo tiene que proporcionar la dirección de correo electrónico de cada firmante en el orden en que se espera que firmen el documento. Las firmas se obtienen mediante un proceso secuencial cuando participen varios firmantes.

  • Si hay varios firmantes que firmen desde la misma dirección de correo electrónico, puede agregar varias veces la misma dirección de correo electrónico (una vez por cada firmante).

Las funciones opcionales existen para la autenticación de usuario de segundo factor, la seguridad de los documentos firmados y los recordatorios para transacciones que estén pendientes.

Una vez que el documento esté firmado por completo, se incluirá una copia del PDF firmado en su cuenta de Dropbox automáticamente.

Los pasos básicos para enviar un documento son:

  1. Pase el ratón sobre un documento en Dropbox
  2. Haga clic en el botón Abrir con
  3. Seleccione Adobe Sign
select_adobe_signsignatureoption

Se abre la página Enviar de Adobe Sign

  • El documento se agrega automáticamente
  • El nombre del acuerdo adopta el nombre del archivo. Corrija esto según sea necesario
  • El mensaje del acuerdo inserta el nombre del documento adjunto. Esto también es editable

4. Escriba las direcciones de correo electrónico de los firmantes

  • Si hay varios firmantes del acuerdo, agréguelos en el orden en que deben firmar
    • Todos los firmantes deben firmar el mismo documento 
  • Haga clic en el enlace Agregarme (encima de la lista de destinatarios) si debe añadirse al proceso de firma
  • Haga clic y arrastre los destinatarios para cambiar el orden de la lista de destinatarios
dropbox_send_page

5. Edite el Mensaje según sea necesario

  • El Nombre del acuerdo es el campo superior y se muestra en el asunto de los correos electrónicos (resaltado en amarillo a continuación)   
  • El Mensaje del acuerdo es el cuadro de texto de varias líneas y se muestra en el cuerpo del mensaje de correo electrónico (resaltado en verde a continuación)
name_and_messagefields

6. Añada cualquier archivo de documento adicional según sea necesario

add_files_from_yourcomputer

 

7. Haga clic en Enviar.

 

El documento se envía al primer destinatario para firmar y se muestra la página tras el envío. Hay tres opciones disponibles:

 

post_send_page

La integración de Dropbox admite una contraseña como método de autenticación de segundo factor para los firmantes.

Configure la opción de contraseña, haga clic en el icono Correo electrónico a la derecha de la dirección de correo electrónico del destinatario y seleccione Contraseña en el menú emergente.

Se le solicitará que introduzca un valor alfanumérico entre 3 y 32 caracteres.

Nota:

Los firmantes no podrán ver el documento hasta que la contraseña se introduzca correctamente

authentication_method

Existen una serie de aspectos a tener en cuenta al utilizar la autenticación por contraseña:

  • Las contraseñas no se comunican al destinatario a través de Adobe Sign. Debe proporcionar la contraseña fuera de banda para garantizar la seguridad
  • Al crear una contraseña, se debe utilizar un esquema que pueda volver a crear en el futuro (en el caso de que el firmante la olvide)
  • Las contraseñas no se almacenan en el registro del contrato de Adobe Sign. Si olvida la contraseña, no se puede recuperar
  • Si la autenticación produce un error en la contraseña cinco veces, el acuerdo se cancelará automáticamente y se notificará al remitente

Los archivos PDF firmados se bloquean de forma predeterminada para evitar manipulaciones con el contenido del PDF.

Además, un emisor puede aplicar una contraseña que evite que el PDF se vea cuando esté abierto.

Esta contraseña es un sistema alfanumérico de valores de 3 a 32 caracteres establecido cuando se crea el acuerdo:

set_pdf_password

De manera similar a las contraseñas de la autenticación, la contraseña no se almacena en los registros del acuerdo y no puede recuperarse si se pierde.

La contraseña fuerza una autenticación al abrirse el PDF. El contenido del PDF no puede verse hasta que la contraseña se especifique correctamente.

pdf_secured

Una vez que la contraseña se aplique correctamente, el contenido del PDF se puede leer.

