Ondersteunde browsers

Adobe Sign voor Dropbox is een webintegratie die is gecertificeerd voor de volgende browsers/versies:

  • IE 11 - 11.0.9600.19180. Update Versie: 11.0.95
  • Edge - 42.17134.1.0
  • Firefox - 63.0.3
  • Safari - 12.0.2
  • Chrome - 69
     

Dropbox koppelen aan Adobe Sign

Uw Dropbox-account koppelen aan Adobe Sign is een snel, "eenmalig" authenticatieproces dat een relatie instelt tussen beide services.

Zodra de relatie tot stand is gebracht, kunt u uw documenten ter ondertekening verzenden met de Adobe Sign-service, zonder dat u zich elke keer moet identificeren.

Als u geen account hebt bij Adobe hebt, kunt u één gratis account maken en daarbij uw bestaande Adobe ID gebruiken.

Bij nieuwe gebruikers van de Adobe Sign-service wordt automatisch een gratis account gemaakt. Bestaande gebruikers worden verbonden via hun bestaande account.

 

De relatie tussen beide services wordt eenmalig ingesteld wanneer u de integratie voor het eerst gebruikt:

 

  • Aanmelden bij Dropbox
  • Plaats de muis boven een document en klik op het menu Openen met
  • Selecteer Adobe Sign in de menusectie VERZENDEN TER ONDERTEKENING
open_with_menu

De pagina "Aan de slag" wordt geladen en beidt vier verificatieopties:

Nadat u op de knop Gratis inschrijven hebt geklikt, verandert de pagina naar het inschrijvingsformulier voor uw Adobe ID

Uw Dropbox-profielgegevens worden automatisch ingevoegd.

Controleer/bewerk de vereiste informatie:

  • Voornaam en achternaam
  • E-mailadres
  • Wachtwoord
  • Geboortedatum

Klik vervolgens op Inschrijven

new_user_-_sign_up

De pagina wordt vernieuwd en het dialoogvenster Uw e-mail verifiëren wordt weergegeven.

Open uw e-mail, zoek naar e-mails die u recentelijk hebt ontvangen van Adobe en klik op de koppeling om uw eigenaarschap van de e-mail te verifiëren.

new_user_-_verifyyouremail

 

Bij het controleren van uw eigenaarschap wordt een nieuw tabblad geopend met de bevestiging dat het e-mailadres is geverifieerd:

new_user_-_emailverified

 

Ga terug naar de pagina Uw e-mail verifiëren en klik op de knop Opnieuw controleren en doorgaan:

new_user_-_checkagain

 

Succes!

De verzendpagina wordt nu geladen en uw document is bijgevoegd in de sectie Bestanden.

Als u alleen de koppeling tot stand wilt brengen en op dit moment geen overeenkomst wilt verzenden, sluit u het tabblad en gaat u terug naar Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-free

Opmerking:

Gratis gebruikers zien een blauwe banner rechtsboven in het venster. Hierin wordt bijgehouden hoeveel transacties er nog beschikbaar zijn in hun account.

Transacties worden pas meegeteld wanneer u de knop Verzenden indrukt. Als u het proces op de verzendpagina afbreekt, vormt dat geen transactie.

Wanneer u op de koppeling Aanmelden klikt, wordt de pagina vernieuwd naar de Adobe ID-aanmeldingspagina.

  • Voer de gebruikersnaam en het wachtwoord voor uw Adobe ID in 
  • Klik op Aanmelden
adobe_id_sign_in

 

Succes!

De verzendpagina wordt nu geladen en uw document is bijgevoegd in de sectie Bestanden.

Als u alleen de koppeling tot stand wilt brengen en op dit moment geen overeenkomst wilt verzenden, sluit u het tabblad en gaat u terug naar Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-adobe

Opmerking:

Gratis gebruikers zien een blauwe banner rechtsboven in het venster. Hierin wordt bijgehouden hoeveel transacties er nog beschikbaar zijn in hun account.

Transacties worden pas meegeteld wanneer u de knop Verzenden indrukt. Als u het proces op de verzendpagina afbreekt, vormt dat geen transactie.

Of ga door met:

Wanneer u op de knop Facebook klikt, wordt de pagina vernieuwd naar een Facebook-verificatiepagina.

  • Voer uw e-mailadres en wachtwoord voor Facebook in
  • Klik op Aanmelden
facebook_authentication

 

Facebook toont u een verificatievraag.

Dit gebeurt om u te informeren dat u openbare profiel en e-mailadres naar Adobe worden gestuurd om uw Adobe ID te maken

  • Klik op Doorgaan als...
facebook_verification

 

De aanmeldingspagina Welkom bij Adobe wordt weergegeven voor de desbetreffende Adobe ID.

  • Uw e-mailadres wordt geïmporteerd uit uw Facebook-profiel
  • Geef uw geboortedatum op
  • Klik op Gereed
welcome_to_adobe

 

Succes!

De verzendpagina wordt nu geladen en uw document is bijgevoegd in de sectie Bestanden.

Als u alleen de koppeling tot stand wilt brengen en op dit moment geen overeenkomst wilt verzenden, sluit u het tabblad en gaat u terug naar Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-facebook

Opmerking:

Gratis gebruikers zien een blauwe banner rechtsboven in het venster. Hierin wordt bijgehouden hoeveel transacties er nog beschikbaar zijn in hun account.

Transacties worden pas meegeteld wanneer u de knop Verzenden indrukt. Als u het proces op de verzendpagina afbreekt, vormt dat geen transactie.

Wanneer u op de knop Google klikt, wordt de pagina vernieuwd naar een Google-verificatiepagina.

  • Voer uw e-mailadres en wachtwoord voor Google in
  • Klik op Volgende.
sign_in_with_google

 

De aanmeldingspagina Welkom bij Adobe wordt weergegeven voor de desbetreffende Adobe ID.

  • Uw e-mailadres wordt geïmporteerd uit uw Google-profiel
  • Geef uw geboortedatum op
  • Klik op Gereed
welcome_to_adobe-gmail

 

Succes!

De verzendpagina wordt nu geladen en uw document is bijgevoegd in de sectie Bestanden.

Als u alleen de koppeling tot stand wilt brengen en op dit moment geen overeenkomst wilt verzenden, sluit u het tabblad en gaat u terug naar Dropbox.

send_page_with_transactioncounter-google

Opmerking:

Gratis gebruikers zien een blauwe banner rechtsboven in het venster. Hierin wordt bijgehouden hoeveel transacties er nog beschikbaar zijn in hun account.

Transacties worden pas meegeteld wanneer u de knop Verzenden indrukt. Als u het proces op de verzendpagina afbreekt, vormt dat geen transactie.

create_an_accountorlogin


Uw Dropbox-account loskoppelen van uw Adobe Sign-account

U kunt op elk moment de relatie tussen Dropbox en Adobe ontkoppelen door u af te melden bij de toepassing op het Adobe Sign-scherm.

De services van elkaar loskoppelen:

  • Plaats de muis boven het meest linkse pictogram in de rechterbovenhoek
  • Klik op de optie Afmelden
sign_out

Door afmelding wordt alleen de relatie tussen de beide services verwijderd. Dit betekent het volgende:

  • U moet de relatie opnieuw verifiëren wanneer u Adobe Sign weer wilt gebruiken
  • Omdat de relatie is vergeten, wordt elk ondertekend document dat is voltooid nadat de relatie is verwijderd, niet automatisch via een pushbewerking terug naar Dropbox overgedragen

Het betekent niet dat:

  • Uw bestaande transacties worden verwijderd of verloren gaan. Alle transacties die door Adobe Sign zijn verzonden, zijn namelijk nog steeds beschikbaar in het account
    • De transacties die nog "actief" zijn worden normaal verwerkt in het Adobe Sign-systeem. Er wordt niets automatisch geannuleerd
    • Ook e-mails blijven normaal werken, omdat deze via de Adobe Sign-service worden verzonden en afhankelijk zijn van een actieve koppeling met Dropbox


De verificatie van het account wordt "inactief" als het account 30 dagen niet is gebruikt

De relatie tussen Dropbox en Adobe blijft actief zo lang u de integratie blijft gebruiken.

Na 30 dagen inactiviteit wordt de relatie als niet meer actief beschouwd en dus "vergeten". 

Dit betekent het volgende:

  • U moet de relatie opnieuw verifiëren wanneer u deze weer wilt gebruiken
  • Omdat de relatie is vergeten, wordt elk document dat na 30 dagen inactiviteit wordt voltooid, niet automatisch via een pushbewerking terug naar Dropbox overgedragen

Het betekent niet dat uw bestaande transacties verloren gaan of worden verwijderd. Alle transacties die door Adobe Sign zijn verzonden, zijn namelijk nog steeds beschikbaar in het account

  • De transacties die nog "actief" zijn worden normaal verwerkt in het Adobe Sign-systeem. Er wordt niets automatisch geannuleerd
  • Ook e-mails blijven normaal werken, omdat deze via de Adobe Sign-service worden verzonden en afhankelijk zijn van een actieve koppeling met Dropbox

Zodra de verhouding inactief en dus vergeten is, moet u de relatie opnieuw authentificeren om Adobe Sign te kunnen gebruiken. Hiervoor doorloopt u het bovenstaande proces.


Documenten ter ondertekening verzenden

De Dropbox-integratie met Adobe Sign stroomlijnt het proces waarbij u in zo min mogelijk stappen een of meer handtekeningen ophaalt voor uw documenten.

De afzender hoeft alleen maar het e-mailadres van elke ondertekenaar te verstrekken, in de volgorde waarin ze het document moeten ondertekenen. Bij meerdere ondertekenaars worden de handtekeningen na elkaar verkregen.

  • Als meerdere ondertekenaars hetzelfde e-mailadres gebruiken om te ondertekenen, kunt u het e-mailadres meerdere keren toevoegen (eenmaal voor elke ondertekenaar).

Er zijn optionele functies beschikbaar voor gebruikersverificatie via twee factoren, alsook beveiligingsopties voor ondertekende documenten en herinneringen voor transacties die nog in behandeling zijn.

Zodra het document volledig is ondertekend, wordt er automatisch een kopie van het ondertekende PDF-bestand naar uw Dropbox-account overgedragen via een pushbewerking.

De basisstappen voor het verzenden van een document zijn als volgt:

  1. Plaats de muis boven een document in Dropbox
  2. Klik op de knop Openen met
  3. Selecteer Adobe Sign
select_adobe_signsignatureoption

De Adobe Sign-pagina Verzenden wordt geopend

  • Het document wordt automatisch toegevoegd
  • De naam van de overeenkomst is gelijk aan de naam van het bestand. Bewerk deze naam desgewenst
  • In het bericht van de overeenkomst wordt de naam van het bijgevoegde document ingevoerd. Ook dit kan worden gewijzigd

4. Voer de e-mailadressen in van de ontvangers

  • Als er meerdere ondertekenaars voor de overeenkomst zijn, moet u deze invoeren in de volgorde waarin ze moeten ondertekenen
    • Alle ondertekenaars zullen hetzelfde document ondertekenen 
  • Klik op de koppeling Mij toevoegen (boven de lijst met ontvangers) als zichzelf wilt toevoegen aan het ondertekeningsproces
  • Klik en sleep de ontvangers om de volgorde van de lijst met ontvangers te wijzigen
dropbox_send_page

5. Bewerk de tekst in het vak Bericht naar wens

  • De inhoud van het bovenste veld Naam van de overeenkomst wordt weergegeven in de onderwerpregel van de e-mail (hieronder geel gemarkeerd)   
  • Het veld Bericht bevat meerdere regels. Deze inhoud wordt weergegeven in de hoofdtekst van de e-mail (hieronder groen gemarkeerd)
De e-mail Controleren en ondertekenen

6. Voeg eventuele extra documentbestanden toe

add_files_from_yourcomputer

 

7. Klik op Verzenden

 

Het document wordt ter ondertekening verzonden naar de eerste ontvanger en de pagina na verzending wordt weergegeven. Er zijn drie opties:

  • Naar Dropbox - Hiermee gaat u terug naar uw Dropbox-pagina
  • Overeenkomst volgen - Het tabblad Beheer van Adobe Sign wordt geopend
  • Doelmap wijzigen - Hiermee bepaalt u het retourpad voor het ondertekende document van deze transactie

 

post_send_page

De Dropbox-integratie ondersteunt het gebruik van een wachtwoord als tweede factor bij het verifiëren van ondertekenaars.

Stel het wachtwoord in door te klikken op het pictogram E-mail, rechts van het e-mailadres van de ontvanger. Selecteer Wachtwoord in de vervolgkeuzelijst.

U wordt gevraagd een alfanumerieke waarde tussen 3 en 32 tekens in te voeren.

Opmerking:

Ondertekenaars kunnen het document pas bekijken nadat het wachtwoord correct is ingevoerd

authentication_method

Er zijn een aantal zaken waarmee u rekening moet houden bij het gebruik van wachtwoordverificatie:

  • Wachtwoorden worden niet via Adobe Sign doorgegeven aan de ontvanger. U moet het wachtwoord 'buiten bereik' opgeven om de beveiliging te waarborgen
  • Bij het maken van een wachtwoord gebruikt u een schema dat u in de toekomst opnieuw kunt maken (voor het geval dat de ondertekenaar het wachtwoord vergeet)
  • Wachtwoorden worden niet opgeslagen in de overeenkomstarchief van Adobe Sign. Als het wachtwoord is vergeten, kan dit niet worden hersteld
  • Als wachtwoordverificatie vijf keer mislukt, wordt de overeenkomst automatisch geannuleerd en wordt de afzender hiervan op de hoogte gesteld

Ondertekende PDF's worden standaard verzegeld om ongewenste wijzigingen in de PDF-inhoud te voorkomen.

Bovendien kan een afzender een wachtwoord toepassen waarmee wordt voorkomen dat de PDF bij opening wordt weergegeven.

