Gebruikers toevoegen en gebruikersgroepen maken

Leer hoe u gebruikers of gebruikersgroepen in de Captivate Prime-toepassing toevoegt.

Gebruikers toevoegen
Diagram voor het toevoegen van gebruikers

Overzicht

In Adobe Captivate Prime kunt u de volgende rollen aannemen:

  • Beheerder: een beheerder bepaalt de trainingsstrategie voor de organisatie. Een beheerder kan studenten toevoegen, vereiste vaardigheden voor studenten zoeken, cursussen beheren en toewijzen, leerplannen, certificeringen en leerprogramma's maken en rapporten beheren voor de gehele organisatie.
  • Auteur: auteurs zijn educatieve ontwerpers en contentcreators. Een auteur kan modules en cursussen aan Captivate Prime toevoegen.
  • Manager: managers beheren de leeractiviteiten van een team. Een manager kan teamleden aanwijzen om een cursus te volgen, verzoeken van teamleden goedkeuren en feedback geven op de prestaties van teamleden na voltooiing van de training. Managers kunnen ook rapporten bekijken zodat teamleden hun prestaties kunnen volgen.
  • Student: studenten hebben toegang tot cursussen, leerprogramma's en certificeringen die aan hen zijn toegewezen. Studenten kunnen door alle beschikbare cursussen bladeren met behulp van een catalogus en zich inschrijven voor cursussen, leerprogramma's of certificeringen.

Als beheerder kunt u gebruikers op drie manieren toevoegen:

  • Intern
  • Extern
  • Gebruikersgroepen

Eén gebruiker toevoegen

Gebruikers toevoegen:

  1. Meld u als beheerder aan bij Adobe Captivate Prime. 

  2. Klik op de startpagina op Gebruikers toevoegen. Op deze pagina kunt u een of meerdere gebruikers toevoegen met behulp van een CSV-bestand. U kunt ook een zelfregistratielink maken voor interne werknemers of een extern studentenprofiel aanmaken.

  3. Om één gebruiker toe te voegen, klikt u op Toevoegen in de rechterbovenhoek en kiest u de optie Enkele gebruiker.

    Eén gebruiker selecteren
    Eén interne gebruiker toevoegen

  4. In het dialoogvenster Gebruiker toevoegen voert u de gegevens van de student in. Kies in het veld Naam van manager de naam van een bestaande gebruiker in het systeem.

    Naam van manager toevoegen
    Dialoogvenster Gebruiker toevoegen

  5. Klik op Toevoegen om een nieuwe gebruiker aan Prime toe te voegen.  Nadat de gebruiker is toegevoegd, ontvangt hij/zij een verificatiemail.  De student activeert vervolgens zijn/haar account en kan Captivate Prime dan beginnen te gebruiken. Deze workflow is nuttig als u een beperkt aantal studenten aan uw Prime-account moet toevoegen. Maar als u alle werknemers van een grote organisatie wilt inschrijven, kunt u ze ook in een keer toevoegen. In het volgende gedeelte vindt u meer informatie.

Gebruikers in bulk toevoegen

Doorgaans werken organisaties met een HRMS (HR Management System) met daarin alle werknemersrecords zoals benoeming, locatie, datum van indiensttreding of werknemershiërarchie. U kunt deze gegevens in CSV-indeling exporteren. Volg de onderstaande stappen om een CSV te importeren:

  1. Klik op Toevoegen in de rechterbovenhoek en kies de optie Een CSV uploaden.

    Een CSV uploaden
    Een CSV uploaden om gebruikers in bulk toe te voegen

  2. De CSV die u uploadt bevat de velden, zoals hieronder weergegeven:

    CSV
    Structuur van de CSV

  3. Nadat u op de optie Een CSV uploaden hebt geklikt, wordt het volgende dialoogvenster weergegeven.

    Een CSV uploaden
    Dialoogvenster Een CSV uploaden

  4. Kies de CSV of sleep het bestand ernaartoe. Nadat u het bestand hebt gekozen, wijst u de gegevensvelden toe aan die in het CSV-bestand.  Klik op de toepasselijke keuzelijst en kies het juiste veld.

    Gegevensvelden toewijzen
    Velden in CSV toewijzen

  5. Klik op Opslaan om de gebruikers te importeren. Er wordt een bevestigingsbericht weergegeven.

    CSV opslaan
    Bevestigingsbericht voor geslaagde upload van de CSV

  6. De nieuwe gebruikers zijn nu toegevoegd aan uw Adobe Captivate Prime-account. Om de nieuwe gebruikers te selecteren, vinkt u het vakje naast de namen aan. 

