Las plantillas de biblioteca permiten a los usuarios crear documentos interactivos y reutilizables. Estos documentos pueden ser tan simples como un campo de firma (por ejemplo, para un acuerdo de confidencialidad) o formularios muy complejos (por ejemplos, los documentos sobre impuestos o de incorporación).

Siempre que utilice el mismo archivo para definir un acuerdo, podrá crear una plantilla que agilice la entrega del documento al firmante, garantice la coherencia en el acuerdo firmado final, y que asegure de forma pasiva que su equipo siempre está utilizando la versión del documento actual.

Las plantillas se pueden definir de dos formas: Las capas de campo y los documentos de formulario.

Las capas de campo del formulario son solo los campos que se aplican al archivo cargado. Ideales para empresas que crean acuerdos dinámicamente con contenido personalizado, pero en un formato estandarizado. Solo tiene que cargar el archivo y aplicar la capa de campo para colocar todos los campos en unos pocos clics.
Los documentos incluyen el archivo base además de los campos. Los documentos repetitivos que no tienen contenido dinámico funcionan mejor aquí, como los formularios de impuestos, las aplicaciones y los acuerdos de confidencialidad.

Nota:

El usuario que crea la plantilla es el propietario del objeto.

Solo el propietario puede editar la plantilla o ajustar el nivel de permisos, a menos que la plantilla se comparta con su grupo u organización.

Si la plantilla se comparte con la Organización, los administradores de nivel de cuenta pueden editar la plantilla en la sección Bibliotecas compartidas de su menú de administración.
Si la plantilla se comparte con el Grupo, los administradores de ese grupo pueden editar la plantilla en la sección Bibliotecas compartidas del menú de administración.
- Los administradores de nivel de cuenta también tienen acceso a todos los documentos compartidos con grupos.

La propiedad de una plantilla pueden transferirla a otro usuario los administradores de nivel de cuenta o el administrador de nivel de grupo por encima del creador original.

Crear una plantilla de biblioteca

Para crear una plantilla de biblioteca, haga clic en Inicio y, a continuación, seleccione Crear una plantilla reutilizable
Se carga la página de configuración Crear una plantilla de biblioteca.

Rellene el campo Nombre de la plantilla.

Si no introduce explícitamente un nombre para la plantilla, el campo adoptará el nombre del primer documento que haya añadido.
Arrastre y suelte sus archivos en la sección Archivos o haga clic en el vínculo Agregar archivos situado en la esquina superior derecha del campo Archivos para navegar por el sistema.

Varios archivos se pueden enlazar para crear una plantilla mayor si es necesario.
Configurar el tipo de plantilla:
- Documento reutilizable - esta opción guarda el documento completo, así como los campos de formulario y contenido
- Capa de campo de formulario reutilizable - esta opción guarda únicamente la capa de campo de formulario que se debe aplicar a un documento diferente (distinto contenido con el mismo diseño)
- Ambos - ambos tipos de plantillas estarán disponibles
Nota:

Puede cambiar el tipo de plantilla en cualquier momento editando las propiedades de la plantilla.
Configurar Usuarios que pueden usar esta plantilla

Esta configuración garantizará el acceso a la plantilla en función del usuario que realice la carga:
- Solo yo - esta opción limitará la disponibilidad de la plantilla al usuario que realice la carga.
- Cualquier usuario de mi grupo - al configurar la plantilla para su uso grupal, se creará una asociación lógica entre la plantilla y el grupo del que forme parte actualmente el usuario que realiza la carga. Todos los miembros del grupo tendrán acceso a la plantilla.
  
  Si el usuario que ha cargado la plantilla se mueve a otro grupo, no se romperá esta asociación de plantilla y grupo.
  
  La plantilla se puede editar desde el perfil de administrador de cuenta o de grupo del grupo del usuario en el menú Bibliotecas compartidas.
  
  Las cuentas que tengan Usuarios en varios grupos activados tendrán un campo desplegable para seleccionar el grupo al que debe estar relacionada la plantilla.
- Cualquier usuario de mi organización - cualquier usuario de la cuenta tendrá acceso al uso de la plantilla.
  
  La plantilla se puede editar desde el perfil de administrador de cuenta en el menú Bibliotecas compartidas
Nota:

El usuario propietario de una plantilla siempre puede eliminarla.

Solo el usuario propietario y los administradores del grupo o cuenta pueden editar o eliminar la plantilla.

Otros usuarios pueden manipular la plantilla una vez que se haya aplicado un acuerdo al seleccionar la opción Previsualizar y añadir campos durante el proceso de envío. Esta opción edita las propiedades de la plantilla para el acuerdo y no modifica la plantilla original.
Haga clic en Previsualizar y añadir campos para enviar la plantilla en el entorno de creación
Se abre el entorno de creación Arrastrar y soltar. Arrastre archivos desde la sección derecha hasta los lugares deseados en su documento.

Nota:

Todos los campos que se han colocado se asignan al primer destinatario, de forma predeterminada. Puede cambiar a quién se asignan los campos colocados al acceder a la lista desplegable Destinatarios y modificar el destinatario seleccionado.
Cuando haya terminado de añadir campos, haga clic en Guardar.