Volledige installatie- en configuratie-instructies voor een nieuwe implementatie van het product Adobe Sign in Microsoft Dynamics CRM.

Overzicht

Adobe Sign biedt een plug-and-play integratieoplossing met Microsoft Dynamics CRM. Deze integratie heeft de volgende voordelen:

  • Een sneller quote-to-cash-proces door overeenkomsten, zoals contracten en verkoopdocumenten, vanuit Dynamics met één muisklik te verzenden.
  • Gegevens uit Dynamics-entiteiten, zoals accounts en contactpersonen, worden automatisch samengevoegd in overeenkomsten en de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens worden teruggestuurd naar Dynamics.
  • Ontvangers kunnen gemakkelijk altijd en overal ondertekenen op elk apparaat.
  • Voor ondertekening verzonden documenten kunnen vanuit Dynamics worden bijgehouden.
  • Geen handmatige stap tijdens het gehele proces.

 

Deze versie (v7) van het pakket is alleen beschikbaar voor Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 en latere versies.

Raadpleeg de installatiehandleiding voor v6 als u de volgende versies gebruikt:

  • Dynamics CRM 2016 Online en On-Premise
  • Dynamics 2015 Update 2
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4

 U kunt het Adobe Sign voor MS Dynamics v6-pakket hier downloaden.

 

Dit document is gericht op gebruikers met een nieuwe installatie van Adobe Sign. Als de oplossing al is geïnstalleerd en u wilt upgraden naar de meest recente versie, raadpleegt u de Upgradegids.


Vereisten

  • Controleer of de juiste gebruikers-id (e-mailadres) als beheerder is aangesteld in het Adobe Sign-systeem
  • Vermeld alle persoonlijke domeinen die uw gebruikers in hun e-mailadressen kunnen gebruiken (geen openbare domeinen zoals gmail.com, yahoo.com, enz.)
  • Maak een lijst van alle gebruikers in het Adobe Sign-systeem die uw persoonlijke domeinen kunnen gebruiken
    • Daarna dient u wellicht aan te vragen of geldige gebruikers naar uw aan CRM gekoppeld Adobe Sign-account kunnen worden verplaatst
    • Het is van groot belang dat het e-mailadres van de gebruiker in Adobe Sign overeenkomt met het primaire e-mailadres van de CRM-gebruiker. Indien dit niet het geval is, moet het Adobe Sign-e-mailadres worden gewijzigd.

 

De volgende elementen zijn belangrijk in de Dynamics-omgeving:

  • Licenties – Aan Adobe Sign-gebruikers en -beheerders moet een CRM Cal-licentiemetlees-en schrijfrechten worden verleend.
  • Bestandslimieten – U kunt de maximale grootte voor geüploade bestanden configureren in CRM (de standaardwaarde is 5 MB). Gebruikers krijgen een foutmelding als ze proberen bestanden toe te voegen die groter zijn dan de ingestelde waarde.
    • Als de ondertekende PDF groter is dan de ingestelde waarde, kan het bestand niet worden gekoppeld aan de bovenliggende (of toegewezen) entiteit.

Het pakket downloaden

U kunt het huidige Adobe Sign voor MS Dynamics 365 Online-pakket uit de Microsoft Store downloaden.

Het Adobe Sign for MS Dynamics On-Premises-pakket kan van de Adobe Sign-integratiepagina worden gedownload.

De Adobe Sign-integratiepagina biedt ook toegang tot opmerkingen bij de release, een overzicht van de bekende problemen en aanvullende informatie over installatie-/gebruikershandleidingen. Met vragen over of problemen tijdens het installatieproces kunt u terecht bij uw Customer Success Manager.

Het pakket installeren

Het Microsoft Dynamics On-Premises-pakket installeren

Meld u aan als beheerder bij uw Dynamics CRM-omgeving

  • Ga naar Instellingen > Oplossingen
Ga naar Hoofdmenu > Instellingen > Oplossingen

Het scherm Alle oplossingen wordt geladen:

  • Klik op het pictogram Importeren
Het pictogram Importeren

De pagina Oplossingspakket selecteren wordt geladen:

  • Blader naar het Adobe Sign v7-zipbestand dat u hebt gedownload
  • Klik op Volgende
Blader naar het binaire bestand van Adobe Sign v5

De pagina Informatie over oplossing wordt geladen:

  • Klik op Volgende
Pagina Informatie over oplossing

De pagina Opties voor importeren wordt geladen:

  • Zorg ervoor dat de optie Eventuele SDK-berichtverwerkingsstappen inschakelen... geactiveerd is
  • Klik op Importeren
Pagina Opties voor importeren

De pagina Oplossing wordt geïmporteerd wordt geladen en het pakket wordt geïmporteerd.

Dit proces kan een paar minuten duren. Wanneer het proces is voltooid, verschijnt een bevestiging.

  • Klik op Sluiten
Het geïmporteerde pakket

Het Microsoft Dynamics Online-pakket installeren

De onlineversie van het pakket wordt geïnstalleerd vanuit Microsoft AppSource:

  • Meld u aan bij Dynamics als Dynamics-beheerder
  • Ga naar: Instellingen > Beveiliging > Gebruikers
8_nav_to_settings-security
  • Selecteer de gebruiker aan wie u toegang wilt geven om het pakket te installeren en klik vervolgens op Promoveren tot beheerder
4Promote to Admin
  • Ga naar: Instellingen > Oplossingen > Marketplace-optie
10_nav_to_marketplace
  • Zoek naar Adobe in het zoekvak in de rechterbovenhoek van het AppSource-venster
  • Klik op de koppeling Nu downloaden.
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Schakel het selectievakje in om Microsoft toestemming te geven accountgegevens te gebruiken of te delen en klik op Doorgaan
    • U gaat naar een nieuwe voorwaarden- en privacypagina
7one_more_thing_-rebranded
  • Doe het volgende op de voorwaarden- en privacypagina:
    • Selecteer de juiste Dynamics-organisatie om Adobe Sign op toe te passen (als u er meer dan één hebt)
    • Ga akkoord met de juridische voorwaarden en privacyverklaring van Microsoft
    • Klik op de knop Akkoord
  • U gaat naar de statuspagina, en de installatie wordt automatisch gestart
    • U moet de pagina vernieuwen om de status bij te werken
  • Nadat het pakket is geïnstalleerd, wordt het weergegeven in Oplossingen onder Instellingen.

Opmerking:

Als er al een eerder Adobe Sign voor Dynamics-pakket is geïnstalleerd, wordt een upgrade naar de nieuwe versie uitgevoerd.

8Approve MS

Configuratie na de installatie (vereist)

De integratiesleutel installeren

Voor nieuwe installaties dient een integratiesleutel gegenereerd te worden in Adobe Sign die vervolgens moet worden ingevoerd in Dynamics. Deze sleutel is de toegangstoken waarmee Adobe Sign en Dynamics geauthenticeerd worden, zodat ze op een vertrouwelijke manier informatie kunnen uitwisselen.

Een integratiesleutel genereren in Adobe Sign:

  • Meld u aan als beheerder bij uw Adobe Sign-account
  • Ga naar Account > Adobe Sign-API > API-informatie
  • Klik op de koppeling integratiesleutel in het midden van de pagina
Navigeer naar Account > Persoonlijke voorkeuren > Toegangstokens

Opmerking:

Als u de koppeling integratiesleutel niet ziet, vraagt u uw Succes Manager of het ondersteuningsteam van Adobe Sign te controleren of u zich in het juiste kanaal bevindt. 

De interface Integratiesleutel maken wordt geladen:

Geef een intuïtieve naam op voor uw sleutel (bijv. Dynamics CRM)

Voor de integratiesleutel moeten de volgende elementen zijn ingeschakeld:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
De interface Integratiesleutel maken
  • Klik op Opslaan wanneer de sleutel is geconfigureerd.

 

De pagina Toegangstokens verschijnt met de sleutels die zijn ontworpen in uw account.

  • Klik op de sleuteldefinitie die voor Dynamics CRM is gemaakt
    • De koppeling Integratiesleutel verschijnt boven aan de definitie.
  • Klik op de koppeling Integratiesleutel
De koppeling Integratiesleutel

De integratiesleutel verschijnt:

  • Kopieer deze sleutel en sla deze op een veilige plaats op voor de volgende stap
  • Klik op OK
De integratiesleutel

De integratiesleutel installeren in Dynamics CRM:

Meld u aan als beheerder bij uw Dynamics CRM-omgeving

  • Ga naar Hoofdmenu > Adobe Sign > Beheerinstellingen
Ga naar Hoofdmenu > Adobe Sign > Globale instellingen

De pagina Beheerinstellingen van Adobe Sign wordt geladen:

  • Plak uw integratiesleutel in het veld Integratiesleutel
  • Klik op Sleutel valideren op het lint
De Adobe Sign-configuratiepagina

Na een paar seconden wordt de pagina vernieuwd en verschijnt de melding dat u bent aangemeld bij Adobe Sign. Ook de gebruikte integratiesleutel wordt getoond.

  • Het veld Integratiesleutel wordt vergrendeld
  • De knop Sleutel valideren verandert in Sleutel verwijderen
De Adobe Sign-configuratiepagina


Controleren of oude formulierweergave is uitgeschakeld

Oude formulierweergave moet worden uitgeschakeld om Adobe Sign te kunnen gebruiken. Dat doet u als volgt:

  • Ga naar Instellingen > Beheer
Ga naar Hoofdmenu > Instellingen > Beheer
  • Klik op Systeeminstellingen
Systeeminstellingen

De pagina Systeeminstellingen wordt geladen.

  • Zorg ervoor dat de optie Oude formulierweergave gebruiken is ingesteld op Nee
  • Klik op OK
De pagina Systeeminstellingen

Activiteitsfeeds inschakelen op Adobe-overeenkomst

Door de activiteitsfeed voor het object adobe_agreement in te schakelen, kan Adobe Sign de gebeurtenissen van de overeenkomst bijwerken in de sectie Berichten van de overeenkomstrecord en de CRM-records die het hoofdobject waren voor de overeenkomst (contactpersonen, accounts, etc.).

  • Ga naar Instellingen > Configuratie van activiteitsfeeds
Ga naar Mail > Instellingen > Configuratie van activiteitsfeeds

De pagina Berichtconfiguraties wordt geladen:

1. Klik op Vernieuwen om alle configuraties te laden

2. Klik op de record adobe_agreement om deze te selecteren en klik daarna op Activeren

Pagina Berichtconfiguraties

Het pop-upvenster Activering berichtconfiguratie bevestigen verschijnt

  • Klik op Activeren
Het pop-upvenster Activering berichtconfiguratie bevestigen

De melding "Publiceer…" verschijnt

  • Klik op OK
De melding "Publiceer…" verschijnt

U gaat terug naar de pagina Berichtconfiguraties

  • Klik op de puntjes () om de verborgen opties te openen
  • Klik op Alle aanpassingen publiceren
Pagina Berichtconfiguraties

Adobe Sign implementeren voor gebruikers door beveiligingsrollen toe te wijzen

Voor elke Dynamics-gebruiker die Adobe Sign zal gebruiken, moet de beveiligingsrol zijn geconfigureerd in de Dynamics-omgeving.

De beveiligingsrollen zijn:

  • Adobe Sign-lezer – Gebruikers kunnen overeenkomstrecords alleen lezen.
  • Adobe Sign-gebruiker – Gebruikers kunnen werken met overeenkomsten en andere toepassingsentiteiten. Met deze rol kan de gebruiker enkel zijn eigen records zien en heeft hij gebruikersmachtigingen voor ingebouwde CRM-records zoals contactpersonen, accounts, leads, opportunities, orders, facturen en offertes.
  • Adobe Sign-beheerder – Deze rol biedt extra privileges in aanvulling op de Adobe Sign-gebruikersrol, zoals het aanpassen van globale instellingen, het migreren van gegevens en inzicht in alle overeenkomsten in de hele toepassing.

De beveiligingsrollen configureren:

  • Ga naar Instellingen > Beveiliging
Ga naar Hoofdmenu > Instellingen > Beveiliging

De pagina Beveiliging wordt geopend

  • Selecteer Gebruikers
De pagina Beveiliging

De pagina Ingeschakelde gebruikers wordt geladen

  • Selecteer alle gebruikers aan wie u een type beveiligingsrol wilt toewijzen
  • Klik op Rollen beheren
De pagina Ingeschakelde gebruikers

Het pop-upvenster Gebruikersrollen beheren verschijnt

  • Selecteer de gebruikersrol die u wilt definiëren voor deze gebruikers
  • Klik op OK
Het pop-upvenster Gebruikersrollen beheren

Optionele configuraties

Adobe Sign-beheerinstellingen

De pagina Adobe Sign-beheerinstellingen biedt toegang tot de beheergereedschappen voor het maken van sjablonen, het toewijzen van gegevens en het maken van aangepaste workflows. U kunt ook optionele instellingen gebruiken om de gebruikerservaring aan te passen.  

Naar de instellingen gaan:

  • Ga naar Adobe Sign > Beheerinstellingen
Ga naar Hoofdmenu > Adobe Sign > Globale instellingen

De pagina Beheerinstellingen van Adobe Sign wordt geladen met vijf verschillende secties met functionele gereedschappen:

A. Adobe Sign-account – De integratiesleutel die de Dynamics-omgeving aan de Adobe Sign-servers koppelt

B. Aan de slag-controlelijst – Een controlelijst met de mijlpalen voor installatie

C. Beheerinstellingen – De gereedschappen die beheerders vaak moeten gebruiken

D. Optionele onderdelen – Automatische functies die vaak maar één keer worden ingesteld en van kracht blijven

E. Bronnen – Online toegang tot de vaak gebruikte documenten en toegang tot het systeem voor ondersteuningstickets

admin_settings_page-marked

Adobe Sign-account

In deze sectie wordt specifiek de koppeling tussen de Dynamics-omgeving en de Adobe Sign-servers besproken.

De sleutel kan op elk gewenst moment worden verwijderd om de verbinding met de Adobe Sign-services te verwijderen.

 

Aan de slag-controlelijst

In deze sectie wordt de voortgang van de installatie gemeten aan de hand van de belangrijkste configuratiepunten:

  • Adobe Sign activeren en instellen – Controleert of de integratiesleutel goed geïnstalleerd is
  • Eerste gegevenstoewijzing instellen – Controleert of de eerste gegevenstoewijzing is opgeslagen
  • Eerste sjabloon instellen – Controleert of de eerste sjabloon is opgeslagen


Beheerinstellingen

Veelgebruikte gereedschappen waarmee beheerders de waarde van de Adobe Sign-service kunnen verhogen:

  • Nieuwe gegevenstoewijzing maken – Hiermee opent u de interface Nieuwe gegevenstoewijzing
  • Nieuwe overeenkomstsjabloon maken – Hiermee opent u de interface Nieuwe overeenkomstsjabloon
  • Gebruikerstoegang wijzigen – Een snelkoppeling naar de pagina Ingeschakelde gebruikers waar u de gebruikersrollen kunt beheren
  • Een nieuwe workflow maken – Hiermee opent u de interface Proces maken


Optionele onderdelen

  • Automatische gebruikerstoewijzing inschakelen – Als deze optie is ingeschakeld, kunnen nieuwe gebruikers die toegang hebben tot de Adobe Sign-entiteit bij het eerste gebruik automatisch een gebruiker toewijzen aan het Adobe Sign-systeem.  Deze toewijzing is gebaseerd op het primaire e-mailadres van gebruikers, niet op de gebruikersnaam, en wordt uitgevoerd op de achtergrond, zonder dat de gebruiker of accountbeheerder nog iets moet doen.

Opmerking:

Nieuwe gebruikers die automatisch geïncorporeerd worden in Adobe Sign, krijgen een willekeurig wachtwoord. Omdat de integratie verloopt als een geverifieerd proces via API, is er geen functioneel probleem in de Dynamics-omgeving. Als de gebruiker zich echter rechtstreeks wil aanmelden bij Adobe Sign, moet hij eerst zijn wachtwoord opnieuw instellen via de koppeling "Ik ben mijn wachtwoord vergeten" op de hoofdpagina van Adobe Sign. 

  • Ondertekende documenten aan overeenkomsten toevoegen Entiteit – Met deze optie wordt een PDF-kopie van het voltooide document teruggestuurd naar Dynamics, gekoppeld aan de overeenkomstrecord (in de sectie Notities). Dit is een kopie van het gezaghebbende origineel, dat op de Adobe Sign-server blijft behouden.
  • Gecombineerde audittrail inschakelen met ondertekende overeenkomst – Als deze optie is ingeschakeld, wordt een PDF van de Adobe Sign-audittrail toegevoegd aan de overeenkomstrecord (in de sectie Notities) als de overeenkomst is ondertekend/voltooid. De audittrail bevat een expliciete opsomming van de overeenkomstgebeurtenissen (bekeken, ondertekend, gedelegeerd, etc.), de tijdlijn van deze gebeurtenissen en het IP-adres waar de gebeurtenissen zijn uitgevoerd.
  • Documentvoorbeelden tonen – Met deze optie wordt een afbeelding van het ondertekende/voltooide document aan de record toegevoegd, zodat het gemakkelijk kan worden bekeken zonder dat er een PDF gedownload en geopend moet worden. Deze afbeelding wordt onder aan de overeenkomstrecord geïnstalleerd.
  • LinkedIn Sales Navigator inschakelen – Als deze optie is ingeschakeld, ziet u het deelvenster LinkedIn Sales Navigator op de pagina Nieuwe overeenkomst. Deze interface biedt de gebruiker de mogelijkheid om zijn of haar individuele LinkedIn-account te configureren en de LinkedIn-informatie zichtbaar te maken voor alle geselecteerde ontvangers die aan de overeenkomst zijn toegevoegd.

U hebt de Team of Enterprise Edition van LinkedIn Sales Navigator nodig om deze functie in te schakelen.

Opmerking:

De LinkedIn Sales Navigator is een afzonderlijke service die u apart van de Adobe Sign-service dient aan te schaffen.

De LinkedIn Sales Navigator is een premium betaalservice, maar u kunt een gratis demo proberen.


Bronnen

Een overzicht van de meest gebruikelijke hulpbronnen:


De integratiesleutel verwijderen/intrekken

Als u de actuele integratiesleutel uit uw Dynamics-installatie moet verwijderen, gaat u naar de algemene instellingen op de configuratiepagina van Adobe Sign. Door de sleutel te verwijderen, verdwijnt de vertrouwensrelatie tussen Dynamics CRM en Adobe Sign, waardoor alle nieuwe transacties en updates voor bestaande transacties worden stopgezet. Als de sleutel verwijderd is, kan deze op elk moment opnieuw worden toegepast, zodat de twee systemen opnieuw met elkaar kunnen werken.

De sleutel verwijderen:

  • Ga naar Adobe Sign > Beheerinstellingen
  • Klik op Sleutel verwijderen op het lint
De knop Sleutel verwijderen

Een sleutel verwijderen is niet hetzelfde als een sleutel intrekken. Het intrekken van een sleutel gebeurt in Adobe Sign, en zorgt ervoor dat die sleutel nooit meer gebruikt kan worden in Adobe Sign.

Een sleutel intrekken:

Meld u aan als beheerder bij uw Adobe Sign-account

  • Ga naar Account > Persoonlijke voorkeuren > Toegangstokens
  • Klik op de sleuteldefinitie voor de integratiesleutel die u wilt intrekken
    • De koppeling Intrekken verschijnt
  • Klik op Intrekken
De koppeling Intrekken
  • Klik op Ja bij de aanwijzing

Gegevens toewijzen

Gegevenstoewijzingen definiëren om formulieren in te vullen en Dynamics bij te werken

Door gegevenstoewijzing wordt het genereren van uw overeenkomsten aanzienlijk verbeterd en bent u er zeker van dat de velden in het document de juiste inhoud bevatten, zonder dat er een menselijke fout kan zijn gemaakt, omdat de veldwaarden rechtstreeks uit Dynamics CRM worden gehaald.

Bovendien kan gegevenstoewijzing nieuwe inhoud uit voltooide overeenkomsten terug naar Dynamics sturen, waardoor waardevolle updates van uw CRM mogelijk zijn zonder handmatig gegevens te moeten manipuleren.  


Een snelle opmerking met betrekking tot formulieren/tekstlabels

Voor een succesvolle toewijzing zijn vooraf gemaakte formulieren met gedefinieerde veldnamen nodig, zodat u het CRM-veld op logische wijze aan het Adobe Sign-formulierveld kunt koppelen. 

Hieronder ziet u ter illustratie een eenvoudig formulier. De velden worden gedefinieerd door de accoladeparen aan weerszijden (die de breedte van het veld bepalen) en de veldnaam (de reeks tekens tussen de accolades). 

Voorbeeld van formuliervelden

Tekstlabels kunnen aanvullende argumenten bevatten naast de naam, zoals validaties, berekeningen en normale expressies. Een gedetailleerde uitleg over de opbouw van een formulier vindt u hier. Zo kunt u de kwaliteit van de tijdens het ondertekeningsproces verzamelde gegevens drastisch verbeteren.

Opmerking:

De functie voor het verkorten van tekstlabels kan erg handig zijn tijdens het maken van formulieren en het toewijzen van velden, omdat er zo een veldnaamconventie wordt gemaakt die in elk document terugkeert (bovendien bespaart de functie u tijd omdat het formele label niet telkens opnieuw gemaakt hoeft te worden). Zo wordt gegevenstoewijzing over meerdere formulieren aanzienlijk verbeterd, en hebt u een goede basis voor toekomstige formulieren.

Het is ook mogelijk om formulieren in PDF-indeling te maken.

 

Een gegevenstoewijzingssjabloon definiëren

U kunt gegevenstoewijzingen op twee manieren configureren.

De eerste optie is om te navigeren naar Adobe Sign > Gegevenstoewijzing

Ga naar Hoofdmenu > Adobe Sign > Gegevenstoewijzing

Dan wordt de pagina Gegevenstoewijzingen geladen met een lijst met alle bestaande gegevenstoewijzingen die u kunt bekijken, bewerken of verwijderen.

  • Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek om de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing te openen
De pagina Toewijzingssjabloon actieve overeenkomsten

 

De tweede optie is om te klikken op de koppeling Nieuwe gegevenstoewijzing maken op de pagina Beheerinstellingen.

Met deze koppeling slaat u de lijst met alle gegevenstoewijzingen over en wordt de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing meteen geopend.

 

Het laden van de pagina Nieuwe gegevenstoewijzing kan een paar minuten duren. Wanneer het veld Entiteit uitgevouwen wordt, is de pagina helemaal geladen.

1. Geef een intuïtieve naam voor de gegevenstoewijzing op.

2. Stel deze gegevenstoewijzing desgewenst in als de standaardtoewijzing die voor deze entiteit moet worden gebruikt.

3. Selecteer de CRM-entiteit in de vervolgkeuzelijst.

  • Zo beperkt u de beschikbare toewijzingsvelden tot uitsluitend de gedefinieerde entiteit.
  • Een entiteit kan meerdere gegevenstoewijzingen hebben.
  • Zodra de entiteitswaarde is ingesteld, kan deze niet worden gewijzigd.
Pagina Gegevenstoewijzing

 

Zodra de waarde van Entiteit is ingesteld, worden de gereedschappen voor gegevenstoewijzing weergegeven:

data_mappings_tools


De Dynamics CRM-velden aan de Adobe Sign-veldnamen koppelen

U kunt nu beginnen met het maken van relaties tussen Dynamics CRM-veldnamen en de door u gedefinieerde formulierveldnamen van Adobe Sign. Gegevenstoewijzingen worden geconfigureerd op basis van de manier waarop de gegevensstromen:

  • CRM-GEGEVENS TOEWIJZEN AAN ADOBE SIGN-OVEREENKOMST: Velden op uw formulier worden vooraf ingevuld op basis van veldwaarden die aan de gedefinieerde Dynamics-entiteit zijn gekoppeld.
    • Er kan een “hunt-groep” met alternatieve CRM-veldwaarden gemaakt worden waarmee het formulierveld in Adobe Sign ingevuld kan worden. Elk lid van de groep wordt achtereenvolgens geprobeerd totdat een waarde die niet gelijk is aan nul wordt gevonden en ingevoegd. (Zie verderop)
  • ADOBE SIGN-OVEREENKOMST TOEWIJZEN AAN CRM-GEGEVENS: De lege velden van de Dynamics-entiteit worden ingevuld op basis van formulierveldwaarden die zijn verkregen door middel van het ondertekeningsproces (na voltooiing van de overeenkomst).
    • Adobe Sign vult standaard geen nieuwe waarde in in een CRM-veld met inhoud.
    • De relatie kan op de gegevenstoewijzing worden gedefinieerd om de inhoudsbeveiliging te overschrijven en bestaande veldwaarden te vervangen door nieuwe inhoud uit het ondertekende formulier.


Gegevenstypen

Adobe Sign-gegevenstoewijzing ondersteunt de volgende gegevenstypen:

  • Tekst – Tekstformuliervelden worden ondersteund als één tekstregel in CRM.
  • Booleaans (twee opties) – Selectievakjes worden ondersteund voor booleaanse CRM-velden.

○ Als formuliervelden van het type vervolgkeuzelijst of keuzerondje voor booleaanse CRM-velden worden gebruikt, bestaat het risico dat de toewijzing van CRM naar Adobe Sign mislukt. Toewijzing van Adobe Sign naar CRM werkt nog wel

  • Optieset – Formuliervelden van het type vervolgkeuzelijst en keuzerondje worden ondersteund voor CRM-optiesetvelden.


Velden koppelen (CRM-Gegevens aan Adobe Sign-overeenkomst):

  • Selecteer het CRM-veld in het keuzemenu Kenmerk
  • Typ de naam van een Adobe Sign-formulierveld in het invoervak Overeenkomstveld
  • (Optioneel) Selecteer Toewijzing in omgekeerde richting toevoegen als u deze velden ook wilt koppelen als ze worden toegewezen van Adobe Sign naar CRM
  • (Optioneel) Selecteer Overschrijven als u wilt dat de bestaande inhoud in het CRM-veld genegeerd wordt en er verplicht nieuwe inhoud uit het Adobe Sign-veld in het veld wordt ingevuld.
  • Klik op Toevoegen

De nieuwe veldrelatie wordt gedurende enkele seconden verwerkt, daarna verschijnt de relatie onder de configuratie-instellingen.

Beide gegevenstoewijzingsvelden worden getoond

Als u ervoor hebt gekozen om de omgekeerde richting toe te voegen, dan verschijnt de nieuwe relatie ook in de Adobe Sign naar CRM-configuratievelden.

Als u ervoor hebt gekozen om de inhoudsbeveiliging te Overschrijven, dan ziet u dat in de relatierecord.


Velden koppelen (Adobe Sign-overeenkomst aan CRM-gegevens):

Het proces voor discrete toewijzing van Adobe naar CRM is hetzelfde als het zojuist beschreven proces, maar er is geen optie om toewijzing in omgekeerde richting toe te voegen.


Toegewezen relaties verwijderen

U kunt elke toegewezen relatie verwijderen door de de muis boven de relatierecord te houden en op de knop Verwijderen uiterst rechts te klikken

Een relatie verwijderen

Alternatieve veldtoewijzingsrelaties (hunt-groep)

Als u een veld in een Adobe Sign-formulier definieert dat ingevuld kan worden door verschillende CRM-velden, kunt u een gerangschikte lijst (hunt-groep) maken met CRM-kenmerken waarmee geprobeerd zal worden het Adobe Sign-formulier in te vullen.

U kunt bijvoorbeeld het CRM-veld Eerstetoewijzen aan een formulierveld met de naam Voornaam en vervolgens ook het CRM-veld Yomi Voornaam toewijzen aan dezelfde veldnaam in het formulier. De toepassing zal eerst proberen inhoud in te vullen uit het veld Voornaam, en als er geen inhoud wordt gevonden, wordt geprobeerd inhoud uit het veld Yomi Voornaam te gebruiken. Als er in geen enkel element van de hunt-groep inhoud gevonden wordt, dan wordt het veld leeg gelaten.

De hunt-groep definiëren:

  • Maak een CRM naar Adobe Sign-relatie tussen uw primaire CRM-kenmerk en de veldnaam in het Adobe Sign-formulier.
  • Zodra de eerste record geïmplementeerd is, wijzigt u het CRM-kenmerk in het secundaire CRM-kenmerk en voegt u die relatie toe. 
  • Klik op OK bij de vraag of u de alternatieve toewijzing wilt maken

 

Nadat de record in het systeem is bijgewerkt, ziet u dat de records gewijzigd zijn en er een voorvoegsel vóór het entiteitskenmerk is toegevoegd:

  • # verschijnt vóór het primaire kenmerk/standaardkenmerk.   Dit veld wordt altijd als eerste gecontroleerd op inhoud.
  • Opeenvolgende relaties krijgen het nummer 1-N. De eerste alternatieve veldrelatie wordt aangegeven door (1) en zal altijd als eerste alternatieve veld worden gecontroleerd.  (2) is het tweede alternatieve veld, enzovoort. 
huntgroup-575

Bijlagen toevoegen aan verwante entiteiten

Wanneer een overeenkomst volledig is ondertekend en uitgevoerd, maakt Adobe Sign een PDF-kopie van het document en een audittrail van het ondertekeningsproces. Deze documenten kunnen als PDF-bestand worden toegevoegd aan elke andere CRM-entiteit die is gekoppeld aan de hoofdentiteit van de sjabloon.

In de sectie ONDERTEKENDE OVEREENKOMST EN AUDITTRAIL TOEWIJZEN AAN CRM-ENTITEIT van de sjabloonpagina zijn in de vervolgkeuzelijst twee Documenttypen beschikbaar:

  • Ondertekende PDF – De volledige tekst van het ondertekende document. Dit is een kopie van het gezaghebbende origineel dat behouden blijft op de servers van Adobe Sign.
  • Audittrail – Een volledig overzicht van alle belangrijkste gebeurtenissen (ondertekening, delegering, etc.) en de bijbehorende metagegevens (tijd/datum, IP-adres, etc.)

U kunt een of beide bestanden aan elke gerelateerde entiteit toevoegen, maar u moet ze expliciet en apart toewijzen.

Een bijlage toewijzen:

  • Selecteer het gewenste Documenttype in de keuzelijst
  • Selecteer de entiteit waarnaar u het document wilt sturen in de keuzelijst Aan CRM-record koppelen.
    • Alleen entiteiten waarvoor een relatie tot de hoofdentiteit is gedefinieerd, verschijnen in de lijst
  • Klik op Toevoegen 

De bijlagerelaties worden vermeldbij deconfiguratie-instellingen.

Keuzelijst met entiteitopties


Een bijlage verwijderen

Om een record te verwijderen, beweegt u met de muis over de record en klikt u op het pictogram Verwijderen uiterst rechts.

Een record verwijderen

Overeenkomstsjablonen

Aangepaste sjablonen voor veelvoorkomende handelingen maken

Als Adobe Sign-beheerder in de Dynamics-omgeving hebt u de bevoegdheid om overeenkomstsjablonen te maken die ervoor zorgen dat de meeste overeenkomstvelden vooraf worden geconfigureerd, dat bestandsbijlagen worden toegevoegd en dat de betreffende overeenkomst aan de relevante gegevenstoewijzing wordt gekoppeld.

De sjablonen zijn aan een Dynamics-entiteit gekoppeld en worden beschikbaar voor overeenkomsten die vanuit die entiteit worden verzonden wanneer ze als Actief zijn gemarkeerd.

21Pick Template-edited

Opmerking:

Gegevenstoewijzingen vormen de kern van overeenkomstsjablonen en moeten zijn gedefinieerd voordat de overeenkomstsjabloon wordt geconfigureerd. 

Net als bij Gegevenstoewijzing zijn er twee manieren om een nieuwe overeenkomstsjabloon te configureren:

De eerste optie is om te navigeren voor: Adobe Sign > Overeenkomstsjablonen

navigate_to_agreementtemplates

 

De pagina Overeenkomstsjablonen wordt geladen met alle bestaande sjablonen die u kunt weergeven, bewerken of verwijderen.

  • Klik op +Nieuw in de linkerbovenhoek van het scherm om een nieuwe sjabloon te beginnen.
agreement_templateslist

 

De tweede optie is om te klikken op de koppeling Nieuwe overeenkomstsjabloon maken op de pagina Beheerinstellingen.

Met deze koppeling slaat u de lijst met alle overeenkomstsjablonen over en wordt de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon meteen geopend.

 

Als de pagina Nieuwe overeenkomstsjabloon wordt geopend:

  • Typt u een duidelijke naam voor de sjabloon, zodat gebruikers weten wanneer ze deze moeten gebruiken
  • Geeft u op aan welke entiteit de sjabloon moet worden gekoppeld.
    • De entiteit kan later niet worden gewijzigd
    • Zodra de entiteit is geselecteerd, wordt de sjabloon opgeslagen en wordt de volledige overeenkomst geladen
new_agreement_template

 

De overeenkomstsjabloon is onderverdeeld in zes secties die elk bewerkbare waarden bevatten die u kunt configureren als u een voorspelbaar gebruikspatroon hebt.

  • Sjabloondetails – Definieert de relatie tussen de belangrijkste objecten als de sjabloon actief is
  • Ontvangerslijst – Maakt een vooraf geconfigureerd ondertekeningspad voor de sjabloon mogelijk
  • Berichtdetails – De naam van de overeenkomst en de algemene boodschap
  • Bestanden bijvoegen – De bestanden of documenten die u ter ondertekening of goedkeuring wilt verzenden
  • Overeenkomstopties – Meerdere instellingen die u controle over de overeenkomst geven
  • Beveiligingsopties – De standaard beveiligingsinstellingen


Sjabloondetails

Bij de sjabloondetails ziet u de relatie tussen de sjabloon, de entiteit en de gegevenstoewijzing voor deze sjabloon.

template_-_details

De naam van de sjabloon wordt in een groot lettertype bovenaan weergegeven

  • Sjabloonnaam – De naam van de sjabloon. Dit is de naam die boven aan de pagina wordt weergegeven
  • Primaire entiteit – Sjablonen zijn aan één entiteit in Dynamics gekoppeld. De gedeclareerde entiteit is de enige entiteit waardoor deze sjabloon wordt weergegeven
    • Deze waarde wordt vergrendeld wanneer de overeenkomst is gemaakt
  • Gegevenstoewijzing – De naam van de gegevenstoewijzing die aan de sjabloon is gekoppeld.

 

  • Actief – Dit selectievakje bepaalt of gebruikers de sjabloon kunnen selecteren bij verzending vanuit de primaire entiteit
  • Verzenden met één klik – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de overeenkomst automatisch verzonden wanneer de sjabloon wordt geselecteerd.
    • Voor : u hebt een NDA-sjabloon (een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst), waarop Contactpersoon als de primaire entiteit is ingesteld, en de ontvangerssectie is geconfigureerd om het e-mailadres van de contactpersoon te importeren.
      • De afzender hoeft alleen de NDA-sjabloon te selecteren van de contactpersoon naar wie hij/zij de overeenkomst wil verzenden. De configuratiefase wordt overgeslagen en de overeenkomst wordt verzonden zonder verdere interactie.
      • Als er geen ontvanger is geconfigureerd, wordt Verzenden met één klik genegeerd en wordt de overeenkomst geopend voor handmatige configuratie.


De sectie Ontvangers:

De sectie Ontvangers bevat de lijst en de ondertekeningsvolgorde van ontvangers die u van tevoren wilt configureren voor de sjabloon.

recipients_list

Ontvangers – U kunt een ontvangerslijst in een sjabloon vastleggen door op het plusteken uiterst rechts in het venster te klikken. Er wordt een vervolgkeuzelijst met de configuratieopties geopend.

  • Standaard wordt de ontvangerslijst leeg gelaten zodat de afzender deze handmatig kan invullen tijdens het configureren van de overeenkomst
  • U moet een standaardontvanger expliciet toevoegen door op het plusteken te klikken en vervolgens de standaardwaarden op te slaan terwijl Maken op basis van primaire entiteit ingeschakeld is.
recipient_-_default
  • Met de optie Standaardverificatie overschrijven kunt u de standaardverificatiemethode (ingesteld in de sectie Beveiliging) omzeilen en alleen voor deze ontvanger een andere verificatiemethode toepassen.
recipient_-_override
  • Als u extra ontvangers wilt toevoegen (bijvoorbeeld bij een intern proces voor medeondertekening), of ontvangers die niet betrokken zijn bij het ondertekeningsproces, hoeft u alleen het selectievakje Maken op basis van primaire entiteit uit te schakelen en vervolgens de ontvanger te definiëren. Dit is een uitstekende optie voor het verzenden van CC-berichten naar teams die alleen de uiteindelijke documenten hoeven te beheren.
recipient_-_new


Berichtdetails

De sectie Berichtdetails bevat de overeenkomstnaam en het algemene bericht.

templates_-_messagedetails
  • Overeenkomstnaam – De naam van de overeenkomst is belangrijk in het meldingsproces. U ziet deze in de onderwerpregel van de e-mail, in het vet in de e-mailtekst en in kleinere letters in de standaardbeschrijving (hieronder geel gemarkeerd)
  • Bericht – Het berichtveld is een open tekstveld waarin u elk gewenst bericht of willekeurige instructies kunt invoeren voor de ondertekenaar (hieronder groen gemarkeerd)
email_pair-rebranded

Opmerking:

In de velden Overeenkomstnaam en Bericht kunt u Dynamics-veldwaarden invoeren om personalisatie voor de ontvanger te verbeteren. U kunt een lijst met mogelijke waarden openen door een accolade links te typen: {


Bestanden bijvoegen

In deze sectie kunt u vooraf een bestandsblijage voor de overeenkomst toevoegen. Als u bijvoorbeeld een sjabloon voor een geheimhoudingsovereenkomst (NDA) maakt, kunt u het NDA-bestand van het bedrijf rechtstreeks aan de sjabloon toevoegen, zodat de afzender die niet hoeft te doen.

attach_file


Overeenkomstopties:

template_-_agreementoptions
  • Voorvertoning en positie van handtekeningen vóór verzending – Als deze optie is ingeschakeld, wordt de ontwerpomgeving automatisch geopend, zodat de afzender formuliervelden kan plaatsen
  • Overeenkomst verloopt – Als deze optie is ingeschakeld, wordt er een einddatum gedefinieerd waarna de overeenkomst verloopt
  • Dagen totvan overeenkomst – Hier wordt het aantal dagen gedefinieerd dat de overeenkomst ondertekend kan worden wanneer de functie Overeenkomst verloopt is ingeschakeld
  • Openingspagina voor na ondertekening toevoegen – Als deze optie ingeschakeld is, kunt u bepalen naar welke URL de ontvanger wordt omgeleid wanneer hij/zij klaar is met de overeenkomst
  • Openingspagina voor na ondertekening – Dit veld bevat de URL van de pagina waarnaar u ontvangers wilt omleiden wanneer Openingspagina voor na ondertekening toevoegen is ingeschakeld
  • Persoonlijke ondertekening vereist – Als de ondertekenaar moet ondertekenen op het lokale systeem of de tablet van de afzender zonder gebruik te maken van e-mail, kunnen afzenders de handtekening hosten met deze optie
  • Mijn handtekening vereisen – Deze instelling wordt gebruikt als de afzender deel uitmaakt van het ondertekeningsproces
    • De afzender moet als eerste of als laatste tekenen of de enige ondertekenaar zijn
    • De ondertekeningsvolgorde is Ingevoerde volgorde
template_-_agreementoptionsmenu
  • Ondertekeningsvolgorde – Kies tussen twee workflows voor het ondertekenen van uw document
    • Willekeurige volgorde verwittigt alle ondertekenaars tegelijk en laat ze ondertekenen zonder dat ze op elkaar moeten wachten
    • Ingevoerde volgorde zorgt voor een strikt sequentieel ondertekeningsproces gebaseerd op de volgorde waarin u de ondertekenaars voor de overeenkomst hebt gedefinieerd
  • Handtekeningtype – Kies de indeling waarin het document ondertekend moet worden
    • ESIGN verstuurt uw elektronisch te ondertekenen overeenkomsten via e-mail, waarna de ontvanger elektronisch moet ondertekenen
    • SCHRIFTELIJK levert uw documenten via e-mail en vraagt de ondertekenaar deze uit te printen en fysiek te ondertekenen. Vervolgens moet u het document weer naar Adobe Sign-systeem uploaden via dezelfde e-mailkoppeling.
  • Herinneringen voor ontvangers plannen  Hier wordt een herinneringscyclus voor de transactie gedefinieerd. U kunt opgeven dat herinneringen dagelijks of wekelijks naar de huidige ontvanger moeten worden verzonden
  • Vertraging in seconden voor omleiding – Deze instelling is verplicht als Openingspagina voor na ondertekening is gedefinieerd en geeft aan hoe lang na het plaatsen van de handtekening moet worden gewacht voordat de ontvanger naar de opgegeven openingspagina wordt omgeleid.
  • Ondertekeningstaal – Met deze instelling wordt de taal bepaald waarin de overeenkomst naar de ondertekenaar verzonden wordt. Alle e-mails en aanwijzingen/instructies op het scherm verschijnen in de gekozen taal


Beveiligingsopties

In deze sectie worden de standaardverificatiemethode voor de ontvangers en het optionele wachtwoord voor het uiteindelijke PDF-document gedefinieerd.

template_-_securityoptions
  • Wachtwoord instellen om ondertekende PDF te openen – Schakel deze optie in als u een wachtwoord wilt instellen voor het uiteindelijke document om ongeoorloofde toegang te voorkomen
  • Identiteits-verificatie  Bepaalt de tweede verificatiefactor om de ontvanger te verifiëren
    • Email – Er wordt geen tweede verificatiefactor gebruikt
    • Wachtwoord – Standaardveld voor alfanumeriek wachtwoord. Als dit gebruikt wordt, moet de verzender het wachtwoord meedelen aan de ondertekenaar buiten de band
    • Op basis van kennis – Bij verificatie op basis van kennis wordt gebruik gemaakt van openbare databases om de ondertekenaar enkele vragen te stellen over zijn verleden om zijn identiteit te controleren
    • Webidentiteit – Er wordt gebruik gemaakt van sociale media voor een tweede verificatie

Aangepaste CRM-entiteiten aan Adobe Sign toevoegen

Aangepaste CRM-entiteiten toevoegen voor gebruik van Adobe Sign

Het Adobe Sign-pakket bevat verschillende ingebouwde CRM-entiteiten waaraan u uw overeenkomsten kunt koppelen:

  • Contactpersonen
  • Accounts
  • Leads
  • Opportunities
  • Offertes
  • Facturen
  • Orders
  • Contracten

 

U kunt uw aangepaste CRM-entiteit (of elke andere ingebouwde CRM-entiteit) op de volgende manier hieraan toevoegen.

Laten we in ons voorbeeld uitgaan van de aangepaste CRM-entiteit "Klant".

  • Ga naar Instellingen > Aanpassing
Navigeer naar Hoofdmenu > Instellingen > Aanpassing

De pagina Aanpassing wordt geladen

  • Klik op de optie Het systeem aanpassen
De pagina Aanpassing

De pagina Standaardoplossing wordt geopend in een apart venster

In de linkerbalk onder Componenten

  • Open de lijst Entiteiten
  • Zoek de standaardentiteit (in dit geval "Klant") en open deze
  • Klik één keer op de naam van de entiteit om de velden en besturingselementen weer te geven
De pagina Standaardoplossing
  • Kopieer de waarde van het veld Naam (in dit voorbeeld is de waarde "new_customer").
    • Dit is de interne systeemnaam van uw aangepaste entiteit.
  • Ga naar de optie 1:N-relaties onder uw aangepaste entiteit
    • Klik op de knop Nieuwe 1-veel-relatie.
De optie 1:N-relaties

Er wordt een nieuw venster Relatie geopend

De nieuwe relatie maken:

  1. Kies Overeenkomst in het veld Gerelateerde entiteit
    • De naam van het veld verandert in {entityName}_adobe_agreement 
Relationship

     2. Plak de naam van uw aangepaste entiteit ("new_customer" in ons voorbeeld) in het veld Weergavenaam.

  • Het veld Naam verandert in de waarde "new_" + {entityName} + "Id". (new_new_customerID)

    3. Klik op Opslaan en sluiten

  • Het venster Relatie wordt gesloten
  • Klik op Alle aanpassingen publiceren boven aan de pagina 1:N-relaties
Alle aanpassingen publiceren boven aan de pagina 1:N-relaties


Downloadbare versie

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid