Fullfør instruksjonene for installasjon og konfigurasjon for en ny implementering av Adobe Sign-produktet i Microsoft Dynamics CRM.

Oversikt

Adobe Sign tilbyr en plug and play-integreringsløsning med Microsoft Dynamics CRM. Denne integreringen gir følgende fordeler:

  • Akselererer tilbud til kontanter-prosessen ved å sende avtaler fra Dynamics med ett klikk, for eksempel kontrakter og salgsdokumenter.
  • Slår automatisk sammen data fra Dynamics-enheter til avtaler, for eksempel forretningsforbindelser og kontakter, og sender data som er samlet inn fra underskrivere under signeringsprosessen, tilbake til Dynamics.
  • Gjør det enklere for mottakere å signere hvor som helst, når som helst, på hvilken som helst enhet.
  • Gjør det mulig å spore dokumenter som er sendt ut til signering fra Dynamics.
  • Eliminerer manuelle trinn i hele prosessen.

 

Denne versjonen (v7) av pakken er bare tilgjengelig for Microsoft Dynamics 365 CRM 8.2 og over.

Se v6-installasjonsveiledningen hvis du bruker:

  • Dynamics CRM 2016 Online og On-Premise
  • Dynamics 2015 Update 2
  • Dynamics 2013 Service Pack 1, Update 4

 Du kan få Adobe Sign for MS Dynamics v6-pakken her.

 

Informasjonen i dette dokumentet er innrettet på en ny installasjon av Adobe Sign-løsningen. Hvis løsningen allerede er installert og du ønsker å oppgradere løsningen til den nyeste versjonen, kan du se oppgraderingsveiledningen.


Forutsetninger

  • Kontrollere at riktig bruker-ID (e-postadresse) er angitt som administrator i Adobe Sign-systemet
  • Angi alle eide domener som brukerne kan bruke i e-postadressene (ikke inkluder offentlige domener som gmail.com, yahoo.com og så videre)
  • Hente en liste over alle brukere i Adobe Sign-systemet som bruker domenene du eier
    • Når listen er hentet, kan det hende du må be om at gyldige brukere flyttes til Adobe Sign-kontoen som er koblet til CRM
    • Det er viktig at e-postadressene for brukeren i Adobe Sign samsvarer med den primære e-postadressen til CRM-brukeren. Hvis de ikke samsvarer, må e-postverdien i Adobe Sign endres.

 

I Dynamics-miljøet er det et par forhold å legge merke til:

  • Lisensiering – Adobe Sign-brukere og -administratorer må fåtildeltlese/skrive CRM Cal-lisensiering.
  • Filbegrensninger – Grensen for filstørrelse for opplasting kan konfigurere i CRM (standardverdi er 5 MB). Brukere får en feil hvis de prøver å legge ved en fil som er større en den konfigurerte verdien.
    • Hvis den signerte PDF-filen er større enn den konfigurerte verdien, hindrer Dynamics at filen legges ved i den overordnede (eller tilordnede) enheten.

Hente pakken

Hente gjeldende Adobe Sign for MS Dynamics 365 Online-pakke fra Microsoft Store.

Adobe Sign for lokal MS On-Premises-pakken kan lastes ned fra siden for Adobe Sign-integreringer.

Du kan også se gjennom produktmerknadene, kjente problemer og tilleggsinformasjon for installasjons-/brukerveiledning på siden for Adobe Sign-integrasjoner. Hvis du har spørsmål om/under installasjonsprosessen, kan du kontakte din kundeansvarlige.

Installere pakken

Installere Microsoft Dynamics On-Premises-pakken

Logg på Dynamics CRM-miljøet som administrator

  • Gå til Innstillinger > Løsninger
Gå til Hoved > Innstillinger > Løsninger

Siden Alle løsninger lastes inn:

  • Klikk på Importer-ikonet
Importer-ikonet

Siden Velg løsningspakke lastes inn:

  • Bla til Adobe Sign v7.zip-filen som du lastet ned
  • Klikk på Neste
Gå til Adobe Sign v5-binærfilen

Siden Løsningsinformasjon lastes inn:

  • Klikk på Neste
Siden Løsningsinformasjon

Siden Importalternativer lastes inn:

  • Kontroller at det er merket av for alternativet Aktiver alle behandlingstrinn for SDK-melding som finnes i løsningen…
  • Klikk på Importer
Siden Importalternativer

Siden Importerer løsning lastes inn og importerer pakken.

Prosessen kan ta noen minutter. Det vises en melding når prosessen er fullført.

