Bienvenue dans Adobe Sign

Avant de commencer à utiliser votre compte Adobe Sign, nous vous suggérons de suivre quelques étapes qui vous permettront de configurer et personnaliser votre compte afin de répondre au mieux aux besoins de votre entreprise. L’objectif de ce guide est de vous familiariser avec la personnalisation, les paramètres de sécurité, les utilisateurs et les modèles.

Ce guide est présenté de sorte que vous découvriez tous les paramètres et fonctions importants en naviguant dans les « chapitres ». À la fin du guide, votre compte sera opérationnel. Gardez à l’esprit qu’il existe de nombreux autres paramètres et options à explorer, qui ne sont pas traités dans ce guide. Notre base de connaissances constitue une excellente source d’informations sur les autres paramètres disponibles dans Adobe Sign.

À présent, détendez-vous, connectez-vous et commencez à signer vos documents électroniques !

Configuration du compte

Cette section aborde les étapes suggérées pour la configuration initiale de votre compte.

Archive externe

De la même façon que vous sauvegardez le contenu de votre ordinateur ou téléphone, il est recommandé de conserver des copies de vos accords signés. Au lieu de devoir télécharger les accords un à un depuis la page de gestion, la fonction Archive externe peut envoyer une copie des accords signés à une autre adresse électronique, un compte Evernote ou un compte Box.

Configuration de l’archive

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Paramètres de compte > Archive externe.

Page Archive externe

Pour envoyer une copie des accords de votre compte à une autre adresse électronique, entrez cette adresse électronique dans le champ Envoyer une copie supplémentaire… puis cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.

Remarque :

Il est possible d’avoir plusieurs adresses électroniques dans le champ d’archive supplémentaire.  Il suffit de séparer chaque adresse électronique par une virgule.

Champ de saisie de l’archive externe

 

Pour envoyer une copie à un compte Evernote ou Box, cliquez sur le lien cliquez ici correspondant et des instructions spécifiques apparaîtront dans une nouvelle fenêtre.

Options d’intégration de l’archive

Personnalisation de votre compte

L’ajout de la marque de votre entreprise représente un excellent moyen de personnaliser Adobe Sign pour les utilisateurs de votre compte, ainsi que vos signataires.

Nom de l’entreprise et URL hôte

Dans cette section, vous définirez le nom de l’entreprise et un nom d’hôte pour votre compte. Ces éléments apparemment basiques personnaliseront votre compte. 

Ces deux paramètres sont à l’échelle du compte et ne peuvent pas être ajustés au niveau du groupe.

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte

Accédez à Configuration du compte


Nom de l’entreprise

La valeur que vous entrez dans ce champ apparaîtra dans toutes les communications par courrier électronique d’Adobe Sign. Elle est également insérée automatiquement dans les champs Nom entreprise pour vos utilisateurs lorsqu’ils doivent signer un document.

Champ Nom entreprise

Par défaut, Adobe Sign permet aux utilisateurs de modifier leurs paramètres personnels, lesquels incluent la valeur Nom entreprise pour leur ID utilisateur individuel.  Si vous préférez définir un nom d’entreprise immuable pour tous les utilisateurs, vous pouvez cocher la case Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte.


URL du nom d’hôte

La définition du nom d’hôte pour votre compte modifie l’URL à laquelle vos utilisateurs se connectent, ainsi que l’URL où les accords sont hébergés pour vos signataires.

Champ Nom d’hôte

 

Vous obtenez ainsi une URL personnalisée avec votre nom d’hôte.

URL avec nom d’hôte installé

Téléchargement de votre logo

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte > Télécharger le logo.

Accédez à Configuration du compte

Cliquez sur le bouton Télécharger et accédez à l’image que vous souhaitez utiliser. Gardez à l’esprit que les images aux dimensions indiquées (60 pixels de hauteur et 200 pixels de large) sont celles qui sont le mieux adaptées.

Lorsque vous avez sélectionné une image, le logo s’affiche à droite du bouton Télécharger :

Logo téléchargé

Si vous devez modifier le logo, vous pouvez à tout moment cliquer sur le bouton Effacer pour supprimer le logo.

Ajout d’un en-tête et d’un texte de fin d’e-mail

Intégrez votre marque aux courriers électroniques de notification d’accord en définissant une image personnalisée pour l’en-tête et/ou le texte de fin du modèle de courrier électronique.

Vous pouvez également fournir un texte de fin d’e-mail en texte brut applicable au niveau du compte, contenant des informations marketing, des informations légales ou tout autre contenu que vous souhaitez voir distribué avec vos notifications d’accord.

Pour ajouter ou modifier votre en-tête ou texte de fin d’e-mail existant :

Accédez à Compte > Paramètres de messagerie, puis Images d’en-tête et de texte de fin d’e-mail.

Accès aux paramètres de messagerie


Texte de fin d’e-mail en texte brut

Le texte de fin d’e-mail en texte brut apparaît en haut de la page. Ce texte de fin d’e-mail s’applique au niveau du compte et ne peut pas être remplacé au niveau du groupe. 

Texte de fin d’e-mail défini dans les paramètres de messagerie

 

Ce texte s’affichera sous la miniature de page et le contenu du message de l’accord.

Texte de fin d’e-mail en texte brut dans un courrier électronique


Textes de fin d’e-mail au niveau des utilisateurs (fichiers de signature)

En cochant l’option Autoriser les utilisateurs à avoir leurs propres textes de fin d’e-mail, vous donnez à chaque utilisateur la possibilité d’inclure son propre texte de fin d’e-mail personnalisé, comparable à un fichier de signature dans la messagerie électronique.

Case à cocher Texte de fin d’e-mail d’utilisateur

 

Ce texte de fin d’e-mail s’ajoute au texte de fin d’e-mail de compte, ainsi qu’à toute image de texte de fin d’e-mail applicable.

Les utilisateurs peuvent définir leurs propres textes de fin d’e-mail en procédant comme suit :

  • Placez le pointeur de la souris sur le nom d’utilisateur dans l’angle supérieur droit de l’écran pour ouvrir le menu, puis sélectionnez Mon profil.
    • La page s’actualise et affiche le menu Utilisateur avec le sous-menu Préférences personnelles déjà développé.
  • Sélectionnez Mon texte de fin d’e-mail pour ouvrir la page.

Remarque :

Cette option est visible uniquement lorsque l’administrateur du compte active le paramètre.

Élément de menu de texte de fin d’e-mail d’utilisateur dans l’arborescence d’options de l’utilisateur

 

Le texte de fin d’e-mail d’utilisateur est inséré entre la miniature de page et le texte de fin d’e-mail de compte :

Texte de fin d’e-mail d’utilisateur dans un courrier électronique


Images d’en-tête et de texte de fin d’e-mail

L’en-tête d’e-mail par défaut correspond à l’en-tête que vous voyez lorsque vous vous connectez à votre compte Adobe Sign.  Il contient le logo Adobe Sign par défaut ou le logo que vous avez téléchargé pour votre compte/groupe.

L’image d’en-tête d’e-mail apparaît toujours au-dessus du contenu du courrier électronique.

Image d’en-tête d’e-mail Adobe Sign par défaut

 

L’image de texte de fin d’e-mail par défaut est vide. Si vous insérez une image de texte de fin d’e-mail, elle s’affiche au bas du courrier électronique (avec uniquement le message de liste verte en dessous).

 

Les images d’en-tête et de texte de fin d’e-mail sont des objets graphiques de 600 x 200 pixels (png, jpg ou gif).

Pour installer l’une ou l’autre image, procédez comme suit :

Cliquez sur le bouton Télécharger, puis accédez à l’image que vous souhaitez télécharger et sélectionnez-la.

Une fois le téléchargement effectué, l’image apparaît à droite du bouton.

Paramètres d’image d’en-tête et de texte de fin d’e-mail de courrier électronique

Vous pouvez supprimer l’image à tout moment en cliquant sur le bouton Effacer.

 

Voici un exemple de courrier électronique entièrement personnalisé :

Exemple de courrier électronique entièrement personnalisé

Les images d’en-tête et de texte de fin d’e-mail peuvent également être définies au niveau du groupe (elles remplacent alors les images du compte).


Paramètres de sécurité

La sécurité des comptes, des utilisateurs et des documents constituent la préoccupation principale d’Adobe Sign. C’est pourquoi nous proposons plusieurs options de sécurité au niveau du compte. Nous vous recommandons de passer les paramètres de cette section en revue afin de déterminer les paramètres les mieux adaptés à votre utilisation.

SAML 

Si votre entreprise dispose d’une solution de connexion fédérée, Adobe Sign propose des options SAML 2 pour l’authentification des utilisateurs. Reportez-vous au Guide SAML pour obtenir des instructions détaillées.

La configuration du mode SAML nécessite que vous revendiquiez vos noms de domaine.

Les paramètres SAML d’Adobe Sign se trouvent sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres SAML

Accès aux paramètres SAML

Sécurité de l’accès des utilisateurs

L’authentification de l’accès à l’application Adobe Sign comporte de nombreux paramètres pour vous permettre de configurer des critères de sécurité correspondant à la politique de votre entreprise en matière accès.

Les paramètres de sécurité de l’accès des utilisateurs peuvent être configurés en accédant à Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

Accès aux paramètres de sécurité

Paramètres d’authentification unique

Vous pouvez permettre ou interdire aux utilisateurs de votre compte de se connecter à Adobe Sign en s’authentifiant via d’autres services. Nous vous recommandons de désactiver l’un ou l’autre de ces paramètres (ou les deux) s’ils ne sont pas utilisés afin d’offrir aux utilisateurs un processus de connexion simple à une seule option.

Paramètres d’authentification unique

Paramètres de mémorisation

Activez ce paramètre pour activer l’option de mémorisation lors de l’authentification à Adobe Sign. Ce paramètre mémorise l’authentification au service (sur le système local) pendant la durée sélectionnée.

Paramètres de mémorisation

Politique de mot de passe de connexion

Les options sous Politique de mot de passe de connexion définissent si les utilisateurs doivent être invités à modifier leur mot de passe après un certain nombre de mois, s’ils peuvent utiliser un mot de passe précédent comme nouveau mot de passe et de combien de tentatives de connexion ils disposent avant le verrouillage de leur ID utilisateur.

Politique de mot de passe de connexion

Sécurité du mot de passe de connexion

Ce paramètre vous permet de régler la sécurité ou la robustesse du mot de passe défini par les utilisateurs de votre compte.

Sécurité du mot de passe de connexion

Plages d’adresses IP autorisées

Cette option permet l’authentification à l’application Adobe Sign uniquement lorsque quand la requête provient des adresses IP spécifiées.

Plages d’adresses IP autorisées

Vérification de l’identité des signataires

Si vos utilisateurs sont amenés à signer des documents, cette option les oblige à se connecter à Adobe Sign avant de pouvoir appliquer leur signature. Ceci garantit que la personne signataire est l’utilisateur ou une personne qui possède les informations d’identification de l’utilisateur.

Plages d’adresses IP autorisées

Sécurité des transactions

Cette section concerne les contrôles de sécurité appliqués lorsqu’un accord suit le processus de signature.  Ces paramètres se trouvent sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité

Type de chiffrement PDF

Ce paramètre définit le type de chiffrement appliqué à un document lorsqu’il est envoyé via Adobe Sign. Ce chiffrement permet de s’assurer que le document peut être ouvert, mais ne peut pas être modifié. Chaque version du chiffrement est compatible avec différentes versions d’Acrobat. L’option recommandée est 128 bits AES pour garantir que le document puisse être ouvert sur la plupart des systèmes.

Type de chiffrement PDF

Mot de passe de signature des accords

Ce paramètre s’applique à l’option Authentification par mot de passe pour permettre aux utilisateurs d’accéder à un document pendant le cycle de signature. (Configuré sur la page d’envoi lors de l’envoi initial de l’accord)

Ce paramètre limite le nombre de tentatives dont dispose le destinataire pour saisir le mot de passe correct. Une fois cette limite dépassée, l’accord est annulé de manière irrévocable.

Mot de passe de signature des accords

Sécurité du mot de passe de signature des accords

Ce paramètre s’applique également à l’option Authentification par mot de passe pour les destinataires.

Cette fonctionnalité vous permet de régler la sécurité ou la robustesse du mot de passe que les expéditeurs doivent saisir.

Sécurité du mot de passe de signature des accords

Attention :

Le mot de passe régi par ce paramètre est incorporé dans le fichier PDF et n’est pas stocké dans le système Adobe Sign. S’il est perdu, il n’existe aucun moyen de le récupérer.


Difficulté de l’authentification fondée sur les connaissances

Cette option contrôle l’option Authentification fondée sur les connaissances pour les destinataires de la page d’envoi.

Cette limite détermine le nombre de tentatives KBA dont dispose le signataire pour accéder au document. Une fois la limite dépassée, l’accord est annulé. Le niveau de difficulté de l’authentification fondée sur les connaissances est également défini ici.

  • Par défaut — Les signataires devront répondre correctement à 3 questions. S’ils répondent correctement uniquement à 2 questions, ils devront répondre correctement à 2 nouvelles questions.
  • Difficile — Les signataires devront répondre correctement à 4 questions. S’ils répondent correctement uniquement à 3 questions, ils devront répondre correctement à 2 nouvelles questions.

L’authentification fondée sur les connaissances nécessite un numéro de sécurité sociale, et est par conséquent uniquement viable pour les destinataires situés aux États-Unis.

Difficulté de l’authentification KBA

Sécurité post-transaction

Ces paramètres régissent la sécurité PDF des accords qui ont suivi toutes les étapes du cycle de signature, et ont été entièrement traités.

Protection par mot de passe des documents signés

Ce paramètre se trouve sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi

Ce paramètre permet, oblige ou interdit aux expéditeurs de définir un mot de passe pour le document signé. (Ce paramètre est différent du mot de passe facultatif permettant d’accéder à un accord pendant le processus de signature)

Si la protection par mot de passe est autorisée ou obligatoire, l’expéditeur doit fournir le mot de passe et le communiquer à toutes les parties amenées à consulter les documents signés. 

Protection par mot de passe des documents signés

Attention :

Ce mot de passe est incorporé dans le fichier PDF et n’est pas accessible dans le système Adobe Sign. Si vous choisissez d’utiliser un mot de passe pour verrouiller l’accès aux documents signés, veillez à mettre en place une méthode permettant de connaître ces mots de passe et de les récupérer le cas échéant.

Partage de compte

Vous pouvez activer ou désactiver l’option permettant à un ID utilisateur de partager le contenu de son compte d’utilisateur avec un autre ID utilisateur.

Ce paramètre se trouve sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité

Le partage de compte permet à un utilisateur de consulter (uniquement) tous les accords d’un autre utilisateur. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les responsables qui doivent suivre l’avancement de leurs subordonnés. 

Tous les partages créés sont unilatéraux, aucun partage en sens inverse n’a lieu par défaut.

Si le partage de compte est activé, l’option recommandée consiste à permettre à un utilisateur de demander l’accès au compte d’un autre utilisateur.

Paramètres de partage de compte

Partage de compte avancé (Enterprise uniquement)

Pour les clients Adobe Sign Enterprise qui ont besoin d’un type de partage plus « actif » permettant la manipulation directe des accords et des modèles de bibliothèque, l’assistance technique peut activer la fonctionnalité de partage avancé.

Le partage avancé est une opération à sens unique.L’activation du partage avancé modifie les relations des objets partagés de manière irréversible.Par conséquent, si vous pensez que le partage avancé est important pour votre entreprise, nous vous recommandons de contacter votre responsable clientèle afin d’obtenir un compte d’évaluation configuré pour vous permettre de tester cette fonctionnalité et de vérifier qu’elle répond à vos besoins.

Paramètres d’accord

Les paramètres de cette section définissent les options disponibles pour un expéditeur lors de la configuration d’un accord, ainsi que la valeur par défaut de ces options.

En général, il est recommandé de réduire le nombre d’options que l’expéditeur peut choisir ou doit configurer. Dans la mesure du possible, définissez une valeur par défaut robuste et supprimez la possibilité de la modifier.

Ce chapitre est divisé en sections relatives à leur effet sur une transaction.

Tous ces paramètres se trouvent sous : Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi

Remarque :

Tous ces paramètres peuvent être configurés au niveau du groupe afin de permettre à chaque entité commerciale de personnaliser son expérience et ses paramètres d’envoi par défaut selon ses besoins.

Définition des destinataires

« Destinataires » est un terme générique se rapportant à tout ID utilisateur inclus dans le cycle de signature, indépendamment de son rôle. Les paramètres suivants définissent quels types de rôles ces destinataires peuvent avoir, ainsi que le niveau de l’authentification de l’identité que vous souhaitez utiliser.

Rôles autorisés du destinataire

Selon votre niveau de service, vous aurez accès à divers « rôles » qui définissent quel type d’actions vos destinataires peuvent exécuter dans l’accord.  Vous trouverez des informations plus détaillées sur les différents droits des rôles dans la base de connaissances.

Nous vous recommandons d’activer uniquement les rôles dont vous savez que vous aurez besoin afin de simplifier l’expérience des expéditeurs.

Rôles autorisés du destinataire

Groupes de destinataires

Les groupes de destinataires fonctionnent comme un signataire unique, mais ce signataire est un groupe de personnes identifiées.  Tous les membres sont informés en même temps et lorsqu’un des membres du groupe applique sa signature, l’accord est envoyé au signataire suivant.

Activez cette option si vous devez définir un groupe de signataires pour un événement de signature.

Paramètres de groupes de destinataires

Authentification du destinataire

Méthodes d’authentification de l’identité

Ca paramètre permet d’activer plusieurs méthodes de vérification du signataire pour vos utilisateurs. Ces méthodes sont configurées dans la page d’envoi dans le cadre de l’enregistrement du destinataire.

Nous vous recommandons d’activer uniquement la ou les méthodes de vérification requises par votre politique interne.

  • Mot de passe de signature — Oblige l’utilisateur à saisir un mot de passe prédéfini pour signer le document. Le mot de passe doit être transmis au signataire séparément de la transaction. Si ce mot de passe est perdu ou oublié, il ne peut pas être récupéré.
  • Authentification fondée sur les connaissances — Oblige l’utilisateur à saisir son numéro de sécurité sociale pour accéder à des questions personnelles aléatoires générées par un fournisseur tiers.
  • Identité sociale — Oblige l’utilisateur à s’authentifier à l’aide de l’un des services suivants : Facebook, LinkedIn, Google, Twitter, Yahoo! ou Windows Live ID.
  • Téléphone (SMS) — Oblige l’expéditeur à fournir le numéro de téléphone du destinataire. Le destinataire recevra alors un code à 8 chiffres qu’il saisira pour s’authentifier.
Méthodes d’authentification

Attention :

L’authentification fondée sur les connaissances (KBA) et l’authentification par téléphone sont des méthodes facturées en sus en fonction de leur utilisation.  Nous vous recommandons d’activer uniquement la ou les méthodes d’authentification que vous êtes certain d’utiliser.

Par défaut, utiliser la méthode suivante :

Ce paramètre définit la méthode d’authentification par défaut des destinataires externes. Seules les options activées seront disponibles dans la liste déroulante.

Paramètres de l’expéditeur

Cette option permet ou interdit à l’expéditeur de modifier de méthode d’authentification par défaut définie. Activez cette option uniquement s’il existe des situations connues où l’expéditeur a besoin d’élever la valeur par défaut du processus de vérification.


Authentification d’identité des destinataires internes

L’activation de ce paramètre permet aux expéditeurs de définir une autre méthode de vérification lorsque les accords incluent des destinataires membres de votre compte Adobe Sign.

Il est généralement recommandé de conserver les signatures internes pour la vérification de l’adresse électronique, ce qui génère moins de frictions d’authentification pour vos collaborateurs qui doivent contresigner un grand nombre d’accords par jour.  En activant également la fonction Vérification de l’identité des signataires (Paramètres de sécurité), vous pouvez obtenir une vérification passive du mot de passe sans que le signataire doive s’authentifier explicitement à de nombreuses reprises.

Méthodes d’authentification des destinataires internes

Définition des modèles de message (Business et Enterprise)

Modèles de message

L’activation des modèles de message pour votre compte permet à l’utilisateur de sélectionner un des messages électroniques prédéfinis par vos soins. Cette option permet de garantir qu’un message et des informations corrects sont envoyés à vos signataires.

Pour activer les modèles de message, accédez à Compte > Paramètres de compte > Modèles de messages.

Accès aux modèles de messages

Activer les modèles de message

Cochez l’option pour Activer les modèles de message.

Un lien sera inséré dans le coin supérieur droit du champ du message (dans la page d’envoi) pour permettre la sélection du modèle :

Modèles de message

Remarque :

Pour les clients Enterprise, les modèles sont liés à l’option Langue du destinataire de la page d’envoi. Cela limite le nombre de modèles à faire défiler pour les unités commerciales multilingues, et permet de garantir l’utilisation d’un message rédigé dans la langue appropriée.


Autoriser les expéditeurs à modifier le contenu du message

Ce paramètre permet ou interdit aux utilisateurs de modifier le modèle de message électronique inséré dans le champ de message de la page d’envoi. 

Activez cette option si vous autorisez la personnalisation du contenu du message en fonction de la situation.

Mise en pièce jointe ou sélection de documents

Mise en pièce jointe de documents

La façon dont les clients joignent des fichiers à leurs accords varie considérablement et dépend du mode de création, de gestion et de contrôle des versions des documents. 

Les clients qui utilisent des fichiers « ad hoc », c’est-à-dire dont le contenu est adapté à chaque transaction, auront vraisemblablement besoin de pouvoir télécharger des fichiers à partir de leur système local.  En revanche, les modèles standard qui changent rarement doivent idéalement être servis depuis une source unique contrôlée.

Mise en pièce jointe de documents
  • Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de leurs ordinateurs — Si vous désélectionnez cette option, le lien Poste de travail sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers dans la page d’envoi.
  • Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de leur bibliothèque de documents — Si vous désélectionnez cette option, le lien Documents de bibliothèque sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers.
  • Inclure des documents de la bibliothèque partagée Adobe Sign — Si vous désélectionnez cette option, les documents I-9, W-4 et W-9 fournis par Adobe Sign seront supprimés.
  • Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de Google Drive — Si vous désélectionnez cette option, le lien Google Drive sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers .
  • Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de Dropbox — Si vous désélectionnez cette option, le lien Dropbox sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers .
  • Autoriser les expéditeurs à joindre des documents de Box.com — Lorsque cette option est désactivée, le lien Box.com sera supprimé de la fenêtre contextuelle Sélectionner des fichiers .

Définition des rappels par défaut

Rappels

Les rappels sont des courriers électroniques envoyés aux destinataires lorsqu’un document attend leur intervention. Un courrier électronique de rappel est envoyé au destinataire à une fréquence quotidienne ou hebdomadaire, les informant que l’accord attend toujours sa signature.

Send - Reminders

Remarque :

L’activation des rappels par défaut supprime l’option de la page d’envoi permettant aux expéditeurs de configurer leur propre rappel, mais permet toujours la configuration de rappels dans la page Gérer.


Définir un rappel par défaut des accords créés par les utilisateurs de ce compte

  • Cochez cette option pour définir un rappel par défaut.
  • Sélectionnez la fréquence à laquelle vous souhaitez envoyer le courrier électronique de rappel.
  • La note entrée s’affichera dans le courrier électronique de rappel envoyé à chaque destinataire.

Définition d’un délai d’expiration des documents par défaut

Expiration du document

Dans certains cas, il peut être nécessaire de faire expirer ou d’annuler les documents qui n’ont pas été signés après un nombre de jours défini. 

Lorsqu’un accord a expiré, il ne peut pas être redémarré ou récupéré, et apparaît dans la section Annulés/refusés de la page Gérer.

Paramètres d’expiration des documents
  • Activer l’expiration des documents — Cochez cette option pour activer l’expiration des documents. Cette opération révèle les options que vous pouvez définir pour l’expiration des documents.
  • Autoriser l’expéditeur à définir ou modifier les paramètres d’expiration par document — Ce paramètre ouvre l’option d’expiration disponible dans la page d’envoi pour tous les utilisateurs du compte. Ceux-ci peuvent en outre modifier le délai d’expiration par défaut défini.
  • Autoriser la modification des paramètres d’expiration après l’envoi du document — La sélection de cette option permet aux utilisateurs de modifier, prolonger ou supprimer la date d’expiration d’un accord une fois qu’il a été envoyé.
  • Limiter le nombre de jours pendant lesquels les signataires devront signer le document à — Ce paramètre définit le nombre de jours au terme desquels le document expire.
  • Inclure les signataires à l’interne lors de l’application d’échéances d’expiration du document — Si les utilisateurs de votre compte doivent signer ou contresigner des accords, cette option spécifie que l’expiration s’applique également à eux, ainsi qu’aux signataires externes.
  • Inclure les informations sur l’expiration dans les e-mails envoyés aux signataires — Ce paramètre ajoute la date d’expiration de la transaction dans le courrier électronique envoyé aux signataires.

Utilisateurs et groupes

Utilisateurs

Les utilisateurs sont souvent ajoutés à un compte parce qu’ils seront amenés à envoyer des accords ou seront administrateurs de groupe ou de compte. Les utilisateurs qui signent des accords ne doivent pas être ajoutés, à moins que vous souhaitiez contrôler leur capacité à signer avec des paramètres définis au niveau du compte.

Fonctions de la page Utilisateurs

Pour vérifier ou modifier les utilisateurs de votre compte, connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Utilisateurs.

Accès à la page Utilisateurs

Dans la partie supérieure de la page Utilisateurs, vous verrez un récapitulatif du nombre de licences associées à votre compte, et du nombre d’utilisateurs actifs qui utilisent ces licences. 

Si cette information est absente, cela signifie que vous disposez d’une licence de site et pouvez ajouter un nombre illimité d’utilisateurs.

La page Utilisateurs comporte trois commandes :

  1. Créer un nouvel utilisateur — Cette commande ouvre un formulaire automatique vous permettant de créer un utilisateur unique ou de télécharger un fichier CSV afin de créer plusieurs utilisateurs simultanément.
  2. Exporter la liste des utilisateurs — Cliquez sur l’icône d’exportation pour générer un fichier CSV répertoriant tous les utilisateurs du compte, indépendamment de leur statut (Actif, Créé, Inactif ou En attente), ainsi que leurs informations (de compte) personnelles (Nom, Adresse électronique, Titre, Société, etc.).
  3. Options : La liste d’options filtre les éléments affichés dans la page.  Par défaut, seuls les utilisateurs actifs sont affichés. Vous avez la possibilité d’afficher tous les utilisateurs ou uniquement les utilisateurs inactifs. Il existe en outre trois options pour le nombre d’utilisateurs à afficher par page (15, 30 ou 50).
Commandes de la page Utilisateurs

Création d’un utilisateur unique

Pour créer un utilisateur unique :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un nouvel utilisateur. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre.
Fenêtre contextuelle Créer un utilisateur
  • Saisissez l’adresse électronique, le prénom et le nom de famille de l’utilisateur que vous souhaitez créer. Assurez-vous que toutes ces informations sont correctes, en particulier l’adresse électronique. Une fois l’utilisateur créé, l’adresse électronique ne peut pas être modifiée jusqu’à que l’adresse électronique saisie ait été vérifiée. Si l’adresse électronique comporte une erreur, elle ne peut pas être vérifiée.

Cochez l’option Afficher leurs accords si vous souhaitez configure un partage avec votre ID utilisateur pour cet utilisateur. Vous aurez ainsi accès à tous les accords de l’utilisateur.

Lorsque vous avez terminé et vérifié que toutes les informations sont correctes, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Vous êtes alors redirigé vers la page Utilisateurs.

 

Cliquez sur l’icône Options et sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.

Afficher tous les utilisateurs

 

En affichant tous les utilisateurs (plutôt que seuls les utilisateurs actifs) vous verrez le nouvel ID utilisateur avec le statut Créé.

Une fois que l’utilisateur définit son mot de passe, le statut de l’ID utilisateur devient Actif.

Statut d’utilisateur Créé

Remarque :

Les utilisateurs Adobe Sign ont l’un des cinq statuts suivants :

Actif — ID utilisateur complètement activé qui consomme une licence.

Inactif — ID utilisateur complètement désactivé. Les utilisateurs inactifs ne peuvent pas accéder à l’application Adobe Sign pour quelque raison que ce soit, y compris en tant que destinataire d’autres accords.

Créé — ID utilisateur créé par un administrateur qui n’a pas encore défini son mot de passe ni activé l’ID utilisateur.  Les utilisateurs créés ne consomment pas de licence.

Non vérifié — Utilisateur qui a modifié son adresse électronique, mais n’a pas encore cliqué sur le lien de vérification envoyé pour vérifier la modification de l’adresse électronique. Le compte est techniquement toujours actif, mais il est verrouillé jusqu’à ce que la modification de l’adresse électronique soit confirmée. Par conséquent, les utilisateurs non vérifiés consomment une licence et s’affichent dans le filtre Afficher uniquement les utilisateurs actifs.

En attente — Les ID utilisateur en attente sont des destinataires. Ils n’ont pas été créés par un administrateur, n’ont pas de mot de passe et ne peuvent pas se connecter au compte. Les utilisateurs en attente ne consomment pas de licence.

Un ID utilisateur en attente peut à tout moment être enregistré et converti en utilisateur actif. Un historique complet de tous les accords auxquels il a participé lui sera alors associé.

Désactivation/réactivation d’un utilisateur

Désactivation d’un ID utilisateur unique

Il peut parfois être nécessaire de désactiver un utilisateur. La personne peut par exemple avoir quitté l’entreprise, et vous pouvez souhaiter préserver la sécurité de cet utilisateur et des documents associés. Comme mentionné ci-dessus, la désactivation d’un utilisateur empêche quiconque de se connecter, d’envoyer des documents ou de signer des documents avec cet ID utilisateur. 

 

Pour désactiver un ID utilisateur, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’ID utilisateur que vous souhaitez désactiver. Les actions possibles pour l’utilisateur s’affichent en haut de la liste des utilisateurs.
Lien Désactiver l’utilisateur

 

  • Cliquez sur le lien Désactiver l’utilisateur. La fenêtre contextuelle Désactiver l’utilisateur s’ouvre.
Fenêtre contextuelle Désactiver l’utilisateur

Dans la fenêtre contextuelle Désactiver l’utilisateur, vous pouvez forcer un partage de tous les accords avec votre ID utilisateur. Cette fonction est utile lorsque l’utilisateur en cours de désactivation dispose de contenu que vous devrez peut-être récupérer à une date ultérieure.

Pour terminer le processus de désactivation, cliquez sur le bouton Oui.

L’ID utilisateur passe à l’état Inactif et le mot de passe qui lui est associé est annulé, rendant ainsi l’ID utilisateur complètement inaccessible.


Réactivation d’un ID utilisateur unique

La réactivation d’un ID utilisateur suit le même processus que la désactivation :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’icône Options et sélectionnez Afficher uniquement les utilisateurs inactifs.
Afficher uniquement les utilisateurs inactifs

 

  • Recherchez l’ID utilisateur que vous souhaitez réactiver et cliquez dessus pour afficher les liens en haut de la liste des utilisateurs.
Lien Réactiver l’utilisateur
  • Cliquez sur le lien Réactiver l’utilisateur.

Une bannière verte s’affiche pour indiquer que vous avez réactivé l’ID utilisateur.

 

L’ID utilisateur réactivé passe à l’état Actif, mais le mot de passe de l’utilisateur est expiré.

Un message l’invitant à définir un nouveau mot de passe est automatiquement envoyé à l’utilisateur. Une fois le mot de passe réinitialisé, l’utilisateur dispose d’un accès complet à tout le contenu historique de l’ID utilisateur.

L’utilisateur peut également cliquer sur le lien J’ai oublié mon de mot de passe dans la page de connexion pour réinitialiser le mot de passe.

Élévation d’un utilisateur au niveau administrateur

Il existe trois niveaux de droits dans Adobe Sign :

  • Utilisateurs
  • Administrateurs de groupe
  • Administrateurs de compte

Tous les utilisateurs créés individuellement sont des utilisateurs de base.

 

Si vous devez élever les droits d’un ID utilisateur, procédez comme suit :

  • Connectez-vous à Adobe Sign en tant qu’administrateur de compte.
  • Accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Recherchez l’ID utilisateur que vous souhaitez élever, puis sélectionnez cet utilisateur pour afficher les liaisons d’action en haut de la liste des utilisateurs.
Lien Modifier l’utilisateur

 

  • Cliquez sur le lien Modifier l’utilisateur.   La fenêtre contextuelle Modifier s’ouvre.
Fenêtre contextuelle Modifier
  • Dans la fenêtre contextuelle Modifier, vous avez la possibilité d’activer l’ID utilisateur en tant qu’administrateur de groupe, administrateur de compte ou les deux. Cochez l’option de droits appropriée pour l’ID utilisateur.
    • Les administrateurs de compte Adobe Sign disposent de tous les droits nécessaires pour modifier les paramètres ou ajouter des utilisateurs au niveau du groupe ou du compte.
    • Les administrateurs de groupe disposent uniquement de droits au sein du groupe auquel ils appartiennent.
  • Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé. 

 

Remarque :

Adobe Sign ne limite pas le nombre d’administrateurs (de compte ou de groupe) au sein d’un compte. Il est possible (mais en général déconseillé) d’élever toutes les ID utilisateur de votre compte au niveau d’administrateur de compte.

Création d’utilisateurs par lot

La création d’utilisateurs par lot est un processus consistant à définir tous les utilisateurs dans un fichier CSV, puis à télécharger ce fichier dans Adobe Sign.

Adobe Sign crée tous les utilisateurs et leur envoie immédiatement un courrier électronique les invitant à définir un mot de passe et à activer l’ID utilisateur.

Remarque :

Il est utile de souligner que ce processus peut également être utilisé pour modifier les valeurs de profil pour tous les utilisateurs de votre compte.  

Par exemple, si le nom de votre entreprise a changé, vous pouvez exporter la liste des utilisateurs, modifier la valeur dans la colonne Entreprise, l’enregistrer, puis retélécharger le fichier CSV dans Adobe Sign.  La valeur Nom entreprise de tous les ID utilisateur répertoriés dans votre fichier CSV est mise à jour sans nécessiter l’intervention des différents utilisateurs.

 

Pour créer des utilisateurs par lot, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un nouvel utilisateur. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre.
  • Cliquez sur l’onglet Créer utilisateurs en bloc.
Créer utilisateurs en bloc

Remarque :

Trois options sont disponibles :

  • Autoriser la création d’utilisateurs — Si vous désélectionnez cette option, vous pourrez uniquement mettre à jour les utilisateurs existants. Si une adresse électronique qui ne figure pas dans votre compte est fournie, l’utilisateur n’est pas créé.
  • Autoriser la mise à jour des utilisateurs — Si vous désélectionnez cette option, vous pourrez uniquement créer des utilisateurs. Si l’adresse électronique d’un utilisateur figurant dans votre compte est fournie, les informations relatives à cet utilisateur ne sont pas mises à jour.
  • Autoriser la création des groupes — Si vous désélectionnez cette option, vous ne pourrez pas créer de groupes. Si un nom de groupe inexistant est fourni pour un utilisateur, le groupe n’est pas créé et l’utilisateur est placé dans le groupe par défaut.

  • Cliquez sur le lien téléchargez le fichier CSV d’exemple.  Un fichier CSV est téléchargé sur votre système.
  • Ouvrez le fichier CSV d’exemple.
  • Supprimez les trois lignes de données d’exemple. Laissez la première ligne (en-tête).
  • Saisissez les valeurs requises pour les nouveaux ID utilisateur que vous souhaitez créer.
    • Lors de la création de nouveaux utilisateurs, les colonnes requises sont les suivantes :
      • Adresse e-mail
      • Prénom
      • Nom
Fichier CSV d’exemple
  • Supprimez toutes les colonnes que vous n’utilisez pas.
  • Enregistrez le fichier CSV (assurez-vous que le fichier enregistré est toujours un fichier CSV et pas un autre format).
  • Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez votre fichier CSV.
  • Cliquez sur Importer pour télécharger le fichier.
Fichier CSV téléchargé

Une fois le fichier importé, Adobe Sign génère tous les ID utilisateur, et une bannière verte s’affiche, vous informant du nombre d’utilisateurs créés.

Groupes (Business et Enterprise)

Les groupes vous permettent de définir des paramètres spécifiques pour les utilisateurs appartenant à ce groupe. Cela signifie, par exemple, que votre équipe de vente peut utiliser Adobe Sign différemment de votre service de comptabilité.

Création de groupes

Pour créer un nouveau groupe, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Groupes.

 

Remarque :

La page Groupes comporte deux commandes :

  1. Ajouter un nouveau groupe — Cette commande ouvre la fenêtre contextuelle permettant de créer un nouveau groupe.
  2. Options — Cette commande définit le nombre d’enregistrements (15, 30 ou 50) affichés dans la page à tout moment.

Nav to Groups
 
  • Cliquez sur l’icône Ajouter un nouveau groupe. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre et vous invite à saisir le nom du groupe.
Fenêtre contextuelle Créer pour les groupes
 
  • Saisissez le nom du groupe.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Groups - Three groups

Lorsque vous cliquez sur le bouton Enregistrer, le groupe est créé et s’affiche dans la liste des groupes.

Ajout d’utilisateurs à un groupe

Une fois votre nouveau groupe créé, l’étape suivante consiste à y ajouter des utilisateurs. Adobe Sign propose trois méthodes, en fonction du nombre d’utilisateurs à déplacer :

  • Déplacement d’un utilisateur unique via le profil utilisateur
  • Déplacement de plusieurs utilisateurs à l’aide du fichier CSV Créer ou mettre à jour les utilisateurs par lot
  • Déplacement de plusieurs utilisateurs à l’aide de l’outil Affecter des utilisateurs au groupe

Déplacement d’un utilisateur unique via le profil utilisateur

Pour affecter un utilisateur unique à un groupe, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Double-cliquez sur l’ID utilisateur que vous souhaitez modifier. Le panneau Informations sur l’utilisateur s’ouvre.
  • Cliquez sur la liste déroulante Groupe d’utilisateurs pour afficher les options.
  • Sélectionnez le groupe auquel l’utilisateur doit être affecté.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Paramètre de groupe d’un utilisateur dans le panneau Informations sur l’utilisateur


Déplacement de plusieurs utilisateurs à l’aide de la fonction de mise à jour des utilisateurs par lot

La fonction Créer utilisateurs en bloc peut également être utilisée pour mettre à jour les informations des utilisateurs existants. 

Cette méthode a tendance à être plus appropriée si vous devez modifier plusieurs valeurs en plus du paramètre de groupe, mais en cas de restructuration complète, la mise à jour par lot peut être adéquate.

 

Pour mettre à jour vos groupes d’utilisateurs via la mise à jour par lot :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur, puis accédez à Compte > Utilisateurs.
  • Cliquez sur l’icône Exporter la liste des utilisateurs. Un fichier CSV contenant la liste complète des utilisateurs de votre compte se télécharge sur votre système.
Créer utilisateurs en bloc
 
  • Ouvrez le fichier CSV téléchargé, puis supprimez toutes les colonnes que vous ne comptez pas d’utiliser.
    • Si vous souhaitez simplement affecter des utilisateurs aux groupes, vous avez uniquement besoin des informations suivantes :
      • Adresse e-mail
      • Prénom
      • Nom
      • Nom du groupe
  • Supprimez toutes les lignes d’utilisateurs ne nécessitant pas de mise à jour.
  • Enregistrez le fichier CSV (assurez-vous que le format CSV est préservé)
    .
User - Group CSV

 

  • Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un nouvel utilisateur. La fenêtre contextuelle Créer s’ouvre.
  • Cliquez sur l’onglet Créer utilisateurs en bloc.
  • Parcourez l’arborescence pour sélectionner le fichier CSV que vous venez d’enregistrer.
  • Cliquez sur Importer.
User - Bulk Update Groups

Lorsque vous cliquez sur le bouton d’importation, les utilisateurs sont mis à jour dans le système avec les nouvelles valeurs figurant dans le fichier CSV. Une bannière verte s’affiche en haut de la page, indiquant le nombre d’utilisateurs mis à jour.


Affectation d’utilisateurs au groupe depuis les paramètres de groupe

Lorsque vous devez déplacer plusieurs utilisateurs vers un nouveau groupe, mais que l’ampleur du déplacement n’est pas suffisante pour justifier l’utilisation de la mise à jour des utilisateurs par lot, la meilleure solution consiste à utiliser l’option Affecter des utilisateurs au groupe, disponible dans les paramètres de groupe.

 

Pour accéder à la fonction Affecter des utilisateurs au groupe, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Groupes.
  • Double-cliquez sur le groupe vers lequel vous souhaitez déplacer des utilisateurs. Les paramètres de groupe s’ouvrent.
    • Vous pouvez également cliquer une fois sur le groupe, puis cliquer sur le lien Paramètres de groupe.
Lien Paramètres de groupe

 

  • Cliquez sur l’option Utilisateurs dans le groupe dans le volet gauche.
  • Cliquez sur l’icône Ajouter des utilisateurs au groupe.
Groups - Add users to group

La fenêtre Affecter les utilisateurs à ce groupe s’ouvre, affichant tous les utilisateurs actifs qui ne sont pas affectés à ce groupe actuellement.

 

  • Cliquez sur l’icône Options, puis sélectionnez Afficher tous les utilisateurs.
Groups - Assign users to this group
  • Double-cliquez sur tous les utilisateurs que vous souhaitez déplacer vers le groupe. Les utilisateurs sélectionnés apparaissent dans le champ Utilisateurs sélectionnés situé au bas de la fenêtre.
    • Pour supprimer un utilisateur du champ Utilisateurs sélectionnés, cliquez sur la croix (X) en regard de l’adresse électronique.
  • Une fois tous les utilisateurs sélectionnés, cliquez sur le bouton Affecter.
Groups - Assign Users

Contrôles des droits des administrateurs de groupe

Les administrateurs de compte peuvent définir l’étendue des droits des d’administrateurs de groupe via trois paramètres :

  • Les administrateurs de groupes peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs à leurs groupes.
  • Les administrateurs de groupes peuvent modifier les paramètres de leurs groupes.
  • À quelles données de rapport les administrateurs de groupe peuvent-ils accéder ?

Ces paramètres s’appliquent à tous les administrateurs de groupe et n’offrent pas de niveau de granularité supérieur.  Si vous désactivez l’option permettant aux administrateurs de groupes d’ajouter des utilisateurs, ce paramètre s’appliquera à tous les administrateurs de groupe du compte.

 

Pour modifier les deux premiers paramètres, procédez comme suit :

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte, puis accédez à Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux > Paramètres associés aux administrateurs de groupes.

Accès aux paramètres associés aux administrateurs de groupes

L’activation de l’option Les administrateurs de groupes peuvent ajouter de nouveaux utilisateurs à leurs groupes octroie à tous les administrateurs de groupe les droits permettant d’ajouter n’importe quel utilisateur à leur groupe, sous réserve des restrictions habituelles.

Les restrictions habituelles incluent les cas suivants :

  • L’utilisateur appartient à un autre groupe/compte.
  • Le domaine de messagerie de l’utilisateur n’est pas un domaine approuvé pour le compte.

L’activation de l’option Les administrateurs de groupes peuvent modifier les paramètres de leurs groupes permet aux administrateurs de groupe de remplacer les paramètres au niveau du compte pour leur groupe.

 

Pour modifier le paramètre À quelles données de rapport les administrateurs de groupe peuvent-ils accéder ? , accédez à Compte > Paramètres de compte > Options du rapport.

Reports - Group Scope

Modification des paramètres de groupe

Tous les groupes héritent des paramètres de compte par défaut.  Toutefois, il est possible de remplacer la plupart des paramètres de compte au niveau du groupe.  Cela peut être particulièrement utile si certains utilisateurs ont besoin de rôles des destinataires spéciaux, de méthodes de validation des destinataires différentes, ou même d’un visuel de marque unique.

Pour modifier les paramètres de groupe, les administrateurs de compte doivent accéder à Compte > Groupes, puis double-cliquer sur le groupe pour ouvrir les paramètres de groupe, ou cliquer une fois sur le groupe et sélectionner le lien Paramètres de groupe en haut de la liste.

Accès aux paramètres de groupe

Si les administrateurs de groupe ont été autorisés à modifier les paramètres de groupe, il leur suffit de cliquer sur le lien Groupe en haut de la page pour ouvrir les paramètres. 

Lien vers les paramètres de groupe pour les administrateurs de groupe

Tous les paramètres présentés aux administrateurs de groupe sont identiques aux paramètres de compte et fonctionnent de la même façon.

Documents/modèles de bibliothèque

Modèles de bibliothèque

Un modèle de bibliothèque est un objet de document réutilisable. Adobe Sign prend en charge deux types de modèles de bibliothèque : les modèles de document et les modèles de champs de formulaire.

  • Modèles de document : un modèle de document est un document réutilisable. Les modèles de document peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte, ce qui permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer le même document sans avoir à le modifier.
  • Modèles de champs de formulaire : un modèle de champs de formulaire est un calque de champs réutilisable qui peut être appliqué à n’importe quel document. Les modèles de champs de formulaire peuvent également être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte. Ils conviennent particulièrement aux situations suivantes :
    • Vous possédez une disposition de champs qui fonctionne pour plusieurs documents.
    • Vous possédez un document qui peut être envoyé de plusieurs manières différentes.
    • Vous devez passer en revue le contenu d’un document, mais les champs restent au même endroit.

Plutôt que de créer un nouveau document de bibliothèque à chaque fois qu’un document est mis à jour, il est possible d’appliquer le même calque de champs de formulaire. Vous pouvez modifier les modèles de champs de formulaire afin de faciliter les changements de disposition ou des propriétés de champs. Rappelons que tous les outils de l’environnement de création sont disponibles lors de la création d’un modèle de champs de formulaire.

Il est recommandé qu’un seul utilisateur (administrateur des documents) soit responsable de la création et de la gestion des modèles. Créez un ID utilisateur pour l’administrateur des documents afin d’éliminer la confusion liée aux modèles à utiliser et de contrôler les versions de vos documents réutilisables.

Nous recommandons pour ce faire d’utiliser une liste de distribution ou une adresse électronique fonctionnelle. Vous pouvez ainsi contrôler l’accès à ce compte, tout en ayant la possibilité de partager la responsabilité.

Création d’un document réutilisable

1. Cliquez sur l’onglet Tableau de bord. Ensuite, dans le panneau Fonctions supplémentaires, cliquez sur Ajouter un modèle à la bibliothèque.

Lien Modèle dans la page du tableau de bord

La page Créer un modèle de bibliothèque s’affiche :

Page Créer un modèle

2. Dans le champ Nom du modèle, nommez votre modèle. Ce nom peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier sur votre système local à utiliser pour créer votre modèle réutilisable. Si vous créez un document réutilisable, ce fichier et son contenu sont utilisés. Si vous créez un calque de champs de formulaire réutilisable, le contenu du fichier n’est pas inclus dans le modèle.

4. Sélectionnez l’option de modèle appropriée, à savoir Créer comme document réutilisable, Créer comme calque de champs de formulaire réutilisable ou les deux.

Options de modèle

5. Sélectionnez l’option d’autorisations appropriée pour le partage du modèle. Lors de la création et des tests d’un nouveau modèle, nous vous recommandons de restreindre les autorisations à votre ID utilisateur, puis d’élargir l’accès après avoir vérifié que le document fonctionne comme prévu.

Autorisations des modèles

Remarque :

Les autorisations de groupe peuvent être accordées uniquement au groupe dont vous faites actuellement partie. Vous ne pouvez pas accorder d’autorisations à d’autres groupes.

 

6. Cliquez sur le bouton Prévisualiser ou ajouter des champs. L’environnement de création s’affiche. 

Placement d’un champ sur un modèle

7. Placez les champs obligatoires destinés aux participants en les faisant glisser à partir des onglets de champs de formulaire vers le document. 

8. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le modèle s’affiche désormais sous la section Modèles de bibliothèque de la page Gérer. Si vous avez partagé le modèle avec des utilisateurs dans votre groupe ou dans votre organisation en leur accordant l’autorisation nécessaire, il apparaît également dans la section Modèles de bibliothèque de leur page Gérer ; ils peuvent alors l’utiliser aussi souvent qu’ils le souhaitent.

Remarque :

Seul l’utilisateur qui a créé le modèle de bibliothèque peut le modifier ou le supprimer. 

Modèles dans la page Gérer

Modification des autorisations des modèles

Les droits d’accès de n’importe quel modèle peuvent être modifiés par le créateur du modèle. Pour ce faire, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant que propriétaire du modèle.
  • Accédez à la page Gérer.
  • Recherchez le modèle à modifier et cliquez sur le lien modifier.
Liens modifier sur la page Gérer

Le modèle s’ouvre dans l’environnement de création.

En haut du volet droit figurent les Propriétés du modèle.

En-tête Propriétés du modèle dans l’environnement de création

Cliquez sur l’en-tête Propriétés du modèle pour développer la section et afficher les options disponibles :

  • Nom du modèle — Vous pouvez facilement modifier le nom du modèle à tout moment.
  • Type de modèle — Vous pouvez convertir le modèle à tout moment pour le rendre disponible sous forme de document, d’incrustation de champ de formulaire ou les deux.
  • Qui peut utiliser ce modèle — Ce paramètre définit quels utilisateurs ont accès au modèle.
Propriétés du modèle affichées

Remarque :

Vous pouvez uniquement partager un document avec le groupe dont votre ID utilisateur est membre. Si vous êtes authentifié en tant qu’administrateur de compte, veillez à déplacer votre ID utilisateur vers le groupe approprié avant de modifier les propriétés du modèle de « Seulement moi » en « Tous les utilisateurs de mon groupe ».

Rapports (Business et Enterprise)

La fonctionnalité Rapports permet de vérifier de quelle façon votre compte utilise Adobe Sign. Créez vos propres rapports et obtenez une visibilité complète sur le processus de signature de vos documents, tout en vérifiant les actions de groupes ou d’utilisateurs individuels.

Création d’un rapport

Pour créer un rapport, accédez à la page Rapports en cliquant sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le lien Créer un rapport.

Reports - Create New-unbranded

Paramètres des rapports

Lorsque vous configurez un rapport, plusieurs paramètres peuvent être définis pour personnaliser les résultats. Tous les paramètres décrits ci-dessous sont disponibles. 

Date de création

La date de création est l’intervalle de temps que doit couvrir le rapport. Vous pouvez sélectionner l’un des quatre intervalles de temps prédéfinis (cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier) ou saisir une plage de dates personnalisée.

Paramètre de rapport — Date de création

Utilisateurs et groupes

Ce paramètre vous permet d’exécuter le rapport pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, ou exécuter le rapport pour tous les utilisateurs du compte.

Paramètre de rapport — Utilisateurs et groupes

Documents et flux de travail

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Paramètre de rapport — Documents et flux de tâches

Nom du document

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Paramètre de rapport — Nom du document

Mega Sign

Activez ce paramètre pour inclure les accords Mega Sign dans le rapport généré.

Paramètre de rapport — Mega Sign

Objectifs de performance

Définissez des seuils de performance dans la vue Objectifs de performance. Les jauges qui reflètent les performances figurent dans le rapport généré.

Paramètre de rapport — Objectifs de performance

Tester

Par défaut, ce paramètre est désactivé pour les rapports. Cliquez sur le lien des paramètres du rapport pour l’activer.

Les tests permettent de suivre l’évolution de la progression et des taux de signature des accords. 

Paramètre de rapport — Tester

Diagramme des accords par

Chaque option activée (par Date, Expéditeur, Groupe, Formulaire, Flux de travail et Type de signature) offre un type de graphique différent sur le rapport.

Paramètre de rapport — Diagramme des accords par

Etc.

Les paramètres de cette section permettent de modifier les graphiques du rapport généré. Modifiez ici les paramètres par défaut pour accélérer éventuellement le processus de création des rapports.

Paramètre de rapport — Etc.

Résultats des rapports

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Exécuter le rapport, le rapport est généré en fonction des paramètres définis. Vous pouvez traiter ce rapport de différentes façons.

Mettre à jour le rapport avec données actuelles

Cliquez sur ce lien pour actualiser la page. Le nouveau rapport comprend les transactions et les activités récentes.

Option de page du rapport — Mettre à jour le rapport avec les données actuelles

Enregistrer le rapport

Enregistrez le rapport pour pouvoir l’exécuter à nouveau ultérieurement.

Option de page du rapport — Enregistrer le rapport

Partager le rapport

Le partage vous permet d’envoyer les résultats du rapport à une autre personne. Il vous suffit de saisir l’adresse électronique de la personne de votre choix, ainsi qu’un message.

Option de page du rapport — Partager le rapport

Planifier le rapport

Établissez un planning pour ce rapport afin de l’exécuter avec les mêmes paramètres à la fréquence de votre choix.

Option de page du rapport — Planifier le rapport

Exporter les données de rapport

Si vous cliquez sur ce lien, il vous sera demandé d’ouvrir ou d’enregistrer un fichier CSV. Les fichiers CSV peuvent être ouverts dans Excel. Les informations sur les transactions des accords inclus dans le rapport seront classées dans plusieurs colonnes.

Option de page du rapport — Exporter les données de rapport

Rapport imprimable

Cliquez sur ce lien pour ouvrir une version imprimable du rapport.

Option de page du rapport — Rapport imprimable

Modifier les paramètres

Cliquez sur ce lien pour modifier les paramètres configurés pour le rapport.

Option de page de rapport — Modifier les paramètres

 

 


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