Las medidas de seguridad contra la modificación del PDF básicas siguen activadas y evitar alteraciones en el contenido.

Al enviar un acuerdo, se puede establecer un recordatorio para todo el acuerdo. 

Esto significa que cada uno de los destinatarios tendrán un recordatorio asignado a ellos cuando es su turno de firmar el documento. Solo se notifica al destinatario actual con un recordatorio del acuerdo.

Cuando un acuerdo con un recordatorio se envía inicialmente, también se envía un correo electrónico de Firme al primer destinatario. Este evento inicia el temporizador para el primer recordatorio.

Si el recordatorio está configurado para enviarse cada tercer día (por ejemplo), el primer recordatorio se activará exactamente 72 horas después de que el correo electrónico Firme se haya enviado.

Cuando el destinatario termina su acción con el acuerdo, el reloj del recordatorio del destinatario se finaliza.

En caso de que haya varios destinatarios, el siguiente destinatario en el flujo recibirá un correo electrónico de Firme inmediatamente después de que el destinatario anterior haya completado la acción. El reloj de recordatorio se inicia para el nuevo destinatario en función de la hora de envío del correo electrónico Firme (no según la marca de la hora inicial).

Este proceso pasa por todos los destinatarios del acuerdo hasta que este se ejecute por completo.

set_reminder

Configurar un recordatorio en la página Administrar

Los recordatorios creados a partir de el proceso de envío se configuran en la página Administrar.

La interfaz de la página Administrar tiene algunas opciones que la página de Envío no:

  • Puede seleccionar qué destinatarios desea incluir en el recordatorio. Puede diseñar el recordatorio para uno, algunos o todos los destinatarios.
  • Puede seleccionar un proceso de recordatorio cíclico tal y como se muestra en la página de Envío
    • Si se añade un destinatario a un recordatorio cíclico después de que hayan terminado la acción en el acuerdo, no recibirán recordatorios
  • Puede crear un recordatorio único (específico) y enviarlo “Ahora” o en una “Fecha específica”
    • Los recordatorios específicos se pueden configurar para los participantes que hayan completado su acción para el acuerdo.
    • Los recordatorios específicos pueden configurarse después de firmar, cerrar o archivar el acuerdo
  • Debe incluir un mensaje. Se trata de un campo obligatorio al crear un recordatorio en la página Administrar
send_reminder_frommanage

Para obtener información más completa sobre los recordatorios, consulte este artículo.

De forma predeterminada, el PDF firmado se enviará de vuelta a la carpeta original en la que el documento original inició el proceso.

Al enviar el acuerdo, el emisor tiene la opción de cambiar esta opción predeterminada para que se envíe a cualquier otra carpeta de Dropbox.

Nota: Redirigir un documento solo se aplicará a ese acuerdo. Este cambio no alterará el comportamiento establecido para los documentos futuros o anteriores.

Para redirigir el PDF firmado:

  • Haga clic en el botón Cambiar la carpeta de destino en la página tras el envío
post_send_page_-redirect

 

  • Seleccione la nueva carpeta en el Cuadro desplegable donde desea que el documento firmado se guarde
select_signed_documentfolder

 

La página tras el envío se actualizará para reflejar la nueva ruta.

Puede cambiar la ruta de nuevo si es necesario.

selected_new_destinationfolder

Nota:

Una vez que cierre la página tras el envío, no podrá editar más la ruta de retorno del PDF firmado.


Creación de documentos

“Creación” se refiere al proceso de colocar campos sobre los documentos cargados.

Normalmente esto se utiliza para configurar campos de firma.

  • No es necesario colocar campos de firma de forma específica, pero puede mejorar el aspecto general del documento final
  • Si los campos de firma no se coloca de forma específica en el documento, se seleccionarán automáticamente en la parte inferior del contenido del documento
    • Los campos de firma ocupan un espacio específico.  Si Adobe Sign determina no hay suficiente espacio para poner la firma en la parte inferior de la última página, añadirá una página adicional al documento para permitir colocar la firma.

Hay tipos de campos adicionales disponibles para la creación del formulario básico, en caso de que necesite que los usuarios introduzcan información.

Authoring

Nota:

Los clientes que deseen crear formularios reutilizables deben consultar la Guía de etiqueta de texto, que proporciona instrucciones sobre cómo colocar texto según los indicadores en el documento, que se convierten en campos tras cargarse a Adobe Sign.

En el ejemplo que se muestra a continuación le hemos enviado un acuerdo a cuatro firmantes.

En la página Envío describimos a los cuatro destinatarios en el orden en el que nos gustaría que firmaran:

  • Io y Calliope, los dos clientes, firman en primero y segundo lugar
  • Casey y Jeanie, los dos contrafirmantes internos, firman en tercer y cuarto lugar

Una vez configurado el acuerdo, seleccione la casilla Campos Vista previa y Agregar firma .

  • El texto del botón cambiará de Envío a Siguiente cuando la casilla esté seleccionada
  • Haga clic en Siguiente.
send_to_authoring

El documento se procesa por un breve periodo de tiempo y luego procesa la página en el entorno de creación.

En la parte superior puede encontrar las herramientas de alineación de campos estándar.

A la derecha se muestra la lista de destinatarios y las secciones del campo (contiene tipos de campo individuales que puede arrastrar al documento).

Haga clic aquí para obtener una descripción detallada de los tipos de campos.

authoring_overview

En este ejemplo solo nos centraremos en los campos de firma.

En la parte inferior del formulario de ejemplo están las secciones descritas para capturar la información de firma.

El elemento clave para colocar campos es garantizar que vaya a asignarlos para el destinatario correcto. Para ello, haga clic en la lista desplegable de destinatarios.

Aparecerán todos los destinatarios (en el orden correspondiente de la firma). Seleccione el primer destinatario.

  • Puede ver que cada destinatario tiene un cuadrado de color exclusivo junto a él. Este color está presente en los campos asignados a este destinatario, lo que ayuda a identificar fácilmente la asignación de los campos
  • La selección de un destinatario de la lista le marca como el objetivo designado para cualquier campo que coloque a continuación
  • Una vez que selecciona un destinatario, la lista se contrae en el carril derecho
  • El destinatario “activo” se muestra en la sección destinatario
first_recipient

 

Haga clic en la sección Campos de firma para que se muestren los tipos de campos individuales.

Haga clic en el tipo de firma que desea usar y arrástrelo hasta el documento donde desee situarlo.

Utilice la esquina inferior derecha para ajustar la anchura y la altura del campo

drag_the_feild_intoplace

 

Según la plantilla de documento, también recopilaremos el Nombre (impreso), el Título y la Fecha de la firma. Estos son todos los campos que se encuentran en la sección Campos de información del firmante.

Haga clic en la sección Campos de información del firmante para mostrar los campos individuales.

Arrastre los campos correspondientes a las líneas escogidas y cambie en tamaño para que encajen bien.

place_the_other_fields

 

Con todos los campos configurados para el primer destinatario, haga clic en la lista de destinatarios y seleccione el segundo.

Tenga en que cuenta que, cuando se vuelva a contraer el campo, se habrá identificado al segundo destinatario de forma clara como activo en la sección de destinatarios

recipeint_2

 

Con el destinatario 2 activo, coloque todos los campos que sean obligatorios al igual que como hicimos antes.

Hay dos cosas que tener en cuenta sobre los campos:

  • El bloque de color junto al destinatario se refleja en la esquina superior derecha de todos los campos
  • Los campos en sí son de color amarillo claro, mientras que los campos asignados al destinatario anterior son de un gris apagado
    • Los campos asignados al destinatario activo siempre se resaltan de esta forma. El resto de campos son de color apagado
       
recipient_2_fields

 

Repita este proceso para los otros dos destinatarios. El documento final debería mostrar todos los campos configurados correctamente

authoring_four_signatures

 

Si necesita cambiar manualmente la asignación de un campo:

  • Haga doble clic en el campo para abrir las propiedades de campo
  • Cambie el valor en el campo Asignado para al destinatario correcto
  • Haga clic en Aceptar.
manually_change_fieldassignment

 

Una vez que todos los campos están colocados en su lugar, haga clic en el botón Enviar en la esquina inferior derecha y el acuerdo se enviará al primer destinatario.


Administrar acuerdos

La página Administrar es el centro de todos los acuerdos cargados a Adobe Sign.

La parte principal de la página contiene listas de acuerdos, clasificados según su estado actual y ordenados dentro de cada estado para que se muestren arriba los que hayan sido modificados recientemente.

Los filtros se encuentran en la parte superior para ayudar a encontrar los acuerdos individuales.

Puede encontrar herramientas y vistas de datos en el panel lateral derecho relacionadas con cualquier acuerdo seleccionado en la lista principal.

manage_page_overview

La parte principal de la página Administrar muestra el contenido del acuerdo en cuatro columnas, divididas en varias secciones o “carpetas”.

Las columnas incluyen los detalles del contenido del acuerdo. Puede hacer clic en cada columna para ordenar el contenido de las secciones alfabéticamente (o cronológicamente en el caso de la fecha).  Las columnas son:

  • Nombre: Esta columna muestra el nombre o la dirección de correo electrónico del firmante actual para los acuerdos que están “en vuelo” o el nombre y la dirección de correo electrónico del primer destinatario para los acuerdos cancelados/completados
    • Se muestra un valor de nombre si hay uno adjunto a la dirección de correo electrónico. Esto ocurre si el destinatario ha firmado el acuerdo, o si tiene una cuenta con Adobe Sign (que guarda su nombre de forma independiente para cualquier acuerdo). 
      • Cuando todavía no se conoce el valor de Nombre, se muestra la dirección de correo electrónico   
  • Empresa: Muestra el valor de la “Empresa” asociado al destinatario denominado
    • Este valor se rellena automáticamente cuando un usuario tiene un perfil de Adobe Sign con un valor de la empresa asociado.
    • Añadir un campo “Empresa” en su acuerdo registrará este valor
    • Si el valor de la Empresa es desconocido, el campo se queda vacío
  • Título de documento: Nombre del acuerdo según lo defina el remitente cuando el acuerdo se haya creado
  • Fecha: Este valor representa la fecha de la última modificación del acuerdo

 

Las secciones representan el estado actual del acuerdo:

  • Esperando a que yo firme: Los contratos que están esperando la firma del usuario
  • Borrador: Los acuerdos que se han configurado hasta la fase de creación, pero que no se han enviado aún
    • Haga clic en el enlace para abrir el acuerdo de nuevo y reanudar la edición o para enviarlo
  • Enviado para firmar: Los acuerdos que están esperando a que algún destinatario (no el usuario) complete su acción
  • Firmado: Documentos firmados de forma legal y completados
  • Cancelado/rechazado: Acuerdos que fueron cancelados por el remitentes o rechazados por el destinatario
  • Archivado: Documentos que hayan sido cargados en Adobe Sign fuera del proceso de acuerdo

 

manage_-_main_body

La sección Archivos de la página Administrar es para cargar documentos externos al sistema de Adobe Sign.

Cualquier formato de documento habilitado de forma normal en Adobe Sign se puede cargar y se convertirá a un PDF.

El usuario puede descargar la versión de PDF en cualquier momento.

Solo necesita un nombre de documento para cargar el mismo. Hay campos adicionales disponibles para mejorar la visibilidad con el filtro de búsqueda comodín.

manage_-_archiveinterface

Nota:

La sección Archivo no es una de las ubicaciones a las que pueda mover los acuerdos para el almacenamiento de documentos. 

Los acuerdo no se pueden mover por las carpetas del estado de forma manual.

En la parte superior de la lista de acuerdos de la parte principal hay tres filtros que resultan muy útiles para reducir los acuerdos mostrados en la lista de la parte principal.