  • Klikk på Lukk
Den importerte pakken

Installere Microsoft Dynamics Online-pakken

Online-versjonen av pakken installeres fra Microsofts AppSource Store:

  • Logg på Dynamics som Dynamics-administrator
  • Gå til: Innstillinger > Sikkerhet > Brukere
8_nav_to_settings-security
  • Velg brukeren som du vil gi tilgang til å installere pakken, og klikk deretter på Forfremme til administrator
4Promote to Admin
  • Gå til: Innstillinger > Løsninger > Marketplace-alternativet
10_nav_to_marketplace
  • Søk etter Adobe i søkeboksen øverst til høyre i AppSource-vinduet
  • Klikk på Få det nå-koblingen
6Adobe Sign on MS Store - Rebranded
  • Merk av for alternativet for å gi Microsoft tillatelse til å bruke eller dele kontoinformasjon, og klikk deretter på Fortsett
    • Du blir omdirigert til en ny side for vilkår og personvern
7one_more_thing_-rebranded
  • På siden for vilkår og personvern:
    • Velg riktig Dynamics-organisasjon å bruke Adobe Sign på (hvis du har flere enn én organisasjon)
    • Godta Microsofts juridiske vilkår og personvernerklæring
    • Klikk på Godta-knappen
  • Du omdirigeres til statussiden, og installasjonen starter automatisk
    • Du må oppdatere siden for å oppdatere statusen
  • Når pakken er installert, vises den i Løsninger under Innstillinger.

Merk:

Hvis en tidligere Adobe Sign for Dynamics-pakke allerede er installert, blir pakken oppdatert til den nye versjonen.

8Approve MS

Konfigurasjon etter installasjon (påkrevd)

Installere integreringsnøkkelen

Nye installasjoner krever at integreringsnøkkelen genereres i Adobe Sign og deretter angis i Dynamics. Denne nøkkelen er tilgangstokenet som godkjenner Adobe Sign- og Dynamics-miljøene slik at de klarerer hverandre og deler innhold.

Slik genererer du en integreringsnøkkel i Adobe Sign:

  • Logg på som administratorbruker for Adobe Sign-kontoen
  • Gå til Konto > API for Adobe Sign > API-informasjon
  • Klikk på Integreringsnøkkel-koblingen midt på siden
Gå til Konto > Personlige preferanser > Tilgangstokener

Merk:

Hvis du ikke ser Integreringsnøkkel-koblingen, kontakter du din kundeansvarlige eller kundestøtte for Adobe Sign for å få dem til å kontrollere at du er i riktig kanal. 

Grensesnittet Opprett integreringsnøkkel lastes inn:

Angi et beskrivende navn på nøkkelen (for eksempel Dynamics CRM)

Integreringsnøkkelen må ha følgende elementer aktivert:

  • user_read
  • user_write
  • user_login
  • agreement_read
  • agreement_write
  • agreement_send
  • library_read
  • library_write
Grensesnittet Opprett integreringsnøkkel
  • Klikk Lagre når nøkkelen er konfigurert.

 

Siden Tilgangstokener viser nøklene som er utformet i kontoen.

  • Klikk nøkkeldefinisjonen som er opprettet for Dynamics CRM
    • Koblingen Integreringsnøkkel vises øverst i definisjonen.
  • Klikk koblingen Integreringsnøkkel
Koblingen Integreringsnøkkel

Integreringsnøkkelen vises:

  • Kopier nøkkelen, og lagre den på et sikkert sted for det neste trinnet
  • Klikk OK
Integreringsnøkkelen

Slik installerer du integreringsnøkkelen i Dynamics CRM:

Logg på som administratorbruker for Dynamics CRM-miljøet

  • Gå til Hoved > Adobe Sign > Administratorinnstillinger
Gå til Hoved > Adobe Sign > Globale innstillinger

Administratorinnstillinger-siden for Adobe Sign lastes inn:

  • Lim nøkkelen inn i Integreringsnøkkel-feltet
  • Klikk på Valider nøkkel på båndet
Adobe Sign-konfigurasjonssiden

Etter en kort forsinkelse oppdateres siden og viser "Du er logget på med Adobe Sign" og integreringsnøkkelen som brukes.

  • Feltet Integreringsnøkkel vil være låst
  • Knappen Valider nøkkel endres til Fjern nøkkel
Adobe Sign-konfigurasjonssiden


Kontroller at gammel skjemagjengivelse er deaktivert

Det er nødvendig å deaktivere gammel skjemagjengivelse for å bruke Adobe Sign. Slik gjør du dette:

  • Gå til Innstillinger > Administrasjon
Gå til Hoved > Innstillinger > Administrasjon
  • Klikk Systeminnstillinger
Systeminnstillinger

Siden Systeminnstillinger lastes inn.

  • Kontroller at det er angitt Nei for innstillingen Bruk gammel skjemagjengivelse
  • Klikk OK
Siden Systeminnstillinger

Aktivere aktivitetsfeeder for Adobe-avtaleenhet

Aktivering av aktivitetsfeeder for adobe_agreement-objektet lar Adobe Sign oppdatere hendelsene for avtalen under Innlegg-delen av avtaleposten, og for CRM-postene som var det overordnede objektet for avtalen (Kontakter, Forretningsforbindelser og så videre).

