Selecteer de tool In bulk verzenden zoals eerder uitgelegd. De pagina voor bestanden uploaden voor In bulk verzenden wordt weergegeven.
Laatst bijgewerkt op
19 dec. 2023
|
Ook van toepassing op Adobe Acrobat
Met In bulk verzenden kunt u een formulier uploaden en dat als sjabloon gebruiken om veel te verzenden (honderden!) unieke overeenkomsten te verzenden, elk speciaal voor één externe ondertekenaar. Elke overeenkomst is geïsoleerd van de andere en bevat een eigen controlerapport. Ontvangers zijn niet op de hoogte van andere ontvangers.
De afzender heeft toegang tot de overeenkomsten via het tabblad Startpagina of Documenten of via de sjabloon In bulk verzenden, die een overeenkomstrapport bevat dat de algemene status bijhoudt van de onderliggende overeenkomsten die op basis van de sjabloon zijn gemaakt. Bovendien kan de afzender de gegevens op veldniveau van alle voltooide overeenkomsten exporteren naar een CSV-indeling met behulp van de actie Formulierveldgegevens downloaden.
Voer een van de volgende handelingen uit om toegang te krijgen tot de functie In bulk verzenden:
- Ga in de Acrobat desktop-app naar het Tools-centrum, scroll naar beneden naar de sectie Elektronisch ondertekenen en selecteer vervolgens In bulk verzenden.
- Meld u aan bij Acrobat online, selecteer het menu Elektronisch ondertekenen in de bovenste navigatiebalk en selecteer vervolgens In bulk verzenden.
Stappen om in bulk te verzenden
-
Een bestand toevoegen:
Upload (door te zoeken of via slepen en neerzetten) het primaire bestand dat u gebruikt voor het samenstellen van uw overeenkomstsjabloon.
Met de selector aan de rechterkant van de knop Een bestand selecteren kunt u kiezen uit de bron waar het bestand zich bevindt. De standaardinstelling is uw lokale systeem.
Zodra een bestand is geselecteerd, wordt de configuratiepagina geladen.
-
Deelnemers toevoegen:
1. Maak een lijst van de vereiste deelnemers.
- De actie Ondertekenen is standaard toegewezen.
- Met de actie Ondertekenen kan de deelnemer de veldgegevens invoeren en de overeenkomst ondertekenen.
- Tot 50 deelnemers worden ondersteund.
- Elke vermelde deelnemer krijgt een eigen overeenkomst.
2. Voer e-mailadressen van ontvangers in, gevolgd door komma's, of kopieer en plak een lijst met e-mailadressen in het veld E-mail.
3. Configureer de verificatie voor elke deelnemer door op het sleutelpictogram rechts van de deelnemer te klikken.
- E-mail is de standaard verificatiemethode om de identiteit van elke deelnemer te bevestigen en is in de meeste gevallen voldoende om een wettelijke handtekening te verkrijgen.
- Er kan een verificatie met wachtwoord worden toegevoegd om de veiligheid te verhogen. Indien geconfigureerd moet de deelnemer het wachtwoord invoeren voordat hij of zij interactie met de overeenkomst kan hebben.
- U moet dit wachtwoord met de deelnemers buiten de band delen.
3. (Optioneel) Uzelf en/of geadresseerde partijen toevoegen
- Klik op Mij toevoegen om uzelf toe te voegen als tegenondertekenaar.
- Klik op Toevoegen om personen toe te voegen van wie u wilt dat ze een kopie ontvangen wanneer de overeenkomst wordt verzonden en voltooid.
- De actie Ondertekenen is standaard toegewezen.
-
(Optioneel) Voeg zo nodig extra bestanden toe.
Het aanvankelijke bestand dat is geselecteerd om de overeenkomstsjabloon te starten, is al bijgevoegd.
Upload een of meerdere extra bestanden die u nodig hebt.
- U kunt meerdere bestanden uploaden.
- Alle geüploade bestanden worden samengevoegd tot één bestand voor de uiteindelijke overeenkomst.
- De volgorde waarin de bestanden worden weergegeven, bepaalt hoe de uiteindelijke overeenkomst eruit zal zien.
- U kunt op de bestanden klikken en ze slepen om ze te sorteren.
-
De instellingen van de overeenkomst wijzigen (optioneel):
Standaard is er geen wachtwoord nodig om de ingevulde overeenkomst te bekijken, noch zijn er herinneringen ingesteld voor deelnemers
- Selecteer Wachtwoordtoegang toevoegen als u wilt dat ontvangers een wachtwoord moeten invoeren om het ondertekende PDF-bestand te openen en te bekijken.
- Selecteer Herinnering instellen om de frequentie in te stellen voor de herinneringen die moeten worden verzonden totdat de overeenkomst is voltooid.
-
Klik op Volgende in de rechterbovenhoek van het venster.
U kunt nu de velden aan het document toevoegen die de ondertekenaars moeten invullen of ondertekenen.
Opmerking:Als u meerdere bestanden hebt toegevoegd, worden de bestanden geconverteerd naar PDF en gecombineerd in één document. Het gecombineerde document wordt geopend, zodat u velden kunt toevoegen.
-
De overeenkomst voorbereiden en Velden toevoegen:
U kunt nu de vereiste velden aan de overeenkomst toevoegen. Vergeet niet dat voor elke ondertekenaar (inclusief interne tegenondertekenaars) een veld Handtekening moet worden geplaatst.
Er zijn twee methoden om velden aan te brengen:
1. Eenvoudige authoring wordt in de meeste gevallen standaard geladen. Eenvoudige authoring:
- Is beperkt tot de meest voorkomende soorten velden:
- Tekstinvoer (alle tekstvelden zijn gemarkeerd als Vereist)
- Handtekening
- Naam ondertekenaar (gedrukt)
- E-mail van de ondertekenaar
- Datum handtekening (alleen-lezen; wordt door het systeem aangevuld)
- Selectievakje
- Plaatst velden overal waar u op het document klikt.
- Hiermee kunt u de grootte van velden aanpassen door te klikken op de rechterbenedenhoek van het veld (blauwe driehoek) en het veld te verslepen om de grootte aan te passen.
2. Geavanceerde authoring kan worden ingeschakeld door de knop in de rechterbovenhoek te selecteren. Geavanceerde authoring:
- Geeft toegang tot alle veldtypen (geel gemarkeerd)
- Ondersteunt formuliervelddetectie (groen gemarkeerd)
- Ondersteunt vooraf ingevulde velden (roze gemarkeerd)
- Ondersteunt veldtoewijzing (paars en roze gemarkeerd)
- Ondersteunt veldvalidatie
- Ondersteunt berekende velden
- Ondersteunt voorwaardelijke velden
- Hier kunt u het lettertype/uiterlijk van de veldtekst bepalen
- U kunt velden plaatsen door ze te slepen vanuit het menu aan de rechterkant van het document.
- Hiermee kunt u de grootte van velden aanpassen door te klikken op de rechterbenedenhoek van het veld (blauwe driehoek) en het veld te verslepen om de grootte aan te passen.
Opmerking:U kunt schakelen tussen de eenvoudige en geavanceerde modus door de knop Geavanceerd bewerken (aan||uit) in de rechterbovenhoek te selecteren.
-
Bevestiging
Er wordt een bericht weergegeven om te bevestigen dat de overeenkomst goed is verzonden.
Er zijn drie opties om verder te gaan vanaf de pagina na verzending:
- Overeenkomsten beheren - Hiermee opent u de pagina Bulkverzendingen met al uw overeenkomsten: status volgen, audittrails openen, herinnering verzenden
- Een ander document in bulk verzenden - Hier kunt u een ander document voorbereiden om naar veel mensen te verzenden
- Klik op Sluiten om terug te keren naar de startpagina van Acrobat online
Uw bulkverzendingen beheren
Bulkverzendingen kunnen worden beheerd vanuit uw tabblad Documenten.
- Ga naar het tabblad Documenten.
- Selecteer Bulkverzendingen in de lijst met Uw documenten aan de linkerkant van het venster.
- Klik eenmaal op de bulkverzendingen die u wilt openen en open het contextmenu aan de rechterkant van het venster. Het contextmenu aan de rechterkant bevat vijf verschillende secties:
- Metadata (rood vierkant) - Boven in het menu staan de metadata voor het sjabloon van bulkverzendingen:
- Afbeelding van de eerste pagina van de bulkverzending
- De titel van de bulkverzending
- De datum waarop de bulkverzending aan de deelnemers is verzonden
- De e-mailwaarde van de gebruiker-ID die de bulkverzending heeft gemaakt
- De huidige status van de hele bulkverzending
- Het Bericht in de oorspronkelijke e-mail
- Alle geadresseerde partijen (vermeld volgens e-mailwaarde)
- Menu Acties (blauw vierkant) - Dit gedeelte bevat alle acties die u kunt uitvoeren met betrekking tot de bulkverzending (bovenliggende sjabloon). Klik op de koppeling Meer weergeven rechtsonder in het gedeelte om alle waarden te zien:
- Bulkverzending openen - Hierdoor wordt het sjabloondocument van de bulkverzending alleen geopend voor bekijken. Er zijn geen velden beschikbaar
- Herinneringen - Voeg een herinnering toe voor uzelf of voor iedereen die nog moet tekenen.
- Annuleren - De bulkverzending annuleren.
- PDF downloaden - Hiermee downloadt u de hele (lege) PDF.
- Gegevens van het formulierveld downloaden - Hiermee downloadt u een CSV-bestand van de content op veldniveau voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn voortgekomen uit deze bovenliggende bulkverzending en die zijn voltooid.
- Afzonderlijke bestanden downloaden - Dit biedt de optie om de afzonderlijke PDF-bestanden te downloaden als er meerdere bestanden zijn gebruikt om het webformulier te maken.
- Bulkverzendingen verbergen/tonen - Met bulkverzending verbergen/tonen verwijdert (of voegt) u de bulkverzending (toe) uit (aan) uw normale beheerpaginaweergave.
- Delen - Hiermee deelt u de bulkverzending samen met de status met de door u opgegeven gebruikers-e-mail. Gedeelde webformulieren kunnen worden bekeken op de beheerpagina, maar bewerken is niet toegestaan.
- Een PDF-kopie van het bovenliggende document van de bulkverzending (zonder toegevoegde velden) wordt via e-mail naar de gebruiker gestuurd met wie het is gedeeld.
- Activiteitenrapport bekijken
- Bekijk de huidige status van alle onderliggende overeenkomsten die zijn gemaakt door de bovenliggende sjabloon van de bulkverzending.
- Opmerkingen toevoegen - Hiermee kan de gebruiker persoonlijke notities maken voor de bulkverzending.
- Overzicht/filter van overeenkomsten (groen vierkant) - Het gedeelte Overeenkomsten toont tot vijf waarden die het aantal onderliggende overeenkomsten in elke status weergeven. Als er geen onderliggende overeenkomsten in een bepaalde status zijn, wordt de status niet getoond, dus ziet u mogelijk minder dan vijf regelitems. Als u op een status klikt, krijgt u een filterlijst van die onderliggende overeenkomsten:
- Alles - Dit toont alle (onderliggende) overeenkomsten die zijn voortgekomen uit de bulkverzending (bovenliggende sjabloon).
- In uitvoering - Dit geeft aan dat de onderliggende overeenkomst wacht op de handtekening van de deelnemer.
- Geannuleerd - Dit geeft aan dat de afzender de onderliggende overeenkomst expliciet heeft geannuleerd of dat de deelnemer heeft geweigerd te ondertekenen.
- Voltooid - Voltooide overeenkomsten hebben alle handtekeningen van alle deelnemers op de overeenkomst verkregen.
- Wacht op u - Dit geeft aan dat de overeenkomst wacht op de afzender om medeondertekend te worden.
- Activiteit voor de bovenliggende sjabloon van de bulkverzending (oranje vierkant) - Via de koppeling Activiteit > onder aan het contextdeelvenster opent u een chronologische lijst met de activeringsacties die zijn uitgevoerd voor de (bovenliggende) sjabloon van de bulkverzending (bijv. de gebeurtenissen Creatie, Voltooid).
