Configuración del orden de firma de los destinatarios

Los firmantes reciben y firman el documento según el orden en el que aparecen sus direcciones de correo electrónico en el campo “Para”. Cuando el último firmante haya completado el proceso de firma, todos los participantes recibirán un correo electrónico firmado y archivado con los archivos PDF firmados adjuntos.

Haga clic en Completar en cualquier orden para iniciar un flujo de trabajo paralelo.

Todos los destinatarios recibirán el documento al mismo tiempo y podrán firmarlo sin importar el orden. Cuando el último firmante haya completado el proceso de firma, todos los participantes recibirán un correo electrónico firmado y archivado con los archivos PDF firmados adjuntos.

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Un flujo de trabajo “híbrido” es una instancia de orden de participación secuencial en la que, en uno o varios de los pasos de firma, dos o más destinatarios pueden acceder al documento al mismo tiempo. Todos los firmantes/aprobadores del paso “paralelo” deben realizar su función antes de que el proceso secuencial avance hasta el paso siguiente.

Por ejemplo, en la imagen superior se tiene un ciclo de firma que consta de tres pasos:

• El paso 1 es fclarke@gmail.com. Cuando el acuerdo se envíe para su firma, únicamente se notificará a fclarke. Una vez que fclarke firma el documento, se continúa con el proceso.
• El paso 2 es el paso híbrido. Puede ver que los tres destinatarios comparten el mismo número (2), lo que significa que Adobe Sign notificará a todos ellos al mismo tiempo.  Pueden firmar en cualquier orden, pero los tres deben completar su función antes de que el ciclo de firma avance hasta el paso siguiente.
• El paso 3 es otro destinatario individual, aunque esta vez definido como aprobador (tiene un icono de verificación, en vez de la punta de una pluma). Una vez que el destinatario del “paso 3” aplique su aprobación, el acuerdo se completa, se ejecuta completamente y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en formato PDF.

Para crear un grupo híbrido, introduzca la dirección de correo electrónico de cada miembro como haría con los destinatarios individuales y, a continuación, haga clic en el campo de uno de los destinatarios y arrástrelo hasta otro miembro del grupo híbrido. Verá en pantalla el mensaje de que se va a crear un grupo paralelo.. Al cambiar manualmente los números de índice al mismo valor también se creará el grupo híbrido.

Los grupos de destinatarios son útiles cuando necesita la firma de un equipo o de una organización, pero no de una persona concreta de la misma. Cualquier miembro del grupo está autorizado a firmar o aprobar el acuerdo en nombre de todo el grupo. 

Por ejemplo, en la imagen anterior se puede ver un ciclo de firma que consta de tres pasos:

• El paso 1 (JohnDoe) es un firmante al que, en cuanto se envía el acuerdo, se le notifica que se necesita su firma.  Una vez que JohnDoe aplica su firma, el acuerdo avanza al paso 2.
• El paso 2 es un grupo de destinatarios aprobador denominado “HR Group”. Se han especificado cuatro personas en este grupo, cada uno de ellas (a modo de ejemplo) con un proceso de verificación distinto. Una vez que cualquiera de los destinatarios identificados aplique su aprobación, el acuerdo avanza al tercer paso.
• El paso 3 es un firmante individual. Completada esta última firma, el acuerdo queda plenamente ejecutado y se notifica a todas las partes con una copia del mismo en formato PDF.

Para crear un grupo de destinatarios, haga clic en el vínculo Agregar grupo de destinatarios en la parte superior derecha del campo de destinatario. De este modo se crea el contenedor, donde se le pedirá que introduzca el nombre del grupo y los destinatarios potenciales.

Los administradores de cuentas pueden establecer el orden de firma predeterminado o quitar esta opción para el remitente.

Vaya a Cuenta > Configuración de la cuenta > Configuración de envío > Orden de firma o Grupos de destinatarios