Het online installatiepakket van Adobe Sign voor SharePoint is beschikbaar voor elk Enterprise-account dat de Adobe Sign-oplossing wil installeren. Neem vóór de installatie contact op met uw Succes Manager om ervoor te zorgen dat het account in het juiste kanaal is geplaatst voor de vereiste API-functionaliteit.
Overzicht
De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen.
Deze documentatie en het installatiepakket waarnaar de documentatie verwijst zijn ontwikkeld voor Microsoft SharePoint Online multi-tenant (doorgaans “SharePoint” genoemd in deze handleiding).
De oplossing is ontwikkeld als een invoegtoepassing voor SharePoint en biedt de volgende mogelijkheden:
- Een overeenkomst ter ondertekening verzenden vanuit elke SharePoint-documentbibliotheek of -lijst.
- Documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers verzenden vanuit een documentbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten.
- Gegevens uit SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken toewijzen aan documenten door middel van samenvoegingstoewijzing wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden.
- Gegevens uit formuliervelden van ondertekende overeenkomsten toewijzen aan tekstkolommen van SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken door middel van gegevenstoewijzing wanneer het document is ondertekend en de status automatisch of handmatig is vernieuwd via de pagina Overeenkomststatus
- Benut Adobe Sign-webformulieren om gegevens te verzamelen en deze gegevens automatisch in te vullen in toegewezen velden in SharePoint-lijsten.
- Alle ondertekende overeenkomsten archiveren in SharePoint
- Mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten.
Vereisten
Om de oplossing te configureren moet u zowel SharePoint-sitebeheerder als Adobe Sign-accountbeheerder zijn. Als u zelf geen Adobe Sign-accountbeheerder bent, moet u contact opnemen met de beheerder om de integratie te configureren.
Adobe Sign kan alleen worden geïnstalleerd en geconfigureerd door een beheerder van een Microsoft SharePoint-site. Raadpleeg de SharePoint-documentatie en de SharePoint-site van uw organisatie of de tenantbeheerder voor extra systeemmachtigingen die u wellicht nodig hebt om SharePoint-siteoplossingen te installeren.
In de Microsoft Office 365-tenant dient de voornaam, de achternaam en het werk-e-mailadres te worden ingesteld voor alle SharePoint-gebruikers die de Adobe Sign-invoegtoepassing op hun SharePoint-sites willen gebruiken.
Alle gebruikers van de Adobe Sign-oplossing moeten deel uitmaken van de standaardgroep met siteleden of site-eigenaren van de SharePoint-site. Alle Adobe Sign-gebruikers moeten ten minste Bewerken-machtigingen hebben voor de site.
Ondersteunde browsers
De huidige versie van de browsers Edge, Chrome, Firefox en Safari worden allemaal ondersteund.
Privé- of incognitobrowsersessies worden niet ondersteund.
De Edge-browser
Om SharePoint-invoegtoepassingen te laten werken met Edge-browsers is enige configuratie van Vertrouwde websites vereist. Internet Explorer en oudere versies van Edge worden niet ondersteund.
Bovendien moeten gebruikers van Edge hun instellingen van Vertrouwde websites expliciet bewerken, zodat deze de volgende URL's bevatten:
- https://*.adobesigncdn.com
- https://*.adobesign.com
- https://*.echocdn.com
- https://*.echosign.com
- https://*.microsoftonline.com
- https://*.sharepoint.com
De lijst Vertrouwde websites bewerken:
1. Open Edge
► Druk op Windows + S
2. Typ Internetopties in het zoekveld
3. Het menu Internetopties wordt geopend. Selecteer het tabblad Beveiliging.
4. Klik op het pictogram Vertrouwde websites.
5. Klik op de knop Websites.
6. Typ een van de zojuist vermelde URL's en klik op Toevoegen.
7. Herhaal deze bewerking voor elke zojuist vermelde URL.
8. Sluit het menu Internetopties als u klaar bent.
Upgrade uitvoeren van v1.x
Adobe Sign voor SharePoint v2.0 vereist extra machtigingen (voor webhooks en webformulieren) die moeten worden goedgekeurd via OAuth.
Klanten die een upgrade uitvoeren van v1.x moeten hun OAuth-referenties bijwerken om toegang te krijgen tot deze nieuwe machtigingen:
1. Werk de Adobe Sign-invoegtoepassing bij naar het 2.x-pakket
2. Werk de verbinding naar Adobe Sign bij:
De persoon die zowel fungeert als Office Tenant-beheerder en als Adobe Sign-accountbeheerder moet de instellingenpagina voor de SharePoint Sign-integratietenant weergeven.