Los filtros se pueden combinar con el fin de optimizar la reducción de conjuntos de datos.

manage_-_filters

En el extremo izquierdo está el filtro Nombre/Empresa, que se rellena con todos los valores de nombre y empresa relacionados con todos los acuerdos en la lista.

Los valores de Nombre se enumeran alfabéticamente en la primera mitad de la lista, mientras que los valores de Empresa se enumeran alfabéticamente en la otra mitad.

manage_-_filter_-name-company

El segundo filtro reduce los resultados según el Estado del acuerdo:

manage_-_filter_-status

 

El tercer filtro es un cuadro de texto que permite la introducción de una cadena de caracteres.

Esta cadena puede representar cualquier parte del nombre de documento, el nombre y correo electrónico del firmante o la empresa.

Solo se devolverán los acuerdos que coincidan con la cadena en una parte determinada de los criterios de búsqueda.

manage_-_filter_-stem

El panel de metadatos contiene herramientas para ver y controlar el documento sobre una lista de metadatos del acuerdo.

Las herramientas del carril superior son:

  • Imprimir: Abre el documento con un visor de PDF y, a continuación, inicia el controlador de impresión de ese visor
  • Aumentar: Abre el PDF en el modo ventana
  • PDF: Abre el PDF en un visor de PDF
  • Cancelar/Eliminar Cancelar o elimina el acuerdo (según el estado actual del mismo)
    • Los acuerdos activos deben cancelarse antes de que se puedan eliminar
       
    • Un acuerdo en estado terminal (cancelado, firmado, caducado) se puede eliminar
    • Los acuerdos eliminados se suprimen de la vista, pero no del sistema

Los metadatos incluidos en el panel muestran:

  • El nombre del acuerdo
  • El remitente del acuerdo
  • Los destinatarios del acuerdo
  • La fecha de “última modificación” del acuerdo
  • El estado actual del acuerdo.
  • El mensaje original incluido con el acuerdo
manage_-_meta_data

La pestaña Ver muestra una miniatura del acuerdo.

Haga clic en el icono de la lupa en la esquina superior izquierda del panel para abrir el documento en modo de vista completa.

manage_-_view_tab

La pestaña Compartir solo está disponible cuando se completa un acuerdo.

El uso compartido de un acuerdo proporciona el documento a la dirección de correo electrónico de destino de dos formas:

  • Se le enviará un correo electrónico con un PDF adjunto del documento
  • El acuerdo se muestra en la cuenta de Adobe Sign asociada a la dirección de correo electrónico
manage_share_tab

La pestaña Proteger muestra la seguridad adjunta al acuerdo seleccionado.

Esto incluye métodos de autenticación de destinatario para acuerdos en vuelo, así como la seguridad del PDF después de que se firme el documento.

Cuando el acuerdo se encuentra en el proceso de firma, puede hacer clic en el enlace Editar para cambiar los métodos de autenticación para los destinatarios que aún no han firmado:

manage_-_protect-in-flightediting

 

Una vez que se complete el acuerdo, si no se aplica ninguna contraseña de protección de PDF, el contenido indicará que existe un sello de seguridad de lectura.

manage_-_protectnosecurity

 

Los acuerdos que utilizan contraseñas de protección de PDF indican claramente que la contraseña es necesaria para poder ver el documento.

manage_-_protect-passwordsecurity

Los recordatorios de la página Administrar están disponibles para establecer recordatorios si no se han definido durante el proceso de Envío o para enviar recordatorios únicos y específicos.

Haga clic en el enlace Crear para abrir la nueva interfaz de recordatorio.

  • Todos los recordatorios existentes se muestran para la revisión.

Los recordatorios se pueden cancelar haciendo clic en el icono Eliminar (cubo de basura).

 

Obtenga más información sobre los Recordatorios aquí.

manage_-_remindertab

El panel Historial es un resumen de “generalidades” de cuando la transacción está en el proceso integral, visualizada con la aplicación Adobe Sign.

