Navigateurs pris en charge

Adobe Sign pour Dropbox est une intégration web qui a été certifiée sur les navigateurs/versions suivants :

  • IE 11 : mise à jour 11.0.9600.19180 Version :11.0.95
  • Edge : 42.17134.1.0
  • Firefox : 63.0.3
  • Safari : 12.0.2
  • Chrome : 69
     

Connexion de Dropbox à Adobe Sign

La connexion de votre compte Dropbox à Adobe Sign est un processus rapide, en une fois, qui établit une relation entre les deux services.

Une fois les relations établies, vous pouvez envoyer des documents pour signature à l’aide du service Adobe Sign, sans avoir à vous authentifier à chaque fois.

Si vous n’avez pas de compte Adobe, vous pouvez en créer un gratuitement. Dans ce cas, vous pouvez utiliser votre Adobe ID existant.

Les nouveaux utilisateurs du service Adobe Sign auront un compte gratuit et les utilisateurs existants seront connectés à leur compte existant.

 

L’établissement de relations est effectué uniquement la première fois que vous utilisez l’intégration :

 

  • Connectez-vous à Dropbox
  • Placez le curseur sur un document, puis cliquez sur le menu Ouvrir avec.
  • Sélectionnez Adobe Sign dans la section ENVOYER POUR SIGNATURE du menu.
Menu Ouvrir avec.

La page « Prise en main » se charge et vous propose quatre options d’authentification :

Lorsque vous cliquez sur le bouton Se connecter gratuitement, la page s’actualise sur le formulaire Connexion avec Adobe ID

Vos informations de profil Dropbox sont insérées automatiquement.

Vérifiez/modifiez les informations requises :

  • Prénom et nom
  • Adresse électronique
  • Mot de passe
  • Date de naissance

Cliquez ensuite sur Se connecter.

new_user_-_sign_up

La page s’actualise pour afficher la boîte de dialogue Vérifier votre adresse e-mail.

Ouvrez votre boîte de réception, cherchez le dernier e-mail envoyé par Adobe, puis cliquez sur le lien pour vérifier votre adresse électronique.

new_user_-_verifyyouremail

 

La vérification de votre adresse électronique ouvre un nouvel onglet avec une confirmation que l’adresse électronique a été vérifiée :

new_user_-_emailverified

 

Revenez à la page Vérifier votre adresse e-mail, puis cliquez sur le bouton Vérifier à nouveau et continuer :

new_user_-_checkagain

 

Et voilà !

La page Envoyer devrait se charger dans votre document joint dans la section Fichiers.

Si vous créez uniquement la connexion et ne cherchez pas à envoyer un accord pour le moment, vous pouvez fermer l’onglet et revenir à Dropbox.

Envoyer la page sans compteur de transactions

Remarque :

Les utilisateurs disposant d’un compte gratuit verront une bannière bleue dans l’angle supérieur droit de la fenêtre qui reflète le nombre de transactions disponibles sur leur compte.

Les transactions sont comptées et donc enregistrées après avoir appuyé sur le bouton Envoyer. L’interruption du processus sur la page d’envoi n’enregistre pas de transaction.

Lorsque vous cliquez sur le lien Se connecter, la page s’actualise et la page Connexion avec Adobe ID apparaît.

  • Saisissez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe Adobe ID. 
  • Cliquez sur Se connecter.
adobe_id_sign_in

 

Et voilà !

La page Envoyer devrait se charger dans votre document joint dans la section Fichiers.

Si vous créez uniquement la connexion et ne cherchez pas à envoyer un accord pour le moment, vous pouvez fermer l’onglet et revenir à Dropbox.

Envoyer la page avec compteur de transactions - Adobe

Remarque :

Les utilisateurs disposant d’un compte gratuit verront une bannière bleue dans l’angle supérieur droit de la fenêtre qui reflète le nombre de transactions disponibles sur leur compte.

Les transactions sont comptées et donc enregistrées après avoir appuyé sur le bouton Envoyer. L’interruption du processus sur la page d’envoi n’enregistre pas de transaction.

Ou continuez avec :

Lorsque vous cliquez sur le bouton Facebook, la page est actualisée et affiche une page d’authentification Facebook.

  • Saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe Facebook.
  • Cliquez sur Se connecter.
facebook_authentication

 

Facebook vous demande votre permission.

Il vous informe que votre profil public et votre adresse électronique seront envoyés à Adobe pour créer votre Adobe ID.

  • Cliquez sur Continuer en tant que…
facebook_verification

 

La page de connexion Bienvenue chez Adobe s’affiche avec l’Adobe ID.

  • Votre adresse électronique est importée de votre profil Facebook.
  • Saisissez votre date de naissance.
  • Cliquez sur Terminé.
welcome_to_adobe

 

Et voilà !

La page Envoyer devrait se charger dans votre document joint dans la section Fichiers.

Si vous créez uniquement la connexion et ne cherchez pas à envoyer un accord pour le moment, vous pouvez fermer l’onglet et revenir à Dropbox.

Envoyer la page avec compteur de transactions - Facebook

Remarque :

Les utilisateurs disposant d’un compte gratuit verront une bannière bleue dans l’angle supérieur droit de la fenêtre qui reflète le nombre de transactions disponibles sur leur compte.

Les transactions sont comptées et donc enregistrées après avoir appuyé sur le bouton Envoyer. L’interruption du processus sur la page d’envoi n’enregistre pas de transaction.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Google, la page est actualisée et affiche une page d’authentification Google.

  • Saisissez votre adresse électronique et votre mot de passe Google.
  • Cliquez sur Suivant.
sign_in_with_google

 

La page de connexion Bienvenue chez Adobe s’affiche avec l’Adobe ID.

  • Votre adresse électronique est importée de votre profil Google.
  • Saisissez votre date de naissance.
  • Cliquez sur Terminé.
welcome_to_adobe-gmail

 

Et voilà !

La page Envoyer devrait se charger dans votre document joint dans la section Fichiers.

Si vous créez uniquement la connexion et ne cherchez pas à envoyer un accord pour le moment, vous pouvez fermer l’onglet et revenir à Dropbox.

Envoyer la page avec compteur de transactions - Google

Remarque :

Les utilisateurs disposant d’un compte gratuit verront une bannière bleue dans l’angle supérieur droit de la fenêtre qui reflète le nombre de transactions disponibles sur leur compte.

Les transactions sont comptées et donc enregistrées après avoir appuyé sur le bouton Envoyer. L’interruption du processus sur la page d’envoi n’enregistre pas de transaction.

Créer un compte ou se connecter.


Déconnexion de votre Dropbox et de votre compte Adobe Sign

Vous pouvez à tout moment annuler la relation entre Dropbox et Adobe en vous déconnectant de l’application sur l’écran Adobe Sign.

Pour déconnecter les services :

  • Placez le curseur sur l’icône la plus à gauche dans le coin supérieur droit.
  • Cliquez sur l’option Se déconnecter.
Se déconnecter.

La déconnexion ne supprime que les relations entre les deux services. Cela signifie que :

  • Vous devrez authentifier à nouveau la relation la prochaine fois que vous souhaiterez utiliser Adobe Sign.
  • Etant donné que la relation est oubliée, les documents signés et terminés après qu’une relation a été supprimée ne seront pas automatiquement renvoyés dans Dropbox.

Cela ne signifie pas pour autant que :

  • Vos transactions existantes sont perdues ou supprimées. Toutes les transactions qui ont été envoyées via Adobe Sign seront toujours disponibles sur le compte.
    • Les transactions qui sont toujours en cours se poursuivront normalement dans le système d’Adobe Sign. Rien n’est automatiquement annulé.
    • Les e-mails seront traités normalement puisqu’ils sont envoyés depuis le service Adobe Sign et non par rapport à la connexion établie avec Dropbox.


L’authentification de compte devient « inactive » après 30 jours sans utilisation

La relation entre Dropbox et Adobe s’actualise tant que vous continuez à utiliser l’intégration.

Après 30 jours d’inactivité, la relation est considérée comme inactive et « oubliée ». 

Cela signifie que :

  • Vous devrez authentifier à nouveau la relation la prochaine fois que vous l’utiliserez.
  • Etant donné que la relation est oubliée, les documents terminés après 30 jours d’inactivité ne seront pas automatiquement renvoyés dans Dropbox.

