Het online installatiepakket van Adobe Sign voor SharePoint is beschikbaar voor elk Enterprise-account dat de Adobe Sign-oplossing wil installeren. Neem vóór de installatie contact op met uw Succes Manager om ervoor te zorgen dat het account in het juiste kanaal is geplaatst voor de vereiste API-functionaliteit.

Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen.

Deze documentatie en het installatiepakket waarnaar de documentatie verwijstzijnontwikkeld voor Microsoft Sharepoint Online multi-tenant (doorgaans “SharePoint” genoemd in deze handleiding).

De oplossing is ontwikkeld als een invoegtoepassing voor SharePoint en biedt de volgende mogelijkheden:

  • Een overeenkomst ter ondertekening verzenden vanuit elke SharePoint-documentbibliotheek of -lijst.
  • Documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers verzenden vanuit een documentbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten.
  • Gegevens uit SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken toewijzen aan documenten door middel van samenvoegingstoewijzing wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden.
  • Gegevens uit formuliervelden van ondertekende overeenkomsten toewijzen aan tekstkolommen van SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken door middel van gegevenstoewijzing wanneer het document is ondertekend en de status automatisch of handmatig is vernieuwd via de pagina Overeenkomststatus
  • Benut Adobe Sign-webformulieren om gegevens te verzamelen en deze gegevens automatisch in te vullen in toegewezen velden in SharePoint-lijsten.
  • Alle ondertekende overeenkomsten archiveren in SharePoint
  • Mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten.


Vereisten

Om de oplossing te configureren MOET u zowel SharePoint-sitebeheerder als Adobe Sign-accountbeheerder zijn. Als u zelf geen Adobe Sign-accountbeheerder bent, moet u contact opnemen met de beheerder om de integratie te configureren. 

Adobe Sign kan alleen worden geïnstalleerd en geconfigureerd door een beheerder van een Microsoft SharePoint-site. Raadpleeg de SharePoint-documentatie en de SharePoint-site van uw organisatie of de tenantbeheerder voor extra systeemmachtigingen die u wellicht nodig hebt om SharePoint-siteoplossingen te installeren.

In de Microsoft Office 365-tenant dient de voornaam, de achternaam en het werk-e-mailadres te worden ingesteld voor alle SharePoint-gebruikers die de Adobe Sign-invoegtoepassing op hun SharePoint-sites willen gebruiken.

Alle gebruikers van de Adobe Sign-oplossing moeten deel uitmaken van de standaardgroep met siteleden of site-eigenaren van de SharePoint-site. Alle Adobe Sign-gebruikers moeten ten minste Bewerken-machtigingen hebben voor de site.


Ondersteunde browsers

Chrome, Firefox en Safari worden allemaal ondersteund.

Internet Explorer 11 en hoger (inclusief Edge)

SharePoint-invoegtoepassingen werken alleen als u de Vertrouwde websites in Internet Explorer / Edge configureert. Internet Explorer 10 en ouder worden niet ondersteund.

Bovendien dienen gebruikers van IE 11/Edge hun Vertrouwde websites-instellingen expliciet te bewerken, zodat deze de volgende URL's omvatten:

  • https://*.microsoftonline.com
  • https://*.sharepoint.com
  • https://*.echosign.com

 

De lijst Vertrouwde websites bewerken:

1. Open IE 11.

► Edge-gebruikers drukken op Windows + S.

2. Klik op het pictogram Extra (tandwiel) en selecteer Internetopties in het keuzemenu.

► Edge-gebruikers typen Internetopties en drukken op Enter.

IE11 Options

3. Het menu Internetopties wordt geopend. Selecteer het tabblad Beveiliging.

4. Klik op het pictogram Vertrouwde websites.

5. Klik op de knop Websites.

6. Typ een van de zojuist vermelde URL's en klik op Toevoegen.

7. Herhaal deze bewerking voor elke zojuist vermelde URL.

8. Sluit het menu Internetopties als u klaar bent.

Trusted Sites HelpX


Upgrade uitvoeren van v1.x

Adobe Sign voor SharePoint v2.0 vereist extra machtigingen (voor webhooks en webformulieren) die moeten worden goedgekeurd via OAuth.

Klanten die een upgrade uitvoeren van v1.x moeten hun OAuth-referenties bijwerken om toegang te krijgen tot deze nieuwe machtigingen:

1. Werk de Adobe Sign-invoegtoepassing bij naar het 2.x-pakket

2. Werk de koppeling naar Adobe Sign bij:

De persoon die zowel Office-tenantbeheerder is als Adobe Sign-accountbeheerder moet de instellingenpagina voor de Sharepoint Sign-integratietenant weergeven en bijwerken. 

  • De integratie-instellingen weergeven en bijwerken
  • In het deelvenster “Verbinding maken met Adobe Sign”:
    • Klik op de knop Bijwerken (naast de optie Uw Office 365-tenantkoppeling bijwerken)
    • Meld u aan met dezelfde referenties als voorheen 
      • Het e-mailadres dat wordt gebruikt voor de oorspronkelijke koppeling, wordt in de eerste alinea getoond
  • Sluit de instellingen door terug te gaan naar SharePoint of door het venster te vernieuwen

Alle sites in de tenant die gebruikmaken van de tenantkoppelingen kunnen nu ook de webformulierfuncties gebruiken  

Opmerking:

Het is belangrijk dat u het tabblad met instellingen sluit of vernieuwt, zelfs als u direct na de hernieuwde verificatie met Adobe Sign wilt starten met het instellen van webformuliertoewijzingen.

Als u de instellingenvenster niet vernieuwt, kunnen er fouten optreden op het tabblad met webformulieren.

Als de SharePoint-beheerder en de Adobe Sign-accountbeheerder niet een en dezelfde persoon zijn, moeten beide personen samenwerken om de oplossing te configureren.

De persoon die zowel SharePoint-beheerder en Adobe Sign-accountbeheerder is, moet de sitekoppeling bijwerken voor elke site waarvoor hij of zij verantwoordelijk is en die gebruikmaakt van de integratie:

  • De integratie-instellingen weergeven en bijwerken
  • In het deelvenster Verbinding maken met Adobe Sign:
    • Klik op de knop Bijwerken (naast de optie Uw SharePoint-sitekoppeling bijwerken)
    • Meld u aan met dezelfde referenties als voorheen
      • Het e-mailadres dat wordt gebruikt voor de oorspronkelijke koppeling, wordt in de eerste alinea getoond
  • Sluit de instellingen door terug te gaan naar SharePoint of door het venster te vernieuwen

Na deze handeling kunnen gebruikers van die specifieke site gebruikmaken van de webformulierfuncties

Opmerking:

Het is belangrijk dat u het tabblad met instellingen sluit of vernieuwt, zelfs als u direct na de hernieuwde verificatie met Adobe Sign wilt starten met het instellen van webformuliertoewijzingen.

Als u de instellingenvenster niet vernieuwt, kunnen er fouten optreden op het tabblad met webformulieren.

Als de SharePoint-beheerder en de Adobe Sign-accountbeheerder niet een en dezelfde persoon zijn, moeten beide personen samenwerken om de oplossing te configureren.


Installatie

Opmerking:

Het wordt niet aanbevolen om de invoegtoepassing Adobe Sign voor SharePoint Online via een batch op meerdere sites te installeren met een tenantgerichte implementatie. De volgende beperkingen zijn dan namelijk van toepassing.

De online versie van het Adobe Sign voor SharePoint-pakket installeren:

1. Verifieer u bij de site.

2. Navigeer naar Site-inhoud > Nieuw > App.

Nav to App

 

3. Klik op SharePoint-winkel.

SharePoint Store

 

4. Zoek naar Adobe Sign in het zoekvak Een app zoeken (rechtsboven op de pagina).

5. Klik op het Adobe Sign-pictogram in de zoekresultaten om het te selecteren.

AS in Store-rebranded

 

6. Klik op de knop TOEVOEGEN om de automatische installatie te starten.

De installatie van de app neemt enkele minuten in beslag.

Opmerking:

Na installatie van het pakket gaat u naar de pagina met Adobe Sign-instellingen en opent u de koppelingen voor deze beheerders-/configuratiegids, de gebruikershandleiding en andere Adobe Sign-bronnen.

Meer informatie en ondersteuning


Configuratie - Vereist

Wanneer de toepassing is geïnstalleerd, hoeft u slechts twee stappen uit te voeren voordat u overeenkomsten kunt verzenden:

  • SharePoint-gebruikerstoestemmingen toewijzen
  • Via OAuth verbinding maken met Adobe Sign


SharePoint-gebruikerstoestemmingen toewijzen

Gebruikers van de Adobe Sign-oplossing moeten worden toegevoegd aan de standaardgroep voor eigenaars of leden van de site en moeten minimaal over Bewerken-machtigingen beschikken.

Zichtbaarheid van de Adobe Sign-interface is gebaseerd op gebruikersmachtigingen:

  • Gebruikers kunnen de Adobe Sign-beheerdersinterface zien als: 
    • De gebruiker deel uitmaakt van de AssociatedOwnerGroup
  • De standaardinterface van Adobe Sign wordt getoond als: 
    • De gebruiker deel uitmaakt van de AssociatedMemberGroup

De oplossing werkt niet voor gebruikers die alleen lid zijn van de groep Bezoekers.

Opmerking:

De sitebeheerder moet zichzelf als een normale gebruiker aan één (of beide) sitegroepen toevoegen met specifieke machtigingen. De sitebeheerder moet de onderstaande machtigingen inschakelen voorgebruikers,afhankelijk van de groep waaraan ze worden toegevoegd:

  • <SITE_COLLECTION_NAME> Leden → Schakel Bewerken in
  • <SITE_COLLECTION_NAME> Eigenaars → Schakel Volledig beheer in

 

De bijbehorende groepen kunnen verschillende namen hebben. 

Een gebruiker met Volledig beheer over een bepaalde SharePoint Online-site kan de standaardgroepen bekijken op https://[naam tenant].sharepoint.com/sites/[sitenaam]/_layouts/permsetup.aspx.

[sitenaam] kan de tekenreeks zijn voor een site op het hoogste niveau of een geneste subsite.

Site Collection Admin Group Permissions
SetDefaultgroups

Let op:

Wanneer gebruikers aan de groepen worden toegevoegd, kan het enkele minuten duren voordat de Microsoft-servers correct zijn gesynchroniseerd. Dit heeft geen invloed op de verdere configuratie, maar het gebruik/testen van gebruikers dient tijdens deze periode te worden opgeschort.


Via OAuth verbinding maken met Adobe Sign

Adobe Sign brengt een OAuth-verbinding met uw SharePoint-omgeving tot stand, zodat alle gebruikers de toepassing probleemloos kunnen gebruiken.

Opmerking:

Om deze relatie tot stand te brengen, moet u beheerder op accountniveau zijn voor zowel Adobe Sign als SharePoint. 

U kunt het beste een functioneel e-mailadres gebruiken (bijvoorbeeld AdobeSignBeheerder@MijnDomein.nl) om het risico dat het beheerdersaccount om welke reden dan ook wordt gedeactiveerd te verlagen.

De OAuth-verbinding tot stand brengen:

1. Navigeer naar de pagina Instellingen van Adobe Sign. 

2. Klik op het tabblad Verbinding maken met Adobe Sign

3. Selecteer het bereik voor de installatie van Adobe Sign:

►Stel de SharePoint-siteverbinding in (siteniveau: voor de SharePoint-sitebeheerder)

• Deze functionaliteit koppelt de invoegtoepassing aan een Adobe Sign-account op het huidige SharePoint-siteniveau

Verbinding maken met Adobe Sign

1. Verifieer u bij Adobe Sign met uw beheerdersreferenties

2. Klik op Toegang verschaffen om de vertrouwde relatie tussen Adobe Sign en SharePoint goed te keuren

○ Zodra de verbinding is gemaakt wordt kort een succesbericht getoond

 

local_auth
OAuth

Wanneer u met succes bent geverifieerd op siteniveau ziet u het e-mailbericht en de naam van de gebruiker die door Adobe Sign is geverifieerd boven de twee koppelingen staan.

  • Als u deze verbinding wilt bijwerken, hebt u de volgende twee opties: 
    • Bijwerken naar een andere Adobe Sign-account op siteniveau (voor de SharePoint-sitebeheerder) 
    • Overschakelen naar een verbinding op O365-tenantniveau (voor de O365-beheerder, zie hieronder voor meer informatie).
Koppeling naar Adobe Sign bijwerken

►Koppel uw SharePoint-tenant aan een Adobe Sign-account (tenantbereik: alleen voor de O365-tenantbeheerder)

• U hoeft deze OAuth-aanmelding bij Adobe Sign maar één keer uit te voeren voor instanties van invoegtoepassingen die zijn gekoppeld in het tenantbereik

• Als Adobe Sign OAuth wordt uitgevoerd op een enkele instantie van de invoegtoepassing in het globale bereik, wordt de Sign-koppeling ook ingesteld voor alle andere geïnstalleerde instanties die in het tenantbereik zijn gekoppeld

                                    ○ OAuth moet op minstens één invoegtoepassing met een tenantbereik worden uitgevoerd

• Elke nieuw geïnstalleerde instantie van de invoegtoepassing wordt automatisch gekoppeld aan het Adobe Sign-account dat beschikbaar is binnen het tenantbereik

Tenant koppelen aan Adobe Sign

Er verschijnt een bevestiging om aan te geven dat u op het punt staat uw tenant te koppelen aan uw Adobe Sign-account. Hiervoor moet u zich aanmelden als Office 365-beheerder.