Contiene un periodo de información mínimo que muestra solamente el acontecimiento, el usuario/destinatario (identificado por la dirección de correo electrónico) que registró el acontecimiento, y el sello de hora/fecha del acontecimiento (ajustado a la zona horaria de los visualizadores basada en la configuración local del sistema).

El Informe de auditoría está vinculado en la parte superior derecha de la pestaña Historial, y abre el informe PDF oficial de los eventos del acuerdo que se pueden descargar e imprimir.

Puede obtener más información sobre el panel Historial y el Informe de auditoría aquí

manage_-_historytab

La pestaña Notas permite que el remitente introduzca las notas que desee asociar al acuerdo.

Las notas solo son visibles desde la pagina Administrar, y nunca para los destinatarios.

manage_-_notes_tab


Reemplazar firmante

La función Reemplazar firmante está diseñada para ayudar a los remitentes a redirigir un acuerdo cuando el destinatario actual no está disponible o cuando se ha utilizado un valor incorrecto para el correo electrónico.

Una vez reemplace al destinatario actual, este ya no podrá aplicar la firma.

Los enlaces para sustituir al firmante actual se pueden encontrar:

  • En el panel de metadatos, justo debajo de estado del acuerdo
  • En la pestaña Historial, junto al destinatario actual
replace_signer_links


Cargar una copia firmada

Adobe Sign entrega acuerdos con una firma electrónica.

Sin embargo, el destinatario ocasional imprimirá el documento, lo firmará de forma física y se lo mandará firmado.

En este caso, Adobe Sign le permite cargar el documento en lugar de la firma electrónica y completa la firma de dicho destinatario.

Los enlaces para cargar el documento se pueden encontrar:

  • En el panel de metadatos, justo debajo de estado del acuerdo
  • En la pestaña Historial, junto al destinatario actual
upload_document_links


Firmar el documento

La firma del documento es un proceso rápido para el destinatario.

No necesitan una cuenta ni registrarse para nada. 

La solicitud de firma de un acuerdo se envía a su correo electrónico con un enlace al documento.

El proceso de inicio de sesión es simple:

  • Haga clic en el enlace del correo electrónico
  • Haga clic en el campo de firma
  • Escriba su nombre
  • Haga clic en Aplicar 
  • Haga clic en el botón Clic firmar

A continuación se muestra un vídeo rápido del proceso de firma

apply_signature


Límites de transacción / Actualizar

La integración Adobe Sign para Dropbox está disponible para todos los niveles de servicio de Adobe Sign.

Si se conecta con un usuario establecido en una cuenta de pago, los límites de la transacción serán los mismos que si se hubiera registrado directamente en la página web.

Los nuevos usuarios que estén creando una cuenta gratuita deben consultar la fila “Gratuito” de la tabla de límites de la transacción.

Los usuarios gratuitos están también sujetos a un límite en el número de transacciones que pueden enviarse. Esto se limita a cinco transacciones en un período de 30 días.

Con el tiempo, los acuerdos pasarán el plazo de 30 días, por lo que podrá enviar contratos adicionales.

  • Una franja azul de la parte superior derecha de la página Envío indica el número de transacciones que tiene a su disposición. 

Las transacciones se consumen cuando se envía un acuerdo.

  • Los borradores de acuerdos todavía no se han enviado, por lo que no se cuentan
  • Los acuerdos cancelados fueron enviados, por lo que sí se cuentan
  • Todas las transacciones enviadas cuentan, tanto si se enviaron a través de DropBox o del sitio web de Adobe
transaction_counter

 

Cuando acceda a su última transacción, la franja incluirá un enlace para Actualizar cuenta, el cual le guiará a través del proceso de adquirir una cuenta de pago.

Cuando se quede sin transacciones, puede actualizar su cuenta a un nivel de servicio de pago o esperar a que pasen 30 días desde que envió alguna de las transacciones realizadas.

last_transaction

Esta obra está autorizada con arreglo a la licencia de Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 3.0 Unported de Creative Commons.  Los términos de Creative Commons no cubren las publicaciones en Twitter™ y Facebook.

Avisos legales   |   Política de privacidad en línea