Dit wachtwoord is een alfanumerieke waarde van 3 tot 32 tekens die wordt ingesteld wanneer de overeenkomst wordt gemaakt:

set_pdf_password

Net als authenticatiewachtwoorden wordt het wachtwoord niet opgeslagen in het overeenkomstarchief, en kan het ook niet worden hersteld nadat het is vergeten.

Het wachtwoord dwingt verificatie af bij het openen van de PDF. De PDF-inhoud kan niet worden weergegeven totdat het wachtwoord correct is ingevoerd.

pdf_secured

Nadat het wachtwoord is toegepast, kan de inhoud van de PDF worden gelezen.

De basisbeveiliging tegen ongewenst knoeien met de PDF is nog steeds van kracht en voorkomt dat de inhoud wordt gewijzigd.

Wanneer u een overeenkomst verzendt, kan een herinnering voor de volledige overeenkomst worden ingesteld. 

Dit betekent dat elke ontvanger een herinnering ontvangt wanneer het zijn of haar beurt is om het document te ondertekenen. Alleen de huidige ontvanger krijgt een herinnering voor de overeenkomst.

Wanneer een overeenkomst met een herinnering voor de eerste keer wordt verzonden, krijgt de eerste ontvanger een e-mailbericht met het verzoek om te ondertekenen. Deze gebeurtenis start de timer voor de eerste herinnering.

Als de herinnering bijvoorbeeld is geconfigureerd om elke derde dag te worden verzonden, wordt de eerste herinnering geactiveerd na 72 uur nadat de e-mail met het verzoek om te ondertekenen werd geleverd.

Als de ontvanger zijn of haar handeling met de overeenkomst heeft voltooid, wordt de herinneringsklok voor die ontvanger beëindigd.

Als er meerdere ontvangers zijn, krijgt de volgende ontvanger in het proces de ondertekenings-e-mail direct nadat de voorgaande ontvanger zijn of haar handeling heeft voltooid. De herinneringsklok voor de nieuwe ontvanger wordt geactiveerd op basis van de levertijd van deze ondertekenings-e-mail en (niet op basis van het oorspronkelijke tijdstempel).

Dit proces doorloopt alle ontvangers van de overeenkomst tot de overeenkomst volledig is uitgevoerd.

set_reminder

Een herinnering instellen op de beheerpagina

Herinneringen die na het verzendproces worden gemaakt, kunnen op de beheerpagina worden geconfigureerd.

De beheerpagina bevat een aantal opties die de verzendpagina niet heeft:

  • U kunt selecteren welke ontvangers u wilt opnemen in de herinnering. U kunt de herinnering ontwerpen voor één ontvanger, meerdere ontvangers of alle ontvangers.
  • U kunt een cyclisch herinneringsproces selecteren, net als op de verzendpagina
    • Als een ontvanger pas aan een cyclische herinnering wordt toegevoegd nadat ze hun handeling voor de overeenkomst hebben voltooid, ontvangt hij of zij geen herinnering
  • U kunt een eenmalige ad-hoc-herinnering maken en deze direct op dat moment of op een specifieke datum verzenden
    • De ad-hoc-herinneringen kunnen worden geconfigureerd voor deelnemers die hun handeling voor de overeenkomst al hebben voltooid
    • Ad-hoc-herinneringen kunnen worden geconfigureerd nadat de overeenkomst is gesloten-ondertekend of gearchiveerd
  • U kunt desgewenst ook een bericht typen. 
De pagina Beheren- Herinnering

Raadpleeg dit artikel voor meer informatie over herinneringen.

Standaard wordt de ondertekende PDF terug 'geduwd' naar de oorspronkelijke map waar het proces voor het originele document is gestart.

Bij het verzenden van de overeenkomst kan de afzender deze standaardroutering wijzigen naar elke gewenst map in Dropbox.

Opmerking: het wijzigen van de routering voor een document is alleen van toepassing op de desbetreffende overeenkomst. Dit behelst geen wijziging in het normale gedrag voor toekomstige of vorige documenten.

De routering van de ondertekende PDF wijzigen:

  • Klik op de knop Doelmap wijzigen op de pagina die na verzending wordt weergegeven
post_send_page_-redirect

 

  • Selecteer de nieuwe map in Dropbox waar u het ondertekende document wilt plaatsen
select_signed_documentfolder

 

De pagina wordt vernieuwd en het bijgewerkte pad wordt weergegeven.

U kunt het pad indien nodig wederom wijzigen.

selected_new_destinationfolder

Opmerking:

Als u de pagina sluit, kunt u het retourpad voor de ondertekende PDF niet meer bewerken.


Documenten ontwerpen

'Ontwerpen' verwijst naar het proces waarbij de velden worden geplaatst op de geüploade documenten.

Meestal gaat het om handtekeningvelden.

  • U hoeft de handtekeningvelden niet expliciet te plaatsen, maar dit kan de algemene vormgeving van het uiteindelijke document wel verbeteren
  • Als de handtekeningvelden niet expliciet in het document worden geplaatst, komen ze automatisch onder de inhoud van het document te staan
    • Handtekeningvelden nemen een bepaalde 'voetafdruk' van het document in beslag.  Als Adobe Sign bepaalt dat er onvoldoende ruimte beschikbaar is om de handtekening onderaan de laatste pagina te plaatsen, wordt een extra pagina aan het document toegevoegd voor de handtekening.

Er zijn extra veldtypen beschikbaar voor basisvormen. Houd altijd rekening met de ruimte die ondertekenaars nodig hebben om gegevens in te voeren.

Authoring

Opmerking:

Klanten die herbruikbare formulieren willen maken, zijn misschien geïnteresseerd in de richtlijnen voor tekstcode. Hier vindt u instructies over hoe u op tekst gebaseerde veldindicatoren in het document kunt plaatsen, die naar velden worden omgezet wanneer u Adobe Sign uploadt.

In het onderstaande voorbeeld sturen we een overeenkomst naar vier ondertekenaars.

Op de verzendpagina geven we aan in welke volgorde de vier ontvangers moeten ondertekenen:

  • Io en Calliope, de twee klanten, tekenen als eerste en tweede persoon
  • Casey en Jeanie, de twee interne medeondertekenaars, plaatsen hun handtekening als derde en vierde

Nadat de overeenkomst is geconfigureerd, schakelt u het selectievakje Voorvertoning en handtekeningvelden toevoegen in.

  • De tekst op de knop verandert van Verzenden naar Volgende wanneer dit vakje wordt ingeschakeld
  • Klik op Volgende.
send_to_authoring

Het document wordt korte tijd verwerkt, waarna de pagina in de ontwerpomgeving wordt getoond.

Bovenaan vindt u de standaardtools voor velduitlijning.

Aan de rechterkant staat de lijst met ontvangers en de veldsecties (met afzonderlijke veldtypen die u naar het document kunt slepen.)

Kijk hier voor een gedetailleerde beschrijving van de veldtypen.

authoring_overview

In dit voorbeeld richten we ons op de handtekeningvelden.

Onderaan het voorbeeldformulier zijn de secties beschreven waarmee de handtekeninggegevens worden vastgelegd.

Het belangrijkste aspect bij het plaatsen van velden is ervoor te zorgen dat u de velden aan de juiste ontvanger toewijst. Hiertoe klikt u op de vervolgkeuzelijst voor de ontvangers.

Alle ontvangers staan vermeld (in volgorde van ondertekening). Selecteer de eerste ontvanger.

  • U ziet dat iedere ontvanger een unieke gekleurd vierkantje naast zich heeft. Deze kleur is ook te zien in de velden die aan deze ontvanger zijn toegewezen. Zo weet u direct hoe de velden zijn toegewezen
  • Als u een ontvanger in de lijst selecteert, wordt deze gemarkeerd als het toegewezen doel voor de velden die u vervolgens gaat plaatsen
  • Wanneer een ontvanger eenmaal is geselecteerd, wordt de lijst in het rechterdeelvenster weer ingevouwen
  • De 'actieve' ontvanger wordt weergegeven in de sectie met ontvangers
first_recipient

 

Klik op de sectie Handtekeningvelden om afzonderlijke veldtypen beschikbaar te maken.

Klik op het type handtekening dat u wilt gebruiken en sleep dit naar de gewenste locatie.

Sleep de rechterbenedenhoek van het veld om de hoogte en de breedte ervan aan te passen

drag_the_feild_intoplace

 

Volgens de documentsjabloon moeten we ook de (afgedrukte) naam, functie en ondertekeningsdatum verzamelen. Dit zijn allemaal velden in de sectie Informatievelden ondertekenaar.

Klik op de sectie Informatievelden ondertekenaar om de afzonderlijke velden beschikbaar te maken.

Sleep de desbetreffende velden naar de juiste lijn en pas de grootte aan.

place_the_other_fields

 

Als u alle velden voor de eerste ontvanger hebt geplaatst, klikt u op de lijst met ontvangers en selecteert u de tweede ontvanger.

Merk op dat wanneer het veld weer wordt ingevouwen, de tweede ontvanger nu duidelijk is gemarkeerd als actief in de sectie met ontvangers

recipeint_2

 

Met ontvanger 2 als actieve ontvanger, plaatst u nu alle vereiste velden, net als voorheen.

Er vallen twee dingen op met betrekking tot de velden:

  • Het kleurblok naast de ontvanger wordt gespiegeld in de rechterbovenhoek van alle velden
  • De velden zelf zijn helder geel. Dit in tegenstelling tot de lichtgrijze velden van de vorige ontvanger
    • De velden van de actieve ontvanger worden altijd op deze manier gemarkeerd. Alle andere velden zijn lichtgekleurd
          
recipient_2_fields

 

Herhaal dit proces voor de andere twee ontvangers, zodat alle velden correct zijn geplaatst in het definitieve document

authoring_four_signatures

 

Als u de veldtoewijzing van één veld handmatig moet wijzigen:

  • Dubbelklik op het veld om de veldeigenschappen te openen.
  • Wijzig de waarde in het veld Toegewezen aan naar de juiste ontvanger
  • Klik op OK
manually_change_fieldassignment

 

Nadat alle velden goed op hun plaats staan, klikt u op de knop Verzenden in de rechterbenedenhoek. De overeenkomst wordt nu geleverd aan de eerste ontvanger.


Overeenkomsten beheren

De beheerpagina is de schakel voor alle overeenkomsten die naar Adobe Sign worden geüpload.

Voor het gemak kan de pagina worden opgedeeld in drie functiegebieden:

A. Inhoud en filters

B. Lijst met overeenkomsten

C. Gereedschappen voor overeenkomsten

Uitgevouwen pagina Beheren

Inhoudfilters

De pagina Beheren bevat vier inhoud-/filteropties:

Uw overeenkomsten vormen de standaardgegevensset voor de inhoud op uw pagina Beheren

  • Wanneer Uw overeenkomsten is geselecteerd, worden op de pagina alleen de overeenkomsten weergegeven waarbij u expliciet betrokken bent (als afzender, ondertekenaar, partij in Cc of door een overeenkomst expliciet te delen)
  • Voor accounts waarin gebruikers inhoud mogen delen wordt een pijl voor een vervolgkeuzemenu weergegeven naast Uw overeenkomsten. Klik erop om een menu te openen met alle gebruikers en groepen die met het gebruikersaccount zijn gedeeld.  
    • Als u een willekeurige gebruiker of groep selecteert, wordt de gegevensset waarbij die gebruiker of groep expliciet betrokken is weergegeven op uw pagina Beheren

Er kan slechts één gegevensset van een gebruiker of groep tegelijk zijn geladen op de pagina Beheren.

Inhoudfilter op de pagina Beheren

In de linkerrail vindt u een lijst met overeenkomststatussen en drie sjabloontypen. 

Alle inhoud in uw account kan in een van deze categorieën worden gesorteerd:

  • In bewerking - overeenkomsten waaraan u gekoppeld bent en die zich nog in de ondertekeningscyclus bevinden
  • Wachtend op u - overeenkomsten die op uw handeling wachten
  • Voltooid - overeenkomsten die de ondertekeningscyclus hebben doorlopen en zijn ondertekend
  • Geannuleerd - overeenkomsten die niet zijn voltooid. Overeenkomsten kunnen op vier manieren worden geannuleerd:
    • De afzender annuleert de overeenkomst
    • De ontvanger weigert de handeling uit te voeren
    • De ontvanger kan niet worden geverifieerd
    • Het systeem kan de overeenkomst om een bepaalde reden niet verwerken
  • Verlopen - overeenkomsten die niet zijn voltooid op het moment dat hun vervaltimer afloopt
  • Concept - overeenkomsten die gedeeltelijk zijn geconfigureerd en nog niet zijn verzonden

De sjabloontypen:

  • Sjablonen - dit zijn de sjablonen in de documentbibliotheek
  • Webformulieren - webformulieren zijn online formulieren die kunnen worden verzonden als URL-koppelingen of die kunnen worden ingesloten op webpagina's. Als ondertekenaars het formulier openen, wordt een onderliggende overeenkomst gemaakt om alleen hun handtekening op hun eigen unieke overeenkomst vast te leggen. (Bijvoorbeeld een registratieformulier op een webpagina)
  • Mega Sign - met Mega Sign-sjablonen kunnen afzenders een document koppelen aan een lijst met ontvangers. Alle ontvangers ontvangen een eigen, unieke kopie van de overeenkomst die zij (en alleen zij) moeten ondertekenen. (Bijvoorbeeld jaarlijkse onkostentraining)

Opmerking:

Wanneer een zoekopdracht wordt uitgevoerd, verschijnt een nieuwe optie boven aan de kolom Status, namelijk de optie Alles

Als Alles is geselecteerd, wordt alle inhoud in één tabel weergegeven en wordt de Status van de overeenkomst genegeerd.

Statusfilter op de pagina Beheren

Gebruik tekst en/of een tijdsbestek om een kleinere gegevensset weer te geven op de pagina Beheren. 

