Übersicht

Nachdem Ihre Kunden ein Formular übermittelt haben, möchten sie im Allgemeinen in gedruckter Form oder im Dokumentformat Aufzeichnungen über die eingegebenen Informationen behalten, um später darauf zurückzukommen. Dies wird als Datensatzdokument (DoR) bezeichnet.

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie ein DoR für adaptive nicht-XFA-basierte Formulare erstellen können.

Hinweis:

Die automatische Generierung von DoR wird für XFA-basierte adaptive Formulare nicht unterstützt. Sie können jedoch XDP verwenden, um das adaptive Formular als DoR zu erstellen.

DoR ist die Abkürzung für „Document of Record“ (Datensatzdokument). 

Typen von adaptiven Formularen und ihre DoRs

Beim Erstellen eines adaptiven Formulars können Sie ein Formularmodell auswählen. Ihre Optionen sind: 

  • Formularvorlagen
    Sie können eine XFA-Vorlage für Ihr adaptives Formular auswählen. Wenn Sie eine XFA-Vorlage auswählen, können Sie die dazugehörige XDP-Datei als DoR verwenden (siehe oben).

  • XML-Schema
    Sie können eine XML-Schemadefinition für Ihr adaptives Formular auswählen. Wenn Sie ein XML-Schema für Ihr adaptives Formular auswählen, können Sie Folgendes tun:
    • XFA-Vorlage für das DoR verknüpfen. Vergewissern Sie sich, dass die verknüpfte XFA-Vorlage dasselbe XML-Schema verwendet wie Ihr adaptives Formular.
    • DoR automatisch erstellen
  • Mit der Option „
    Ohne“ können Sie ein adaptives Formular ohne Formularmodell erstellen. Das DoR für Ihr adaptives Formular wird automatisch erstellt. 

Wenn Sie ein Formularmodell auswählen, konfigurieren Sie das DoR mithilfe der Optionen, die unter „Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage“ verfügbar sind. Siehe Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage.

Automatisch generiertes DoR

Dank Datensatzdokument (DoR) erhalten Ihre Kunden eine Kopie des übermittelten Formulars zum Ausdrucken. Wenn Sie automatisch ein DoR generieren, wird jedes Mal, wenn Sie das Formular ändern, das entsprechende DoR sofort aktualisiert. Beispiel: Sie entfernen das Altersfeld für Kunden, die als Land die USA auswählen. Wenn diese Kunden ein DoR erstellen, ist das Altersfeld im DoR nicht sichtbar.

Das automatisch generierte DoR hat folgende Vorteile:

  • Es führt die Datenbindung durch.
  • Dadurch werden automatisch Felder ausgeblendet, die im DoR zum Zeitpunkt des Sendens entsprechend markiert sind. Es ist kein zusätzlicher Aufwand erforderlich.
  • Es spart Zeit für die Entwicklung der DoR-Vorlage.
  • Außerdem können Sie mithilfe der verschiedenen Vorlagen auch Stil und Erscheinungsbild wechseln dadurch für Ihr Datensatzdokument optimal anpassen. Der Stil ist optional. Wenn Sie sich auf keinen Stil festlegen, werden Systemstile als Standard festgelegt.
  • Es stellt sicher, dass eine Änderung im Formular sofort im DoR umgesetzt wird.

Komponenten für die automatische Generierung eines DoR

Um ein DoR für adaptive Nicht-XFA-Formulare zu erstellen, benötigen Sie die folgenden Komponenten:

Adaptives Formular

Adaptives nicht-XFA-basiertes Formular, für das Sie ein DoR generieren möchten.

Basisvorlage (empfohlen)

XFA-Vorlage (XDP-Datei), erstellt in AEM-Designer. Eine Basisvorlage wird verwendet, um Stile und Branding-Informationen für DoR-Vorlage festzulegen.  

Siehe Basisvorlage eines DoR

Hinweis:

Die Basisvorlage eines DoR wird auch als Metavorlage des DoR bezeichnet. 

DoR-Vorlage

XFA-Vorlage (XDP-Datei), generiert von einem adaptiven Formular. 

Siehe Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage.

Formulardaten

Informationen, die von einem Benutzer im adaptiven Formular ausgefüllt werden. Sie werden beim Generieren des DoR mit der DoR-Vorlage zusammengeführt.

Zuordnen von adaptiven Formularelementen

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie adaptive Formularelemente im DoR angezeigt werden.

Felder

Komponente des adaptiven Formulars Zugehörige XFA-Komponente Standardmäßig in DoR-Vorlage enthalten? Hinweise
Schaltfläche Schaltfläche false  
Kontrollkästchen Kontrollkästchen true  
Datumsauswahl Datums-/Uhrzeitfeld true  
Dropdown-Liste Dropdown-Liste true  
Scribble-Signatur Scribble-Signatur true  
Numerisches Feld Numerisches Feld true  
Kennwortfeld Kennwortfeld false  
Optionsfeld Optionsfeld true  
Textfeld Textfeld true  
Schaltfläche „Zurücksetzen“ Schaltfläche „Zurücksetzen“ false  
Sendeschaltfläche

E-Mail-Senden-Schaltfläche

HTTP-Senden-Schaltfläche

false  
Allgemeine Geschäftsbedingungen   true  
Dateianhang   false Nicht verfügbar in DoR-Vorlage. In DoR nur über Anlagen verfügbar.

Behälter

Komponente des adaptiven Formulars Zugehörige XFA-Komponente Hinweise
Bereich
Teilformular
Wiederholbare Bereichs-Maps, zugeordnet zu wiederholbarem Teilformular.

Statische Komponenten

Komponente des adaptiven Formulars Zugehörige XFA-Komponente Hinweise
Bild Bild Die Komponenten TextDraw und Image (egal ob gebunden oder nicht) werden immer im DoR eines XSD-basierten adaptiven Formulars angezeigt, es sei denn, sie werden mithilfe der DoR-Einstellungen ausgeschlossen.
Text Text

Hinweis:

In klassischen Benutzeroberfläche sind verschiedene Registerkarten zum Bearbeiten der Feldeigenschaften vorhanden.

Tabellen

Die Tabellenkomponenten adaptiver Formulare, wie Kopf- und Fußzeile sowie Zeilen sind den entsprechenden XFA-Komponenten zugeordnet. Sie können wiederholbare Bereiche Tabellen in DoR zuordnen.  

Basisvorlage eines DoR

Die Basisvorlage beinhaltet Informationen zu Stil und Erscheinungsbild des Datensatzdokuments. Es bietet Ihnen die Möglichkeit, das Standarderscheinungsbild des automatisch generierten Datensatzdokuments anzupassen. Beispiel: Sie möchten das Logo Ihres Unternehmens in der Kopfzeile und die Copyright-Informationen in der Fußzeile des DoR einfügen. Die Masterseite der Basisvorlage wird als Masterseite für die Datensatzdokument-Vorlage verwendet. Die Masterseite kann Informationen wie Kopfzeile, Fußzeile und Seitenzahl enthalten, die Sie auf das Datensatzdokument anwenden können. Sie können diese Informationen mithilfe der Basisvorlage für die automatische Erstellung des Datensatzdokuments auf das DoR anwenden. Dank Verwendung der Basisvorlage können Sie die Standardeinstellungen der Felder ändern. 

Bitte folgen Sie bei der Entwicklung Ihrer Basisvorlage den Konventionen für Basisvorlagen.

Konventionen für Basisvorlagen

Eine Basisvorlage wird verwendet, um Kopf- und Fußzeile, Stil und Erscheinungsbild eines DoR zu definieren. Die Kopf- und Fußzeile kann Informationen wie Firmenlogo- und Copyright-Informationen enthalten. Die erste Masterseite in der Basisvorlage wird als Masterseite für das DoR kopiert und verwendet. Sie enthält Kopfzeile, Fußzeile und Seitenanzahl oder auch andere Informationen, die im DoR auf allen Seiten angezeigt werden sollen. Wenn Sie eine Basisvorlage verwenden, die nicht den Konventionen für Basisvorlagen entspricht, wird die erste Masterseite aus der Basisvorlage dennoch in der DoR-Vorlage verwendet. Es wird dringend empfohlen, dass Sie Ihre Basisvorlage gemäß den Konventionen entwerfen und sie für die automatische Erstellung von Datensatzdokumenten verwenden.

Konventionen für Masterseiten

  • In der Basisvorlage sollten Sie das Stammteilformular mit AF_METATEMPLATE und die Masterseite mit AF_MASTERPAGE benennen.
  • Die Masterseite mit dem Namen AF_MASTERPAGE, die sich unterhalb des Stammteilformulars AF_METATEMPLATE befindet, hat Vorrang beim Extrahieren von Kopfzeile, Fußzeile und Stilinformationen.
  • Wenn AF_MASTERPAGE fehlt, wird die erste Masterseite in der Basisvorlage verwendet.

Stilkonventionen für Felder

  • Wenn Sie einen Stil auf die Felder im DoR anwenden, stellt die Basisvorlage die Felder im Teilformular AF_FIELDSSUBFORM bereit, das sich unter dem Stammteilformular AF_METATEMPLATE befindet.
  • Die Eigenschaften dieser Felder werden auf die Felder im DoR angewendet. Diese Felder müssen der Namenskonvention AF_<FeldnameInGroßbuchstaben>_XFO entsprechen. Beispielsweise sollte der Feldname für ein Kontrollkästchen AF_KONTROLLKÄSTCHEN_XFO lauten.

Zum Erstellen einer Basisvorlage führen Sie in AEM-Designer folgende Schritte durch.

  1. Wählen Sie „Datei“ > „Neu“.
  2. Wählen Sie „Vorlage verwenden“.
  3. Wählen Sie die Kategorie „Formulare – Datensatzdokument“.
  4. Wählen Sie „DoR-Basisvorlage“.
  5. Klicken Sie auf „Weiter“ und geben Sie die erforderlichen Informationen ein.
  6. (Optional) Ändern Sie den Stil und das Erscheinungsbild von Feldern, die Sie auf die Felder im DoR anwenden möchten.
  7. Speichern Sie das Formular.

Sie können das gespeicherte Formular jetzt als Basisvorlage für das DoR verwenden.
Ändern bzw. entfernen Sie keine Skripts, die in der Basisvorlage vorhanden sind.

Ändern der Basisvorlage

  • Wenn Sie auf Felder in der Basisvorlage keinen Stil anwenden, wird empfohlen, diese Felder aus der Basisvorlage zu entfernen, damit alle Aktualisierungen der Basisvorlage automatisch übernommen werden.
  • Während des Änderns der Basisvorlage dürfen Sie keine Skripte entfernen, hinzufügen oder ändern.

Hinweis:

Entwickeln Sie die Basisvorlage mithilfe von Konventionen und folgen Sie dabei genau den oben beschriebenen Schritten.  

Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage

Konfigurierenn Sie die DoR-Vorlage Ihres Formulars, damit Ihre Kunden eine benutzerfreundliche Kopie des gesendeten Formulars zum Drucken herunterladen können. Als DoR-Vorlage dient eine XDP-Datei. Das vom Kunden heruntergeladene DoR ist entsprechend dem Layout formatiert, das in der XDP-Datei festgelegt ist. 

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein DoR für nicht-XFA-basierte adaptive Formulare zu konfigurieren:

  1. Klicken Sie in der AEM-Autor-Instanz auf „Formulare“ > „Formulare und Dokumente“. 

  2. Wählen Sie ein Formular aus und klicken Sie auf „Eigenschaften anzeigen“.

  3. Klicken Sie im Fenster „Eigenschaften“ auf „Bearbeiten“ und dann auf „Formularmodell“.
    Sie können ein Formularmodell auch bei der Erstellung eines Formulars auswählen. 

    Hinweis:

    Wählen Sie auf der Registerkarte „Formularmodell“ im Dropdownmenü „Auswählen“ entweder „XML-Schema“ oder „Keines“ aus. DoR wird nicht für XFA-basierte oder adaptive Formulare mit einer Formularvorlage als Formularmodell unterstützt.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte „Formularmodell“ im Abschnitt „Konfiguration von Dokument aus Datensatzvorlage“ eine der folgenden Optionen aus.

    Kein

    Wählen Sie diese Option, wenn Sie kein DoR für das Formular konfigurieren möchten.  

    Formularvorlage als Dokument aus Datensatzvorlage zuordnen

    Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine XDP-Datei haben, die Sie als Vorlage für das DoR verwenden möchten. Wenn Sie diese Option wählen, werden alle im AEM Forms-Repository verfügbaren XDP-Dateien angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Datei aus.

    Die ausgewählte XDP-Datei wird mit dem adaptiven Formular verknüpft.

    Formularvorlage als Basisvorlage auswählen, um Dokument aus Datensatz zu generieren

    Wählen Sie diese Option, um eine XDP-Datei als Basisvorlage zum Definieren von Stil und Erscheinungsbild des DoR zu verwenden. Wenn Sie diese Option wählen, werden alle im AEM Forms-Repository verfügbaren XDP-Dateien angezeigt. Wählen Sie die entsprechende Datei aus.

    Hinweis:

    Stellen Sie in folgenden Fällen sicher, dass das Schema, das für die Erstellung von adaptivem Formular und Schema (Datenschema) des XFA-Formulars verwendet wird, gleich sind:

    • Ihr adaptives Formular ist Schema-basiert
    • Sie verwenden die DoR-Option „Formularvorlage als Dokument aus Datensatzvorlage zuordnen“.

  5. Klicken Sie auf Fertig.

Datensatzdokument-Einstellungen

Über die DoR-Einstellungen können Sie Optionen festlegen, die Sie in das DoR aufnehmen möchten. Beispiel: Eine Bank akzeptiert in einem Formular Name, Alter, Sozialversicherungsnummer und Telefonnummer. Das Formular generiert eine Bankkontonummer und Details zur Filiale. Sie können festlegen, dass nur Name, Sozialversicherungsnummer, Bankkonto und Filialendetails in DoR angezeigt werden. 

Die DoR-Einstellungen einer Komponente sind unter den Eigenschaften verfügbar. Um auf die Eigenschaften einer Komponente zuzugreifen, wählen Sie die Komponente aus und klicken Sie auf  in der Überlagerung. Die Eigenschaften werden in der Seitenleiste angezeigt und Sie finden darin die folgenden Einstellungen.

Einstellungen auf Feldebene

  • Aus Datensatzdokument ausschließen: Wird diese Eigenschaft aktiviert, erscheint das Feld im DoR nicht. Dies ist eine skriptfähige Eigenschaft namens excludeFromDoR. Ihr Verhalten ist abhängig von der Eigenschaft Felder aus DoR ausschließen, wenn sie ausgeblendet sind auf Formularebene.
  • Bereich als Tabelle anzeigen“: Durch die Aktivierung dieser Eigenschaft wird der Bereich im DoR als Tabelle angezeigt, wenn er weniger als 6 Felder enthält. Gilt nur für den Bereich.
  • Titel aus Datensatzdokument ausschließen: Wird diese Eigenschaft aktiviert, erscheint der Titel des Bereichs bzw. der Tabelle im DoR nicht. Gilt nur für Bereiche und Tabellen.
  • Beschreibung aus Datensatzdokument ausschließen: Wird diese Eigenschaft aktiviert, erscheint die Beschreibung des Bereichs bzw. der Tabelle im DoR nicht. Gilt nur für Bereiche und Tabellen.

Einstellungen auf Formularebene

  • Ungebundene Felder in DoR einbeziehen: Durch Festlegen dieser Eigenschaft werden ungebundenen Felder aus dem schemabasierten adaptiven Formular für das DoR berücksichtigt. Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
  • Felder aus DoR ausschließen, wenn sie ausgeblendet sind: Durch Festlegen dieser Eigenschaft wird das Verhalten der Eigenschaft „Aus Datensatzdokument ausschließen“ auf Feldebene außer Kraft gesetzt, wenn diese nicht den Wert „true“ hat. Wenn Felder zum Zeitpunkt der Formularübermittlung ausgeblendet sind, werden sie vom DoR ausgeschlossen, wenn die Eigenschaft den Wert „true“ hat, vorausgesetzt, die Eigenschaft „Aus Datensatzdokument ausschließen“ ist nicht festgelegt.

Wichtige Aspekte beim Arbeiten mit einem DoR

Beachten Sie die folgenden Hinweise und Einschränkungen beim Arbeiten mit einem DoR für nicht-XFA-basierte adaptive Formulare.

  • DoR-Vorlagen unterstützen keinen Rich-Text. Rich-Text im statischen adaptiven Formular oder bei den vom Endbenutzer ausgefüllten Informationen wird daher im DoR als Nur-Text angezeigt.
  • Dokumentfragmente in einem adaptiven Formular werden im DoR nicht angezeigt.
  • Das DoR wird nur zum Drucken verwendet. 
  • Die Inhaltsbindung in Datensatzdokumenten, die für XML-Schema-Basierte adaptive Formulare generiert werden, wird nicht unterstützt.  

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