Velkommen til hurtigoppsettveiledningen for Adobe Sign!

I denne veiledningen finner du de anbefalte første trinnene for å konfigurere Adobe Sign-kontoen og klargjøre den for sending av transaksjoner.

Nedenfor er det to faner: én for brukere av systemet og en annen for kontoadministratorer. På hver av fanene finner du en liste over funksjoner som kan konfigureres, og til høyre for funksjonsnavnet tjenestenivåene de gjelder for.

Vi anbefaler at alle brukere konfigurerer den personlige brukeren først, og hvis du også er kontoadministrator, går du videre til Admin-fanen og konfigurerer kontoinnstillingene.

Merk:

Enkeltkontoer er kontoer med enkeltlisens, så enkeltbrukere er også kontoadministrator som standard.

Brukere

Kontroller profilinformasjonen – Alle brukere

Du har en ny bruker-ID, og sannsynligvis er alt greit. Noen ganger er imidlertid ikke detaljene som brukes til å opprette brukerprofilen, nøyaktig slik du vil de skal vises.

Adobe Sign bruker profilinformasjonen din i noen e-postmaler (for eksempel forespørselen om å få en signatur), slik at det anbefales å bruke tid på å kontrollere at profilen inneholder riktig informasjon som kan representere deg og firmaet på en ordentlig måte.

Se gjennom og rediger informasjonen i den personlige profilen din:

  1. Logg deg på Adobe Sign.
  2. Gå til Konto > Personlige preferanser.
  3. Se gjennom informasjonen. Hvis du vil oppdatere, klikker du på Rediger.
  4. Endre informasjonen som er nødvendig, og klikk på Lagre.

Merk:

Hvis du ikke ser Konto-alternativet øverst i vinduet, flytter du musemarkøren over navnet ditt oppe i høyre hjørne av siden og velger Min profil fra hurtigmenyen.

Definere signaturen – Alle brukere

Adobe Sign gir mulighet for tre signaturstiler, avhengig av personlige eller forretningsmessige behov:

  • Skriptliknende skrift: Standardverdien og den foretrukne stilen for øyeblikket. Det brukes en skrifttype på navnet ditt for å gi inntrykk av en håndskrevet signatur.
    Hvis du velger dette alternativet, behøver du ikke å gjøre mer!

  • Biometrisk: Lag signaturen din med en mus, en pekepenn eller fingeren!  Du får det beste resultatet ved å lage signaturen med fingeren på et nettbrett.

    Hvis du velger dette alternativet, signerer du en transaksjon med navnetrekket ditt og lagrer det. Biometriske signaturer kan bare lagres ved en signeringshendelse, så du vil kanskje bruke Bare jeg signerer-funksjonen på Hjem-fanen for å få tilgang til en signaturhendelse.

Merk:

Når du oppretter en biometrisk signatur, må du ikke glemme å merke av for Lagre som min signatur nede til høyre når du får til en signatur som ser fin ut.

  • Signaturbilde: Hvis du har et faktisk bilde av signaturen din, kan du laste det opp til systemet, og Adobe Sign vil bruke det bildet som signaturen din når du signerer. Når du skal laste opp et bilde av signaturen, logger du deg inn på Adobe Sign og går til Konto > Personlige preferanser > Min signatur.

Merk:

Hvis du vil bruke en biometrisk signatur eller et bilde som signatur, må du også konfigurere initialene dine.

Konfigurere personlige hendelser/varsler – Enterprise Premium

Når det gjelder erfarne brukere som virkelig vil ha kontroll over transaksjonene sine, kan teambrukere konfigurere hendelsesvarsler, og bedriftsbrukere kan konfigurere både hendelser og varsler. 

Gå til Konto > Personlige preferanser > Mine hendelser/varsler for å komme til siden for hendelser og varsler.

Noen korte definisjoner:

Hendelser: Handlinger som utføres på transaksjoner (sending, visning, signering og så videre).

Varsler: Forventede handlinger som ikke utføres innenfor et angitt tidsrom (ikke vist innen åtte timer, vist men ikke signert innen tre timer og så videre).

Hendelser og varsler kan konfigureres til å varsle på to måter. Du kan velge ingen av delene, en av dem eller begge deler ved å merke av konfigureringsalternativene. Disse alternativene er:

E-post: Valg av dette alternativet betyr at du mottar en e-postmelding hver gang hendelsen finner sted eller varselet utløses. Dette alternativet kan oppleves litt som søppelpost, avhengig av volumet, så vi anbefaler at du tar hensyn til e-postvolumet når du aktiverer dette alternativet.

Hendelse: Hendelser flagges for å vises på Hjem-fanen (under Hendelser/varsler), og vil bli tatt med i rapporter du lager på siden for hendelser/varsler.

Legg også merke til at det er to faner for disse hendelsene/varslene.

Mine hendelser/varsler er et sett av alternativer for transaksjoner der du er avsender.

Delte hendelser/varsler er innstillingene til en annen bruker-ID som har delt kontoen sin med deg.

Rapporteringen kan konfigureres nederst på siden, slik at det sendes et sammendrag av hendelsene du har merket av for, og at rapporten kan sendes én gang i uken, hver arbeidsdag eller hver dag i uken. 

Delte hendelser/varsler er innstillingene til en annen bruker-ID som har delt kontoen sin med deg. Gå til Konto > Personlige preferanser > Delte hendelser/varsler for å konfigurere Delte hendelser/varsler.

Definere en personlig bunntekst – Enterprise Premium

Kontoer på bedriftsnivå gir brukere mulighet til å opprette en personlig bunntekst, for eksempel en signaturfil i e-post.

Hvis alternativet er tilgjengelig for deg, angir du dette under Konto > Personlige preferanser > Min e-post-bunntekst.

Hvis alternativet ikke vises, kan kontoadministratoren aktivere det på kontonivå.

