Adobe Sign for ServiceNow er en tilpasset integrering utviklet for å gi enkel tilgang til de kraftige verktøyene i Adobe Sign i din forekomst av ServiceNow. Vi leverer verktøy for å bygge robuste arbeidsflyter og katalogelementer for å flytte prosessene for dokumentsignering og -lagring til skyen.

Opprette en arbeidsflyt

Hva er arbeidsflyter?

Arbeidsflyter er nå ryggraden i katalogelementet for Adobe Sign. Samtidig som tilføying av variabler og oppretting av elementer gjør at skjemaet vises med de riktige feltene, må vi også opprette en arbeidsflyt som bruker denne informasjonen og lar Adobe Sign sende ut avtalen.

Nedenfor er fremgangsmåten for å opprette en eksempelarbeidsflyt for en reiseregning.


Tilgang til arbeidsflytmenyen

Logg på som administrator, og skriv inn Arbeidsflyter i filterfeltet for å finne alternativet Redigeringsprogram for arbeidsflyt under Orchestration.

1Workflow Menu

 

Klikk på Redigeringsprogram for arbeidsflyt for å åpne Arbeidsflyt-siden nedenfor:

2Workflow page-new

 

I panelt til høyre klikker du på +-ikonet til høyre for søkefeltet for arbeidsflyter.

Dette starter prosessen med å opprette en ny arbeidsflyt ved å åpne en malside for en ny arbeidsflyt

  • Skriv inn et navn på arbeidsflyten
  • Knytte arbeidsflyten til en tabell
3New Workflow

 

Til vår reiseregning gir vi arbeidsflyten navnet Reiseregningstest, velger tabellen Forespurt element og klikker deretter på Send.

5Workflow name

 

En grunnleggende arbeidsflyt med et start- og sluttpunkt starter.

Deretter legger vi til deler i arbeidsflyten for å definere arbeidsflyten.

6Workflow Designer

 

Arbeidsflyter kobler sammen deler med piler, og det grunnleggende oppsettet får arbeidsflyten vår til å utføres fra start til slutt. Vil vil legge til elementer mellom start og slutt, så vi endrer dette ved å slette pilen frs start til slutt ved å klikke på pilen og trykke på slettetasten.

7Workflow Designer

 

Siden vi oppretter et reiseregningselement, forventer vi at brukeren legger ved en reiseregning. Du gjør dette ved å hente inn Adobe Sign-pakken som lar oss bruke vedleggsinformasjon.

Du får tilgang til denne ved å klikke på fanen Pakker i panelet til høyre.

7Select Packs

 

Dra pakken Adobe Sign – Hent vedleggsdata til skjermen. Dette viser et popup-vindu for konfigurasjon, slik som dette:

9Get Attachment Pack

 

Fyll ut feltene:

  • Navn: Dette er navnet du velger for pakken
  • Status: Vi kan angi en status, slik at hvis vi ser tilbake på arbeidsflyten, vet vi hvilken status elementet har
    • I slike tilfeller ved vi at forespørselen godkjennes hvis vi godtar vedleggsdataene
  • Navn på Adobe-avtale: Dette setter inn avtalenavnet fra forsiden av skjemaet
  • E-postadresse for Adobe: Ved hjelp av ServiceNow-brukerkontoer kan Adobe Sign automatisk finne e-postadressen til avsender, avsenderens overordnede og kostsenteret, og sende avtalen til dem ved hjelp av den viste syntaksen
  • Adobe-melding: Dette er gjeldende melding som kan opprettes i ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Klikk på Send for å lagre pakkekonfigurasjonen.

Deretter klikker du på og drar fra Alltid-boksen (på Start-objektet) til det nye pakkeobjektet.

11 Workflow Designer

Merk:

Du kan klikke på og dra hvert enkelt objekt i arbeidsflyten, slik at arbeidsflyten er visuelt oversiktlig.

 

Det neste trinnet i arbeidsflyten er å sende vedlegget til mottakeren uten forhåndsvisning.

Fra fanen Pakke på menyen til høyre, drar du inn pakken Send vedlegg, ingen forhåndsvisning for å legge den til i arbeidsflyten.

Vinduet for pakkekonfigurasjon åpnes:

12 Activity Properties

 

Det er to metoder for å fylle ut felte som vises:

  • Du kan angi feltverdiene manuelt
  • Du kan fylle ut feltene ved å dra riktig etikett fra Data-fanen til høyre
    • Eksempel: Fra fanen Data drar du encodedBody-elementet til et felt som spør om et kodet meldingstekstelement
12Data Objexcts

Følg den samme fremgangsmåten for alle tilleggspakker du legger til i arbeidsflyten. Dra dem til skjermen, og fyll ut feltene.

I dette reiseregningseksemplet er følgende pakker konfigurert som vist nedenfor:

Pakke: Angi verdier

14 Set Values

Pakke: Vent på betingelse

15 Wait for Connection

Pakke: Legg ved signert avtale

16 Attach Signed Agreemen t

Pakke: Angi verdier

17 Set Values

 

Når alle delene er i redigeringsvinduet, kobler du dem sammen med piler, slik at hvert trinn flyter inn i det neste trinnet til arbeidsflyten når slutten.

Dra Feil-grenene til Slutt-objektet, slik at arbeidsflyten avsluttes hvis det oppstår en feil i noen av de viktige trinnene.

18 Workflow Designer

 

Nå som alle delene er koblet sammen logisk, publiserer du arbeidsflyten ved å klikke på Publiser.

19 MEnu Options

 

Nå som du har publisert arbeidsflyten, kan du knytte den til et katalogelement.

  • Hvis du vil redigere arbeidsflyten, kommer du tilbake til denne siden og klikker på Sjekk ut


Legge til aktiviteter for godkjenningsarbeidsflyt

Når du legger til en godkjenning eller annen pause i en arbeidsflyt som inneholder en Adobe Sign tilpasset arbeidsflytaktivitet, må du kanskje endre metoden for henting av katalogvariabler.  Hvis du ser problemer med tomme felt i avtaler eller feil som angir at en variabel ikke ble funnet, (for eksempel - “Kan ikke lese egenskap “objektnavn” fra udefinert”), må du kanskje endre “workflow” til “current” i aktivitetene som henter variabler. 

Eksempel:

Hvis aktiviteten bruker:

${workflow.variables.adobe_email_address}

For å hente brukerens e-postadresse må du kanskje endre til

${current.variables.adobe_email_address}

for å fjerne feilen.

Dette skyldes et timingproblem som vises når arbeidsflyten settes på pause for å vente på at aktiviteten skal fullføres.  

workflow_variables

Merk:

Denne endringen er nødvendig bare hvis du bruker en aktivitet som forårsaker en pause, som en timer eller godkjenning. 

Det anbefales på det sterkeste å teste grundig før arbeidsflyten aktiveres i produksjonsmiljøet.

Påminnelser / vanlige fallgruver

Diagnostisere problemer

Hvis det oppstår problemer under sending av katalogelementet, er den beste metoden for å finne feil å fastslå problemet med arbeidsflyten. Du gjør dette ved å kjøre katalogelementet og deretter skrive inn Forespurte elementer på filterlinjen.

20 Self-service Menu

 

Her finner du en liste over forespurte elementer.

Bruk kolonneoverskriftene for å sortere oppføringene, og se etter en status eller dokumentstatus som indikerer et problem.

Klikk på elementoppføringen for å åpne en forekomst av arbeidsflyten

20Recent Items Error

 

Når arbeidsflytsiden er åpen, finner du pakke som viser feilen (rød objektoverskrift). Klikking på dette viser hvilken aktivitet i arbeidsflyten katalogelementet er i.

Vanligvis er den faktiske feilen i pakken umiddelbart før pakken som viser den røde overskriften, noe som indikerer at en feil verdi ble sendt.

21Error in Workflow

 

Hold markøren over den aktuelle boksen for å fastslå feilen:

Avtale-ID-feil: Denne gjelder vanligvis pakken Hent vedleggsdata, og feilen oppstår med pakken Send vedlegg. Dette skjer vanligvis hvis det ble angitt feile verdier i feltet E-postadresse for Adobe, eller hvis det ble angitt ugyldige e-postadresser for brukeren i dette feltet.

  • Kontroller at det er fylt ut e-postadresse for gjeldende bruker, overordnet for gjeldende bruker og kostsenteret.
  • Kontroller at gjeldende bruker har en tilknyttet overordnet.

Tilkoblingsfeil: Kontroller tilkoblingen til Adobe Sign i ruten Adobe Sign-administrasjon, ved å skrive inn Adobe Sign i filterruten. Klikk deretter på Koble til Adobe.

Opprette et katalogelement

Et katalogelement i ServiceNow er hovedsaklig et objekt som en administrator oppretter for å utføre en handling som kan integreres i et element som kan klikkes.

Eksemplet nedenfor bruker arbeidsflyten for reiseregning som ble bygget i det forrige avsnittet.

 

Opprette katalogelementer

Logg på som administrator, og skriv inn Katalogelementer i menyfilterfeltet

23 Catalog Menu

Klikk på Katalogelementer (under Adobe Sign-administrasjon)

Det vises en liste over alle katalogelementer som er bygget inn i Adobe Sign:

23Catalog Items short

 

Klikk på Ny for å opprette et nytt katalogelement.

NEw Button

Det åpnes en malside for et nytt katalogelement.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Fyll ut feltene som best beskriver katalogelementet:

1. Navn: Navnet på katalogelementet. Start med Adobe Sign – for enkel identifikasjon

2. Arbeidsflyt: Klikk på forstørrelsesglasset for å velge arbeidsflyten du vil knytte til elementet

3. Ikon: Last opp et bilde som kan representere elementet som et ikon

4.  Kort beskrivelse: Angi en kort beskrivelse i én setning

5. Beskrivelse: Den lange beskrivelsen av katalogelementet skal beskrive den fullstendige funksjonen til elementet

6. Send: Når katalogelementet er definert, klikker du på Send for å lagre det

 

Når du har klikket på Send, vises en liste over alle katalogelementene.

Klikk på elementet du opprettet, og rull helt ned til bunnen for å se på variabelfeltene. 

33 Catalog Variables

Her kan du angi variabler for katalogelementet.

Vi kan se kan vi se tre angitte variabler i eksemplet for reiseregningen:

  • Adobe_agreement_name: Denne variabelen bruker navnet på avtalen
  • Cost_center: Denne variabelen finner riktig kostsenter for reiseregningen
  • Adobe_attach_macro: Denne variabelen finner vedlegget som må lastes opp av brukeren

 

Eksempel på oppretting av variabel – Adobe_agreement_name:

34 Catalog questions

 

I Type-feltet velges Tekst på én linje siden avtalenavnet skal være en kort verdi.

35 Catalog Type

 

Angi det du vil at brukeren skal se i spørsmålet i Spørsmål-feltet, og klikk på Oppdater.

36 Catalog Question

 

Gjør det samme for de andre variablene som inneholder et kostsenter og en vedleggsmakro.

Eksempler vises nedenfor:

Variabel: Kostsenter

37 Catalog page


Variabel: Vedleggsmakro

38 Catalog Type

 

Når du har bygget forsiden av skjemaet, klikker du på Prøv det øverst til høyre, for å prøve det!

Angi noen testelementer i feltet, og se om elementet fungerer!

39 Try It

Sende avtaler med katalogelementet

Når katalogelementet er opprettet, har brukere tilgang til elementet (via ikonet) fra tjenestekatalogen eller tjenesteportalen, for å sende dokumenter som kan signeres (avtaler).

 

Tjenestekatalog:

Skriv inn tjenestekatalog i filterfeltet, og klikk på tjenestekatalog på menyen som vises. 

33 Service Catalog

Du finner elementet i Populære forespørsler eller via Adobe Sign-elementene på siden for tjenestekatalogen:

35Adobe Sign Item-rebrand

Status for sendt avtaleelement

Når et avtaleelement er sendt, kan du vise statusen for elementet ved å skrive inn forespurte elementer i filterfeltet og klikke på koblingen Forespurte elementer på menyen som vises.

36RequestedItem

 

Forespurte elementer viser en side med alle de forespurte katalogelementene som er brukt hittil.

44 Request Catalog Items

 

Klikk på en elementoppføring i listen, og åpne et nytt vindu med de spesifikke detaljene om elementet.

45 More Details

Tilgang til Min avtale-elementer

Enkeltbrukere som bare vil vise avtaleelementene som de har sendt, kan gjøre dette ved å skrive inn mine dokumenter i filterfeltet og klikke på koblingen Mine dokumenter på menyen som vises.

39 Accessing MyDocs

Klikking på elementet Mine dokumenter viser brukeren alle dokumentene som er knyttet til kontoen, avtaler de har sendt til andre eller avtaler de har signert.

47 My Documents

Klikking på et linjeelement åpner en side som viser statusen for forespørselen og de vedlagte dokumentene. Dette elementet fungerer som lageret med oppføringer, noe som gir sanntidsvisning av alle forespurte handlinger fra avtalemottakere i tillegg til de (nedlastbare) signerte dokumentene. 

48 Specific Items


Tjenesteportal

Selv om vi har tilgang til elementene i tjenestekatalogen, har vi også tilgang til dem ved hjelp av tjenesteportalen.

 

Opprette en side for tjenesteportal:

Skriv inn tjenesteportal i filterfeltet, og klikk på Sider-koblingen på menyen som vises:

42Service Portal Menu

Gi siden en tittel og ID

Klikk på Send for å opprette siden

50 page title and id

Når du har opprettet dokumentet, klikker du på elementet for å åpne det.

Rull ned og klikk på Åpne i Designer

51 Related Links

Dra en 4-4-4 beholder til siden

52 4-4-4 Container

Plasser en ikonkobling (fra menyen for kontrollprogram) i beholderen

53 Icon link

Klikk på blyanten for å redigere ikonkoblingen.

54 Pencil

Fyll ut elementet etter behov. Det er et eksempel nedenfor:

Merk:

Vedleggsmakro er ikke kompatibel med tjenesteportalen. Når du redigerer et katalogelement i portalen, kontrollerer du at koblingen du angir, peker til et katalogelement som are bruker forhåndsopplastede dokumenter.

55 Expense Report-small

Nå som du har opprettet siden, kan du gå tilbake til ServiceNow og klikke på Prøv det for å teste den nye portalsiden!


Nedlastbar PDF-fil

Last ned

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet