Overzicht

Met de Adobe Sign for HR Application kunt u verzoeken voor ondertekening van documenten via het ServiceNow-platform naar een Adobe Sign-account sturen met gebruik van de native HR-servicefunctionaliteit. HR-services kunnen via Adobe Sign rond het verzoek om een handtekening worden ingebouwd door gewoon een optie aan de HR-service toe te voegen.

Dit document legt uit hoe u de coretoepassing installeert, welke opties u kunt gebruiken en geeft informatie over het oplossen van gebruikelijke problemen:

 


Vereisten

Hier volgen de afhankelijkheden voor het installeren van Adobe Sign for HR:

  • Vereiste insteekmodules

    • App met op HR toegespitst bereik: Core

    • App met op HR toegespitst bereik: Serviceportal

  • Adobe Sign-ondernemingslicentie - U hebt een Adobe Sign-ondernemingslicentie nodig om de toepassing te gebruiken. 
  • Browserpop-ups moeten ingeschakeld zijn - Zorg ervoor dat pop-ups in uw browser niet worden geblokkeerd. OAuth heeft toegang nodig tot pop-uphandelingen


Installatieproces

Net als voor alle andere ServiceNow-apps voor een specifiek bereik dient u vóór installatie de Adobe Sign for HR-app aan te schaffen of u ervoor te registreren via de ServiceNow-store.

Opmerking:

Er zijn enkele verschillende gebruikersrollen betrokken bij de processen die in dit document worden beschreven. De modules HR en Beheerde documenten werken beide met meerdere specifieke rollen.

Tenzij u al formele processen voor HR en Beheerde documenten hebt geïmplementeerd, kunnen onderstaande stappen het beste worden uitgevoerd door gebruikers met de rol van HR-beheerder of systeembeheerder, aangezien zij toegang hebben tot alle vereiste handelingen.

Zie verderop voor meer informatie:

Let op:

Het wordt sterk aanbevolen de toepassing in een test- of ontwikkelingsomgeving te installeren alvorens deze in een productie-omgeving te installeren.


De Adobe Sign for HR-toepassing installeren

Als u de Adobe Sign for HR-toepassing hebt aangeschaft of u hebt aangemeld voor deze toepassing, verschijnt deze in het menu System Applications -> Applications in uw ServiceNow-instantie.

1_servicenow_store-applications

 

Menu:

Na de installatie ziet u een nieuw toepassingsmenu in het linkernavigatievenster: Adobe Sign for HR

2_adobe_sign_forhrmenu

Dit menu bevat de volgende opties:

  • Adobe Sign Form Data - Een tabel waarin de geretourneerde formuliergegevens worden opgeslagen als een overeenkomst is ondertekend. U kunt deze tabel gebruiken voor het opstellen van rapporten over documenten en de bijbehorende veldgegevens. U vindt meer informatie over deze functie in de sectie Rapporten
  • Adobe Sign HR Services - De HR-services die gebruikmaken van Adobe Sign. Gefilterd op elke willekeurige service die een van de twee speciale opties voor HR-casus gebruikt
  • Agreements - Back-endgegevens van het ondertekeningsproces. Omvat JSON evenals alle Adobe Sign-gebeurtenissen die worden ontvangen en waarvoor een bewerking wordt uitgevoerd
  • Connect to Adobe Sign - Verbindingsscherm waarin een geldig Adobe Sign-account wordt gekoppeld aan ServiceNow
  • Events - Back-endgegevens van wat wordt verzonden en ontvangen voor elke Adobe Sign-gebeurtenis
  • Help - Koppelingen naar de Help van Adobe Sign
  • Participants - De ondertekenaars en de details van hun ondertekeningsproces


De updateset Adobe Sign - HR Core-updates installeren

Als de Adobe Sign for HR-toepassing is geïnstalleerd, dient u de Adobe Sign - HR Core Updates toe te passen.

Opmerking:

Na de installatie moet de HR Core-toepassing met deze update worden geconfigureerd, anders werkt de toepassing niet.

Bij de vier uitbreidbare opsommingstekens hieronder wordt beschreven wat u moet doen.