Denne bunnteksten plasseres nær bunnen av transaksjonsmeldingene, men over eventuelle bunntekstbilder.

Teamadministratorer

Velkommen, administratorer!

Sannsynligvis har konfigureringen av den personlige bruker-ID-en gått bra, og du er klar for de store avgjørelsene som gjelder hele kontoen.

Beskrivelsene nedenfor er relativt lange, men riktig konfigurering av kontoen sikrer at avsendere og underskrivere får en greiest mulig tilvenning til prosessen, noe som vil redusere antall spørsmål du får etter distribusjonen.

Merk:

Ikke alle alternativene som er tilgjengelig for deg, dekkes fullt ut, så kontakt kundestøtte hvis du har spørsmål.

Konfigurere eksternt arkiv

Adobe Sign har en metode der du kan sende en kopi av alle signerte transaksjoner til alle e-postadresser (eller flere adresser hvis det er behov for det).

Adobe Sign lagrer alle transaksjonene din på serverne våre, men det skader ikke å ha en lokal kopi av alle fullførte dokumenter, og én dag kan dette bli nyttig hvis det kommer en overraskende revisjon.

Hvis du vil angi e-postadressene som signerte dokumenter automatisk skal leveres til, går du til Konto > Kontoinnstillinger > Eksternt arkiv.

Når det gjelder små bedrifter som ikke allerede har tilgang til store postbokser, eller bedrifter som foretrekker å lagre arkivet sitt i skyen på en enkel måte, vil både Box.com og Evernote sørge for en e-postadresse som kan brukes til å utnytte denne funksjonen. (Det vises til installeringsinstruksjoner på siden for eksternt arkiv.)

Feltet Eksternt arkiv har en grense på 255 tegn. Hvis du har behov for å sende til flere personer enn du får plass til her, kan du forsøke å bruke en distribusjonsliste.

Konfigurere signaturpreferanser

Signaturpreferanser!

Det er mange alternativer å ta hensyn til når det gjelder disse innstillingene, så la oss sette i gang.

Gå til Konto > Signaturpreferanser.

Når du har valgt en signaturstil, er det noen tilleggsinnstillinger å ta med i betraktning når det gjelder signeringsprosessen:

Vil du la underskrivere lagre en biometrisk signatur eller laste opp et bilde? Vanligvis anbefaler vi at du lar brukere gjøre dette fordi det bidrar til at du får signaturene raskere, spesielt hvis du vil ha underskriveren til å signere flere enn ett dokument.

  • Riktig formaterte signaturer – Dette beskriver linjen under signaturen og navnet/datoen som du kan se her. Deaktivering av denne linjen innebærer at signaturen plasseres uten markeringer som indikerer at signaturen er elektronisk.

  • Velg signeringsskrift dynamisk – Adobe Sign har tre skrifter for signaturen. Hvis du aktiverer dette alternativet, velger Adobe Sign vilkårlig én av disse skriftene hver gang underskriveren signerer. Hvis ikke, vil første underskriver alltid få skrift1, den andre få skrift2 og så videre.

Konfigurere firma- og vertsnavn

Du har kanskje allerede gjort dette første gang du logget inn, men hvis ikke, kan du gjøre det nå.

Gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Konto-oppsett.

Her finner du tre trinn, og det første er å definere firmanavn og vertsnavn.

Firmanavnfeltet fyller ut firmanavnverdien for alle brukere du oppretter, så det er smart å få hele firmanavnet (godkjent for markedsføring!) på plass her, slik at det ikke oppstår store variasjoner når brukere legges til og du ser gjennom deres personlige profiler.

Vertsnavnet er en type merkeprofilering og vil plassere vertsnavnverdien foran .echosign.com i nettadressen.

Denne siden viser også en kobling for å laste opp logoen, noe som beskrives i neste avsnitt.

Det finnes også en kobling for å opprette brukere, men det anbefales at du venter med å legge til brukere til nettstedet er konfigurert (i alle fall sikkerhetsinnstillingene).

Last opp logoen

Merkeprofilering er viktig. Kundene deres vil gjerne ha firmalogoen deres på transaksjonene dere sender ut, og ved å laste opp logoen, vil du merkeprofilere all e-post som Adobe Sign sender i forbindelse med transaksjoner.

JPEG-. GIF-og PNG-bilder støttes, men PNG gir vanligvis best resultat.

Bruk et bilde som er nøyaktig 60 piksler høyt og opptil 200 piksler bredt, for å unngå at det skaleres. Hvis du har alternativer, vil et lavt og bredt bilde ta seg best ut.

Når du skal laste opp logoen, går du til Konto > Konto-oppsett.

Under Logo-opplasting finner du Last opp-knappen, der du kan bla etter et bilde på det lokale systemet. Når du har valgt logo, klikker du på Lagre.

Hvis det opprinnelige bildet ikke er mer enn 60 piksler høyt og 200 piksler bredt, burde du få et utmerket resultat med en kvalitetslogo.

Konfigurere globale innstillinger

Avsnittet Globale innstillinger på Konto-fanen er blant de mer funksjonsrike avsnittene, og alle innstillingene er spesifikke for enkelte brukstilfeller.

Nedenfor beskriver vi kort de ulike alternativene og forklarer anbefalingen vår, men sannsynligvis vil du i ditt tilfelle avvike fra "vanlig bruk".

Gå ti: Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger.


  • Begrenset dokumentsynlighet
    Med denne funksjonen kan du vise angitte filer i transaksjonen til de forskjellige underskriverne. Hvis du vil ha størst mulig utbytte av Begrenset dokumentsynlighet, må du ha en god forståelse for signaturflyten i forhold til dokumentene du sender, og hvordan du legger ved disse dokumentene.

    Hvis du tror du kommer til å sende en stor transaksjon bestående av flere filer til flere underskrivere og vil skjule deler av dokumentet for én eller flere underskrivere, er dette innstillingen. Her er en lite video hvis du fremdeles ikke har bestemt deg.

  • Sertifiser kopi av dokumenter
    Aktivering av denne funksjonen sertifiserer at alle PDF-dokumenter som leveres til eller lastes ned fra Adobe Sign, vil inkludere et Adobe CDS-sertifikat. Dokumenter med CDS gir en synlig indikasjon på at dokumentet ikke er endret.
    Du kan bruke CDS på kopier til interne representanter, eksterne underskrivere, alle eller ingen.

    Obs! CDS vil hindre deg i å fjerne sikkerheten fra den endelige PDF-filen, så hvis du har behov for å endre kopier av det endelige dokumentet (dele det inn i filer, legge til et behandlingsstempel, osv.), vil du ha behov for å fjerne CDS for interne mottakere.

  • Legg ved en PDF-kopi av det signerte dokumentet i e-poster sendt til
    Når transaksjonen er fullført, vil alle involverte motta en kopi som standard. Med denne innstillingen kan du endre dette, slik at kopier bare sendes internt, bare eksternt, til begge deler eller ingen av delene.

    Bruk av denne innstillingen vil sannsynligvis være avhengig av dokumenttypen. Hvis du innhenter sensitiv informasjon, er det ikke verdt å sende ut signerte kopier med e-post. Dette er det beste alternativet med tanke på sikkerhet, men det introduserer en mulighet for at kunder kontakter dere for å få en kopi av dokumentet. I slike tilfeller anbefaler vi at du får underskriveren til å registrere seg og få en gratis Adobe Sign-konto, og hente en kopi direkte fra Adobe Sign.

  • Legg revisjonsrapport ved ferdige dokumenter
    Hvis du vil legge ved revisjonsrapporter i kopien av det signerte dokumentet vi sender deg per e-post, aktiverer du dette i det minste for avsenderen.

  • Send en ekstra kopi av hver undertegnet avtale til disse e-postadressene
    Det dreier seg om det eksterne arkivet igjen, men denne innstillingen kan konfigureres på gruppenivå (for bedriftskunder), slik at dere kan rute fullførte salgskontrakter til regnskap eller utfylte konfidensialitetserklæringer til juridisk avdeling, for eksempel.

  • Last opp signert dokument
    Hvis du lar underskrivere skrive ut dokumentet, signere det og fakse det tilbake, bør du aktivere denne innstillingen. Én dag kommer noen til å skrive ut et dokument og sende det til deg per post, og hvis denne innstillingen ikke er aktivert, får du ikke avsluttet transaksjonen i Adobe Sign.

  • Twitter-integrering
    La brukerne publisere sin suksess! Send ut et Twitter-varsel hver gang du fullfører en transaksjon.
 
  • Angi en tidssone til bruk for avtaler laget av brukere i denne kontoen
    Dette angir tidssonen for tidsstemplene på transaksjonene dine.

Konfigurere sikkerhetsinnstillinger

Sikkerhetsinnstillingene i Adobe Sign er i samsvar med de generelle innstillingene for passordsikkerhet som du finner i alle programmer du administrerer, i tillegg til et par spesielle dokumentinnstillinger.

Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Sikkerhetsinnstillinger for å konfigurere sikkerhetsinnstillinger.

  • Innstillinger for enkel pålogging
    Blir brukerne godkjent ut fra en Adobe- eller Google-brukerbase? Hvis det er tilfellet, bør du aktivere riktig innstilling og deaktivere alle de du ikke forventer å bruke.

  • Innstillinger for Husk meg
    Dette alternativet gjør det mulig å huske brukerens innloggingsinformasjon i en angitt tidsperiode. Velg tidsperiode fra rullegardinlisten.

  • Policy for innloggingspassord
    Denne innstillingen angir parametere for hvor ofte passordet må tilbakestilles, og hvor mange historiske passord Adobe Sign skal huske for å hindre gjenbruk av passord.

  • Styrke på innloggingspassordet
    Den nødvendige passordstyrken er viktig for å sikre god kontosikkerhet, og vi anbefaler at denne verdien settes så høyt som brukerne vil tolerere.

  • PDF-krypteringstype
    Nøkkelen til PDF-krypteringsnivåene er å ha en god idé om hvilken versjon av Reader underskriverne sannsynligvis har installert. De mer avanserte krypteringstypene krever mer moderne versjoner av Reader.

    Hvis målunderskriveren er det minste teknisk anlagt, kan du vanligvis ganske trygt sette denne verdien til 128-biters AES. Acrobat 7 ble utgitt i begynnelsen av 2005, og de fleste brukere har oppgradert etter det.
 
  • Tillatte IP-serier
    Hvis du er bekymret for at eksterne parter forsøker å få tilgang til brukerne dine, er begrensede IP-områder et utmerket beskyttelsestiltak. Pass bare på at ingen må arbeide hjemmefra eller på en mobilenhet utenfor egne nettverk.

  • Kontodeling
    Kontodeling er en flott funksjon for å behandle representantene som rapporterer til deg, men det kan være lurt å kontrollere hvem de deler kontoene sine med. Mange administratorer velger å opprette kontodeling bare ved oppretting av nye brukere, og deaktiverer den kontoomfattende innstillingen.

  • Bekreftelse av underskriveridentitet
    Skal brukerne logge seg inn før de signerer et dokument? Dette kan være en god sikkerhetskontroll, avhengig av brukstilfellet.

  • Signeringspassord for avtale
    Med dette alternativet kan du bruke en passordpolicy ved beskyttelse av dokumentsignering og -visning.

  • Passordstyrke for avtalesignering
    Angi passordstyrke.

  • Kunnskapsbasert godkjenning
    Du kan begrense antall forsøk underskrivere har til rådighet for å bekrefte identiteten sin før en avtale kanselleres.

