Adobe Sign for ServiceNow to niestandardowe wdrożenie opracowane w celu uproszczenia dostępu do zaawansowanych narządzi usługi Adobe Sign w ramach danej instancji platformy ServiceNow. Zapewniamy narzędzia do tworzenia świetnie działającego obiegu pracy oraz elementów katalogu umożliwiające przeniesienie procesów przechowywania oraz podpisywania dokumentów do chmury.

Tworzenie obiegu pracy

Czym są obiegi pracy

Obiegi pracy stanowią podstawę elementów katalogu usługi Adobe Sign. Podczas gdy dodawanie zmiennych i tworzenie elementów pozwala na tworzenie formularza z odpowiednimi polami, należy również utworzyć obieg pracy zawierający te informacje i umożliwiający usłudze Adobe Sign wysyłanie umowy.

Poniżej znajdują się kroki służące do tworzenia przykładowego obiegu pracy dla raportu wydatków.

Dostęp do menu Obiegi pracy

Jako administrator wpisz frazę Edytor obiegu w pasku filtrowania, aby wyszukać opcję Edytor obiegu pracy w obszarze Orchestration.

1Workflow Menu

 

Kliknij opcję Edytor obiegu, aby otworzyć stronę Obieg pracy poniżej:

2Workflow page-new

 

W panelu po prawej stronie klika symbol + na prawo od pola wyszukiwania obiegu pracy.

Rozpoczyna to proces tworzenia nowego obiegu pracy, poprzez otworzenie strony szablonu Nowego obiegu pracy

  • Wprowadź nazwę obiegu pracy
  • Przypisz obieg pracy do tabeli
3New Workflow

 

Na potrzeby naszego raportu wydatków nazwiemy obieg pracy „Testowy raport wydatków”, wybierzemy tabelę „Żądany element”, a następnie klikniemy przycisk przesyłania.

5Workflow name

 

Zostanie uruchomiony podstawowy obieg pracy z punktem początkowym i końcowym.

Następnie dodamy do tego obiegu pracy elementy w celu zdefiniowania naszego żądanego obiegu pracy.

6Workflow Designer

 

Obieg pracy łączy elementy strzałkami, a dzięki podstawowemu układowi nasz obieg pracy w prosty sposób przechodzi od punktu początkowego do końcowego. Chcemy teraz dodać elementy pomiędzy, dlatego wprowadzimy zmiany, usuwając strzałkę od punktu początkowego do końcowego poprzez jej kliknięcie i naciśnięcie klawisza Delete.

7Workflow Designer

 

Ponieważ tworzymy element raportu wydatków – oczekujemy, że użytkownik załączy raport wydatków. Aby to zrobić, potrzebna jest paczka Adobe Sign, która pozwoli nam uzyskać informacje na temat załączników.

Przejdź do niej, wybierając kartę Paczki w panelu po prawej stronie.

7Select Packs

 

Przeciągnij paczkę Adobe Sign – Uzyskaj załączone dane na ekran, co spowoduje otworzenie następującego okna konfiguracji:

9Get Attachment Pack

 

Zapełnij pola:

  • Nazwa: jest to nazwa, którą wybierzesz dla paczki
  • Etap: możemy ustawić etap w taki sposób, aby przy ponownym wyświetleniu tego obiegu widoczny był etap, na jakim znajduje się element
    • W tym przypadku wiemy, że żądanie zostanie zatwierdzone, jeśli zaakceptujemy załączone dane
  • Nazwa umowy Adobe: umożliwia wstawienie nazwy umowy od front-endu formularza
  • Adres e-mail Adobe: przy użyciu konta użytkownika ServiceNow usługa Adobe Sign może automatycznie znaleźć adres e-mail osoby wysyłającej, jego kierownika i centrum kosztów oraz wysłać im umowę za pomocą przedstawionej składni
  • Wiad. Adobe: jest to wstępnie ustawiona wiadomość, którą można utworzyć na platformie ServiceNow
10 Get Attachment PAck

 

Kliknij przycisk Prześlij, aby zapisać konfigurację paczki.

