إنشاء فهرس في PDF وإدارته

يمكنك تقليل الوقت المتطلب للبحث في PDF طويل بدمج فهرس للكلمات في الوثيقة. بإمكان Acrobat البحث في الفهرس أسرع مما تبحث في أي مستند. يتضمن الفهرس المدمج في النسخ الموزعة أو المنسوخة من PDF. يقوم المستخدمين بالبحث في ملفات PDF باستخدام فهارس مدمجة بالضبط كما يقومون بالبحث بدون الفهارس المدمجة؛ لا يتطلب خطوات إضافية.

إضافة فهرس إلى وثيقة PDF

  1. مع وجود الوثيقة مفتوحة في Acrobat، اختر Tools >‏ Document Processing >‏ Manage Embedded Index.
  2. في شاشة Manage Embedded Index، انقر فوق Embed Index.
  3. اقرأ الرسالة التي تظهر، وانقر فوق OK.

    ملاحظة:

    في Outlook وLotus Notes، يتوفر لديك خيار دمج فهرس عند تحويل رسائل أو مجلدات بريد إلكتروني إلى PDF. ينصح بذلك خاصة للمجلدات التي تحتوي على العديد من رسائل البريد الإلكتروني.

قم بتحديث أو إزالة الفهرس المدمج في PDF

  1. اختر Tools >‏ Document Processing >‏ Manage Embedded Index.
  2. انقر فوق إما Update Index أو Remove Index.

حول ميزة Catalog ‏(Acrobat Pro)‏

يمكنك تعريف مجموعة معينة من PDFs على هيئة كتالوج وإنشاء فهرس موحد لمجموعة المستندات. عندما يبحث المستخدمين في ملفات PDF المفهرسة عن معلومات معينة، فإن الفهرس يجعل عملية البحث أسرع.

عندما توزع المجموعة على قرص مضغوط، يمكنك تضمين الفهرس مع ملفات ملفات PDF.

يمكنك فهرسة المستندات المكتوبة بالحروف اللاتينية، الصينية، اليابانية، أو الكورية. العناصر التي يمكن أن تتضمن نص الوثيقة، التعليقات، الإشارات المرجعية، حقول النموذج، علامات التمييز، بيانات الكائن والوثيقة الأولية، الملحقات، معلومات الوثيقة، التوقيع الرقمية، بيانات صورة XIF (تنسيق ملف الصورة الممتدة) الأولية، وخصائص الوثيقة المخصصة.

تجهيز PDFs للفهرسة (Acrobat Pro)

إبدأ بإنشاء مجلد يحتوي على PDFs التي تريد فهرستها. كل ملفات PDF يجب أن تكون كاملة في كل من المحتوى والميزات الإلكترونية، مثل الروابط، الإشارات المرجعية، وحقول النموذج. إذا كانت الملفات التي يتم فهرستها تتضمن مستندات ممسوحة ضوئيًا، تأكد من أن النص يمكن البحث فيه. قسم المستندات الطويلة إلى ملفات أصغر، بحجم الفصل، لتحسين أداء البحث. يمكنك أيضًا إضافة معلومات على خصائص وثيقة الملف لتحسين إمكانية البحث في الملف.

قبل أن تقوم بفهرسة مجموعة مستندات، فإنه من الضروري أن تقوم بضبط هيكل الوثيقة على محرك القرص أو خادم الشبكة والتحقق من أسماء الملفات العابرة لبيئات العمل. أسماء الملف قد تصبح مقصوصة ويصعب استرجاعها في البحث عبر بيئات العمل. لمنع حدوث هذه المشكلة، اعتبر الإرشادات تلك:

  • قم بإعادة تسمية الملفات والمجلدات والفهارس باستخدام اصطلاح تسمية ملفات MS-DOS للملفات (ثمانية أحرف أو أقل متبوعة بملحق اسم مكلف مكون من ثلاثة أحرف)، خاصة إذا كنت تخطط لتسليم مجموعة المستندات والفهرس على قرص مضغوط بتنسيق ISO 9660.

  • قم بإزالة حروف ممتدة مثل الحروف المتعلقة باللهجة والحروف غير الإنجليزية، من أسماء الملف والمجلد. (الخط المستخدم من قبل ميزة Catalog لا يدعم شفرات الحروف من 133 إلى 159.)

  • لا تستخدم مجلدات متداخلة أو أسماء مسارات تتجاوز 256 حرف للفهارس التي سيتم البحث فيها من قبل مستخدمي Mac OS.

  • إذا كنت تستخدم Mac OS على خادم OS/2 LAN، فكوِّن IBM®LAN Server Macintosh‏ (LSM) لتطبيق اتفاقيات تسمية ملفات MS-DOS أو قم بفهرسة وحدات تخزين FAT‏ (File Allocation Table). (قد تحتوي وحدات تخزين HPFS [نظام الملفات عالي الأداء] أسماء ملفات طويلة لا يمكن استرجاعها.)

    إذا تضمن هيكل الوثيقة مجلدات فرعية لا تريد فهرسته، يمكنك استثنائهم أثناء عملية الفهرسة.

إضافة البيانات الأولية إلى خصائص الوثيقة (Acrobat Pro)

لتجعل PDF أسهل في البحث، يمكنك إضافة معلومات ملف، تسمى بيانات أولية، على خصائص الوثيقة. (يمكنك أن ترى الخصائص الخاصة بـ PDF المفتوح حالياً باختيار File >‏ Properties، ونقر صفحة Description.)

ملاحظة:

(في Windows) يمكنك أيضاً إدخال وقراءة معلومات بيانات خصائص من سطح المكتب. انقر فوق بزر الماوس الأيمن فوق الوثيقة في Windows Explorer واختر Properties وانقر فوق الصفحة PDF. تظهر أية معلومات تكتبها أو تحررها في هذه الشاشة كذلك في Document Properties Description عند فتح الملف.

عندما تقوم بإضافة بيانات لخصائص الوثيقة، ضع في حسبانك التوصيات التالية:

  • استخدم عنوانًا معبرًا في حقل العنوان. يجب أن يظهر اسم ملف الوثيقة في الشاشة Search Results.

  • استخدم نفس الخيار (حقل) دائمًا لنفس المعلومات. على سبيل المثال، لا تقوم بإضافة مصطلح مهم إلى خيار الموضوع لبعض المستندات ولخيار Keywords للآخرين.

  • استخدم مصطلح واحد لنفس المعلومات. على سبيل المثال، لا تستخدم علم الأحياء لبعض المستندات وعلوم الحياة لمستندات أخرى.

  • استخدم خيار Author لتعريف المجموعة المسئولة عن الوثيقة. على سبيل المثال، قد يكون مؤلف وثيقة سياسة التعيين هو قسم الموارد البشرية.

  • إذا استخدمت أرقام أجزاء وثيقة، قم بإضافتهم على هيئة كلمات مفتاحية. على سبيل المثال، إضافة doc#=m234 في الكلمات المفتاحية يمكن أن يشير إلى وثيقة معينة في سلسلة من مئات المستندات عن موضوع معين.

  • استخدم خيار Subject أو Keywords، إما بمفرده أو معاً، لتصنيف المستندات حسب النوع. على سبيل المثال، يمكن أن تستخدم تقرير الحالة كمدخل Subject وشهرياً أو أسبوعياً كمدخل Keywords لوثيقة واحدة.

    إذا كان لديك تدريب متخصص بالفعل في Adobe PDF، فيمكنك تعريف حقول بيانات مخصصة، مثل Document Type وDocument Number وDocument Identifier، عند تكوين الفهرس. يوصى بذلك للمستخدمين المتقدمين، وهو غير مشمول في تعليمات Acrobat‏الكاملة.

إنشاء فهرس لمجموعة (Acrobat Pro)

عندما تقوم ببناء فهرس جديد، فإن Acrobat يقوم بإنشاء ملف بامتداد pdx ومجلد دعم جديد، والذي يحتوي على ملفات بامتداد .idx. تحتوي ملفات IDX على مدخلات الفهرس. كل تلك الملفات يجب أن تكون متوفرة للمستخدمين الذين يريدون أن يبحثوا في الفهرس.

مربعات الحوار في <span class="uicontrol">Acrobat Pro</span> لعملية إنشاء الفهرس
مربعات الحوار في <span class="uicontrol">Acrobat Pro</span> لعملية إنشاء الفهرس

  1. اختر Tools > Document Processing >‏ Full Text Index With Catalog ثم انقر فوق New Index.

    ملاحظة:

    إذا لم تكن ترى اللوحة Document Processing، فراجع التعليمات لإضافة لوحات في أجزاء Task.

  2. في Index Title، اكتب اسم لملف الفهرس.
  3. في Index Title، اكتب بضعة كلمات عن نوع الفهرس أو الغرض.
  4. انقر فوق Options، حدد أي خيارات متقدمة تريد أن تقوم بتطبيقها على فهرسك، وانقر فوق OK.
  5. تحت Include These Directories، انقر فوق Add، حدد مجلد يحتوي على بعض أو كل ملفات PDF ليتم فهرسته، وانقر فوق OK. لإضافة المزيد من المجلدات، كرر هذه الخطوة.

    ملاحظة:

    أي مجلدات متداخلة تحت مجلد متضمن سيتم تضمينها أيضاً في عملية الفهرسة. يمكنك إضافة مجلدات من خوادم أو أقراص متعددة، طالما أنك لا تقوم بالتخطيط لنقل الفهرس أو أي عناصر في مجموعة الوثيقة.

  6. تحت Exclude These Subdirectories، انقر فوق Add، وحدد أي مجلد متداخل يحتوي على ملفات PDF لا تريد أن يتم فهرستها. انقر فوق OK وكرر، حسب الحاجة.
  7. راجع تحديداتك. لتحرير قائمة المجلدات التي سيتم تضمينها أو استبعادها، حدد المجلد الذي تريد تغييره وانقر فوق Remove.
  8. انقر فوق Build، ثم قم بتحديد مكان لملف الفهرس. انقر فوق Save، ثم:
    • انقر فوق Close عند انتهاء الفهرسة.

    • انقر فوق Stop لإلغاء عملية الفهرسة.

    ملاحظة:

    إذا قمت بإيقاف الفهرسة، لا يمكنك إطلاق نفس جلسة الفهرسة لكن لا يتوجب عليك إعادة العمل. تبقى الخيارات وتحديدات المجلد بلا تغيير. يمكنك نقر Open Index وتحديد الفهرس المنتهي جزئياً، ومراجعته.

    ملاحظة:

    إذا تم قص أسماء المسارات الطويلة في خيارات Include These Directories And Exclude These Subdirectories، ابق المؤشر فوق كل علامة حذف (...) حتى تظهر الملاحظة المختصرة، لتعرض المسار الكامل للمجلد المتضمن أو المستبعد.

شاشة Indexing Options

Do Not Include Numbers

حدد هذا الخيار لاستبعاد كل الأرقام التي تظهر في نص الوثيقة من الفهرس. يمكن أن يقلل استبعاد الأرقام من حجم الفهرس بشكل كبير، ويجعل البحث أسرع.

Add IDs To Adobe PDF v1.0 Files

حدد هذا الخيار إذا كانت مجموعاتك تتضمن ملفات PDF تم إنشائها قبل Acrobat 2.0، والذي لم يكن يدعم الإضافة الآلية لأرقام التعريف. تحتاج لأرقام التعريف عندما يكون لديك أسماء ملفات طويلة في Mac OS تم تقصيرها عند ترجمتها إلى أسماء ملفات في MS-DOS. إن Acrobat 2.0 والإصدارات اللاحقة تقوم بإضافة الأرقام المعرفة آليا.

Do Not Warn For Changed Documents When Searching

عند عدم تحديد هذا الخيار، تظهر رسالة عندما تقوم بالبحث في مستندات تم تغييرها منذ أحدث فهرس تم بنائه.

Custom Properties

استخدم هذا الخيار لتضمين خصائص وثيقة خاصة في الفهرس؛ يتم فهرسة خصائص الوثيقة الخاصة الموجودة بالفعل في ملفات PDF فقط. اكتب الخاصية، قم بعمل تحديد من قائمة الكتابة، ثم انقر فوق Add. تظهر هذه الخصائص على هيئة خيار بحث في القوائم المنبثقة للمعايير الإضافية في النافذة Search PDF عند البحث في الفهرس الناتج. على سبيل المثال، إذا قمت بإدخال الخاصية المخصصة Document Name واخترت خاصية السلسلة من القائمة Type، فيمكن لمستخدم يبحث في الفهرس عندئذٍ البحث في الخاصية المخصصة بواسطة تحديد Document Name من القائمة Use These Additional Criteria.

ملاحظة:

عند إنشاء حقول مخصصة في التطبيق Microsoft Office الذي تم فيه تحديد الخيار Convert Document Information في التطبيق PDFMaker، تقوم الحقول بالتحويل إلى أية ملفات PDF قمت بإنشائها.  

XMP Fields

استخدم هذا الخيار لتضمين حقول XMP مخصصة. تكون حقول XMP المخصصة مفهرسة وتظهر في قوائم الفئة الإضافية المنبثقة ليمكن البحث فيها في الفهارس المحددة.

Stop Words

استخدم لتستبعد كلمات معينة (500 بحد أقصى) من نتائج فهرس البحث. اكتب الكلمة، انقر فوق Add، وكرر حسب الحاجة. إن استبعاد الكلمات يمكن أن يجعل الفهرس أصغر بنسبة 10% أو 15%. يمكن أن تحتوي كلمة التوقف حتى 128 حرف وتكون حساسة لحالة الحرف.

ملاحظة:

لمنع المستخدمين من محاولة البحث عن مصطلحات تحتوي على تلك الكلمات، قم بسرد الكلمات غير المفهرسة في ملف Catalog Read Me.

Structure Tags

استخدم هذا الخيار لجعل عنصر نقطة نهاية شجرة يمكن البحث فيه في مستندات لها هيكل منطقي ذو علامات تمييز.

ملاحظة:

تسري Custom Properties وStop Words وإعدادات Tags على الفهرس الحالي فقط. لتطبيق تلك الإعدادات بشكل عام على أي فهرس تقوم بإنشائه، يمكنك تغيير الإعدادات الافتراضية للحقول المخصصة، كلمات التوقف، وعلامات التمييز في لوحة Catalog من مربع الحوار Preferences.  

ملفات ReadMe للكتالوج (Acrobat Pro)

إنها لفكرة جيدة بأن تقوم بإنشاء ملف مستند تمهيدي مستقل ووضعه في المجلد مع الفهرس. يمكن أن يمنحك ملف المستند التمهيدي هذا تفاصيل عن فهرسك، مثل:

  • نوع المستندات المفهرسة.

  • خيارات البحث المدعومة.

  • الشخص أو رقم الهاتف الذي تتصل به للأسئلة.

  • قائمة من الأرقام أو الكلمات التي يتم استبعادها من الفهرس.

  • قائمة من المجلدات التي تحتوي على فهرس مبني على الشبكة المحلية، أو قائمة من المستندات المتضمنة في فهرس مبني على القرص. قد تقوم بتضمين وصف مختصر عن محتويات كل مجلد أو وثيقة.

  • قائمة من القيم لكل وثيقة إذا قمت بتعيين قيم حقل Document Info.

    إذا كان لكتالوج عدد كبير من المستندات، فضع في حسبانك تضمين جدول يظهر القيم المعينة لكل وثيقة. يمكن أن يكون الجدول جزءًا من ملف المستند التمهيدي الخاص بك أو وثيقة مستقلة. أثناء قيامك بتطوير الفهرس، يمكنك استخدام الجدول للحفاظ على التناسق.

مراجعة فهرس (Acrobat Pro)

يمكنك تحديثن إعادة بناء، أو مسح فهرس موجود.

  1. حدد Tools >‏ Document Processing >‏ Full Text Index With Catalog ثم انقر فوق Open Index.
  2. حدد مكان و حدد ملف تعريف الفهرس (PDX) للفهرس، وانقر فوق فتح.
  3. إذا تم إنشاء الفهرس باستخدام Acrobat 5.0 أو ما قبله، حدد Create Copy لإنشاء فهرس جديد (بدون استبدال الإصدار القديم)، أو حدد Overwrite Old Index لاستبدال الفهرس القديم.
  4. في مربع الحوال Index Definition، أجر أي تغييرات تريدها، ثم انقر فوق الوظيفة التي تريد أن ينفذها Acrobat:

    Build

    ينشئ ملف IDX جديد باستخدام المعلومات الموجودة، ويحدثه بإضافة مدخلات جديدة وتأشير مدخلات المعدلة أو المحدثة على أنها غير سليمة. إذا قمت بعمل عدد كبير من التغييرات، أو استخدام هذا الخيار بشكل متكرر بدلاً من إنشاء فهرس جديد، فإن وقت البحث قد يطول.

    Rebuild

    ينشئ فهرس جديد، يستبدل مجلد الفهرس الموجود ومحتوياته (ملفات IDX).

    Purge

    يحذف محتويات الفهرس (ملفات IPX) بدون حذف ملف الفهرس نفسه (PDX).

تفضيلات الكتالوج (Acrobat Pro)

يمكنك ضبط تفضيلات للفهرسة تطبق بشكل عام على كل الفهارس التالية التي تقوم بإنشائها. يمكنك استبدال بعض تلك التفضيلات لكل فهرس منفرد بتحديد خيارات جديدة أثناء عملية بناء الفهرس.

في شاشة Preferences وتحت Categories، حدد Catalog. العديد من الخيارات تماثل تلك الموصوفة لعملية بناء الفهرس.

ملاحظة:

يفيد خيار Force ISO 9660 Compatibility On Folders عندما لا تريد تغيير أسماء ملفات PDF طويلة إلى أسماء ملفات MS‑DOS وأنت تجهز المستندات للفهرسة. على أي حال، يجب عليك استخدام تركيب أسماء الملفات في MS‑DOS لأسماء المجلد (8 حروف أو أقل) حتى وإن لم يكن ضروريًا لأسماء الملف.

جدولة تحديثات الفهرس (Acrobat Pro)

استخدم ميزة Catalog وملف كتالوج حزمة PDX (.bpdx) لجدولة متى وكم مرة يتم البناء وإعادة البناء وتحديث وتنظيف فهرس. إن ملف BPDX هو ملف نص يحتوي على قائمة من مسارات ملف فهرس الكتالوج المعتمدة على بيئة العمل. تستخدم تطبيق جدولة مثل Windows Scheduler لعرض ملف BPDX في Acrobat. عندئذ يقوم Acrobat بإعادة إنشاء الفهرس طبقاً لعلامات التمييز في ملف BPDX.

لمزيد من المعلومات عن جدولة تحديث فهرسة، ابحث عن BPDX على www.adobe.com/support.

 

ملاحظة:

لاستخدام ملفات BPDX، في الشاشة Preferences ضمن Catalog، حدد Allow Catalog Batch Files (.bpdx) To Be Run.

نقل المجموعات وفهارسها (Acrobat Pro)

يمكنك تطوير اختبار ومجموعة وثيقة مفهرسة على قرص صلب محلي ثم نقل الوثيقة المنتهية إلى خادم شبكة أو قرص. يحتوي تعريف الفهرس على مسارات متعلقة بين ملف تعريف الفهرس (PDX) والمجلدات الأخرى التي تحتوي على المستندات المفهرسة. إذا لم تتغير المسارات المتعلقة، فلا يجب عليك إعادة بناء الفهرس بعد نقل مجموعة الوثيقة المفهرسة. إذا كان ملف PDX والمجلدات التي تحتوي على المستندات المفهرسة في نفس المجلد، يمكنك الحفاظ على مسار متعلق ببساطة بنقل ذلك المجلد.

إذا تغير المسار المتعلق، يجب عليك إنشاء فهرس جديد بعد أن تقوم بنقل مجموعة الوثيقة المفهرسة. على أي حال، ما زال يمكنك استخدام ملف PDX الأصلي. لاستخدام ملف PDX الأصلي، قم بنقل المستندات المفهرسة أولاً. ثم انسخ ملف PDX إلى المجلد حيث تريد إن تقوم بإنشاء الفهرس الجديد، وتحرير قوائم التضمين والاستبعاد من المجلدات والمجلدات الفرعية، حسب الحاجة.

إذا بقي الفهرس على قرص أو قرص شبكي مستقل من أي جزء من المجموعة التي تم تطبيقها عليه، فإن نقل المجموعة أو أن الفهرس يفكك الفهرس. إذا كنت تنوي نقل مجموعة وثيقة إما إلى موضع آخر على الشبكة أو على قرص مدمج، قم بإنشاء وبناء الفهرس في نفس مكان المجموعة.

تم ترخيص هذا العمل بموجب الترخيص العام غير المعدل الخاص بالإسناد وعدم التجارة والمشاركة الإصدار 3.0 ‏من ‏‏Creative Commons‏‏  إن بنود Creative Commons لا تشمل منشورات Twitter™‎ وFacebook.

إشعارات قانونية   |   سياسة الخصوصية على الإنترنت