Legge til brukere

Nå er det endelig på tide å legge til brukere.

Hvis du har kjøpt Adobe Sign-produktet i eller etter januar 2017, må du utføre brukeradministrasjonen fra Team Admin Console. Lær mer om hvordan du administrerer et team.

Hvis du har kjøpt Adobe Sign-produktet før januar 2017, følger du instruksjonene nedenfor.

De er to måter å opprette nye brukere på i Adobe Sign:

Én om gangen

eller

Masseoppretting via CSV

Prosessen for enkeltbrukere er svært enkel. Bare gå til
Konto > Brukere, og klikk deretter på +-knappen på verktøylinjen som vises ved siden av søkeboksen. Da vises Opprett-dialogboksen.

Fyll ut feltene for e-postadresse, fornavn og etternavn, og velg deretter en gruppe som brukeren skal tilordnes (ved behov).

Du vil også se en avmerkingsboks med teksten "Vis deres avtaler". Dette alternativet vil opprette en kontodeling fra den nye brukeren til administratorbrukeren din. Hvis det er nødvendig å overvåke transaksjonene til den nye representanten, merker du av for dette alternativet.

Hvis du ikke gjør det, kan du fremdeles opprette en deling, du da må du bruke Kontodeling-funksjonen.

Når du har opprettet brukeren, blir det sendt en e-post til adressen du har oppgitt, som ber om at det angis passord, og når det er gjort, er brukeren aktiv og klar til å sende sitt første dokument.

Masseopprettingsmetoden er slik: Gå til Konto > Brukere, og klikk deretter på +-knappen på verktøylinjen som vises ved siden av søkeboksen. Klikk på Opprett brukere samlet i Opprett-dialogboksen.

Prosessen er å opprette en CSV-fil med kolonner for minst én e-postadresse, fornavn og etternavn. Når det gjelder det eksakte formatet, kan du se CSV-fileksemplet. Klikk på koblingen last ned eksempel på CSV-fil. Klargjør filen i det angitte formatet. Når filen er klar, klikker du på Bla gjennom og velger filen.

En ulempe med denne prosessen er at du ikke kan opprette delingen fra brukeren til administratorkontoen.

Bedriftsadministratorer

Velkommen, administratorer!

Sannsynligvis har konfigureringen av den personlige bruker-ID-en gått bra, og du er klar for de store avgjørelsene som gjelder hele kontoen.

Beskrivelsene nedenfor er relativt lange, men riktig konfigurering av kontoen sikrer at avsendere og underskrivere får en greiest mulig tilvenning til prosessen, noe som vil redusere antall spørsmål du får etter distribusjonen.

Merk:

Ikke alle alternativene som er tilgjengelig for deg, dekkes fullt ut, så kontakt kundestøtte hvis du har spørsmål.

Konfigurere eksternt arkiv – Alle abonnementer

Adobe Sign har en metode der du kan sende en kopi av alle signerte transaksjoner til alle e-postadresser (eller flere adresser hvis det er behov for det).

Adobe Sign lagrer alle transaksjonene din på serverne våre, men det skader ikke å ha en lokal kopi av alle fullførte dokumenter, og én dag kan dette bli nyttig hvis det kommer en overraskende revisjon.

Hvis du vil angi e-postadressene som signerte dokumenter automatisk skal leveres til, går du til Konto > Kontoinnstillinger > Eksternt arkiv.

Når det gjelder små bedrifter som ikke allerede har tilgang til store postbokser, eller bedrifter som foretrekker å lagre arkivet sitt i skyen på en enkel måte, vil både Box.com og Evernote sørge for en e-postadresse som kan brukes til å utnytte denne funksjonen. (Det vises til installeringsinstruksjoner på siden for eksternt arkiv.)

Feltet Eksternt arkiv har en grense på 255 tegn. Hvis du har behov for å sende til flere personer enn du får plass til her, kan du forsøke å bruke en distribusjonsliste.

Konfigurere signaturinnstillinger – Alle abonnementer

Signaturpreferanser!

Det er mange alternativer å ta hensyn til når det gjelder disse innstillingene, så la oss sette i gang.

Gå til Konto > Signaturpreferanser.

Når du har valgt en signaturstil, er det noen tilleggsinnstillinger å ta med i betraktning når det gjelder signeringsprosessen:

Vil du la underskrivere lagre en biometrisk signatur eller laste opp et bilde? Vanligvis anbefaler vi at du lar brukere gjøre dette fordi det bidrar til at du får signaturene raskere, spesielt hvis du vil ha underskriveren til å signere flere enn ett dokument.

  • Riktig formaterte signaturer – Dette beskriver linjen under signaturen og navnet/datoen som du kan se her. Deaktivering av denne linjen innebærer at signaturen plasseres uten markeringer som indikerer at signaturen er elektronisk.

  • Velg signeringsskrift dynamisk – Adobe Sign har tre skrifter for signaturen. Hvis du aktiverer dette alternativet, velger Adobe Sign vilkårlig én av disse skriftene hver gang underskriveren signerer. Hvis ikke, vil første underskriver alltid få skrift1, den andre få skrift2 og så videre.

Konfigurere firma- og vertsnavn – Enterprise Premium

Du har kanskje allerede gjort dette første gang du logget inn, men hvis ikke, kan du gjøre det nå.

Gå til: Konto > Kontoinnstillinger > Konto-oppsett.

Her finner du tre trinn, og det første er å definere firmanavn og vertsnavn.

Firmanavnfeltet fyller ut firmanavnverdien for alle brukere du oppretter, så det er smart å få hele firmanavnet (godkjent for markedsføring!) på plass her, slik at det ikke oppstår store variasjoner når brukere legges til og du ser gjennom deres personlige profiler.

Vertsnavnet er en type merkeprofilering og vil plassere vertsnavnverdien foran .echosign.com i nettadressen.

Denne siden viser også en kobling for å laste opp logoen, noe som beskrives i neste avsnitt.

Det finnes også en kobling for å opprette brukere, men det anbefales at du venter med å legge til brukere til nettstedet er konfigurert (i alle fall sikkerhetsinnstillingene).

Laste opp en logo – Enterprise Premium

Merkeprofilering er viktig. Kundene deres vil gjerne ha firmalogoen deres på transaksjonene dere sender ut, og ved å laste opp logoen, vil du merkeprofilere all e-post som Adobe Sign sender i forbindelse med transaksjoner.

JPEG-. GIF-og PNG-bilder støttes, men PNG gir vanligvis best resultat.

Bruk et bilde som er nøyaktig 60 piksler høyt og opptil 200 piksler bredt, for å unngå at det skaleres. Hvis du har alternativer, vil et lavt og bredt bilde ta seg best ut.

Når du skal laste opp logoen, går du til Konto > Konto-oppsett.

Under Logo-opplasting finner du Last opp-knappen, der du kan bla etter et bilde på det lokale systemet. Når du har valgt logo, klikker du på Lagre.

Hvis det opprinnelige bildet ikke er mer enn 60 piksler høyt og 200 piksler bredt, burde du få et utmerket resultat med en kvalitetslogo.

Konfigurere globale innstillinger – Enterprise Premium

Avsnittet Globale innstillinger på Konto-fanen er blant de mer funksjonsrike avsnittene, og alle innstillingene er spesifikke for enkelte brukstilfeller.

Nedenfor beskriver vi kort de ulike alternativene og forklarer anbefalingen vår, men sannsynligvis vil du i ditt tilfelle avvike fra "vanlig bruk".

Gå ti: Konto > Kontoinnstillinger > Globale innstillinger.

  • Legg ved en CSV-fil med skjemadata i avsenders e-post med signerte avtaler
    Hvis du bruker skjemaer og vil ha en CSV-fil med feltdata for alle signerte dokumenter, merker du av for dette alternativet. De enkelte CSV-filene for hver eneste transaksjon kan imidlertid være litt uhåndterlige.

    Hvis du må innhente data eller overføre data tilbake til CRM-systemet, vil det kanskje svare seg å utvikle en API-løsning.

  • Begrenset dokumentsynlighet
    Med denne funksjonen kan du vise angitte filer i transaksjonen til de forskjellige underskriverne. Hvis du vil ha størst mulig utbytte av Begrenset dokumentsynlighet, må du ha en god forståelse for signaturflyten i forhold til dokumentene du sender, og hvordan du legger ved disse dokumentene.

    Hvis du tror du kommer til å sende en stor transaksjon bestående av flere filer til flere underskrivere og vil skjule deler av dokumentet for én eller flere underskrivere, er dette innstillingen. Her er en lite video hvis du fremdeles ikke har bestemt deg.

  • Sertifiser kopi av dokumenter
    Aktivering av denne funksjonen sertifiserer at alle PDF-dokumenter som leveres til eller lastes ned fra Adobe Sign, vil inkludere et Adobe CDS-sertifikat. Dokumenter med CDS gir en synlig indikasjon på at dokumentet ikke er endret.
    Du kan bruke CDS på kopier til interne representanter, eksterne underskrivere, alle eller ingen.

    Obs! CDS vil hindre deg i å fjerne sikkerheten fra den endelige PDF-filen, så hvis du har behov for å endre kopier av det endelige dokumentet (dele det inn i filer, legge til et behandlingsstempel, osv.), vil du ha behov for å fjerne CDS for interne mottakere.

  • Legg ved en PDF-kopi av det signerte dokumentet i e-poster sendt til
    Når transaksjonen er fullført, vil alle involverte motta en kopi som standard. Med denne innstillingen kan du endre dette, slik at kopier bare sendes internt, bare eksternt, til begge deler eller ingen av delene.

    Bruk av denne innstillingen vil sannsynligvis være avhengig av dokumenttypen. Hvis du innhenter sensitiv informasjon, er det ikke verdt å sende ut signerte kopier med e-post. Dette er det beste alternativet med tanke på sikkerhet, men det introduserer en mulighet for at kunder kontakter dere for å få en kopi av dokumentet. I slike tilfeller anbefaler vi at du får underskriveren til å registrere seg og få en gratis Adobe Sign-konto, og hente en kopi direkte fra Adobe Sign.

  • Legg revisjonsrapport ved ferdige dokumenter
    Hvis du vil legge ved revisjonsrapporter i kopien av det signerte dokumentet vi sender deg per e-post, aktiverer du dette i det minste for avsenderen.

  • Slå sammen flere dokumenter til ett dokument etter signering
    Når du laster opp flere filer for én transaksjon, slår Adobe Sign disse filene sammen til én PDF-fil før den sendes til signering.

    Denne innstillingen bestemmer om e-post om signering og arkivering inneholder én stor PDF-fil, eller om dokumentet er delt opp i flere filer igjen.

    Obs! Denne innstillingen gjelder bare for kopien som er lagt ved e-post om signering og arkivering. Kopier som lastes ned fra Adobe Sign senere, vil alltid være én PDF-fil med alt inkludert.

  • Send en ekstra kopi av hver undertegnet avtale til disse e-postadressene
    Det dreier seg om det eksterne arkivet igjen, men denne innstillingen kan konfigureres på gruppenivå (for bedriftskunder), slik at dere kan rute fullførte salgskontrakter til regnskap eller utfylte konfidensialitetserklæringer til juridisk avdeling, for eksempel.

  • Last opp signert dokument
    Hvis du lar underskrivere skrive ut dokumentet, signere det og fakse det tilbake, bør du aktivere denne innstillingen. Én dag kommer noen til å skrive ut et dokument og sende det til deg per post, og hvis denne innstillingen ikke er aktivert, får du ikke avsluttet transaksjonen i Adobe Sign.