    Gebruikers selecteren
    Nieuwe gebruikers toegevoegd

Opmerking:

Zie voor meer informatie de veelgestelde vragen over Gebruikers in bulk toevoegen.

Nadat u de gebruikers hebt geselecteerd, kunt u het volgende doen:

Een gebruiker registreren

Selecteer de gebruiker en klik op Acties in de rechterbovenhoek. Klik vervolgens op Registreren.

De geselecteerde gebruikers ontvangen een welkomstmail. Als de gebruikers een bestaand Adobe ID hebben, kunnen ze op deze link klikken.  Als ze nog geen bestaand Adobe ID hebben, kunnen ze op de welkomstlink klikken om een Adobe ID aan te maken en het aan hun Prime-account koppelen.

Een rol toewijzen

Nadat u studenten aan het Adobe Captivate Prime-account hebt toegevoegd, kunt u hun rollen wijzigen door op Acties te klikken in de rechterbovenhoek van de pagina. Kies de optie Rol toewijzen. Hier kunt u bepalen of u de student auteurs- of beheerderstoegang wilt geven. Nadat u een rol hebt toegewezen, heeft deze student auteurstoegang tot het account en kan deze modules toevoegen en cursussen maken. 

Een rol toewijzen
Een gebruiker een rol toewijzen

Een rol verwijderen

U kunt ook auteurs- en beheerderstoegang voor gebruikers verwijderen.  Selecteer een of meer studenten, klik op Acties en selecteer Rol verwijderen. Kies een optie, bijvoorbeeld Auteur verwijderen, zodat auteurstoegang voor de student wordt ingetrokken. 

Opmerking:

Het is niet mogelijk handmatig een beheerdersrol aan iemand in het systeem toe te wijzen.  Ze krijgen automatisch toegang tot het beheerdersdashboard wanneer een of meer werknemers onder hen worden toegevoegd.

Een gebruiker verwijderen

Om een gebruiker te verwijderen klikt u op Acties en kiest u Gebruiker verwijderen. Klik in het bevestigingsvenster op Ja om de verwijdering te bevestigen.

Bevestigingsbericht om een rol te verwijderen
Bevestigingsbericht om een gebruiker te verwijderen

Een gebruiker bewerken

Kies een gebruiker in de gebruikerslijst en klik erop.  Klik in de gebruikersinformatie op de knop Bewerken ().  Maak de benodigde wijzigingen in het dialoogvenster Gebruiker bewerken en klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Gebruiker bewerken
Dialoogvenster Gebruiker bewerken

Een zelfregistratielink maken

U kunt werknemers van uw organisatie ook in staat stellen zichzelf als student in te schrijven bij een Adobe Captivate Prime-account zonder uw hulp als beheerder. De beheerder kan een zelfregistratielink maken en deze met de werknemers delen. Zij kunnen zich dan bij Prime inschrijven met hun Adobe-gegevens.

Klik in de rechterbovenhoek op Toevoegen en kies vervolgens Zelfregistratie.

Zelfregistratie
Link maken voor zelfregistratie als student

Het dialoogvenster Zelfregistratieprofiel toevoegen wordt weergegeven.  Geef dit profiel een naam. Voeg vervolgens de naam van de manager toe.  Houd er rekening mee dat de manager al als student ingeschreven moet zijn bij Prime.

Profiel voor zelfregistratie toevoegen
Profiel voor zelfregistratie toevoegen

Nadat u op Opslaan hebt geklikt, wordt een URL gegenereerd die u met de studenten kunt delen. Zij kunnen op de URL klikken en zichzelf inschrijven.

Externe studenten inschrijven

In Adobe Captivate Prime kunt u ook registratielinks maken voor externe partners of agentschappen met beperkte toegang tot uw account en leermateriaal aan hen verstrekken.

Er zijn enkele verschillen tussen interne en externe registraties.

Interne gebruikers

Externe gebruikers

Aanmelden met uw Adobe ID of SSO-gegevens

Aanmelden met een e-mailadres

Gamification is beschikbaar

Gamification is niet beschikbaar

Studentenhiërarchieën zijn beschikbaar

Studentenhiërarchieën zijn niet beschikbaar

Volg de onderstaande stappen om externe gebruikers in te schrijven:

  1. Klik in het linkernavigatievenster op Extern.

    Klik op Extern
    Externe gebruikers inschrijven

  2. Klik rechtsboven op de pagina op Toevoegen.

  3. Voeg in het dialoogvenster Extern registratieprofiel toevoegen de volgende details toe:

    a.      De profielnaam van de partnerorganisatie.

    b.      Het e-mailadres van de manager van de partnerorganisatie.

    c.      Plaatslimiet voor externe inschrijving voor deze partner.

    d.      Vervaldatum als deadline voor nieuwe registraties voor deze groep.  Na de vervaldatum hebben alleen bestaande geregistreerde gebruikers toegang tot deze training.

    De gegevensvelden toewijzen
    Dialoogvenster Extern registratieprofiel toevoegen

    e.      Voer de volgende gegevens in het gedeelte Geavanceerde instellingen in:

                 i.     Aanmeldingsvereiste: geef een waarde in dagen op.  Studenten worden verwijderd als ze zich gedurende de bovenstaande periode niet aanmelden.

                 ii.     Toegestane domeinen: een lijst met e-maildomeinnamen op de witte lijst (door komma's gescheiden).

                 iii.     E-mailverificatie vereist: selecteer deze optie om e-mailverificatie voor studenten verplicht te maken.

    E-mailverificatie vereist
    Geavanceerde instellingen

  4. Wanneer u op Opslaan klikt, ziet u het volgende bevestigingsbericht. U moet de URL met uw externe partner delen.

    URL opslaan en met externe gebruikers delen
    URL om extern te delen

Een extern profiel inschakelen

Nadat een extern profiel is gemaakt, moet u de status ervan inschakelen.  Kies het gewenste profiel uit de lijst met externe profielen en zet de statusschakelaar op Aan.

Het externe profiel kiezen en de statusschakelaar op Aan zetten
Een extern profiel inschakelen

Hiermee wordt de link voor externe inschrijving geactiveerd. Er wordt automatisch een welkomstmail naar de partner gestuurd. U kunt de link ook kopiëren en delen door op het pictogram URL kopiëren () te klikken, of de welkomstmail nogmaals naar de partnerorganisatie sturen door op het e-mailpictogram () te klikken.

De partnermanager kan de link delen met de werknemers die aan de training in Prime moeten deelnemen. Wanneer ze op de link klikken, kunnen ze zichzelf inschrijven door enkele gegevens in te vullen om hun Prime-profiel aan te maken. Deze gebruikers worden niet samen met de interne werknemers weergegeven op het tabblad Studenten. Hun namen staan op het tabblad Externe studenten.

Een extern profiel pauzeren

Nadat u een externe gebruikersgroep aan Captivate Prime hebt toegevoegd, kunt u het registratieproces voor externe gebruikers ook onderbreken.  Wanneer u het pauzeert, wordt het registratieproces voor externe gebruikers geblokkeerd. Dit proces werkt echter alleen als de gebruikers zich nog niet hebben geregistreerd door de uitnodiging te accepteren.

Kies een groep of groepen, klik op Acties in de rechterbovenhoek van de pagina en klik op Pauzeren om de externe gebruikersgroepen te pauzeren.

Een extern profiel hervatten

U kunt de gepauzeerde status van een externe partner op elk moment intrekken en de normale services hervatten. Klik op Acties  in de rechterbovenhoek van de pagina en selecteer Hervatten.

De volgende statussen zijn van toepassing voor externe gebruikers:

  • Inactief: in deze status is de registratie van externe gebruikers verlopen.  Beheerders stellen de vervaldatum voor de externe gebruikers in wanneer ze deze toevoegen via de workflow Gebruiker toevoegen.
  • Actief: in deze status kunnen de externe gebruikers zich bij de Captivate Prime-toepassing registreren en zich bij de toepassing aanmelden. 
  • Pauzeren: in deze status is het registratieproces voor externe gebruikers geblokkeerd. Bestaande gebruikers kunnen zich echter nog steeds aanmelden.

Gebruikte plaatsen controleren

Klik in de lijst met externe profielen op Gebruikte plaatsen. U kunt het aantal toegevoegde studenten van de partnerorganisatie bekijken.

Gebruikte plaatsen
Gebruikte plaatsen controleren

Een gebruiker verwijderen

Kies een gebruiker en klik in de rechterbovenhoek op Acties > Gebruiker verwijderen.

Profiel wijzigen

Als u een gebruiker naar een ander extern profiel wilt verplaatsen, kiest u een gebruiker en klikt u in de rechterbovenhoek op Acties > Profiel wijzigen.  Kies een profiel uit de lijst met profielen en klik op Wijzigen.

Een rol toewijzen

Kies een gebruiker en klik in de rechterbovenhoek op Acties > Rol toewijzen > <role> maken. De gebruiker krijgt een nieuwe rol.

Een rol verwijderen

Kies een gebruiker en klik in de rechterbovenhoek op Acties > Rol verwijderen > <role> verwijderen. De geselecteerde rol wordt verwijderd uit de lijst met rollen die aan de gebruiker zijn toegewezen.

Gebruikersgroepen maken

Een gebruikersgroep is een verzameling gebruikers die tot een categorie behoren. Met gebruikersgroepen kunnen beheerders studenten in hun organisatie op basis van hun kenmerken selecteren en vervolgens leermateriaal aan hen toewijzen. Met behulp van deze gebruikersgroepen kunnen beheerders ook aangepaste logo's en catalogi aan studenten toewijzen en aangepaste rapporten over hun voortgang weergeven.

Om toegang te krijgen tot gebruikersgroepen klikt u in het linkerdeelvenster op Gebruikersgroepen.

Gebruikersgroepen
Gebruikersgroepen maken

Er zijn twee soorten groepen in Adobe Captivate Prime: Aangepast en Automatisch gegenereerd. Wanneer u studenten aan uw account toevoegt, worden bepaalde groepen automatisch aangemaakt op basis van gemeenschappelijke eigenschappen.

Klik op het tabblad Automatisch gegenereerd om de automatisch gemaakte groepen weer te geven.

Klik op het tabblad Automatisch gegenereerd
Automatisch gegenereerde groepen weergeven

U kunt zien dat er verschillende groepen zijn, zoals Alle interne gebruikers, Alle managers, en groepen op basis van de kostenplaats, afdeling en het team van de managers.

Naast de automatisch gegenereerde groepen kunt u ook aangepaste groepen maken. Klik in de rechterbovenhoek op Toevoegen om een nieuwe aangepaste groep toe te voegen. 

Klik op Toevoegen om een nieuwe aangepaste groep toe te voegen
Nieuwe aangepaste groep toevoegen

  1. Voer de naam en beschrijving voor de groep in.

  2. Voer de naam of het profiel van een gebruiker in het zoekveld in en selecteer gebruikers om deze toe te voegen.

  3. Klik op Meer gebruikers toevoegen om meer studenten toe te voegen.

  4. Klik op Opslaan om de gebruikersgroep te maken.

Deze aangepaste groep is nu aangemaakt en aan het profiel toegevoegd.  De gebruikersgroepen die u maakt zijn dynamisch van aard. Als er nieuwe gebruikers met vergelijkbare kenmerken worden toegevoegd, worden ze automatisch aan de gebruikersgroep toegevoegd.

Geavanceerde instellingen

Actieve velden

Beheerders kunnen met deze functie meer actieve velden toevoegen in aanvulling op de velden die tijdens gebruikersregistratie zijn verstrekt. 

Klik op Actieve velden op de gebruikerspagina. Studenten kunnen alleen kiezen uit de waarden die in de aangepaste waarden zijn opgegeven.

Actieve velden
Actieve velden

Velden configureren

Interne gebruikers

U kunt aangepaste waarden toevoegen voor gebruikersvelden voor interne gebruikers.

Volg deze stappen om aangepaste waarden toe te voegen:

  1. Klik op Waarden wijzigen voor een interne gebruiker. 

    Waarden wijzigen voor interne gebruikers
    Waarden wijzigen voor interne gebruikers

  2. Het dialoogvenster Waarden in aangepaste velden verschijnt.

    Dialoogvenster Waarden in aangepaste velden
    Dialoogvenster Waarden in aangepaste velden

  3. Selecteer de waarde die u wilt toevoegen in het keuzemenu Veld selecteren.

  4. Voer nieuwe waarden in het veld Nieuwe waarde in.

  5. Klik op Klaar

  6. Klik op Opslaan in de rechterbovenhoek om de wijzigingen op te slaan.

Externe gebruikers

Voeg aangepaste waarden toe die vergelijkbaar zijn met die voor interne gebruikers.

Waarden wijzigen voor externe gebruikers
Waarden wijzigen voor externe gebruikers

Instellingen

Gebruikersweergave

Als de optie Alleen lege velden weergeven op aanmeldpagina van student is ingeschakeld, ziet de gebruiker bij het aanmelden alleen de lege velden.

Lege velden weergeven
Lege velden weergeven

Met deze optie kan een beheerder beslissen of hij/zij de velden wilt weergeven of verbergen zodra ze zijn ingevuld.

Actieve velden in rapporten beperken

In Captivate Prime 27.7 worden twee nieuwe opties voor actieve velden geïntroduceerd: Rapporteerbaar en Exporteerbaar.

Opties in actieve velden
Opties in actieve velden

Voor CSV-velden en handmatig toegevoegde velden geldt dat als een actief veld is gemarkeerd als Rapporteerbaar, het actieve veld kan worden gezocht in een filter in een dashboardrapport.

Filters in een dashboardrapport
Filters in een dashboardrapport

Als een actief veld is gemarkeerd als Exporteerbaar, wordt het actieve veld weergegeven in het Excel-bestand wanneer u een Excel-rapport downloadt.

Deze opties worden voor zowel interne als externe actieve velden weergegeven.

U kunt alleen een aangepast actief veld verwijderen.

Aangepaste rollen

Voeg de gewenste velden aan uw gebruikersinformatie toe en klik op Opslaan. Nadat u de velden heeft toegevoegd, kunt u ook de beschikbaarheid van de velden controleren in het dialoogvenster Gebruikers bewerken

De velden met een vinkje komen uit de gegevensbron of CSV zoals te zien in het onderstaande voorbeeld. De beheerder kan deze velden bewerken door ze in of uit te schakelen. 

Waarden voor actieve velden in Captivate Prime

De waarden voor actieve velden worden als volgt opgehaald:

  1. De Captivate Prime-toepassing importeert metagegevens uit gegevensbronnen die aan uw account gekoppeld zijn. 
  2. Metagegevens die zijn vastgelegd uit het handmatig geïmporteerde CSV-bestand. 
  3. Studenten vullen metagegevens in wanneer ze zich aanmelden.
  4. Beheerder voert gegevens voor de gebruikers in. 

De Captivate Prime-toepassing maakt automatisch gebruikersgroepen van deze metagegevens. 

Aangepaste waarde toevoegen

U kunt een aangepaste waarde toevoegen voor gebruikersvelden in de velden Interne en Externe gebruiker.

Volg deze stappen om aangepaste waarden toe te voegen:

Opmerking:

Aangepaste velden kunnen worden toegevoegd en verwijderd. Ze zijn van toepassing op alle gebruikers. CSV-velden kunnen worden in- of uitgeschakeld. Ze worden alleen van kracht wanneer u CSV uploadt nadat u wijzigingen in de actieve velden heeft doorgevoerd. Alle interne actieve velden zijn van toepassing op alle typen interne gebruikers. Externe velden zijn alleen van toepassing op externe gebruikers. Als er een aangepast veld aanwezig is in CSV, wordt het bij de volgende upload automatisch naar een CSV-veld geconverteerd en ingeschakeld. 

Waarden voor CSV-velden

Als het selectievakje Selectie beperken is ingeschakeld, kunnen gebruikers alleen kiezen uit vooraf gedefinieerde velden voor CSV-velden.

Selectievakje Selectie beperken
Selectievakje Selectie beperken

Importlogboeken

In deze ruimte kunt u de CSV-importgeschiedenis bekijken voor de gebruikers die de beheerder via bulkimport heeft toegevoegd. U kunt ook op Toevoegen rechtsboven op de pagina klikken om gebruikers via CSV-upload toe te voegen.

Veelgestelde vragen

Nadat u een gebruiker hebt toegevoegd en een rol aan de gebruiker hebt toegewezen, kunt u de gebruiker registreren door de onderstaande stappen uit te voeren:

  1. Selecteer de gebruiker(s) en klik op Acties in de rechterbovenhoek. Klik vervolgens op Registreren.
  2. Klik in het pop-upvenster op Ja.

De geselecteerde gebruikers ontvangen een welkomstmail. Als de gebruikers een bestaand Adobe ID hebben, kunnen ze op deze link klikken.  Als ze nog geen bestaand Adobe ID hebben, kunnen ze op de welkomstlink klikken om een Adobe ID aan te maken en het aan hun Prime-account koppelen.

Studenten moeten op een van deze links in de e-mail klikken omdat Prime hiermee het account van de student verifieert.

Volg de onderstaande stappen om een gebruiker te bewerken:

  1. Klik in de lijst met gebruikers op de gebruiker waarvoor u de gegevens wilt bewerken.
  2. Klik op het potloodpictogram, zoals hieronder weergegeven.
Gebruikersgegevens bewerken
Gebruikersgegevens bewerken

Werk de velden bij in het dialoogvenster Gebruiker bewerken. Klik op Opslaan om de wijzigingen op te slaan.

Kies in de lijst met externe gebruikers de gebruiker die u wilt verwijderen. Klik in de rechterbovenhoek op Acties > Pauzeren.

Zie Een extern profiel pauzeren voor meer informatie.

Nadat u een profiel hebt gepauzeerd, wordt de status van het externe profiel als Gepauzeerd weergegeven.

Adobe-logo

Aanmelden bij je account