  • U kunt het beste een handmatige configuratie uitvoeren, zodat u zich bewust bent van de wijzigingen die worden aangebracht en uw huidige functionaliteit niet wordt aangetast
  • Desgewenst kunt u de bijgevoegde updateset installeren als u heel zeker weet dat deze geen conflict veroorzaakt met andere wijzigingen die u hebt aangebracht

 

Test en controleer of alles naar behoren werkt in uw test-/ontwikkelingsomgeving voordat u de toepassing installeert in uw productie-omgeving.

De knop Handtekening invoegen

Wanneer u een HTML-documentsjabloon maakt, vult u met de knop Insert Signature de ServiceNow-handtekeningstag in.

  • Deze tag is niet nodig als Adobe Sign wordt gebruikt
  • De knop is uitgeschakeld als het selectievakje Authored for Adobe Sign is ingeschakeld
insert_signaturebutton

 

De knop Handtekeningen markeren

De knop Mark Signatures in het formulier PDF-sjabloon kan ook worden uitgeschakeld, aangezien deze niet wordt gebruikt met de Adobe Sign-toepassing. 

  • De knop is ook uitgeschakeld als het selectievakje Authored for Adobe Sign is ingeschakeld
mark_signatures_button

 

U kunt deze stappen handmatig uitvoeren door rechtstreeks naar de UI-handelingen te navigeren en de voorwaarden handmatig toe te voegen.

  • Type "UI Actions" in het navigatiescherm links
  • Kies de menuoptie UI Actions bij System Definition
1_ui_actions

 

  • Kies Name in het zoekveld
  • Ga naar Insert Signature
  • Open de record Insert Signature
2_insert_signature

 

  • Voeg ''&& current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false'' toe aan de voorwaarde
    • De knop wordt dan verborgen als het selectievakje Authored for Adobe Sign wordt ingeschakeld
3_add_current_adosy

Voer hetzelfde proces uit om de knop Handtekening markeren te verbergen. Zoek dan naar de UI-handeling "Handtekening markeren" in plaats van naar "Handtekening invoegen".

 

Authored for Adobe Sign check box

De aanvullende voorwaarde && current.x_adosy_sign_hr_adobe_sign == false (het selectievakje is niet ingeschakeld) is aan de UI-handelingen toegevoegd om deze te verbergen.

authored_for_adobesigncheckbox

HR-medewerkers zien de kant-en-klare knop Sign Document als ze een voorvertoning van een document hebben weergegeven en het document hebben gegenereerd.

Wanneer Adobe Sign wordt gebruikt, wordt deze knop vervangen door de knop Sign With Adobe Sign waarmee het document naar Adobe Sign wordt verzonden ter ondertekening.

  • De originele knop Sign Document is uitgeschakeld door de toevoeging van && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() (het overeenkomstveld is leeg) aan de UI-actievoorwaarde
hr_case_disabled

 

  • Type UI Actions in het navigatiescherm links
  • Kies onder System Definition de menuoptie UI Actions.
4_ui_actions
  • Kies Name in het zoekveld
  • Ga naar Sign Document
    • U ziet dan drie records met deze naamwaarde.
  • Kies de record voor de tabel "sn_hr_core_case".
5_sign_document

 

  • Voeg && current.x_adosy_sign_hr_agreement.nil() toe aan de voorwaarde.
    • Dan wordt de knop verborgen als het overeenkomstveld leeg is
6_add_current_adosy

Opmerking:

Zorg ervoor dat de extra voorwaarde vóór de puntkomma wordt toegevoegd.

Het nieuwe taaktype Sign Document With Adobe Sign dient te worden toegevoegd aan de HR-taaktypen.

Dit taaktype dient te worden geselecteerd voor elke HR Task Template die in een Adobe Sign-proces moet worden gebruikt.

task_type

 

Ga als volgt te werk om dit taaktype te maken:

  • Navigeer naar Choice Lists
  • Zoek naar:
    • Tabel - sn_hr_core_task
    • Element - hr_task_type

In deze lijst moet u een nieuw Taaktype maken.

Selecteer New en maak de record zoals hieronder beschreven.

  • Het label kan een willekeurige waarde hebben, maar de Waarde moet adobe_sign_document zijn
new_task_type

De tabel sn_hr_core_document_template bevat twee extra velden:

  • Het selectievakje Authored for Adobe Sign
  • De velden Form Data Table

Zoals uitgelegd in de sectie De knoppen Handtekening invoegen en Handtekeningen markeren zijn uitgeschakeld in de documentsjabloon, wordt het selectievakje Authored for Adobe Sign gebruikt om de knoppen die niet nodig zijn te verbergen of te tonen.

Het selectievakje wordt ook gebruikt om het veld Formuliergegevenstabel te verbergen of te tonen. Dit veld wordt gebruikt wanneer de documentsjabloon rapporteerbaar is, zoals beschreven in de sectie Rapporten.

  • Als u geen tabel hebt gemaakt om de formuliergegevens naartoe te pushen, kunt u de tabelnaam op Geen laten staan.
additional_tablefields

 

Deze stappen kunnen handmatig worden uitgevoerd door naar elke Documentsjabloon-record te navigeren en de formulierlay-out te configureren.

7_navigate_to_formlayout

 

Voeg de velden Authored for Adobe Sign en Form Data Table toe aan de slush bucket Geselecteerd.

8_add_fields

 

De velden staan nu in het formulier.

9_complete_form

Downloaden


De ondertekeningswidget toevoegen aan de taak- en ticketpagina's van de HR Portal

Er zijn twee Serviceportal-widgets gemaakt om ondertekenaars in staat te stellen hun overeenkomst te ondertekenen:

  • De widget Adobe Sign HR Ticket Page is bedoeld voor de HR Ticket Page (hrj_ticket_page)
  • De Adobe Sign HR Task Details kunnen worden gebruikt op de HR Task Details Page (hri_task_details)

 

OPMERKING - Dit moet worden gedaan in het HR-serviceportal-bereik.

Navigeer naar Service Portal > Pages

13_pages_-_serviceportal

 

Zoek hrj_ticket_page en open de record

14_find_the_hrj_ticketpage

 

Kies Open in Designer

15_open_in_designer

 

Selecteer de widget Adobe Sign HR Ticket Page en sleep de widget naar de plaats op de pagina waar de ondertekenaar deze moet zien.

Afhankelijk van de lay-out die u gebruikt, moet u mogelijk een nieuwe rij toevoegen om plaats te maken voor de nieuwe widget.

 

16_add_the_widgettothepage

Precies hetzelfde proces kan worden gevolgd om de widget Adobe Sign HR Task toe te voegen met gebruik van de pagina hri_task_details (in de bovenstaande schermafbeelding ziet u deze onder de Document-widget).


Gebruikersrechten (rollen)

De HR-toepassing kent twee rollen:

  • Beheerder (x_adosy_sign_hr.admin)
    • ServiceNow-gebruikers met de rol x_adosy_sign_hr__admin hebben volledige toegang tot alle functies en tot beide gebruikersmenu's (zoals uitgelegd in het hoofdstuk over de installatie).
  • Gebruiker (x_adosy_sign_hr.sender)
    • ServiceNow-gebruikers met de rol x_adosy_sign_hr.sender krijgen toegang tot de toepassing om te kunnen functioneren. 
    • De rol Verzender moet aan elke HR-groep worden toegevoegd die de Adobe Sign-toepassing moet kunnen gebruiken om een document ter ondertekening te verzenden


De OAuth-verbinding tussen Adobe Sign en ServiceNow tot stand brengen

Er is een Adobe Sign-groep of -accountbeheerder nodig om de Adobe Sign-toepassing te verbinden met ServiceNow. 

U kunt een koppeling tussen ServiceNow en Adobe Sign tot stand brengen door de klikken op de koppeling Connect To Adobe in het menu Adobe Sign for HR.

3_connect_to_adobesign

 

Er verschijnt een statuspagina waaruit blijkt dat de toepassingen niet zijn verbonden:

Klik op Connect om de Adobe Sign-aanmeldingspagina weer te geven.