  • Gå til Innstillinger > Konfigurasjon av aktivitetsfeeder
Gå til E-post > Innstillinger > Konfigurasjon av aktivitetsfeeder

Siden Innleggskonfigurasjoner lastes inn:

1. Klikk på Oppdater for å sikre at alle konfigurasjonene lastes inn

2. Klikk én gang på adobe_agreement-posten for å velge den, og klikk deretter på Aktiver

Siden Innleggskonfigurasjoner lastes inn

Popup-vinduet Bekreft aktivering av innleggskonfigurasjon vises

  • Klikk Aktive
Popup-vinduet Bekreft aktivering av innleggskonfigurasjon

Meldingen "Du må publisere..." vises

  • Klikk OK
Meldingen "Du må publisere..." vises

Du kommer tilbake til siden Innleggskonfigurasjoner

  • Klikk ellipsen (...) for å åpne de skjulte alternativene
  • Klikk Publiser alle tilpassinger
Siden Innleggskonfigurasjoner lastes inn

Distribuere Adobe Sign til brukere ved å tilordne sikkerhetsroller

Alle Dynamics-brukere som forventes å bruke Adobe Sign-applikasjonen må ha sikkerhetsrollen konfigurert i Dynamics-miljøet.

Sikkerhetsrollene er:

  • Adobe Sign-leser – Gir brukeren skrivebeskyttet tilgang til avtaleposter.
  • Adobe Sign-bruker – Lar brukeren arbeide med avtaler og andre applikasjonsenheter. Denne rollen lar brukeren se bare sine egne poster og gir brukernivåtilgang til innebygde CRM-poster, som Kontakter, Forretningsforbindelser, Kundeemner, Salgsmuligheter, Ordrer, Fakturaer og Tilbud.
  • Adobe Sign-administrator – Denne rollen omfatter tilleggsrettigheter i tillegg til rollen Adobe Sign-bruker, som endring av Globale innstillinger, Dataoverføring og visning av alle avtaler i applikasjonen.

Slik konfigurerer du sikkerhetsrollene:

  • Gå til Innstillinger > Sikkerhet
Gå til Hoved > Innstillinger > Sikkerhet

Dette åpner Sikkerhet-siden

  • Velg Brukere
Sikkerhet-siden

Siden Aktiverte brukere lastes inn

  • Velg alle brukerne du vil forfremme til én type sikkerhetsrolle
  • Klikk Behandle roller
Siden Behandle roller

Hurtigmenyen Behandle brukerroller vises

  • Merk av for sikkerhetsrollen du vil definere for disse brukerne
  • Klikk OK
Hurtigmenyen Behandle brukerroller

Valgfrie konfigurasjoner

Adobe Sign-administrasjonsinnstillinger

Siden med Adobe Sign-administratorinnstillinger gir tilgang til de administrative verktøyene for bygging av maler og tilordning av data, samt oppretting av tilpassede arbeidsflyter. Valgfrie innstillinger er også tilgjengelige for å tilpasse brukeropplevelsen.  

Slik går du til innstillingene:

  • Gå til Adobe Sign > Administratorinnstillinger
Gå til Hoved > Adobe Sign > Globale innstillinger

Siden Adobe Sign Administratorinnstillinger lastes inn og viser fem atskilte deler med funksjonsverktøy:

A. Adobe Sign-konto – Integreringsnøkkelen som kobler Dynamics-miljøet til Adobe Sign-serverne

B. Kom i gang-sjekkliste – En løpende sjekkliste for milepælene i installasjonen

C. Administratorinnstillinger – Verktøyene som administratorer må samhandle med ofte

D. Valgfrie funksjoner – Automatiserte funksjoner som vanligvis angis én gang og deretter forblir slik

E. Ressurser – Nettbasert tilgang til dokumenter som brukes ofte, og tilgang til kundestøttesystemet

admin_settings_page-marked

Adobe Sign-konto

Denne delen er fullt ut avsatt til integrasjonsnøkkelkoblingen mellom Dynamics-miljøet og Adobe Sign-serverne.

Nøkkelen kan når som helst fjernes for å koble fra Adobe Sign-tjenestene.

 

Komme i gang-sjekkliste

Denne delen viser installasjonsfremdriften som målt av de viktige konfigurasjonspunktene:

  • Aktiver og konfigurer Adobe Sign – Sjekker når integreringsnøkkelen er installert
  • Konfigurer første datatilordning – Sjekker når den første datatilordningen lagres
  • Konfigurer første mal – Sjekker når den første malen lagres


Administratorinnstillinger

Verktøy som brukes ofte av administratorer for å øke verdien av Adobe Sign-tjenesten:

  • Opprett ny datatilordning – Åpner grensesnittet Ny datatilordning
  • Opprett ny avtalemal – Åpner grensesnittet Ny avtalemal
  • Endre brukertilgang – En snarveiskobling til siden Aktiverte brukere der brukernes roller administreres
  • Opprett ny arbeidsflyt – Åpner grensesnittet Opprett prosess


Valgfrie funksjoner

  • Aktiver automatisk klargjøring av brukere – Hvis aktivert, vil nye brukere som gis tilgang til Adobe Sign-enheten, automatisk klargjøre en bruker i Adobe Sign-systemet ved bruk første gang.  Klargjøring er basert på brukerens primære e-postadresse, ikke brukernavnet, og utføres i bakgrunnen uten flere handlinger av bruker eller administrator.