Następnie kliknij i przeciągnij z pola Zawsze (na obiekcie Punkt początkowy) do obiektu nowej paczki.

11 Workflow Designer

Uwaga:

Możesz klikać i przeciągać poszczególne elementy w obiegu pracy w taki sposób, aby obieg pracy był wizualnie uporządkowany.

 

Następnym krokiem w tym obiegu pracy jest wysłanie załącznika do odbiorcy, bez podglądu.

Z zakładki Paczka w prawym menu przeciągnij do paczki Wyślij załącznik, Brak podglądu i dodaj do obiegu pracy.

Zostanie otarte okno konfiguracji paczki:

12 Activity Properties

 

Istnieją dwa sposoby zapełnienia poniższych pól:

  • Wartości pól można wprowadzić ręcznie
  • Pola można zapełnić, przeciągając właściwą etykietę z karty Dane po prawej stronie
    • Na przykład – przeciągnij element encodedBody z karty Dane do dowolnego pola, które wymaga zakodowanego elementu encoded body
12Data Objexcts

Powtórz ten sam proces dla innych paczek, które chcesz dodać do obiegu pracy; przeciągnij je na ekran, zapełnij pola.

W tym przykładzie raportu wydatków następujące paczki zostały skonfigurowane w poniższy sposób:

Paczka: Ustaw wartości

14 Set Values

Paczka: Czekaj na warunek

15 Wait for Connection

Paczka: Załącz podpisaną umowę

16 Attach Signed Agreemen t

Paczka: Ustaw wartości

17 Set Values

 

Gdy wszystkie elementy znajdą się w oknie edytora, połącz je strzałkami, tak aby każdy krok przechodził w następny, dopóki obieg pracy nie osiągnie punktu końcowego.

Przeciągnij odgałęzienie Niepowodzenie do obiektu Punkt końcowy, tak aby obieg pracy zakończył się w przypadku wystąpienia błędu w jednym z kroków krytycznych.

18 Workflow Designer

 

Teraz, gdy wszystkie elementy zostały logicznie połączone, opublikuj obieg pracy, klikając opcję Publikuj.

19 MEnu Options

 

Po opublikowaniu obiegu pracy możesz dołączyć go do elementu katalogu.

  • Jeśli zechcesz edytować obieg pracy – wróć na tę stronę i kliknij opcję Pobierz do edycji

Przypomnienia i często występujące pułapki

Sposób diagnozowanie problemów

Jeśli podczas wysyłania elementu katalogu wystąpi problem, najlepszym sposobem znalezienia błędu jest określenie problemu związanego z obiegiem pracy. Aby to zrobić, uruchom element katalogu, a następnie wpisz frazę Żądane elementy w pasku filtrowania.

20 Self-service Menu

 

W tym miejscu znajdziesz listę żądanych elementów.

Użyj nagłówków kolumn do sortowania elementów i wyszukaj pozycje Stan lub Stan dokumentu, które wskazują problem.

Kliknij daną pozycję, aby otworzyć instancję obiegu pracy

20Recent Items Error

 

Z otwartą stroną obiegu pracy znajdź paczkę, która wyświetla błąd (czerwony nagłówek obiektu). Kliknięcie paczki spowoduje wyświetlenie informacji, w której czynności obiegu pracy znajduje się element katalogu.

Faktyczny błąd będzie się najczęściej znajdować w paczce bezpośrednio poprzedzającej paczkę z czerwonym nagłówkiem, wskazującym, że przekazana została nieprawidłowa wartość.

21Error in Workflow

 

Umieść kursor myszy na odpowiednim polu, aby określić błąd:

Błąd identyfikatora umowy: ma on zwykle związek z paczką Uzyskaj załączone dane, a błąd pojawia się wraz z paczką Uzyskaj dane załączników. Zazwyczaj występuje, gdy wartości w polu „Adres e-mail Adobe” zostały wprowadzone nieprawidłowo lub adresy e-mail użytkowników umieszczone w tym polu są niepoprawne.