Cela ne signifie pas que vos transactions existantes sont perdues ou supprimées. Toutes les transactions qui ont été envoyées via Adobe Sign seront toujours disponibles sur le compte.

  • Les transactions qui sont toujours en cours se poursuivront normalement dans le système d’Adobe Sign. Rien n’est automatiquement annulé.
  • Les e-mails seront traités normalement puisqu’ils sont envoyés depuis le service Adobe Sign et non par rapport à la connexion établie avec Dropbox.

Une fois les relations inactivées et oubliées, la prochaine fois que vous utiliserez Adobe Sign, les relations devront être authentifiées à nouveau en utilisant le même processus que décrit ci-dessus.


Envoi de documents pour signature

L’intégration de Dropbox avec Adobe Sign simplifie le processus d’obtention d’une ou de plusieurs signatures sur vos documents avec un minimum d’étapes.

L’expéditeur doit uniquement fournir l’adresse électronique de chaque signataire dans l’ordre attendu pour la signature du document. Les signatures sont obtenues d’un processus séquentiel lorsque plusieurs signataires sont impliqués.

  • Si plusieurs signataires se déconnectent de la même adresse électronique, vous pouvez ajouter l’adresse électronique plusieurs fois (une fois pour chaque signataire).

Des fonctionnalités optionnelles existent pour l’authentification de l’utilisateur en deux étapes, la sécurité du document signé et les rappels pour les transactions qui sont en attente.

Une fois que le document est signé, une copie du PDF signé est automatiquement envoyée vers votre compte Dropbox.

Voici les étapes de base pour envoyer un document :

  1. Placez le curseur sur un document dans Dropbox.
  2. Cliquez sur le bouton Ouvrir avec.
  3. Sélectionnez Adobe Sign.
Sélectionnez l’option Signature Adobe Sign.

La page Envoyer d’Adobe Sign s’ouvre.

  • Le document est automatiquement ajouté.
  • Le nom de l’accord adopte le nom du fichier. Modifiez-le si nécessaire.
  • Le message de l’accord insère le nom du document joint. Vous pouvez également le modifier.

4. Saisissez l’adresse électronique des signataires.

  • S’il y a plusieurs signataires pour l’accord, saisissez-les dans l’ordre de signature.
    • Tous les signataires signeront le même document. 
  • Cliquez sur le lien M’ajouter (au-dessus de la liste des destinataires) si vous devez vous ajouter au processus de signature.
  • Cliquez sur et faites glisser les destinataires pour modifier l’ordre de la liste des destinataires.
dropbox_send_page

5. Modifiez le Message selon les besoins.

  • Le Nom de l’accord est le champ supérieur et s’affiche dans l’objet des e-mails (mis en surbrillance en jaune ci-dessous).   
  • Le Message de l’accord est la zone de texte multiligne et s’affiche dans le corps de l’e-mail (mis en surbrillance en vert ci-dessous).
E-mail de vérification et signature

6. Ajoutez tout fichier supplémentaire éventuel.

add_files_from_yourcomputer

 

7. Cliquez sur Envoyer.

 

Le document est envoyé au premier destinataire pour signature et la page après envoi s’affiche. Trois options sont disponibles :

 

Page après envoi.

L’intégration à Dropbox prend en charge un mot de passe sous forme de méthode d’authentification en deux étapes pour les signataires.

Définissez l’option de mot de passe en cliquant sur l’icône E-mail à droite de l’adresse électronique du destinataire et sélectionnez Mot de passe dans le menu déroulant.

Vous serez invité à saisir une valeur alphanumérique comprise entre 3 et 32 caractères.

Remarque :

Les signataires ne peuvent pas afficher le document tant que le mot de passe n’est pas correctement saisi.

authentication_method

Gardez certains éléments à l’esprit lorsque vous utilisez l’authentification par mot de passe :

  • Les mots de passe ne sont pas communiqués au destinataire via Adobe Sign. Vous devez indiquer le mot de passe via un flux indépendant pour garantir un certain niveau de sécurité.
  • Lors de la création d’un mot de passe, utilisez un procédé que vous pourrez reproduire à l’avenir (dans le cas où le signataire l’oublierait).
  • Les mots de passe ne sont pas stockés dans l’enregistrement de l’accord Adobe Sign. Si le mot de passe est oublié, il ne peut pas être récupéré.
  • Après cinq tentatives d’authentification par mot de passe, l’accord est automatiquement annulé et l’expéditeur est averti.

