Remarque :
L’article ci-dessous fournit des instructions pour la mise en page classique.
Cliquez ici pour consulter le même processus avec la nouvelle mise en page.

Description de la fonctionnalité

Adobe Sign vous permet d’envoyer régulièrement des rappels par e-mail aux destinataires qui sont actuellement censés interagir avec vos accords. Les futurs destinataires ne seront pas avertis tant qu’ils ne seront pas les participants actuels du flux de travaux de signature.

Le rappel contient une miniature du document, un message que vous définissez et un lien vers l’accord.

Des rappels peuvent être établis pendant le processus d’envoi ou créés sur la page Gérer une fois l’accord envoyé.

Les niveaux de service Entreprises et Business peuvent établir un rappel et un message par défaut au niveau du compte ou du groupe, éliminant ainsi la nécessité pour les expéditeurs de le configurer eux-mêmes.

Les rappels cycliques se déclenchent selon un cycle régulier et continuent de se déclencher pendant la durée du rappel (en fonction du temps de cycle) ou jusqu’à ce que le destinataire termine son action.

Les rappels multi-destinataires déclenchent un nouveau cycle/une nouvelle durée de rappel pour chaque destinataire du flux de travaux lorsqu’il devient le destinataire actif actuel.

Les rappels ad hoc peuvent être créés uniquement sur la page Gérer. Ils envoient un rappel ponctuel à tout participant lié à l’accord. Ces rappels ponctuels peuvent même être configurés pour être envoyés une fois que le destinataire a terminé son action ou une fois l’accord complété.

Utilisation

Définition d’un rappel pendant le processus d’envoi

Les utilisateurs qui n’ont pas de rappel par défaut configuré pour leur groupe ou leur compte ont la possibilité de définir un rappel pendant le processus d’envoi.

Ces rappels sont toujours cycliques et s’appliquent à tous les destinataires de l’accord. L’expéditeur doit seulement définir l’itération déclenchée par le rappel. Il existe six options :

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Chaque jour ouvrable
  • Tous les deux jours
  • Tous les trois jours
  • Tous les cinq jours
reminder_frequency

Lors de l’envoi initial d’un accord avec un rappel, un e-mail Veuillez signer est envoyé au premier destinataire. Cet événement déclenche le chronomètre pour le premier rappel.

Si le rappel est configuré pour être envoyé tous les trois jours (par exemple), le premier rappel se déclenchera exactement 72 heures après l’envoi de l’e-mail Veuillez signer.

Lorsque le destinataire termine son action avec l’accord, l’horloge de rappel de ce destinataire est arrêtée.

Si plusieurs destinataires sont définis, alors le destinataire suivant du flux reçoit un e-mail Veuillez signer dès que le destinataire précédent a terminé son action. L’horloge de rappel commence pour le nouveau destinataire en fonction de l’heure d’envoi de son e-mail Veuillez signer (et non de l’horodatage initial).

Ce processus passe en revue tous les destinataires du contrat jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement exécuté.

Remarque :

Tous les rappels cycliques ont un cycle de vie, après quoi ils se terminent automatiquement.

Les rappels qui se déclenchent chaque jour ont un cycle de vie de 10 jours.

Tous les autres rappels ont un cycle de vie de 60 jours.

 

Définition d’un rappel à partir de la page Gérer

Les rappels créés après le processus d’envoi sont configurés sur la page Gérer.

L’interface de la page Gérer comporte quelques options que la page Envoyer ne propose pas :

  • Vous pouvez sélectionner les destinataires à inclure dans le rappel. Créez le rappel pour un, plusieurs ou tous vos destinataires.
  • Vous pouvez sélectionner un processus de rappel cyclique comme sur la page Envoyer
    • Si un destinataire est ajouté à un rappel cyclique une fois qu’il a terminé son action sur l’accord, il ne recevra pas de rappels
  • Vous pouvez créer un rappel ponctuel (ad hoc) qui sera envoyé « maintenant » ou à une « date spécifique »
    • Des rappels ad hoc peuvent être configurés pour les participants ayant terminé leur action pour l’accord
    • Les rappels ad hoc peuvent être configurés une fois que l’accord est signé ou archivé
  • Vous devez inclure un message. Ce champ est obligatoire lors de la création d’un rappel sur la page Gérer

 

reminder_from_themanagepage

 

Si d’autres rappels sont déjà configurés pour l’accord, la liste des accords s’affiche à la place de l’interface Créer un rappel.

Vous pouvez ouvrir l’interface Créer un rappel en cliquant sur le lien Créer dans le coin supérieur droit de la fenêtre de rappel :

select_create_onthemanagepage

 

Comment consulter un rappel

Vous pouvez consulter tous les rappels qui ont été configurés pour un accord comme suit :

  • Accédez à la page Gérer
  • Cliquez sur l’accord que vous souhaitez consulter
  • Cliquez sur l’onglet Rappel dans le panneau de droite
select_remind_onthemanagepage

Lorsque des rappels ont été configurés pour l’accord, la liste complète s’affiche dans l’onglet Rappel.

Les rappels sont organisés en fonction du prochain rappel à déclencher.

Tous les rappels annulés/expirés sont répertoriés sous les rappels actifs.

canceled_reminderinthelist

 

Si vous cliquez sur le lien Afficher, une fenêtre contextuelle s’ouvre et affiche le message envoyé au destinataire :

reminder_show_link

 

Comment annuler un rappel

Pour annuler un rappel, procédez comme suit :

  • Connectez-vous en tant qu’utilisateur ayant créé l’accord
  • Accédez à la page Gérer
  • Cliquez sur l’accord en question pour le sélectionner
  • Cliquez sur l’onglet Rappel dans le panneau de droite
  • Recherchez le rappel que vous souhaitez annuler et cliquez une fois dessus
  • Cliquez sur l’icône de suppression (poubelle)
select_delete_onthemanagepage

Remarque :

Les destinataires ont l’autorisation de mettre fin aux rappels à partir de l’e-mail de rappel. Cette fonctionnalité est requise et ne peut pas être supprimée.

 

Rappels et API REST

L’API REST v6 permet d’accéder directement aux objets de rappel via quatre opérations :

  • POST /agreements/{agreementId}/reminders : crée un rappel pour les participants spécifiés d’un accord identifié par agreementId dans le chemin
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders : récupère les rappels d’un accord, identifiés par agreementId dans le chemin.
  • GET /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} : permet de récupérer un rappel spécifique associé à un accord
  • PUT /agreements/{agreementId}/reminders/{reminderId} : met à jour un rappel existant pour un accord

 

 

Rappels et onglet Historique/Rapport d’audit

Les rappels ne sont pas consignés dans l’onglet Historique ni dans le rapport d’audit de l’accord.

L’historique et le rapport d’audit doivent tous deux consigner les moments clés du processus de signature du document. Cela inclut la première notification à un destinataire (Veuillez signer), mais pas les requêtes itératives de signature par le même destinataire (rappels).

Un historique des rappels peut être obtenu à l’aide de l’API (disponible pour les clients de niveau entreprise)

 

Comment activer/désactiver la fonctionnalité

Tous les niveaux de service ont accès à ce qui suit :

  • Créer des rappels cycliques
    • Pendant le processus d’envoi
    • A partir de la page Gérer
  • Créer des rappels cycliques et ad hoc à partir de la page Gérer

Les niveaux de service d’individu et d’équipe n’ont pas la possibilité d’automatiser ou de supprimer la fonction de rappel.

 

Options au niveau Entreprises et Business

Les niveaux de service Entreprises et Business peuvent exposer de manière sélective l’option Rappel pendant le processus d’envoi ou activer l’automatisation à l’échelle du compte/groupe de l’itération et du message de rappel.

Les deux paramètres peuvent être activés/désactivés en procédant comme suit :

 

Deux options sont disponibles :

  • Autoriser les expéditeurs à définir des rappels sur la page Envoyer : lorsque cette option est activée, l’option permettant de définir un rappel sur la page Envoyer est affichée. Lorsqu’elle est désactivée, la page Envoyer n’a pas d’option permettant de configurer les rappels
  • Définir un rappel par défaut pour les accords créés par les utilisateurs dans ce compte : lorsque cette option est activée, l’administrateur peut établir l’itération de rappel par défaut et fournir un message par défaut pour tous les accords envoyés. Elle peut être configurée au niveau du compte et/ou du groupe. (Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte)
navigate_to_the_remindersettings

Remarque :

L’activation de l’option Définir un rappel par défaut pour les accords créés par les utilisateurs dans ce compte supprime la possibilité de définir un rappel sur la page Envoyer.

Les rappels peuvent toujours être configurés à partir de la page Gérer.

Options de configuration

Les options configurables pour les rappels dépendent de la date de création du rappel.

Lors de la création d’un rappel sur la page Envoyer, la seule option disponible est de définir l’itération pour le moment où les rappels se déclenchent (Tous les jours, Tous les deux jours, etc.). Tous les destinataires liés à l’accord génèrent des rappels pour l’itération sélectionnée.

 

Lors de la création d’un rappel sur la page Gérer, vous disposez de trois éléments configurables :

  • L’itération du rappel
  • Le message du rappel
  • Les destinataires à inclure dans le rappel

 

Lors de la configuration d’un rappel par défaut au niveau du compte/groupe, deux options sont disponibles :

  • L’itération du rappel
  • Le message du rappel

Tous les destinataires sont inclus dans les rappels qui dépendent des paramètres du niveau compte/groupe.


Modèles d’e-mail personnalisés

Les clients Entreprises ont la possibilité de créer un modèle d’e-mail entièrement personnalisé pour leurs rappels. 

Si des modèles d’e-mail personnalisés vous intéressent reportez-vous à ce guide.

 

Points à prendre en compte

  • Durée des rappels cycliques :
    • Les rappels quotidiens expirent au bout de 30 jours
    • Tous les autres rappels cycliques expirent au bout de 60 jours
  • Rappels ad hoc
    • Un seul déclenchement
    • Peuvent être configurés pour envoyer le rappel aux participants qui ont déjà effectué leur action sur l’accord
    • Peuvent être configurés une fois le contrat complété ou archivé
      • Les rappels ne peuvent pas être configurés pour les accords qui ont été annulés, refusés ou qui ont expiré
  • Les rappels se déclenchent à l’heure d’envoi de l’e-mail « Veuillez signer » d’origine
    • Dans un flux de travaux à plusieurs destinataires, lorsqu’un destinataire termine son action et déclenche la notification du destinataire suivant, l’horloge de rappel est réinitialisée sur cette heure
    • Le remplacement du signataire actuel dans la page Gérer ne réinitialise pas l’heure du rappel
  • Les destinataires ont le droit d’annuler le rappel. Il n’y a pas d’option pour leur refuser ce droit

 

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