Durch die Vergabe eines Kennworts kannst du das Kopieren, Drucken und Bearbeiten von Informationen in deinen PDF-Dateien verhindern. Mit Adobe Acrobat auf dem Mac oder unter Windows lassen sich Kennwörter leicht einrichten.

Datei auswählen und Werkzeug „Schützen“ aufrufen.

Öffne das Dokument, das du mit einem Kennwort schützen möchtest, und klicke rechts auf das Werkzeug Schützen.

PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 1: Datei auswählen und Werkzeug „Schützen“ aufrufen

Sicherheitseinstellungen anpassen.

Wähle Verschlüsseln > Verschlüsselung mit Kennwort. Bestätige im nächsten Dialog die Frage, ob du die Sicherheit für das Dokument ändern möchtest, mit Ja.

PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 2-1: Sicherheitseinstellungen anpassen

Lege im Dialogfeld „Kennwortschutz – Einstellungen“ ein Kennwort zum Öffnen des Dokuments fest, um eine kennwortgeschützte PDF-Datei zu erstellen. Durch die Vergabe des Kennworts verhinderst du, dass die Datei von Unbefugten geöffnet und angezeigt wird.

  1. Um ein PDF-Kennwort zum Öffnen des Dokuments einzurichten, aktivierst du Kennwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich.
  2. Gib das PDF-Kennwort ein, mit dem das Dokument später geöffnet werden kann.
PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 2-2: Kennwort einrichten

Berechtigungen anpassen.

Berechtigungen bieten mehr Flexibilität beim Schutz deiner Dokumente. Durch die Anpassung der Berechtigungen kannst du bestimmte Aktionen zulassen oder ausschließen, z. B. das Drucken und Bearbeiten von Dokumenten oder das Kopieren von Text.

Um die Berechtigungen anzupassen, aktivierst du Einschränkung für Bearbeitung und Drucken des Dokuments.

PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 3-1: Berechtigungen anpassen

Um das Drucken einzuschränken, öffne das Dropdown-Menü Zulässiges Drucken.

  • Wähle Nicht zulässig, um das Drucken vollständig zu unterbinden.
  • Wähle Niedrige Auflösung, falls dein Dokument Informationen enthält, die nicht in hoher Qualität gedruckt werden sollen (z. B. urheberrechtlich geschützte Texte und Grafiken).
  • Wähle Hohe Auflösung, wenn Anwender und Anwenderinnen das Dokument in Originalqualität drucken können sollen.
PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 3-2: Berechtigungen zum Drucken

Falls dein Dokument, z. B. ein ausfüllbares Formular, die Mitwirkung einer bestimmten Person erfordert, kannst du die Bearbeitungsrechte dieser Person auf erlaubte Änderungen beschränken. Um die Bearbeitung einzuschränken, öffne das Dropdown-Menü Zulässige Änderungen.

  • Für maximalen Schutz wählst du hier Nicht zulässig.
  • Mit Seiten einfügen, löschen und drehen dürfen Anwenderinnen und Anwender die Seiten im Dokument selbst verwalten.
  • Wähle Ausfüllen von Formularfeldern und Unterschreiben vorhandener Unterschriftsfelder, wenn Anwenderinnen und Anwender das Formular lediglich ausfüllen und unterschreiben können sollen.
  • Wähle Kommentieren, Ausfüllen von Formularfeldern und Unterschreiben vorhandener Unterschriftsfelder, wenn du es Anwendern und Anwenderinnen erlauben möchtest, ein Formular auszufüllen und/oder eine Rückmeldung dazu abzugeben.
  • Wähle Alle außer Entnehmen von Seiten, wenn alle Seiten des Dokuments in jedem Fall erhalten bleiben sollen.
PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 3-3: Berechtigungen für Änderungen

Um Anwendern und Anwenderinnen zu erlauben, Inhalte des Dokuments zu kopieren, das PDF-Dokument an sich aber nicht zu verändern, aktiviere Kopieren von Text, Bildern und anderem Inhalt zulassen.

Damit Bildschirm-Leseprogramme für Anwender und Anwenderinnen mit Behinderungen den Inhalt des Dokuments verarbeiten können, wähle Textzugriff für Bildschirmlesehilfen für Sehbehinderte aktivieren.

PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 3-4: Textzugriff aktivieren

Berechtigungskennwort festlegen.

Vergib ein Kennwort für die Berechtigungen, um diese später bei Bedarf anpassen zu können. Das ist sozusagen das Master-Kennwort, mit dem du oder ein Anwender/eine Anwenderin deines Vertrauens die Sicherheitseinstellungen ändern, die PDF-Datei bearbeiten oder sonstige, für andere Beteiligte gesperrte Aktionen durchführen kann. Du kannst das Berechtigungskennwort auch einsetzen, um die Kennwortabfrage beim Öffnen des Dokuments zu umgehen.

  1. Gib dein Kennwort im Feld Berechtigungskennwort ändern ein.
  2. Lege ggf. weitere Einstellungen im Abschnitt Optionen fest, und klicke anschließend auf OK.
PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 4-1: Berechtigungskennwort festlegen

Du musst jedes PDF-Kennwort bestätigen, das du in den Sicherheitseinstellungen festlegst.

  1. Bestätige das Kennwort zum Öffnen des Dokuments, und klicke auf OK.
  2. Bestätige anschließend das Berechtigungskennwort, und klicke wieder auf OK.

Speichere unbedingt das Dokument, bevor du es weitergibst – die Sicherheitseinstellungen werden erst durch das Speichern der kennwortgeschützten PDF-Datei wirksam. Erfahre mehr darüber, wie du PDF-Dateien mit einem Kennwort schützt.

PDF-Dateien mit einem Kennwort schützen – Schritt 4-2: Auf „OK“ klicken

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