Adobe Sign voor ServiceNow is een aangepaste integratie die is ontwikkeld om eenvoudige toegang te geven tot de krachtige functies van Adobe Sign in uw instantie van ServiceNow. We leveren u de functies voor het maken van robuuste workflows en catalogusitems om uw processen voor het ondertekenen en opslaan van documenten naar de cloud te verplaatsen.

Een workflow maken

Wat zijn workflows?

Workflows zijn de ruggengraat van uw Adobe Sign-catalogusitem. Door het toevoegen van variabelen en het maken van items worden de juiste velden in het formulier weergegeven, maar we moeten ook een workflow maken die deze informatie verwerkt, waardoor Adobe Sign de overeenkomst kan verzenden.

Hier volgen de stappen voor het maken van een voorbeeldworkflow voor een onkostennota.


Het menu Workflows openen

Typ als beheerder Workflows in de filterbalk om de optie Workflow-editor onder Orchestration te vinden.

1Workflow Menu

 

Klik op Workflow-editor om de hieronder weergegeven pagina Workflow te openen:

2Workflow page-new

 

Klik in het deelvenster aan de rechterkant op + rechts van het zoekveld voor workflows.

Hierdoor wordt het proces voor het maken van een nieuwe workflow gestart door de sjabloonpagina Nieuwe workflow te openen

  • Voer een naam voor de workflow in
  • Koppel de workflow aan een tabel
3New Workflow

 

Voor deze onkostennota noemt u de workflow “Test-onkostennota”; vervolgens kiest u de tabel “Aangevraagd item” en klikt u op Indienen.

5Workflow name

 

Er wordt een basisworkflow met een Begin en Einde gestart.

Vervolgens voegt u elementen aan de workflow toe tot deze naar wens is.

6Workflow Designer

 

In workflows worden elementen met pijlen verbonden, en in de basisindeling loopt de workflow eenvoudig van het begin tot het einde. Aangezien u tussenliggende items gaat toevoegen, dient u dit te veranderen. Verwijder de pijl tussen het begin en het einde door erop te klikken en op de toets Delete te drukken.

7Workflow Designer

 

U maakt een onkostennota-item, dus u gaat ervan uit dat een gebruiker een onkostennota toevoegt. Om dit te doen, gebruikt u het Adobe Sign-pakket voor het ophalen van bijlagegegevens.

Selecteer hiertoe de tab Pakketten in het deelvenster rechts.

7Select Packs

 

Sleep het pakket Adobe Sign - Bijlagegegevens ophalen naar het scherm. Hierdoor wordt een pop-upconfiguratievenster zoals hieronder weergegeven:

9Get Attachment Pack

 

Vul de velden in:

  • Naam: dit is de naam die u voor dit pakket kiest
  • Fase: u kunt een fase instellen zodat als u naar deze workflow terugkijkt, u weet in welke fase het item zich bevindt
    • In dit geval weet u dat de aanvraag is goedgekeurd als u de bijlagegegevens accepteert
  • Adobe-overeenkomstnaam: de overeenkomstnaam van de front-end van het formulier
  • Adobe-e-mailadres: met behulp van ServiceNow-gebruikersaccounts kan Adobe Sign automatisch het e-mailadres van de aanvrager, de manager van de aanvrager en de kostenplaats achterhalen, en de overeenkomst naar hen verzenden in de weergegeven syntaxis
  • Adobe-bericht: dit is een vooraf ingesteld bericht dat in ServiceNow kan worden opgesteld
10 Get Attachment PAck

 

Klik op Indienen om de pakketconfiguratie op te slaan.

Klik vervolgens op het vak Altijd (in het object Begin) en sleep naar het nieuwe pakketobject.

11 Workflow Designer

Opmerking:

U kunt de afzonderlijke objecten in de workflow verslepen om te zorgen dat de workflow overzichtelijk blijft.

 

De volgende stap in deze workflow is het verzenden van de bijlage zonder een voorvertoning.

Sleep het pakket Bijlage verzenden, zonder voorvertoning uit het tabblad Pakket in het rechtermenu naar het editorvenster om het aan de workflow toe te voegen.

Het venster voor het configureren van het pakket wordt geopend:

12 Activity Properties

 

Er zijn twee manieren om de weergegeven velden in te vullen:

  • U kunt de veldwaarden handmatig invoeren 
  • U kunt het juiste label van het tabblad Gegevens aan de rechterkant slepen 
    • Bijvoorbeeld: sleep het item encodedBody van het tabblad Gegevens naar velden waarin gecodeerde hoofdcode moet worden ingevoerd
12Data Objexcts

Volg dezelfde procedure voor andere pakketten die u aan de workflow toevoegt: sleep ze naar het scherm en vul de velden in.

In dit onkostennotavoorbeeld zijn de volgende pakketten als volgt geconfigureerd:

Pakket: Waarden instellen

14 Set Values

Pakket: Wachten op voorwaarde

15 Wait for Connection

Pakket: Ondertekende overeenkomst toevoegen

16 Attach Signed Agreemen t

Pakket: Waarden instellen

17 Set Values

 

Wanneer alle items in het editorvenster staan, verbindt u deze met pijlen zodat elke stap in de volgende stap overloopt totdat het einde van de workflow is bereikt.

Sleep de Mislukt-takken naar het object Einde, zodat de workflow wordt beëindigd als een cruciale stap een fout bevat.

18 Workflow Designer

 

Nu alle items logisch met elkaar zijn verbonden, publiceert u de workflow door op Publiceren te klikken.

19 MEnu Options

 

Nu u uw workflow hebt gepubliceerd, kunt u deze aan een catalogusitem koppelen.

  • Als u de workflow wilt bewerken, gaat u terug naar deze pagina en klikt u op Uitchecken


Activiteiten van de goedkeuringsworkflow toevoegen

Wanneer u een goedkeuring of andere pauze toevoegt aan een workflow die een aangepaste workflowactiviteit van Adobe Sign bevat, moet u mogelijk de methode wijzigen waarmee de front-end catalogusvariabelen worden opgehaald.  Als u problemen ondervindt met lege velden op overeenkomsten of foutberichten die aangeven dat een variabele niet kan worden gevonden (bijvoorbeeld "Kan eigenschap "objectnaam" van ongedefinieerd niet lezen"), moet u "workflow" wijzigen in "current" in de activiteiten die variabelen ophalen. 

Bijvoorbeeld:

Als de activiteit gebruikmaakt van:

${workflow.variables.adobe_email_address}

Om het e-mailadres op te halen, kunt u dit wijzigen naar

${current.variables.adobe_email_address}

Om de fout te corrigeren.

Deze fout ontstaat vanwege een timingprobleem die optreedt wanneer de workflow wordt gepauzeerd tot de activiteit is voltooid.  

workflow_variables

Opmerking:

Deze wijziging is alleen nodig als u een activiteit gebruikt die een pauze veroorzaakt, zoals een timer of een goedkeuring. 

Het wordt sterk aanbevolen om de code goed te testen voordat u de workflow opneemt in uw productieomgeving.

Herinneringen/veelvoorkomende valkuilen

Problemen opsporen

Als u problemen ondervindt bij het verzenden van uw catalogusitem, kunt u de fout het best opsporen door te bepalen wat er aan de hand is met de workflow. Hiertoe voert u uw catalogusitem uit en typt u “Aangevraagde items” in de filterbalk.

20 Self-service Menu

 

Er wordt een lijst met aangevraagde items weergegeven.

Gebruik de kolomkoppen om de records te sorteren en zoek onder Status of Documentstatus naar een probleemaanduiding.

Klik op de itemrecord om een instantie van de workflow te openen

20Recent Items Error

 

Zorg dat de workflowpagina geopend is en zoek het pakket dat de fout toont (rode objectkop). Als u hierop klikt, ziet u in welke workflowactiviteit het catalogusitem zich bevindt.

Doorgaans bevindt de werkelijke fout zich in het pakket direct vóór het pakket met de rode kop, wat aangeeft dat een ongeldige waarde is doorgegeven.

21Error in Workflow

 

Wijs het relevante vak aan om de fout te bepalen:

Fout in overeenkomst-id: Dit heeft in de regel te maken met het pakket Bijlagegegevens ophalen, en de fout doet zich voor bij het pakket Bijlage verzenden. Dit gebeurt meestal als de waarden in het veld “Adobe-e-mailadres” verkeerd zijn ingevoerd of de e-mailadressen in dit veld ongeldig zijn.

  • Controleer of het e-mailadres van de huidige gebruiker, de manager van de huidige gebruiker en de manager van de kostenplaats is ingevuld.
  • Controleer of er een manager aan de huidige gebruiker is gekoppeld.

Verbindingsfout: Controleer de verbinding met Adobe Sign in het deelvenster Adobe Sign-beheer door in het filterdeelvenster Adobe Sign te typen. Klik vervolgens op Verbinden met Adobe.

Een catalogusitem maken

Een catalogusitem in ServiceNow is in feite een object dat een beheerder maakt om een bewerking uit te voeren die in één aanklikbaar item kan worden opgenomen.

In het volgende voorbeeld wordt gebruikgemaakt van de onkostennotaworkflow die in de vorige sectie is gemaakt.

 

Catalogusitems maken

Typ als beheerder Catalogusitems in de filterbalk

23 Catalog Menu

Klik op Catalogusitems (onder Adobe Sign-beheer)

Er wordt een lijst weergegeven met alle catalogusitems die in Adobe Sign zijn gemaakt:

23Catalog Items short

 

Klik op Nieuw om een nieuw catalogusitem te maken.

NEw Button

Er wordt een sjabloonpagina voor een nieuw catalogusitem geopend.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Voer in de velden de juiste waarden voor uw catalogusitem in:

1. Naam: de naam van uw catalogusitem, voorafgegaan door “Adobe Sign -” voor eenvoudige identificatie

2. Workflow: klik op het vergrootglas om de workflow te selecteren die u aan dit item wilt koppelen

3. Pictogram: upload een afbeelding die als pictogram voor het item kan worden gebruikt

4.  Korte beschrijving: typ een korte beschrijving van één zin

5. Beschrijving: een langere beschrijving van de volledige functie van uw catalogusitem

6. Indienen: klik na het definiëren van het catalogusitem op Indienen om het op te slaan

 

Nadat u op Indienen hebt geklikt, wordt een lijst met alle catalogusitems weergegeven.

Klik op het gemaakte item en schuif zo ver mogelijk omlaag om de velden voor variabelen te bekijken. 

33 Catalog Variables

Hier kunt u variabelen voor uw catalogusitem invoeren.

In het voorbeeld van de onkostennota ziet u drie ingevoerde variabelen:

  • Adobe_agreement_name: deze variabele staat voor de naam van de overeenkomst
  • Cost_center: met deze variabele wordt de juiste kostenplaats voor de onkostennota gezocht
  • Adobe_attach_macro: met deze variabele wordt de bijlage gezocht die door een gebruiker moet worden geüpload

 

Voorbeeld van het maken van een variabele - Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

In het veld Type is Eén tekstregel gekozen, omdat de overeenkomstnaam kort moet zijn.

35 Catalog Type

 

Typ in het veld Vraag de tekst die de gebruiker in de vraag te zien moet krijgen, en klik op Bijwerken.

36 Catalog Question

 

Doe hetzelfde voor de andere variabelen: kostenplaats en bijlagemacro.

Hieronder worden voorbeelden gegeven:

Variabele: cost_center

37 Catalog page


Variabele: Bijlagemacro

38 Catalog Type

 

Nadat u de front-end van het formulier hebt gemaakt, klikt u op Proberen rechtsboven om het uit te proberen.

Voer enkele testitems in het veld in en controleer of uw item werkt.

39 Try It

Overeenkomsten bij het catalogusitem verzenden

Nadat het catalogusitem is gemaakt, hebben gebruikers er toegang toe (via het pictogram) vanuit de servicecatalogus of serviceportal om ondertekenbare documenten (overeenkomsten) te verzenden.

 

Servicecatalogus:

Typ Servicecatalogus in de filterbalk en klik op Servicecatalogus in het menu dat wordt geopend. 

33 Service Catalog

U vindt het item onder Meest voorkomende aanvragen of via de Adobe Sign-items op de servicecataloguspagina:

35Adobe Sign Item-rebrand

Status van verzonden overeenkomstitem

Wanneer een overeenkomst is verzonden, kunt u de status van het item bekijken door aangevraagde items in de filterbalk te typen en op de koppeling Aangevraagde items in het resulterende menu te klikken.

36RequestedItem

 

Via Aangevraagde items gaat u naar een pagina met alle aangevraagde catalogusitems die tot dan toe zijn aangeroepen.

44 Request Catalog Items

 

Wanneer u op een itemrecord in de lijst klikt, wordt een nieuw venster geopend met de specifieke gegevens over dat item.

45 More Details

Alleen zelf verzonden overeenkomstitems weergeven

Individuele gebruikers die alleen de overeenkomstitems willen weergeven die ze zelf hebben verzonden, kunnen dit doen door mijn documenten in de filterbalk te typen en op de koppeling Mijn documenten in het resulterende menu klikken.

39 Accessing MyDocs

Wanneer de gebruiker op het item Mijn documenten klikt, worden alle documenten weergegeven die aan zijn/haar account zijn gekoppeld: overeenkomsten die hij/zij naar anderen heeft verzonden of overeenkomsten die hij/zij heeft ondertekend.

47 My Documents

Wanneer u op een regelitem klikt, wordt een pagina geopend waarop de status van de aanvraag en de documentbijlagen worden weergegeven. Dit item fungeert als de opslagplaats van records en biedt een actueel overzicht van alle bewerkingen die door overeenkomstontvangers zijn aangevraagd, evenals de (downloadbare) ondertekende documenten. 

48 Specific Items


Serviceportal

De items zijn toegankelijk via de servicecatalogus maar ook via de serviceportal.

 

Een serviceportalpagina maken:

Typ Serviceportal in de filterbalk en klik op de koppeling Pagina’s in het menu dat wordt weergegeven:

42Service Portal Menu

Geef uw pagina een titel en een id

Klik op Indienen om de pagina te maken

50 page title and id

Nadat u de pagina hebt gemaakt, klikt u op het item om het te openen.

Schuif omlaag en klik op Openen in Designer

51 Related Links

Sleep een 4-4-4-container naar de pagina 

52 4-4-4 Container

Plaats een pictogramkoppeling in de container met behulp van Icon Link (vanuit het menu Widgets)

53 Icon link

Klik op het potlood om de pictogramkoppeling te bewerken.

54 Pencil

Vul het item naar wens in. Hier ziet u een voorbeeld:

Opmerking:

De bijlagemacro bijlagemacro is niet compatibel met de serviceportal. Zorg tijdens het bewerken van een item in de portal dat de koppeling die u opgeeft, naar een catalogusitem wijst dat alleen gebruikmaakt van vooraf geüploade documenten.

55 Expense Report-small

Nu u de pagina hebt gemaakt, kunt u teruggaan naar en op Proberen klikken om de nieuwe portalpagina te testen.


Downloadbaar PDF-bestand

Downloaden

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid