Crear un formulario a partir de un documento existente

Puede convertir un documento electrónico existente (por ejemplo, un documento Word, Excel o PDF) o digitalizar un documento impreso a un formulario PDF. Acrobat agrega automáticamente campos de formulario interactivo al formulario. Luego puede editar el formulario para agregar campos especializados de formulario como una lista desplegable, un cuadro de lista o botones.

Tipos de campos de formulario que se pueden agregar a un PDF
Tipos de campos de formulario que se pueden agregar a un PDF

A. Campo de firma basado en certificado B. Cuadro de lista desplegable C. Campos de texto D. Barra de mensajes automática E. Casillas de verificación F. Botones de radio G. Cuadro de lista H. Botones 
  1. En el menú Crear de la barra de herramientas, elija Crear formulario.

  2. Seleccione Desde un documento existente y haga clic en Siguiente.

  3. Seleccione una de las opciones siguientes:

    Usar el documento actual

    Convierte el PDF abierto actualmente en un formulario interactivo.

    Elegir otro archivo

    Convierte un documento electrónico existente (por ejemplo, Word, Excel o PDF) en un formulario PDF interactivo. Haga clic en Examinar para buscar el archivo.

    Digitalización de un formulario en papel

    Digitaliza un formulario impreso y lo convierte en un formulario PDF interactivo.

  4. Haga clic en Continuar y siga las instrucciones que aparecen en la pantalla.

    Acrobat crea el formulario y lo abre en el modo Edición de formulario. El panel de tareas Formularios muestra las opciones de edición del formulario. La barra de herramientas contiene herramientas de campos de formulario para agregar campos adicionales.

  5. Revise los campos de formulario que Acrobat ha creado. Agregue campos con las herramientas de campo de formulario de la barra de tareas. Elimine, cambie el tamaño u organice los campos según sea necesario. Puede agregar cualquiera de los siguientes tipos de campos de formulario:

    Códigos de barras

    Codifican los datos introducidos en los campos seleccionados y los muestran como un patrón visual que puede ser interpretado por software o hardware de descodificación (disponibles por separado).

    Botones

    Inician un cambio en el equipo del usuario, como abrir un archivo, reproducir un sonido o enviar datos a un servidor Web. Estos botones pueden personalizarse con imágenes, texto y cambios visuales activados por acciones del ratón.

    Casillas de verificación

    Presentan opciones de sí o no para elementos individuales. Si el formulario contiene varias casillas de verificación, normalmente el usuario puede seleccionar tantas o tan pocas como desee.

    Campo de firma digital

    Permite que el usuario firme electrónicamente un documento PDF con una firma digital.

    Lista desplegable

    Permite al usuario elegir un elemento de un menú emergente o escribir un valor. Puede definir una propiedad de campo de formulario que permite al usuario introducir un valor personalizado.

    Cuadros de lista

    Muestran una lista de las opciones que el usuario puede seleccionar. Puede establecer una propiedad de campo de formulario que permita al usuario seleccionar varios elementos de la lista presionando Mayús y haciendo clic.

    Botones de radio

    Presentan un grupo de opciones, solo una de las cuales se puede seleccionar. Todos los botones de radio con el mismo nombre funcionan como un grupo.

    Campos de texto

    Permiten que el usuario escriba texto (nombre, dirección, número de teléfono, etc.).

    Para obtener más información, consulte Conceptos básicos del campo formulario.

  6. Cuando esté satisfecho con el formulario, haga clic en Cerrar edición de formulario.

Para ver un tutorial de vídeo sobre la creación de formularios, consulte cómo crear formularios PDF de los documentos ya existentes: http://tv.adobe.com/watch/acrobat-xi-tips-tricks/how-to-create-new-pdf-forms-from-existing-documents/

Creación de formularios para Adobe Sign

Puede convertir un formulario existente en un formulario de Adobe Sign o arrastrar y colocar campos Adobe Sign fácilmente en un PDF. Puede enviar el formulario para rellenarlo y firmarlo con el servicio Adobe Sign. No todos los campos se convierten en campos Adobe Sign como, por ejemplo, los campos Cuadro de lista, Lista desplegable o Botón. Puede añadir campos de Adobe Sign adicionales desde la barra de herramientas.

  1. Abra el documento PDF que desea convertir en un formulario de Adobe Sign.

  2. Elija Herramientas > Formularios > Editar.

  3. Si se le pregunta si desea que Acrobat detecte campos de formulario, haga clic en .

  4. Cuando se le avise que está entrando en el modo de edición de formulario, haga clic en Aceptar.

  5. En el panel Formularios que se abre, elija Tareas > Convertir en formulario de Adobe Sign.

  6. Cuando se le avise que Acrobat eliminará los campos de formulario que no son compatibles con Adobe Sign, haga clic en Siguiente y luego, en el siguiente aviso, haga clic en Aceptar.

  7. Para agregar un campo al formulario, seleccione su icono en la barra de tareas. Posicione el puntero donde desee colocar el campo y haga clic para insertarlo.

  8. Asigne un nombre al campo y designe quién lo va a rellenar o firmar. Para configurar sus propiedades, como el color del borde, relleno, fuente y tamaño de fuente, haga doble clic en el campo.

    Propiedades del campo de formulario
    La primera vez que coloque un campo Adobe Sign, puede asignarle un nombre y especificar quién va a firmar o rellenar el campo.

  9. Una vez completado el formulario, haga clic en Cerrar edición de formulario en la barra de tareas.

  10. Para cargar el formulario en Adobe Sign, elija Firmar > Obtener la firma de otros > Enviar para firmar.

  11. Cuando aparezca el mensaje "El documento se ha cargado en Adobe Sign", haga clic en Continuar con Adobe Sign para continuar. Cuando se abra el sitio web de Adobe Sign, siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

Agregar campos especializados de Adobe Sign

Puede crear campos Adobe Sign especializados como, por ejemplo, listas desplegables o campos que validan o limitan los datos a determinados valores. Asigne un nombre al campo con una etiqueta de texto especial. La sintaxis de la etiqueta incluye toda la información necesaria para crear el campo. No puede ver las características del campo en Acrobat. Adobe Sign usa la etiqueta de texto para crear el campo después de que cargue el formulario en el sitio web de Adobe Sign.

La etiqueta de texto se introduce en el campo Nombre cuando el campo se coloca por primera vez. Opcionalmente, puede editar su nombre en la ficha General del cuadro de diálogo Propiedades (haga doble clic en el campo para abrir sus propiedades). Para obtener una lista de las etiquetas de texto de Adobe Sign, consulte Creación de formularios de Adobe Sign con las etiquetas de texto. Al insertar una etiqueta de texto en Acrobat, omita los corchetes que encierran la etiqueta: {{tag}}.

Permitir que los usuarios de Reader guarden datos de formulario

Normalmente, los usuarios de Reader X y versiones anteriores no pueden guardar copias de los formularios que han rellenado. Sin embargo, puede ampliar los derechos de un PDF para permitir que estos usuarios guarden los datos del formulario. Si dispone de Acrobat Pro, puede incluir capacidades adicionales para los usuarios de Reader como, por ejemplo, agregar texto a formularios no interactivos.

Nota:

A diferencia de versiones anteriores de Reader, Reader XI incluye la herramienta Agregar texto y la capacidad de guardar datos de formularios. Los usuarios de Acrobat pueden escribir en formularios no rellenables, agregar comentarios y firmar digitalmente archivos PDF sin tener que ampliar derechos especiales.

  1. Abra un solo PDF o vea una vista previa de un PDF componente de una cartera PDF.

  2. Si está editando el formulario, haga clic en Cerrar edición de formulario en el panel de tareas Formularios.

  3. Elija Archivo > Guardar como otro > PDF ampliado de Reader y elija una de las siguientes opciones:

    Permitir agregar texto en archivos PDF (que no son formularios PDF)

    (Acrobat Pro) Permite a los usuarios agregar texto en archivos PDF o formularios planos que no se pueden rellenar (para las versiones anteriores de Reader).

    Comentarios y mediciones

    (Acrobat Pro) Permite a los usuarios agregar comentarios o acceder a las herramientas Datos de objeto, Medir y Geoespaciales.

    Activar más herramientas (incluye rellenar y guardar el formulario)

    Permite a los usuarios guardar los datos que han escrito en formularios interactivos o rellenables.

Limitaciones para guardar los formularios cumplimentados localmente

Acrobat Standard y Acrobat Pro permiten a los usuarios de Adobe Reader 8 o posterior rellenar y guardar formularios PDF localmente. La utilización de las capacidades de Reader Extensions para guardar localmente formularios PDF (llamados documentos extendidos) está limitada de dos formas:

Cantidad de documentos extendidos utilizados

Un cliente de Acrobat Standard o Acrobat Pro puede enviar un documento extendido a un número ilimitado de destinatarios para que lo rellenen. Por ejemplo, un cliente de Acrobat puede publicar una plantilla de formulario vacía en una página web que permita a los usuarios rellenar y guardar los formularios PDF localmente. Un número ilimitado de personas puede tener acceso a la plantilla. Sin embargo, el cliente de Acrobat puede recopilar solo 500 respuestas de los formularios cumplimentados. Esta limitación incluye tanto copias impresas (entregas de formularios en papel) como representaciones electrónicas del formulario cumplimentado.

Número de destinatarios del documento extendido

Un cliente de Acrobat Standard o Acrobat Pro puede enviar un documento extendido a un total de 500 destinatarios únicos. Por ejemplo, un cliente de Acrobat pertenece a una organización con 500 personas o menos. El cliente de Acrobat puede enviar un número ilimitado de copias del documento extendido a esos 500 destinatarios y recopilar respuestas ilimitadas de los formularios cumplimentados.

Ambas limitaciones son de aplicación por entidad/empresa, de modo que múltiples usuarios de una entidad no podrán abusar de esta función. Con la obtención de licencias adicionales de uso de Acrobat no se aumentan las restricciones mencionadas. Por ejemplo, cinco usuarios de Acrobat Standard 9 de una empresa no pueden enviar el mismo documento extendido para recibir y extraer datos de forma colectiva más de 500 veces.

Acrobat Standard y Acrobat Pro incluyen tecnología que puede habilitar documentos PDF con ciertas funciones utilizando una credencial digital. Esta credencial está localizada dentro del Software (“Clave”). Usted acuerda no acceder, intentar acceder, controlar, deshabilitar, quitar ni distribuir la Clave con ningún fin.

Agregar JavaScript a formularios

El lenguaje JavaScript permite crear páginas Web interactivas. Adobe ha mejorado JavaScript para que el usuario pueda integrar fácilmente la interactividad en los formularios PDF. Los usos más habituales de este lenguaje en formularios de Acrobat son la aplicación de formato, el cálculo y la validación de datos, así como la asignación de acciones. En Windows, también puede configurar formularios Adobe PDF para conectarlos directamente a bases de datos mediante ODBC (Conexión abierta a bases de datos, Open Database Connection).

Nota:

si crea formularios dinámicos, tenga presente que Reader no admite algunos JavaScript personalizados. Es posible que el formulario no funcione correctamente cuando se vea en Reader a menos que se agreguen derechos de uso adicionales al PDF.

Recursos adicionales

Para obtener más información sobre JavaScript para Acrobat, consulte los siguientes recursos:

Distribuir (enviar) formularios a destinatarios

Distribuir archivos PDF o formularios web

Después de crear un formulario, debe elegir un método para enviarlo a los destinatarios.

  1. Elija Herramientas > Formularios > Distribuir.

  2. Puede que aparezca una serie de mensajes, dependiendo de las situaciones que Acrobat detecte en el formulario. Responda a las instrucciones en pantalla, según sea necesario y guarde el formulario.
  3. Elija un método de distribución y recopilación:

    Correo electrónico

    Recopile respuestas en su buzón de entrada de correo electrónico.

    Servidor interno

    Distribuya y recopile respuestas en un servidor interno como SharePoint o en una carpeta de red. Para obtener más información, consulte Especificación de un servidor.

  4. Haga clic en Continuar y siga las instrucciones que aparecen en pantalla para distribuir el formulario.

  5. Si elige recopilar respuestas en su buzón de entrada de correo electrónico, realice una de las siguientes acciones:

Nota:

Si no conoce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios, introduzca su propia dirección de correo electrónico. El sistema le envía un vínculo al formulario, que puede enviar por correo electrónico a los destinatarios que desee.

Distribuir formularios de Adobe Sign

Después de crear un formulario de Adobe Sign, puede utilizar el servicio Adobe Sign para enviarlo a los destinatarios para que lo rellenen y lo firmen.

  1. Si el formulario está en el modo de edición de formulario, haga clic en Cerrar edición de formulario en la barra de tareas.

  2. Guarde el formulario si aún no lo ha hecho.

  3. Para cargar el formulario en Adobe Sign, elija Firmar > Obtener la firma de otros > Enviar para firmar.

  4. Cuando aparezca el mensaje "El documento se ha cargado en Adobe Sign", haga clic en Continuar con Adobe Sign para continuar.

  5. Cuando se abra el sitio web de Adobe Sign, siga las instrucciones que aparecen en pantalla.

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