  • Twitter-integrering
    La brukerne publisere sin suksess! Send ut et Twitter-varsel hver gang du fullfører en transaksjon.

  • Delegering for brukere i kontoen min
    Delegering betyr i dette tilfellet å tillate at en annen underskriver (e-postadresse) signerer dokumentet i ditt sted. Delegering fjerner ikke den opprinnelige partens tilgang, det gir bare en annen bruker myndighet til å signere.

    Vanligvis anbefaler vi å gjøre signeringsprosessen så enkel som mulig, noe som innebærer å tillate delegering. I noen brukstilfeller er det imidlertid et sterkt behov for at bare en utpekt part signerer.

    Obs! Husk at innstillingen refererer til brukere av Adobe Sign-kontoen din (ikke alle brukere i firmaet). Det kan hende at underskrivere ikke har bruker-ID-er for Adobe Sign-kontoen din, og disse partene omfattes ikke av denne innstillingen.

  • Myndighet til å signere
    Denne innstillingen bestemmer hva som er standardtilgangen for å signere et dokument for brukerne av Adobe Sign-kontoen.

    Vanligvis anbefaler vi å la alle signere som standard. Hvis dere vil bruke Adobe Sign til HR-formål, er det absolutt nødvendig å la alle signere.
    Hvis du velger å avslå signeringsrettigheter for alle som standard, må du eksplisitt aktivere underskriverne som må signere.

    Tips!: Du får som administrator ikke automatisk tilgang til å signere. Hvis du har behov for å signere dokumenter og du blir nektet dette som standard, er det neste du må gjøre å gå til Brukere og grupper, klikke på e-postadressen din og aktivere signeringsrettigheter.

  • Delegering for brukere utenfor min konto
    Akkurat som innstillingen ovenfor, men denne funksjonen gjelder spesifikt for brukere som ikke har tilgang til Adobe Sign-kontoen din.

  • Angi en tidssone til bruk for avtaler laget av brukere i denne kontoen
    Dette angir tidssonen for tidsstemplene på transaksjonene dine.

  • Gruppeadministratorrelaterte innstillinger
    Bedriftskunder kan ha grupper, og hvis dere har grupper, kan det hende at dere har gruppeadministratorer.

    Med disse to innstillingene kan du tillate (eller nekte) gruppeadministratorer å legge til nye brukere eller endre innstillingene på gruppenivå (som stort sett er de samme innstillingene som du finner under Globale innstillinger).

    Obs! Adobe Sign bygger på en overordnet/underordnet-relasjonsmodell, og grupper er objekter som er underordnet kontoen. Det betyr at en ny gruppe vil arve kontoens egenskaper. Det betyr også at endringer på gruppenivå vil overstyre innstillingene på kontonivå.

Konfigurere Send-siden – Enterprise Premium

Send-innstillinger er funksjonene som senderepresentantene dine får se på Send-fanen. Dette avsnittet er viet alle konfigurasjonsmulighetene som er tilgjengelig på denne siden.

De gjelder svært spesifikke brukstilfeller, på samme måte som de globale innstillingene.

Dette avsnittet er også litt langt, så finn deg noe å drikke og gå til Konto > Kontoinnstillinger > Send-innstillinger.

  • Ny Send-opplevelse
    Denne innstillingen vil aktivere den nye Send-opplevelsen. Du kan også la brukerne veksle mellom den nye og den klassiske Send-opplevelsen.

  • Vis Send-siden etter innlogging
    Denne innstillingen vil lede brukerne til Send-fanen etter at de har logget seg inn på Adobe Sign (i stedet for Hjem-fanen).

    Hvis du opplever en plagsom forsinkelse når du logger inn for første gang, skyldes dette sannsynligvis skriptet som kjøres på Hjem-fanen for at de flotte rapporteringsbryterne skal gjenspeile nøyaktige data. Hvis brukerne heller vil komme i gang med sendeprosessen og ikke sjekke data på Hjem-fanen, er dette riktig funksjon.

  • Send dokumenter til godkjenning
    Krever arbeidsflyten din godkjenning fra én eller flere personer, men ikke noen signatur? Aktiver denne funksjonen hvis det er tilfellet.

    Obs! Skjemaer kan utformes slik at de krever at en godkjenner fyller ut feltinformasjon, men likevel ikke må signere dokumentet.

  • Legg ved dokumenter
    Denne innstillingen aktiverer alle de forskjellige kanalene som gjør det mulig for brukere å legge ved et dokument. Hvis du har et sterkt behov for versjonskontroll av dokumentene, vil du sannsynligvis deaktivere alt unntatt biblioteket, der du har de gjeldende versjonene av skjemaene dine.

  • Fyll ut dokumentnavn automatisk
    Automatisk utfylling av dokumentnavn gir en grei tidsbesparelse, men husk at dokumentet vil bruke navnet på den første filen som legges ved. Hvis du aktiverer dette alternativet, bør du derfor seriøst vurdere å tillate at avsenderen redigerer dokumentnavnet. For sikkerhets skyld.
  • Språk
    Med denne innstillingen kan brukere angi eksterne underskriveres signeringsspråk på Send-siden.
  • Meldingsmaler
    Et flott tidsbesparelse for representanter med store volumer. Med meldingsmalene kan du angi en ny standardmelding og videre definere et stort antall andre egendefinerte meldingsmaler. Hvis du ofte sender de samme dokumentene med de samme meldingene flere ganger for dagen, bør du ta deg tid til å konfigurere dette.

  • Privat melding til mottakere
    Gjør det mulig for avsendere å inkludere en privat melding til hver mottaker.

  • Tillatte signaturtyper
    Bare én e-signatur er aktivert som standard. Det er imidlertid fremdeles ganske mange personer rundt om som vil skrive ut og fakse dokumentene tilbake. Hvis du har kunder som foretrekker dette, aktiverer du alternativet Faks-signatur.

  • Sender signatur-innstillinger
    Disse innstillingene er ment brukt i tilfeller der avsenderen er medunderskriver av dokumenter. Hvis du lar avsendere kontrasignere, er det verdt å konfigurere standardene i forhold til arbeidsflyten din for å minimere antall endringer avsendere gjøre for hver transaksjon.

  • Påminnelser
    Hvis prosessen din krever konfigurering av påminnelser, kan du med denne innstillingen konfigurere påminnelsesiterasjonen og -meldingen, noe som reduserer syklustiden for avsenderne.

  • Passordbeskyttelse for signert dokument
    Når dette alternativet er aktivert, må brukere angi et passord før den signerte PDF-filen kan åpnes eller vises på Internett.

    Det er litt tungvint, men gir god sikkerhet.

  • Bekreftelse av underskriveridentiteter i kontoen min
    Adobe Sign åpner for flere metoder for tofaktors godkjenning av underskrivere. Du vil kanskje tillate ett eller flere av disse alternativene, avhengig av brukstilfellet, og du kan velge å la avsenderne velge metode.

    Obs! Hvilke som helst eller alle kan velges, men hvis du vil aktivere Telefongodkjenning, må du først aktivere Tillat avsendere å angi alternativer for bekreftelse av underskriveridentitet per mottaker.

  • Dokumentutløp
    Hvis brukstilfellet omfatter "mulighetsvinduer", for eksempel en spesialpris som bare er tilgjengelig de neste XX dagene, kan du definere tidsperioden og sørge for at dokumentet utløper hvis det ikke signeres i tide.

    Hvis du aktiverer dette alternativet, anbefales det at du vurderer å aktivere alternativet Tillat endring av innstillinger for utløp etter at dokumentet er sendt. Du trenger ikke å forlenge tidsfristen, men det er greit å ha den muligheten.

  • Ny forhåndsvisning- og redigeringsopplevelse
    Dette alternativet aktiverer den nye redigeringsopplevelsen. Det gjør det også mulig for brukere å veksle mellom den nye og den klassiske redigeringsopplevelsen.

  • Forhåndsvis, plasser signaturer eller legg til skjemafelt
    Hvis du finner ut at du legger til felt i dokumenter på direkten, kan du aktivere dra og slipp-feltverktøyet som standard. Hvis du arbeider med dokumenter som har versjonskontroll, vil du sannsynligvis ønske å fjerne alternativet for at brukere skal kunne endre felt.

  • Signeringsrekkefølge
    De fleste dokumenter (som vi ser) signeres i en sekvensiell rekkefølge, og det er standardverdien. Hvis du finner ut at den vanligste arbeidsflyten har en parallell signeringsprosess der alle bes om å signere samtidig, kan du imidlertid konfigurere dette her.

    Du kan også la avsendere velge hvilken arbeidsflyt som passer best for transaksjonene, hvis du har en fot i begge verdener.

Laste opp topptekst/bunntekst for e-post – Enterprise Premium

Mer merkeprofilering!

Gå til Konto > E-post-innstillinger. Der finner du:

E-post-bunntekst – Dette er en kontoomfattende innstilling som plasserer en tekstmelding nederst i e-post. Dette er et fint sted å inkludere markedsføringsinformasjon eller juridiske merknader.

Tillat brukere å ha sin egen e-post-bunntekst – Denne innstillingen tillater enkeltbrukere å konfigurere eget signaturinnhold.

Topptekst- og bunntekstbilder – Topptekster og bunntekster i e-post har mange likheter med logoer, men er større. De vil virkelig gjøre merkeprofileringen i e-post fremtredende, og vil fortelle kundene hvem e-postmeldingene er fra.

JPEG-, GIF- og PNG-bilder støttes på samme måte som for logoer. 

Bruk et bilde som er 200 piksler høyt og opptil 600 piksler bredt.

Du vil se en kobling for hvert Last opp-alternativ for nye bilder. Det gir deg mulighet til å bla etter bilder på det lokale systemet. Klikk på Lagre.

Konfigurere sikkerhetsinnstillinger – Enterprise Premium

Sikkerhetsinnstillingene i Adobe Sign er i samsvar med de generelle innstillingene for passordsikkerhet som du finner i alle programmer du administrerer, i tillegg til et par spesielle dokumentinnstillinger.

Gå til Konto > Kontoinnstillinger > Sikkerhetsinnstillinger for å konfigurere sikkerhetsinnstillinger.

  • Innstillinger for enkel pålogging
    Blir brukerne godkjent ut fra en Adobe- eller Google-brukerbase? Hvis det er tilfellet, bør du aktivere riktig innstilling og deaktivere alle de du ikke forventer å bruke.

  • Innstillinger for Husk meg
    Dette alternativet gjør det mulig å huske brukerens innloggingsinformasjon i en angitt tidsperiode. Velg tidsperiode fra rullegardinlisten.

  • Policy for innloggingspassord
    Denne innstillingen angir parametere for hvor ofte passordet må tilbakestilles, og hvor mange historiske passord Adobe Sign skal huske for å hindre gjenbruk av passord.

  • Styrke på innloggingspassordet
    Den nødvendige passordstyrken er viktig for å sikre god kontosikkerhet, og vi anbefaler at denne verdien settes så høyt som brukerne vil tolerere.

  • PDF-krypteringstype
    Nøkkelen til PDF-krypteringsnivåene er å ha en god idé om hvilken versjon av Reader underskriverne sannsynligvis har installert. De mer avanserte krypteringstypene krever mer moderne versjoner av Reader.

    Hvis målunderskriveren er det minste teknisk anlagt, kan du vanligvis ganske trygt sette denne verdien til 128-biters AES. Acrobat 7 ble utgitt i begynnelsen av 2005, og de fleste brukere har oppgradert etter det.

  • API
    Med dette alternativet kan du tillate at usertifiserte partnerprogrammer får tilgang til data på denne kontoen. Tillat også at brukere som ikke er kontoadministratorer, kan utvikle programmer som bruker API-et til Adobe Sign.

  • Tillatte IP-serier
    Hvis du er bekymret for at eksterne parter forsøker å få tilgang til brukerne dine, er begrensede IP-områder et utmerket beskyttelsestiltak. Pass bare på at ingen må arbeide hjemmefra eller på en mobilenhet utenfor egne nettverk.

  • Kontodeling
    Kontodeling er en flott funksjon for å behandle representantene som rapporterer til deg, men det kan være lurt å kontrollere hvem de deler kontoene sine med. Mange administratorer velger å opprette kontodeling bare ved oppretting av nye brukere, og deaktiverer den kontoomfattende innstillingen.

  • Bekreftelse av underskriveridentitet
    Skal brukerne logge seg inn før de signerer et dokument? Dette kan være en god sikkerhetskontroll, avhengig av brukstilfellet.

  • Signeringspassord for avtale
    Med dette alternativet kan du bruke en passordpolicy ved beskyttelse av dokumentsignering og -visning.

  • Passordstyrke for avtalesignering
    Angi passordstyrke.

  • Kunnskapsbasert godkjenning
    Du kan begrense antall forsøk underskrivere har til rådighet for å bekrefte identiteten sin før en avtale kanselleres.

Aktivere API ved behov – Enterprise Premium

Skal du bruke API? Hvis du har en utvikler og vil integrere Adobe Sign i det eksisterende CRM-systemet (eller et annet system som er API-kompatibelt), bør du vurdere dette alternativet.

Adobe Sign støtter to typer API: SOAP og REST.

Gå til Konto > Adobe Sign API.

Bruk av Adobe Document Cloud API-er til å få tilgang til brukerdata krever OAuth-token.

Du kan opprette en integreringsnøkkel hvis du har et eldre program som ikke støtter OAuth.

Hvis du ikke ser koblingen for å opprette en integreringsnøkkel, kontakter du kundestøtte.

På denne siden finner du også

Når API-et er aktivert, vil du dessuten se en ny kobling til venstre for API-forespørselslogg. Denne loggen vil vise innkommende XML fra API-kall, og den kan være uvurderlig ved feilsøking hvis du får kodebaserte problemer.

REST API er tilgjengelig via alternativet API-programmer.

Når du befinner deg på siden, klikker du på koblingen Opprett nytt program, gir programmet et navn og klikker på Opprett program.

Din nye program-ID og -hemmelighet vil bli generert umiddelbart og vist.

Konfigurere grupper – Enterprise Premium

Deling av brukerne i funksjonelle grupper kan være svært nyttig, spesielt hvis du har forskjellige signaturkrav eller det må tas hensyn til rapporteringsstrukturer.

Heldigvis er det svært enkelt å opprette grupper i Adobe Sign. Bare gå til
Konto > Brukere eller Konto > Grupper.

Når du er på gruppesiden, klikker du på +-knappen oppe i høyre hjørne av siden og oppgir det nye gruppenavnet i feltet.

Det finnes også en kobling for å konfigurere innstillingene til gruppen. Klikk på raden for å vise koblingen Gruppe-innstillinger. Disse innstillingene er nesten identiske med de globale innstillingene du konfigurerte på kontonivå, men fordi grupper er underordnede objekter i forhold til kontoen, vil gruppeinnstillingene overstyre kontoinnstillingene.

Du kan også legge merke til at gruppenavn alltid kan oppdateres, så det er ikke noe problem hvis du må endre et gruppenavn.

Legge til brukere – Enterprise Premium

Nå er det endelig på tide å legge til brukere.

De er to måter å opprette nye brukere på i Adobe Sign:

Én om gangen

eller

Masseoppretting via CSV

Prosessen for enkeltbrukere er svært enkel. Bare gå til
Konto > Brukere, og klikk deretter på +-knappen på verktøylinjen som vises ved siden av søkeboksen. Da vises Opprett-dialogboksen.

Fyll ut feltene for e-postadresse, fornavn og etternavn, og velg deretter en gruppe som brukeren skal tilordnes (ved behov).

Du vil også se en avmerkingsboks med teksten "Vis deres avtaler". Dette alternativet vil opprette en kontodeling fra den nye brukeren til administratorbrukeren din. Hvis det er nødvendig å overvåke transaksjonene til den nye representanten, merker du av for dette alternativet.

Hvis du ikke gjør det, kan du fremdeles opprette en deling, du da må du bruke Kontodeling-funksjonen.

Når du har opprettet brukeren, blir det sendt en e-post til adressen du har oppgitt, som ber om at det angis passord, og når det er gjort, er brukeren aktiv og klar til å sende sitt første dokument.

Masseopprettingsmetoden er slik: Gå til Konto > Brukere, og klikk deretter på +-knappen på verktøylinjen som vises ved siden av søkeboksen. Klikk på Opprett brukere samlet i Opprett-dialogboksen.

Prosessen er å opprette en CSV-fil med kolonner for minst én e-postadresse, fornavn og etternavn. Når det gjelder det eksakte formatet, kan du se CSV-fileksemplet. Klikk på koblingen last ned eksempel på CSV-fil. Klargjør filen i det angitte formatet. Når filen er klar, klikker du på Bla gjennom og velger filen.

En ulempe med denne prosessen er at du ikke kan opprette delingen fra brukeren til administratorkontoen.

Dette produktet er lisensiert i henhold til Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Innlegg på Twitter™ og Facebook dekkes ikke av Creative Commons-vilkår.

Juridiske merknader   |   Regler for personvern på nettet