Acerca de los asistentes de acciones

Al aplicar uno o más conjuntos de comandos a sus archivos, puede ahorrar tiempo y pulsaciones de teclas usando un asistente de acción: una serie de comandos definida con opciones específicas en un orden concreto que se aplica en un solo paso. Puede aplicar una acción a un solo documento, a varios documentos o a todo un grupo de documentos. Incluso puede digitalizar documentos y combinar varios documentos en un solo documento PDF antes de ejecutar una acción.

Acrobat proporciona algunos asistentes de acciones predefinidos. También puede crear sus propias acciones. Puede acceder y administrar las acciones en el panel Herramientas > Asistente de acciones.

Adobe Acrobat XI también le permite exportar e importar acciones para que pueda compartirlas con otros usuarios.

Nota:

La interfaz y la arquitectura de acciones reemplazan el modo de scripts por lotes disponible en las versiones anteriores de Adobe Acrobat XI. La mayoría de secuencias de comandos por lotes de Acrobat 9 se puede importar como acciones; algunas secuencias de comandos requieren pequeños cambios.

Ejecutar una acción

Acrobat incluye varias acciones sencillas predefinidas que puede utilizar para optimizar el trabajo. Estas acciones representan tareas comunes que deben realizarse habitualmente para preparar los archivos para su distribución. No necesita abrir ninguno de los documentos PDF antes de iniciar la ejecución de estas acciones.

Nota:

Puede evitar las solicitudes de contraseña al ejecutar una secuencia en archivos PDF que las requieran. Automatice la introducción de contraseñas o especifique un método de seguridad para esos archivos en el panel Asistente de acciones del cuadro de diálogo Preferencias. Si selecciona No pedir contraseña, no se procesarán los archivos PDF que requieran contraseña.

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > [Nombre de la acción].
  2. El panel Herramientas cambia para mostrar cada una de las tareas incluidas en la acción, así como las instrucciones proporcionadas por el autor de la acción.
  3. En Archivos para ser procesados, haga clic en Añadir archivos para seleccionar los archivos en los que desea ejecutar la acción. Puede añadir archivos, carpetas, archivos adjuntos de correo electrónico o abrir archivos.
  4. Cuando todos los archivos que desea procesar estén en la lista, haga clic en Iniciar.
  5. Si Acrobat se lo solicita, proporcione información adicional, como la ubicación de salida y la configuración.

Un indicador de progreso muestra el estado del proceso o la tarea en ejecución actual. Una marca de verificación identifica las acciones o tareas completas. El mensaje "Acción completada" aparece en la parte inferior del panel cuando todas las tareas se han ejecutado.

Nota:

Puede hacer clic en Detener en el panel para detener el proceso. Haga clic en Salir en el cuadro de diálogo de confirmación. Acrobat guarda los archivos que ya se han procesado tal como se define en la acción. Puede hacer clic en Reanudar para continuar con la acción o en Cerrar para terminarla.

Crear una acción personalizada

Para hacer que la acción sea más fácil de seguir, puede agrupar pasos en los paneles, añadir líneas divisorias e incluir instrucciones. Puede limitar la acción a archivos específicos o en una carpeta determinada, o hacer que el usuario pueda elegir el archivo.

  1. Para aplicar la acción a un archivo específico o a todos los archivos dentro de una carpeta, haga clic en Archivo o Carpeta en Archivos que desea procesar (a la derecha). Vaya al archivo o la carpeta y haga clic en Abrir.

  2. En el panel Elegir Herramientas para añadir, expanda los paneles y haga doble clic en una tarea para agregarla. Puede agregar varias tareas. Las tareas se ejecutan en el orden en que aparecen en la lista Pasos de acciones para mostrar de la derecha.

  3. Para predefinir las opciones de la tarea, haga clic en Opciones para Especificar configuración.

  4. Para que la acción pida al usuario que seleccione opciones, haga clic en la casilla de verificación Pedir al usuario.

  5. Agregue otras tareas según sea necesario.

  6. Ajuste la acción mediante los botones situados en la parte derecha. Agregue una nueva agrupación de paneles, instrucciones o una línea divisoria o mueva o elimine elementos en la lista.

    Crea una nueva agrupación de paneles en la parte inferior del conjunto actual de tareas. Cuando se le solicite, escriba el nombre del panel y, a continuación, haga clic en Guardar.

    Añade instrucciones debajo de la tarea actualmente seleccionada. Cuando se le pida, escriba las instrucciones y, a continuación, haga clic en Guardar.

    Añade una línea divisoria bajo la tarea seleccionada actualmente.

    Mueve el elemento actualmente seleccionado hacia arriba en la lista. Puede mover una tarea, instrucciones, una línea divisoria o una agrupación de paneles completa.

    Desplaza el elemento seleccionado hacia abajo en la lista. Puede mover una tarea, instrucciones, una línea divisoria o una agrupación de paneles completa.

    Elimina el elemento actualmente seleccionado. Tenga cuidado con lo que seleccione. Puede eliminar una agrupación de paneles completa.

  7. Haga clic en Guardar.

  8. En el cuadro de diálogo Guardar acción, escriba un nombre y una descripción para la acción y haga clic en Guardar.

Administrar acciones personalizadas

Utilice el cuadro de diálogo Administrar acciones para editar, cambiar el nombre, copiar, eliminar, reordenar, importar o exportar acciones.

Editar una acción

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > Administrar acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar acciones, seleccione una acción y haga clic en Editar para cambiar las tareas o la configuración. También puede utilizar el cuadro de diálogo Editar acciones para revisar una acción y salir sin guardar los cambios.

  3. Para añadir tareas, expanda los paneles y haga clic en una tarea.

  4. Haga clic en Guardar.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar acción, edite la descripción, si es necesario, y haga clic en Guardar.

Cambiar el nombre de una acción

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > Administrar de acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar acciones, seleccione una acción y haga clic en Cambiar nombre.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar acción, escriba un nombre nuevo y una descripción.

Copiar una acción

Puede duplicar una acción y modificar las tareas de la acción antes de guardar la copia.

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > Administrar acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar acciones, seleccione una acción y haga clic en Copiar.

  3. Revise las opciones de origen y de destino, tareas y configuración y modifíquelas, si es necesario.

  4. Haga clic en Guardar.

  5. En el cuadro de diálogo Guardar acción, escriba un nombre y una descripción.

Eliminar una acción

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > Administrar de acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar acciones, seleccione una acción y haga clic en Eliminar.

  3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en Eliminar.

Exportar una acción

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > Administrar de acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar acciones, seleccione una acción y haga clic en Exportar.

  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique el nombre y la ubicación del archivo para guardar la acción. Los archivos de acción tienen una extensión .sequ.

  4. Haga clic en Guardar.

Importar una acción

  1. Elija Herramientas > Asistente de acciones > Administrar de acciones.

  2. En el cuadro de diálogo Administrar acciones, haga clic en Importar.

    Nota:

    También puede hacer doble clic en un archivo .sequ para iniciar la importación.

  3. En el cuadro de diálogo Abrir, especifique el nombre y la ubicación del archivo de acciones que se va a importar. Los archivos de acción tienen una extensión .sequ. Haga clic en Abrir.

  4. Si ya existe una acción con el mismo nombre, aparece una alerta. Haga clic en Reemplazar para sobrescribir la acción existente.

Automatizar la introducción de contraseñas para acciones

Antes de ejecutar acciones en documentos PDF que están codificados o protegidos mediante contraseña, puede definir su ID digital para que introduzca automáticamente las contraseñas necesarias.

Nota:

 Especifique un método de seguridad para estos archivos en el panel Asistente de acciones del cuadro de diálogo Preferencias. Si selecciona No pedir contraseña, no se procesarán los archivos PDF que requieran contraseña.

  1. Abra el cuadro de diálogo Preferencias.
  2. Elija Firmas en las Categorías de la izquierda.
  3. Para Identidades y certificados de confianza, haga clic en Más.
  4. A la izquierda, abra ID digitales y seleccione Archivos de ID digitales.
  5. En la lista de la derecha, seleccione un ID y, a continuación, seleccione los siguientes comandos de la barra superior:

Iniciar sesión

Inicia una sesión con el ID digital especificado. Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.

Cerrar sesión

Cierra la sesión con el ID digital especificado cuando haya terminado la ejecución de una acción.

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