Merk:

Nye brukere som klargjøres automatisk i Adobe Sign, har et tilfeldig passord. Siden integreringen fungerer som en godkjent applikasjon via API, er det ingen funksjonsproblemer i Dynamics-miljøet. Hvis brukeren imidlertid vil logge på Adobe Sign direkte, må vedkommende først tilbakestille passordet via koblingen "Jeg har glemt passordet" på hjemmesiden for Adobe Sign. 

  • Legg ved signerte dokumenter i avtaler Enhet – Dette alternativet sender en PDF-kopi av det fullførte dokumentet tilbake til Dynamics, som vedlegg til avtaleposten (under Notater-delen). Dette er en kopi av den autoritative originalen som lagres på Adobe Sign-serverne.
  • Aktiver kombinert revisjonsspor med signert avtale – Aktivering av dette fører til at PDF-filen med Adobe Sign-revisjonssporet legges ved i avtaleposten (under Notater-delen) når avtalen er signert/fullført. Revisjonssporet nummererer hendelsene eksplisitt (vist, signert, delegert og så videre) for avtalen, tidslinjen for hendelsene, og IP-adressen for utførelse av hendelsene.
  • Vis forhåndsvisningsbilder for dokument – Dette alternativet legger ved et bilde av det signerte/fullførte dokumentet i posten for enkel visning uten å måtte laste ned og åpne en PDF-fil. Dette bildet installeres helt nederst i avtaleposten.
  • Aktiver LinkedIn Sales Navigator – Når aktivert vil Ny avtale-siden vise LinkedIn Sales Navigator-panelet. Dette grensesnittet gjør det mulig for brukeren å konfigurere sin personlige LinkedIn-konto og vise LinkedIn-informasjonen for en valgt mottaker som er lagt til avtalen.

LinkedIn Sales Navigator Team eller Enterprise Edition er nødvendig for å aktivere funksjonen.

Merk:

LinkedIn Sales Navigator er en separat tjeneste fra Adobe Sign og er ikke inkludert i kjøpet av Adobe Sign-tjenesten.

LinkedIn Sales Navigator er en førsteklasses betalt tjeneste, og en gratis demoversjon er tilgjengelig hvis du ønsker å prøve den.


Ressurser

En liste over de vanligste ressursene:


Fjerne/oppheve integreringsnøkkelen

Hvis du må fjerne gjeldende integreringsnøkkel fra Dynamics-installasjonen, kan du gjøre dette på siden Adobe Sign-konfigurasjon under Globale innstillinger. Fjerning av nøkkelen fjernere klareringsrelasjonen mellom Dynamics CRM og Adobe Sign, og stopper alle nye transaksjoner og oppdateringer for eksisterende transaksjoner. Når nøkkelen er fjernet, kan den tas i bruk når som helst for å fortsette samhandlingen mellom de to systemene.

Slik fjerner du nøkkelen:

  • Gå til Adobe Sign > Administratorinnstillinger
  • Klikk på Fjern nøkkel på båndet
Fjern nøkkel-knappen

Fjerning av nøkkelen er ikke det samme som å oppheve nøkkelen. Oppheving av nøkkelen må gjøres i Adobe Sign-systemet, og detter deaktiverer nøkkelen permanent for bruk i Adobe Sign.

Slik opphever du en nøkkel:

Logg på som administratorbruker for Adobe Sign-kontoen

  • Gå til Konto > Personlige preferanser > Tilgangstokener
  • Klikk nøkkeldefinisjonen for integreringsnøkkelen du vil oppheve
    • Dette viser Tilbakekall-koblingen
  • Klikk Tilbakekall
Opphev-koblingen
  • Klikk Ja når du blir bedt om det

Datatilordning

Definere datatilordninger for populære skjemaer og oppdatere Dynamics

Datatilordning kan forbedre prosessen for avtalegenerering betydelig, og sikre at dokumenter har riktig innhold i feltene uten mulighet for menneskelig feil, ved å hente feltverdier direkte fra Dynamics CRM.

Tilordningen kan i tillegg sende nytt innhold fra fullførte avtaler tilbake til Dynamics, noe som gir verdifulle oppdateringer av CRM uten at du må registrere data manuelt.  


Merknad om skjemaer/tekstkoder

Vellykket tilordning krever at du har forhåndsbygde skjemaer med definerte navnefelt, slik at du kan logisk relatere CRM-feltet til Adobe Sign-skjemafeltet. 

Et enkelt skjema er illustrert nedenfor. Feltene er definert av par med klammeparenteser på hver side (definerer feltbredden) og feltnavnet (tegnstrengen mellom klammeparentesene). 

Skjemafelteksempler

Tekstkoder kan inneholde tilleggsargumenter i tillegg til navneverdi, inkludert valideringer, beregninger og vanlige uttrykk. En grundig beskrivelse av skjemabygging finner du her, og denne kan dramatisk forbedre kvaliteten på dataene du registrerer under signeringsprosessen.

Merk:

Funksjonen Forkorting av tekstkoder kan være svært nyttig ved skjemautforming og felttilordning ved å opprette en standard for feltnavnene som gjentas i alle dokumenter (og sparer tid ved ikke å måtte opprette den formelle koden på nytt). Dette forbedrer datatilordningen på tvers av flere plattformer og danner et grunnlag for fremtidige skjemaer.

Det er også mulig å bygge skjemaer i PDF-format.

 

Definere en datatilordningsmal

Det er to tilgangspunkter for å konfigurere datatilordning.

Det første alternativet er å gå til Adobe Sign > Datatilordning

Gå til Hoved > Adobe Sign > Datatilordning

Dette laster inn siden Datatilordninger, en liste over alle eksisterende datatilordninger som du kan se gjennom, redigere eller slette.

  • Klikk på +Ny øverst til venstre for å få tilgang til siden Ny datatilordning
Siden Tilordingsmaler for aktiv avtale

 

Den andre metoden er å bruke koblingen Opprett ny datatilordning på siden Administratorinnstillinger.

Denne koblingen forbigår opplistingen av alle datatilordninger og åpner direkte til siden Ny datatilordning.

 

Lasting av siden Ny datatilordning kan ta et øyeblikk. Når Enhet-feltet vises, er sideinnlastingen fullført.

1. Angi et beskrivende navn for datatilordningen

2. Angi denne datatilordningen som standardtilordningen som skal brukes for enheten (eller ikke).

3. Velg CRM-enhet fra rullegardinmenyen.

  • Denne begrenser feltene som er tilgjengelige for tilordning bare for den definerte enheten.
  • Det er mulig å ha flere datatilordninger per enhet.
  • Når enhetsverdien er angitt, kan den ikke endres.
Siden Datatilordning

 

Når Enhet-verdien er angitt, vises tilordningsverktøyene:

data_mappings_tools


Knytte Dynamics CRM-feltene til Adobe Sign-feltnavnene

Du kan nå begynne å opprette relasjoner mellom Dynamics CRM-feltnavn og Adobe Sign-skjemafeltnavn som du har definert. Datatilordninger konfigureres basert på hvordan dataeneflyter:

  • TILORDNE CRM-DATA TIL ADOBE SIGN-AVTALE – Forhåndsutfyller felt i skjemaet ved å bruke feltverdier som er knyttet til den definerte Dynamics-enheten.
    • Det er mulig å opprette en "arbeidsgruppe" med alternative CRM-feltverdier ved søk for å fylle ut Adobe Sign-skjemafelt. Hver medlem i gruppen prøves i rekkefølge til en ikke-nullverdi blir funnet og settes inn. (Se nedenfor)
  • TILORDNE ADOBE SIGN-AVTALEDATA TIL CRM-DATA – Fyller ut de tomme feltene for Dynamics-enheten ved hjelp av skjemafeltverdier som hentes under signeringsprosessen (når avtalen er fullført).
    • Adobe Sign vil som standard ikke sende nye verdier til et CRM-felt som har innhold.
    • Det er mulig å definere relasjonen på datatilordningen til å overstyre innholdsbeskyttelsen og erstatte eksisterende feltverdier med nytt innhold fra det signerte skjemaet.


Angående-datatyper

Adobe Sign-datatilordning støtter følgende datatyper:

  • Tekst – Tekstskjemafelt støttes som én enkelt linje med tekst i CRM.
  • Boolsk (to alternativer) – Avmerkingsbokser støttes for boolske CRM-felt.

○ Hvis skjemafelt for rullegardinliste eller alternativknapp brukes for boolske CRM-felt, kan CRM til Adobe Sign-tilordningen mislykkes. Adobe Sign til CRM-tilordning vil fremdeles fungere

  • Alternativsett – Skjemafelt for rullegardinlister og alternativknapper støttes for alternativsettfelt for CRM


Relatere felt (CRM-data til Adobe Sign-avtale):

  • Velg CRM-feltet fra rullegardinmenyen Attributt.
  • Skriv inn Adobe Sign-skjemafeltnavnet i inndataboksen Avtalefelt
  • (Valgfritt) Merk av for Legg til omvendt retningstilordning hvis du også vil relatere disse feltene fra Adobe Sign til CRM
  • (Valgfritt) Merk av for Overstyr hvis du vil at denne malen skal ignorere eksisterende innhold i CRM-feltet og fremtvinge utfylling av feltet med det nye innholdet fra Adobe Sign-feltet.
  • Klikk Legg til

Den nye feltrelasjonen behandles i noen sekunder, og deretter vises relasjonsutfyllingen nedenfor konfigurasjonsinnstillingene.

Begge datatilordningsfelt vist

Hvis du la til omvendt retning, vises den nye relasjonsutfyllingen også nedenfor konfigurasjonsfeltene for Adobe Sign til CRM.

Hvis du valgte å overstyre innholdsbeskyttelsen, vil dette angis i relasjonsposten.


Relatere felt (Adobe Sign-avtale til CRM-data):

Prosessen for diskret oppretting av tilordning fra Adobe til CRM er den samme som ovenfor, med unntak av at det ikke finnes et alternativ for å legge til omvendt retningstilordning.


Slette tilordnede relasjoner

Du kan slette alle tilordnede relasjoner ved å holde markøren over relasjonsposten og klikke på Slett-ikonet til høyre

Slette en relasjon

Relasjoner for alternativ felttilordning (arbeidsgruppe)

Hvis du definerer felt på et Adobe Sign-skjema som kan fylles ut av ett av flere CRM-felt, da kan du opprette en ordnet liste (arbeidsgruppe) med CRM-attributter som ved søk vil utfylle Adobe Sign-feltet.

Du kan for eksempel ha CRM-feltet Fornavn tilordnet til et felt med navnet FNavn, og så også tilordne CRM-feltet Yomi Fornavn til det samme skjemafeltnavnet. Programmet vil først prøve å fylle ut feltet med innholdet i Fornavn-feltet, og hvis det ikke blir funnet innhold, vil Adobe Sign prøve å bruke innholdet i Yomi Fornavn-feltet. Hvis det ikke blir funnet innhold i noen av elementene i arbeidsgruppen, forblir feltet tomt.

Slik definerer du arbeidsgruppen:

  • Opprett en CRM til Adobe Sign-relasjon mellom det primære CRM-attributtet og Adobe Sign-skjemafeltnavnet.
  • Når den første posten er på plass, endrer du CRM-attributtet til det sekundære CRM-attributtet og legger til denne relasjonen. 
  • Klikk OK når du blir spurt om du vil utføre den alternative tilordningen

 

Når posten er oppdatert i systemet, vil du se at postene er endret til å inkludere et prefiks foran enhetsattributtet:

  • # vil stå først i primær-/standardattributtet.   Dette feltet er alltid det første feltet som kontrolleres for innhold
  • Påfølgende relasjoner nummereres 1-N. Den første alternative feltrelasjonen angis av (1) og vil alltid være det første alternative feltet som kontrolleres.  (2) er det andre alternative feltet og så videre. 
huntgroup-575

Legge til vedlegg for relaterte enheter

Når avtalen er signert og utført, produserer Adobe Sign en PDF-kopi av dokumentet og et revisjonsspor for signeringsprosessen. Det er mulig å få disse dokumentene vedlagt som PDF-filer til andre CRM-enheter som er relatert til malens overordnede enhet.

I delen TILORDNE SIGNERT AVTALE OG REVISJONSSPOR TIL CRM-ENHET på malsiden er det to Dokumenttyper tilgjengelig via rullegardinmeny:

  • Signert PDF – Den fullstendige teksten for det signerte dokumentet. Dette er en kopi av den autoritative originalen som lagres på Adobe Sign-serverne.
  • Revisjonsspor – En fullstendig liste over alle hovedhendelser (signering, delegering og så videre) og de tilknyttede metadataene (klokkeslett/dato, IP-adresse og så videre)

Du kan legge ved én eller begge filene til eventuelt relatert enhet, men du må eksplisitt tilordne dem enkeltvis.

Slik tilordner du et vedlegg:

  • Velg dokumenttypen du vil bruke fra rullegardinmenyen
  • Velg enheten du vil sende dokumentet til ved hjelp av rullegardinlisten Legg ved i CRM-post.
    • Bare enheter med en definert relasjon til den overordnede enheten vil vises
  • Klikk Legg til

Vedleggsrelasjoner vil være oppførtunderkonfigurasjonsinnstillingene.

Rullegardinmeny for enhetsalternativer


Slette et vedlegg

Hvis du vil slette en post, holder du markøren over posten og klikker på Slett-ikonet til høyre.

Slette en post

Avtalemaler

Opprette egendefinerte maler for vanlige handlinger

Du har som Adobe Sign-administrator i Dynamics-miljøet tillatelse til å opprette avtalemaler som kan forhåndskonfigurere de fleste avtalefeltene, legge ved filer og knytte avtalen til relevante datatilordninger.

Maler er bundet til en Dynamics-enhet og blir tilgjengelig for avtaler som sendes fra denne enheten når de flagges som Aktiv.

21Pick Template-edited

Merk:

Datatilordninger er kjernen i avtalemaler og skal defineres før avtalemalen konfigureres. 

I likhet med Datatilordning er det to tilgangspunkter for å konfigurere en ny avtalemal:

Det første alternativet er å gå til: Adobe Sign > Avtalemaler

navigate_to_agreementtemplates

 

Dette laster inn siden Avtalemaler, som vil liste opp alle de eksisterende malene som du kan se gjennom, redigere eller slette.

  • Klikk på +Ny øverst til venstre på skjermen for å starte en ny mal.
agreement_templateslist

 

Den andre metoden er å bruke koblingen Opprett ny avtalemal på siden Administratorinnstillinger

Denne koblingen forbigår opplistingen av alle avtalemaler og åpner direkte til siden Ny avtalemal.

