Adobe Sign für SharePoint – Anleitung zur Vorlagenzuordnung

Überblick

Adobe Sign unterstützt die Idee, Daten zwischen SharePoint-Listen und den Formelfeldern der Vereinbarung miteinander zu verknüpfen.

Mithilfe von Arbeitsabläufen und durch das Zuordnen der Listenfelder zu den Formelfeldern können Sie Dokumente automatisch vor dem Senden ausfüllen, damit Absender bzw. Unterzeichner beim Ausfüllen des Formulars Zeit sparen und das Risiko der falschen Zuordnung von Daten reduziert wird.

Umgekehrt können Sie auch eine Zuordnung erstellen, die die Formularfelddaten aus einer signierten Vereinbarung extrahiert, um eine SharePoint-Liste auszufüllen.


Einige kurze Bemerkungen zum Erstellen von Webformularen mit Feldern

Für eine erfolgreiche Zuordnung ist es erforderlich, dass Sie über vorgefertigte Webformulare mit definierten Feldnamen verfügen, sodass die Listenfelder logisch mit den Formularfeldern in Adobe Sign verknüpft werden.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Formulare zu erstellen, die dann in Adobe Sign hochgeladen werden können:

  • Die Authoring-Umgebung in Adobe Sign verfügt über eine automatische Felderkennung, was die Formularerstellung deutlich beschleunigt.
    • Automatisch platzierte Formularfelder haben einen generischen Namen (benutzerdefiniertes Feld 1) und sollten so umbenannt werden, dass die Feldverwendung aus dem Namen hervorgeht.
  • PDF-Formulare können auch mit Acrobat erstellt werden.  Acrobat-Formulare können zudem automatisch erkennen, wo sich die Felder befinden sollten.
    • Acrobat platziert die Felder auch automatisch, wobei ein Feldname verwendet wird, der aus dem vorstehenden Text im Dokument abgeleitet wird. Diese Namen sind oft undeutlich oder umfangreich und sollten so bearbeitet werden, dass sich die Feldverwendung intuitiv aus dem Namen erschließt.
  • Texttags können verwendet werden, wenn die Dokumentgenerierung ein bearbeitbares Textdokument erzeugt.

Die Feldzuordnung hängt davon ab, dass der Name eines Felds auf dem Formular und der Name einer Spalte in SharePoint logisch verknüpft werden.

Unabhängig von der verwendeten Methode müssen Sie Ihre Felder unbedingt richtig benennen, damit Sie sie leicht identifizieren können, wenn sie (während des Zuordnungsprozesses) in einem Listenformat angezeigt werden.

Hinweis:

Folgende Typen von SharePoint-Spalten werden unterstützt: einzeiliger Text, Zahl, Auswahl (Optionsfelder), mehrzeiliger Text, Ja/Nein (Kontrollkästchen). 

SharePoint-Spaltentyp Adobe Sign-Feldtypen
Einzeiliger Text Text
Zahl Text
Mehrzeiliger Text Mehrzeiliger Text
Ja/Nein (Kontrollkästchen) Kontrollkästchen

Workflow der Vorlagenzuordnung Schritt für Schritt

Im folgenden Beispiel möchte der SharePoint-Admin Vereinbarungen an eine Kundenliste senden.

Eine vorhandene SharePoint-Liste mit den Kunden enthält bereits einige Details zu den einzelnen Empfängern („Vorname“ und „Nachname“), aber zusätzliche Informationen („Alter“ und „Beruf“) werden erfasst.

Ein Formular wird (mit Text-Tags) erstellt, um die Namenswerte aus der SharePoint-Liste zu importieren und die gesuchten neuen Werte zu erfassen.

Nachdem die Vereinbarung abgeschlossen ist, werden die zugeordneten Feldwerte im Formular in die SharePoint-Liste zurückverschoben.

Hinweis:

Dieses Beispiel zeigt ein Formular, das nur Felder zur Verdeutlichung enthält.

Ihr Formular enthält wahrscheinlich weit mehr Inhalt, die Felder funktionieren jedoch genauso.

  1.  Erstellen einer SharePoint-Liste

    Melden Sie sich bei Ihrer SharePoint-Website an und erstellen Sie eine Liste von Unterzeichnern (diese sind die Personen, denen Sie die Vereinbarung zur Signatur senden möchten)

    • Wir verwenden Mr. John Smith für unser Beispiel in diesem Workflow
    Bild

  2. Erstellen Sie eine Vereinbarungsvorlage (mit Word, PDF usw.)

    Es ist wichtig, an die Verwendung der richtigen Text-Tags zu denken, die den folgenden ähneln sollten: {{first_name}}

    In diesem Beispiel verwenden wir ein Dokument namens mapping_test.docx, das vier Text-Tags enthält:

    • {{first_name}}
    • {{last_name}}
    • {{age}}
    • {{occupation}}
    Bild

  3. Vorlagenzuordnungen erstellen

    Es gibt zwei verschiedene Arten von Vorlagenzuordnungen: 

    • Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung wird verwendet, um die Details aus einer SharePoint-Liste (Schritt 1) in der Adobe Sign-Vereinbarung vorabauszufüllen
    1. Wählen Sie das Optionsfeld Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung
    2. Wählen Sie die richtige Liste aus dem Dropdown-Menü aus
      • Es ist wichtig, die Vorlagenzuordnung für die richtige Liste einzurichten (d. h., die Liste wird in Schritt 1 erstellt). Andernfalls funktioniert die Vorlagenzuordnung nicht ordnungsgemäß
      • Sie können individuelle Vorlagenzuordnungen für einzelne SharePoint-Listen definieren
    3. Konfigurieren Sie die richtige Zuordnung zwischen den Feldern „SharePoint“ und „Vereinbarung“
      • Das Feld „SharePoint“ ist der Name der Spalte, die in der SharePoint-Liste aufgeführt ist (Schritt 1)
      • Das Feld „Vereinbarung“ ist der Name des „Text-Tags“, das in der Vereinbarungsvorlage verwendet wird (Schritt 2) 
      • In diesem Beispiel verwenden wir „FirstName“ und „LastName“ für die Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarung, deshalb werden die entsprechenden Felder „first_name“ und „last_name“ in der Vereinbarungsvorlage mithilfe der Werte aus der SharePoint-Liste im Voraus ausgefüllt 
    Zuordnung von SharePoint zu Vereinbarung

    • Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint wird verwendet, um die SharePoint-Liste mit den Werten in den Vereinbarungsfeldern zu aktualisieren, nachdem die Vereinbarung abgeschlossen ist:
    1. Wählen Sie das Optionsfeld Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint.
    2. Wählen Sie die richtige Liste aus dem Dropdown-Menü aus. 
    3. Konfigurieren Sie die richtige Zuordnung zwischen den Feldern „SharePoint“ und „Vereinbarung“. 
      • In diesem Beispiel verwenden wir „Beruf“ und „Alter“ für die Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint, was den Text-Tag-Feldern „occupation“ und „age“ entspricht
    Zuordnung von Vereinbarung zu SharePoint

  4. Zum Unterschreiben senden initiieren

    Mit den richtig zugeordneten Feldern zwischen der Liste und der Vereinbarungsvorlage können Sie die Vereinbarung senden:

    • Rufen Sie die SharePoint-Liste auf, die Sie in Schritt 1 erstellt haben
    • Wählen Sie einen Unterzeichner aus der Liste aus. Mr John Smith in diesem Beispiel
    • Gehen Sie zum Adobe Sign-Menüband und wählen Sie Zum Unterschreiben senden aus
    Bild

  5. Wählen Sie die Vereinbarungsvorlage aus:

    In diesem Schritt ist es wichtig, die richtige Vereinbarungsvorlage auswählen, die Sie in Schritt 2 erstellt haben.

    • Wählen Sie die Vereinbarungsvorlage aus (mapping_test in diesem Beispiel)
    • Klicken Sie auf Anhängen
    Bild

  6. Die Seite „Senden“ abschließen:

    • Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
      • Wenn Sie dem Beispiel folgen, geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, auf die Sie Zugriff haben
        • Diese E-Mail-Adresse muss sich von derjenigen unterscheiden, von der Sie die Vereinbarung senden
    • Ändern Sie die Nachricht wie gewünscht
    • Vergewissern Sie sich, dass die richtige Vereinbarungsvorlage im Bereich Dateien angehängt wird
    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Felder „Vorschau“ und „Unterschrift hinzufügen“
    • Klicken Sie auf Weiter.
    Vereinbarung konfigurieren

  7. Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarungsvorlage überprüfen:

    Nun sollten Sie in der Lage sein zu überprüfen, ob die Zuordnung von SharePoint zur Vereinbarungsvorlage ordnungsgemäß funktioniert.

    Wenn Sie unserem Beispiel folgen, sollten Sie sehen, dass „first_name“ und „last_name“ automatisch mit den richtigen Daten ausgefüllt werden, basierend auf den Informationen der SharePoint-Liste:

    • Vergewissern Sie sich, dass jedes zugeordnete Feld die korrekten Werte importiert
    • Vergewissern Sie sich, dass nicht zugeordnete Felder leer sind. Dies sind die Felder, die der Empfänger ausfüllen soll
    • Fügen Sie weitere Felder je nach Bedarf hinzu
      • Fügen Sie mindestens ein Feld Signatur hinzu
    • Klicken Sie auf Senden
    Formularfelder hinzufügen

  8. Unterzeichner-Workflow abschließen:

    Der Empfänger schließt die Vereinbarung ab:

    • Der Empfänger greift über einen Link in der E-Mail auf die Vereinbarung zu
      • Wenn Sie dem Beispiel folgen, melden Sie sich bei dem E-Mail-Postfach an, dem Sie die Vereinbarung gesendet haben
    • Der Empfänger füllt das Vereinbarungsformular aus
      • Geben Sie Werte für die Felder Beruf und Alter ein
    • Unterzeichnen Sie das Dokument
    • Klicken Sie auf Hier signieren, um den Unterzeichnungsprozess abzuschließen
    Hier signieren

  9. Überprüfen der Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint:

    Nachdem die Vereinbarung erfolgreich abgeschlossen ist:

    • Melden Sie sich wieder bei Ihrem SharePoint-Konto an
    • Rufen Sie die SharePoint-Liste aus Schritt 1 wieder auf
    • Vergewissern Sie sich, dass die Zuordnung der Vereinbarung zu SharePoint funktioniert hat, indem Sie die Liste überprüfen und bestätigen, dass die neuen Werte aus der Vereinbarungsvorlage zu SharePoint übertragen wurden
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