  • Upewnij się, że wszystkie pola adresu e-mail bieżącego użytkownika, kierownika bieżącego użytkownika i kierownika centrum kosztów są wypełnione.
  • Upewnij się, że bieżący użytkownik ma przypisanego kierownika.

Błąd połączenia: sprawdź połączenie z usługą Adobe Sign w panelu Administracja Adobe Sign, wpisując frazę Adobe Sign w panelu filtrowania. Następnie kliknij opcję Połączenie z Adobe.

Sposób tworzenia elementu katalogu

Element katalogu w platformie ServiceNow jest w zasadzie obiektem utworzonym przez administratora w celu wykonania określonej czynności, którą można zawrzeć w jednym, reagującym na kliknięcia elemencie.

Na poniższym przykładzie pokazano użycie obiegu pracy raportu wydatków zbudowanego w poprzedniej sekcji.

 

Tworzenie elementu katalogu

Jako administrator wpisz frazę Elementy katalogu w pasku filtrowania menu

23 Catalog Menu

Kliknij opcję Elementy katalogu (w obszarze Administracja Adobe Sign)

Wyświetlona zostanie lista wszystkich elementów katalogu wbudowanych w usługę Adobe Sign:

23Catalog Items short

 

Kliknij opcję Nowy, aby utworzyć nowy element katalogu.

NEw Button

Zostanie otwarta nowa strona szablonu Element katalogu.

25Catalog Template Originaledit-Rebrand

Wypełnij pola, tak aby jak najlepiej opisywały Twój element katalogu:

1. Nazwa: nazwa Twojego elementu katalogu. Poprzedź ją frazą „Adobe – Sign” dla prostej identyfikacji

2. Obieg pracy: kliknij lupę, aby wybrać obieg pracy, który chcesz dołączyć do tego elementu

3. Ikona: prześlij obraz, który będzie reprezentować element jako ikona

4.  Krótki opis: wprowadź krótki, jednozdaniowy opis

5. Opis: dłuższy opis elementu katalogu powinien opisywać pełną funkcjonalność elementu

6. Prześlij: po określeniu elementu katalogu kliknij opcję Prześlij, aby go zapisać

 

Po kliknięciu opcji przesyłania zostanie wyświetlona lista wszystkich elementów katalogu.

Kliknij utworzony element i przewiń ekran maksymalnie w dół, aby zobaczyć pola zmiennych. 

33 Catalog Variables

Tutaj możesz wprowadzać zmienne do elementu katalogu.

Na przykładzie raportu wydatków widzimy wprowadzone trzy zmienne:

  • Adobe_agreeement_name: ta zmienna pobiera nazwę umowy
  • Cost_center: ta zmienna wyszukuje odpowiednie centrum kosztów dla raportu wydatków
  • Adobe_attach_macro: ta zmienna wyszukuje załącznik, który musi zostać przesłany przez użytkownika

 

Przykład tworzenia zmiennej – Adobe_agreeement_name:

34 Catalog questions

 

W polu Typ wybrana opcja to Tekst jednowierszowy, ponieważ nazwa umowy musi być krótka.

35 Catalog Type

 

Wprowadź tekst, który użytkownik ma zobaczyć w polu Pytanie i kliknij opcję Zaktualizuj

36 Catalog Question

 

Powtórz tę czynność dla innych zmiennych, które obejmują centrum kosztów i makro załącznika.

Poniżej znajdują się przykłady:

Zmienna: Centrum kosztów

37 Catalog page


Zmienna: Makro załącznika

38 Catalog Type

 

Po zbudowaniu front-endu formularza kliknij opcję Wypróbuj w górnym prawym rogu, aby go wypróbować!

Wprowadź w polach kilka elementów testowych i sprawdź, czy Twój element działa!

39 Try It

Wysyłanie umowy za pomocą elementu katalogu

Po utworzeniu elementu katalogu użytkownicy mogą uzyskiwać dostęp do elementu (za pomocą ikony) z Katalogu usług lub Portalu usług, aby wysyłać dokumenty z możliwością podpisania (umowy).

 

Katalog usług:

Wprowadź frazę Katalog usług w pasku filtrowania i kliknij opcję Katalog usług w wyświetlonym menu.

33 Service Catalog

Element można znaleźć w Najczęstszych żądaniach lub za pomocą elementów usługi Adobe Sign na
stronie
katalogu usług:

35Adobe Sign Item-rebrand

Stan elementu Wyślij umowę

Po wysłaniu elementu umowy możesz wyświetlić jego stan, wprowadzając frazę żądane elementy w pasku filtrowania i klikając łącze Żądane elementy w wyświetlonym menu.

36RequestedItem

 

Pozycja Żądane elementy wyświetla stronę z listą wszystkich żądanych elementów katalogu, które zostały wywołane do tej pory.

44 Request Catalog Items

 

Kliknięcie dowolnej pozycji listy spowoduje otworzenie nowego okna ze szczegółami dotyczącymi tego elementu.

45 More Details

Dostęp do elementów „Moja umowa”

Użytkownicy indywidualni, którzy chcą wyświetlić jedynie wysłane elementy będące umowami, mogą to zrobić, wpisując frazę moje dokumenty w pasku filtrowania i klikając łącze Moje dokumenty w wyświetlonym menu.

39 Accessing MyDocs

Kliknięcie elementu Moje dokumenty spowoduje wyświetlenie wszystkich dokumentów powiązanych z kontem użytkownika – umów wysłanych przez niego do innych osób lub podpisanych przez niego umów.

47 My Documents

Kliknięcie dowolnego jednowierszowego elementu spowoduje otworzenie strony, która wyświetli status żądania i załączonego dokumentu. Ten element działa jak miejsce przechowywania rejestrów, pozwalając na wyświetlanie żądanych akcji odbiorców umowy oraz podpisanych dokumentów (do pobrania) w czasie rzeczywistym. 

48 Specific Items


Portal usług

Podczas gdy dostęp do elementów można uzyskać w katalogu usług, można to też zrobić, korzystając z portalu usług.

 

Tworzenie strony Portalu usług:

Wprowadź frazę Portal usług w pasku filtrowania i kliknij łącze Strony w wyświetlonym menu:

42Service Portal Menu

Nadaj swojej stronie tytuł i identyfikator

Kliknij opcję Prześlij, aby utworzyć stronę

50 page title and id

Po utworzeniu strony kliknij element, aby go otworzyć.

Przewiń w dół i kliknij opcję Otwórz w narzędziu do projektowania

51 Related Links

Przeciągnij pole 4-4-4 na stronę

52 4-4-4 Container

Wewnątrz pola umieść Łącze ikony (z menu Widżety)

53 Icon link

Kliknij ikonę ołówka, aby edytować łącze ikony.

54 Pencil

Zapełnij element według potrzeb. poniżej znajduje się przykład:

Uwaga:

Pozycja Załącz makro nie jest obsługiwane przez Portal usług. Podczas edycji elementu katalogu w portalu upewnij się, że dane łącze prowadzi do elementu katalogu, który korzysta wyłącznie z wstępnie załadowanych dokumentów.

55 Expense Report-small

Po utworzeniu strony możesz wrócić do platformy ServiceNow i kliknąć opcję Wypróbuj, aby przetestować nową stronę portalu!


PDF do pobrania

Pobierz

Ta zawartość jest licencjonowana na warunkach licencji Creative Commons Attribution-Noncommercial-Share Alike 3.0 Unported License  Posty z serwisów Twitter™ i Facebook nie są objęte licencją Creative Commons.

Informacje prawne   |   Zasady prywatności online