- De integratie-instellingen weergeven
- In het deelvenster “Verbinding maken met Adobe Sign”:
- Klik op de knop Bijwerken (naast de optie Uw Office 365-tenantkoppeling bijwerken)
- Meld u aan met dezelfde referenties als voorheen
- Het e-mailadres dat wordt gebruikt voor de oorspronkelijke koppeling, wordt in de eerste alinea getoond
- Klik op de knop Bijwerken (naast de optie Uw Office 365-tenantkoppeling bijwerken)
- Sluit de instellingen door terug te gaan naar SharePoint of vernieuw het venster
De functies van het webformulier zijn nu toegankelijk voor alle sites in de tenant die gebruikmaken van de tenantverbinding
Het is belangrijk dat u het tabblad met instellingen sluit of vernieuwt, zelfs als u direct na de hernieuwde verificatie met Adobe Sign uw webformuliertoewijzingen wilt instellen.
Als het venster met instellingen niet wordt vernieuwt, leidt dat tot fouten op de tabbladen van het webformulier.
Als de SharePoint-beheerder en de Adobe Sign-accountbeheerder niet een en dezelfde persoon zijn, moeten beide personen samenwerken om de oplossing te configureren.
De persoon die zowel SharePoint-beheerder en Adobe Sign-accountbeheerder is, moet de sitekoppeling bijwerken voor elke site waarvoor hij of zij verantwoordelijk is en die gebruikmaakt van de integratie:
- De integratie-instellingen weergeven
- In het deelvenster Verbinding maken met Adobe Sign:
- Klik op de knop Bijwerken (naast de optie Uw SharePoint-sitekoppeling bijwerken)
- Meld u aan met dezelfde referenties als voorheen
- Het e-mailadres dat wordt gebruikt voor de oorspronkelijke koppeling, wordt in de eerste alinea getoond
- Sluit de instellingen door terug te gaan naar SharePoint of vernieuw het venster
Na deze handeling kunnen gebruikers van die specifieke site gebruikmaken van de webformulierfuncties
Het is belangrijk dat u het tabblad met instellingen sluit of vernieuwt, zelfs als u direct na de hernieuwde verificatie met Adobe Sign uw webformuliertoewijzingen wilt instellen.
Als het venster met instellingen niet wordt vernieuwt, leidt dat tot fouten op de tabbladen van het webformulier.
Als de SharePoint-beheerder en de Adobe Sign-accountbeheerder niet een en dezelfde persoon zijn, moeten beide personen samenwerken om de oplossing te configureren.
Installatie
Het wordt niet aanbevolen om de invoegtoepassing Adobe Sign voor SharePoint Online via een batch op meerdere sites te installeren met een tenantgerichte implementatie. De volgende beperkingen zijn dan namelijk van toepassing.
De online versie van het Adobe Sign voor SharePoint-pakket installeren:
1. Verifieer u bij de site.
2. Navigeer naar Site-inhoud > Nieuw > App.
3. Klik op SharePoint-winkel.
4. Zoek naar Adobe Sign in het zoekvak Een app zoeken (rechtsboven op de pagina).
5. Klik op het Adobe Sign-pictogram in de zoekresultaten om het te selecteren.
6. Klik op de knop TOEVOEGEN om de automatische installatie te starten.
De installatie van de app neemt enkele minuten in beslag.
Na installatie van het pakket gaat u naar de pagina met Adobe Sign-instellingen en opent u de koppelingen voor deze beheerders-/configuratiegids, de gebruikershandleiding en andere Adobe Sign-bronnen.
Vereiste configuratie
Wanneer de applicatie is geïnstalleerd, hoeft u slechts twee stappen uit te voeren voordat u overeenkomsten kunt verzenden:
- Via OAuth verbinding maken met Adobe Sign
- SharePoint-gebruikerstoestemmingen toewijzen
Via OAuth verbinding maken met Adobe Sign
Adobe Sign brengt een OAuth-verbinding met uw SharePoint-omgeving tot stand, zodat alle gebruikers de applicatie probleemloos kunnen gebruiken.
Om deze relatie tot stand te brengen, moet u beheerder op accountniveau zijn voor zowel Adobe Sign als SharePoint.
U kunt het beste een functioneel e-mailadres gebruiken (bijvoorbeeld AdobeSignBeheerder@MijnDomein.nl) om het risico dat het beheerdersaccount om welke reden dan ook wordt gedeactiveerd te verlagen.
De OAuth-verbinding tot stand brengen:
1. Navigeer naar de pagina Instellingen van Adobe Sign.
2. Klik op het tabblad Verbinding maken met Adobe Sign
3. Selecteer het bereik voor de installatie van Adobe Sign:
►Stel de SharePoint-siteverbinding in (siteniveau: voor de SharePoint-sitebeheerder)
• Deze functionaliteit koppelt de invoegtoepassing aan een Adobe Sign-account op het huidige SharePoint-siteniveau
1. Verifieer u bij Adobe Sign met uw beheerdersreferenties
2. Klik op Toegang verschaffen om de vertrouwde relatie tussen Adobe Sign en SharePoint goed te keuren
○ Zodra de verbinding is gemaakt wordt kort een succesbericht getoond
Wanneer u met succes bent geverifieerd op siteniveau ziet u het e-mailbericht en de naam van de gebruiker die door Adobe Sign is geverifieerd boven de twee koppelingen staan.
- Als u deze verbinding wilt bijwerken, hebt u de volgende twee opties:
- Bijwerken naar een andere Adobe Sign-account op siteniveau (voor de SharePoint-sitebeheerder)
- Overschakelen naar een verbinding op O365-tenantniveau (voor de O365-beheerder, zie hieronder voor meer informatie).
►Koppel uw SharePoint-tenant aan een Adobe Sign-account (tenantbereik: alleen voor de O365-tenantbeheerder)
• U hoeft deze OAuth-aanmelding bij Adobe Sign maar één keer uit te voeren voor instanties van invoegtoepassingen die zijn gekoppeld in het tenantbereik
• Als Adobe Sign OAuth wordt uitgevoerd op een enkele instantie van de invoegtoepassing in het globale bereik, wordt de Sign-koppeling ook ingesteld voor alle andere geïnstalleerde instanties die in het tenantbereik zijn gekoppeld
○ OAuth moet op minstens één invoegtoepassing met een tenantbereik worden uitgevoerd
• Elke nieuw geïnstalleerde instantie van de invoegtoepassing wordt automatisch gekoppeld aan het Adobe Sign-account dat beschikbaar is binnen het tenantbereik
Er verschijnt een bevestiging om aan te geven dat u op het punt staat uw tenant te koppelen aan uw Adobe Sign-account. Hiervoor moet u zich aanmelden als Office 365-beheerder.
- Klik op Doorgaan.
1. Verifieer u bij SharePoint met uw beheerdersreferenties.
2. Klik op Accepteren om toegang tot de SharePoint-resources goed te keuren.
3. Verifieer u bij Adobe Sign met uw beheerdersreferenties
4. Klik op Toegang verschaffen om de vertrouwde relatie tussen Adobe Sign en SharePoint goed te keuren
○ Zodra de verbinding is gemaakt wordt kort een succesbericht getoond
Wanneer u met succes op het tenantniveau bent geverifieerd, ziet u het e-mailbericht en de naam van de gebruiker die door Adobe Sign is geverifieerd boven de twee koppelingen staan, samen met de bevestiging dat het account is "geconfigureerd voor uw SharePoint-tenant door uw Office 365-tenantbeheerder".
- Als u deze verbinding wilt bijwerken, hebt u de volgende twee opties: bijwerken naar een ander Adobe Sign-account op tenantniveau of overschakelen naar een verbinding op siteniveau.
Als uw SharePoint-implementatie meerdere sites heeft, is het mogelijk dat een of meer sites op de site kunnen worden geverifieerd op siteniveau, maar er kan ook een tenantniveauverificatie zijn.
Als beide verificatietypen bestaan en de site die u configureert wordt geverifieerd op siteniveau, wordt er een koppeling getoond die de verificatie kan opschroeven tot tenantniveau.
SharePoint-gebruikerstoestemmingen toewijzen
Er zijn twee mechanismen om SharePoint-gebruikers toegang te geven tot de Adobe Sign-integratie:
- Gebruikers met bewerkingsrechten
- Gebruikers in de standaardgroep met leden/eigenaars
Gebruikers met bewerkingstoestemming - 'Naadloze on-boarding'
Naadloze on-boarding is de eenvoudigste configuratie voor het toevoegen van gebruikers.
Elke gebruiker aan wie het standaard machtigingsniveau Bewerken is toegewezen, heeft automatisch toestemming voor toegang tot en gebruik van de Adobe Sign-integratie.