 

Når siden Ny avtalemal åpnes:

  • Gi malen et intuitivt navn slik at brukere vet når de skal bruke den
  • Identifiser enheten som malen skal knyttes til.
    • Enheten kan ikke endres senere
    • Når enheten er valgt, lagres malen, og den komplette avtalemalen lastes inn
new_agreement_template

 

Avtalemalen er delt inn i seks deler, og hver av dem inneholder redigerbare verdier som du kan konfigurere hvis du har et forutsigbart bruksmønster:

  • Maldetaljer – Definerer relasjonen mellom hovedobjektene og om malen er aktiv
  • Mottakerliste – Tillater en forhåndskonfigurert signaturbane for malen
  • Meldingsdetaljer – Navnet på malen og den globale meldingen
  • Legg ved filer – Filene, eller dokumentene, som du vil sende til signering eller godkjenning
  • Avtalealternativer – Flere innstillinger som gir deg kontroll over avtalen
  • Sikkerhetsalternativer – Standard sikkerhetsinnstillinger


Maldetaljer

Maldetaljene viser Mal - Enhet - Datatilordning-relasjonen for denne malen.

template_-_details

Navnet på malen vises med stor skrift helt øverst

  • Navn på mal – Navnet på malen. Dette er identisk med navnet som vises øverst på siden
  • Primærenhet – Maler er knyttet til én enkelt enhet i Dynamics. Den deklarerte enheten er den eneste enheten som viser denne malen
    • Denne verdien låses når avtalen er opprettet
  • Datatilordning – Dette feltet angir navnet på datatilordningen som er bundet til malen.

 

  • Aktiv – Denne avmerkingsboksen angir om malen kan velges av brukere ved sending fra primærenheten
  • Send med ett klikk – Hvis dette er aktivert, sender malen automatisk avtalen når malen velges.
    • For eksempel: Du har en NDA-mal som er utformet med kontakt som primærenhet, og mottakerdelen er konfigurert til å importere kontaktens e-postadresse.
      • Avsender trenger bare å velge NDA-malen fra kontakten de skal sende den til. Konfigurasjonsfasen utelates, og avtalen sendes uten ytterligere samhandling.
      • Hvis ingen mottaker er konfigurert, ignoreres ett klikk, og avtalen åpnes for manuell konfigurasjon


Mottaker-delen:

Mottakerdelen inneholder listen og signeringsrekkefølgen for mottakere som du vil forhåndskonfigurere for malen.

recipients_list

Mottakere – Du kan hardkode en mottakerliste i en mal ved å klikke på plussikonet helt til høyre i vinduet. Det åpnes et popup-vindu som viser konfigurasjonsalternativene.

  • Mottakerlisten er tom som standard, slik at avsender kan fylle den ut manuelt når avtalen konfigureres
  • Tilføying av en standardmottaker må gjøres eksplisitt ved å klikke på plussikonet og deretter lagre de viste standardverdiene med Opprett fra primærenhet aktivert
recipient_-_default
  • Alternativet Overstyr standardbekreftelse lar deg omgå standard bekreftelsesmetode (angitt i Sikkerhet-delen), og bruke en annen bekreftelsesmetode for bare denne mottakeren.
recipient_-_override
  • Tilføying av flere mottakere (for eksempel en intern medunderskriverprosess) eller mottakere som ikke er involvert i signaturprosessen, krever bare at du fjerner merket for Opprett fra primærenhet og deretter definerer mottakeren. Et utmerket alternativ for å sende kopi til team som bare har behov for å behandle de endelige dokumentene
recipient_-_new


Meldingsdetaljer

Delen Meldingsdetaljer inneholder avtalenavnet og global melding.

templates_-_messagedetails
  • Avtalenavn – Avtalenavnet er fremtredende i varslingsprosessen, og vises på emnelinjen i e-postmeldinger, med fet skrift i meldingsteksten i e-postmeldinger og med mindre skrift i standardbeskrivelsen (vises nedenfor uthevet med gult)
  • Melding – Meldingsfeltet er et åpent felt med ren tekst der du kan sette inn meldinger eller instruksjoner til underskriveren (vises nedenfor uthevet med grønt)
email_pair-rebranded

Merk:

Feltene Avtalenavn og Melding tillater innsetting av Dynamics-feltverdier for å forbedre tilpassing for mottakeren. Skriv inn en venstre klammeparentes for å åpne en liste over mulige verdier: {


Legg ved filer

Denne delen lar deg legge ved en fil i avtalen på forhånd. Hvis du for eksempel oppretter en mal for en NDS, kan du legge ved selskapets NDA-fil direkte i malen, slik at avsender ikke trenger å gjøre dette.

attach_file


Avtalealternativer:

