De volledige installatiegids voor de nieuwe Adobe Sign voor SharePoint On-Premise-oplossing.

Overzicht

De integratie van Adobe Sign voor Microsoft SharePoint biedt een geïntegreerde oplossing voor het maken, verzenden, bijhouden en beheren van elektronische handtekeningen. De integratie is beschikbaar voor de On-Premise versie van Microsoft SharePoint 2013 en 2016. De oplossing is ontwikkeld als een farmoplossing voor Microsoft SharePoint en biedt:

  • de mogelijkheid om de beheerpagina van Adobe Sign toe te voegen als een SharePoint-webonderdeel, dat door SharePoint-gebruikers kan worden gebruikt voor het bijhouden en bijwerken van overeenkomsten;
  • de mogelijkheid om een willekeurig document uit een SharePoint-documentbibliotheek te verzenden ter ondertekening;
  • Documenten naar één ontvanger of naar een groep ontvangers verzenden vanuit een documentbibliotheek of aangepaste SharePoint-lijsten.
  • Gegevens uit SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken toewijzen aan documenten door middel van samenvoegingstoewijzing wanneer de documenten ter ondertekening worden verzonden
  • Gegevens uit formuliervelden van ondertekende overeenkomsten toewijzen aan tekstkolommen van SharePoint-lijsten en -documentbibliotheken door middel van gegevenstoewijzing wanneer het document is ondertekend en de status automatisch of handmatig is vernieuwd via de pagina Overeenkomststatus
  • Alle ondertekende overeenkomsten archiveren in SharePoint

Vereisten

De Adobe Sign-oplossing kan alleen door een beheerder van Microsoft SharePoint Farm worden geïnstalleerd en geconfigureerd. U hebt bovendien beheerdersrechten op de SharePoint-server nodig om de oplossing te installeren. Raadpleeg de SharePoint-documentatie en de SharePoint-beheerder van uw organisatie voor extra systeemmachtigingen die u wellicht nodig hebt om SharePoint Farm-oplossingen te installeren. Als u de oplossing wilt configureren, dient u bovendien een Adobe Sign-accountbeheerder te zijn en toegang te hebben tot de integratiesleutel van uw Adobe Sign-account. De onderstaande systeemvereisten omvatten zowel de client- als de serveronderdelen die vereist zijn om Adobe Sign voor SharePoint te installeren en uit te voeren.

  • Microsoft SharePoint 2013 On-Premise, SharePoint 2016 On-Premise of SharePoint 2019 On-Premise

Opmerking:

De Adobe Sign voor SharePoint-oplossing wordt alleen ondersteund in de klassieke gebruikersinterface van SharePoint 2019 On-Premise.

Adobe en Microsoft werken momenteel samen om ondersteuning voor de moderne gebruikersinterface te bieden.

Bekende problemen waar u rekening mee moet houden

Sharepoint kent beperkingen wat betreft het aantal tekens, met name wat de naamgeving van bestanden betreft:

  • URL-paden mogen uit maximaal 260 tekens bestaan
  • Bestandsnamen mogen uit maximaal 128 tekens bestaan

 

Beheerders die zich als 'Systeemaccount' hebben aangemeld bij een willekeurige siteverzameling moeten als volgt hun eigen informatie invoeren in de AdobeSignUserInfoList:

Systeemaccount-gebruiker

 

In een bepaalde situatie met de vorige oplossingen kunnen gewone SharePoint-gebruikers geen toegang krijgen tot de siteverzameling.

Het probleem doet zich voor als:

  • De EchoSign-oplossing (vóór versie 4) is geïnstalleerd in de siteverzameling
  • De SharePoint-beheerder de oplossing als een webonderdeel heeft ingesloten op een willekeurige SharePoint-pagina
  • De SharePoint-gebruiker lid is van de groep met eigenaars/bezoekers/leden van de siteverzameling
  • De SharePoint-gebruiker niet lid is van de EchoSign-beheerdersgroep of -gebruikersgroep

Om dit probleem te verhelpen, verwijdert u het webonderdeel van de SharePoint-pagina. 

 

Installatie

De On-Premise versie van het Adobe Sign voor SharePoint-pakket installeren:

  1. Download het nieuwe bestand Adobe Sign voor SharePoint.zip
  2. Meld u bij de SharePoint-server aan als een beheerder
  3. Upload het bestand Adobe Sign voor SharePoint.zip naar de server
  4. Pak het bestand uit om het uitvoerbare bestand te extraheren
  5. Klik op de knop Adobe Sign voor SharePoint.exe
  6. De installatiewizard wordt geopend.  Klik op Volgende
Wizard voor installatieproces

  7. Het script voert een systeemcontrole uit. Als u alles goed is, klikt u op Volgende

Systeemcontrole installatieproces

  8. De licentieovereenkomst voor eindgebruikers wordt getoond.

○ Schakel het vakje Ik ga akkoord met de voorwaarden van de licentieovereenkomst in

○ Klik op Volgende

Licentieovereenkomst installatieproces

  9. De pagina Web-app / Siteverzamelingen wordt geladen.  Selecteer de siteverzamelingen waarin u de oplossing wilt installeren

Installatieproces - sites selecteren

  10. Als de installatie is voltooid, klikt u op Volgende

Installatieproces voltooid

  11. Als de pagina Details voor de implementatie verschijnt, kunt u op Sluiten klikken

Installatieproces sluiten

Opmerking:

  • Als de toepassing wordt geactiveerd, worden twee gebruikersgroepen gemaakt (Site-instellingen > Gebruikers en machtigingen > Personen en groepen)
  • Als u de functie Adobe Sign voor SharePoint uitschakelt, verwijdert u alle relationele tabellen die het zoeken en bijwerken van de overeenkomststatus mogelijk maken.  Schakel de functie dus NIET UIT, tenzij absoluut noodzakelijk.  Alle overeenkomsten blijven behouden in Adobe Sign, maar kunnen niet meer worden weergegeven in SharePoint.


Opties voor activeren / verwijderen

Als u het installatiescript weer start, worden dezelfde wizard en hetzelfde systeemcontroleproces gestart. 

Na de systeemcontrole wordt niet de pagina met de licentieovereenkomst geopend, maar ziet u de volgende aanwijzingen:

○ Activeren – met Activeren kan de beheerder de Adobe Sign-oplossing activeren op meer sites in de SharePoint-omgeving. Als deze optie is geselecteerd, wordt de pagina Web-app / Siteverzamelingen geladen en ziet u alle sites waar de Adobe Sign-oplossing niet actief is (stap 9 hierboven).

○ Verwijderen - Met deze optie wordt de oplossing volledig verwijderd uit alle siteverzamelingen waarin Adobe Sign is geactiveerd. De voltooide documentbestanden blijven behouden in SharePoint.

De overeenkomsten die nog zijn voltooid, blijven actief in AdobeSignen worden zoals gebruikelijk voltooid. De voltooide documenten worden niet meer geretourneerd naar SharePoint.

activate_-_removepanel

Configuratie na de installatie

Wanneer het pakket is geïnstalleerd, dient u vier extra configuratiestappen uit te voeren:

  • De integratiesleutel installeren
  • Bepalen hoe u gebruikers wilt toevoegen
  • Bepalen of u audittrails wilt toevoegen aan de ondertekende documenten
  • Bepalen waar de ondertekende overeenkomsten moeten worden opgeslagen

De integratiesleutel installeren

Voor nieuwe installaties dient een integratiesleutel gegenereerd te worden in Adobe Sign die vervolgens moet worden ingevoerd in SharePoint. Deze sleutel is de toegangstoken waarmee Adobe Sign en SharePoint geauthenticeerd worden, zodat ze op een vertrouwelijke manier informatie kunnen uitwisselen.

Een integratiesleutel genereren in Adobe Sign:

  • Meld u aan als beheerder bij uw Adobe Sign-account
  • Ga naar Account > Adobe Sign-API > API-informatie
  • Klik op de koppeling Integratiesleutel in het midden van de pagina

Opmerking:

Als u de koppeling integratiesleutel niet ziet op de pagina API-informatie, neemt u contact op met uw Succes Manager (of Adobe Sign-ondersteuning) om uw accountinstellingen te controleren en de vereiste wijzigingen aan te brengen, zodat deze verplichte functionaliteit beschikbaar wordt.

Toegangstokens in Adobe Sign

De interface Integratiesleutel maken wordt geladen:

Geef een intuïtieve naam op voor uw sleutel (bijv. SharePoint)

Voor de integratiesleutel moeten de volgende elementen zijn ingeschakeld:

  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
De interface Integratiesleutel maken

Klik op Opslaan wanneer de sleutel is geconfigureerd.

 

De pagina Toegangstokens verschijnt met de sleutels die zijn gedefinieerd in uw account.

  • Klik op de sleuteldefinitie die voor SharePoint is gemaakt

○ De koppeling Integratiesleutel verschijnt boven aan de definitie.

  • Klik op de koppeling Integratiesleutel
De koppeling Integratiesleutel

De integratiesleutel verschijnt:

  • Kopieer deze sleutel en sla deze op een veilige plaats op voor de volgende stap
  • Klik op OK
De integratiesleutel

De integratiesleutel installeren in SharePoint:

  • Meld u aan als de beheerder voor uw SharePoint-site
  • Navigeer naar het pictogram Adobe Sign-instellingen om de pagina Instellingen weer te geven
Het pictogram Instellingen op het SharePoint-lint
  1. Klik op de pagina Instellingen op het tabblad Accountinstellingen
  2. Plak uw integratiesleutel in het daarvoor bestemde veld
  3. Klik op Opslaan.
De integratiesleutel opslaan


Gebruikers toevoegen

Als u gebruikers wilt toevoegen, dient u ze eerst toegang te verlenen tot de Adobe Sign-oplossing. Hiervoor gaat u als volgt te werk:

  1. Navigeer naar Site-instellingen > Gebruikers en machtigingen > Personen en groepen
  2. Bewerk de Adobe Sign-groepen naar wens:

○ Adobe Sign-beheer: gebruikers die de Adobe Sign-oplossing mogen configureren (dat wil zeggen de instellingenpagina en de lijst AdobeSignUserInfo invullen). Alleen beheerders van de bijbehorende siteverzameling of webtoepassing mogen deze groep configureren. De gebruikers die tot deze groep behoren, hebben toegang tot de tabbladen Persoonlijke instellingen, Accountinstellingen, Opslag van overeenkomsten en Sjabloontoewijzingen op de pagina Instellingen.

○ Adobe Sign-gebruiker: gebruikers die de oplossing gaan gebruiken en die door de beheerders van de siteverzameling zijn geconfigureerd. Gebruikers die tot deze groep behoren, hebben alleen toegang tot het tabblad Persoonlijke instellingen op de pagina Instellingen.

De Adobe Sign-groepen

Gebruikers automatisch toewijzen in Adobe Sign

Adobe Sign vereist dat alle gebruikers die overeenkomsten verzenden daarvoor een licentie hebben in het Adobe Sign-systeem. Na het eerste gebruik wordt een gebruiker automatisch toegewezen in Adobe Sign als dat nog niet was gebeurd. Standaard wordt de gebruiker toegewezen met gebruik van de informatie in het SharePoint-gebruikersprofiel.

Gebruikersinfo ophalen uit de lijst AdobeSignUserInfo

Als u deze functie inschakelt, gebruikt SharePoint de waarden in de AdobeSignUserInfo-lijst om nieuwe gebruikers te maken en om bestaande gebruikerssessies in Adobe Sign te begrijpen.

Wanneer de functie niet is ingeschakeld, gebruikt SharePoint de aan de SharePointUser gekoppelde waarden zoals die zijn gedefinieerd door SharePoint.

U kunt e-mailadressen (en dus Adobe Sign-toegang) koppelen aan SharePoint-gebruikers die geen openbaar e-mailadres hebben of die een ander e-mailadres moeten gebruiken dan hun e-mailwaarde in SharePoint. (Bijvoorbeeld: Rob@MijnDomein.dom is een SharePoint-gebruiker, maar moet overeenkomsten verzenden met gebruik van het e-mailadres HumanResources@MijnDomein.dom)

U dient twee stappen uit te voeren als u lijstwaarden wilt gebruiken voor automatische toewijzing:

  1. Werk de lijst AdobeSignUserInfo bij
  2. Schakel de functie Gebruikersinfo ophalen uit de lijst AdobeSignUserInfo in

 

De lijst AdobeSignUserInfo bijwerken

  1. Navigeer naar Site-inhoud > AdobeSignUserInfo
  2. Bewerk de lijst, zodat deze de gewenste gebruikerswaarden bevat
De lijst AdobeSignUserInfo bijwerken

Gebruikersgeneratie vanuit de AdobeSignUserInfo-lijst inschakelen:

  1. Meld u als een beheerder aan bij uw SharePoint-account
  2. Navigeer naar Adobe Sign-instellingen
  3. Klik op het tabblad Accountinstellingen
  4. Schakel het vakje Gebruikersinfo ophalen uit de lijst AdobeSignUserInfo in
  5. Klik op Opslaan.
De optie Gebruikersinfo ophalen

Audittrail ophalen voor ondertekende overeenkomsten

Als deze optie is ingeschakeld, wordt samen met het voltooide document een PDF van de audittrail geretourneerd wanneer een overeenkomst is voltooid. De audittrail is een overzichtsdocument met alle belangrijke gebeurtenissen voor de overeenkomst (Verzonden, Weergegeven en Ondertekend), inclusief de metagegevens die zijn gekoppeld aan de desbetreffende gebeurtenissen (tijd/datum, IP-adres)

Opmerking:

De audittrail is altijd rechtstreeks beschikbaar via de Adobe Sign-website. Als u deze functie inschakelt, wordt de audit automatisch naar uw SharePoint-omgeving gestuurd. Niet nodig, wel handig. 

Levering van audittrails inschakelen:

  1. Meld u als een beheerder aan bij uw SharePoint-account
  2. Navigeer naar Adobe Sign-instellingen
  3. Klik op het tabblad Accountinstellingen
  4. Schakel het vakje Audittrail ophalen voor ondertekende overeenkomsten in
  5. Klik op Opslaan.
De optie Audittrail ophalen

De doelmap voor de ondertekende overeenkomst definiëren

U kunt de voltooide documentatie zo configureren dat deze in een specifieke map voor de hele (algemene) siteverzameling wordt geplaatst.

Als er geen algemene map is toegewezen, wordt het uiteindelijke ondertekende document teruggestuurd naar een submap Ondertekende overeenkomsten die wordt gemaakt in de documentbibliotheek van waaruit het document is verstuurd.

De map Ondertekende overeenkomst

Opmerking:

Alle ondertekende overeenkomsten zijn altijd beschikbaar op de Adobe Sign-website en op het tabblad Overeenkomsten beheren.

De globale map met ondertekende overeenkomsten configureren:

  1. Meld u als een beheerder aan bij uw SharePoint-account
  2. Maak de doelmap op de gewenste locatie
  3. Navigeer naar de pagina Adobe Sign-instellingen
  4. Klik op het tabblad Opslag van overeenkomsten
  5. Zoek de map in de lijst met beschikbare mappen en klik er één keer op om deze te selecteren
  6. Klik op de knop Opslaan.
agreement_storage

Sjabloontoewijzing

Adobe Sign ondersteunt het koppelen van gegevens tussen SharePoint-lijsten en de formuliervelden in een overeenkomst.

Door workflows te gebruiken en lijstvelden toe te wijzen aan formuliervelden, kunt u documenten automatisch laten invullen voordat u ze verzendt, zodat afzenders en/of ondertekenaars het formulier sneller kunnen invullen. Bovendien verlaagt u zo de kans op typefouten.

U kunt echter ook een toewijzing maken die formulierveldgegevens uit een ondertekende overeenkomst extraheert en invult in een SharePoint-lijst.

Hier vindt u de volledige handleiding voor het configureren van sjabloontoewijzingen.

Dit werk is gelicentieerd onder de Creative Commons Naamsvermelding/Niet-commercieel/Gelijk delen 3.0 Unported-licentie  De voorwaarden van Creative Commons zijn niet van toepassing op Twitter™- en Facebook-berichten.

Juridische kennisgevingen   |   Online privacybeleid