Dokumenty InCopy mogą być eksportowane bezpośrednio do formatu Adobe PDF. Eksportowanie można wykonać w widoku Korekta szpaltowa, Wątek i Układ. Jeśli dokument jest eksportowany w widoku Układ, to otrzymany dokument PDF będzie posiadał nietknięte elementy projektu i układ. Dla kontrastu, dokument eksportowany w widoku Korekty szpaltowej lub Wątku zachowa wygląd tylko tekstu widocznego w widoku Korekty szpaltowej lub Wątku programie InCopy. Widok Korekty szpaltowej lub Wątku wybranego wątku InCopy może być eksportowany do czytelników, edytorów i innych użytkowników programu InCopy w formie elementu cyklu przeglądu dokumentu, jeśli osoby te nie posiadają zainstalowanej aplikacji InCopy na swoich stanowiskach pracy. Dokument PDF posiada te same zalety, jakie proponuje widok Korekta szpaltowa i Wątek w programie InCopy, wraz z maksymalnym stopniem czytelności i funkcjami umieszczania adnotacji.

Typowe opcje Adobe PDF

Istnieje kilka typowych opcji widoków Korekta szpaltowa, Wątek i Układ, przeznaczonych do eksportu dokumentu do formatu PDF.

Ustawia poziom zgodności pliku Adobe PDF. Dla dokumentów, które będą dystrybuowane na szeroką skalę, warto wybrać ustawienie Acrobat 5 (PDF 1.4). Zagwarantuje to, że wszyscy użytkownicy będą mogli wyświetlić i wydrukować dokument. Jeżeli tworzone są pliki z opcją zgodności Acrobat 8/9 (PDF 1.7), wówczas wynikowe pliki PDF mogą nie być zgodne z wcześniejszymi wersjami programu Acrobat.

Definiuje próg osadzania pełnych czcionek na podstawie liczby znaków z danej czcionki użytych w dokumencie. Jeżeli procent użytych w dokumencie znaków z dowolnej czcionki zostanie przekroczony, to ta czcionka będzie w całości osadzana. W przeciwnym przypadku tworzony będzie podzbiór znaków czcionki. Osadzanie pełnych czcionek zwiększa rozmiar pliku PDF, ale można je wymusić, ustawiając próg na 0 (zero).

Zawiera nazwę dokumentu, numer strony oraz datę i godzinę eksportu pliku.

Otwiera plik PDF w najnowszej wersji programu Acrobat zainstalowanej na danym komputerze. Dla zapewnienia dokładności wyników sprawdź, czy opcje zgodności odpowiadają najnowszej zainstalowanej wersji programu Acrobat.

Opcje Adobe PDF dla widoków Korekta szpaltowa i Wątek

Okno dialogowe Eksport PDF zawiera opcje przeznaczone dla widoków Korekta szpaltowa i Wątek.

Eksportuje jeden lub kilka wątków.

Dołącza ustawienia dla rodziny czcionek i stylu, rozmiaru tekstu oraz interlinii dla eksportowanego pliku. Ustawienia te nie zmieniają ustawień widoku ekranu w preferencjach Korekta szpaltowa i Watek.

Tytuł dokumentu, autor i opis pojawiają się w eksportowanym pliku PDF.

Informacje dotyczące stylów akapitowych z kolumny informacji wyświetlanej w widokach Korekta szpaltowa i Wątek pojawiają się w eksportowanym pliku.

Eksportuje wszystkie (lub tylko widoczne) uwagi w wierszu umieszczone w dokumencie. Aby dołączyć kolory notatki przypisane do poszczególnych elementów projektu, zaznacz opcję Pokaz tło notatek w kolorze.

Eksportuje wszystkie (lub tylko widoczne) zarejestrowane zmiany umieszczone w dokumencie. Aby dołączyć kolory edycji przypisane do poszczególnych elementów projektu, zaznacz opcję Pokaż tło zarejestrowanych zmian w kolorze.

Eksportuje zakończenia wierszy w takiej postaci, w jakiej pojawiają się w wątku. Jeśli opcja nie jest zaznaczona, to wiersze tekstu zawijają się stosownie do szerokości i orientacji najszerszego okna wątku.

Eksportuje z numerami wierszy wyświetlanymi w kolumnie informacji. Opcja jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji Dołącz precyzyjne zakończenia linii.

Eksportuje wątek zgodnie z podaną liczbą i szerokością kolumn. Opcja jest dostępna tylko po zaznaczeniu opcji Dołącz precyzyjne zakończenia linii.

Opcje Adobe PDF dla widoku Układ

Wymienione opcje są dostępne tylko przy eksporcie z widoku Układ:

Eksportuje wszystkie strony w bieżącym dokumencie lub książce. Jest to ustawienie domyślne.

Określa zakres stron bieżącego dokumentu do wyeksportowania. Zakresy można wpisywać za pomocą dywizu, a poszczególne strony lub zakresy oddziela się przecinkami. Ta opcja jest niedostępna podczas eksportowania książek.

Eksportuje rozkładówki razem, tak jakby były zszyte lub wydrukowane na tym samym arkuszu.

Eksportuje wszystkie notatki jako adnotacje PDF.

Wybierz Dołącz wygląd, aby dołączyć do pliku PDF elementy takie, jak przyciski i plakaty filmowe.

Zmniejsza rozmiar pliku PDF i optymalizuje go do szybszego wyświetlania w przeglądarkach internetowych. Stosowana jest w tym celu technologia restrukturyzacji pliku do pobierania po jednej stronie (tzw. byte serving).

Tworzy obrazy miniaturek w eksportowanym pliku PDF.

Tworzenie bezpiecznych dokumentów PDF

Dostęp do eksportowanego pliku Adobe PDF może być ograniczony. Jeśli pliki używają zabezpieczeń, to narzędzia i elementy menu odnoszące się do tych funkcji są nieaktywne.

Plik PDF może być zabezpieczony hasłem otwarcia i hasłem głównym, które będzie wymagane przez zmianą ustawień bezpieczeństwa. Jeżeli w pliku ustawia się jakiekolwiek zabezpieczenia, należy określić również hasło główne; w przeciwnym wypadku każdy, kto otworzy ten plik, będzie mógł usunąć te ograniczenia. Jeśli plik zostanie otwarty z hasłem głównym, ograniczenia dostępu są tymczasowo wyłączane. Jeśli plik posiada oba hasła, to można go otwierać przy pomocy jednego z nich.