template_-_agreementoptions
  • Forhåndsvis og plasser signaturer før sending – Når det er merket av for dette, åpner avtalen automatisk redigeringsmiljøet slik at avsender kan plassere skjemafelt
  • Avtalen utløper – Hvis det er merket av for dette, definerer avtalen en avslutningsdato for utløp av avtalen
  • Dager tilavtaleutløper – Dette definerer antall gjenstående dager avtalen kan signeres, når funksjonen Avtale utløper er aktivert
  • Legg til målside etter signering – Når dette er aktivert, kan du angi hvilken nettadresse mottakeren omdirigeres til etter at samhandlingen med avtalen er fullført
  • Målside etter signering – Dette feltet inneholder nettadressen for siden du vil omdirigere mottakere til når Legg til målside etter signering er aktivert
  • Krev personlig signering – Hvis du vil at underskriveren signerer i avsenderens lokale system eller nettbrett uten å bruke e-post, kan avsendere være vert for signaturen ved hjelp av dette alternativet
  • Krev min signatur – Brukes når avsenderen skal være del av signaturprosessen
    • Avsenderen må signere først, sist eller være den eneste underskriveren
    • Signeringsrekkefølgen vil være Angitt rekkefølge
template_-_agreementoptionsmenu
  • Signeringsrekkefølge – Velg mellom to arbeidsflyter for å få dokumentet signert
    • Vilkårlig rekkefølge varsler alle underskrivere samtidig og tillater at de signerer uten å vente på andre
    • Angitt rekkefølge håndhever en streng sekvensiell signaturprosess basert på rekkefølgen du definerer for underskrivere på avtalen
  • Signaturtype – Velg formatet for signering av dokumentet
    • E-SIGNER ruter avtalene som skal signeres elektronisk, ved hjelp av e-post, og forventer at mottakerne signerer elektronisk
    • SKREVET leverer dokumentene via e-post, og ber underskriveren om å skrive ut dokumentet og signere det fysisk. Underskriveren må deretter laste opp dokumentet tilbake til Adobe Sign ved hjelp av den samme e-postkoblingen.
  • Planlegg påminnelser for mottakere Definerer en påminnelsessyklus for transaksjonen. Påminnelser kan konfigureres til å sendes til gjeldende mottaker daglig eller ukentlig
  • Forsinkelse i sekunder for omdirigering – Kreves når en Målside etter signering er definert. Denne innstillingen angir hvor lang forsinkelsen skal være etter signering før mottaker omdirigeres til den angitte målsiden.
  • Signeringsspråk – Denne innstillingen definerer språket som brukes når avtalen sendes til underskriveren. Alle meldinger/instruksjoner til underskriveren i e-postmeldinger og på skjermen, vil være på det valgte språket


Sikkerhetsinnstillinger

Denne delen definerer standard bekreftelsesmetode for mottakerne og det valgfrie passordet for det endelige PDF-dokumentet

template_-_securityoptions
  • Angi passord for åpning av signert PDF-fil – Aktiver dette hvis du vil bruke et passord på det endelige dokumentet for å hindre uautorisert tilgang
  • Bekreftelse av identitetDefinerer tofaktorbekreftelsen for å godkjenne mottakeren
    • E-post – Ingen tofaktorbekreftelse brukes
    • Passord – Standard alfanumerisk passordfelt. Når dette brukes, må avsender angi passordet til underskriveren
    • Kunnskapsbase  – Kunnskapsbasert godkjenning bruker offentlige databasert for å stille underskriveren flere spørsmål om sin fortid for å bekrefte identiteten
    • Nettidentitet – Sosiale medier brukes som en andre godkjenning

Legge til egendefinerte CRM-enheter i Adobe Sign

Legge til egendefinerte CRM-enheter for å bruke Adobe Sign

Flere innebygde CRM-enheter følger med i Adobe Sign-pakken som du kan relatere avtalene til:

  • Kontakter
  • Forretningsforbindelser
  • Kundeemner
  • Salgsmuligheter
  • Tilbud
  • Fakturaer
  • Ordne
  • Kontrakter

 

Du kan legge til en egendefinert CRM-enhet (eller annen innebygd CRM-enhet) i dette omfanget, ved å følge noen få trinn.

La oss for eksempel anta at det finnes en egendefinert CRM-enhet kalt Kunde.

  • Gå til Innstillinger > Tilpassing
Gå til Hoved > Innstillinger > Tilpassing

Siden Tilpassing lastes inn

  • Klikk alternativet Tilpass systemet
Tilpassing-siden

Siden Standardløsning åpnes i et eget vindu

Til venstre under Komponenter

  • Vis Enheter-listen
  • Finn den egendefinerte enheten (Kunder i dette tilfellet), og vis den
  • Klikk navnet på enheten for å vise feltene og kontrollene
Siden Standardløsning
  • Kopier verdien fra Navn-feltet (i dette eksemplet er verdien new_customer).
    • Dette er det interne systemnavnet for kundeenheten.
  • Gå til alternativet 1:N-relasjoner under kundeenheten
    • Klikk Ny 1-til-mange-relasjon.
Alternativet 1:N-relasjoner

Det åpnes et vindu for ny relasjon

Opprette den nye relasjonen:

  1. Velg Avtale fra Relatert enhet-feltet
    • Navn-feltet endres til å vise {entityName}_adobe_agreement
Relationship

     2. Lim inn navnet på kundeenheten (new_customer i vårt eksempel) i Visningsnavn-feltet.

  • Navn-feltverdien endres til new_ + {entityName} + ID. (new_new_customerID)

    3. Klikk Lagre og lukk

  • Vinduet Relasjon lukkes
  • Klikk Publiser alle tilpassinger øverst på siden 1:N-relasjoner
Publiser alle tilpassinger øverst på siden 1:N-relasjoner


Nedlastbar versjon

Last ned

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet