Adobe Sign para ServiceNow es una integración personalizada, desarrollada para ofrecer acceso sencillo a las potentes herramientas de Adobe Sign dentro de su instancia de ServiceNow. Le proporcionamos las herramientas para crear flujos de trabajo y elementos de catálogo de gran solidez, con los que trasladar a la nube sus procesos de firma y almacenamiento de documentos.

Creación de un flujo de trabajo

¿Qué son los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo son la columna vertebral del elemento de catálogo de Adobe Sign. Mientras que añadir variables y crear elementos da forma al formulario con los campos apropiados, también debemos crear un flujo de trabajo que tome esta información y permita a Adobe Sign enviar el acuerdo.

A continuación se muestran los pasos para crear un flujo de trabajo de ejemplo para un informe de gastos.


Acceso al menú Flujos de trabajo

Como administrador, escriba Flujos de trabajo en la barra de filtro para encontrar la opción Editor de flujos de trabajo dentro de Orchestration.

1Workflow Menu

 

Haga clic en Editor de flujos de trabajo para abrir la página Flujo de trabajo que se muestra a continuación:

2Workflow page-new

 

En el panel derecho, haga clic en el signo + a la derecha del campo de búsqueda de flujos de trabajo.

Esto inicia el proceso de creación de un nuevo flujo de trabajo al abrir una página de plantilla Nuevo flujo de trabajo.

  • Escriba un nombre para el flujo de trabajo.
  • Asocie el flujo de trabajo a una tabla.
3New Workflow

 

Para nuestro informe de gastos, daremos al flujo de trabajo el nombre “Informe de gastos de prueba”, elegiremos la tabla “Elemento solicitado” y haremos clic en Enviar.

5Workflow name

 

Se inicia un flujo de trabajo básico, con un punto Comenzar y otro Terminar.

A continuación, añadimos elementos para definir el flujo de trabajo deseado.

6Workflow Designer

 

Los flujos de trabajo conectan elementos mediante flechas, y en un diseño básico su desarrollo simplemente fluye del comienzo hasta el final. Queremos añadir elementos intermedios, de modo que borramos la flecha que va de Comenzar a Terminar, para lo que basta con hacer clic en la flecha y pulsar la tecla Supr.

7Workflow Designer

 

Dado que estamos creando un elemento de informe de gastos, cabe esperar que el usuario adjunte un informe con dichos gastos. Para ello se necesita el paquete de Adobe Sign que nos permite obtener información de archivos adjuntos.

Puede acceder a él seleccionando la pestaña Paquetes en el panel derecho.

7Select Packs

 

Arrastre el paquete Adobe Sign: Obtener datos adjuntos a la pantalla, lo que producirá una ventana emergente de configuración como esta:

9Get Attachment Pack

 

Rellene los campos:

  • Nombre: el nombre que ha elegido para este paquete.
  • Fase: queremos establecer una fase para que, al observar el flujo de trabajo, sepamos en qué etapa se encuentra.
    • En este caso, sabemos que la solicitud se aprueba si aceptamos los datos adjuntos.
  • Nombre del acuerdo de Adobe: esta opción inserta el nombre del acuerdo desde el frente del formulario.
  • Dirección de correo electrónico de Adobe: mediante las cuentas de usuario de ServiceNow, Adobe Sign puede encontrar automáticamente la dirección de correo electrónico del remitente, del administrador del remitente y del centro de costes, y enviarles el acuerdo empleando la sintaxis que se muestra.
  • Mensaje de Adobe: se trata de un mensaje preestablecido que se puede crear en ServiceNow.
10 Get Attachment PAck

 

Haga clic en Enviar para guardar la configuración del paquete.

A continuación, haga clic y arrastre desde el cuadro Siempre (en el objeto Comenzar) del nuevo objeto de paquete.

11 Workflow Designer

Nota:

Puede hacer clic y arrastrar los objetos del flujo de trabajo, de forma que siempre esté visualmente organizado.

 

El siguiente paso en este flujo de trabajo es enviar el archivo adjunto al destinatario, sin vista previa.

Desde la pestaña Paquete del menú de la derecha, arrastre el paquete Enviar archivo adjunto, sin vista previa para añadirlo al flujo de trabajo.

Se abre la ventana de configuración del paquete:

12 Activity Properties

 

Existen dos formas de rellenar los campos que se ven:

  • Puede introducir los valores manualmente.
  • Puede rellenar los campos arrastrando la etiqueta correcta desde la pestaña Datos de la derecha.
    • Por ejemplo, arrastre el elemento encodedBody de la pestaña Datos hasta cualquier campo que solicite un elemento de cuerpo codificado.
12Data Objexcts

Siga el mismo proceso para cualquier paquete adicional que quiera añadir al flujo de trabajo: arrástrelo a la pantalla para rellenar los campos.

En este ejemplo de informe de gastos, los siguientes paquetes se han configurado como se indica:

Paquete: Establecer valores

14 Set Values

Paquete: Esperar condición

15 Wait for Connection

Paquete: Adjuntar acuerdo firmado

16 Attach Signed Agreemen t

Paquete: Establecer valores

17 Set Values

 

Una vez que todos los elementos estén en la ventana de edición, conéctelos con flechas de forma que cada uno dé paso al siguiente, hasta que el flujo de trabajo alcance el final.

Arrastre las ramas Fallo hasta el objeto Terminar, de modo que el flujo de trabajo concluya si se produce un fallo en alguno de los pasos esenciales.

18 Workflow Designer

 

Ahora que todas las piezas están conectadas de forma lógica, publique el flujo de trabajo haciendo clic en Publicar.

19 MEnu Options

 

Ahora que ya ha publicado su flujo de trabajo, puede adjuntarlo a un elemento de catálogo.

  • Si alguna vez desea editar el flujo de trabajo, vuelva a esta página y haga clic en Revisar.


Adición de actividades de flujos de trabajo de aprobación

Al agregar una aprobación u otra pausa a un flujo de trabajo que contenga una actividad de flujo de trabajo personalizada de Adobe Sign, es posible que deba cambiar el método en el que se recuperan las variables de catálogo front-end. Si detecta problemas con los campos en blanco de los acuerdos o errores en los que se indica que no se encuentra una variable (por ejemplo, “No se puede leer la propiedad objectname sin definir”), es posible que deba cambiar la opción “flujo de trabajo” a “actual” en las actividades que obtienen variables. 

Por ejemplo:

Si la actividad usa:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Para obtener la dirección de correo electrónico del usuario, es posible que deba cambiarla por

${current.variables.adobe_email_address}.

Así, conseguirá solucionar el error.

Esto se debe a un problema de sincronización que aparece cuando el flujo de trabajo se pone en pausa para esperar a que se complete la actividad.  

workflow_variables

Nota:

Este cambio solo es necesario si usa una actividad que provoca una pausa, como un contador o una aprobación. 

Se recomienda encarecidamente probarlo bien antes de activar el flujo de trabajo en el entorno de producción.

Recordatorios/problemas comunes

Cómo diagnosticar problemas

Si encuentra problemas al enviar su elemento de catálogo, el mejor modo de encontrar el error es determinar cuál es el fallo en el flujo de trabajo. Para ello, ejecute la elemento de catálogo y escriba en la barra de filtro Elementos solicitados.

20 Self-service Menu

 

Aquí encontrará una lista de los elementos solicitados.

Utilice los encabezados de columna para ordenar los registros y busque un Estado o un Estado de documento que indique un problema.

Haga clic en el registro del elemento para abrir una instancia del flujo de trabajo.

20Recent Items Error

 

Con la página del flujo de trabajo abierta, busque el paquete que muestra el error (un objeto con el encabezado en rojo). Haga clic en él para ver en qué actividad del flujo de trabajo se encuentra el elemento de catálogo.

Por lo general, el error en sí está en el paquete inmediatamente anterior al que aparece con el encabezado en rojo, que ha recibido un valor incorrecto.

21Error in Workflow

 

Pase el puntero sobre el cuadro apropiado para determinar el error:

Error de Id. del acuerdo: normalmente está relacionado con el paquete Obtener datos adjuntos y el error se da en el paquete Enviar archivo adjunto. Suele deberse a que se han introducido errores al escribir los valores del campo “Dirección de correo electrónico de Adobe”, o a que las direcciones colocadas en el campo no son válidas.

  • Asegúrese de que se ha rellenado la dirección de correo electrónico del usuario actual, el administrador del usuario actual y el administrador del centro de costes.
  • Compruebe que el usuario actual tenga un administrador asociado.

Error de conexión: compruebe la conexión con Adobe Sign en el panel Administración de Adobe Sign escribiendo Adobe Sign en el panel del filtro. A continuación, haga clic en Conectar con Adobe.

Un elemento de catálogo de ServiceNow es, básicamente, un objeto que un administrador crea para realizar alguna acción que se puede encapsular en un elemento activo.

El siguiente ejemplo aprovecha el flujo de trabajo del informe de gastos creado en la sección anterior.

 

Como administrador, escriba Elementos de catálogo en la barra de filtro de menús.

23 Catalog Menu

Haga clic en Elementos de catálogo (debajo de Administración de Adobe Sign).

Se muestra una lista de todos los elementos de catálogo incorporados a Adobe Sign:

23Catalog Items short

 

Haga clic en Nuevo para crear un nuevo elemento de catálogo.

NEw Button

Se abre una página con una plantilla para el nuevo elemento de catálogo.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Rellene los campos de modo que mejor representen el elemento de catálogo:

1. Nombre: El nombre del elemento de catálogo. Añada el prefijo “Adobe Sign - ” para identificarlo claramente.

2. Flujo de trabajo: Haga clic en la lupa para seleccionar el flujo de trabajo que desea asociar a este elemento.

3. Icono: Cargue una imagen que pueda representar gráficamente el elemento.

4.  Descripción corta: Introduzca una descripción breve de una frase.

5. Descripción: La descripción detallada de su elemento de catálogo debe exponer todas sus funciones.

6. Enviar: Una vez definido el elemento de catálogo, haga clic en Enviar para guardarlo.

 

Después de hacer clic en Enviar, verá una lista con todos los elementos de catálogo.

Haga clic en el que ha creado y desplácese hasta el final para ver los campos de variables. 

33 Catalog Variables

Aquí puede introducir variables para el elemento de catálogo.

En el ejemplo del informe de gastos, vemos que se han introducido tres variables:

  • Adobe_agreement_name: esta variable toma el nombre del acuerdo.
  • Cost_center: esta variable busca el centro de costes apropiado para el informe de gastos.
  • Adobe_attach_macro: esta variable busca el archivo adjunto que un usuario debe cargar.

 

Ejemplo de creación de variable: Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

En el campo Tipo se ha elegido Texto de una línea, ya que el nombre del acuerdo debería ser un valor corto.

35 Catalog Type

 

Introduzca lo que desea que el usuario vea en el campo Pregunta y haga clic en Actualizar.

36 Catalog Question

 

Haga lo mismo para las demás variables que incluyen un centro de costes y una macro de archivo adjunto.

A continuación se muestran ejemplos:

Variable: Centro de costes

37 Catalog page


Variable: Macro de archivo adjunto

38 Catalog Type

 

Una vez que haya creado la interfaz del formulario, haga clic en Probar, en la parte superior derecha.

Introduzca algunos valores en el campo para comprobar si el elemento funciona.

39 Try It

Una vez creado el elemento de catálogo, los usuarios pueden acceder a él (mediante su icono) desde el Catálogo del servicio o el Portal del servicio para enviar documentos para firmar (acuerdos).

 

Catálogo del servicio:

Escriba Catálogo del servicio en la barra de filtro y haga clic en Catálogo del servicio en el menú que aparece. 

33 Service Catalog

Puede encontrar el elemento en sus Solicitudes principales o a través de los elementos de Adobe Sign en la página del catálogo del servicio:

35Adobe Sign Item-rebrand

Estado de un elemento de acuerdo enviado

Una vez que se envía un elemento de acuerdo, puede ver su estado al escribir elementos solicitados en la barra de filtro y hacer clic en el vínculo Elementos solicitados del menú que aparece.

36RequestedItem

 

Elementos solicitados le presenta una página que muestra todos los elementos de catálogo solicitados que se han invocado hasta el momento.

44 Request Catalog Items

 

Haga clic en cualquier registro de elemento de la lista y se abrirá una nueva ventana con detalles específicos acerca del mismo.

45 More Details

Acceso a los elementos de “Mi acuerdo”

Los usuarios que deseen ver únicamente los elementos de acuerdo que ellos han enviado, pueden hacerlo escribiendo mis documentos en la barra de filtro y haciendo luego clic en el vínculo Mis documentos del menú resultante.

39 Accessing MyDocs

Al hacer clic en el elemento Mis documentos, se muestra al usuario todos los documentos asociados a su cuenta, tanto los acuerdos que él ha enviado como los que ha firmado.

47 My Documents

Si se hace clic en cualquier elemento, se abre una página que muestra el estado de la solicitud y los documentos adjuntos. Este elemento actúa como almacén de registros y permite ver en tiempo real todas las acciones solicitadas a los destinatarios de acuerdos, así como los documentos firmados, que es posible descargar. 

48 Specific Items


Portal del servicio

Aunque podemos acceder a nuestros elementos desde el catálogo del servicio, también podemos hacerlo empleando el portal del servicio.

 

Creación de una página de portal del servicio:

Escriba Portal del servicio en la barra de filtro y haga clic en el vínculo Páginas en el menú que aparece:

42Service Portal Menu

Asigne a la página un título y un identificador.

Haga clic en Enviar para crear la página.

50 page title and id

Hecho esto, haga clic en el elemento para abrirlo.

Desplácese hacia abajo y haga clic en Abrir en Designer.

51 Related Links

Arrastre un contenedor 4-4-4 a la página. 

52 4-4-4 Container

Coloque dentro del contenedor un vínculo de icono (desde el menú Widgets).

53 Icon link

Haga clic en el lápiz para editar el vínculo del icono.

54 Pencil

Rellene el elemento como desee. A continuación se muestra un ejemplo:

Nota:

La macro Adjuntar no es compatible con el portal del servicio. Al editar un elemento de catálogo en el portal, asegúrese de que el vínculo que proporciona apunta a un elemento de catálogo que utiliza únicamente documentos precargados.

55 Expense Report-small

Ahora que ha creado la página, puede volver a ServiceNow y hacer clic en Probar para ver cómo funciona.


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