Kies Zoeken met tekst om overeenkomsten te verbergen die niet overeenkomen met de tekenreeks die u zoekt in de meeste metagegevensvelden. De volgende velden worden opgenomen in de zoekparameters:

  • Naam van deelnemer
  • E-mailadres
  • Functie van deelnemer
  • Bedrijf van deelnemers
  • Naam van overeenkomst
  • Opmerkingen van overeenkomst
  • Bericht van overeenkomst
  • Persoonlijk bericht aan ontvanger

Klik op het filterpictogram om de optie weer te geven waarmee u de gegevensset verder kunt beperken door een datumbereik te selecteren:

  • Alle datums
  • Laatste 24 uur
  • Laatste 7 dagen
  • Laatste 30 dagen
  • Laatste 12 maanden
  • Aangepast datumbereik

Opmerking:

Wanneer een filter wordt geselecteerd, wordt er een tag weergegeven naast het filterpictogram.  U kunt op elk willekeurig filter klikken om het te verwijderen nadat de gegevensset is geretourneerd.

Zoekfilter op de pagina Beheren

Zo werkt het zoeken naar tekst:

Stel dat u naar de volgende tekenreeks zoekt: "Een eenvoudige vis"

  • De aanhalingstekens verwijzen niet naar een letterlijke tekenreekswaarde
  • Adobe Sign tokeniseert de tekenreeks en gebruikt spaties als scheidingsteken. De tekenreeks in het voorbeeld wordt opgedeeld in drie tokens: Een, eenvoudige en vis
  • De tokens maken geen onderscheid tussen hoofdletters en kleine letters
  • Vervolgens probeert de zoekfunctie een volledige overeenkomst te vinden van de tekst in een willekeurig token in een willekeurig doorzoekbaar veld
  • De geretourneerde gegevensset wordt gesorteerd op de datum van de laatste wijziging, met de meest recente bovenaan

Klik op het filterpictogram om in aanvulling op Verborgen inhoud doorzoeken nog een optie weer te geven.

  • Wanneer Verborgen inhoud doorzoeken is geselecteerd, wordt alleen de verborgen inhoud opgenomen in de geretourneerde gegevensset
Verborgen-inhoudfilter op de pagina Beheren


Lijst met overeenkomsten

De lijst met overeenkomsten bevat de afzonderlijke overeenkomsten die overeenkomen met de inhoud die u hebt geselecteerd en wordt ingekort door de filters die u hebt gekozen.

Voor elke overeenkomst wordt het volgende getoond:

Ontvanger - de actuele ontvanger (als de overeenkomst nog in bewerking is) of de eerste ontvanger (wanneer de overeenkomst is voltooid, geannuleerd of verlopen).

  • De Naam van de ontvanger wordt weergegeven als deze bekend is Het e-mailadres van de ontvanger wordt weergegeven wanneer de Naam niet bekend is

Afzender - de afzender van de overeenkomst.

Titel - de naam van de overeenkomst.

Status - de huidige status van de overeenkomst met betrekking tot de handtekeningencyclus. (In het onderstaande voorbeeld is de optie Alles geselecteerd en dus worden meerdere statussen weergegeven)

Gewijzigd - de datum van de laatste wijziging van de overeenkomst.

Lijst met overeenkomsten

Standaard wordt de inhoud gesorteerd op de Laatst gewijzigd-datum van de overeenkomsten.

U kunt echter op een willekeurige kolomkop klikken om de gegevensset te sorteren op basis van de desbetreffende waarde.


Gereedschappen voor overeenkomsten

U geeft de gereedschappen voor overeenkomsten weer door op een willekeurige overeenkomst of sjabloon te klikken:

Gereedschappen voor overeenkomsten

De rechterrail verschijnt met daarin de gereedschappen voor het openen of bewerken van de overeenkomst (of het bibliotheekdocument, het webformulier of de Mega Sign-transactie):

Weergeven en ondertekenen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten met de status Wachtend op u

Overeenkomst/sjabloon/webformulier/Mega Sign openen - hiermee wordt het object geopend voor een volledige weergave van het document.

  • Voor overeenkomsten wordt de huidige status aangegeven, in welke fase van de handtekeningencyclus de overeenkomst zich ook bevindt.
  • Bij sjablonen ziet u aan de hand van welke basisdocumenten de sjabloon is samengesteld    

Sjabloon gebruiken - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten).  Kies deze optie om een nieuwe overeenkomst te starten waaraan de sjabloon al gekoppeld is

Code ophalen - alleen webformulieren. Met deze optie wordt een pagina geopend waarop de gebruiker de HTML of de scriptcode voor het webformulier kan kopiëren

Sjabloon/webformulier bewerken - hiermee kan de gebruiker de sjabloon bewerken

Herinnering - hiermee kan de gebruiker een herinnering voor de huidige ontvanger instellen

Annuleren - hiermee wordt de overeenkomst geannuleerd

PDF downloaden - hiermee wordt een PDF-kopie van de overeenkomst in de huidige status gedownload.

  • Bovenliggende sjablonen downloaden een PDF-kopie van de oorspronkelijke documenten aan de hand waarvan de sjabloon is gemaakt

Auditrapport downloaden - downloadt het auditrapport voor de overeenkomst

Formulierveldgegevens downloaden - downloadt een CSV-bestand van alle veldinhoud voor een voltooide overeenkomst

  • Bovenliggende-sjabloonobjecten downloaden een CSV-bestand met inhoud op veldniveau voor alle onderliggende overeenkomsten die zijn voltooid

Overeenkomst wijzigen - hiermee kan de gebruiker de documenten van een overeenkomst bewerken en/of de velden die in het document zijn geplaatst.

  • Deze optie is pas beschikbaar als de eerste ontvanger zijn of haar handeling heeft uitgevoerd.

Verwijderen - alleen sjablonen (bibliotheekdocumenten). Verwijdert de sjabloon uit het systeem. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Overeenkomst/webformulier/Mega Sign verbergen - Verbergt het object in de weergave van de gebruiker.  Met deze handeling verwijdert u alleen het object uit de weergave, verder gebeurt er niets.

Delen - hiermee kan de gebruiker het object expliciet met een andere gebruiker delen.  Deze handeling kan niet ongedaan worden gemaakt

Opmerkingen - hiermee kan de gebruiker persoonlijke notities toepassen op het object

Afzonderlijke bestanden downloaden - hiermee kan de gebruiker de afzonderlijke bestanden downloaden als meerdere bestanden zijn gebruikt om de overeenkomt/sjabloon te maken

Activiteitenrapport bekijken - alleen Mega Sign. Met deze optie krijgt u een overzicht van de voortgang van Mega Sign. Hierbij wordt de lijst met ontvangers gesegmenteerd in categorieën die overeenkomen met de handtekeningstatus van de overeenkomst

Huidige ontvanger vervangen - alleen beschikbaar voor overeenkomsten die de gebruiker heeft verzonden. Hiermee kan de gebruiker de huidige ontvanger van een overeenkomst vervangen

Activiteit - een doorlopende lijst met gebeurtenissen die hebben plaatsgevonden met betrekking tot de overeenkomst. Deze lijst begint met het maken van de overeenkomst, vervolgens worden de activiteiten van elke ontvanger vastgelegd en de lijst wordt afgesloten met de status Voltooid/Geannuleerd/Verlopen


Het document ondertekenen

De ondertekening van het document is een snel proces voor de ontvanger.

Ze hebben geen account nodig en hoeven zich niet aan te melden. 

Het verzoek om de overeenkomst te ondertekenen komt via e-mail binnen en de e-mail bevat een koppeling naar het document.

Het ondertekeningsproces is eenvoudig:

  • Klik op de koppeling in de e-mail
  • Klik op het handtekeningveld
  • Typ uw naam
  • Klik op Toepassen 
  • Klik op de knop Klik om uw handtekening te plaatsen

Hier volgt een korte video van het ondertekeningsproces

apply_signature


Transactielimieten / Upgrades uitvoeren

De Adobe Sign voor Dropbox-integratie is beschikbaar voor alle Adobe Sign-serviceniveaus.

Als u verbinding maakt met een bestaande gebruiker in een betaalde account, zijn uw transactielimieten hetzelfde als wanneer u rechtstreeks bent aangemeld bij de website.

Nieuwe gebruikers die een gratis account maken kunnen kijken naar de rij 'Free' (Gratis) van de tabel met transactielimieten.

Voor gebruikers met een gratis abonnement geldt ook een vast ingestelde limiet voor het aantal transacties dat ze kunnen verzenden. Dit is momenteel beperkt tot vijf transacties per periode van 30 dagen.

Naarmate de tijd verstrijkt zullen sommige overeenkomsten buiten dit tijdsvenster van 30 dagen vallen, en kunt u weer nieuwe overeenkomsten verzenden.

  • Een blauwe banner in de rechterbovenhoek van de verzendpagina geeft aan hoeveel transacties u beschikbaar hebt. 

De transacties worden opgebruikt wanneer u een overeenkomst verzendt.

  • Conceptovereenkomsten zijn nog niet verzonden en tellen dus niet mee
  • Geannuleerde overeenkomsten zijn wel verzonden en tellen wel mee
  • Alle verzonden transacties tellen mee, ongeacht of dit via Dropbox of de Adobe-website is gebeurd
transaction_counter

 

Wanneer u de laatste transactie bereikt biedt de banner de koppeling Account upgraden. Als u hierop klikt, wordt u begeleid door het proces om een betaald account aan te schaffen.

Wanneer geen transacties meer hebt, kunt u ofwel een upgrade uitvoeren naar een betaald serviceniveau of wachten tot sommige van uw bestaande transacties buiten het 30-daagse venster vallen.

last_transaction

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid