Crear documentos PDF accesibles

Es fundamental que el contenido sea accesible al público más amplio posible y que cumpla las normas y regulaciones de accesibilidad, como WCAG 2,0 y la sección 508 de la Ley de Rehabilitación del Gobierno de los EE.UU. Se trata de un documento electrónico “accesible” que se ha optimizado para los lectores de pantalla y otros dispositivos de asistencia utilizados por personas con discapacidad. Producir contenido accesible también juega un papel importante en la optimización de documentos PDF para la indexación correcta de los motores de búsqueda de Internet.

La consecución de este tipo de accesibilidad requiere etiquetar todo el contenido del documento en función de su estructura jerárquica (encabezados, párrafos, listas, tablas, etc.) y ordenar el contenido en un trazado lineal de principio a fin. Un requisito adicional para los documentos accesibles es la identificación de contenido que no sea de texto, como gráficos e imágenes, en contexto y la descripción de lo que se muestra.

InDesign ofrece un flujo de trabajo directo y sencillo que reduce drásticamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para crear documentos PDF accesibles a partir de una maquetación de InDesign. La mayoría de las tareas se ejecutan en InDesign, con solo unos pocos pasos finales necesarios en Adobe Acrobat. Esto permite que la información jerárquica y estructural resida en el archivo de InDesign, lo que hace que las actualizaciones sean más rápidas y fáciles cuando necesite generar un documento PDF accesible revisado.

Para crear un PDF accesible, necesita lo siguiente:

• InDesign para preparar un documento para la exportación a PDF accesible mediante el proceso descrito en este artículo.
• Acrobat para finalizar el proceso de accesibilidad. Estos pasos no se pueden llevar a cabo con la aplicación gratuita de Adobe Reader.

Flujo de trabajo para crear PDF accesibles

Puede llevar a cabo la mayor parte del trabajo necesario para estructurar y preparar correctamente un documento para que sea accesible en InDesign, reduciendo a solo unos pocos pasos el proceso posterior a la exportación que hay que hacer en Acrobat. Puede especificar la jerarquía estructural del documento y el orden de contenido en el documento de InDesign, con lo que se conserva esta estructura en caso de que necesite modificar el documento y exportar un nuevo PDF.

Pasos necesarios en InDesign

El uso uniforme de los estilos de párrafo de InDesign en un documento es esencial para exportar el contenido a PDF de forma eficiente y con éxito. Los estilos básicos de la estructura jerárquica (título principal, títulos secundarios, subtítulos, etc.) y, a continuación, se aplican de forma adecuada a los párrafos según su función jerárquica en el documento.

A medida que cree estilos de InDesign, defina los valores de Etiquetas de exportación de cada estilo (en el cuadro de diálogo Opciones de estilo de párrafo) de acuerdo con su función en el documento PDF: párrafo (P), niveles de título 1 a 6 (H1 – H6) u objeto. Las tablas y las listas con viñetas y listas numeradas se reconocen automáticamente en el proceso de exportación y se etiquetan correctamente.

Las imágenes de un diseño de impresión pueden aparecer en cualquier parte de un grupo, y los usuarios de la vista pueden establecer la conexión entre la imagen y el texto pertinente a medida que leen. Los lectores de pantalla procesan el contenido de manera lineal. Dado que los lectores de pantalla utilizan las funciones de conversión de texto a voz para describir las imágenes, deben situarse lo más cerca posible del texto que pertenezca a la imagen. La delimitación de objetos mediante la función de arrastrar y soltar de InDesign simplifica la colocación de la referencia en la imagen en una ubicación adecuada sin que ello afecte al diseño de impresión.

Los lectores de pantalla solo pueden indicar la presencia de una imagen. Para transmitir lo que muestra la imagen es necesario proporcionar texto alternativo (texto alt). Con Opciones de exportación de objetos de InDesign, puede especificar texto alternativo a partir de los metadatos en un archivo de imagen o añadir texto alternativo personalizado a cualquier imagen, gráfico o grupo de objetos de un diseño.

En un PDF accesible, las tablas de contenido, los marcadores, los hipervínculos y las referencias cruzadas pueden actuar como mecanismos de navegación para el contenido de referencia. También permiten a los usuarios de lectores de pantalla navegar por el documento de forma eficaz mediante los vínculos creados con estos mecanismos.

El orden de etiquetado de un documento PDF es esencial para que sea más legible. El panel Artículos de InDesign le permite definir con precisión el contenido del documento etiquetado y en qué orden. Puede añadir contenido arrastrando y soltando marcos y objetos en el panel Artículos y, a continuación, colocándolos en el orden de lectura deseado. También puede dividir el contenido en artículos más pequeños sin que ello afecte al diseño de la página.

Para la accesibilidad, así como para la optimización del motor de búsqueda, un archivo PDF requiere un título de documento y una descripción de su contenido. Cuando se guarda esta información en el cuadro de diálogo Información de archivo de InDesign, se transfiere automáticamente a Acrobat como metadatos obligatorios.

Al utilizar las opciones de exportación de PDF de InDesign (impresión o interactiva), las etiquetas, la organización y los marcadores establecidos en el diseño se convertirán en la estructura de etiquetado, el orden y el esquema de navegación del documento PDF resultante.

Pasos necesarios en Acrobat

No se puede definir el idioma del documento en InDesign. Debe especificar el idioma en las opciones Avanzadas del cuadro de diálogo Propiedades del documento de Acrobat.

De forma predeterminada, Acrobat muestra el nombre de archivo PDF en la barra de título de la ventana de documento. Para fines de accesibilidad, este debe sustituirse por el título del documento establecido en el cuadro de diálogo Información del archivo de InDesign. Para ello, seleccione Título de documento en lugar de Nombre de archivo en las opciones de Vista inicial del cuadro de diálogo Propiedades de documento de Acrobat.

La estructura establecida en el panel Artículos de InDesign se guarda en el archivo PDF exportado, pero debe indicar a Acrobat que respete la estructura. Para utilizar el orden especificado por la estructura del documento de InDesign, seleccione todas las páginas en el panel Miniaturas de página de Acrobat, elija Propiedades de página en el menú Opciones y, a continuación, seleccione Utilizar estructura de documento para el orden de tabulación.

Después de completar estos pasos, confirme que el documento no tenga errores seleccionando Comprobación completa desde las herramientas de accesibilidad de Acrobat.

Creación de un documento PDF accesible

Añadir instrucciones de etiquetado de exportación a los estilos de párrafo

Definir etiquetas de exportación en un estilo de párrafo crea una asociación entre el texto que utilice dicho estilo y su función en la estructura semántica del documento PDF. Puede definir cualquier estilo de párrafo en una de las ocho etiquetas de PDF básicas.

Si no asigna etiquetas de exportación, todos los estilos se establecerán de forma predeterminada en Automático. La opción Automático respeta cualquier etiquetado de estilo a XML que pueda haberse establecido en un flujo de trabajo basado en XML antiguo. Si no se han establecido relaciones de estilo a XML, el ajuste Automático las convierte en una etiqueta P en Acrobat. No hay ningún análisis adicional del documento para determinar una estructura de títulos. A causa de este comportamiento predeterminado, asignar las etiquetas de exportación a los estilos de párrafo de forma explícita es un paso de accesibilidad esencial.

Puede definir las opciones de Etiquetas de exportación para un estilo en el área Etiquetas de exportación del cuadro de diálogo Opciones de estilo de párrafo. Si utiliza la función de numeración y viñetas de InDesign, las listas numeradas y con viñetas se etiquetan como listas ordenadas o no ordenadas, respectivamente, y se convierten automáticamente en función de las opciones seleccionadas en el proceso de exportación. Las listas creadas manualmente no se reconocen como elementos de lista.

La configuración de Etiquetas de exportación de InDesign permite dos combinaciones diferentes de etiquetas. Las opciones para EPUB y HTML no tienen ninguna relación con las opciones de PDF, que se deben establecer de forma independiente. Aunque la función asignada a un párrafo específico probablemente sea similar entre ambas, PDF tiene menos opciones y no tiene ninguna opción de etiquetado personalizada.

Si un proyecto ya tiene estilos, puede asignar todos los estilos del documento en un solo paso, seleccionando Editar todas las etiquetas de exportación en el menú del panel Estilos de párrafo. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione la opción PDF y asigne las etiquetas de PDF de los menús desplegables de la columna derecha a los nombres de estilo de párrafo de la columna izquierda.

En Acrobat, el mapa de funciones refleja las asociaciones realizadas entre el estilo de encabezado de InDesign y la etiqueta H1, y entre el estilo de encabezados de Sección y la etiqueta H2, ambas se asignan en las opciones de etiquetado de exportación para los estilos respectivos en InDesign.

Añadir texto alternativo utilizando Opciones de exportación de objetos

Las imágenes de un documento PDF accesible requieren texto alternativo para que la imagen se pueda describir mediante un lector de pantalla o un dispositivo de asistencia. Puede agregar texto alternativo para una imagen mediante el panel Estructura XML o con Opciones de exportación de objetos (Objeto > Opciones de exportación de objetos). Este cuadro de diálogo no es modal, por lo que puede permanecer abierto mientras se trabaja en el documento, lo que permite desplazarse rápidamente de una imagen a otra y asignar metadatos sin tener que abrir y cerrar repetidamente el cuadro de diálogo.

El cuadro de diálogo Opciones de exportación de objetos tiene tres pestañas: Texto alternativo, PDF etiquetado y EPUB y HTML. El texto alternativo se aplica a los flujos de trabajo de PDF y EPUB/HTML. Puede generar el texto alternativo de la estructura XML del documento (si existe) o de los metadatos XMP de la imagen (si está presente). O bien, puede añadir el texto alternativo directamente a la instancia específica de la imagen en el diseño seleccionando Personalizar en el menú desplegable Origen de texto alternativo.

Los metadatos XMP de una imagen están disponibles como un posible texto alternativo en InDesign. Especificar texto alternativo de metadatos XMP es la mejor opción en la mayoría de los casos, ya que el vínculo entre el texto alternativo y los metadatos del archivo es dinámico. Si los metadatos cambian, el texto alternativo se actualiza al actualizar el vínculo de la imagen en el documento de InDesign. Si no se incluyen todas las etiquetas de todas las imágenes, se producirá un error posteriormente en el flujo de trabajo al ejecutar la comprobación de accesibilidad de Acrobat.

En el documento PDF final, el texto alternativo aparece como información sobre herramientas cuando el usuario pasa el puntero sobre una imagen. El texto alternativo también se lee como una descripción de la imagen cuando se utiliza la función Leer en voz alta de Acrobat o cuando el PDF lo lee un dispositivo de asistencia o el software de lectura de pantalla.
 

Anclar imágenes en el flujo de texto

Cuando las imágenes se colocan en una página de un diseño de impresión, no es necesario colocarlas junto a la copia a las que hace referencia. Para los usuarios que miran, no es raro que el texto contenga referencias a una imagen situada en otra parte del documento. Sin embargo, cuando se establece un flujo de contenido para un documento PDF accesible, las imágenes deben describirse en el punto apropiado dentro del flujo. InDesign le permite colocar una referencia legible en el equipo en la imagen que se encuentra en el texto anclando el marco de gráfico que contiene la imagen en una ubicación adecuada dentro del marco de texto.

Cada marco de InDesign y grupo de objetos muestra un pequeño cuadrado azul en su borde superior. Para anclar un objeto en una ubicación accesible en el flujo de texto sin cambiar la posición original del objeto, haga clic sin soltar el cuadrado azul y, a continuación, arrástrelo a la ubicación deseada dentro del texto y la versión. El cuadrado azul cambia a un icono de anclaje que indica que el objeto está anclado.

En el archivo PDF, la etiqueta de la figura de la imagen anclada aparece dentro de la etiqueta <body_copy> adecuada en el artículo principal, a la que se hace referencia y se describe mediante su texto alternativo en dicho punto.

Establecer un orden de lectura en el panel Artículos

El panel Artículos de InDesign le permite establecer el orden de lectura del contenido de un documento para Acrobat completamente dentro de InDesign sin utilizar el panel Estructura XML. Acrobat comprende este orden y lo seguirá en el PDF exportado una vez que se lo indique en Acrobat.

Para establecer el orden de lectura en InDesign, abra el panel Artículos (Ventana > Artículos) y haga clic en el objeto o los objetos que desee en la página para incluirlos en el artículo. Arrastre los objetos al panel Artículos y suelte el botón del ratón. Los objetos se enumeran en el orden en el que se hace clic en ellos. Escriba un nombre para el artículo cuando se le solicite o bien deje el nombre predeterminado Artículo 1. Como alternativa, puede utilizar la opción Seleccionar todo (Cmd/Ctrl-A) y hacer clic en el botón Nuevo artículo en la parte inferior del panel Artículos para añadir todos los objetos seleccionados y crear un nuevo artículo en un solo paso (puede cambiar el nombre posteriormente). A los objetos se les asigna nombres predeterminados en función del tipo y el contenido del objeto. Si un objeto ya tiene un nombre específico en el panel Capas, conserva dicho nombre en el panel Artículos.

Al añadir un nuevo artículo al panel Artículos de InDesign, debe seleccionar Incluir al exportar (opción predeterminada) para que el artículo se etiquete y se ordene correctamente en el archivo PDF.

Organice el contenido en el panel Artículos arrastrando un elemento de un artículo hacia arriba o hacia abajo hasta que todos los elementos estén en el orden deseado. El orden de lectura es de arriba abajo. La reordenación en el panel Artículos no afecta a la posición ni al aspecto de los elementos de la página de InDesign. También puede añadir elementos de distintas partes del diseño a un artículo existente arrastrándolos desde el diseño hasta el panel Artículos, o bien seleccionándolos y eligiendo Añadir selección a Artículos seleccionados en el menú del panel Artículos. Para dividir la estructura de contenido correctamente, puede crear varios artículos.

Añadir marcadores, referencias cruzadas e hipervínculos para la navegación

Las referencias cruzadas, los hipervínculos y los marcadores son ventajas para los lectores de vista, pero también son herramientas de navegación esenciales para las personas con discapacidad visual. Estos mecanismos de navegación son el medio por el que los usuarios con discapacidades se desplazan por un documento para obtener una descripción general de su contenido y saber cómo se organiza dicho contenido. Un índice de contenido generado en InDesign puede añadir marcadores automáticamente cuando se selecciona la opción Crear marcadores de PDF en el cuadro de diálogo Tabla de contenido. También puede añadir marcadores personalizados independientes de un índice dinámico en el panel Marcadores (Ventana > Interactivo > Marcadores). Los marcadores se pueden vincular a los anclajes de texto (marcadores que se crean cuando se selecciona texto de destino específico) o a páginas (marcadores creados al ver una página en InDesign sin texto seleccionado).

Puede organizar los marcadores de forma jerárquica en el panel Marcadores de InDesign, así como anidar marcadores específicos bajo marcadores de categorías más amplios para obtener una indicación clara de las distintas secciones de un documento. Cuando se exporta a PDF con los ajustes apropiados, los marcadores de InDesign y su estructura organizativa coinciden exactamente en el panel Marcadores de Acrobat y funcionan como vínculos interactivos con el contenido adecuado.

Los hipervínculos, ya sea en ubicaciones externas, como sitios web o lugares dentro del documento, como los anclajes de texto, proporcionan puntos de navegación adicionales en un micronivel que podría no ser adecuado o necesario en la estructura de marcadores del documento. Los hipervínculos de PDF se crean al exportar los vínculos creados en el panel Hipervínculos de InDesign y cualquier referencia cruzada establecida con la función Referencias cruzadas de InDesign. Las referencias cruzadas creadas en InDesign se convierten automáticamente en hipervínculos en el documento PDF exportado.

Añadir elementos de formulario interactivos

Con las funciones de creación de formularios de InDesign, se admite el etiquetado de determinados elementos interactivos, como campos de formulario y botones. Un formulario de InDesign exportado contiene las etiquetas <Annot> (anotación) necesarias para que sea accesible en el documento PDF resultante.
InDesign admite la creación de casillas de verificación, cuadros combinados y de lista, botones de opción, campos de texto y campos de firma, todos los cuales se crean en el panel Botones y formularios (Ventana > Interactiva > Botones y formularios). Cada elemento de formulario tiene un valor de nombre y un valor de descripción que deben ser parte de su definición. La descripción es esencial para la accesibilidad, ya que actúa como información de herramientas y como texto alternativo para el elemento de formulario. El formulario también puede tener una etiqueta visible (por ejemplo, nombre, empresa, teléfono) en la página; sin embargo, cuando un usuario cambia mediante el tabulador de un campo a otro o de un cuadro a otro, solo se leerá la información asignada al elemento de formulario, el texto adyacente no.

Es esencial asegurarse de que el orden de tabulación de los distintos elementos del formulario (incluidos los botones Enviar) esté correctamente establecido antes de la exportación, de manera que, a medida que el usuario cambia con el tabulador, o se ha guiado con un dispositivo de asistencia entre los campos y las opciones de formulario, el usuario avanza a cada paso en el orden correcto. Cuando el formulario está diseñado y su funcionalidad está definida en el panel Botones y formularios, revise el cuadro de diálogo Orden de tabulador (Objeto > Interactivo > Definir orden de tabulador) para confirmar que todos los elementos del formulario se muestran en el orden correcto. Realice los ajustes o las correcciones necesarios con los botones de desplazamiento Mover hacia arriba o Mover hacia abajo. Como alternativa, puede añadir los elementos de formulario al panel Artículos en el orden de tabulación apropiado, pero comprobar el orden en el cuadro de diálogo Orden de tabulador sigue siendo una buena medida de control de calidad. En el cuadro de diálogo Orden de tabulador se muestra el orden en el que un usuario puede desplazarse por un formulario con la tecla TAB o un dispositivo de asistencia de arriba a abajo.

Añadir metadatos de archivo al documento de InDesign

Los documentos PDF accesibles requieren, como mínimo, un título de documento y una breve descripción del contenido. Esta información se almacena en los metadatos del archivo, a los que puede acceder desde el cuadro de diálogo Propiedades del documento en Acrobat. Los metadatos pueden (y deberían) originarse en el cuadro de diálogo Información de archivo del documento de InDesign (Archivo > Información de archivo), donde se pueden modificar y actualizar fácilmente y se conservan cada vez que se crea un nuevo documento PDF.

Exportar para la accesibilidad

Después de preparar el documento para la accesibilidad en InDesign, podrá exportarlo (Archivo > Exportar) a PDF utilizando las opciones de formato Adobe PDF (Interactivo) o Adobe PDF (Imprimir). El tipo de PDF que elija depende de si el documento contiene o no elementos interactivos, como formularios, botones, audio o vídeo. Aunque el formato es el mismo para los dos tipos de PDF, ofrecen diferentes opciones en sus respectivos cuadros de diálogo. El formato Adobe PDF (Imprimir) exporta marcadores e hipervínculos, pero no botones, audio, vídeo o animación. Solo puede optar por incluir el aspecto de estos elementos interactivos, no su funcionalidad, o no incluirlos en absoluto.

Para que sea accesible, se debe etiquetar el PDF exportado; por tanto, asegúrese de seleccionar la opción Crear PDF etiquetado en el cuadro de diálogo Exportar para cualquier tipo de PDF. En el cuadro de diálogo Exportar a PDF interactivo, seleccione la opción Usar estructura para el orden de tabulación para guardar el paso en Acrobat posteriormente. Para activar los marcadores, los hipervínculos, las referencias cruzadas y los botones, defina la opción Formularios y medios en Incluir todos. El resto de la configuración del cuadro de diálogo es opcional y está sujeta a sus necesidades o preferencias concretas. Para abrir automáticamente el documento PDF en el momento en que se complete la exportación, seleccione la opción Ver después de exportar. A continuación, puede pasar a los últimos pasos necesarios en Acrobat.

Revisar el PDF exportado en Acrobat

Al igual que con cualquier documento publicado, siempre es un paso habitual revisar la versión final en busca de resultados inesperados. Mirar la estructura de etiquetado en el panel Etiquetas de Acrobat puede ayudarle a fomentar un mejor entendimiento de la conexión entre la preparación de InDesign y el documento PDF final.
El panel Orden de Acrobat podría no coincidir con el orden que elija en el panel Artículos de InDesign y no refleja necesariamente el orden de lectura que utilizan las tecnologías de asistencia y la función Leer en voz alta de Acrobat. Solo el panel Etiquetas, tal y como se determina en la disposición del contenido en el panel Artículos de InDesign, representa el orden de lectura del contenido del PDF, independientemente de la secuencia que se muestra en el panel Orden o en el modo Reflujo de Acrobat.

Asignar un idioma de documento en Acrobat

Después de crear el archivo PDF, puede pasar a Acrobat para completar los pasos restantes para que el documento PDF sea accesible. El primer paso es configurar el idioma del documento en la ficha Avanzada del cuadro de diálogo Propiedades del archivo (Archivo > Propiedades). InDesign no tiene un ajuste correspondiente, por lo que debe configurar el idioma en Acrobat. También se recomienda que defina el documento para que muestre su título en la barra de título de la ventana de documento en lugar de su nombre de archivo. Puede realizar este cambio en las opciones Vista inicial en el cuadro de diálogo Propiedades del documento.

Indicar el orden de tabulación

La estructura creada en el panel Artículos de InDesign se exporta al archivo PDF, pero no se establece automáticamente como el orden seguido al pasar con el tabulador por elementos interactivos, como hipervínculos y campos de formulario. Debe establecer el orden de tabulación en el panel Miniaturas de página de Acrobat (Ver > Mostrar/ocultar > Paneles de navegación > Miniaturas de página). Seleccione todas las miniaturas de página documentos y, a continuación, elija Propiedades de página en el menú Opciones del panel Miniaturas de página. En el área Orden de tabulador del cuadro de diálogo Propiedades de página, cambie el orden de contenido de Sin especificar a Utilizar estructura de documento.

Si ha exportado el documento como archivo PDF interactivo y ha seleccionado la opción Usar estructura para el orden de tabulación, puede omitir este paso. Como la versión impresa del cuadro de diálogo Exportar Adobe PDF de InDesign no tiene esta opción, debe seleccionarla en Acrobat.

Realizar la comprobación de accesibilidad de Acrobat

En el panel Herramientas de Acrobat, amplíe opciones de Accesibilidad (Ver > Herramientas > Accesibilidad) y seleccione Comprobación completa. Asegúrese de que está seleccionada la opción Crear informe de accesibilidad. Esta opción muestra si el documento no tiene errores y, si no es así, se detallan los problemas.