- Als u de hulpprogramma's admin.microsoft.com hebt gebruikt om uw SharePoint-site te maken en eigenaars, leden en bezoekers aan de groep hebt toegewezen, bent u klaar
Als de optie Gebruikers met bewerkingsrechten ingeschakeld is, activeert elke gebruiker die de Adobe Sign-invoegtoepassing opent (of een van de functies ervan gebruikt) een controle van de gebruikersmachtigingen voor de SharePoint-site. Als de gebruiker een set machtigingen heeft die worden herkend als typisch voor Editors, wordt toegang verleend tot de invoegtoepassing.
De onderstaande tabel toont de lijst met alle SharePoint-machtigingen, de standaardmachtigingen die zijn toegewezen aan elk machtigingsniveau en de vereiste set machtigingen die moet worden herkend als een gebruiker (gebruikersmasker) of beheerder (beheerdersmasker):
|
Machtiging | Lezer | Bijdrager | Gebruikersmasker | Editor | Beheerdersmasker | Ontwerper | Volledige toegang |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 3 | lijst: items toevoegen |  |
 |
|
 |
|
|
|
| 7 | lijst: Items goedkeuren | |
|
|
||||
| 11 | lijst: Waarschuwingen maken | |
|
|
|
|
||
| 5 | lijst: items verwijderen | |
|
|
|
|
||
| 10 | lijst: Versies verwijderen | |
|
|
|
|
||
| 4 | lijst: items bewerken | |
|
|
|
|
|
|
| 1 | lijst: lijsten beheren | |
|
|
|
|||
| 8 | lijst: items openen | |
|
|
|
|
|
|
| 2 | lijst: Lijstgedrag overschrijven | |
|
|
||||
| 12 | lijst: toepassingspagina's weergeven | |
|
|
|
|
|
|
| 6 | lijst: items weergeven |
|
|
|
|
|
|
|
| 9 | lijst: Versies weergeven | |
|
|
|
|
|
|
| 32 | persoonlijk: Persoonlijke webonderdelen toevoegen/verwijderen | |
|
|
|
|
||
| 31 | persoonlijk: Persoonlijke weergaven beheren | |
|
|
|
|
||
| 33 | persoonlijk: Persoonlijke webonderdelen bijwerken | |
|
|
|
|
||
| 17 | site: pagina's toevoegen en aanpassen | |
|
|||||
| 19 | site: Opmaakmodellen toepassen | |
|
|||||
| 18 | site: Thema's en randen toepassen | |
|
|||||
| 21 | site: Door mappen bladeren | |
|
|
|
|
||
| 25 | site: door gebruikersinformatie bladeren | |
|
|
|
|
|
|
| 20 | site: groepen maken | |
||||||
| 15 | site: subsites maken | |
||||||
| 30 | site: persoonlijke gebruikersinformatie bewerken | |
|
|
|
|||
| 24 | site: machtigingen opsommen | |
||||||
| 26 | site: waarschuwingen beheren | |
||||||
| 13 | site: machtigingen beheren | |
||||||
| 16 | site: website beheren | |
||||||
| 29 | site: openen | |
|
|
|
|
|
|
| 28 | site: Integratiefuncties client gebruiken | |
|
|
|
|
||
| 27 | site: externe interfaces gebruiken | |
|
|
|
|
|
|
| 22 | site: selfservice sitecreatie gebruiken | |
|
|
|
|
||
| 23 | site: pagina's weergeven | |
|
|
|
|
|
|
| 14 | site: Webanalytics-gegevens weergeven | |
Het nummer in de kolom helemaal links is de volgorde waarin deze machtigingen worden weergegeven in de SharePoint-gebruikersinterface.
Rijen gemarkeerd met verwijzen naar machtigingen die zijn toegewezen aan de standaardrolniveaus.
Rijen gemarkeerd met verwijzen naar machtigingen die vereist zijn om als gebruiker of beheerder te worden herkend door de Adobe Sign-integratie.
Rijen gemarkeerd met zijn vereist voor een correcte werking van de Admin-functies voor de Adobe Sign-integratie.
Gebruikers in de standaardgroep met leden/eigenaren (met bewerkingstoestemming)
Als u meer controle nodig hebt over wie de Adobe Sign voor SharePoint-integratie mag gebruiken, geeft u met deze optie alleen toegang tot gebruikers die direct lid zijn van de <site name> Members SharePoint-groep.
- Als u uw SharePoint-site instelt met behulp van de moderne ervaring, is er een Office365-groep gemaakt om de machtigingen van uw site te beheren
- Die Office365-groep wordt als lid toegevoegd aan de SharePoint-groep met dezelfde naam, zodat de toegang vanaf een centrale plaats kan worden beheerd.
- Als u gebruikers toevoegt aan de SharePoint-site met behulp van de moderne ervaring, voegt u leden toe aan de Office365-groep, niet aan de SharePoint-groep.
Leden toevoegen aan de SharePoint-site met behulp van de moderne ervaring:
- Open het deelvenster Instellingen via het tandwielmenu op de bovenste balk
- Selecteer Sitemachtigingen
- Rechts in het venster wordt een nieuw deelvenster Machtigingen geopend
- Klik op de koppeling Geavanceerde machtigingen
Als u de knop Personen uitnodigen gebruikt om mensen uit te nodigen voor de SharePoint-site, krijgen deze gebruikers niet ook toegang tot de Adobe Sign-integratie.
- Klik op de naamkoppeling voor de groep <sitenaam>-leden om de leden van de groep SharePoint Site-leden te zien.
- Klik op de knop Nieuw om het dialoogvenster te openen waarin u nieuwe leden kunt toevoegen aan de SharePoint-groep
Als u klaar bent, wordt het nieuwe lid van de SharePoint-groep weergegeven in de ledenlijst.
Wanneer gebruikers aan de groepen worden toegevoegd, kan het enkele minuten duren voordat de Microsoft-servers correct zijn gesynchroniseerd. Dit heeft geen invloed op de verdere configuratie, maar het gebruik/testen van gebruikers dient tijdens deze periode te worden opgeschort.
Optionele configuratie
De volgende configuraties zijn optioneel, maar verhogen de toegevoegde waarde van Adobe Sign aanzienlijk.
Opslag voor ondertekende overeenkomst kiezen
Als beheerder kunt u een algemene doelmap definiëren waarin alle voltooide overeenkomsten voor de gehele site worden geplaatst. Dit wordt geconfigureerd op de pagina Instellingen voor ondertekende bestanden.
Wanneer een algemene opslagmap wordt gedefinieerd, worden alle ondertekende overeenkomsten en audittrails automatisch als PDF-bestanden opgeslagen in die algemene map. Dit omvat zowel overeenkomsten die uit documentbibliotheken worden verzonden als lijsten.
Als er geen algemene opslagmap is ingesteld op de pagina Adobe Sign-instellingen voor ondertekende bestanden, wordt er automatisch een nieuwe map gemaakt met de naam Ondertekende overeenkomsten in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt of verzonden. Voor alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, geldt dat de voltooide PDF's worden geretourneerd naar dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.
Overeenkomsten die vanuit lijsten worden verzonden, worden (als bijlagen) toegevoegd aan het lijstitem als er geen algemeen standaardbestand is geïdentificeerd.
Opslag van overeenkomsten voor webformulieren
Als u webformulieren gebruikt om gegevens te verzamelen, kunt u een vergelijkbare opslagprocedure uitvoeren voor de ondertekende webformulierovereenkomsten.
De beheerder kan een algemene opslagmap voor alle ondertekende webformulieren definiëren.
Als er geen algemene opslagplaats is gedefinieerd, wordt het ondertekende webformulier opgeslagen in een automatisch gemaakte map met de naam Ondertekende webformulieren.
Audittrails inschakelen
Standaard retourneert Adobe Sign alleen de ondertekende overeenkomst in de vorm van een PDF. Als Audittrail samen met ondertekende overeenkomst opslaan echter ingeschakeld is, wordt een tweede PDF met de volledige audittrail voor de overeenkomst geretourneerd.
Sjabloontoewijzing
Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.
Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.
U kunt echter ook een toewijzing maken die formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst extraheert en invult in een SharePoint-lijst.
Hier vindt u de volledige handleiding voor het configureren van sjabloontoewijzingen.
Webformulieren toewijzen
Net als voor sjabloontoewijzingen biedt Adobe Sign ondersteuning voor het koppelen van gegevens tussen Adobe Sign-webformulierovereenkomsten en SharePoint-lijsten.
Door de formuliervelden van webformulieren toe te wijzen aan SharePoint-lijstkolommen, kunt u de gegevens automatisch naar SharePoint leiden. Zo bespaart u tijd en verlaagt u het risico op typefouten.
Hier vindt u de volledige handleiding voor het configureren van webformuliertoewijzingen.
De toewijzing van webformuliersjablonen is alleen beschikbaar voor Adobe Sign voor SharePoint Online v2.0 en hoger.
Voor oudere versies moet een upgrade worden uitgevoerd om deze functie te kunnen gebruiken.
Aanmelden bij je account