Es necesario un motivo para la firma

La función Motivos para firmar permite al firmante indicar la razón por la que firma el acuerdo. Este tipo de información es necesaria en algunos procesos de trabajo (por ejemplo, Título 21 CFR parte 11).

• Los motivos pueden ser obligatorios u opcionales.
• El campo Motivo puede aplicarse a los campos de firma electrónica o digital.
  
  • No se incluyen los campos iniciales.
• Los motivos se pueden seleccionar en una lista predefinida creada por el administrador de Acrobat Sign, o se pueden introducir en un campo de texto libre. 

Utilización

Cuando los Motivos para firmar están activados, se pide al firmante que indique una razón para aplicar su firma inmediatamente después de que haya escrito, dibujado o cargado la imagen de su firma. La firma se muestra en un nuevo panel junto a uno de estos dos elementos:

• Un campo de texto abierto que puede aceptar un motivo personalizado del firmante

• Una lista desplegable de motivos aceptables (definida en Acrobat Sign)

Una vez que se proporciona el motivo, el firmante hace clic en Aceptar y el proceso de rellenado/firma del formulario continúa con normalidad.

Ambas opciones producen un bloque de firma que muestra la firma y, a la derecha, el motivo:

Ambas opciones indican el motivo en el informe del acuerdo en formato CSV:

Opciones de configuración

Existen cuatro opciones seleccionables para la captura del motivo de la firma.

Las dos primeras indican si se debe permitir la introducción de un motivo en el proceso de firma. Las firmas electrónicas y digitales se activan de forma individual:

• Permitir a los firmantes que proporcionen un motivo de firma para los flujos de trabajo de firma electrónica: aplica el campo de motivo a los campos de firma electrónica
• Permitir a los firmantes que proporcionen un motivo de firma para los flujos de trabajo basados en la nube de firma digital: aplica el campo de motivo a los campos de firma digital

Permitir una firma no requiere que el firmante indique un motivo.

Sin embargo, si activa la introducción de un motivo para la firma, debe definir una lista de motivos o permitir la introducción de motivos personalizados.

Las siguientes dos configuraciones permiten controlar los motivos aplicados:

• Solicitar a los firmantes que proporcionen un motivo de firma: cuando esta opción está activada, todos los firmantes (internos y externos) deben proporcionar un motivo
• Permitir a los firmantes proporcionar su motivo de firma personalizado: permite que el firmante introduzca su propio motivo en un campo de texto
  • Si no se establece una lista predefinida de motivos, este ajuste debe estar activado cuando se activan los motivos de firma

Debajo de las opciones seleccionables está la lista de motivos definidos.

Si no se permiten motivos personalizados, esta lista debe tener al menos una entrada.

Para agregar un nuevo motivo, haga clic en el icono del signo más (+) 

Una superposición muestra el cuadro de diálogo Crear, donde puede configurar el motivo.  Un motivo consta de tres elementos:

• Nombre del motivo para la firma: el nombre del registro de motivo. 
  • Se proporciona para facilitar la ordenación de motivos, que pueden estar en varios idiomas
• Texto del motivo para la firma: el texto que se inserta en la firma y en el informe de auditoría. 
  • El texto del motivo está limitado a 128 caracteres o menos
  • El firmante verá el texto completo en la ventana de selección
• Idioma: solo se presentarán como opciones los motivos cuyo valor Idioma coincida con el entorno del firmante.  Si envía acuerdos empleando la configuración regional Francés, solo se podrán seleccionar los motivos marcados para el idioma francés
  • Si la configuración regional del firmante no coincide con ninguno de los motivos predefinidos, se aceptará un motivo predeterminado

Una vez que el motivo se haya configurado correctamente, haga clic en Guardar.

Está disponible inmediatamente para todos los firmantes.

Para editar o eliminar un motivo de la lista, haga clic en el motivo para seleccionarlo.

Las opciones Editar y Eliminar aparecen en la parte superior izquierda de la sección:

Activación y desactivación

La funcionalidad Motivos de firma puede activarla el administrador de cuentas de Acrobat Sign para cada cuenta.

El nivel de grupo se puede configurar y sustituirá los valores del nivel de cuenta. 

Para acceder a las opciones, vaya a: Configuración de la cuenta > Configuración de biofarmacéutica.

Cosas a tener en cuenta

• Los motivos de firma funcionan con los campos de firma digitales y electrónicos.
  • Cada firmante puede tener un único campo de firma digital y varios campos de firma electrónica.
• Los motivos de firma no se aplican cuando solo se utiliza un sello como firma.