Les PDF signés sont scellés par défaut afin d’empêcher l’altération de leur contenu.

En outre, un expéditeur peut lui appliquer un mot de passe qui empêche le PDF d’être affiché lors de son ouverture.

Ce mot de passe est une valeur alphanumérique entre 3 et 32 caractères définie lorsque l’accord est créé :

set_pdf_password

À l’image des mots de passe d’authentification, le mot de passe n’est pas stocké dans les enregistrements de l’accord et ne peut pas être récupéré s’il est perdu.

Le mot de passe force une authentification lors de l’ouverture du PDF. Le contenu PDF ne peut pas être visualisé tant que le mot de passe n’a pas été saisi.

pdf_secured

Une fois le mot de passe appliqué, le contenu PDF peut être lu.

La sécurité de vérification de falsification de PDF basique reste en place et empêche la modification du contenu.

Lorsque vous envoyez un accord, un rappel peut être paramétré pour l’ensemble de l’accord. 

Cela signifie qu’un rappel sera affecté à tous les destinataires lorsqu’ils devront signer le document. Seul le destinataire actuel reçoit une notification avec un rappel d’accord.

Lors de l’envoi initial d’un accord avec un rappel, un e-mail Veuillez signer est envoyé au premier destinataire. Cet événement déclenche le chronomètre pour le premier rappel.

Si le rappel est configuré pour être envoyé tous les trois jours (par exemple), le premier rappel se déclenchera exactement 72 heures après l’envoi de l’e-mail Veuillez signer.

Lorsque le destinataire termine son action avec l’accord, l’horloge de rappel de ce destinataire est arrêtée.

Si plusieurs destinataires sont définis, alors le destinataire suivant du flux reçoit un e-mail Veuillez signer dès que le destinataire précédent a terminé son action. L’horloge de rappel commence pour le nouveau destinataire en fonction de l’heure d’envoi de son e-mail Veuillez signer (et non de l’horodatage initial).

Ce processus passe en revue tous les destinataires du contrat jusqu’à ce que celui-ci soit entièrement exécuté.

set_reminder

Définition d’un rappel à partir de la page Gérer

Les rappels créés après le processus d’envoi sont configurés sur la page Gérer.

La page Gérer dispose de quelques options supplémentaires que n’offre pas la page Envoyer :

  • Vous pouvez sélectionner les destinataires que vous souhaitez inclure dans le rappel. Concevez un rappel pour un destinataire, pour plusieurs ou pour tous.
  • Vous pouvez sélectionner un processus de rappel cyclique comme sur la page Envoyer.
    • Si un destinataire est ajouté à un rappel cyclique après qu’il a terminé son action sur l’accord, il ne recevra pas de rappel.
  • Vous pouvez créer un rappel ponctuel qui sera envoyé soit « Maintenant » soit à une « Date spécifique ».
    • Les rappels ponctuels peuvent être configurés pour les participants ayant terminé leur action sur l’accord.
    • Les rappels ponctuels peuvent être configurés après la signature ou l’archivage de l’accord.
  • Vous pouvez inclure un message facultatif. 
page Gérer - Rappel

Pour en savoir plus sur les rappels, reportez-vous à cet article.

Par défaut, le fichier PDF signé est envoyé dans le dossier d’origine où le document initial a lancé le processus.

Lors de l’envoi de l’accord, l’expéditeur a la possibilité de remplacer cette destination par défaut par n’importe quel autre dossier dans Dropbox.

Remarque : le réacheminement d’un document s’applique uniquement à l’accord en cours. Ce changement ne concerne par le comportement établi pour des documents précédents ou futurs.

Pour réacheminer le PDF signé :

  • Cliquez sur le bouton Changer le dossier de destination sur la page après envoi.
Page après envoi - Rediriger

 

  • Sélectionnez le nouveau dossier dans Dropbox à l’endroit où vous souhaitez que le document signé soit placé.
select_signed_documentfolder

 

La page après envoi se mettra à jour pour refléter le nouveau chemin d’accès.

Vous pouvez à nouveau modifier le chemin si nécessaire.

Nouveau dossier de destination sélectionné

Remarque :

Après fermeture de la page après envoi, vous ne pouvez plus modifier le chemin de retour pour le PDF signé.


Création de documents

« Création » fait référence au processus de configuration de champs sur les documents téléchargés.

La plupart du temps, cette option est utilisée pour définir les champs de signature.

  • Le positionnement explicite de champs de signature n’est pas obligatoire mais peut améliorer l’aspect global du document final.
  • Si les champs de signature ne sont pas explicitement positionnés sur le document, ils seront automatiquement placés au bas du contenu du document.
    • Les champs de signature occupent une « empreinte » spécifique de l’espace.  Si Adobe Sign indique qu’il n’y a pas suffisamment d’espace pour placer la signature au bas de la dernière page, une page supplémentaire est ajoutée au document pour y placer la signature.

Des types de champ supplémentaires sont disponibles pour la création de formulaires de base, lorsque vous devez autoriser des signataires à saisir des informations.

Authoring

Remarque :

Les clients qui souhaitent créer des formulaires réutilisables doivent consulter le guide des balises de texte qui explique comment définir du texte en fonction d’indicateurs de champs textuels dans le document, qui deviendront des champs après le téléchargement sur Adobe Sign.

Dans l’exemple ci-dessous, nous allons envoyer un accord à quatre signataires.

Sur la page Envoyer, nous décrivons les quatre destinataires dans l’ordre dans lequel nous voulons qu’ils signent :

  • Io et Calliope, les deux clients, signent en premier et en deuxième.
  • Casey et Jeanie, les deux contre-signataires internes, sont troisième et quatrième.

Une fois l’accord configuré, cochez la case Aperçu et ajout de champs de signature.

  • Le texte du bouton passera de Envoyer à Suivant une fois la case cochée.
  • Cliquez sur Suivant.
send_to_authoring

Le document traite les informations pendant une courte période et affiche ensuite la page dans l’environnement de création.

En haut, vous trouverez les outils d’alignement de champ standard.

A droite se trouve la liste des destinataires et les sections de champ (contenant divers types de champ que vous pouvez faire glisser sur le document).

Cliquez ici pour obtenir une description détaillée des types de champs.

Présentation de la création.

Dans cet exemple, nous allons nous concentrer sur les champs de signature.

Au bas du formulaire d’exemple se trouvent les sections décrites pour capturer les informations de signature.

L’élément clé pour placer des champs est de vous assurer que vous affectez les champs au destinataire approprié. Pour ce faire, cliquez sur les destinataires dans la liste déroulante.

Tous les destinataires sont répertoriés (dans leur ordre de signature). Sélectionnez le premier destinataire.

  • Notez qu’un carré de couleur spécifique se trouve en regard de chaque destinataire. Cette couleur est présente dans les champs affectés à ce destinataire afin d’identifier facilement la façon dont les champs sont affectés.
  • La sélection d’un destinataire dans la liste le marque comme cible désignée pour tous les champs que vous placerez ensuite.
  • Une fois qu’un destinataire est sélectionné, la liste se ferme à droite.
  • Le destinataire « actif » s’affiche dans la section des destinataires.
first_recipient

 

Cliquez sur la section Champs de signature pour afficher les différents types de champ.

Cliquez sur le type de signature que vous souhaitez utiliser, puis faites-le glisser sur le document où il doit être défini.

Saisissez le coin inférieur droit pour ajuster la largeur et la hauteur du champ.

drag_the_feild_intoplace

 

Selon le modèle de document, nous devons aussi rassembler le nom (en caractères d’imprimerie), le titre et la date de signature. Il s’agit des champs qui se trouvent dans la section Champs d’informations sur les signataires.

Cliquez sur la section Champs d’informations sur les signataires pour afficher les différents champs.

Faites glisser les champs appropriés vers les lignes correspondantes et ajustez leur taille.

place_the_other_fields

 

Après avoir placé tous les champs pour le premier destinataire, cliquez sur la liste des destinataires et sélectionnez le second.

Vous remarquerez que, lorsque le champ se réduit à nouveau, le second destinataire est clairement identifié comme actif dans la section des destinataires.

recipeint_2

 

Une fois le destinataire 2 actif, placez tous les champs requis comme dans le cas précédent.

Vous devez constater deux choses concernant les champs :

  • Le bloc de couleur en regard du destinataire est répercuté dans l’angle supérieur droit de tous les champs.
  • Les champs eux-mêmes sont en jaune vif et les champs attribués au destinataire précédent sont grisés.
    • Les champs attribués au destinataire actif sont toujours mis en surbrillance de cette manière. Tous les autres champs sont désactivés.
          
recipient_2_fields

 

Répétez cette procédure pour les deux autres destinataires et le document final devrait afficher les champs définis correctement.

authoring_four_signatures

 

Si vous devez modifier manuellement l’attribution d’un champ :

  • Double-cliquez sur le champ pour ouvrir ses propriétés.
  • Modifiez la valeur du champ Affecté à pour la remplacer par le destinataire approprié.
  • Cliquez sur OK.
manually_change_fieldassignment

 

Une fois que tous les champs sont correctement en place, cliquez sur Envoyer dans l’angle inférieur droit et l’accord sera remis au premier destinataire.


Gérer les accords

La page Gérer est le centre de tous les accords téléchargés sur Adobe Sign.

Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en trois catégories :

A. Contenu et filtres

B. Listes d’accords

C. Outils d’accords

Page Gérer - vue éclatée

Filtres de contenu

La page Gérer comporte quatre options de contenu/filtre :

L’option Vos accords est l’ensemble de données par défaut pour le contenu de votre page Gérer :

  • Lorsque l’option Vos accords est sélectionnée, le contenu de la page contient uniquement les accords dans lesquels vous êtes explicitement impliqué (en tant qu’expéditeur, signataire, en copie ou par le biais d’un partage d’accord explicite)
  • Les comptes qui configurent le partage de contenu entre les utilisateurs voient apparaître une flèche déroulante en regard de l’option Vos accords qui ouvre un menu affichant tous les utilisateurs et groupes partagés avec le compte de l’utilisateur.
    • La sélection d’un utilisateur ou d’un groupe entraîne le remplissage automatique de la page Gérer avec l’ensemble de données dans lequel cet utilisateur ou ce groupe est explicitement impliqué.

Un seul ensemble de données de l’utilisateur ou du groupe peut être chargé sur la page Gérer à n’importe quel moment.

Filtre de contenu de la page Gérer

Le long du rail gauche, vous trouverez une liste des états d’accords, ainsi que trois types de modèles. 

Tout le contenu de votre compte peut être trié dans l’une des catégories suivantes :

  • En cours : accords auxquels vous êtes connecté et pour lesquels le cycle de signature n’est pas encore terminé
  • En attente : accords qui requièrent votre intervention
  • Terminé : accords pour lesquels le cycle de signature est terminé
  • Annulé : accords qui ont été abandonnés. Les accords abandonnés le sont pour quatre raisons :
    • L’expéditeur annule l’accord
    • Le destinataire refuse son action
    • Le destinataire ne parvient pas à s’authentifier
    • Le système ne parvient pas à traiter l’accord pour une raison quelconque
  • Expiré : accords qui ne sont pas terminés avant la fin du délai d’expiration
  • Version préliminaire : accords partiellement configurés ou qui n’ont pas encore été envoyés

Il existe plusieurs types de modèles :

  • Modèles : il s’agit des modèles de la bibliothèque de documents
  • Formulaires web : les formulaires web sont des formulaires en ligne qui peuvent être envoyés sous forme de liens URL ou intégrés à des pages web. Lorsque les signataires accèdent au formulaire, un accord enfant s’ouvre uniquement pour capturer leur signature dans leur copie personnelle de cet accord. (Par exemple, un formulaire d’inscription sur une page web)
  • Mega Sign : les modèles Mega Sign permettent à l’expéditeur de coupler un document avec une liste de destinataires. Chaque destinataire obtient sa propre copie de l’accord à signer (seul le destinataire est habilité à signer). (Ex : formation sur les dépenses annuelles)

Remarque :

Lorsqu’une recherche est effectuée, une nouvelle option s’affiche en haut de la colonne État : Tous.

En sélectionnant Tous, tout le contenu s’affiche dans un tableau, indépendamment de l’état de l’accord.

Filtre d’état de la page Gérer

Utiliser du texte et/ou une période pour réduire l’ensemble de données sur la page Gérer. 

La recherche avec du texte permet de filtrer les accords qui ne correspondent pas à la chaîne recherchée dans la plupart des champs des métadonnées. Les champs inclus dans les critères de recherche sont les suivants :

  • Nom du participant
  • Adresse électronique
  • Titre du participant
  • Entreprise du participant
  • Nom de l’accord
  • Notes d’un accord
  • Message d’un accord
  • Message personnel du destinataire

L’icône de filtre ouvre l’option permettant de filtrer l’ensemble de données en sélectionnant une période :

  • Toutes les dates
  • Les dernières 24 heures
  • 7 derniers jours
  • 30 derniers jours
  • 12 derniers mois
  • Période personnalisée

Remarque :

Lorsqu’un filtre est sélectionné, une balise s’affiche à côté de l’icône de filtre.  Une fois l’ensemble de données renvoyé, vous pouvez cliquer sur n’importe quel filtre pour le supprimer.

Filtre de recherche de la page Gérer

Petit rappel concernant le fonctionnement de la recherche en texte :

Si vous cherchez la chaîne : « Un poisson simple »

  • Les guillemets ne spécifient pas de valeur de chaîne littérale
  • La recherche Adobe Sign divise la chaîne en jetons, en utilisant des espaces comme séparateurs. La chaîne d’exemple est divisée en trois jetons : A, Simple et Poisson
  • La distinction de cas est supprimée des jetons
  • La recherche essaie ensuite de trouver une correspondance sur l’intégralité du texte pour tout jeton et dans n’importe lequel des champs interrogeables
  • L’ensemble de données renvoyé est trié par date de dernière modification, la plus récente apparaissant en haut

Une option supplémentaire permettant de Rechercher dans le contenu masqué est disponible en cliquant sur l’icône de filtre.

  • Lorsque l’option Rechercher dans le contenu masqué est sélectionnée, seul le contenu masqué est inclus dans l’ensemble de données renvoyé
Filtre de contenu masqué de la page Gérer


Liste d’accords

La liste d’accords affiche les accords individuels conformes au contenu que vous avez sélectionné et réduits par les filtres de votre choix.

Chaque accord affiche :

Destinataire : le destinataire actuel (si l’accord est en cours) ou le premier destinataire (lorsque l’accord est terminé, s’il a été annulé ou s’il a expiré).

  • S’il est connu, le nom du destinataire s’affiche. Lorsque le nom du destinataire est inconnu, l’adresse e-mail s’affiche.

Expéditeur : l’expéditeur de l’accord.

Titre : le nom de l’accord.

État : l’état actuel de l’accord dans le cycle de signature. (L’exemple ci-dessous utilise l’option Tous, afin que plusieurs états soient affichés).

Modifié : la date de la dernière modification de l’accord.

Liste d’accords

L’ordre de tri par défaut du contenu est la date de dernière modification des accords.

Toutefois, n’importe quel en-tête de colonne peut être sélectionné pour trier l’ensemble de données en fonction de cette valeur.


Outils d’accords

Les outils d’accord s’affichent en cliquant une fois sur un contrat ou un modèle :

Outils d’accords

Le rail de droite s’ouvre et affiche les outils permettant d’accéder à l’accord ou de le manipuler (ou le document de bibliothèque/formulaire web/Mega Sign) :

Afficher et signer : disponible uniquement pour les accords en attente

Ouvrir l’accord/le modèle/le formulaire web/Mega Sign : ouvre l’objet pour consulter librement le document.

  • Les accords indiquent l’état actuel de l’accord, où qu’il se trouve dans le cycle de signature.
  • Les modèles affichent les documents de base utilisés pour créer le modèle.

Utiliser un modèle : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement.  Cette option lance un nouvel accord avec le modèle déjà joint

Obtenir le code : les formulaires web uniquement. Cette option ouvre une page dans laquelle l’utilisateur peut copier le code HTML ou le code de script du formulaire web

Modifier le modèle/formulaire web : permet à l’utilisateur de modifier le modèle

Rappel : permet à l’utilisateur de définir un rappel pour le destinataire actuel

Annuler : annule l’accord

Télécharger le PDF : télécharge une copie PDF de l’accord dans son état actuel.

  • Les modèles parents téléchargeront une copie PDF des documents d’origine utilisés pour créer le modèle.

Télécharger le rapport d’audit : télécharge le rapport d’audit de l’accord.

Télécharger les données de champs de formulaire : télécharge un fichier .csv du contenu du champ pour pouvoir finaliser l’accord.

  • Les objets de modèle parent téléchargent un fichier .csv avec le contenu des champs pour tous les accords enfants qui ont sont terminés.

Modifier l’accord : permet à l’utilisateur de modifier les documents d’un accord et/ou les champs du document.

  • Cette option est uniquement disponible jusqu’à ce que le premier destinataire intervienne.

Supprimer : les modèles (documents de bibliothèque) uniquement. Supprime le modèle du système. Il s’agit d’une action irrévocable

Masquer l’accord/le formulaire web/Mega Sign : masque l’objet de l’affichage de l’utilisateur.  Cette action supprime uniquement l’objet de l’affichage, aucune autre action n’est effectuée

Partager : permet à l’utilisateur de partager l’objet explicitement avec un autre utilisateur.  Cette action est irréversible

Notes : permet à l’utilisateur d’appliquer des notes personnelles à l’objet

Télécharger des fichiers individuels : permet à l’utilisateur de télécharger des fichiers individuels si plusieurs fichiers ont été utilisés pour créer l’accord/modèle

Afficher le rapport d’activité : Mega Sign uniquement. Cette option fournit un résumé de la progression de Mega Sign, en divisant la liste des destinataires en catégories, en fonction de l’état de signature de l’accord

Remplacer le destinataire actuel : disponible uniquement pour les accords que l’utilisateur a envoyés. Permet à l’utilisateur de remplacer le destinataire actuel d’un accord

Activité : la liste des événements en cours ayant un lien avec l’accord. Cette liste commence par un événement de création, en consignant les activités de chaque destinataire et en les clôturant en définissant l’état sur Terminé/Annulé/Expiré


Signature du document

La signature du document est rapide pour le destinataire.

Il n’a pas besoin de compte, ni de s’abonner à quoi que ce soit. 

La requête de signature d’un accord est remise dans la boîte de réception avec un lien vers le document.

Le processus de signature est simple :

  • Cliquez sur le lien dans l’e-mail.
  • Cliquez dans le champ de signature.
  • Saisissez votre nom.
  • Cliquez sur Appliquer
  • Cliquez sur le bouton Cliquer pour signer.

Voici une vidéo de présentation rapide du processus de signature.

Appliquer une signature.


Limites de transaction / Mise à niveau

L’intégration Adobe Sign pour Dropbox est accessible à tous les niveaux de service Adobe Sign.

Si vous vous connectez en tant qu’utilisateur établi sur un compte payant, les limites de transaction seront les mêmes que si vous étiez connecté directement sur le site web.

Les nouveaux utilisateurs qui créent un compte gratuit doivent se référer à la ligne « Gratuit » du tableau des limites de transaction.

Les utilisateurs de la version gratuite sont aussi soumis à une limite maximale du nombre de transactions qu’ils peuvent envoyer. Cette opération est actuellement limitée à cinq transactions sur une période de 30 jours.

Au fur et à mesure, les accords ne relèveront plus de la période de 30 jours, ce qui vous permettra d’envoyer des accords supplémentaires.

  • Une bannière bleue en haut à droite de la page Envoyer indique le nombre de transactions dont vous disposez. 

Une transaction se produit au moment de l’envoi d’un accord.

  • Les brouillons d’accord ne sont pas toujours envoyés. Ils ne sont donc pas pris en compte.
  • Les accords annulés ont été envoyés, ils sont donc pris en compte.
  • Toutes les transactions envoyées sont prises en compte, que l’accord ait été envoyé via Dropbox ou via le site web d’Adobe.
Compteur de transactions

 

Lorsque vous arrivez à la dernière transaction, la bannière inclut un lien Mettre à niveau le compte qui vous guidera tout au long du processus d’achat d’un compte payant.

Lorsque vous n’avez plus de transactions, vous pouvez souscrire un niveau de service payant ou attendre qu’un certain nombre de vos transactions existantes dépassent les 30 jours.

Dernière transaction