  • Klik op Doorgaan.
Tenants en mogelijke problemen

1. Verifieer u bij SharePoint met uw beheerdersreferenties.

2. Klik op Accepteren om toegang tot de SharePoint-resources goed te keuren.

1_tenant_auth1
2_tenant_approveaccess

3. Verifieer u bij Adobe Sign met uw beheerdersreferenties

4. Klik op Toegang verschaffen om de vertrouwde relatie tussen Adobe Sign en SharePoint goed te keuren

○ Zodra de verbinding is gemaakt wordt kort een succesbericht getoond

 

3_tenant_auth2
OAuth-bereiken

Wanneer u met succes op het tenantniveau bent geverifieerd, ziet u het e-mailbericht en de naam van de gebruiker die door Adobe Sign is geverifieerd boven de twee koppelingen staan, samen met de bevestiging dat het account is "geconfigureerd voor uw SharePoint-tenant door uw Office 365-tenantbeheerder".

  • Als u deze verbinding wilt bijwerken, hebt u de volgende twee opties: bijwerken naar een ander Adobe Sign-account op tenantniveau of overschakelen naar een verbinding op siteniveau.
Gekoppeld aan Adobe Sign

Opmerking:

Als uw SharePoint-implementatie meerdere sites heeft, is het mogelijk dat een of meer sites op de site kunnen worden geverifieerd op siteniveau, maar er kan ook een tenantniveauverificatie zijn.

Als beide verificatietypen bestaan en de site die u configureert wordt geverifieerd op siteniveau, wordt er een koppeling getoond die de verificatie kan opschroeven tot tenantniveau.

Opwaarderen naar bestaande huurder


Configuratie - Optioneel

De volgende configuraties zijn optioneel, maar verhogen de toegevoegde waarde van Adobe Sign aanzienlijk.


Opslag voor ondertekende overeenkomst kiezen

Als beheerder kunt u een algemene doelmap definiëren waarin alle voltooide overeenkomsten voor de gehele site worden geplaatst. Dit wordt geconfigureerd op de pagina Instellingen voor ondertekende bestanden.

Wanneer een algemene opslagmap wordt gedefinieerd, worden alle ondertekende overeenkomsten en audittrails automatisch als PDF-bestanden opgeslagen in die algemene map. Dit omvat zowel overeenkomsten die uit documentbibliotheken worden verzonden als lijsten.

Instellingen voor ondertekende bestanden

Als er geen algemene opslagmap is ingesteld op de pagina Adobe Sign-instellingen voor ondertekende bestanden, wordt er automatisch een nieuwe map gemaakt met de naam Ondertekende overeenkomsten in de documentbibliotheek van waaruit de overeenkomst is gemaakt of verzonden. Voor alle voltooide overeenkomsten die uit dezelfde bibliotheek zijn verzonden, geldt dat de voltooide PDF's worden geretourneerd naar dezelfde map Ondertekende overeenkomsten.

Default folder

 

Overeenkomsten die vanuit lijsten worden verzonden, worden (als bijlagen) toegevoegd aan het lijstitem als er geen algemeen standaardbestand is geïdentificeerd.

List Attachments

Opslag van overeenkomsten voor webformulieren

Als u webformulieren gebruikt om gegevens te verzamelen, kunt u een vergelijkbare opslagprocedure uitvoeren voor de ondertekende webformulierovereenkomsten.

De beheerder kan een algemene opslagmap voor alle ondertekende webformulieren definiëren.

Als er geen algemene opslagplaats is gedefinieerd, wordt het ondertekende webformulier opgeslagen in een automatisch gemaakte map met de naam Ondertekende webformulieren.

Webformulierovereenkomsten opslaan


Audittrails inschakelen

Standaard retourneert Adobe Sign alleen de ondertekende overeenkomst in de vorm van een PDF. Als Audittrail samen met ondertekende overeenkomst opslaan echter ingeschakeld is, wordt een tweede PDF met de volledige audittrail voor de overeenkomst geretourneerd.

Audittrails opslaan bij overeenkomst


Sjabloontoewijzing

Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.

Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.

U kunt echter ook een toewijzing maken die formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst extraheert en invult in een SharePoint-lijst.

Hier vindt u de volledige handleiding voor het configureren van sjabloontoewijzingen.


Webformulieren toewijzen

Net als voor sjabloontoewijzingen biedt Adobe Sign ondersteuning voor het koppelen van gegevens tussen Adobe Sign-webformulierovereenkomsten en SharePoint-lijsten.

Door de formuliervelden van webformulieren toe te wijzen aan SharePoint-lijstkolommen, kunt u de gegevens automatisch naar SharePoint leiden. Zo bespaart u tijd en verlaagt u het risico op typefouten.

Hier vindt u de volledige handleiding voor het configureren van webformuliertoewijzingen.

Opmerking:

De toewijzing van webformuliersjablonen is alleen beschikbaar voor Adobe Sign voor SharePoint Online v2.0 en hoger.

Voor oudere versies moet een upgrade worden uitgevoerd om deze functie te kunnen gebruiken.