4_adobe_sign_forhr-notconnected-small

 

Meld u aan bij Adobe Sign met gebruik van uw aanmeldingsgegevens als accountbeheerder

5_adobe_sign_authenticationscreen

Als u bent aangemeld, worden de vereiste toepassingsrechten vermeld in een verificatievenster.

Klik op Allow Access om deze rechten te verlenen en de verbinding tussen ServiceNow en Adobe Sign tot stand te brengen.

OPMERKING: de verificatie vindt plaats in een pop-upvenster. Als uw browser pop-ups blokkeert, dient u deze blokkering op te heffen.

6_adobe_sign_-_allowaccess

 

Als het goed is, wordt het bericht Adobe Sign for HR - Verbonden nu weergegeven, samen met de verifiërende Adobe Sign- en ServiceNow-accounts. 

Als u de services moet koppelen met gebruik van een andere gebruiker, klik dan op de knop Re-Connect om u te verifiëren als de nieuwe gebruiker.

 

OPMERKING - Er is een bekende bug in de Safari-browser waardoor het venster niet wordt vernieuwd.

In dat geval sluit u het pop-upvenster en vernieuwt u het venster handmatig.

7_adobe_sign_forhr-conencted


De configuratie testen

U kunt de configuratie testen met gebruik van een van de voorbeeldservices.

Als de verbinding tot stand is gebracht en de aangemelde gebruiker over de juiste rollen beschikt, zou het voorbeeld correct moeten worden uitgevoerd. De Adobe Sign-toepassing heeft alleen een geldige verbinding met Adobe Sign nodig om te functioneren.

Raadpleeg de sectie Ondersteuning en problemen oplossen voor hulp.


Geïnstalleerde casus-/taakcomponenten

Er zijn een aantal aangepaste componenten gemaakt, specifiek voor de Adobe Sign for HR-toepassing:

  • Gerelateerde lijst Adobe Signers - Vermeldt alle ondertekenaars voor de huidige HR-casus
    • Er kunnen nieuwe ondertekenaars worden toegevoegd
    • De ondertekeningsvolgorde kan worden veranderd

OPMERKING - Deze gerelateerde lijst dient te worden toegevoegd aan de weergave HR Case, zoals uitgelegd in de sectie Handmatige opties.

8_adobe_signers_relatedlist

 

  • Send to Adobe Sign UI-handeling - Knop waarmee de PDF in de bijlage ter ondertekening naar Adobe Sign wordt verzonden.
10_send_to_adobesign

 

OPMERKING - Met de casusoptie Adobe Sign: Inschakelen voor casus activeert of deactiveert u deze knop.

Als de casusoptie niet voorkomt in de HR-service, ontbreekt deze knop. Dit wordt nader uitgelegd in de sectie Services.

9_hr_service_newrecord

 

  • Review Adobe Sign details - Met deze knop kunnen HR-medewerkers ondertekenaars aan de overeenkomst toevoegen of de volgorde van ondertekenaars aanpassen.

OPMERKING - Deze knop wordt geactiveerd door de casusoptie Adobe Sign: Send with Preview toe te voegen aan de record HR Service Configuration.

11_review_adobe_signdetails

 

Wanneer medewerkers op deze knop klikken, verschijnt de pagina Verzenden van Adobe Sign waar ze veranderingen kunnen aanbrengen.

12_adobe_sign_previewpage


Optionele instellingen configureren


Het veld Status handtekening toevoegen aan de lijstweergave HR-casus

De casus behoudt de status Work In Progress, zelfs nadat de handtekening is ontvangen.

Om het voor HR-medewerkers gemakkelijker te maken om te herkennen dat de casus klaar is om te worden gereviseerd of gesloten, kan de handtekeningstatus van de overeenkomst worden toegevoegd aan de standaardlijstweergave HR-casus.

Dit veld reageert op de status van de Adobe Sign-overeenkomst en toont de dienovereenkomstige status van de Adobe Sign-handtekening.

signature_state

 

Als u dit aan de standaardweergave wilt toevoegen, navigeert u als beheerder naar de lijstweergave HR Case

hr_case_list_view

 

Klik met de rechtermuisknop op de koptekst en kies Configure > List Layout

list_layout

 

Voeg het veld Agreement.Signature state toe aan de lijstweergave Selected

add_the_agreementsignature

 

Gebruikers moeten op het tandwielpictogram klikken en de Reset columns to default om de weergave bij te werken en het nieuwe veld te zien.

reset_to_column_defaults


Aangepaste weergave/regel HR-casus

Met de bovengenoemde stappen wordt het veld Status handtekening weergegeven in de default view. U kunt echter ook een aangepaste weergave en weergaveregel instellen waarmee u een weergave maakt die alleen zichtbaar is voor gebruikers met ServiceNow-rollen.

Navigeer net als hierboven naar het formulier Customize List Layout, maar selecteer dit keer de optie New in het vervolgkeuzemenu van het veld View Name

default_view

Geef de nieuwe weergave een naam en sla deze op. Als het goed is, wordt de nieuwe weergave nu weergegeven.

Standaard zijn de velden die in de standaardweergave worden gebruikt al geselecteerd.

Wijzig de velden waar nodig en sla de weergave op.

list_view

 

U kunt de nieuwe weergave nu selecteren in de vervolgkeuzelijst met weergavetitels

example_view_menu

 

U kunt een weergaveregel maken om de nieuwe weergave te verbergen voor iedereen, behalve voor Adobe Sign-gebruikers

Navigeer naar System UI > View Rules

view_rules_menu

 

Maak een nieuwe regel voor de tabel HR-corecasus (zorg dat u in het bereik Human Resources: Core bent) en beperk de weergave per rol.

OPMERKING - Gebruik een script met de optie Geavanceerd om beperkingen per rol in te stellen. Hier vindt u een voorbeeldcodefragment en een overzicht van het proces

Als het goed is, ziet het eindresultaat/het script er ongeveer uit als de schermafbeelding hieronder.

create_a_new_rule

Klik met de rechtermuisknop op de koptekst en kies Configure > Related Lists

configure_relatedlist

 

Verplaats de gerelateerde lijst Adobe Signers van de kolom Available naar de kolom Selected.

U dient ook de rol Afzender toe te voegen aan groepen die de gerelateerde lijst moeten kunnen zien.

move_the_adobe_signersrelatedlist

 

Als deze lijst is toegevoegd aan de HR-casus, kunnen nieuwe ondertekenaars worden toegevoegd en kunt u de ondertekeningsvolgorde wijzigen.

add_new_signers


Services

We hebben enkele Adobe Sign HR-services gemaakt om te laten zien hoe de functionaliteit werkt en hoe u de functies kunt gebruiken om nieuwe services te maken of toe te voegen. Deze voorbeelden laten van begin tot eind zien hoe u HR-services moet instellen om de Adobe Sign voor HR-toepassing te kunnen gebruiken.


Voorbeeldservices

Er zijn drie HR-voorbeeldservices die de Adobe Sign-functionaliteit demonstreren. Deze staan vermeld in het menu Adobe Sign HR Services. Elke service heeft zijn eigen casussjabloon en -document, zoals hieronder wordt uitgelegd.

  • Adobe Sign - Equity Choice Service - Deze voorbeeldservice verschaft een PDF-document dat elektronisch moet worden ondertekend in Adobe Sign en invulbare formuliergegevens.
  • Adobe Sign - Parking Permit Service - Een voorbeeld van een documentsjabloon met vooraf ingevulde ServiceNow-werknemersgegevens en Adobe Sign-gegevensvelden en handtekeningen die moeten worden ingevuld. Deze wordt gemaakt in HTML en dan door ServiceNow geconverteerd naar PDF tijdens de stap Genereren in de voorvertoning.
  • Adobe Sign - Pet Policy with 2 Signers Example - Voorbeeld van een PDF-formulier voor een landbouwhuisdieren voor twee ondertekenaars. Omvat de toewijzing van ServiceNow-werknemersgegevens en het vastleggen van Ondertekenaar-gegevens in een invoelbaar formulier.
example_hr_services

Hieronder vindt u koppelingen naar de ServiceNow-documentatie voor elke component.

  • HR Services - Wat gebruikers kunnen zien en waar ze mee kunnen communiceren. Documentatie
  • Managed Documents - Waar de PDF wordt geüpload en beheerd. Documentatie
  • HR Document Templates - Definitie van het document dat wordt gebruikt en moet worden ondertekend. Documentatie
  • HR Case & Task Templates - Definieer de parameters van de HR-casus en -taken die worden gegenereerd. Documentatie
  • Service Activities - Bepaal welke activiteiten worden gegenereerd en verwerkt door de service. Documentatie


Adobe Sign-functionaliteit toevoegen aan een HR-service

Er zijn 'casusopties' voor de HR-service toegevoegd die de gerelateerde Adobe Sign-componenten activeren zodat deze tijdens het proces worden getoond.

adding_adobe_signtoservices
  • Adobe Sign: Enable for Case - Dit is de standaardoptie die aan de HR-service moet worden toegevoegd om de Adobe Sign-functies te kunnen gebruiken. De knop Sign With Adobe Sign wordt toegevoegd aan de workflow van de HR-casus en de ondertekenaar kan de Adobe Sign-widgets gebruiken via de HR-serviceportal (nadat deze handmatig aan de pagina's zijn toegevoegd).
  • Adobe Sign: Send with Preview - Met deze optie kunnen HR-medewerkers die aan het ticket werken het Adobe Sign-document voorvertonen en ondertekenaars toevoegen of opnieuw rangschikken.


Nieuwe documenten/sjablonen toevoegen

Nieuwe documenten kunnen worden toegevoegd via de module Beheerde documenten (PDF's) en de module HR-documentsjablonen (gebaseerd op HTML). In het geval van beide methodes kan het document met Adobe Sign worden gebruikt om handtekeningen te verkrijgen.


PDF's - module Beheerde documenten

De module Beheerde documenten staat het uploaden van een nieuw PDF-document toe dat als basis voor een nieuwe HR-service kan worden gebruikt.

De basisstappen worden hieronder uitgelegd en u vindt hier meer informatie over Beheerde documenten

 

Navigeer naar de module Managed Document Module Create New Nieuw maken

Doc1

Vul de details van het document in en verzend de record.

OPMERKING - Het veld Department moet worden ingesteld op HR, anders is het document niet zichtbaar voor HR en kan het niet worden gebruikt met Adobe Sign.

Bovendien moet dit veld worden ingevuld alvorens de record wordt verzonden. Als de record eenmaal is verzonden, krijgt het veld Afdeling het kenmerk Alleen-lezen.

Doc2

 

Als de record is verzonden, kan het PDF-bestand worden geüpload met gebruik van de UI-handeling Upload/Check In Revision onder aan de record.

Doc3

 

Upload de gewenste PDF en sla deze op via het pop-upvenster.

OPMERKING - De naam van het geüploade document verandert in de naam die is opgegeven in de stap Upload/Check hieronder.

Doc4

 

Er wordt een record Document Revision gemaakt. Deze record bevat ook de bijlage in de modus Draft.

Doc5

 

Aangezien het document nog een Draft is, kan het nog niet worden gebruikt. Het dient te worden verzonden ter revisie en vervolgens te worden gepubliceerd.

Open de revisierecord en klik op de knop Revisie indienen

Doc6

 

Het document wordt dan verplaatst naar de fase Ready for Publishing.

Doc7

 

Open de revisierecord weer en klik op de knop Publish Revision

Doc8

 

Er verschijnt een pop-upvenster waarin u desgewenst de revisienaam of het revisienummer kunt wijzigen.

Klik op Publish

Doc9

 

Navigeer naar HR Administration > Document Templates

Het beheerde document is nu beschikbaar voor het maken van een documentsjabloon voor gebruik met een HR-service.

Doc10

 

Klik op de knop Nieuw

Doc11

 

Kies PDF Document Template

Doc12

 

U kunt het net gemaakte document invullen in het veld Document revision

Doc13


Op HTML gebaseerd - HR-documentsjablonen

Een HR-documentsjabloon kan ook op HTML gebaseerd zijn en kan op dezelfde manier als een beheerd document voor Adobe Sign-handtekeningen worden gebruikt.

De HR-module bevat enkele kant-en-klare voorbeelden ter referentie, zoals de sjabloon Voorbeeld van onderwijsovereenkomst. Deze sjabloon toont het basisconcept van een HTML-document.

Navigeer naar HR-beheer > Documentsjablonen

Doc14

 

Kies een op HTML gebaseerd document.

OPMERKING - Zorg ervoor dat de gekozen sjabloon een HR Document Template is om de HTML te kunnen zien.

Een type HR PDF Template wordt op basis van een PDF gegeneerd zoals beschreven in de vorige sectie. Aan dit type sjabloon is geen HTML gekoppeld.

Doc15

 

Elk veld dat is gekoppeld aan de gekozen tabel kan als een variabele worden toegevoegd aan het document.

In ons eenvoudige voorbeelddocument hieronder wordt subject_person toegevoegd als een variabele van de tabel HR-casus.

Wanneer deze sjabloon wordt gebruikt, wordt voor de variabele de naam van het veld subject_person ingevuld in de casus.

Andere gebruikersinformatie kan worden opgehaald van het profiel HR-gebruiker.

Doc16

 

Adobe Sign-ondertekeningsfunctie toevoegen aan een HR-documentsjabloon op basis van HTML

U dient Adobe Sign-tags toe te voegen als u een Adobe Sign-handtekening wilt toevoegen aan een op HTML gebaseerde documentsjabloon.

Het hieronder beschreven proces maakt gebruik van hetzelfde voorbeelddocument als hierboven.

Doc17

 

Let op de gemarkeerde regel in de schermafbeelding hierboven.

Na verzending naar Adobe Sign wordt dit een handtekeningveld dat precies op die locatie in het document wordt geplaatst.

Doc18

Er zijn verschillende typen tags die verschillende soorten velden maken met een groot aantal verschillende configuratieopties.

Lees hier meer over teksttags


Rapporten

Zodra een overeenkomst is ondertekend, wordt deze gedownload als een PDF en als bijlage toegevoegd aan de bovenliggende HR-casusrecord.

Naast de PDF worden ook de formuliergegevens van de transactie opgenomen in de overeenkomstrecord en in de tabel Adobe Sign Form Data geplaatst.

Beheerders kunnen de tabel gebruiken om gedetailleerde rapporten te maken op basis van de gegevens in de ondertekende records.

Report1

 

Voor meer gedetailleerde rapporten kunt u uitgebreidere tabellen dan de basistabel opstellen en er rapporten van maken (bijvoorbeeld voor een specifieke documentsjabloon).

Navigeer naar System Definition > Tables & Columns 

Klik op Create Table

Report3

 

Maak een nieuwe tabel die de tabel Adobe Sign Form Data uitbreidt en schakel Create Module uit

OPMERKING - Dit is optioneel. Als u beheerders via het navigatiemenu links in het scherm naar deze tabel wilt laten navigeren, maak dan een module en plaats deze in het menu Adobe Sign for HR.

Report4

 

Als de tabel is gemaakt, voegt u de kolommen toe die overeenkomen met de veldnamen in het document.

OPMERKING - De kolomnamen moeten precies overeenkomen met de veldnamen in het document en moeten van het type 'tekenreeks' zijn, aangezien de geretourneerde gegevens voor dat veld als een tekenreeks in de kolom worden geplaatst. Als de gegevens niet naar behoren in de kolommen verschijnen, dient u te controleren of de namen precies overeenkomen en of ze van het type 'tekenreeks' zijn.

Report5

 

Navigeer vervolgens naar de HR Document Template waarvoor u een rapport wilt opstellen en voeg de tabel toe aan het veld Form Data Table. Dit veld is zichtbaar als het selectievakje Authored for Adobe Sign is ingeschakeld.

Report6

Elke HR-service die deze sjabloon gebruikt, stuurt gegevens dan door naar de tabel die wordt vermeld in het veld Form Data Table en de casus waarvoor een rapport wordt opgesteld en/of die is toegevoegd aan een dashboard.


Ondersteuning en problemen oplossen

Contactgegevens voor ondersteuning

De Help-documentatie is beschikbaar in het beheerdersmenu. De onderstaande website biedt ook contactgegevens voor ondersteuning.

 

Problemen oplossen

Hieronder vindt u enkele gebruikelijke problemen die tijdens het instellen en gebruiken van de Adobe Sign for HR-toepassing de kop kunnen opsteken.

 

De specifiek voor Adobe Sign bedoelde knoppen en componenten zijn niet zichtbaar of werken niet

Controleer of de nieuwe casusopties voor de Adobe Sign HR-service aan de HR-service zijn toegevoegd. Deze opties activeren het inschakelen van de Adobe Sign-functionaliteit voor elke HR-service.

 

Verbindingsfout wanneer op de koppeling Verbinding maken met Adobe Sign wordt geklikt

 

Als u probeert te verbinden en het scherm Not Connected verschijnt, dient u de verbinding opnieuw tot stand te brengen door middel van de procedures die zijn beschreven in De OAuth-verbinding tot stand brengen

access_not_connected

 

Als u het scherm access_denied ziet, heeft het Adobe Sign-account dat u gebruikt mogelijk niet de rechten om te verbinden vanuit ServiceNow.

Neem contact op met de ondersteuning van Adobe en controleer of het account over de vereiste rechten beschikt.

access_denied

Het Adobe Sign-venster verschijnt nooit wanneer verbinding wordt gemaakt met het Adobe Sign-account

Het verbindingsvenster is een pop-upvenster en kan door bepaalde browsers worden geblokkeerd. Zorg ervoor dat pop-ups niet worden geblokkeerd.

 

Het verbindingspop-upvenster wordt niet vernieuwd

Er is een bekende bug in Apple Safari waardoor dit venster vastloopt en/of niet wordt vernieuwd. Als u Safari gebruikt, sluit dan het pop-upvenster en verfris het venster handmatig. Als het venster eenmaal is vernieuwd, ziet u de nieuwe verbindingsstatus.

 

De records Taken/Deelnemer worden niet ingesteld op Gereed of Verzonden ter ondertekening

Controleer of uw Adobe Sign-account verbonden is. Voor statusveranderingen van de records moeten gegevens terugkomen van Adobe Sign. Als er geen verbinding is, ontvangt u de trigger voor het veranderen van de status niet.

 

De menuopties zijn (niet) zichtbaar voor gebruikers

Controleer of de juiste rollen zijn toegewezen aan alle gebruikers die toegang tot de toepassing nodig hebben. Als u groepen gebruikt, moet u ervoor zorgen dat hieraan ook de nodige rollen zijn gekoppeld.

OPMERKING - Aan de modules HR en Beheerde documenten zijn specifieke rollen toegewezen. Om bepaalde functies te kunnen uitvoeren, is het mogelijk dat een Adobe-gebruiker ook extra rollen uit die modules nodig heeft.

De meeste handelingen kunnen worden uitgevoerd door een gebruiker met de rol HR-beheerder.

 

Wanneer medewerkers op de knop Verzenden naar Adobe Sign klikken, ontvangen ze een fout met betrekking tot het e-mailadres

Zorg ervoor dat de gebruiker die is ingesteld als ondertekenaar een geldig e-mailadres heeft. Na verzending worden de gebruikersnaam en de e-mailadressen gecontroleerd.

 

HR-taken staan in de modus Concept / De knop Verzenden naar Adobe Sign verschijnt nooit

Zorg ervoor dat u het PDF-document hebt voorvertoond en gegenereerd. Als dat het geval is, wordt het gekoppeld aan de bovenliggende casus. Dit document is de trigger voor het tonen van de knop.

Zodra het document is verzonden naar Adobe, verandert de status van de taak in Gereed en is de taak beschikbaar in de HR-portal, zodat de ondertekenaar actie kan ondernemen.

 

Ik zie de gerelateerde lijst Adobe-ondertekenaars niet in de HR-casusrecord

Controleer of de gebruiker/groep die de gerelateerde lijst niet kan zien over de rol Afzender beschikt. Deze gerelateerde lijst is alleen zichtbaar wanneer die rol aanwezig is.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid