Formulare in Acrobat erstellen

Beim Erstellen von Formularen in Acrobat werden die besten Text-Tag-Funktionen und Drag-and-drop-Funktionen der Document Cloud eSign-Dienste miteinander kombiniert. Mithilfe der Formularfelder und der Ausrichtungswerkzeuge von Acrobat platzieren Sie die physischen Felder im Dokument. Wenn die Felder platziert sind, definieren Sie die Eigenschaften dieser Felder mithilfe einer geänderten Version der Text-Tags.

Nachdem das Dokument hochgeladen wurde, liest das System im Tag, berücksichtigt die Abmessungen des Formularfelds und generiert an dieser Stelle ein eSign-Dienste-Feld.

In dieser Anleitung geht es um die Verwendung der verschiedenen Werkzeuge in Acrobat sowie um die verschiedenen verfügbaren Tag-Eigenschaften.

Acrobat-Formularfelder

Formularmenü

  1. Öffnen Sie Acrobat und klicken Sie in der oberen linken Ecke auf die Schaltfläche Werkzeuge.

  2. Wählen Sie Formular vorbereiten aus und klicken Sie auf Hinzufügen.

    Klicken Sie auf Datei auswählen oder Dokument scannen, je nachdem, ob Sie einer vorhandenen PDF-Datei Formularfelder hinzufügen oder mit einem Papierdokument beginnen möchten, das Sie scannen.

    In Acrobat wird das Dokument nach unterstrichenen Leerzeichen und leeren Feldern durchsucht. An diesen Stellen werden automatisch Formularfelder platziert. Hiermit werden zudem alle Felder mit dem Text benannt, der an der Stelle des platzierten Felds gefunden wird. Abschließend werden die Namen aller dieser Felder durch Tags ersetzt. Wenn für ein Feld jedoch kein Tag erforderlich ist, bleibt es eindeutig benannt. Somit sollen Probleme verhindert werden, die durch die feldübergreifende Datenübertragung entstehen.

    Die feldübergreifende Datenübertragung ist der Prozess, mit dem in den Document Cloud eSign-Diensten Daten aus einem Feld in ein anderes kopiert werden, sofern sie identische Namen aufweisen.

Feldtypen

Wenn Sie ein Formular mit Acrobat erstellen, achten Sie darauf, welche Formularfelder Sie verwenden. Nur die unten aufgeführten Formularfelder können an die eSign-Dienste übertragen werden. Die Verwendung anderer Felder kann zu Problemen mit dem Dokument führen.

Textfeld

Das Textfeld ist das Formularfeld, das Sie am häufigsten verwenden werden. In Abhängigkeit vom hinzugefügten PDF-Tag können diese Felder auch in Optionsfelder oder Kontrollkästchen geändert werden.

Kontrollkästchen

Kontrollkästchen werden in die eSign-Dienste übertragen und sollten für Situationen verwendet werden, in denen alle zutreffenden Optionen aktiviert werden sollen.

Diese Felder weisen zwei Zustände auf: aktiviert und deaktiviert. In den Feldeigenschaften können Sie den zu verwendenden Exportwert festlegen, wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist. Dieser Exportwert wird in Bedingungsanweisungen oder in Gleichungen von berechneten Feldern verwendet.

Optionsfeld

Optionsfelder werden in die eSign-Dienste übertragen und sollten in Situationen verwendet werden, in denen eine Option in einer Gruppe ausgewählt werden soll.

Es müssen mindestens zwei Optionsfelder in einer Gruppe vorhanden sein. Für jede dieser Optionen kann ein Exportwert festgelegt sein. Dieser Exportwert wird in Bedingungsanweisungen oder in Gleichungen von berechneten Feldern verwendet.

Dropdown

Dropdownmenüs werden in die eSign-Dienste übertragen und sollten in Situationen mit Auswahllisten verwendet werden.

In den Formularfeldeigenschaften legen Sie die in dieser Liste verfügbaren Optionen fest. Es sind jeweils die anzuzeigenden Angaben und der zugehörige Exportwert enthalten. Wenn Sie auf eine Option klicken, die Sie erstellt haben, wird sie als Standardoption verwendet. Wenn Sie keine Standardoption verwenden möchten, klicken Sie in der Liste auf den Leerraum, sodass nichts ausgewählt wird.

Platzieren von Feldern

  1. In der Acrobat-Werkzeugleiste werden Aufgaben zum Erstellen und Bearbeiten von Formularfeldern angezeigt. Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Textfeld hinzufügen.

  2. Der Cursor ändert sich wie in der Abbildung veranschaulicht. Mit einem Einfachklick wird das Feld im Istzustand an der Stelle platziert, auf die Sie klicken. Alternativ können Sie klicken, halten und ziehen, um eine beliebige Größe für das Feld festzulegen.

    Wenn das Feld auf der Seite platziert wurde, wird ein kleines Fenster angezeigt. In diesem Kasten können Sie den Namen des Felds ändern. Beim Hinzufügen von Feldern zum Dokument können Sie diesen Schritt ignorieren. Sie können die Feldnamen später ändern.

    Um die Größe des Felds anzupassen, ziehen Sie an einem der blauen Kästchen (Ziehpunkte).

Größenanpassungs- und Ausrichtungswerkzeuge für Formularfelder

Nachdem die Felder grob im Dokument platziert wurden, können Sie mit den Werkzeugen in Acrobat die Feldgrößen einheitlicher gestalten und die Platzierung der Felder ausrichten.

Wenn zwei Felder vorhanden sind, die verschiedene Größen aufweisen, und Sie möchten, dass die Abmessungen übereinstimmen, ziehen Sie den Cursor um die Felder, um sie auszuwählen. Sie können auch auf ein Feld klicken und dann Strg drücken und auf ein anderes Feld klicken.

Wenn Sie die Größe und Ausrichtung für mehrere Felder festlegen, wählen Sie die Menüaktion aus, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken, das die gewünschte Ausrichtung oder die richtige Größe aufweist.

In diesem Beispiel möchten Sie, dass Text4 die gleiche Größe wie Text3 aufweist, also markieren Sie beide, klicken mit der rechten Maustaste auf Text3 und wählen Gleiche Größe für alle Felder > Beides aus.

Text4 hat jetzt die gleiche Größe wie Text3. Jetzt möchten wir, dass die linke Seite von Text4 an der linken Seite von Text3 ausgerichtet wird. Klicken Sie, während beide Felder noch ausgewählt sind, mit der rechten Maustaste auf Text3 und wählen Sie Ausrichten, verteilen oder zentrieren > Links ausrichten aus.

Verwenden von Tags in Formularfeldern

PDF-Tags sind mit Text-Tags identisch, aber statt das Tag direkt im Dokument zu platzieren, benennen Sie das Formularfeld mit dem Tag. Zudem werden die geschweiften Klammern, die Text-Tags umschließen, in PDF-Tags nicht verwendet.

Sie finden den Artikel zu Text-Tags hier.

Wenn dem Dokument alle Formularfelder hinzugefügt wurden, wird im unteren Abschnitt des Bereichs rechts eine Auflistung der Felder angezeigt. Mithilfe dieser Liste können Sie jedes Formularfeld im Dokument schnell suchen und darauf zugreifen, ohne sich auf der jeweiligen Seite zu befinden.

Da die Namen der Felder hier angezeigt werden, ist es einfach, die Tags zu ändern und zu überprüfen.

Wenn Sie den Namen eines Formularfelds in ein Tag ändern, können Sie beliebige Feldeigenschaften anwenden, die von den eSign-Diensten erkannt werden. Dies geht, anders als mit einem Text-Tag, nicht zulasten des Platzes im Dokument.

Um auf das Eigenschaftsmenü für das Formularfeld zuzugreifen, doppelklicken Sie entweder auf das Feld oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Eigenschaften im Menü aus. Außerdem können Sie auf die Auflistung in der Feldliste rechts doppelklicken oder mit der rechten Maustaste klicken.

Im Fenster Eigenschaften auf der Registerkarte Allgemein werden der Name, die QuickInfo und die allgemeinen Eigenschaften des Felds angezeigt.

  • „Name“: Hier wird das Tag für das Formularfeld hinzugefügt.
  • „QuickInfo“: Informationen, die angezeigt werden, wenn der Mauszeiger über das Feld gehalten wird.
  • „Schreibgeschützt“: Macht den Zugriff auf das Feld und seine Bearbeitung unmöglich; wird im Allgemeinen verwendet, wenn Informationen in ein Feld durch eine Integration oder eine CSV-Datei übertragen werden.
  • „Erforderlich“: Markiert das Feld als erforderlich, sodass der Signiervorgang nicht abgeschlossen werden kann, wenn keine Daten in dieses Feld eingegeben werden.

Um ein mehrzeiliges Feld zu erstellen, wählen Sie auf der Registerkarte Optionen die Option Mehrzeiliges Feld aus.

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